档案局与档案馆的关系范文

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1 引言

随着科技的不断进步，经济的持续发展，公路管理局档案局档案管理越来越标准化、科学化和现代化，其效率也在不断提升，其在社会各个领域中均发挥着重要作用，管理内容方式不断改进，促进了公路管理局档案局档案价值的有效发挥。

2 提升公路管理局档案局档案管理效率的意义

一方面，我国对公路管理局档案局档案的要求越来越高，公路管理局档案局档案管理效率的提升是我国现阶段政府机关、事业单位、企业等的迫切需求；另一方面，公路管理局档案局档案类型和数量的不断增加也急需通过管理效率的提升来应对。因此公路管理局档案局档案管理效率的提升对我国公路管理局档案局档案的管理工作具有重要意义

3 当前公路管理局档案局档案管理中存在的问题

3.1 公路管理局档案局档案存在损失丢失的情况

一些公路管理局档案局档案的保存还在采用纸质的方式，时间一长容易损坏，而且在保存期间很少对档案进行检查，一旦要用到档案或档案进行移交时，给档案者造成严重的影响；还有一些档案管理人员，由于专业水平和个人素质的原因，对档案随意摆放，最终导致档案丢失。档案记载着人员多年的情况，一旦丢失很难补回来。

3.2 公路管理局档案局档案管理手段相对落后

一方面，有些公路管理局档案局档案管理工作者有很多都是教师的亲属或退休员工，没用受过专门的档案管理培训，缺乏相关的管理经验和技能；另一方面还受制于软硬件条件和资金限制，公路管理局档案局档案管理的配套设施跟不上。所有这些因素加起来就导致了公路管理局档案局档案管理手段的相对落后的现状。

3.3 对档案材料收集不及时

公路管理局档案局档案管理人员在收集档案材料时不积极，例如在移交档案时存在收不齐的情况，一旦漏交，档案的审核工作就会出现问题，以后再补交，其流程更加繁琐。这种现象很大程度上是公路管理局档案局档案管理人员的督促不到位造成的。因此，档案管理人员应该尽职尽责，积极收集相关人员的档案材料。

3.4 对公路管理局档案局档案管理的重视程度不够

许多部门认为公路管理局档案局档案管理工作没有实质上的意义，没有多大的技术含量，认为只要保管好资料即可，只要需要的时候可以查询的到档案资料就可以了。对公路管理局档案局档案管理工作觉悟性差，忽视了它在部门资源管理中的重要作用，导致人员、经费等情况没有足够的保障。

3.5 公路管理局档案局档案管理方式单一

在公路管理局档案局档案管理工作中，并不是所有的企业都有一套完整而独立的公路管理局档案局档案管理系统，很多中小型企业部门还是依靠手工编辑和检索来管理的，这种情况就很容易导致档案归档的不及时以及资料遗漏、造成资料收集的不完整。

3.6 缺乏公路管理局档案局档案管理专业人才

我国公路管理局档案局档案管理工作有着专业性、机密性等特点。需要专人去保管，但是在实际的操作中，公路管理局档案局管理人员编制不够充足，相关部门对这方面的管理工作也不是太重视，很少去培养专业人员去从事档案管理工作，认为没有必要大费周章的培养这样一个专业人才，只需要利用兼职人员去看管这些资料就可以了，大多数的企业公路管理局档案局档案管理工作还停留在原始、粗放的工作层面、毫无一丝技术含量可言。

3.7 档案材料利用不充分

公路管理局档案局档案材料存在着利用范围狭窄的问题，大多数的部门只是利用档案资料去了解人员以往的成绩、工作内容、个人业绩等等。就好比是一张个人简历而已，真正的利用率还没有提升上去，公路管理局档案局档案材料还有更大的用处，随着我国市场经济的发展、改革的深入，对公路管理局档案局档案的管理工作也要符合社会的需求，这就要求我们去扩大公路管理局档案局档案资料的利用率。

3.8 信息数据库与安全建设落后

在公路管理局档案局档案录入上，有时为了赶进度只是录入了最基本的信息，导致公路管理局档案局档案信息数据库不完整，这就造成了日后对公路管理局档案局档案的筛选和管理的不便。信息数据库更新的不及时也会导致公路管理局档案局档案的一系列问题。信息安全建设不足主要体现在数据备份不及时，系统安全漏洞等方面。档案系统一旦遭受到黑客的攻击导致档案泄露，其造成的影响将难以估计。

4 提升公路管理局档案局档案管理效率的途径

4.1 健全公路管理局档案局档案管理制度

公路管理局档案局档案是员工真实信息的主要来源。关乎员工的个人前程，目前我国公路管理局档案局档案管理还存在着很多的弊端，比如档案遗失、篡改等问题，这就要求我们去完善我们的档案管理制度，进行统一的管理。严格把关材料的归档、保管、传递，并制定明确的原则和基本的程序和注意事项。

4.2 公路管理局档案局档案管理工作的规范化

公路管理局档案局档案的规范化要努力做到四个方面，一是档案提交的程序化，既在档案提交时一定要按照规定的流程走，例如有关部门的盖章一定不可缺少；二是档案鉴别的规范化，既对档案的真实性、完整性要做认证的鉴定，档案信息不完整的不给予归档；三是档案基础设施的标准化，例如配套电脑的落实，档案管理软件的日常维护等；四是档案管理工作的制度化，例如档案管理的上下班时间，市场档案维护事项的规范等，只有工作的制度化才能确保管理工作的有序进行。

4.3 加强公路管理局档案局档案信息化建设

目前我国大多数企业仍旧实行的是手工操作和检索作业，没有充分的利用大数据给我们带来的快捷。所以档案的信息化管理是目前档案管理工作的重要任务。档案管理人员要及时的录入人员的基本信息，做到实时更新。并对档案信息进行维护和更新。不断的提高公路管理局档案局档案的信息化水平和服务质量，提高档案管理的快捷性。

4.4 加强公路管理局档案局档案人员队伍建设

目前我国的公路管理局档案局档案管理人员大都是兼职人员，我们要培养专业高效的技术人才，提高档案人员的工作素质和业务素质等等。及时的更新传统的观念，做材料的归档、保存、传递等工作确定基本的工作流程、工作原则和注意事项，实行高效、专业化的管理。

传统的公路管理局档案局档案管理方法不能适应新形式下档案管理信息化的要求，一方面要对相关工作人员进行培训，以适应工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素质较高的人员。此外，政府还可以与高校进行合作，针对岗位的特点培养专门的高校人才，毕业以后政府为其提供实习机会或就业岗位。此外，档案的信息化管理对人员的道德品质提出了更高的要求，应该注意对相关工作人员加强这样面的培养，避免违法乱纪等行为的发生。

4.5 加强软硬件的投入

在硬件方面，计算机相比传统公路管理局档案局档案的纸质录入有着效率高、保存时间长、成本低、更新快等优点。由于公路管理局档案局档案的特殊性，对计算机的性能和稳定性要求比较高，因此应加大对计算机硬件的投入；在软件方面，由于公路管理局档案局档案的机密性以及安全性要求比较高，如何保障安全稳定的实现公路管理局档案局档案信息的保管是档案部门需要解决的问题。此外，档案管理部门需要拿出专门的资金来进行软件的更新与维护，确保软件的平稳安全运行。

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关键词：档案管理；水平；科学化；分析

档案管理是事业单位在工作中以各种形式保存有价值历史记的管理性工作，对于组织决策和工作考查都发挥着相当重要的作用。现阶段，我国的档案管理水平还较为落后，受体制改革和社会发展速度过快的影响，其中存在较多的漏洞，严重的影响到了档案管理的发展，同时也影响到了各单位的经济效益，所以我们有必要系统的分析档案管理问题，并完善档案管理体系，促进档案管理的创新，以使得事业单位在多变的经济浪潮中得到长足的进步和稳定发展。本文从提升档案管理科学化水平的意义出发，论述了新时期下档案管理存在的主要问题，并详细的分析了提升档案管理科学化水平的有效对策和创新点。

一、提升档案管理科学化水平的意义

一是提升文化软实力。档案管理的意义在于对事业单位乃至国家的发展和建设都能够进行相应的记录，这不仅可以体现单位与国家的文明程度和发展历史，还可以体现出相应的精神文化和体系建设，因此说档案管理科学化水平的提高具有非常重要的意义和作用。我国的档案管理工作具备真实性和可靠性，可以促进国家文化软实力的提升。

二是促进档案工作开展。档案管理工作是事业单位发展的重要组成部分，其随着科学技术和管理体制改革而转变，从现阶段来看我国的档案管理工作水平得到了极大的提高，这与计算机技术、事业单位改革、市场经济发展有着紧密的联系，笔者认为理清档案管理的发展趋势，优化档案管理体系，提升档案管理科学化水平，是档案管理工作发展的方向和目标，所以要把握时代脉搏，积极的促进档案事业的良性化发展。

三是科学发展档案管理。档案管理集中的反映出我国多样化的文化形态、经济策略、政治体制、思想认识等因素，其具有较强的说服力、权威性、吸引力，既证明了事物的发展过程，也对未来的发展方向进行了科学化的指引，因此只有提升档案管理的科学化水平，才能够真正的发挥档案的价值，巩固我国社会主义的意识形态，促进我国社会的科学化发展。

二、新时期下档案管理存在的主要问题

1.重视程度不足。受经济发展和事业单位性质本身的影响，我国的事业单位往往把经济效益、人事管理、财务管理等工作任务放到重要位置，而忽视了档案管理工作，有的事业单位甚至不知道档案管理的作用，造成档案管理工作开展滞后。新时期下领导者普遍认为，档案管理与经济发展不存在联系，并且档案管理只是人事管理的一部分，因此对档案管理不加重视。有些事业单位虽然建立档案管理，但管理中缺乏人才和资金的支持，管理设备陈旧，管理内容单一，也使得档案管理工作陷入困境。

2.人员素质差。档案管理工作是一项专业性和技术性较强的工作，需要管理人员通过学习和总结来提高档案管理的水平和技能，同时事业单位缺乏具备高素质和实践经验的管理人员，引发了管理人员素质低下的现象。事业单位档案管理人员专业素质不高，工作积极性差、流动性强、思想落后，造成事业单位档案工作开展不利，归档工作难，数据统计和人事档案管理滞后，这对档案管理的快速发展形成了障碍。

3.缺少服务性。事业单位的档案管理工作不仅要做到管理内容上的提升，同时也应该注意到服务质量的提升。现阶段，我国事业单位的档案管理与服务职能严重脱节，有相当一部事业单位的档案管理工作趋于形势，没有发挥出档案服务的职能作用，工作中仅仅是对人员信息、工作成绩、单位项目、财务档案进行记录和整理，没有涉及到数据信息的整合与利用，不能为事业单位的发展提出指引，这极大的削弱档案服务的作用。

三、提升档案管理科学化水平的有效对策

1.人员队伍建设。事业单位要想做好档案管理工作，就必须要组织相应的管理人员，而高素质的档案管理队伍可以极大的提高事业单位档案管理的水平。笔者认为事业单位在档案管理人员队伍建设上应遵循以下几点：首先应强化“以人为本”的培训理念，通过积极和科学的培训，让管理人员能够主动的参与到档案管理工作中去，转变管理人员的工作态度，激发管理人员的工作热情；其次，扩充培训内容，在档案管理培训中要让管理人员学习档案专业知识，掌握管理技能，强化计算机与网络管理软件的使用，使管理人员的综合素质得到全面的提升。

2.强化档案管理服务的作用。事业单位的档案管理从职能作用出发，应分为管理与服务两个方面，管理是对档案进行整合的过程，而服务则是利用档案的过程，两者相辅相成，事业单位应采取以下措施进行管理与服务的开展：首先建立健全档案信息化管理制度，完善档案的信息化管理模式，从收集、分类、归档、保存等方面入手，全面实现档案的数字化和信息化管理，并规范业务流程，使档案保管与利用达到规范化、标准化、数字化；其次，建立档案管理人员的奖惩机制，对于有突出成绩的管理人员应进行奖励，对有违反档案管理制度的人员视应给予惩罚或处分。

四、结语

新时期下，提升事业单位档案管理的科学化水平是我国社会发展和进步的必然结果，同时推动档案管理的现代化建设，理清其中产生的问题，对事业单位的科学化发展有着积极的促进作用，所以我们应完善档案管理的现代化手段，利用网络技术把档案资源进行共享，使档案管理更好的服务于事业单位，促进事业单位在新时期下和谐稳定的发展。

参考文献

[1]李国兰，提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学，2011（1）.

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在信息化发展的今天，图书馆，特别是大学图书馆不仅要对信息进行简单的数字转换和管理，更要对新兴事物网络进行档案化管理和归档，包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。所以网络档案化管理，成为当今图书管理的必然趋势，这就必须对档案化管理的技术和法律相关问题进行深入阐述和探讨。

所谓数据挖掘(Data Mining)，就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的，如关系数据库中的数据，也可以是半结构化的，如文本，图形，图像数据，甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的，也可以是非数学的；可以是演绎的，也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等，还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系，是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科，是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。

一、数据挖掘的功能

数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。

1、关联分析

关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。

2、聚类

输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。

3、自动预测趋势和行为

数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。

4、概念描述

对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。

5、偏差检测

数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。

二、数据挖掘在建设现代化高校档案馆中的应用

1、资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究大学档案用户的信息需求出发，数据挖掘为大学档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。

(1) 利用Web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和Web访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。

(2) 收集大学档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用户查阅数据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。

2、从建设大学档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为大学档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。

(1) 利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。

(2) 在大学档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。

3、从做好大学档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。

(1) 在提供利用环节中，对用户每次借阅的信息进行关联分析，发现各类档案信息之间的关联规则或比例关系，这样可以进一步优化馆藏信息。

(2) 开展大学档案馆馆藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集缩减和模型评价工作，实现对大量文档集合的内容进行总结、分类、聚类、关联分析、分布分析，通过归纳与总结，发现的知识可以为未来档案工作的趋势进行预测。

三、数据挖掘在管理类数据中的应用

大学档案馆的管理类数据包括：智能监控系统、消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到大学档案馆工作中，并在大学档案馆的现代化建设中发挥作用。

大学档案馆档案工作的重点是为师生服务，以服务为中心开展各项工作，如何使用先进的工具，提高服务的质量是一直困扰我们的难题。数据挖掘为大学档案馆档案工作的智能化、个性化、精品化提供了行之有效的方法。在智能检索系统可调用用户兴趣模型，自动修正检索策略并可依用户兴趣将检索结果迅速聚类和分类，并条理化地排序出来；对于设计院、社科院等科研型档案用户，可借助数据挖掘开展针对性的档案信息挖掘，并将研究成果以概述、成果报告等形式提供给用户。这样不光实现了大学档案的二次开发，也会给用户带来意外的惊喜。

网络最初只是科学家与研究人员之间交换文件的软件，把因特网用于教育和研究可以得到政府的补贴。在中国，大学有拨款，图书馆有大学支持，数字图书馆的网络档案馆是不赢利的，产出是教学和科研的长期社会效益。今天，因特网已经越来越商业化了，网络在数字经济中已成为极具潜力的技术投资对象。大学数字图书馆也可以考虑建立以赢利为目的的网络档案库，采用网络商务中的一些商务模式，例如网络广告、旗帜广告、赞助广告、订阅、B2C等。收入可用于大学数字图书馆网络档案馆建设的滚动发展。目前人们对这些处于萌芽中的经济模式认识甚少。管理网络的公共政策制定主体是政府部门，推行电子政务，开发网络资源，促进从文字印刷向网络出版的转移是当前相关政府部门的重要任务。大学的政策、态度和措施对数字图书馆的发展至关重要。市场手段和政策平衡是网络档案馆建设，网络档案库运行，网上内容传递和保存应该和必须考虑的。

参考文献：

[1]Peer to peer Networking and Digital Right Management，by Michael A. Einhorn， Bill Rosenblatt， Policy Analysis No.534， CATO Institute. Fabruary 17，2005

[2]What Every Citizen Should Know About DRM， aka Digital Right Management， by Mike Godwin Seuitoo Technology Counsel At Public Knowledge， 30 January， 2008， Ebook-Computer & Internet，

[3]彼得·莱曼.把万维网档案化.信息化参考，2004（13）

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在信息化发展的今天，图书馆，特别是大学图书馆不仅要对信息进行简单的数字转换和管理，更要对新兴事物网络进行档案化管理和归档，包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。所以网络档案化管理，成为当今图书管理的必然趋势，这就必须对档案化管理的技术和法律相关问题进行深入阐述和探讨。

所谓数据挖掘(Data Mining)，就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的，如关系数据库中的数据，也可以是半结构化的，如文本，图形，图像数据，甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的，也可以是非数学的；可以是演绎的，也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等，还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系，是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科，是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。

一、数据挖掘的功能

数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。

1、关联分析

关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。

2、聚类

输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。

3、自动预测趋势和行为

数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。

4、概念描述

对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。

5、偏差检测

数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。

二、数据挖掘在建设现代化高校档案馆中的应用

1、资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究大学档案用户的信息需求出发，数据挖掘为大学档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。

(1) 利用Web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和Web访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。

(2) 收集大学档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用户查阅数据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。

2、从建设大学档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为大学档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。

(1) 利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。

(2) 在大学档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。

3、从做好大学档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。

(1) 在提供利用环节中，对用户每次借阅的信息进行关联分析，发现各类档案信息之间的关联规则或比例关系，这样可以进一步优化馆藏信息。

(2) 开展大学档案馆馆藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集缩减和模型评价工作，实现对大量文档集合的内容进行总结、分类、聚类、关联分析、分布分析，通过归纳与总结，发现的知识可以为未来档案工作的趋势进行预测。

三、数据挖掘在管理类数据中的应用

大学档案馆的管理类数据包括：智能监控系统、消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到大学档案馆工作中，并在大学档案馆的现代化建设中发挥作用。

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中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）16-0340-01

在信息化发展的今天，档案管理不仅要对信息进行简单的数字转换和管理，更要对新兴事物网络进行档案化管理和归档，包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。所以网络档案化管理，成为当今档案管理的必然趋势，这就必须对档案化管理的技术和法律相关问题进行深入阐述和探讨。

所谓数据挖掘（Data Mining），就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的，如关系数据库中的数据，也可以是半结构化的，如文本，图形，图像数据，甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的，也可以是非数学的；可以是演绎的，也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等，还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系，是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科，是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。

1 数据挖掘之功能

数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。

1.1 关联分析

关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。

1.2 聚类

输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。

1.3 自动预测趋势和行为

数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。

1.4 概念描述

对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。

1.5 偏差检测

数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。

2 数据挖掘在建设现代化档案馆中的应用

2.1 资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究档案用户的信息需求出发，数据挖掘为档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。

（1） 利用Web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和Web访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。

（2） 收集档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用舨樵氖据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。

2.2 从建设档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。

（1） 利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。

（2） 在档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。

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在大数据时代背景下，各行各业都面临着对庞大而复杂的数据进行有效管理的巨大挑战，人们越来越认识到对自身产生和拥有的大数据进行有效管理的重要性和迫切性，档案行业也不例外。档案行业以保存社会档案并提供档案为社会利用为己任，直接面对着对社会原始记录的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等任务，档案工作者已经明显感觉到任务的艰巨，而且很多时候面对汹涌而来的大数据，档案工作者已经不知道如何应对，因此，档案界很有必要探讨一下大数据时代背景下的档案管理。

一、大数据时代背景给当前档案管理带来的挑战

大数据的数据规模巨大，因此一般的数据软件无法对其进行归纳统计，数据种类繁多，必须用各类程序都高于传统软件的新软件来对数据进行收集、归纳和整合，并且将其存储在数据库中。大数据适用范围广、数据种类繁多、数据操作灵敏、数据使用价值高密度低。因此大数据对当前档案管理来书具有极大的挑战性。

（一）大数据给传统的档案管理理念和流程提出了极大的挑战

最初的档案管理模式是由档案管理员来完成，档案管理员将档案分成不同的类别并做好记录，方便日后的查询；但是在当今社会，信息化在不断的进步，档案信息逐渐丰富起来，并且很多档案信息中存在共性，档案信息是交叉存在的，如果依靠传统的档案管理模式，信息归纳起来较复杂甚至无法归纳，并且目前一些档案信息是无法用传统档案管理手法进行保存的。

（二）大数据时代给档案保存形式提出了新的要求

目前的数据信息一般被记录在电子文档中，还会通过电子图片、音频等形式来存储和记录。这类数据不能保存在纸质材料上，传统档案管理模式无法实现这类信息的存储，因此在对新档案保存形式的要求中，特意强调形式的多样化，并且要具备把信息数据归类存储的特点，在查找信息时就可通过关键词来查找。

（三）大数据时代给档案管理人员的业务素质提出了更高的要求

大数据时代的信息种类繁多，处理信息方面较为复杂，因此大数据时代的信息存储技术要求略高，而传统档案信息管理技术操作简便，传统档案管理人员只需了解档案管理的基本要求和基本操作就可以，但是传统档案管理技术对信息的管理手法较为单一。在新时代的背景下，大数据的推进，档案管理人员必须具备多种存储信息技术技能，其中包括给档案文件进行分类、查询资料、电子软件中存储信息软件的运用等。

二、大数据时代带给当前档案管理工作的优势

（一）大数据能够提高档案管理效率，降低管理成本

大数据能够快速处理大量数据，提高数据处理能力，在处理档案工作中具有较大的优势，不仅提高档案管理效率，也能够明显降低运作成本。当前，社会上各行业、各单位的档案数量越来越大，传统的使用纸质材料保存档案所需的保存空间和纸质成本较高；而运用大数据进行保存和处理档案工作，能够把大量的数据保存在信息库中，节省时间成本和降低材料成本。

（二）大数据能够提高档案保存质量

传统的纸质档案抗风险能力较差，一旦保存档案的地方出现水灾、火灾，纸质档案将难于保存，且纸质档案在保存时间较久后，容易出现纸质老化、字迹模糊等。这些缺点在大数据时代下完全可以避免，运用大数据保存大量的档案数据，只需很少量的数据储存空间就可以做到。

三、大数据时代背景下提高档案管理工作的有效对策

目前信息时代中大数据占有重要位置，我国当前档案工作还不够完善，对于如何应对大数据带来的新思路还需重点分析和探讨，为了我国档案信息管理技术能在大数据的背景下顺利发展，提出以下几点对策：

（一）大力培养能够运用大数据进行档案管理的高端人才

人才是一切工作的生命线，因此，大力培养档案管理的高端人才相当关键。培养档案管理的现代化人才，应该从以下几个方面着手：一是政府鼓励高校开办跨学科的复合型专业，如信息化和档案管理的交叉学科专业。二是引进国外高端档案管理人才，利用高端人才去指导我国档案管理人才适应新时期下的档案工作。三是大力投入资金开展人才培养工作，人才的培养不仅需要时间，还需要足够的资金作为保障。

（二）优化档案管理人才结构，注入新鲜血液

我国档案管理的人员结构基本上处于“老龄化多、中年人少、年轻人无”的状况，这是由于长时间以来我国档案管理工作人员处于弱势，比较少的人才投入到档案管理工作来，几乎没有年轻人去从事档案管理工作。大数据时代下对人才的要求比任何时期都要高，没有人才参与，信息化无从谈起，因此，大数据时代下开展档案管理工作的一个重要前提就是优化档案管理工作人员结构，改变现在“老龄化多、中年人少、年轻人无”为“年轻人为主、中年人为辅、老年人参与”的结构特点。

（三）大力加强档案数据的安全性

信息化时代大量的数据可以通过一个小小的内存卡进行保存，有便利的优势，但存在数据丢失的风险，诸如电脑病毒、内存卡损坏等。因此，大数据背景下的档案管理工作要重视其保存的安全性。档案工作人员要提高档案数据保存的安全意识，避免把电脑病毒带入到保存档案数据的电脑中；政府要出台一些档案管理工作细则，避免一些操作不当引起档案数据丢失。

四、档案管理运用大数据需注意的问题

（一）要有明确的目标和标准

档案管理在运用大数据时必须要弄清楚到底想从大数据中得到什么，否则就要花费大量的时间来分析数据。档案资源太丰富，如果没有明确的目标，就算没有走入迷途至少也会觉得非常迷茫。因此，首先要定义使用大数据的目标和标准，之后再使用能够解决特定问题的大数据工具。

（二）要注意潜在的风险

档案信息资源的开发和利用会涉及到档案信息的泄密、档案信息的丢失和篡改、隐私权的侵犯、知识产权的纠纷等问题，因此，档案管理在运用大数据技术时需要注意这些潜在的风险，通过制定法规、明确权限、厘清任关系等措施来控制和应对这些潜在风险的发生。

五、结语

大数据给我国档案管理工作带来了新的机遇，同时也是我国档案管理工作面临的重大挑战，档案管理行业必须做好充分准备来面对挑战，同时尽最大的努力来抓住此次机遇，真正做到将档案信息中蕴含的知识全部开发出来，并且实现其利用价值。

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1 引言

随着社会经济的发展、公路管理局改革的深入，公路管理局档案管理工作面临着越来越多的问题。公路管理局档案工作对新形式下公路人才队伍的培养以及建设有着非常重要的作用，同时它也是了解公路信息的重要信息的来源。目前，公路管理局档案管理工作呈现出许多弊端，旧的管理方式已经不能适用于新形势下公路管理局档案发展的发展需要。

2 我国公路管理局档案管理的现状

我国的档案管理起源于革命时期，我党和军队为了选拔人才，根据个人的经历和事迹作为选拔干部的条件，逐步建立了以德才智美为基础的干部档案管理制度。建国以后，这套制度逐渐完善。公路管理局档案管理包括职工档案管理和公路管理局档案管理。主要的内容包括档案的收集、归档、保管、传递等方面的工做。到了改革开放的初期，我国的档案管理工作已经有了一定的规模，制度体系基本建立，但是手工操作还处于主要阶段。

到了21世纪，档案面临着两个极端。第一个就是人们对于档案资料有种神秘的认识，把它看得非常的重要，比如里面的信息材料就对个人档案起着很关键的作用，其中有一点偏差，就会对个人的发展有一定的影响。第二个极端就是很多公路管理局管理人员对公路管理局的档案不关心不重视，处理资料也带有一定的随意性，“弃档族”也大有人在。随着时间的推进，公路管理局原有的一些档案管理模式已经不能适用于新形式下的发展，严重的影响到了我国公路管理局档案管理工作的进程。

3 我国公路管理局档案管理存在的问题

3.1 理解性差，认识达不到一定的高度

目前，许多人认为公路管理局档案管理工作没有实质上的意义，它只是保管一类额工作，没有多大的技术含量，认为只要保管好资料即可，只要需要的时候可以查询的到公路管理局的资料就可以了。对公路管理局档案管理工作觉悟性差，忽视了它在公路管理局管理中的重要作用，导致人员、经费等情况没有足够的保障。

3.2 档案管理工作方式单一落后

在档案管理工作中，并不是所有的公路管理局都有一套完整而独立的公路管理局档案管理软件，很多中小城市的管理局还是依靠手工编辑和检索来管理的，这种情况就很容易造成档案归档的不及时以及资料遗漏、造成资料收集的不完整。

3.3 多头管理影响公路管理局档案的完整性

由于档案在多个单位流动，致使公路管理局档案的多头管理跟不上公路管理局移动的节奏，这样就容易造成记录收集的不完整，公路档案的信息未随着公路管理局的流动而跟进记录，影响公路管理局档案管理工作的进程。造成了管理工作的遗漏，比如“丢档”“断档”等问题的出现，影响了公路管理局档案管理的完整性。

3.4 管理档案工作的人员紧张

我国公路管理局档案管理工作有着专业性、机密性等特点。需要专人去保管，但是在实际的操作中，公路管理局管理人员编制不够充足，对这方面的管理工作也不是太重视，很少去培养专业人员去从事档案管理工作，认为没有必要大费周章的培养这样一个专业人才，只需要利用兼职人员去看管这些资料就可以了，大多数的公路管理局档案管理工作还停留在原始、粗放的工作层面、即“你送我装”“你借我调”，毫无一丝技术含量可言。即使购买了公路管理局档案管理软件，但是由于缺乏专业的技术人才，没有充分的发挥大数据知识的应用，致使档案管理工作仍处于初始阶段。

3.5 档案管理传递方式不规范

目前我国公路管理局档案管理还存在着许多不规范的问题，比如传递问题尤为严重。档案在传递的时候，公路管理局档案资料并没有随着流入新的管理局或工作单位。调动公路管理局档案，不填转递单、不经过密封就让人自己拿走，就很容易造成资料的丢失、篡改。而且跟进记录工作存在缺失，常常出现“档在人不在”“人在档不在”等现象，严重的影响了我国公路管理局档案管理工作的规范性。

4 我国公路管理局档案管理的建设与对策

4.1 健全公路管理局档案管理制度，规范化统一管理

公路管理局档案是公路相关信息的主要来源。关乎公路管理局的信息的完整性，目前我国公路管理局档案管理还存在着很多的弊端，比如档案遗失、篡改等问题，这就要求我们去完善我们的档案管理制度，进行统一的管理。严格把关材料的归档、保管、传递，并制定明确的原则和基本的程序和注意事项。

4.2 加强人员队伍建设，实行专业化管理

培养专业高效的技术人才，提高档案人员的工作素质和业务素质等等。及时的更新传统的观念，做材料的归档、保存、传递等工作确定基本的工作流程、工作原则和注意事项，实行高效、专业化的管理

4.3 加强公路管理局档案的信息化建设

目前我国大多数公路管理局仍旧实行的是手工操作和检索作业，没有充分的利用大数据给我们带来的快捷。所以档案的信息化管理是目前档案管理工作的重要任务。档案管理人员要及时的录入公路管理局的基本信息，做到实时更新。并对档案信息进行维护和更新。不断的提高公路管理局档案的信息化水平和服务质量，提高档案管理的快捷性。

4.4 积极调研、献计献策、合作共享

公路管理局档案工作者要深入一线进行调研，了解人们对档案信息的要求，有目的地从档案材料中挖掘有价值的信息，开展编研工作，编制多种检索工具，为科研、领导决策提供主动服务。同时，了解和研究档案利用的各种反馈信息，加强管理，提高档案利用率。打破单位与单位之间的界限，加强与各级公路管理局的信息联系，互通档案信息，以满足教学、科研需要，逐步实现档案信息资源共享。

4.5 强化管理意识，加大投入力度

1.关心和支持档案管理现代化工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案现代化管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。2.各级领导，尤其是主管档案工作的领导，应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。3.领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作，发挥各自优势，弥补档案现代化管理上的差异，从而提高档案的现代化管理工作。

参考文献

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中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）01（c）-0129-02

随着计算机及互联网的持续快速发展，以云计算、物联网、智能城市、智慧校园为代表的各种新技术、新应用如雨后春笋般涌现出来，正在影响和改变着我们每一个人，无论你是否愿意被影响和改变。随着应用软件的增多和普及，产生了大量的数据，而且，这些数据以指数级的速度增长，人类已迈入大数据时代。档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。随着学校的快速发展，不同类别、不同形式的档案快速增加，档案管理工作变得更加复杂，传统的档案管理方式和方法已不能m应互联网环境下数据量大和高安全性等要求。因此，研究和设计一款符合学校实际需求的档案管理系统迫在眉睫。

1 专科院校档案工作的现状

1.1 档案管理工作部门和人员情况

专科院校一般没有专门的档案室或档案馆等独立的档案管理机构。以笔者所在的漯河医学高等专科学校为例，档案室是学校行政办公室的下属机构，不是独立设置的档案室，隶属于学校行政办。笔者学校档案室仅有两名专职档案管理人员，缺乏专业的计算机网络信息技术人员，每年疲于应对学校各类档案的收集、分类、整理、上架、日常查询、借阅和印章使用等工作，没有更多的时间和精力去研究和学习档案信息化方面的知识。

1.2 档案管理工作硬件投入情况

笔者学校档案室设有办公室和档案库房，分别用于办公和存放档案。其中，档案库房约200m2，内有打印复印一体机、扫描仪、计算机、刻录机、照相机、空调等电子设备和灭火器、铁门、铁窗等防火防盗设备，但没有配备去湿机、磁盘阵列、温湿度和防火防盗自动报警器等设备。计算机和打印复印一体机等办公设备较为老旧，经常出现各种各样问题，严重影响档案管理人员和档案借阅人员的工作效率。

1.3 档案管理工作信息化使用情况

目前，该校还没有专门的档案管理系统，都是以自建Excel电子表格形式进行管理，且仅保存基本的文件名、文件类型、时间等信息，只能进行简单的信息查询和搜索，不能提供详细的信息检索；馆藏档案以传统的纸质档案为主，当前流行的多媒体电子档案如图像、音频、视频、扫描件等较少，无法大规模地实时、在线提供档案，与当前档案管理信息化发展潮流不符，档案管理工作信息化水平总体不高。

2 档案管理系统的需求和功能设计

我国大部分本科高校都有自己的档案管理软件，各高校档案管理软件的功能大同小异。作为专科学校，由于历史原因，大部分都没有自己的档案管理软件，随着时代的进步，特别是在互联网和大数据时代，也急需要有自己的档案管理软件。该文在总结高校档案管理需求的基础上，调查和收集该校档案管理工作的实际需求，并进行相关功能设计，为下一步的实现打下坚实的基础。根据学校各类用户需求，确定档案管理系统的功能模块，各类需求如图1所示：主要分为用户登录模块、档案管理模块、档案查询模块、档案借阅模块、系统管理模块和印章使用模块。

用户登录模块：登陆系统是各类用户安全进入系统的第一步，系统只允许特定的用户，即用自己的工号或学号登录系统，登录后可以自行修改密码。

档案管理模块：档案管理模块功能如图2所示，包括档案录入功能、档案审核功能、档案鉴定功能、档案归档功能、档案修改功能和档案删除功能。由档案提供者把档案的基本信息录入到系统中，同时将电子稿导入，做到档案基本信息、纸质稿完整信息、电子稿完整信息一一对应。档案管理员对档案提供者录入的信息进行审核，如果有必要保存，则审核通过；如果没有必要保存，则不通过。如果通过，则对档案的密级和保存的时间进行鉴定，密级程度分为公开、保密、机密、绝密4种，根据档案的性质鉴定为不同的密级和保存时间。最后由系统管理员对需要归档的档案的所有信息进行审核，查看是否满足档案信息化建设的各种标准，对通过审核的档案进行立卷、编目和保存。对不符合档案信息化建设标准的档案退回，给出不符合标准的条目，并限期重填。此外，系统管理员可以对档案的个别属性进行修改，若某些档案没有保存的必要或保存时间到期时，系统管理员将档案删除。

档案查询模块包括档案查询和查询统计两个功能，查询者在查询框中输入文件的关键字、文件号、文件名等关键字信息进行查询，系统会根据查询者的权限快速地反应查询到档案的详细信息。查询统计主要是对各类档案信息查询次数、查询者部门、查询内容等进行统计。

档案借阅模块：包括档案借阅和借阅统计两个功能，用户提交档案借阅申请，包括借阅的档案、借阅日期、归还日期等，经档案管理部门人员审核批准后，即可完成档案借阅。借阅统计主要是对借阅档案、借阅次数等进行统计，可以分析档案利用率，进而为决策者提供决策支持。

系统管理模块包括数据备份、数据恢复、日志查询、用户权限管理功能。

印章使用模块：由于学校公章保存在档案室，传统印章使用手续繁琐、费时费力，因此有必要加上印章使用功能，印章使用者只需网上提交申请，审核人网上审核，且审核人必须在规定时间内审核，保障印章使用手续正常、快速进行。

3 档案管理系统的安全

安全性是摆在每一个应用系统面前的大问题，档案管理系统也不例外。这里主要从数据信息安全、程序安全和网络安全3个方面来讨论系统的安全性。该系统对用户密码采用MD5算法进行加密，系统在保存密码时将密码信息用MD5算法加密后存入数据库，数据库中只保留加密后的信息，当用户登录后，输入的密码信息先用MD5算法加密，将加密后的信息与数据库中的信息进行比对，若一致，则允许登录，若不一致，则提示重新输入用户名和密码。针对图片信息采用基于混沌的图像加密技术进行加密。程序测试主要是进行黑盒测试和白盒测试，以验证程序的功能和逻辑正确性。由于服务器放到学校机房中，所以要确保机房网络安全，防火墙，UPS和入侵检测系统都是必不可少的。此外，系统还需具备数据备份和数据恢复功能，其主要作用是提高档案管理系统的数据可靠性和安全性。该系统采用的备份策略是：每周进行一次完整备份，备份系统中所有的数据，优点是恢复时间短，操作最方便、可靠。每天进行一次增量备份，备份上一次备份以后更新的所有数据，优点是每次备份的数据量少，占用空间少，备份时间短。

4 结语

该文主要分析和设计了基于该校现状的档案管理系统，随着高校信息化建设的逐步深入，会有更多的电子数据信息流入到档案管理系统中，数据安全是一个必须重视和要解决的问题。一方面，随着智能手机的快速普及，越来越多的工作可以在手机上完成，如何尽快实现基于智能手机的档案管理系统；另一方面，大量的数据积累必然形成大数据，如何让大数据通过数据分析、数据挖掘来发挥出其应有的作用，是今后需要努力的方向。

参考文献

[1] 胡钦太，郑凯，林南晖.教育信息化的发展转型：从“数字校园”到“智慧校园”[J].中国电化教育，2014（1）：35-39.

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中图分类号： f232 文献标识码： a 文章编号： 1009-8631（2013）01-0051-01

随着现代科学信息技术的快速发展，信息化建设的不断推进，各行各业已逐步进入一个办公自动化的网络时代。就会计行业而言，由原来的手工纸质记账，转变为以计算机为依托的电子格式文档记账。如何通过现代电子信息技术这个平台将会计各项信息进行流转、归档、存储等进行有效管理与有机结合，是会计档案工作当前最迫切需要解决的问题。

一、电子信息时代下会计档案管理的定义与特点

会计档案是记录和反映单位经济业务的重要历史数据，日常工作中的会计档案主要是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。[1]会计凭证是用来记录经济业务，明确经济责任、作为记账依据的书面证明。会计账簿是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的薄籍。财务报告则是根据日常会计核算材料定期编的，综合反映一定时期资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。

根据现有的财政部国家档案局【文号】（98）财会字第32号关于《会计档案管理办法》中，其中第十二条规定“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。”显然此规定已远远不能满足电子信息化时代下会计档案管理的要求。因此，以现代信息化为载体的会计档案管理具有如下新特点：

（一）档案储存内容加大。较非信息化条件下的会计档案管理，信息化的档案管理，可以通过计算机硬盘或其他磁性介质及刻录光盘等将会计数据储存在其中，其储存的容量是非信息化条件下会计档案管理的好几倍。

（二）可大大加快查阅档案的速度。以往查阅档案，先要翻查纸质登记的档案编号，然后再根据对应的编号查找相关的资料，这给查阅工作带来极大的不便。而现代化的会计档案管理就克服了以上问题，在查阅档案时，通计现代的会计档案管理信息系统，对需要查阅的资料，只要在档案信息管理系统中输入相关资料的名称或编码，即可显示该资料的全部相关信息及相关扫描附件，这就大大节约了去档案室调取资料的时间，同时也提高了工作效率。

（三）通过网络技术，使得会计档案管理更加的便捷。对于单位重要的会计档案资料，根据各单位制定的档案管理要求及相关规定，应由各级领导批准签字后，才可查阅。对于急需查阅相关档案资料的时候，恰好遇上领导出差在外，无法现场签字，这就给工作带来极大的不便，甚至造成重大的经济损失。而利用网络技术，通过登录系统、输入电子签名密码、远程授权批准的方式进行确认，使得会计档案管理工作变得更加方便快捷。

二、信息化时代下会计档案管理存在的新问题

（一）电算化会计档案管理制度不够健全。随着企业规模的不断扩大，会计档案的内容也不断地增多，对外部环境的要求也在提高。可很多企业却没有意识到这方面的重要性，认为电算化的会计档案管理系统只是数据处理的工具，对电算化会计档案管理的编辑、收录、查阅以及销毁全过程仍采用手工系统制度。这样一来，并没有完全发挥电算化会计档案管理应有的信息化作用。

（二）会计档案管理人员在信息化档案管理方面的专业素质不高。在推行信息化会计以后，会计档案管理对会计人员的要求也随之提高。但是，大多企业的会计人员，只熟悉自己本专业的知识，对计算机网络环境下的信息化处理了解不多，甚至全然不知，这就产生了对信息化环境下的会计档案管理胜任不佳或无法胜任的问题，也无形中使得财务会计工作与会计档案工作相脱节，严重影响了会计档案管理的工作效率。

（三）企业领导层对会计档案管理重视程度不高。许多企业领导层对会计档案管理工作的理解仅限于会计档案的归类、存放、查档及到期销毁，在企业财务部门没有专门设有会计档案归档岗位，认为会计档

案归档是档案部门的事，会计人员只要负责记好账就好，并没有意识到通过科学有效的会计档案管理可以折射出企业有用的会计信息，可作为企业领导层作出经济决策的重要依据。同时，会计档案有别于其他文书类档案，具有法律凭证的性质，是企业整个经济活动的全部真实记录。[2]因此，会计档案的完整性尤为重要，有些企业采用的会计资料是传真纸或圆珠笔之类的纸质和笔迹，它们会随着时间的推移，逐渐地淡化，这样所保存的数据信息就不完整了。

（四）在信息化环境下的会计档案资料易复制、易更改、易泄密。电子介质之间复制更改简单、快捷，并且不易被人发现，不留痕迹。[3]而纸质的会计档案数据，字迹容易鉴定，有直观可视性，这就决定了信息化会计档案管理这方面的要求远比纸质会计档案要提升许多。同时，随着计算机网络技术的不断更新与进步，计算机网络病毒的攻击力也越来越强，使得会计信息的重要数据容易被破坏，甚至被非法窃取，这就严重阻碍了企业的顺利发展。

三、针对信息化会计档案管理存在的问题所采取的有效措施

（一）完善信息化会计档案管理的各项制度。首先对会计档案资料实行电子文件与纸质文件“平行两条线”制度，将两者进行同步归档，既对纸质文件照常整理归档，又对电子文件中的相应的会计信息数据录入存档，使其起到资源共享，共同互补的作用。其次，建立信息化会计档案网络安全管理制度。网络安全是会计档案的生命线，也是对其提出的最基本的要求。建立一套安全有效的会计档案管理制度，可以通过多层权限管理、加设多层密码、加强密码设置的安全性、安装正版防毒工具等有效措施，使企业系统内部的机密重要数据得到安全保护，不被非法访问、窃取、冒用。最后，建立严格的会计档案使用权限管理制度，既要防止内部人员对外泄密，也要防止外部人员向内窃取。

（二）从源头抓起，做好做细日常会计档案管理工作。首先，对电子设备程序应时时进行更新与维护，由于计算机的更新换代的速度快，从而导致了会计档案所依赖的电子信息技术都变成了过时的技术，因此，只有不断对电子档案信息进行更新与升级，才不会被新技术所淘汰；其次，定期对会计电子档案进行备份。建议采用ab备份法对数据进行双重备份，并存放在不同的地点，以防止意外灾害给整个信息化系统造成无法挽回的后果。再有，注意电子档案的存放方式。由于会计电子档案对周围环境要求苛刻，采用磁性介质保存的会计档案要防水、防火、防尘、防磁，这就体现的电子档案管理的脆弱性。[4]如果存放不当，就有可能造成会计档案信息的销磁或者数据的丢失，所以应将这些电子档案资料远离磁场、远离不利之处。

（三）注重综合型人才的培养。作为一名优秀的复合型人才，应将相关技能集于一身，既要精通会计的专业知识，也要熟练掌握一定的档案管理技能，同时还要具备计算机方面的信息处理技术。因此，企业应加大力度加大成本地对这类型人才进行培训，不仅如此，还应随着相关技能的不断更新改革，做好相应的继续教育培训，为企业建立高效良好的会计档案信息系统创造条件。

参考文献：

[1] 郝嫩月.目前电算化会计档案管理中存在的问题及对策[j].商场现代化，2007（08z）：358-359.

篇10

中图分类号：F249.2；G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）031-000-01

档案管理主要是通过对文字、图表、声像等材料做对应的记录、保管等工作，其主要内容包括资料的收集、征集、整理、保管、编目、检索、编辑、研究、统计汇总与使用等各方面功能的服务。档案管理属于人力资源和社会保障局的基本性工作内容，对于企事业单位与个人的相关工作开展与需求提供服务，维持了社会的基本运作。

一、传统人力资源和社会保障局档案管理的不足

（一）缺乏劳动保险档案的关注

实际档案管理中，劳动保障档案具有较大的数量积累，在操作上也较为繁杂，对应的档案管理硬件条件较为滞后，甚至部分基层区域无法及时有效的做到相关档案归档，保管工作没有落到实处，甚至会出现档案遗失，对个人构成较大的困难，降低了档案管理的实际服务品质，甚至引发用户投诉等问题。

（二）社会保险档案缺乏完善的管理机制

社会保险档案具体所关联的范围较广，社保档案因为不同类别被不同部门做对应接管，进而导致多方管理，缺乏统一性，部门之间的沟通存在一定障碍，甚至单个人的档案由多个人分开管理，进而不能达到统一完整的档案信息归档，导致管理上存在更高的难度，给档案使用的企事业单位与个人构成一定困扰。

（三）档案收集不完整

在档案收集整理中会存在资料难以有效整理完全的情况，工作人员在实际的档案资料收集整理中无法有效做到细致全面，进而导致部分资料被遗漏或者损毁，对档案的完整性构成损害，降低了档案管理的实际价值，甚至因此引发一定服务纠纷。例如在灵活就业人员或者自由职业者，在参保后档案没有得到及时的建档或者不能及时有效的归档，进而导致跨年度移交与归档相关工作存在问题，具体资料查询存在困难。或者部分单位为了能够方便的做到治疗查询，相关经办人没有及时的移交相关材料，进而导致具有较高价值的原版材料分散在业务承办部门中，甚至在个人手中。这种做法只是在个人角度或者小范围角度考虑，缺乏全局考量，导致档案存在较多的空缺，影响了档案的全面性管理价值，对后续档案使用造成影响。

（四）档案管理工作人员缺乏综合素养

档案管理更多情况下需要人力支持来完成具体的执行工作，如果工作人员专业素养与技术缺乏，则会直接导致档案管理工作无法达到规范合理性。在部分人力资源和社会保障局单位内，档案管理工作为了依照有关部门要求，成立了专业的部门，完善了相关机构建设，部分部门与人员配合相关工作形成了管理网络。但是这种网络化管理只是表面形式，缺乏实质性的功能发挥。产生相关情况有多重原因：首先，相关工作人员缺乏专业稳定性，部分人员属于兼职或者临时性工作状态，不能长时间稳定性的保持专业对口工作，进而导致工作不积极，档案收集与管理较为散漫，缺乏责任心，对于从事相关工作的人员缺乏专业规范的指导，操作较为随意。其次，部分人员缺乏专业意识与技能，简单的认为档案管理只是将资料收集后装订整齐上交给对应档案室就可以，缺乏档案整理规范的了解，同时也不知道上交资料的具体内容与范围，操作较为盲目，缺乏规范的流程要求。同时对于档案的充分利用缺乏自主意识，档案管理流于形式，档案不完整、受损、错漏等情况无法有效避免，无法有效提升其利用价值。

二、人力资源和社会保障局档案管理的方法与应用

当下人力资源和社会保障局档案管理的各种问题主要是人们对档案管理价值、技术、制度规范较为缺乏所致，需要不断的加大人们对档案管理价值的认识，发挥先进科技技术的功效，规范管理制度与流程，培养优质人才，才能有效的做好档案管理与利用，更好的服务于社会。

（一）强化档案规范化意识

要提升领导到基层执行人员的档案管理规范化意识，做好管理工作日常规划与监督检查，做好档案管理工作宣传，提升工作对其价值的认识。对日常所做的档案收集、整理、统计、使用等情况做对应的记录，完善相关管理流程，对于资料的状态与存在位置做有效的了解，做好档案的全程化监管，哪个环节出现问题由相关环节工作人员承担对应责任。要完善监督机制，对日常工作做频繁性的考核监督，提升工作人员的谨慎度。

（二）注重人才培养

要注重人才培养，准确的寻找对口人才，不仅在专业上对口，满足实际工作技能所需，同时也需要掌握工作人员心态，积极寻找具有稳定性与长久工作耐心的工作人员。日常做好工作人员专业素养培训，同时要做好对应的思想教育，提升工作人员工作积极性与责任心。积极的建立工作创新机制，让工作人员对日常工作所存在的问题做有效的反馈，同时征集对应的工作提升改善建议，有效的促使档案管理工作与时俱进。尤其是一线工作人员，对于档案管理工作有更为深刻的体会，其所提出的管理意见具有较大的实际价值，避免档案管理工作闭门造车。要多派遣工作人员到档案管理优秀单位学习，学习其技术与整体团队建设的方法，有效的服务于本单位，促进本单位管理更加的科学规范化，同时符合工作人员实际所需，展开人性化管理，促进人才的稳定性，让工作人员对相关工作具有更高的忠诚度。

（三）加大信息化建设

要不断地优化信息化建设，促使各部门收集的资料统一上传专业网络系统，促使资料的共享与完善。要完善相关信息化系统与平台建设，提升档案管理的可靠性、安全性、多功能性，达到档案价值的充分挖掘。尤其要注重工作人员对网络化档案管理技术的培养，让工作人员能够有效的应对信息化管理下的多种问题与操作方法，提升信息化管理的水平。

三、结束语

从国家层面来说，档案管理属于基本工作，可以有效的为相关工作开展提供对应的人力资源信息保障，同时也是保证社会民生稳定的基本保障内容。从个体角度出发，档案管理则影响着企事业单位个人就业、晋升等相关事宜。当下我国人事制度随着社会的发展也在不断地变化中，相关档案管理的价值也日益凸显，相关档案管理工作也日益高科技化，对于工作人员与相关管理的要求也日益提升，从而有效的为民众提供便捷的档案管理服务。

参考文献：

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社区志愿者走进西城区档案馆 前不久，西城区档案馆邀请白纸坊街道30余名学雷锋志愿者走进档案馆，走进档案库房，近距离接触档案，切身感受西城悠久深厚的历史和全区的发展变化，加深社区志愿者对区情区史的了解。

（石丽芝）

朝阳区档案局加强统计年报表指导 日前，朝阳区档案局以新增加的数字档案统计内容为重点，对全区140家单位进行统计年报业务指导，帮助其正确理解指标涵义，确保统计数据准确无误。

（张一）

海淀区马连洼街道召开2012年度档案工作会 会议总结2012年工作同时部署了2013年工作重点，传达了区档案局对我街道进行“北京市区县机关档案工作测评”的初查情况，进一步强调了加强规范立卷归档的要求。

（高京育）

市档案局到通州区调研政府信息公开查阅工作 前不久，市档案局到通州区档案馆调研。副区长刘佳参加并表示区档案工作一定按市局要求，不断创新工作方式、积极创造亮点，为社会经济发展做好服务。

（张钰丛）

石景山区召开2013年全区档案工作会 会议总结了上一年全区档案工作的成绩和经验，分析了当前工作形势和问题，并明确了2013年全区档案工作在基础业务、档案服务、档案文化、行政管理和干部队伍建设等五方面的具体任务。

（武小影 糜栋炜）

大兴区档案局积极服务新机场建设 前不久，大兴区档案局与机场办联系协调帮助其建立完善档案工作各项管理制度，确定档案归档范围。同时针对其工作特点开展业务培训，并进行现场指导，确保大兴机场建设档案齐全完整和规范管理。

（曲良亮）

房山区副区长曹蕾到区档案局调研 前不久，房山区副区长曹蕾到区档案局调研。她在听取2013年工作计划和当前工作面临问题及“十二五”时期档案馆建设规划情况的汇报后，提出要认真思考创新档案工作模式，要加大重点项目和精品项目的建设，同时还要抓好人才队伍建设。

（何涛）

密云县档案馆建章立制保证数据安全 日前，密云县档案馆出台了《档案数据光盘存储规范》，详细规定了数据光盘的制作要求和管理存放的注意事项等各方面事宜。并以此为依据对馆藏土地房产证数字化副本进行了光盘刻录，充分保障了数字档案信息的安全。

（刘静）

平谷区《农村档案信息资源整合与利用问题研究》课题通过市局验收 该课题提出的档案资源整合方式具有较强的创新性和可操作性，开发利用措施，对全市其他涉农区县农村档案信息资源整合与利用具有一定的理论指导和借鉴意义。

（杨有启）

顺义区2月份民生档案利用量显著提高 2月份，顺义区档案馆共接待146人次查阅各类民生档案199卷，其中：婚姻档案174卷，土地档案4卷，知青档案15卷，工作查考利用档案4卷，编史修志利用档案1卷。

（刘英楠）

怀柔区政协主席武占刚到区档案馆视察 3月1日，怀柔区政协主席武占刚等一行5人到区档案馆视察工作，在实地查看库房，了解馆藏及利用情况后对我馆工作给予了肯定，并表示区政协将继续支持档案工作，共同推进我区档案事业发展。

（丛丽红）

延庆县档案局荣获“法治延庆”建设先进单位 在“法治延庆”建设工作中，延庆县档案局通过深入学习、明确分工、责任到人、广泛宣传等多项措施，得到了依法治县领导小组的高度认可，被评为建设先进单位。

（李挺）

丰台区档案馆征集优秀摄影作品进馆前不久，丰台区南苑乡犇牛摄影协会将24幅摄影作品无偿捐赠给区档案馆，这是区档案馆首次集中接受群众团体捐赠的摄影作品，这批作品将纳入区档案馆的记忆专题档案。

（刘岳）

门头沟区加强档案消防安全专项检查 近日，门头沟区档案局与消防支队联合对馆内电源、消防设备等直接关系档案安全的各种设施进行了全面安全大检查，并将检查结果及时整理汇总，联系相关部门消除安全隐患。

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2016年12月3日至6日，由国家档案局和印尼国家档案馆共同举办的“中印尼社会文化关系档案展”在印尼首都雅加达展出，国家档案局副局长王绍忠、印尼国家档案馆馆长穆斯塔瑞・伊勒万出席首展开幕式并致辞，中国驻印尼大使馆文化参赞周斌、印尼档案文化大使瑞格兰多、福建省档案局巡视员林真等出席开幕式。

此次展览是落实《中国国家档案局和印尼国家档案馆档案合作谅解备忘录》的项目之一，以“中印尼社会文化关系”为主题，以档案史料为载体。展览分为两个部分，第一部分为侨批档案展示，包括“过番谋生，侨批溯源”“海上批路，汇通天下”“家书万金，情系桑梓”“海邦剩馥，记忆永存”4个方面内容，展出福建省档案馆馆藏有关印尼侨批档案46组共82件；第二部分为“印尼华侨社会文化生活”，包括民主、经济、教育、宗教、基础设施、卫生、文化7个方面的内容，展出印尼国家档案馆馆藏有关华侨华人相关档案39件。

王绍忠在致o中指出，中印尼一水相隔，比邻而居，两国人民的友好交往源远流长。2016年，印尼国家档案馆成功将《亚非会议》史料列入《世界记忆名录》，《亚非会议》史料是中印尼两国共同合作、见证历史进程的珍贵史料。近年来，中国国家档案局和印尼国家档案馆大力开展世界记忆项目，力求将这些珍贵的馆藏资料完整保护、加以宣传并取得实效。作为档案工作者，在肩负保护档案重任的同时，也担当着传播中印尼文化的历史使命，希望通过此次展览让更多的印尼人民特别是青年一代，更加了解中印尼友好交往的历史，以增进两国人民间的友谊。

印尼国家档案馆馆长穆斯塔瑞・伊勒万指出，中国早在东汉时期便对外开展商贸与宗教活动，建立于7世纪的斯里维查雅王国成为中国僧人宗教交流和商贸往来的重要地方。明朝时期，印尼与中国关系达到顶峰，中国文化与印尼文化相互融合、相互渗透，如中国给印尼带来了丰富的词汇和与众不同的蜡染工艺，中国文化至今仍对印尼文化影响深远。穆斯塔瑞・伊勒万表示，此次展览的成功举办，将使全体印尼人民受益。

据悉，该展览将于2017年6月在北京展出。