基建档案管理范文

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在医院发展的过程中，医院基建档案管理工作，主要是指医院综合档案管理工作中的一项重要内容，其主要记载了医院工程项目建设过程中产生的各类资料，并通过文字、表格、照片或者录像的形式载体，形成一定的资料保留下来。随着社会经济的发展，医院的发展规模及速度都越老越快，为了促进医院的良性发展，在开展实际工作中，重视医院基建档案管理策略研究，是非常重要的一个问题。因此，在医院发展的过程中，深入分析医院基建档案管理工作及其相对应的策略，对于医院未来的发展，具有极其重要的意义。

一、医院基建档案管理的重要性

众所周知，档案在社会发展的各项实践活动中，是最为真实的记录，是社会发展中的一种宝贵财富，也是人类历史文化中的珍贵遗产。医院基建档案管理作为档案管理工作的组成部分，是医院发展中不可或缺的一部分内容。医院基建档案真实的记录了医院建设活动的第一手资料，是对医院项目建设、维修、维护等过程的一种真实疾苦，对于医院未来的发展具有重要的意义。在医院的发展规划中，必须重视医院基建档案管理策略的探究，进一步推进医院基建档案管理工作的顺利开展。因此，在医院发展的过程中，医院基建档案管理具有一定的关键影响力。

二、医院基建档案管理的策略

在实际工作中，为了进一步促进医院工作管理水平的提高，结合医院基建档案管理工作中存在的问题，深入分析问题产生的原因，并积极的制定有效的管理策略，能够有效的促进医院基建档案管理水平的提高。这一工作成果，也会对人们的社会生活产生积极的影响。因此，结合医院基建档案管理工作的实际状况，分析医院基建档案管理策略，具有一定的现实意义。

1.领导重视，全员参与。

在医院基建档案管理工作中，领导重视，全员参与是医院基建档案管理的策略中非常重要的一点内容。领导重视，全员参与，主要是要提高医院领导对医院基建档案管理工作的重视程度，有效的动员所有的医院工作人员都参与到医院基建档案管理工作中，为促进医院的发展共同努力。其次，在领导重视医院基建档案管理的基础上，也有利于医院基建档案管理策略的顺利实施，尽快完善医院基建档案管理方面存在的问题。

2.建立健全基建档案管理制度。

在实际工作中，建立健全基建档案管理制度，是医院基建档案管理的策略中相对重要的内容。在进行医院基建档案管理工作的过程中，结合医院基建档案管理中存在的具体问题，进一步建立健全基建档案管理制度，可以从制度层面确保建立健全基建档案管理策略顺利的事实，不断提高建立健全基建档案管理效率。其次，通过建立健全基建档案管理制度，可以有效的完善传统基建档案管理制度中存在的缺陷，在最短的时间内，全面的发展医院基建档案管理工作。因此，建立健全基建档案管理制度，对于医院的整体发展都会发挥积极的促进作用。

3.加强基建档案的电子化水平。

在医院基建档案管理的策略研究中，加强基建档案的电子化水平，是在信息时展中，确保医院基建档案管理工作保持先进性的基本工作。通过加强基建档案的电子化水平，进一步提高医院基建档案管理的信息化水平，从而实现医院基建档案管理的目标，是医院管理工作中应重视的探究内容。因此，在医院的实际发展工作中，重视医院基建档案管理工作，还应加强基建档案的电子化水平，使之更加符合社会发展的步伐。

三、结语

综上所述，随着我国社会经济的快速发展，医院的发展空间逐渐变大。在医院的发展过程中，只有结合医院自身发展的实际状况，重视医院基建档案管理工作的相关研究，并制定有效的管理策略，才能从整体上确保医院发展的先进性及竞争性。医院基建档案管理工作，是医院实施战略性发展计划的重要基础。因此，在医院的实际工作中，重视医院基建档案管理工作的研究，积极的制定合理的发展策略，能够从根本上促进医院获得更好的发展机遇。

参考文献

[1]高华.对医院基建档案管理工作的思考[J].兰台世界,2013(z6):119-120

[2]王清艳,史鸿清,史喜真等.新医改下做好医院基建档案管理工作的几点思考[J].山西职工医学院学报,2012

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中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2015年10月23日

高校基建档案是高校管理工作的重要组成部分，尤其是随着近几年来高校不断扩招，其基础设施的建设也比较频繁，所以存在着大量的高校基建档案需要管理。然而，目前我国高校基建档案的管理工作还存在很多不足之处，从而影响了高校管理工作的正常开展。因此，本文在论述高校基建档案特点的基础上，提出了目前高校基建档案管理中存在的问题，进而针对这些问题出现的原因，提出了促进高校基建档案管理工作发展的重要措施。

一、高校基建档案主要特点

高校基建档案与高校其他管理档案存在一定的不同，其主要特点体现在以下几个方面：第一，独立性。高校不同的基建档案之间需要保持一定的独立性，每个高校基建档案都需要进行分开装卷，同时需要根据工程的不同阶段，将相关的资料准备完善；第二，广泛性。由于我国高校基建项目的种类比较多，同时规模大小也不尽相同，所以说高校基建档案的来源比较广泛，参与高校基建项目的人员比较多，资料相对来讲比较复杂；第三，实用性。高校基建档案的管理是高校管理工作的重要组成部分，对于促进高校的发展有着重要意义，所以在高校基建档案中主要记录着工程的重要信息，同时也记录着重要人员的信息等等；第四，长期性。高校基建档案的管理工作持续的时间比较长，从高校基建工程的开始到基建工程的结束，这一时期的资料都需要进行整理，所以是一个较为长期的过程。

二、目前高校基建档案管理中存在的问题

高校基建档案的内容比较复杂，而且管理的信息也比较多，这就对高校基建档案管理工作提出了较高的要求。然而，通过本文的调查和研究得知，目前我国高校基建档案管理过程中还存在很多问题。

（一）没有认识到高校基建档案管理工作的重要性。对于很多高校来讲，并没有充分认识到基建档案管理工作的重要性，主要体现在以下几点：第一，缺乏对高校基建档案管理工作重要性的宣传，使得相关工作人员没有充分意识到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建档案中信息的缺失，从而影响高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，高校基建档案管理工作需要的设施不全，由于高校没有对高校基建档案管理工作引起重视，从而使得高校基建档案管理过程中，缺乏一定的资金和资源的投入，因此在一定程度上制约了高校基建档案管理工作的顺利开展。

（二）缺乏完善的高校基建档案管理制度。虽然很多高校都在对高校基建档案进行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要体现在以下方面：第一，部分高校缺乏相应的管理制度，从而无法对高校基建档案管理工作进行约束，因此造成了高校基建档案管理工作的混乱，无法保障高校基建档案管理工作有序正常地开展；第二，一些高校虽然制定了高校基建档案管理工作相关的规章制度，但是制度缺乏一定的完善性，无法在实际工作中对高校基建档案管理进行指导；同时，很多高校在开展高校基建档案管理工作的过程中，没有完全按照规章制度进行，从而影响了高校基建档案管理工作的开展。

（三）管理人员素质有待提高。高校基建档案管理工作的开展，离不开管理人员的用心工作。但是，通过本文的调查和研究得知，目前高校基建档案管理人员的素质有待提高，主要体现在以下几点：第一，高校基建档案管理工作对于管理人员的专业技能要求比较高，但是很多高校聘用不具备专业技能的人才对高校基建档案进行管理，从而无法顺利地完成档案的管理工作；第二，目前很多高校对高校基建档案的管理采用系统化的管理程序，但是很多管理人员不具备计算机等相关知识，无法更好地完成高校基建档案的管理工作，影响了高校基建档案管理工作的效率。

三、完善高校基建档案管理工作的相关措施

通过以上的分析和论述可知，高校基建档案与其他资料相比有着自身的特点，同时也使得针对高校基建档案的管理工作更加复杂。所以，在高校基建档案管理工作中仍然存在很多问题，从而影响了高校基建档案管理工作的开展，因此为了更好地完善对高校基建档案的管理，可以参考以下几点：

（一）重视高校基建档案管理工作。对于很多高校来讲，忽视了高校基建档案管理工作，这是造成高校基建档案管理工作存在问题的重要因素，所以为了更好地促进高校基建档案管理工作的开展，必须要重视高校基建档案管理工作，为此可以做到以下几点：第一，积极宣传高校基建档案管理工作的重要性，使得档案管理人员能够充分认识到档案管理工作的重要性，能够在实际工作中更好地约束自身的行为，促进高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，增加对高校基建档案管理工作的投入，使得档案管理人员能够利用先进的管理设备，从而提高高校基建档案管理工作的效率，更好地为高校管理工作进行服务。

（二）完善高校基建档案管理规章制度。建立完善的高校基建档案管理制度，能够更好地指导高校基建档案管理工作的开展，同时对管理人员的行为进行约束。因此，完善高校基建档案管理工作的规章制度，也是促进管理工作顺利开展的重要措施，为此可以做到以下几点：第一，补充高校基建档案管理工作的重要细节，在进行高校基建档案管理工作的过程中，很多细节如果不注意就可能影响管理工作的正常开展，所以将这些细节写入高校基建档案管理工作的规章制度，能够更好地引起管理人员的重视，从而促进高校基建档案管理工作的顺利开展；第二，可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势，不同高校在进行完善高校基建档案管理工作的过程中，由于学校自身的特点其侧重点有所不同，所以可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势，不断弥补高校基建档案管理工作的不足，可以更好地促进高校基建档案管理工作的开展。

（三）促进高校基建档案管理工作信息化。目前，我国信息化的时代已经到来，信息化进程不仅为人们的生活提供了更多的便利，同时也改变了人们的工作方式，因此为了更好地提高高校基建档案管理工作的效率，需要进一步促进高校基建档案管理工作信息化，为此可以做到以下几点：第一，需要为高校基建档案管理工作投入更多的信息资源，例如：计算机设备、办公设备、网络设备等，这样才能为高校基建档案管理工作信息化奠定基础；第二，在对高校基建档案进行管理的过程中，除了需要保留纸质版的档案之外，还可以建立电子版的档案，这样能够方便地对档案进行复制和存储，有利于更好地进行高校基建档案的保护。

（四）进一步提高高校基建档案管理人员素质。高校基建档案管理人员的素质是影响管理工作的重要因素，所以为了更好地进行高校基建档案管理工作，需要进一步提高管理人员的素质，为此应做到以下几点：第一，对档案管理人员进行培训和教育，使其能够充分认识到高校基建档案管理工作的重要性，同时能够使其熟悉相关的规章制度，在实际工作中按照规章制度约束自身的行为；第二，提高管理人员的操作技能，随着高校基建档案管理工作信息化的不断完善，对于管理人员的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促进管理人员信息技术的提升，才能更好地满足高校基建档案管理工作的要求，进一步促进高校基建档案管理工作的顺利开展。

四、小结

通过以上的分析和论述可知，高校基建档案对于高校来讲是非常重要的，是保证高校有序发展的重要前提。因此，本文在分析高校基建档案特点的基础上，论述了目前高校基建档案管理中存在的问题，进而提出了促进高校基建档案管理的重要措施，相信随着我国高校基建档案管理工作的不断完善，能够更好地对高校基建档案进行管理，从而促进高校管理工作的进一步开展。

主要参考文献：

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学校发展过程中的基建档案应当单独整理立卷，而且各个基建项目的档案资料也应该是独立的。基建档案的整理对象是单位工程，应当包含工程各个阶段的依据性文件，具体包括准备、设计、施工以及竣工等各阶段，是一套完整的档案卷宗。

1．2来源广泛

高效基建档案的来源广泛主要是因为基建工程项目规模较大，且设计专业因素较多。工程项目的整个过程包括从工程项目筹划到竣工验收等各个阶段，档案材料来源涉及到各项工作的参与，包括设计部门论证、政府部门审批、材料设备单位供货、施工单位施工以及监理单位质检等。

1．3实用性

作为高效基础工程设施建设中最为原始的信息，基建档案所承载的是大量关于各种基础设施建设的真实性信息，因此具有很强的实用性，在学校的扩建、解决土地纠纷、新建以及维修等工作中意义重大。

2高校基建档案管理工作的问题

2．1缺乏档案管理意识和规范的归档方法

由于高校基建部门以及相关领导缺乏对高校基建管理工作的认识和重视，因此在很多高校基建档案部门往往存在着“重建设、轻归档”的问题。高校基建档案管理部门往往缺少专业的管理人员，很多管理人员在基建档案管理工作中往往存在不负责任等情况，造成许多基建档案资料不知去向。除此之外，许多高校在基建档案管理工作中，经常会出现图文不符、文档缺失，还有材料缺失导致文档无法正确分类和归档的问题，这些问题严重影响了档案管理工作的正常开展。

2．2档案管理缺乏准确性和完整性

高校基建项目从最初到竣工涉及到的领域较广泛、资料来源也比较复杂，而且工程周期也较长，不仅需要从高校内部获得基建档案的内容，往往与政府部门也有较深的联系。高校基建部门不主动对基本建设资料信息进行收集和归档，会丢失许多工程建设过程中形成的重要信息资料。在工程建设期间，由于相关档案管理人员缺乏一定的档案管理知识、较强的责任心以及专业的知识，往往会分不清一般资料和重要资料，造成对资料的盲目管理，使得资料的真实性和准确性有所缺失。

2．3缺乏科学的档案管理技术

高校基建档案管理的日常工作普遍存在被动、单一的特点，管理人员往往对基建档案进行按部就班地保管、归档和查阅，缺乏一定的热情和积极性，管理工作效率也不高。由于很多高校都将资金重点投放在教学设备和师资力量，而忽略了对高校基建档案管理工作的投入，因此，当前高校基建档案管理采用的是较为落后的管理方式，如人工翻阅模式，对现代化信息搜索、查询工具的应用还不够充分，直接导致耗时耗力、效率低的后果。

3强化新形势下高校基建档案管理工作的有效措施

3．1完善基建档案管理制度

确保高校基建档案管理规范化、标准化发展，就需要将档案管理工作纳入日常管理中，由此可见，做好基建档案管理工作的关键就是完善各种规章制度。实际操作过程中，由于基建档案形成周期较长、专业性较强、涉及单位较多，因此应当及时指导和约束档案管理工作的质量。承包单位在完成工程项目后，必须严格按照规范要求，同步进行基建档案管理、工程建设、竣工验收等工作。档案部门应当注重与基建部门的沟通和交流，明确基建档案管理中的职责，确保重要技术资料归位，如项目施工、安装以及竣工等技术。

3．2实施规范化、同步化

对基建档案进行管理的过程中，应当认真实施同步化和规范化，保证归档文件材料的准确性和真实性满足归档质量要求。具体需要注意的情况如下:需要长期保存的文件应当用耐久性较强的材料进行书写;保证竣工图纸编制的规范性和竣工材料的齐全性，重新绘制污染、磨损严重的竣工图;遵循工程文件的自然形成规律，根据文件之间的联系合理排列卷内文件。为确保基建档案材料的标准化与规范化，应及时掌握管理工作开展过程中的各准确文件资料。

3．3提升现代化、科学化管理水平

实现档案管理信息化的必要条件就是建设好基础设施，具体包括:操作系统、数据库管理系统、存储设备、信息安全系统以及网络设备等等。硬件设施建设是档案管理信息化建设的基础，信息化平台必须凭借网络、设备、计算机等硬件支持才能搭建成功。除了重视硬件设施，软件管理上也不能懈怠，需要积极开辟档案存储的新途径，做好档案管理的网络安全保卫工作。选择硬件和软件时，要想充分发挥档案信息化管理的整体效率，就不能以仅仅满足使用目标为标准，而要预留一定的升级空间即具备前瞻性。

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（一）重视程度不够

高校基建管理往往出现重视项目主体设施的建设，而忽略了建设过程中及项目竣工后记载相关信息的档案管理。基建档案的重要性可能在短期内不容易体现，而在项目需要改扩建时，其重要性就显得尤为重要。有建设时的相关数据作为参考，才可以对结构主体进行改造。在项目维修维保时亦是如此。有可靠的数据资料作支撑，建筑才可以得到有有效修缮。

其次，不够重视还体现在基建档案归档质量低。正是对基建档案重视程度不够，导致档案的质量不高。例如，竣工图纸折叠不规范，缺页少页，竣工图与平时管理用的图纸混装，没有按建筑专业分类等等。这些问题的存在都导致日后管理者无法对项目有一个清晰的认识，无法对突发状况采取正确的应急处理办法。

（二）缺乏健全机制

基建项目档案管理机制的缺乏导致档案管理缺乏严谨性，有效的机制可以对管理工作产生一定的约束性，使其规范化。基建档案是从建设项目前期的立项阶段开始产生，再经过工程施工阶段，到最后的项目竣工、决算编制，可以说在每个环节都会产生大量的资料文件。但是现在很多高校存在一个普遍现象，就是每个阶段的文件都由各个分项的负责人保管，目的是方便个人使用。随着项目逐渐结束，资料不免就会丢失。而在建设项目的总体规划中又没有配置基建档案专职管理人员，且没有完善的规章制度制约，导致工程竣工后档案资料凌乱无序，丢失损坏严重，无法整理成一套有参考价值的档案资料。

（三）缺乏专业人才

档案管理专业人员应该负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作，使档案具有科学的使用性。而基建档案往往是由非专业人员负责管理，施工单位甚至是由施工工人兼任档案员，随着人员流动性的增加，兼职档案管理人员的岗位非常不稳定，以至于档案资料缺失严重。

档案管理非专业人员的问题较为突出。首先，非专业人员没有接受过系统、规范的教育培训，归档资料质量不高，可参考性及准确性难以把握。其次，人员流动性大，导致管理责任心较差，极易出现敷衍对待的情况。第三，非专业人员对建设项目各阶段的情况不了解，所归档的资料缺乏连续性，再加上不及时跟进项目，没有对资料进行选择筛选，造成基建档案缺乏关联性及系统性。

（四）管理手段落后

目前，很多高校基建档案还采用传统的管理手段及模式，分散、凌乱及缺乏系统性，且以纸质资料为主，不仅占用空间且不容易保管，使档案的参考价值、使用性能大打折扣。

二、高校基建档案管理的特征

（一）同步性

基建档案的同步性在项目的前期决策阶段就开始体现出来，档案伴随建设项目的发展同步存在。

（二）广泛性

由于基建档案涉及建设工程的整个周期，由多类部门多个环节共同产生，具有很强的广泛性。

（三）关联性

从项目的立项决策阶段开始，经过项目概算编制、施工图设计及审核、施工阶段到竣工阶段，期间还涉及与政府机构有关的土地审批、规划审批、消防设计审核、施工许可等多个环节。

（四）应用性

基建档案有广泛的应用性，主要体现在建设项目后期的改建扩建阶段。

三、高校基建档案管理工作的对策

（一）提高重视程度

对于高校基建档案管理重点在于要在思想上高度重视，学校中层及以上的领导要对基建档案管理给予广泛支持和提供有效保障，加强日常监督管理。要求基层管理人员按照建筑管理和档案管理“同步走”的方针，做到从项目立项决策开始就编制项目前期专项资料，其中包括项目的可行性论证，上级主管单位评审意见及立项批复，工程报建手续及相关资料。在项目进行中主动参与，将项目资料分类归档。例如，常规项目可以分为设计单位资料、监理单位资料、施工单位资料、消防资料、审计资料等。

在日常工作中，档案管理员还要注意各方往来信函的管理，信函可以作为日后资金支付的重要依据。在项目竣工后，还要尽快督促施工单位报送竣工图纸，督促四方单位在单位（子单位）工程质量竣工验收记录上签字盖章后，归档到项目竣工资料中。除此之外，档案管理员还要对项目决算资料，隐蔽工程验收记录等相关资料做收集及归档工作。

（二）完善管理机制

首先，学校相关单位应该组织学习档案管理的基础理论知识，以及国家对于基建档案的最新的指导方针政策，同时向其他兄弟单位学习好的经验，结合自己学校的特点编制基建档案管理机制。

其次，应该由学校主管业务校长牵头，组建一个由档案管理专业人员组成的小组，同时聘请相关专业的专家做督导，对学校的新建建设项目的档案做规范化管理。同时，应该对已经竣工的基建工程所归档的资料做详细的清查，对于分类不清楚的资料重新规范整理，对于缺失的资料尽最大的努力进行查找和补充。督导组还要对即将开工的工程进行督促，看基建档案管理人员是否已经及时跟进项目，是否已经开始了档案的分类整理及归档工作。

（三）加强专业人才培养

基建档案管理是一项持续时间长，涉及环节多，非常繁琐的一项工作。首先，要求档案管理员具备较高的专业水平以及细致的工作态度，同时还要求要有一定的政治敏锐性，对于国家关于档案管理的方针政策要及时熟练掌握。其次，档案管理人员还要具备与基础建设工程相关的专业知识，了解掌握建设工程的各个环节，积极地与工程施工单位、设计单位、监理单位及全过程造价控制单位沟通，明确施工过程中的相关事宜，明确施工流程，明确归档资料的分类。

学校还应定期举行专业人员的培训讲座，交流考察等活动，目的是为了提高档案管理人员的综合素质，加强档案管理的现代手段，促进基建档案资料的归档质量。学校应该把档案人员的培训工作作为一个工作常态来抓紧抓好。

（四）完善信息化数字化的管理

当今社会可以说是一个信息化高速发展的时代，各所高校也处于高等学校建设发展的转型期，基建档案不仅记录着学校发展变革的历史，也为未来的规划提供着重要的参考依据。随着基建档案重要性的不断凸显，其数字化信息化的需求也是迫在眉睫。

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基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。

1加强领导，建立档案组织

抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。

2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则

制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。

资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。

管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3加强对有关人员的培训

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（一）基建涉及部门众多、内容杂。监狱在制定一个工程建设项目以后，需要与多个部门进行沟通。最先是需要获得城建部门的批准，才能开展规划设计工作，之后需要与环保、消防等部门做好沟通，深入实地开展勘察工作，并与承包单位取得联系，采购所需物资。同时工程监督涉及环节也很多，参与单位较多，经手人员更是数不胜数。因为情况非常复杂，单位人员很多，办事人员素质也有高有低，导致经常出现基建相关档案上交不及时的情况。此外，相关人员在业务能力、文化水平上也存在较大差异，这样收回的监狱基建档案就不完整，丢失了大量宝贵的材料。

（二）基建项目时间长，材料容易丢失。对监狱基建工程而言，需要经过一系列流程，包括提出方案、成立项目、审核批准、实地勘察、施工建设、完成项目等内容。在工程建设期间，容易出现各种问题，从而对其进程造成了不利影响，如缺乏足够的资金，设计方案出现变更等。如此一来，要通过较长的时间才能确认，在这个时间段内，极易发生档案丢失的问题，因为相关负责人较多，项目比较分散，很难及时将责任人找出来。

（三）基建项目专业性强，易出现误差。在监狱基建工程中，涉及众多专业性很强的知识，基本上所有资料都是专业术语，包括工程设计图纸、预算资金分析报表、合同签订书、承包商投保书等，同时资料的形式也多种多样，有文字、照片、图表等，题材也不相同。此外，对于负责监狱基建档案管理的人员来说，很少通过专门的培训，不了解监狱基建工程运作情况，极易发生错误，导致一些重要档案出现丢失的情况。

二、加强监狱基建档案管理的重要性

（一）能够促进监狱建设与发展。基建档案是监狱建设活动期间产生的第一手资料，通过加强基建档案管理工作，能够将监狱基建在建设、改建、维修、使用等方面的情况反映出来。在监狱基建档案管理过程中，重点是做好收集工作，主要包括从开工前到竣工交付使用后整个过程产生的各种批报文件、合同协议、洽商变更等资料。对于监狱基建项目而言，具备成本投入高、建设周期长、涉及环节多、内外协作关系复杂等特点，所有生成的档案载体和数量也很多，且具备极高的保存价值。因此，加强对监狱基建档案的管理力度，可以有效推动监狱的建设与发展。

（二）为监狱规划、建设和管理提供可靠依据。监狱基建档案涉及单位众多，包括工程的规划、设计、施工、监理、建设等单位，同时还涉及相关政府部门，对于建设工程项目来说，若是缺乏完整、真实的基建档案，那么就无法为今后的使用与改造提供依据。监狱基建档案除了可以将建筑物变化与发展情况反映出来以外，还可以为监狱的规划、建设以及管理提供可靠依据，在促进监狱建设与发展上发挥着巨大作用。监狱基建档案可以为历史查找、产权查证、经济纠纷和科学研究提供素材，能够服务于监狱今后的发展，需要引起监狱相关领导的足够重视。

三、监狱基建档案管理中存在的问题

（一）对监狱基建档案管理重视程度不足。通常来说，监狱基建档案工程项目周期较长，很多都在半年以上。从基建工程管理来说，场所租借、人员抽调、班子组合、机构成立等都是临时性的，对此很多项目管理人员将工作重心放在项目施工建设上，在很大程度上忽视了对基建档案材料的收集、整理等工作。且很多基建档案管理人员思想上存在误差，认为基建档案无法为监狱带来直接的经济效益，所以投入的时间与精力有限。随着项目施工建设的进行，一味狠抓施工进度，忽视了工程资料，在基建档案管理工作上，也显得非常混乱，加之很多管理人员为临时抽调，无法保证监狱基建档案的真实性、完整性。此外，一些项目施工负责人思想上也忽视了基建档案的收集和整理工作，没有妥善保存。在监狱基建施工期间，没有同步对基建档案进行收集和整理，从而导致基建档案出现遗漏、丢失的问题。

（二）监狱基建档案管理不够规范。在我国社会主义市场经济体制转型建设过程中，基础设施工程项目在建设、管理和投资上出现了翻天覆地的变化。如原来基建项目建设用地主要由国家进行划拨，不过在市场经济体制下，基建项目需要经过竞拍，且随着项目建设的进行，需要经过招投标确定施工单位与监理单位。而在项目施工建设期间，还需要经过征地拆迁、融资、改造装修、代建、扩建等阶段，对于以上基建项目的建设，与项目运作密不可分，从而为监狱基建档案管理带来了巨大变化，档案内容也更多更复杂，同时监狱基建档案建设程序也更加复杂。不过在监狱基建档案改革、?化的过程中，都可以看作是一个学习的过程，可以不断进行新的尝试，而由于监狱基建档案管理缺少规范性指导，同时在资料收集、整理、归档以及利用等方面标准不明确，影响了监狱基建档案作用的发挥，需要尽快作出改进。

（三）监狱基建档案管理人员素质有待提升。从现阶段监狱基建档案管理人员现状来看，不仅素质不高，能力也不强，主要表现在以下两点：第一，因为很多监狱基建档案管理人员为临时抽调，没有接受专业档案培训教育，不了解档案业务，档案管理方面的知识也很匮乏，为档案的收集、归档和开发带来了不利影响。第二，在监狱基建工程施工期间，经常出现人手不足的情况，档案管理人员大多是兼职，业务非常繁杂，工作量很大，不能将自身全部时间与精力投入到档案管理工作中，也疲于应对。这样就导致监狱基建档案管理方法非常落后，无法充分发挥出现代信息技术的作用，导致监狱基建档案的编目、检索、开发和利用效率很低。

四、加强监狱基建档案管理的问题

（一）切??增强监狱基建档案管理部门服务意识。对监狱基建档案管理利用来说，除了是档案管理工作职责以外，还是档案管理工作中的重点内容。不过就现阶段监狱档案管理工作情况来说，其利用率还有待提升，分析其原因，主要是监狱基建档案管理人员服务意识不强，且档案管理基础工作很薄弱，对监狱基建档案的查询与利用带来了严重的影响。对此，监狱基建档案管理人员需要尽快增强服务意识，不断改进工作方法，大力宣传馆藏内容。由于很多档案管理人员对监狱基建档案管理工作内容与职责认识不到位，需要大力宣传监狱基建档案管理利用的重要性，确保监狱基建档案利用效率低、方式单一、范围较小等问题得到解决。在宣传监狱基建档案的时候，需要档案管理人员具备较强的服务意识，尽快转变工作理念，主动开展服务工作，不断提升档案管理工作水平，确保监狱基建档案的作用充分发挥出来。

（二）改善监狱基建档案管理的外部环境。为切实提升监狱基建档案管理工作水平，改善服务质量，不仅要增强档案管理人员的服务意识，监狱相关领导也要在提高思想认识，高度重视基建档案管理工作，要充分意识到基建档案管理工作的意义，尽快建立起协调的工作机制，督促各部门主动做好基建档案资料的收集、整理、归档等工作。监狱方面需要不断改善外部环境，为基建档案管理工作的开展创造良好条件，这样才能促进监狱基建档案管理质量的提升。

（三）健全监狱基建档案管理制度。从当前监狱基建档案管理工作来看，主要参照《城建档案管理规定》实施细则。这样一来，虽然能够让监狱基建档案更加规范，但是在某种程度来说，对于监狱基建档案管理工作而言，也需要结合实际情况，制定相应的档案管理制度。通过严格落实制度，才能确保监狱基建档案管理工作有序开展，促进管理水平提升，让基建档案得到充分利用。

（四）增加监狱基建档案硬件投入。从以往监狱基建档案档案工作来看，档案载体以实物与纸质两种为主，这样除了在管理与查阅上非常不方便以外，还极易导致出现损害、丢失的情况。在当今信息时代背景下，要将现代化管理手段用到监狱基建档案管理工作中，实现对纸质档案的数字化转化，便于监狱基建档案的存储、检索和查阅，提升监狱基建档案管理的现代化水平。所以，监狱需要在基建档案管理上增加资金投入，不断改善硬件设备，如尽快购置计算机、打印机、扫描仪、复印件等，同时应用好现代化管理技术，为监狱基建档案的电子化和现代化创造良好条件。此外，在监狱基建档案管理过程中，为更好地实现纸质档案电子化，还要设计单位提供相应电子版图纸，确保可以在图纸上完整、系统地反映工程设计情况。针对一些保存价值较高的图纸，还需要建立电子档案，让其得到长久性保存。

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1 前言

在进行基础设施工程建设过程中，基建档案管理工作占据重要组成部分，基建档案管理内容为基础设施建设过程中在立项审批、勘察设计、招投标、施工监管、竣工验收等各个环节以不同载体呈现的声像、图文等形式的资料信息。基建档案管理是工程建设的重要有机组合内容，其质量水平对工程建设质量有直接影响，因此，加强基建档案管理对于整个项目工程建设具有十分重要的作用。

2 基建档案在工程建设中的重要作用

基建档案记录了整个基建工程的建设过程，是工程建设与项目管理的真实反映，真实全面的记录的基础工程项目各方面信息资料，为工程事故原因及责任认定、工程竣工验工、日后管理维护、扩建修改等方面提出了详细的数据资料，具有准确性、综合性、真实性的特点。每个基础设施工程建设都会经过设计勘测、立项审批、招投标、施工监管、竣工验收等环节，基建档案管理的的工作便是真实记录这些环节并整理成相关文件资料。例如：在项目准备阶段有建设用地审批文件、招标文件、成本预算表、施工合同协议书、可行性方案研究等文件资料；施工阶段时有土地建设工程资料、设备安装工程资料、原材料质量检测表、施工日程表、试验文件等资料；在项目工程竣工验收阶段有竣工图标、施工日志、验收报告、预算核对表等图像及文字资料等，在项目建设过程中遇到问题还会有相关变更文件等，诸如此类的文件资料都是评析基础工程建设质量的重要依据。为提高居民生活水平，建设小康社会，我国基础设施建设项目正在逐年增加，因此亟需提高对基建档案管理重要性的认识，做好每一个环节的记录梳理工作，为基础设施项目顺利进行打好基础。

3 基建档案管理存在的问题

3.1 档案管理意识不强

由于基建工程与档案管理工作的专业性，因此需要具备一定专业技术和工程档案管理经验的人员负责该工作，随意派遣缺乏实际操作能力的人员执行管理工作会导致基建档案梳理资料不规范、收集信息不及时的后果。领导与档案负责人员没有充分认识到基建档案管理工作的重要性，档案管理职责没有落实到个人，管理工作出现疏漏难以追究责任。由于建设过程中工程队伍流动性大，会造成基建档案管理工作脱节严重的现象，相关部门缺乏沟通交流，使得档案记录缺乏准确性与实时性。

3.2 档案管理流程不规范

部分工程人员对n案管理工作的重视度不高、延期归档工作等原因会导致基建项目部分环节资料整理出现纰漏，另一方基础项目工程建设由于搬迁、改建等不可抗因素导致部分环节档案资料缺失。部分档案管理人员只注重中后期施工监管与竣工验收时期的数据资料整理，而忽视了前期设计勘察、投标立项时的文件资料搜集，因此导致资料搜集不完善，前期资料缺失。

3.3 相关规章制度不健全

基建档案管理工作程序不规范，没有起到应有的监察、引导作用。在基建档案管理过程中，不按照档案管理标准规范的操作流程与规定，导致不符合标准的基建档案管理工作质量要求。由于项目工程参建单位较多，在进行档案管理工作时，各家单位的相关操作标准无法统一，例如归档格式不同、基建档案质量要求不一致等差异，为档案管理工作造成一定的困难。基建档案管理规章制度不健全，对现代管理形式缺乏一定的研究。

4 解决基建档案管理存在问题的相关对策

4.1 增强基建档案管理意识

在进行基建档案管理工作时，项目领导与工程人员应转变传统观念，确保基建工程档案管理工作朝向科学化、标准化、市场化发展。加强基建档案管理的宣传工作，确保工程人员认识到提高基建档案管理质量的重要性。各级领导与工程人员应达成共识，致力于提高基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，努力争取各部门和领导的重视和配合，加强档案人员的工作积极性和责任感，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。

4.2 完善基建档案管理制度

随着我国经济的发展与社会的进步，基础设施建设项目正在逐年增多，在这种背景下，基建档案管理工作应根据我国实际情况，借鉴参考国外先进的档案管理模式，建立现代基建档案管理模式，根据国际质量管理体系实行科学化、规范化、标准哗的管理方法。根据基建档案管理要求与基建工程项目特点，各单位应设立相应的档案管理部门，派遣专业的管理人员，明确各自职责，深化职能改革，加强各部门间的档案管理人员与工程人员的沟通与交流，建立健全基建档案管理网络体系。基建档案工作包括前期设计勘察、立项投标，中期的施工阶段与后期的竣工验收阶段相关资料档案整理工作，在进行各环节档案管理工作时，任务职责都应落实到个人，确保基建档案搜集齐全、归档及时。

4.3 健全档案管理的流程规范

基建档案是由施工文件、监察记录、基建档案、竣工图纸等资料组成的，做药基建档案资料的搜集、归档与验收工作十分重要。工程人员应按照基建档案管理流程进行整理工作，确保归档及时、搜集完备、保管安全、整理规范。基建档案从整理、组卷、编目到保管、利用都有其既定的规律，各参建单位要严格遵守操作规程履行各自的职责，统一基建档案管理标准和操作方法，同时保持档案资料有机联系，使其形成一个系统的、分类明确的整体。基建项目各环节的档案资料应按照不同类型进行搜集归类，严格按照档案管理的流程要求完成归档工作，对于工程周期较长的基建项目，应保证分段跟进档案管理工作。

4.4 健全和完善竣工图的管理流程

竣工图作为基建档案重要组成部分之一，对于基建档案管理起到一定的作用，应根据专业类型、工程环节进行分类编制，并附有详细的竣工图纸与编制说明，相关工作也人员应即使对照施工图纸进行更改，确保施工图纸与归档图纸一致，且施工图纸的修改与建设工程同步进行。

5 结语

基建档案能够真实反映基础设施建设工程的质量水平，是基建工程项目管理的重要有机组合部分，对整个项目工程建设起到直接的影响作用。随着经济的发展与社会的进步，基建工程项目愈发受到政府、企业的重视，因此基建档案管理应紧密联合技术发展的新要求，增强员工管理意识，完善基建档案管理制度，实现基建档案管理工作的重要价值，对于提高项目工程建设水平与发展和谐社会具有重要意义。

参考文献

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[2]关明杰.基建工程档案管理存在的问题及解决对策[J].赤子（上中旬），2015，（23）：227.

[3]陈晓伟，吴欣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].机电兵船档案，2009（5）：45-47.

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[关键词]基建档案 管理 方法

基建档案是企业档案的组成部分之一，反映企业建设项目管理工作的真实过程。随着企业实力不断增强,企业自身建设项目不断增加并随之形成大量基建档案。基建档案形成于建设过程序的各个环节，从建设立项、审批、设计、到施工、竣工、验收全过程，产生大量文字、图纸、数据、声像等不同形式和载体的文件材料。这形形的档案资料，是企业工程建筑依据凭证，是今后工程维修、改造、扩建研究分析的重要信息资源。基建档案质量与施工质量同等重要，但由于各种原因,目前在企业建设项目的档案管理工作中存在许多问题，影响了基建档案质量，所以要规范企业建设项目档案管理，健全档案管理的规章制度、严格把握基建档案验收制度。为使企业基建档案更好地发挥为企业发展建设服务，从而产生更多的经济效益，必须做好基建档案基础工作，从而使基建档案信息资源有效利用。

一.基建档案管理工作中存在的问题

随着企业新建项目和技术改造项目的不断增多，管理中的问题逐渐显露出来，并制约着基建档案管理工作的发展。一是工程项目建设单位档案意识淡薄，基建档案管理没有纳入合同管理，建设单位在与设计、施工等单位签订合同时只重视工期、质量、造价等，而对基建档案资料有关条款却忽视合同管理中，建设单位对档案资料管理没有主动权，造成档案资料不全或份数不够、移交时间拖期。 二是制度不健全，收集渠道不畅通。由于企业没有对基建项目档案控制手段，一些工程项目建设单位的档案未能及时或不能完整地归档，企业档案管理部门无法制约。工程项目的建设与工程项目文件材料的收集工作没有同步进行，基建项目初期，主要精力都放在如何设计施工上，对基建档案收集不够重视，只是到了工程项目验收时，才组织人员突击收集，很容易造成资料的流失，很难保证竣工档案质量。三是是缺少专门基建档案管理人员，忽视档案资料的收集。缺乏档案管理专业知识、管理能力和服务意识，结果基建档案不能有效地提供利用。

存在的这些问题不仅影响企业档案管理工作的正常开展，更重要的是直接影响企业的生产以及基建工程今后的改建、扩建、维修等各项工作的顺利进行。

二．做好企业基建档案管理工作的具体方法

制度是进行高效管理的有效手段。制定规范的企业基建档案工作制度，对企业基建档案工作具有约束和导向作用，是推动企业基建档案管理工作有效运行的基础和前提。建立与企业发展状况相适应的基建档案管理工作制度可以使企业的基建档案操作有章可循，理顺各种工作程序，使企业的档案工作按照既定的轨道发展。

1.完善《企业建设工程资料归档范围》

基建档案收集工作是基础，也是企业基建档案管理工作的重要环节，是保障企业基建档案齐全、完整、系统，实现企业基建档案集中统一管理原则的有效途径。根据吉林省《建筑工程资料管理规程》和《建筑工程资料管理标准》新的标准，重新制定企业基建档案的收集工作制度，完善《企业建设工程资料归档范围》为建设单位、施工单位、监理单位在工程竣工验收资料的归档提供必要的依据。并将声像资料列入基建档案的归档范围。建设工程声像档案是建设工程档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物和施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案。使所形成的基建档案更全面、更有说服力、更有权威性、为信息现代化管理夯实基础。

2.完善《企业建设项目档案验收规定》

依据《档案法》和国家《重大建设项目档案验收办法》结合企业自身发展的实际状况，以及当前企业基建项目档案的管理体制的实际情况，建立一套切实可行的企业基建档案工作机制，着重建立健全《档案信息管理程序文件》及《企业建设项目档案验收规定》。对企业基建档案的验收程序和标准提出明确要求，并明确相关责任人的权利、义务和责任。使企业基建档案的收验工作尽快走上规范化、标准化、制度化的轨道。为保证档案验收质量，实行超前的控制措施，使基建档案管理由事后收集变为事前介入、事中参与、事后跟踪。新增加了建设项目过程中档案评价工作制度，对存在问题，提出了规范的整改要求。从根本上保证了基建档案的内在质量和外在质量，为企业基建档案验收工作发展指明了方向。明确规定凡是档案资料不齐全，档案管理部门不能签字验收，以确保基建工程项目档案资料的齐全完整。将基建档案文件资料的收集、归档工作的每一个步骤落到实处。是企业基建档案信息资源得到科学管理和利用的有效保证。

3.完善.建设单位工程项目“四同时”制度

为确保基建项目档案齐全、完整、准确，收集渠道畅通。档案管理部门要在建设工程项目初期及时介入，积极做好与建设工程项目管理部门沟通，将《企业建设工程资料归档范围》和《企业建设项目档案验收规定》等文件要求，下发给的建设单位，要求建设单位工程项目建立“四同时”制度。一是将基建档案管理纳入合同管理，在与签订勘测、设计、施工、监理等合同的同时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。并将归档范围作为合同的附件，使施工，监理等单位归档资料有明确的范围，工程伊始便纳入档案管理轨道。二是工程档案管理工作与工程建设同步进行，从立项的同时就开始进行资料的收集，形成同步进行资料的全程控制积累，保证基建档案齐全，质量符合要求；三是检查工程进度与施工质量的同时，检查工程档案的收集、整理情况；四是进行工程质量等级评定和工程验收的同时，验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。实行全过程跟踪管理，是档案基础工作规范化管理的关键。档案管理部门，要定期电话督促和上门服务，发现存在的问题，及时提出整改意见，协调解决问题。

完善的企业基建档案工作制度有利于更好地引导企业基建档案工作走向良性循环，在企业基建档案管理工作中起到双重作用。不仅使建设单位对需要归档基建项目文件材料的内容做到有章可循、有法可依，而且这也是档案管理部门，在企业基建档案收集工作中的标准和依据。只有完善规章制度，才能有力保障企业基建档案的收集工作渠道畅通，才能确保基建档案信息资源的充分开发和有效利用。

三．提高基建档案管理人员素质是提高企业基建档案管理工作的关键

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Abstract: With the development of market economy, the infrastructure file management work more and more in-depth development of. The new case the infrastructure file management face, therefore, this paper combined with years of the File management practical experience of the problems existing in the infrastructure file management elaborate, and takes relevant countermeasures. For counterparts reference!Keywords: file management; infrastructure; problems; countermeasures

中图分类号：G271文献标识码：A

一.前言 基建档案是指基本建设项目(工程)档案。国家档案局、国家计委在《基本建设项目档案资料管理暂行规定》中明确指出:“基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成、应归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的全部文件材料。同时规定各单位要按照统一领导,统一管理档案的原则,管理好基本建设项目的档案资料,确保档案资料的完整、准确安全和有效利用。”基建档案记录了工程建设的全过程,应始终同它所反映的工程实体保持一致。基建档案在企业的发展中发挥着积极作用。首先它是对建设项目进行稽查、审计、检查、监督的重要依据;其次是对工程事故原因分析、责任认定、提出改进方法的技术依据;第三是工程验收阶段,验收工程质量的必备条件;第四是建设单位维权的依据;第五是工程进行维修、管理、改扩建的凭证。 

二.基建档案管理存在的问题

（1）传统的基建档案管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，基建档案管理各环节不符合质量要求，由于工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基建档案质量不一，格式和内容不相同，给档案部门带来一定的负担。基建工程档案管理工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，基建档案管理措施不完善，对当前的改革形式和现代管理方法缺乏研究和思考。

(2)面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。基建工程其有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了摧建档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下.制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

（3）基建档案管理意识不强,对档案保护工作缺乏应有的重视。基建部门出于方便工作考虑,不能主动上交基建文件材料。从专业角度来讲,档案人员虽具备档案专业知识,但缺乏工程建设方面的知识,不熟悉基建项目流程。而基建部门工作人员及施工技术人员虽有较丰富的基建工作经验和专业知识,但对于基建档案的日常积累和保管缺乏经验和必要的重视,双方各有所长却不能互通有无,缺乏沟通与交流,导致基建档案的收集归档工作不能正常开展。

(4)收集难度大。基建档案收集难是众所周知的问题,由于基建档案具有成套性、专业性、形成周期长、涉及部门多等特点,使基建档案的收集工作具有相当难度

（5）档案知识缺乏由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。

三：基建档案管理的对策

（1）建立健全基建档案管理制度是搞好基建档案管理工作的保证基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

（2）加强文件形成者、档案管理者的业务培训.开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案工作的有力保证。

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近年来，受卫生规划政策影响，各地政府都很重视医疗单位建设工作，并对其进行扶持，使医院服务工作更具惠民性，而人民群众看病难、看病贵的问题也得到了解决，有助于区域医疗服务水平的提升。新基建项目越来越多，老基建项目也需要修缮和扩建，使基建档案归类增多，管理难度也随之增加，为医院领导和档案管理人员带来了新的机遇和挑战。

一、医院基建档案的重要性

（一）基建档案内容。为满足医疗服务要求，医院中涉及到的基建项目比较多，既有新项目实施，又有老项目改建等。具体工程实践中，需要有全面可靠的信息资料，为项目工程实施提供数据和技术支撑。作为医院基础设施建设过程中最原始的信息资料，基建档案非常重要。其涉及到的相关内容比较多，包括立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理和竣工验收等全过程，有文字、图表、视频及音频资料等。基建档案中也有很多与基建项目装修、改建和设备安装等相关的内容。医院各项决策及战略制定都以基建档案为依据，为后期各基建工作开展提供参考。（二）基建档案作用。1.无论是医院建设规划，还是日常经营管理，都将基建档案作为参考和依据。基建档案能够对医院建设工程具体实施及管理情况进行直观反映，并准确记录项目建设过程中的质量情况，包含项目投资和建设阶段的诸多内容。而项目研究过程中，涉及到的相关记录也比较多，用以作为后期基建项目实施过程中的参考。2.基建档案能够对医院基建工程项目进行监督，核查该过程中是否存在贪污受贿、挪用公款等现象，为审计部门执行监督核查工作提供便利，减少不必要的资金浪费问题，实现项目成本控制。

二、医院基建档案管理策略探讨

（一）宣传基建档案，提高管理意识。对管理人员进行思想教育，提高他们的思想觉悟，使医院基建档案管理更加科学、有效。结合医院日常运营及发展背景，对档案人员实施培训，使其具备较高的管理技能。借助医院内部网络、宣传栏、报纸等，加大基建档案管理工作宣传力度，提高医院职工的基建档案管理工作认知。医院领导也要重视该项工作，在医院发展战略中对其进行强调，宣传基建档案管理，使管理过程更加完整、安全、准确，提高医院档案管理工作质量及效率，为医院各项工作开展奠定良好的基础。（二）优化基建档案管理制度及方式。医院相关部门要与施工、监理单位等建立良好的沟通互动关系，以档案分管方式，确保其真实性和可靠性，实施基建档案管理队伍建设，明确具体档案管理任务。依据实际项目情况，将具体管理责任落实到个人，为后期基建档案的收集、整理和汇总奠定良好的基础，并核查原始资料，一旦发现问题，及时勒令修改。管理人员也要结合具体情况，对竣工文件进行编制，交由上级部门进行审批。确保竣工图规范、严谨，要有竣工图章和完整的签字手续，以免出现疏漏。实施岗位责任制建设，以定期考核方式，使档案管理人员在日常工作中更加积极，实现医院基建档案管理工作目标。（三）采用先进管理技术，实现智能化管理。开展医院基建档案管理工作时，可将网络技术和数字化技术应用到该过程中，充分借助技术优势，在基建档案管理工作中，对大数据进行应用，提高档案管理工作质量及效率，达到良好的基建档案管理效果，确保在医院基础设施建设中，能够依据实际要求，随时进行档案查询。结合医院基建项目背景，与相关技术企业进行合作，改变以往档案管理方式，对医院基建档案管理过程及方法等实施创新，实现现代化管理技术的应用。具体档案管理工作中，注重细节把控，如果医院已经有制定的基建档案管理规章制度，一定要严格遵守，使医院基建档案处于有序的管理状态。并对基建档案管理人员进行引导和鼓励，使其积极参与到医院基建档案管理工作中，对档案管理过程进行严格控制，使该项工作质量与效率兼备，提高医院档案管理工作质量，为各项基础设施及工程建设奠定良好的基础。

三、结语

综上所述，医院日常经营及发展中，基建档案管理工作尤为重要。计算机网络时代，对医院档案管理工作提出了很高的要求。医院领导和档案管理人员要改变传统的基建档案管理思维及观念，认识到该项工作的重要性，加大基建档案管理工作宣传力度，具备较强的工作意识和责任感，依据具体项目实施情况，对基建档案管理制度和方法进行优化。在该过程中，应用先进的档案管理技术，提高医院基建档案管理工作质量，使其更具智能化特征，确保医院各项管理工作的顺利进行。

作者:王雨 单位:郑州市第七人民医院

【参考文献】

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[2]裘惠娟.基层医院基建档案规范化管理探讨[J].今日科技,2015(11):57-58.

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【中图分类号】R197.3 【文献标识码】B 【文章编号】1008-6455(2010)08-0401-02

在基本建设过程中由图纸、图表、照片、录像等载体形成的材料称之为基建档案。它真实地记载了医院建设历史,客观地反映了各类建筑物、各种管线的建设情况,是医院管理的重要组成部分。

1 医院基建档案的主要内容

医院基建档案的内容一般可分为依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收文件、基建财务文件、监理文件、结算审计报告等。

2 基建档案在医院建设中的作用

2.1 凭证作用:基建档案是国有资产管理的重要凭证,是无形资产,也是基建项目的真实记录与重要的依据,是医院各种建筑物、构筑物以及地上、地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维护、检修活动的直接记录,反映了医院基本建设历史和现状,承载了医院建设大量的信息,真实地记录了医院基建当时的历史情况。

2.2 参考作用:人们通过查阅基建档案资料,掌握历史材料、研究和探究医院建设与发展的规律,在新建、扩建和再建等工程图纸的设计工作中可提供参考借鉴作用,充分提高工作效率,避免重复建设与投资。

2.3 重复利用:档案的价值在于不断的重复利用,医院基建档案同样具备多次利用的特征,重复利用不仅可以加快速度,还可以节省劳动耗费与成本,提高经济效益。

2.4 增值作用:档案在各种经济活动中可以直接或间接地产生效益,这种效益来自档案增值的结果。医院基建档案在医院建设中产生的增值效果最直接最明显,在新建、扩建工程中使工程建设少走弯路少花钱,在改建、维修工程项目上通过基建档案的充分利用可节省人力、物力、财力。

3 当前医院基建档案管理中存在的问题

3.1 管理明显滞后:计算机、网络等高新技术的发展,加快了档案管理工作现代化的进程,然而,基建档案在管理手段上仍处于手工操作;在档案收集整理上不及时不规范;在档案管理人员上存在对基建档案业务不熟悉,操作不熟练,管理不到位等问题,基建档案不能适应快速发展的医疗事业需要,致使应归档的材料未归档,导致基建档案资料缺失。

3.2 归档质量明显偏低:基建材料、图纸在施工过程中随意丢放,保管不善,造成磨损污染严重,还有些材料被多次涂改,造成档案收集、编制质量不高,不符合归档规范要求,质量偏低。

3.3 有效约束机制明显缺乏:基建档案管理工作中缺乏严格的约束机制,导致档案工作不实,管理人员敷衍了事,归档不全,尤其是重要文件如土地证、产权证、竣工图等重要文件的不全,将对今后的基建管理工作造成被动。

3.4 查阅明显不方便:少数档案人员对档案的来龙去脉不甚了解,对收集到的资料不能及时进行整理分类,往往简单装订,随意放置,不能保持其成套性、准确性、系统性,给档案查阅利用带来极大的不便。

4 完善医院基建档案应对之策

4.1 强化施工方档案责任:基建档案材料形成的周期长、涉及面广、专业技术性强,必须对施工单位实施的工程项目运作进行保证和约束,工程建设项目完成后,不论是总承包还是分承包,都应按照《城建档案归档条例》及《医院档案归档条例》的要求,负责整理好所承包工程的基建文件材料,统一向医院建设部门提交完整、准确、系统的基建档案。基建部门要把住文件材料形成的质量关,为日后办理建设项目竣工验收、产权登记,以及建筑物维修、改造和扩建提供第一手资料。

4.2 提高档案管理部门科学化管理水平

4.2.1 提高档案人员综合素质:从事基建档案管理人员,除具备扎实的档案基础知识技能外,还应懂得基建方面的工作程序以及相关法规政策。医院应积极创造条件让档案管理人员不断提高自身素质,使之适应岗位需要,适应医院发展需要。

4.2.2 增强基建部门的责任意识:医院基建部门是进行基建规划的执行者,又是基建档案材料的形成者,基建部门应有专人负责基建档案材料的收集归档工作。应进一步明确基建档案人员工作职责,强化基建档案归档意识,严格考核;档案管理部门要及时指导基建档案材料的收集与归档,并经常就基建档案相关工作互动,通过职能部门共同努力确保基建档案材料及时归档。

4.2.3 做好“三个同步”:基建部门应把基建档案工作纳人基建规划、计划、管理制度和工作技术人员职责范围之中,做到三个同步:下达工程计划任务与基建档案规划同步进行;工程建设实施过程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行;工程交工验收与提交整套合格竣工图的验收同步进行。对材料编制不够完整、不准确、不符合归档要求的,都要及时进行查漏补缺。工程交工验收时,必须要有医院档案部门参加验收;如果竣工档案归档不全,档案部门不能验收,有关部门也不能办理正式交工验收手续。

4.3 实现档案工作网络化管理:医院基建档案的管理工作,已进人从经验管理转向逐步采用先进技术管理的阶段。如果管理手段停滞不前,将不能有效保护及利用基建档案为医院服务,应尽早参与医院网络整体建设,适应基建档案的网络化管理,使基建档案管理及利用更好地适应现代化管理需要。

5 小结

医院基建档案是医院档案管理的重要组成部分,也是医院整体规划和管理的重要内容,是医院历史记录和今后改建、扩建工作的重要凭证和依据。强化基建档案管理工作的连续性、真实性和完整性,不仅十分必要,而且十分迫切。

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实践中，基建工程相关的建设用地审批文件工程招投标文件以及预算等文件，对于施工项目的合法性、施工成本的控制以及相关设备的安装使用等都起到一定的积极作用。这种档案能够很好的记录工程施工的情况，为施工环节的有效控制以及应急措施的应用提供有力依据，而这也为工程的维修等工作的开展奠定了有利的基础。

二、基建档案管理中存在的问题

在当前的基建档案管理中还存在许多的问题，这主要体现为以下几个方面：

首先，一些企业中基建档案管理的意识仍比较淡薄。实践中，工程建设单位及施工单位等对于基建档案管理作用的认识上存在一定的偏差，从而对档案管理工作重视相对不足，很多情况下会在工程施工完成验收后才进行相关资料的搜集、整理、归档工作。这种后期完成档案的整理，给工程档案管理带来了诸多的困难，会使得一些数据和资料等存在真实性等的缺陷，也会受不同阶段负责人等因素的影响拖延资料归集整理的时间，从而影响了档案管理的整体水平。

其次，档案管理的制度不完善。这种制度上的不完善在很大程度上削弱了基建工程档案管理的整体水平，实践中，一些企业处于成本的考虑很少会设立专门的基建档案管理部门，也缺乏专门的人员来负责档案文件的管理。制度的缺失以及管理人员专业水平的不足，使得档案管理工作中存在许多不科学不完善的地方，从而会影响管理工作的开展。

最后，档案管理的质量较差。企业中基建档案管理工作制度不科学和不完善使得档案的接收管理等工作无法有效的开展，而企业中存在的档案移交管理中奖惩制度的不完善都会影响管理人员的工作积极性，最终影响管理的整体质量。

三、基建档案管理的有效措施

为了使基建档案更好的发挥其积极作用，企业应针对当前存在的一些问题采取有效措施来提高其管理水平。具体而言可以采取以下几种措施：

第一，明确不同部门基建档案管理工作的职责和制度。实践中，为了保证基建档案管理水平和质量，建设单位应该明确各个参建单位的职责并且在相关的合同中列明其档案归档和管理的职责等，以保证基建档案的完整性以及归档的及时性，实现其管理水平的整体提升。

第二，要明确建设单位的职责。对于建设单位而言，为了更好的保证基建档案管理工作的有效性，在项目施工中，要适当的提前介入，完成与参见单位工作交接等事项。此外，还可以根据项目的实际情况来了解档案的保管情况，明确其现场管理的有效措施，使得项目相关资料得到有效的管理，使得档案完整、统一、有效。

第三，加强竣工验收管理。项目竣工时，要以设计施工等材料为基础来开展验收工作以保证工程能够达到设计要求。就该阶段的档案管理而言，要注重与项目管理部门等的协作，加强对工程相关资料的审核，完成竣工图纸、文字等资料的审查工作，并且该种资料进行及时的归档，使基建档案更为完善，提高其整体质量。