档案管理的优势范文

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首先，在档案储存方面具有优势。纸质档案需要占据极大的空间资源，归类、整理、维护工作量巨大，需要很多人力资源。而档案信息化后极大节约了空间资源，而且便于整理、归档，在保存方面也很便捷，既减少了资料不必要的流失，又节约了大量的资源和人力。档案信息化后资料存储只需借助硬盘便可完成，而且存储量巨大，相比纸质档案，非常具有优势。

其次，在档案维护方面具有优势。纸质档案后期维护工作量很大，需要对档案进行分类、整理、归档，需要耗费档案管理人员许多的时间、精力。而电子档案在生成后可以实现即时归档，各部门可以通过计算机将档案传与档案管理部门，档案管理人员对档案进行接收，根据相应部门的编码完成归档，操作快捷、高效。而且原始档案遭到破坏后，不像纸质档案无法修复以致形成灾难性破坏，只需通过备份数据即可还原。

再者，查阅非常方便。纸质档案查阅前，需向档案室提出申请，再接到许可后进入档案室进行手动翻查，不可避免地会将原来整齐、有序的档案翻乱，档案管理人员要重新放置、整理。而信息化管理的优势在于互联网上的资源共享，用户可以凭借用户民登录、查阅，或者直接提出在线申请，整个查询过程只需在用户的电脑上完成，而且查的准确、快速，不用档案管理员重新排列图书，节省了大量的经营成本，而且提高了工作效率。

二、档案信息化建设中应注意的问题

（一）强化档案管理意识

对档案管理的意识不够是很多企事业单位共存的问题，没有意识到档案工作的重要性和档案信息化建设的重要意义，从而是信息化建设受阻，进步不大。档案工作者应该加强信息化意识，不要将档案当作历史一样封存，而是进行动态的管理、维护，记录重要的信息，为企事业单位的发展提供历史性依据②。

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就目前来看，我国的档案管理工作的水平还有待提高，一些单位的档案管理存在着人员素质不高、重保管轻利用等现象，有的单位的档案管理人员甚至还存有应付检查等观念，严重制约了我国档案管理工作的发展。管理人员普遍没有认识到档案管理的重要性，只根据工作需要进行必要的信息整理，而没能使档案管理发挥其真正的价值。这种陈旧的管理理念必然会导致工作人员在工作中的行为不够积极，不能主动的改变和创新管理方式，从而影响了档案管理的整体水平。在信息时代，各种理论和技术不断的向前发展，其更新速度也越来越快，如果档案管理人员不能及时有效的汲取新的理论知识，更新自身知识结构，完善自身技术水平，那么将很快落后于档案管理的时代要求。这也是我国档案管理工作缺乏创新的最主要原因。此外，随着各类管理和存储技术的发展，档案管理工作对于工作人员的专业知识和技能的要求也逐渐提高。只有具备了相关的职业技能的人才，才能够满足相关的设备和系统控制需求。但是，就我国目前的档案管理工作人员的整体水平来看，还有待提高，尤其是一些资深的档案管理工作人员，由于从业较早，其无论是知识结构还是技术能力，都相对陈旧。

二、档案信息化管理的优势

所谓档案管理信息化，就是通过一定的现代信息管理技术对现有的档案管理进行全方位的升级和改造，使其从管理模式和方法上更多的采用信息化档案管理方式。并且能够在高效管理的同时，做到对档案信息的合理利用，使其能够在工作中最大限度的发挥价值，服务于单位管理和社会管理。笔者在认真分析了信息化档案管理和传统的档案管理后，总结信息化的优势有以下几点：首先，其可以克服传统的档案管理低效率的手工作业形式，将工作人员从繁重的体力劳动中解放出来，并且能够实现档案资料的更加高效和精准的管理。因为在信息化档案管理的过程中，采用的是硬盘、光盘等体积小、容量大的存储设备，运用的是先进的网络管理系统，可以实现数据的灵活存取；其次，信息化的档案管理可以克服传统档案管理的定期分类数据搜集和整理工作，因为在信息化的档案管理过程中可以在信息和资料录人的同时，完成对其属性和类目的管理，不仅便于查找利用，还可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高档案管理的维护性；再次，在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归挡的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。

三、实现档案管理信息化的主要措施

1、提高对档案管理信息化重大意义的认识

人事档案工作向来以默默无闻、无私奉献著称，档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论。关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。

2、提高档案管理人员的综合素质

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息时代不断发展，对每位档案管理工作者的业务素质提出了更高的要求。档案管理工作者除了要强化事业心之外，还要加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术和管理技术，掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识及管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定。努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的复合型人才。

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［中图分类号］G250.73 ［文献标识码］A ［文章编号］1009－5349（2012）07－0046－01

由于科学技术的迅猛发展，传统的图书资料档案管理已经跟不上发展的要求，比如说管理制度不够健全、管理者的档案意识淡薄和管理观念的滞后性等。为了解决目前面临的这些问题，实行图书资料档案信息化管理势在必行。

一、图书资料档案管理的现状

（一）传统图书资料档案管理面临的问题

1.管理体制的不完善性。管理者不知如何规范和管理图书资料档案，致使工作人员在收集资料的时候面临着各种各样的压力和挑战。有的不知道哪些资料是用来归档的，哪些不是归档范围内的，这就导致图书资料档案范围不够全面、材料不集中和不能及时归档等现象时常出现。目前，还没能建立一套完整的图书资料管理的制度。

2.管理意识的淡薄性。图书资料档案是档案工作中非常重要的内容，它能够反映图书工作的成果。由于人们没有认识到它的重要性，这样就不能及时有效地搜集档案资料。也无法把图书资料档案管理工作列入档案工作的主体和重要组成部分。

3.管理观念的滞后性。由于传统的图书资料的归档方式大多采取纸质形式，这样档案资料越来越多，需要很大的储存空间，还要预防造成资料破损的各种可能，这方式就显得特别的落后，缺乏开放与创新意识。

（二）实施图书资料档案信息化管理的必要性

1.图书资料是知识的海洋和素养的翅膀，档案就如同一个复杂而庞大的资源库。方方面面的信息杂乱无章地存在于各种资料当中，只有当人们需要的时候信息才会依据相关的需求被整理出来，从而实现档案的作用和价值。所以必须把档案信息化管理列为档案管理工作中的一项重要任务。

2.图书资料档案的信息化管理，会实现图书资料的资源共享和使用人群范围的扩大以及利用率的提高。要实现信息化管理就要制定相关的标准，开发档案管理应用软件，使得图书资料不受时空的制约，做到资源共享。

3.要始终把档案信息化管理作为档案工作重要的基础工作，并且是一个循序渐进的过程，是一个长期的工作任务。为了使这项工作顺利有效地发展，就要形成一套完善的、健全的、可执行的管理办法。

二、图书资料档案信息化管理的优越性

当今是一个科技发达的网络化时代，以往的图书资料档案管理方法已经无法满足读者的要求和适应社会发展的步伐。为了适应这种现实情况，这就要求档案的管理工作要实现信息化和现代化管理。由于计算机技术普遍使用和迅猛发展，这就为图书资料档案的信息化管理提供了非常成熟的条件，所以实现信息化管理已经成为必然的发展趋势。

信息化管理使图书资料档案的保存方法更便捷，利用起来更方便。管理者要对各种资料和信息及时地记载和更新，这样能保证信息的准确性。使用者就会避免直接接触原件，减少了资料原件的损坏几率，使图书资料档案的保存方式得到了极大的改善。

为了使图书资料的检索和使用能够更加方便，信息化管理使图书资料的目录和文档归档都采用电子的方式。采用了方便快捷的网络查询系统，使用者只需输入需求的关键词，相关档案资料信息就会被搜索到。

信息化管理不仅节约了空间，还大大节约了有限的人力资源，提高了工作效率。为工作人员减轻了劳动强度和为借阅者节省了宝贵的时间，有效地提高了工作效率，大大节约了有限的人力资源。

三、小结

随着科学技术的不断更新和进步，信息技术日新月异的发展，无论是一个人还是一个社会要想发展都离不开知识。为了满足这种需求，图书资料档案管理者必须跟上时展的步伐，不断地完善和更新图书资料数据库的建立，实现图书资料档案的信息化管理，实现资源共享，满足社会公众的需求，使档案信息做到真正地服务于大众，服务于社会。

【参考文献】

[1]杨哲.知识经济时代的信息化管理[J].医药论坛杂志,

2003(5).

[2]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报,2006(1).

[3]盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案,

2007(5).

[4]安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报,2010(1).

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档案管理工作是记录石油企业发展的大百科全书，它忠实的记录着石油企业发展的历史，也指导着当前工作的开展，更是对未来工作的一个借鉴，可以说它是企业管理工作能够顺利开展的保障和基础。特别是，随着国民经济的发展，石油行业作为支柱性行业不管是产品开发还是管理手段都得到大幅度的更新，这就使得石油企业的档案管理工作成为了企业管理的新亮点。同时，档案管理工作是否科学化和现代化是石油企业实现科学化和现代化管理的重要标志[1]。

当前石油企业的主要档案大本文由收集整理致上可以分为综合档案和人事档案两部分，主要以纸质档案和电子档案进行管理，在实际的工作中，这两种管理方式各有利弊又互相补充。纸质档案的最大特性便是它的原始性和不可代替性，纸质档案能够完整的保留人物的笔迹、个性化的落款、日期、笔墨颜色等等，提高了伪造和修改的难度。另外，纸质档案并不需要任何的辅助设备，简单、便于提取，且呈现时一目了然。然而随着信息化时代的到来，电子档案在石油企业的发展进程中占据了重要的角色，它绕开了纸质档案所需要的手工整理的过程，利用现代化的网络系统进行自动整理，减少了劳动强度，节省了劳动时间，提高了劳动的效率。另外在修改时不用手工涂抹和拆分重新装订，而是在电脑上直接修改就可，省时省力，方便快捷。另外，利用电脑进行保管时，当需要查询一部分内容时，只提取给查询者这部分内容即可，不用花大量的时间，进库房查找，减少了劳动强度，提高了工作效率，文档的保密性也大大增加。两种文档管理的方式在石油企业的实际工作中各有优势，相互配合和补充。然而，在当前石油企业的实际管理工作中，就档案管理而言，仍然存在着许多不科学、不合理、不和谐的因素，接下来我们将在此作出说明和探讨。

2 当前石油企业档案管理存在的一些问题

2.1 对档案管理工作重视程度不够

一是大多数石油企业对档案管理工作的重视程度不够，企业的档案管理并没有与石油生产的发展相同步。随着经济体制的相应改革，石油企业内部兼并，重组的现象时有发生，一部分档案严重流失或发生混淆，档案人员在进行档案收集时并没有采取有效的措施和方法，造成档案杂乱[3]。另外部分管理人员简单的把档案室看做单纯储存资料的地方，从领导到员工形成了认识不足，重视不够。

2.2 档案信息不能清晰反映发展情况

二是档案的信息不能够清晰的反应发展变化的情况。首先，这是因为石油企业的档案图表格式过于专业化，加之注解不清楚，造成很多经济信息普通民众和某些并不具有专业知识的领导读不明白，人事档案中存在填表人对所写内容不够重视、认真，收集人没有对所填材料进行仔细审核，造成了档案反应的信息缺失。另外，一些信息缺乏连续性和长期性的数据，使前后对同一问题的反映失去了可持续性。

2.3 资金、设备和人才不到位

三是资金设备投入和人才投入不到位。在石油企业向现代化转型期间，领导的创新管理意识不够，对档案管理投入的资金和设备少，很多石油企业并没有购置档案管理的必要设备，并没有实现有效的信息一体化管理，还是按照老一套的办法来，对档案管理的人才培养工作也没有开展，很多档案室的工作人员只是兼职或是勤杂工而已，加之档案室的人员流动性较大，造成了记录的档案前后内容不一，文法不相符，管理的思路也不一致，对档案管理的长期发展带来了极大的影响。

3 石油企业档案管理工作的基本思路

3.1 提高对档案管理工作的认识

各级领导和各级管理人员应充分认识到档案管理工作在石油企业发展中的作用和地位。档案管理的工作要站在企业发展的战略高度上，借助由档案体系建立起来的平台，为石油企业的发展保驾护航，促进企业做大做强。具体操作上，在石油企业中应专门成立档案管理小组，对档案管理的工作要统一领导，从制定、规划到检查、交流培训要有所部署，定期开展[4]。

3.2 实现档案管理工作的创新

档案重在管理，贵在利用，只有管理好，才能适时的利用好。石油企业的档案是一个非常庞大和琐碎的信息库，很多信息都是较为零碎的分布在各个单体档案中，因此要在提高馆藏质量的基础上提高创新管理的方式，使人们不会总觉得馆藏的资源不足。具体可以在操作中明确归档资料的范围、归档时间、数据类型、版本、地域、格式等要求，及时收集各方面的档案材料；当在录入电子文件时如发现此文件也存有相关的纸质文件或者其他载体形式的文件时，应审核他们的统一性，然后归类集中存放；遇到一些具有永久保存价值的电子文档时，要及时备份，相应的保留它的纸质资料，防止电脑或设备损坏时电子档案的消失；还应该注意封存的档案严禁外借，未经允许不能复制电子文档或查阅纸质文档，建立严格的查借阅审批制度。

3.3 提高档案管理人员业务水平和硬件水平

人才是企业发展的大事，在档案管理的工作中也同样如此。首先应有意识的培养档案管理人员的素质，重点应培养以下几种素质，即敬业精神，独立思考的习惯和求真务实的科学精神。其次，在鼓励档案人员自学的同时也要积极开展和定期举办档案管理培训班，对刚进入岗位的新人进行培育。再次，可以定期派出档案管理员到其他信息化程度较高的大型石油企业进行观摩学习，力争使档案管理工作上档次，出成果。