档案管理的优势范文

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首先，在档案储存方面具有优势。纸质档案需要占据极大的空间资源，归类、整理、维护工作量巨大，需要很多人力资源。而档案信息化后极大节约了空间资源，而且便于整理、归档，在保存方面也很便捷，既减少了资料不必要的流失，又节约了大量的资源和人力。档案信息化后资料存储只需借助硬盘便可完成，而且存储量巨大，相比纸质档案，非常具有优势。

其次，在档案维护方面具有优势。纸质档案后期维护工作量很大，需要对档案进行分类、整理、归档，需要耗费档案管理人员许多的时间、精力。而电子档案在生成后可以实现即时归档，各部门可以通过计算机将档案传与档案管理部门，档案管理人员对档案进行接收，根据相应部门的编码完成归档，操作快捷、高效。而且原始档案遭到破坏后，不像纸质档案无法修复以致形成灾难性破坏，只需通过备份数据即可还原。

再者，查阅非常方便。纸质档案查阅前，需向档案室提出申请，再接到许可后进入档案室进行手动翻查，不可避免地会将原来整齐、有序的档案翻乱，档案管理人员要重新放置、整理。而信息化管理的优势在于互联网上的资源共享，用户可以凭借用户民登录、查阅，或者直接提出在线申请，整个查询过程只需在用户的电脑上完成，而且查的准确、快速，不用档案管理员重新排列图书，节省了大量的经营成本，而且提高了工作效率。

二、档案信息化建设中应注意的问题

（一）强化档案管理意识

对档案管理的意识不够是很多企事业单位共存的问题，没有意识到档案工作的重要性和档案信息化建设的重要意义，从而是信息化建设受阻，进步不大。档案工作者应该加强信息化意识，不要将档案当作历史一样封存，而是进行动态的管理、维护，记录重要的信息，为企事业单位的发展提供历史性依据②。

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就目前来看，我国的档案管理工作的水平还有待提高，一些单位的档案管理存在着人员素质不高、重保管轻利用等现象，有的单位的档案管理人员甚至还存有应付检查等观念，严重制约了我国档案管理工作的发展。管理人员普遍没有认识到档案管理的重要性，只根据工作需要进行必要的信息整理，而没能使档案管理发挥其真正的价值。这种陈旧的管理理念必然会导致工作人员在工作中的行为不够积极，不能主动的改变和创新管理方式，从而影响了档案管理的整体水平。在信息时代，各种理论和技术不断的向前发展，其更新速度也越来越快，如果档案管理人员不能及时有效的汲取新的理论知识，更新自身知识结构，完善自身技术水平，那么将很快落后于档案管理的时代要求。这也是我国档案管理工作缺乏创新的最主要原因。此外，随着各类管理和存储技术的发展，档案管理工作对于工作人员的专业知识和技能的要求也逐渐提高。只有具备了相关的职业技能的人才，才能够满足相关的设备和系统控制需求。但是，就我国目前的档案管理工作人员的整体水平来看，还有待提高，尤其是一些资深的档案管理工作人员，由于从业较早，其无论是知识结构还是技术能力，都相对陈旧。

二、档案信息化管理的优势

所谓档案管理信息化，就是通过一定的现代信息管理技术对现有的档案管理进行全方位的升级和改造，使其从管理模式和方法上更多的采用信息化档案管理方式。并且能够在高效管理的同时，做到对档案信息的合理利用，使其能够在工作中最大限度的发挥价值，服务于单位管理和社会管理。笔者在认真分析了信息化档案管理和传统的档案管理后，总结信息化的优势有以下几点：首先，其可以克服传统的档案管理低效率的手工作业形式，将工作人员从繁重的体力劳动中解放出来，并且能够实现档案资料的更加高效和精准的管理。因为在信息化档案管理的过程中，采用的是硬盘、光盘等体积小、容量大的存储设备，运用的是先进的网络管理系统，可以实现数据的灵活存取；其次，信息化的档案管理可以克服传统档案管理的定期分类数据搜集和整理工作，因为在信息化的档案管理过程中可以在信息和资料录人的同时，完成对其属性和类目的管理，不仅便于查找利用，还可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高档案管理的维护性；再次，在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归挡的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。

三、实现档案管理信息化的主要措施

1、提高对档案管理信息化重大意义的认识

人事档案工作向来以默默无闻、无私奉献著称，档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论。关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。

2、提高档案管理人员的综合素质

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息时代不断发展，对每位档案管理工作者的业务素质提出了更高的要求。档案管理工作者除了要强化事业心之外，还要加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术和管理技术，掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识及管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定。努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的复合型人才。

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［中图分类号］G250.73 ［文献标识码］A ［文章编号］1009－5349（2012）07－0046－01

由于科学技术的迅猛发展，传统的图书资料档案管理已经跟不上发展的要求，比如说管理制度不够健全、管理者的档案意识淡薄和管理观念的滞后性等。为了解决目前面临的这些问题，实行图书资料档案信息化管理势在必行。

一、图书资料档案管理的现状

（一）传统图书资料档案管理面临的问题

1.管理体制的不完善性。管理者不知如何规范和管理图书资料档案，致使工作人员在收集资料的时候面临着各种各样的压力和挑战。有的不知道哪些资料是用来归档的，哪些不是归档范围内的，这就导致图书资料档案范围不够全面、材料不集中和不能及时归档等现象时常出现。目前，还没能建立一套完整的图书资料管理的制度。

2.管理意识的淡薄性。图书资料档案是档案工作中非常重要的内容，它能够反映图书工作的成果。由于人们没有认识到它的重要性，这样就不能及时有效地搜集档案资料。也无法把图书资料档案管理工作列入档案工作的主体和重要组成部分。

3.管理观念的滞后性。由于传统的图书资料的归档方式大多采取纸质形式，这样档案资料越来越多，需要很大的储存空间，还要预防造成资料破损的各种可能，这方式就显得特别的落后，缺乏开放与创新意识。

（二）实施图书资料档案信息化管理的必要性

1.图书资料是知识的海洋和素养的翅膀，档案就如同一个复杂而庞大的资源库。方方面面的信息杂乱无章地存在于各种资料当中，只有当人们需要的时候信息才会依据相关的需求被整理出来，从而实现档案的作用和价值。所以必须把档案信息化管理列为档案管理工作中的一项重要任务。

2.图书资料档案的信息化管理，会实现图书资料的资源共享和使用人群范围的扩大以及利用率的提高。要实现信息化管理就要制定相关的标准，开发档案管理应用软件，使得图书资料不受时空的制约，做到资源共享。

3.要始终把档案信息化管理作为档案工作重要的基础工作，并且是一个循序渐进的过程，是一个长期的工作任务。为了使这项工作顺利有效地发展，就要形成一套完善的、健全的、可执行的管理办法。

二、图书资料档案信息化管理的优越性

当今是一个科技发达的网络化时代，以往的图书资料档案管理方法已经无法满足读者的要求和适应社会发展的步伐。为了适应这种现实情况，这就要求档案的管理工作要实现信息化和现代化管理。由于计算机技术普遍使用和迅猛发展，这就为图书资料档案的信息化管理提供了非常成熟的条件，所以实现信息化管理已经成为必然的发展趋势。

信息化管理使图书资料档案的保存方法更便捷，利用起来更方便。管理者要对各种资料和信息及时地记载和更新，这样能保证信息的准确性。使用者就会避免直接接触原件，减少了资料原件的损坏几率，使图书资料档案的保存方式得到了极大的改善。

为了使图书资料的检索和使用能够更加方便，信息化管理使图书资料的目录和文档归档都采用电子的方式。采用了方便快捷的网络查询系统，使用者只需输入需求的关键词，相关档案资料信息就会被搜索到。

信息化管理不仅节约了空间，还大大节约了有限的人力资源，提高了工作效率。为工作人员减轻了劳动强度和为借阅者节省了宝贵的时间，有效地提高了工作效率，大大节约了有限的人力资源。

三、小结

随着科学技术的不断更新和进步，信息技术日新月异的发展，无论是一个人还是一个社会要想发展都离不开知识。为了满足这种需求，图书资料档案管理者必须跟上时展的步伐，不断地完善和更新图书资料数据库的建立，实现图书资料档案的信息化管理，实现资源共享，满足社会公众的需求，使档案信息做到真正地服务于大众，服务于社会。

【参考文献】

[1]杨哲.知识经济时代的信息化管理[J].医药论坛杂志,

2003(5).

[2]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报,2006(1).

[3]盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案,

2007(5).

[4]安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报,2010(1).

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档案管理工作是记录石油企业发展的大百科全书，它忠实的记录着石油企业发展的历史，也指导着当前工作的开展，更是对未来工作的一个借鉴，可以说它是企业管理工作能够顺利开展的保障和基础。特别是，随着国民经济的发展，石油行业作为支柱性行业不管是产品开发还是管理手段都得到大幅度的更新，这就使得石油企业的档案管理工作成为了企业管理的新亮点。同时，档案管理工作是否科学化和现代化是石油企业实现科学化和现代化管理的重要标志[1]。

当前石油企业的主要档案大本文由收集整理致上可以分为综合档案和人事档案两部分，主要以纸质档案和电子档案进行管理，在实际的工作中，这两种管理方式各有利弊又互相补充。纸质档案的最大特性便是它的原始性和不可代替性，纸质档案能够完整的保留人物的笔迹、个性化的落款、日期、笔墨颜色等等，提高了伪造和修改的难度。另外，纸质档案并不需要任何的辅助设备，简单、便于提取，且呈现时一目了然。然而随着信息化时代的到来，电子档案在石油企业的发展进程中占据了重要的角色，它绕开了纸质档案所需要的手工整理的过程，利用现代化的网络系统进行自动整理，减少了劳动强度，节省了劳动时间，提高了劳动的效率。另外在修改时不用手工涂抹和拆分重新装订，而是在电脑上直接修改就可，省时省力，方便快捷。另外，利用电脑进行保管时，当需要查询一部分内容时，只提取给查询者这部分内容即可，不用花大量的时间，进库房查找，减少了劳动强度，提高了工作效率，文档的保密性也大大增加。两种文档管理的方式在石油企业的实际工作中各有优势，相互配合和补充。然而，在当前石油企业的实际管理工作中，就档案管理而言，仍然存在着许多不科学、不合理、不和谐的因素，接下来我们将在此作出说明和探讨。

2 当前石油企业档案管理存在的一些问题

2.1 对档案管理工作重视程度不够

一是大多数石油企业对档案管理工作的重视程度不够，企业的档案管理并没有与石油生产的发展相同步。随着经济体制的相应改革，石油企业内部兼并，重组的现象时有发生，一部分档案严重流失或发生混淆，档案人员在进行档案收集时并没有采取有效的措施和方法，造成档案杂乱[3]。另外部分管理人员简单的把档案室看做单纯储存资料的地方，从领导到员工形成了认识不足，重视不够。

2.2 档案信息不能清晰反映发展情况

二是档案的信息不能够清晰的反应发展变化的情况。首先，这是因为石油企业的档案图表格式过于专业化，加之注解不清楚，造成很多经济信息普通民众和某些并不具有专业知识的领导读不明白，人事档案中存在填表人对所写内容不够重视、认真，收集人没有对所填材料进行仔细审核，造成了档案反应的信息缺失。另外，一些信息缺乏连续性和长期性的数据，使前后对同一问题的反映失去了可持续性。

2.3 资金、设备和人才不到位

三是资金设备投入和人才投入不到位。在石油企业向现代化转型期间，领导的创新管理意识不够，对档案管理投入的资金和设备少，很多石油企业并没有购置档案管理的必要设备，并没有实现有效的信息一体化管理，还是按照老一套的办法来，对档案管理的人才培养工作也没有开展，很多档案室的工作人员只是兼职或是勤杂工而已，加之档案室的人员流动性较大，造成了记录的档案前后内容不一，文法不相符，管理的思路也不一致，对档案管理的长期发展带来了极大的影响。

3 石油企业档案管理工作的基本思路

3.1 提高对档案管理工作的认识

各级领导和各级管理人员应充分认识到档案管理工作在石油企业发展中的作用和地位。档案管理的工作要站在企业发展的战略高度上，借助由档案体系建立起来的平台，为石油企业的发展保驾护航，促进企业做大做强。具体操作上，在石油企业中应专门成立档案管理小组，对档案管理的工作要统一领导，从制定、规划到检查、交流培训要有所部署，定期开展[4]。

3.2 实现档案管理工作的创新

档案重在管理，贵在利用，只有管理好，才能适时的利用好。石油企业的档案是一个非常庞大和琐碎的信息库，很多信息都是较为零碎的分布在各个单体档案中，因此要在提高馆藏质量的基础上提高创新管理的方式，使人们不会总觉得馆藏的资源不足。具体可以在操作中明确归档资料的范围、归档时间、数据类型、版本、地域、格式等要求，及时收集各方面的档案材料；当在录入电子文件时如发现此文件也存有相关的纸质文件或者其他载体形式的文件时，应审核他们的统一性，然后归类集中存放；遇到一些具有永久保存价值的电子文档时，要及时备份，相应的保留它的纸质资料，防止电脑或设备损坏时电子档案的消失；还应该注意封存的档案严禁外借，未经允许不能复制电子文档或查阅纸质文档，建立严格的查借阅审批制度。

3.3 提高档案管理人员业务水平和硬件水平

人才是企业发展的大事，在档案管理的工作中也同样如此。首先应有意识的培养档案管理人员的素质，重点应培养以下几种素质，即敬业精神，独立思考的习惯和求真务实的科学精神。其次，在鼓励档案人员自学的同时也要积极开展和定期举办档案管理培训班，对刚进入岗位的新人进行培育。再次，可以定期派出档案管理员到其他信息化程度较高的大型石油企业进行观摩学习，力争使档案管理工作上档次，出成果。

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改革开放以来，我国的建设事业发展迅速，与此同时，也形成了大量的业内资料即工程档案。建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。

一、建筑工程档案资料的内容

1．综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2．土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开／竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3．竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

二、建筑工程档案管理需要解决的问题

1．档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80％左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。

2．缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3．缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

三、建筑工程档案有效管理的措施

1．建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

2．严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

3．加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

4．加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

5．充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。

各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

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中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)20-4875-02

Research on Electronic Records Management System of Petro China

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.

Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China

长期以来中国石油集团公司下属单位在档案管理上使用各自开发的系统，甚至和手写管理相结合，没有统一的档案管理平台。传统的档案管理业务存在很多弊端。项目组在国家信息部的支持下，与微软合作，在集团公司范围内建设集中统一的档案管理平台（简称ERMS），实现业务系统与档案管理系统的有效集成，制订统一的档案管理标准规范，整体提升档案管理能力。通过建设集团公司集中统一的档案信息资源共享平台，在保证信息安全的前提下，提高档案的利用率和使用价值。从技术的角度，实现由档案管理系统向内容管理系统的过渡；从应用的角度，逐步实现由档案管理向知识管理的转变。最终建立起中国石油的电子文件凭证中心和知识中心。

1 ERMS与传统档案管理业务的比较

1.1 传统档案管理业务原理

部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门，由档案管理部门人员负责档案的入库管理以及用户的档案利用业务（图1）。

1.2 ERMS原理

部门档案归档人员在ERMS系统上将档案电子条目录入，经过归档部门领导和档案部门领导审核以及归档办结后，档案电子条目自动提交给档案管理部门，随即可同步提交实体档案和清单。由档案管理部门人员进行电子档案和实体档案进行入库维护和对用户的利用（图2）。

1.3 与传统档案业务管理的比较

1.3.1 电子文件管理规范和标准

传统档案业务缺乏统一的电子文件管理规范和标准，档案数据标准和格式未统一，历史数据质量较差。ERMS遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》，统一了各个下属单位电子文件管理规范、数据标准和格式。

1.3.2 文档一体化程度

传统档案业务文档一体化程度低，缺乏生命周期的管理，未与产生电子文件的相关系统进行集成，电子与实体管理脱节。ERMS强调针对电子文件的管理，电子文件先归档，实体随后。还提供与OA系统的接口。

1.3.3 档案价值利用

传统档案业务纸质借阅率较低，基本无法进行电子借阅。编研工作量大，素材收集不全面，统计工作繁重。ERMS提供电子借阅功能，一份电子档案能同时借给多个用户，到期后自动收回借阅权限。支持电子档案全文检索。自动生成符合用户需求的统计报表。

1.3.4 信息化标准体系建设

传统档案业务信息化标准体系建设滞后，已有档案管理系统差异大，无统一的管理平台，形成了多个信息孤岛。ERMS为中石油集团公司各个下属单位建立统一的档案管理平台，成为档案信息共享知识中心。

1.3.5 档案管理工作的权责落实

传统档案业务对档案管理工作的责任方较难落实。ERMS根据使用系统的权限划分用户角色，并且支持多种日志，保证每个工作环节都落实到责任人。尤其是归档工作一定由归档部门负责，贯彻“谁产生，谁负责”。

1.3.6 档案管理工作效率

传统档案业务以实体档案为主，大量工作都要在线下手工进行，效率低，人员浪费大；ERMS充分发挥了电子档案的优势，大部分流程都在线进行，大大提高了工作效率，减少了人员浪费。

2 中国石油档案管理系统

2.1 总体功能结构图

总体功能结构图如图3。

2.2 各个模块功能

2.2.1 收集整理模块

收集整理模块主要包含档案归档和档案上交的功能。

档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中。包括以下功能：

1）预归档：用于部门归档人员创建档案的电子条目。

2）归档整理：用于部门归档人员对电子条目所对应的实体进行整理。

3）档案整理：档案管理员对部门归档人员提交过来的电子条目和实体档案进行整理。

档案上交的目标是以直交或汇交的方式实现油气勘探开发类档案的分发和汇交。

2.2.2 档案保管模块

档案保管的目标为对已归档档案进行日常维护和管理，并通过鉴定档案的价值确定其保管期限，把已失去价值的档案销毁，以达到优化馆藏、提高档案管理利用的效率。档案保管包括以下功能：

1）档案管理：用于档案管理员查看馆内档案的详细情况。

2）库架信息维护：主要用于模拟实际档案库房。档案管理人员对实体档案上架后的物理库架位置信息进行维护。

3）档案鉴定：对于已经过期的档案，可组成专家组进行档案价值的鉴定，以确定其保管期限，把已失去价值的档案销毁。

4）档案移交：用于当某些单位需要重组或是某些档案需要移交给另一家单位时。

2.2.3 档案利用模块

档案利用模块是系统用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括以下功能：

1）档案搜索：利用档号、名称、归档部门等关键字搜索出符合用户要求的电子档案，方便了用户查询、借阅等需求。

2）档案借阅：支持电子档案和实体档案的借阅。一份电子档案可以同时借给多个用户。到期后自动收回权限。

3）报表生成：可以根据用户自定义的行和列，生成符合用户特定需要的报表。

4）档案编研：是为档案编研人员提供一个根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著的平台。

3 结论

项目组在信息部的支持下，和微软合作开发了中国石油档案管理系统（简称ERMS），经过一段时期的实施推广，目前生产环境已在中国石油多家下属单位上线。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、强大的档案管理功能、方便简易的系统设置、坚实的安全保密性以及卓越的运行速度和性能，得到了广大单位用户的好评。

参考文献：

[1] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学硕士毕业论文,2010.

[2] 熊开盛,董兆鑫.档案管理系统的设计与实现[J].计算机工程与设计,2007(6).

[3] .电子档案管理系统设计及其功能实现[D].吉林:吉林大学硕士毕业论文,2007.

[4] 金波.基于SOA的档案管理系统的设计与实现[J].办公自动化,2010(7).

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前言：国有企业是保障国民经济发展的基础，更是我国小康社会建设的主要力量，保障国有企业持续稳定发展至关重要。档案管理工作是国有企业经营管理中的重点内容，某种程度上来说甚至影响着企业的长治久安，强化国有企业档案管理势在必行。随着经济的快速，国有企业规模不断扩张，信息资源和档案材料越来越多，且信息量越来越大，这给档案管理工作带来了挑战，传统档案管理模式已不能适应时代需要。基于知识管理背景下的档案管理模式，将知识管理理念和方法融入了企业档案管理工作中，有效提高了企业档案管理质量，使档案价值得到了实现，为国有企业生产、经营、管理提供了参考和依据。

一、档案管理的职能

企业档案是企业经营活动中形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，我国古代就已经有了档案管理的习惯，早在商周时期就已存在官方档案管理机构。档案除了本身使用价值外，更能够为企业管理提供科学依据[1]。另一方面，企业档案更是国有企业发展历史的真赁实据，有一定法律效用，具有自然性与客观性，是令人信服的历史证据，这对于揭示国有企业内部犯罪起着非常重要的作用。同时档案作为历史记录，也为国有企业生产研究工作提供了参考。国有企业在经济发展中起着重要作用，是公有经济的核心力量，我国经济持续发展离不开国有企业。通过前文分析不难看出档案管理对国有企业的必要性，国有企业想要持续稳定的发展下去，必须提高对档案管理工作的重视，毫无疑问企业档案管理在企业管理中占据着重要位置[2]。企业档案中包含了企业经营活动中形成的资料、文件、照片、录像、光盘等各种载体的档案，这些企业档案对国有企业经营、管理有着深远影响，是分析国有企业经营现状的重要资料，这些档案中记录了国有企业发展、经营业绩与发展状况，这些档案是国有企业的宝贵财富[3]。然而，随着我国经济的快速发展，经济转型已逐步完成，客观上推动了国有企业的深化与改革，这对国有企业的档案管理工作提出了新的要求。

二、基于知识管理的档案管理模式

知识管理是指运用管理手段对组织中的资讯与知识进行分享、评价、整合、记录、传递、更新、应用、创新，以实现知识价值，提升企业核心竞争力。二十一世纪新时代背景下，企业发展越来越依赖企业自身所拥有的知识质量，企业所拥有的知识能够为企业在市场竞争中创造优势，增强企业竞争实力。档案管理与知识管理存在着许多共性，二者之间密切联系[4]。档案管理对象是文件、档案、资料。知识管理的对象是知识，而档案作为一种显性知识，是企业知识的重要组成部分，因此档案管理和知识管理在管理对象上存在一定程度上的重叠。另一方面，除管理对象存在重叠外，二者管理目的也有着异曲同工之妙，档案管理目的是：保护档案安全，避免档案流失或损坏，升华档案使用价值，发挥档案职能。知识管理目的同样是保护知识，实现企业知识的价值，提升企业技术含量，提升企业市场核心竞争力。不难看出，档案管理和知识管理目的都是为了满足用户对知识和档案的使用需求，只是二者管理范围有所不同。管理形式上档案管理和知识管理也极为相似，都是对管理对象的搜集、加工、利用。但二者管理手段上却存在一定差异，传统档案管理依然停留在手动管理阶段，知识管理已全面融入了计算机技术和信息技术，基本实现了知识管理智能化、网络化，管理效率和管理质量大大被提高，使知识管理职能得到了强化。新时代背景下，传统档案管理模式也无法适应现代档案管理需求，档案管理和知识管理的有机融合给企业档案管理工作带来了新的转机，使得企业档案管理不论在管理理念上，还是管理形式上，或是管理手段上都发着了变化。基于知识管理的档案管理模式中，虽管理对象依然是文件、档案、资料。但在管理理念上却从被动管理转变为了主动管理，档案管理过程中更加注重档案知识功能的发挥。管理手段也将加强对计算机技术的应用。管理形式上也将转变为信息化档案管理。基于知识管理的企业档案管理模式是知识管理和档案管理的结合，不仅有效将二者优点融合了起来，更摆脱了传统档案管理工作中的不足。这对于企业档案价值的提升有着很大帮助，更推动了企业档案管理工作发展。

三、基于知识管理背景下国有企业档案管理模式的构建

基于知识管理的档案管理模式是将二者的管理理论、方法、理念进行融合，并运用到档案管理工作中，实现国有企业档案管理工作的创新和改革。想要实现这种全新企业档案管理模式的构建，首先国有企业应转变档案管理观念，摒弃传统档案管理的老思路、老模式，积极运用知识管理理论，提高对企业档案管理工作的重视，正确认识档案管理对国有企业经营发展的重要意义，完善档案管理制度，保障国有企业档案管理工作有效落实，提高企业档案管理有效性，充分利用制度的硬性约束，来规范国有企业档案管理工作，增强档案管理人员责任心，避免档案管理工作出现混乱或遗漏。另一方面，应加强对档案管理人员的培训，通过学习、交流等多种学习方式，提高管理人员综合素质，强化其专业技能和理论知识。另外，应加大投资力度，引进先进设备，提高企业档案管理信息化水平，为档案管理工作创造有利条件，实现档案管理信息化，通过信息技术提高档案利用价值和利用率，摆脱"重保管轻利用"的企业档案管理现状，真正发挥档案管理职能，促进国有企业发展，为国有企业发展奠定基础。基于知识管理背景下的企业档案管理，是一种全新管理模式，是国有企业档案管理工作改革创新的主要途径，知识管理融入国有企业档案管理中势在必行。

结论：国有企业在我国经济发展中的重要性不言而喻，我国经济主体依然是国有企业，国有企业稳定发展是经济快速增长的前提条件。档期管理在国有企业经营发展中有着重要意义，这些档案能够对国有企业发展起到指导性作用，基于知识管理背景下的档案管理模式将大大提高国有企业档案管理质量和效果。

参考文献：

[1]徐利玉.浅谈当前我企业档案管理工作中存在的问题及对策[J].湖北电视广播学院，2012，13（11）：119-124.

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档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升，这既是当前档案管理工作的重点，也是实践中的难点。

1.学习能力的提高

信息时代，要求档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，运用网络、现代通讯等高科技手段，对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。当前已经进入终身学习的时代，不会学习将会成为新时代的“文盲”。同样，档案管理工作内容、技术也在日新月异，不主动学习、不善于学习，将最终会被淘汰。

2.操作管理能力的提高

要成为一名合格的档案管理人员，最基础的是要具备实际操作技能，具体包括立卷、整理、编目、鉴定，著录、标引、保护等。此外，还需要具有统筹安排、仔细耐心的基本品质。除了具备基本操作技能外，还需要打造自己的管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序，如何能够协调处理好这些程序的衔接，必然要求具备一定的管理能力。

3.安全意识的提高

作为一名合格的档案管理人员，要把安全责任意识贯穿于档案工作的始终。通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习，多渠道、全方位地宣传档案保密工作，强化保密法制观念，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识，提高保密工作的自觉性和责任感，自觉履行保守国家秘密的义务。有些档案涉及到国家安全和社会稳定，有些档案关系到企业竞争与发展，有些档案影响到个人隐私与生活，因此，档案管理人员应该树立较强的安全防范意识，防止档案泄密事件发生。

4.服务意识的提高

信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务方式，为经济和社会发展服务。然而，随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。

二、办公自动化的广泛应用

1.办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电于文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送，时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

三、档案管理利用效果的应用

新形势下档案管理集中体现在普遍采用计算机和网络技术，极大地提高了档案管理的效率和效果。一方面通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收的电子文件逐一进行归档，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，大大提高了档案的管理和利用效率。

1.建立网络档案系统

在系统内建设数字化综合应用平台，建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

2.加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键

（一）电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。

（二）电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形式部门了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

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中图分类号：G271文献标识码： A

引言

监理档案资料是工程建设监理活动的真实记录，它体现监理工作的痕迹和成果，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，监理档案管理是监理管理工作的重要环节，是监理标准化建设的重要组成部分，是体现监理管理水平的重要内容。档案资料管理作为监理管理的一部分,其重要作用也越来越被监理管理人员所重视。

一、监理档案管理工作中存在的问题

1、对档案资料的重视程度不够

长期以来，相当一部分监理人员对监理档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是传递、保管的事务性工作，技术含量低，不是监理项目部的主要工作，只是其它工作的辅助，只是在工程日常检查、工程收尾中突击一下就能应付，能满足外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现代管理的需求。

2、缺乏统一的管理模式

从档案管理机构上看，有的监理项目部成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的监理部因工程规模、资源和人员的配置等原因，工程档案由其他专业人员代管和兼管，形成的档案材料五花八门。

3、档案资料管理力量薄弱

大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且部分档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。甚至一些归档的材料还不够真实和准确。

4、项目部档案管理制度不健全

项目部档案档案管理不能做到对公司体系文件充分学习，没有完善的档案室管理制度，导致对资料的传递、存放、查阅、检索，更新、检查等不能完全控制。

二、改进监理档案资料管理的措施

1、要提高对档案工作重要性的认识

工程建设监理过程中中普遍存在对工程档案资料管理工作不太重视，到上级检查或工程完工即将交工验收时，才突击应付整理，这给档案管理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，对监理档案在思想上重视程度不够。项目部主要负责人要重视档案工作，充分认识到档案管理对监理工作提供重要的信息资源作用。监理档案充分体现了它的特殊的、不可替代的特性。要不断提高对档案工作重要地位的认识，切实加强对档案工作的管理，将档案工作纳入监理管理和建设的工作计划上，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有计划，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。

2、项目部建立与工程相适应的档案管理模式

根据工程项目特点，监理部建立与工程项目实际相适应的监理档案管理模式，明确相关的职责，确保基本的资源配置，增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更新观念，提高认识，变被动为主动，实现档案资料的规范化管理。

3、提高档案管理人员素质，实施精细化管理、发挥主观能动性；

（1）一个合格的档案管理人员，应具备一定的理论水平和管理素养；具备一定的工作能力和文字表达能力。随着电力工程建设建设和信息的飞速发展，社会对监理的要求也越来越高，监理档案队伍中需要一批现代化信息管理技术方面的人才。在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员的积极有效的工作才能发挥作用。

1）提高档案人员的思想觉悟

档案工作是一项服务性很强的工作，监理档案工作人员要发扬吃苦耐劳、无私奉献的精神，对档案工作有高度的责任感和荣誉感，以及正确的行为。要注重职业道德修养，业务上精益求精，要有主动性、自觉性。要适应监理档案管理现代化的需要，必须提高认识，认清档案工作的意义和价值，努力调整心态，澄清观念,振奋精神，强化职业道德，爱岗敬业。

2）掌握科学化、规范化、现代化的管理技能

计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一份文件不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开现代信息技术，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

（2）通过精细化管理把档案管理的职责落实到人，使档案管理的各项工作落到实处。档案工作涵盖面广，若分工不够明确，则易造成工作遗漏，且出现了问题往往无人承担责任。因此，在实际工作中，要将每一个人的岗位职责落实在纸面上，实现岗位职责的精细化管理，如谁负责施工单位资料报审，谁负责输变电管理系统的维护，谁负责监理内业的管理，谁负责会议纪要、图纸会审纪要等等。甚至可以细致到谁负责某家施工单位的资料报审，谁负责输变电系统的影像资料，谁负责输变电系统公文流转等。

除了做到工作职责分工明细外，还要做到工作的连贯性，当有人因休假或其他原因不在时，其所负责的工作细致地分配给其他人。

相同的工作，如果以更积极的工作态度，更高标准的要求，就会把工作做地更加出色。举例来说，档案资料工作可以在日常细节上做的更加细致和全面：

1）检查报审表格式是否正确，编号、流水号是否正确，保证表中无错别字。

2）检查报审表和附件份数是否符合规定。

3）检查附件是否齐全、附件中的各项内容包括表号、盖章、编审批等是否符合。

这些例子都反映了精细化管理、发挥主观能动性在档案资料管理工作中的突出作用。

4、建立档案管理制度，档案工作做到有章可循

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保管好旅游实践活动当中的各项文件和材料是旅游行业发展的要求，也是推动旅游事业进步的趋势，要重视对相关的旅游材料文件进行整理和归档，并建立旅游档案的综合管理体系，奠定旅游档案终身发展的基础。旅游体系当中的各个部门和单位必须考虑到自身实际，采用行之有效的档案管理策略来为档案的利用和保护打下坚实根基。旅游档案的管理可以从以下几个方面着手：

第一，从根本上提高对旅游档案的管理意识，树立正确的信息观念，进而明确组织领导关系，做好部门之间的协调，提高旅游档案管理效力。旅游信息部门承载着旅游档案管理的重要职能，要想做好旅游档案信息资源的开发就需要从实际出发，树立正确的档案管理理念，积极构建与之相适应的档案管理机构，如果条件允许的话可以构建开发中心以及完善的旅游信息网，从而做好旅游档案资源的管理工作，提高组织和协调水平，切实满足旅游档案管理的实际需求，提高管理工作的运转效率。

第二，有效做好旅游档案管理的服务工作。我国的旅游业起步晚，而旅游档案管理但是明显滞后于旅游业的发展，还没有形成一套行之有效的旅游档案管理体系，那么要想做好新时期的旅游档案管理工作就有了较大难度，尤其是档案基础建设和旅游业需求不相符。例如，档案收集范围存在局限性，内容整理有待规范，管理结构不够科学等。为了转变这一局面，提高档案管理水平就要有效做好服务工作，做到和旅游业发展的同步，同时在进一步的规范档案管理，形成一套系统化的管理策略。

第三，提高档案管理基础建设工作的成效。旅游档案伴随着旅游业的产生而逐步发展起来，当前的但管理规范当中并没有对其给出明确的规范说明，而且也与旅游业的档案管理需要不适应，如果一味的照抄照搬只能够造成旅游档案管理的混乱。因此，旅游档案的管理必须从实际出发，结合当前工作的需要和规律来形成一套旅游档案管理基础规范，更加系统和综合性的做好档案管理，满足旅游业发展对于信息资源的需求。

第四，有效提升旅游档案管理人员的综合素质。旅游档案管理人员素质水平是影响到档案管理质量的关键因素，而当前管理人员素质不高的问题较为普遍，这与旅游档案事业发展历史较晚有着直接关联，而且旅游行业的档案管理更新速度较快，必须要进行知识的不断更新，才能够满足档案管理需要。因此，要加强对档案管理队伍的综合素质培养工作，提高他们的专业技术能力和职业素养，同时要做好知识的更新，真正做到与时俱进。

2 旅游档案的利用方法

新时期做好旅游档案管理的最终目的是要将其进行合理的利用，为旅游业的发展提供良好的服务。相关部门也要从根本上提高对档案利用的重视，除了要做好档案的收集和保管工作以外，还要在旅游事业的推进过程中利用好这一宝贵的旅游信息资源，最大化地发挥旅游档案的价值。做好旅游档案的利用工作需要从以下几个方面着手：

第一，树立良好的服务意识，提高服务质量，为旅游业的发展提供推动力。相关部门必须要具备为旅游业服务的思想理念，不断改进服务态度和服务工作质量，除了要提高日常查阅以及借阅工作的质量以外，还可以利用网上服务，送货上门等多样化的形式来开放性的利用好邮档案的各项信息，提高档案利用效率。

第二，积极构建旅游档案横向联系机制，提高档案资源开发利用水平。在经济体制全面改革的进程中，经济之间的横向联系日益紧密，而旅游档案的管理工作也需要走上改革之路，积极构建横向联系的途径和制度，进一步强化旅游部间、地区间等的关联，发挥各自的档案利用优势，进一步扩大档案信息的影响以及服务范围，使得我国的旅游事业走向蓬勃发展的新时期。我国的旅游资源种类丰富，而且分布范围较广，形成一种交错存在局面，那么在建立横向联系机制以后，就可以发挥组织协调作用，做好综合开发工作。

第三，对传统的旅游检索工具进行全面系统化的编制，使得旅游信息档案的查找工作更加的便捷，信息涉及面积更加全面。除此以外，要加强对地区旅游业发展需要的研究和分析工作，并根据需求来编辑旅游景点的简介资料，形成一个内容丰富和形式多样的信息网络，这样在档案利用的过程中就可以从档案信息网络中心当中快速获取，为需求者提供开放性的档案服务，从而提高档案的利用率。

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（一）意义

第一，方便检索。一直以来，油田档案的管理都是以手工模式为主，如果人们需借阅档案资料时，则要在相应的管理目录中查找，再根据相关的辨识到档案室查找，该检索方式需耗费大量的时间和精力，同时该管理模式也只能在同一时间借阅给一个人参考，制约了油田档案资料作用的发挥。如果实施档案管理信息化，就可采用分类检索等各种各样的查询方式，在计算机的作用下能够快速地查询到所需要的档案资料。

第二，提高信息化管理的效率。油田档案信息化对档案信息的全局化管理十分有利，既方便了档案的归类和整合，扩大了资源的利用范围，又提高了油田企业的管理效率。与此同时，档案信息化管理还可对现有的资源进行充分利用，比如资金、人才等，从整体上减少了企业的运营成本，不仅推动了油田企业健康稳定的发展，还在一定程度上增强了油田企业在同行业中的竞争实力。

第三，促进企业的结构优化。信息化管理改变了以往档案管理的人员结构，它将所有的档案资料采用虚拟数据的形式保存到网络中，按照各职位所拥有的权限，对企业中的工作人员进行档案开放。这些人员可根据自己的工作需要直接在数据库中查找自己所需要的档案，减少了以往档案专门管理人员的工作量，同时也简化了人员结构。因此，档案信息化管理可节省许多人力物力，从而达到降低企业管理成本的目的。

（二）必要性

第一，档案管理信息化是必然趋势。最近几年，随着我国科学技术水平的不断提高，信息化社会已开始逐步形成，其信息化技术也已被广泛应用到各个行业中。要想跟上当前市场经济的发展步伐，增强企业在市场中的竞争力，就不能在信息化的发展建设脚步上落后于人。目前，档案的信息化管理已成为一种趋势，但因各地区的发展水平和实力有很大差异，?S多地区还无法做到油田档案的信息化管理。

第二，可拓展服务领域。档案管理实际上就是对档案中的信息进行管理，信息的价值主要在于它具有一定的时效性和应用的广泛性。档案信息化管理主要是把纸质的档案输入到网络云端中，用电子信息的形式存在，这样便于油田更快地掌握人员的动态。与此同时，油田企业在对档案进行管理时还可采用各种科学技术手段，比如扫描技术、光盘技术等，来提高单位体积中信息的存储容量。档案使用电子文档的形式，既可录入文字信息，还能够记录相关的影音、图片等，从而拓宽了档案管理信息化的服务领域。

二、新形势下油田档案管理信息化建设的建议

（一）做好档案基础设施建设

在当前形式下对油田档案管理进行信息化建设时不能随意进行，要根据档案管理的相关要求，与油田企业中内部的信息化水平结合在一起，完善其档案馆的相关设施，为档案信息化管理配备各种设备，比如数据存储设备等，从而再进行信息化建设，这样可以为油田档案管理的信息化建设提供有力的保障。

（二）强化标准规范建设

在对油田档案进行信息化建设时一定要按照油田企业的自身发展需要，建立并完善相关的规范标准，这对档案管理信息化建设来说十分重要。因油田企业具有一定的特殊性，它内部的生产流程十分复杂，这就导致其档案资料特别繁多，再加上其格式差异化情况较为突出，给档案管理工作带来了很大难度。为了能从根本上解决好这些问题，在对档案进行管理时一定要强化标准，比如文档的编写、存储等等，这样对档案的高效管理十分有利。

（三）加强档案信息收集

因我国在油田的发展上有较长的时间，所以会存储大量的档案信息，其存储方式也多种多样，比如纸质档案、光盘等等，这些方式所存储的内容包括了钻井、完井、井下实地工作等等，内容涵盖十分广泛，由于这些档案数量的繁杂，因此在对油田档案进行信息管理时，要对所有档案进行准确录入是一项庞大的工作。每一份档案资料的缺失，对油田来说都是一种损失，所以加强对油田档案进行信息的收集和录入，是其进行信息化建设的基础。

（四）实现档案信息资料再利用

油田档案管理信息化系统建成后，不仅要连续不断地收集并保存企业在生产运营期间的各种档案信息，还要从整体上发挥出信息化时代的档案优势，对档案中的信息进行全面而深度的搜索和挖掘，从而能更加深入的开发出现有的档案资源，促进其由传统的数据型档案向知识型档案的方向转移，使档案资源的利用价值能最大限度地发挥出来。

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随着全球信息化的快速发展，更多的企业认识到将信息化融入企业发展血液的重要性，中石化档案管理系统在本企业应用就是其中之一。企业档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、网络技术、通信技术充分运用于对档案信息资源的处置、保存、管理、开发、提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。

本文谈谈中石化档案管理系统在本企业应用中的优势。

一、中石化档案管理系统流程板块设计合理，可操作性强

中石化档案管理系统主要包括C/S端的档案系统客户端和B/S端的档案系统网站；共有三个板块，一是CS端的档案管理板块及档案配置板块，二是BS端网页板块――档案网站。

档案系统的业务流程分为6个，收集整编流程档案归档流程档案借阅流程档案共享流程鉴定销毁流程年报统计流程。档案系统功能设计18个，收集整编、归档审批、档案检索、共享管理、鉴定管理、专题编研、年报统计、运维系统、数据管理、提报管理、借阅管理、集团共享、档案推送、归档批处理、库房管理、续借管理、外部接口、温湿度管理。

总的来说系统集档案收集、存储、统计、查询利用等内容管理和电子文件归档接口六大主要管理功能于一身，确保了归档电子文件真实、完整可用和安全，在档案管理中具有可操作性强，可进一步提升了茂名分公司档案信息资源标准化规范化管理水平，为建立中国石化统一档案信息资源管理、共享档案管理的平台奠定了基础。

二、中石化档案管理系统各板块功能明确齐全，系统性强。

1.中石化档案管理系统档案管理板块

档案管理主要具有业务数据处理，统计，查询的功能，使用对象是档案专兼职人员及系统关键用户；档案管理板块突出点是能提供强大的数据导入导出功能，数据导入功能多样可导出数据模板，进行数据整理后再导入系统相应的档案类中，可以脱离系统进行数据的收集整理。

原文批量挂接方式多样，为满足数字化扫瞄工作的需求，系统还提供多案卷挂接电子原文的功能，为数字化工作提供强大的支持。打破原系统只具有的单一的录入数据及电子原文挂接功能，为数据的收集整编及原文的挂接提供快速的途径，大大提高工作效率；它还可定义个性化录入界面，个性化设置比较强，档案员可以根据自己的喜好对消息提示方式进行个性化的配置，从而满足个人需要。

茂名分公司从去年12月开始业务重组后，业务量大大增加，人员却不增，新人不进，旧员到龄退下，在人员紧张，业务量大增的情况下，档案管理板块的强大的数据导入导出功能及原文批量挂接方式多样，给我们茂名分公司档案员档案数据录入归档，电子原文上传带来了便利，提高工作效率。

2.中石化档案管理系统档案配置板块

档案配置主要是系统配置应用；使用对象是档案领导及系统管理员；档案配置板块突出点是机构管理功能能让系统管理员直观了解现有的行政组织机构；可以对组织机构添加，删除，有效和无效化处理，同时可以对组织机构做排序操作，方便管理。

用户管理功能能对系统用户进行统一管理，统一使用AD域账户作为系统账户有利于用户的统一，为单点登录的实现提供方便；视图配置功能的可以添加、删除视图以及视图目录树节点进行动态配置和管理；多视图展示形式支持同一年度使用多个视图展现形式；不同单位可制定不同的视图显示方式可对视图进行权限控制，可限制视图的使用范围。

档案配置板块的机构管理功能、用户管理功能及视图配置功能；让茂名分公司的档案领导及系统管理员对茂名分公司的38个组织机构、5000人左右的用户，18个档案类的视图目录树，一目了然，无论是从管理、还是查询和使用都带来了方便，节省工作时间。

3.中石化档案管理系统档案网站板块

档案网站主要是档案查询借阅、流程审批、档案编研、推送；使用对象是普通用户及档案管理员；登录后，进入查询首页。左侧为功能区，右侧为查询区。功能区包括个人工作平台、档案检索、档案编研、档案推送。查询区提供所有档案文件的查询、原文的查询、专题查询、视图查询功能。其中档案检索功能包括分类检索、全文检索、跨库目录检索、视图检索、目录检索；用户可以根据这些档案检索功能在权限允许的情况下进行在线查阅，然后走在线借阅流程。

系统提供在线借阅功能，用户可以通过“申请借阅”方式，来取得管理员的授权，只有审批流程通过后，才能有相应的浏览或下载权限。

档案网站板块的档案检索功能多形式化及在权限许可下、安全性保证的情况的在线借阅功能，解决了茂名分公司的38组织机构，不在同一地方办公，对档案利用困难；让档案利用人员来回跑档案室查借阅的落后管理方式已成为过去；电子文件在线浏览、借阅等功能，让茂名分公司档案工作人员工作效率得到很大的提高，让查阅者在网上轻松查阅，借阅，在线浏览，大大提高工作效率。还有就是此网站可以实现中石化查询；建立中国石化统一的档案共享平台，通过统一的共享平台，在权限允许的前提条件下最大限度的达到档案资源共享。

三、中石化档案管理系统与其它业务系统接口相容，兼容性强

建立标准系统归档接口通过标准的系统接口，可以接收各业务系统推送的数据。只要符合档案业务规范，并遵循标准数据规范，即可实现数据的归档，方便本茂名分公司合同管理系统、本地公文管理系统的集成工作。

四、中石化档案管理运维系统部署运维平台健全，保障性强