信贷档案管理范文

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全面提高全行人员对信贷档案管理工作的重要性的认识，更新观念，加强对信贷人员规范化操作、法律意识和法律知识的培训，化被动为主动，要求每个基层行处必须明确一名信贷专管员，专门负责信贷档案的日常收集、整理、归档、装订、维护等；同时落实岗位责任制度，按实际信贷工作与客户分工，根据信贷业务与单位的不同确定相应的信贷档案责任人，加强贷后管理的同时，建立独立的信贷档案，随时监测信贷风险，确保信贷档案的完整，并且统一安排定期与不定期的信贷档案人员培训。

二、强化考核，奖罚分明，确保信贷档案管理有效开展

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随着信息时代的发展，档案部门将现代信用档案的科学管理提到了议事日程加以研究，积极指导机关、企事业单位建立信用档案，并协助有关部门在国家综合档案馆建立起信用信息远程利用平台。

一 、综合管理信用档案可以满足新形势下社会对信用档案的远程利用

档案部门通过综合管理信用档案可以满足新形势下社会对信用档案的远程利用，这是档案部门综合管理的优势。一般法人单位的客户信用记录 ，是在业务活动中产生的，由于同一信用主体的信用档案往往形成并保存在不同的单位与部门，如银行、税务、保险、海关、技术监督、工商行政管理部门、民政部门、法院、检察院、公安局等，从这些单位采集与远程利用信用信息十分困难，一方面有了解他人信用状况的需求，另一方面却无从获取本单位以外的这些信息，一份调查表明，将本单位信用记录对社会提供查询利用的仅占百分之二十，因各类信息最终均得保存在档案部门，要实现信用档案信息的跨部门、跨行业、跨单位、跨地区的远程利用，档案部门较之有优势，我们可以利用平时已建立的工作网来收集分散在各部门的“信用档案”信息，然后进行综合整理、开发、利用，通过公开网、公共网为社会需求提供服务。档案部门要发挥信用档案管理优势，一方面应充分开发馆藏有关信用档案信息资源，对已有馆藏档案信息的挖掘，将日积月累的大量材料，经过筛选使其精华保存，形成比较完善的“信用档案 ”，为做好信用档案工作提供历史经验，另一方面是对尚未入馆的档案信息的开发利用，当然，这还需要各级政府的适度干涉打破和消除单位与单位，部门与部门，行业与行业，地区与地区之间的壁垒，促进信用档案信息远程利用。信用档案信息作为一种特殊的专门档案，有着自身的规律，对其产生与形成的规律、产生范围、保管及真实状况的鉴定，信用共享的研究，探索这类档案运行的内在规律，不但在理论上有所创新，从工作实践中摸索和归纳出一整套科学有效、具有可操作性的管理方法，可以丰富我国档案学的内容，更重要的是有利于社会信用体系的建立，在全面建成小康社会中发挥强力作用。

二、根据形势发展和需要，扩大职责范围，明确具体管理内容

由于社会的不断发展，信用档案是新形势下档案工作新的工作对象，信用档案在内容构成、收集渠道、管理方法等方面与传统档案有所不同，但也有许多共性，目前部分国家商业银行建立的客户档案、信贷档案等已涉及到信用档案范畴，档案部门要增强工作的主动性和积极性，将信用档案工作纳入自身的工作视野，对这些档案进一步加强研究，界定收集范围，规范管理方式，改进管理手段，明确利用途径，积极探索信用档案管理的最佳方式和有效途径，最终使每个企业和个人的信用状况从无形走向有形，从难把握到有“记录在案”的质的飞跃，这是档案部门实施职责的体现，优势的体现。

信用档案主要指相关机构根据业务需要，搜集、整理和保管的反映个人企业信用状况的信息材料，由于内容涉及一些非公开信息，一般以户为单位进行管理，形式上类似人事档案，故泛称为信用档案，其形成比较广，涵盖诸多行业领域、企业（包括个体私营企业）、社会中介组织的登记注册、法人执照、产品质量认证、评估材料、经营销售行为、纳税、合同履约、部门规则、行业的主管部门对行为规范诚实守信者认定的文件、证书、牌匾等不同形式的原始记录、对有违规违法行为者，监督部门执法部门形成处罚的文件材料等，还有与企业中介机构和个人诚信操守相关的大量档案材料。

按照国际惯例，个人信用档案资料分为良性记录和不良性记录，前者将保留十年，后者保留三年，其信用档案按照档案法规均得在一定时期内上交档案部门，因而综合管理信用档案的职责终归落在档案部门指导和帮助有关部门及时建立企业和个人信用档案，采集和整理信用档案信息，建立一种信用档案体系，进行综合管理，保存企业的信用状况，进行科学、合理的评估，使企业或个人便捷的查找利用信息档案，在市场经济中发挥出对信用状况的奖惩作用，承担此项功能，应是档案部门责无旁贷的任务。

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【关键词】信息资源档案管理

信息时代对人类社会带来的影响广泛而深远，然而从全球互联网的诞生到现在，不到20年的时间。因此，世界各国，各行各业都还在努力认识这一新时代的特征，尽早适应它，利用它。我国从1994年接入互联网以来网络发展十分迅速，国家级4大骨干网络即中国公众多媒体互联网、中国教育科研网、中国科学网、中国金桥信息网先后建成，并通过电信部门的4个出口与互联网连接。以网络技术为主要特征的信息时代，对我国政治、经济、文化等各个方面、各行各业都带来很大冲击，而作为人类社会信息资源的档案也不例外。

1.信息时代给档案工作带来的机遇

由于互联网具有全球性、开放型、交互性、即时性、综合性等特点，所以它给档案室工作带来前所未有的机遇。

1.1实现档案信息资源共享。资源共享是包括档案工作在内的整个社会信息存贮、传播事业的理想境界，它将给档案事业带来深刻影响。经济的市场化与全球化，知识经济的崛起，社会的信息化和网络时代的来临，势必使电子文件与电子档案在档案家族中的地位日渐显赫，使档案管理的信息化、文献信息管理的一体化成为时代的潮流。互联网作为超越地域和时空界限的人类信息传播交往空间，随着档案馆联网，实现档案信息资源共享，人们都可以利用这种信息资源使得馆藏档案无形中得到扩展，极大地优化了馆藏资源配置，方便了利用者。

1.2实现档案馆的职能延伸。馆藏档案信息资源是档案馆利用工作的基础，档案工作必须强化信息开发职能。为此，档案工作的重心必然向两个方向偏移。其一，为了保证档案资源开发的基础，档案工作的信息化必然促使立档单位自觉控制文件材料的形成与积累，向科技或文件管理延伸；其二，将档案信息咨询、档案信息编研、档案定向服务和档案信息传播作为利用工作的重点，向档案信息的智能控制延伸。

1.3实现档案信息资源的社会化。在我国信息化的过程中，各行业主管部门和各地区已经建立起各种信息平台，它们像“信息高速公路”上奔驰的“汽车”；为各种信息交流创造了条件。在档案领域，网络技术发展不仅提供了融多媒体技术、远程传播和虚拟现实等在内的新型档案管理手段，并且在很大程度上克服了因档案信息资源的有限性而造成的信息资源浪费等现象，从而为人们更多地获取信息机会和权力提供了极大的发展空间。

1.4实现档案管理的集成化。在各种信息管理方面，以各种文件的制作、审签、运转，到档案的整理与加工，都可以再网络上完成，虚拟的档案管理系统和档案馆已经显示出其综合、高效、快捷的优势和强大的信息管理能力，促使档案工作在档案管理信息化的同时，纳入现代社会信息管理系统，形成信息的集成优势。如果在互联网上建成虚拟的档案馆，各档案馆之间可以实现资源共享，形成合力，使馆藏信息资源配置得到优化，不搞重复建设，且利用范围更广，速度更快，容量更大，而且资金上的投入还可通过网上广告灯获取回报，有利于解决档案事业经费不足问题，促进档案事业的发展。

2.信息时代对档案管理的严峻挑战

计算机网络的发展，是一把双刃剑。它在给档案工作带来难得机遇的同时，也使档案管理面临严峻的挑战。

2.1对档案工作传统的文化取向地位构成了挑战。众所周知，档案部门是一个比较封闭的部门，长期以来受传统文化取向的制约，形成了固有的服务模式，原有的繁琐的手工借还工作方式根本不能适应现代信息社会的需要。特别是随着电子档案信息的日益丰富，尤其是多媒体档案信息检索技术的应用，用户快速、全面的查找利用档案信息对档案工作人员提出了更高的要求。档案工作在这样的社会环境中要得以发展，就取决于档案人员是否能掌握先进的信息传输技术，用户的档案信息需求向纵深发展，便可在信息网络的一个终端查询巨大的档案信息资源，并迅速准确地获取各种档案信息。

2.2对档案保管利用技术方面带来了挑战。随着计算机与网络技术的发展，档案工作的重点将转向信息深层次的加工处理和信息处理的开发与研究，传统的文件材料分类、组卷，以及卷内文件的排列、卷内文件的抄写被计算机技术所代替。就目前而言，计算机技术已为档案的编目和检索工作带来了方便，为利用者提供了快捷、高效的现代化手段。档案工作要适应利用者的需求，就必须转向档案信息的深层次加工处理，而我们现在所能做的仅是将著录卡片输入计算机建立了1个目录数据库而已，根本不能解决广大利用者获取档案信息资源的需求。

2.3互联网的开放性对档案工作传统的保密方式构成了挑战。建立开放的、公众的档案信息利用制度是信息时代的必然。由于档案文件材料内容广泛，涉及政治、军事、经济、科技、文化等诸方面，在上网过程中不可避免地触及诸多的法律问题和计算机网络技术方面的问题，较之传统的管理方式难度要大得多，而档案保密法规的不健全，使之保密与控制使用范围难以掌握，对如何控制使用范围缺乏必要的法律依据和技术手段。

2.4给档案工作人员知识结构带来了挑战。抢占制高点是当今社会获得生存发展的重要手段。从档案管理看，由于新技术的介入，使传统的档案工作发生了深刻变化，这种变化体现在档案人员的认识上，主要表现在新的技术手段与落后的管理手段的矛盾。目前，我们仍花费大量的时间、精力用于案卷的整理、分类、编号、编目等一系列繁杂的工作中，而对深层次的档案信息无能力、无时间去挖掘、加工整理，因此档案工作人员新知识新技术的缺乏成为当前急需解决的首要任务。

3.信息时代做好档案工作的对策

在当今时代，互联网已渗透到国家政治、经济、文化和人民生活的各个领域，成为人们生活中不可缺少的一部分，档案工作必须准确把握这一时代特征，正视互联网带来的挑战，积极寻求合理的对策。

3.1要转变观念，树立正确的网络意识。互联网的到来是现实，其影响是不可避免的。档案工作者要努力学习有关计算机的知识，认清它给档案工作带来的机遇与挑战，尽可能熟悉多媒体技术、网络技术、光盘技术、复印机及数字图像扫描与加工等现代化技术，并在档案信息加工及传播技术、网络信息检索技术方面有所侧重，为档案工作服务。只有这样，档案工作人员才能适应信息社会对档案信息资源的需求，成为掌握先进档案信息加工处理、传播和检索技术的有用人才。

3.2档案工作自身要进行调查，使之不断适应发展中的信息社会。在事业发展上，应按照信息时代的要求，加大对档案工作的投入。在利用服务方面，应突出满足国民经济的需要，从信息资源、信息传递等方面进行调查，以提高档案工作信息服务的有效性；同时，不放松基础业务建设，特别是网络技术的建设，以满足社会各方面对档案信息资源的需求。在信息日益一体化的今天，更要加强各种类型、各个层次档案馆之间的联系和交流，分工合作，共建、共享档案信息资源。

3.3加快档案馆信息化进程，为档案工作现代化奠定技术基础。重点是抓好档案馆的数据库和网络化两大建设。建库应结合档案信息开发，进行合理配制，提高规范化程度，加强网络使用；应立足档案馆群体，开展社会协作，为社会提供便捷的网络信息服务。

3.4加强领导，保证网络健康发展。要抓紧制定档案网络发展规划和政策，加强网络的监督和引导。要加快制定网络法律法规，确保依法、规范发展。

参考文献

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1.2档案管理人员素质欠缺档案管理人员是实现档案信息化管理的主导力量，对推进档案信息化进程起着重要作用。现阶段，尽管档案管理员有专业的档案管理知识，却不能满足信息时代的需求，更有甚者从未接触过计算机和网络。加之档案管理部门缺乏既懂专业知识，又掌握网络、计算机、通讯技术的全能人才，致使档案管理人员整体综合素质缺乏，阻碍了档案信息化管理的快速发展。

1.3档案信息化的服务观念和方式滞后随着社会经济的迅猛发展，档案信息化的服务对象在迅速扩展着，不同行业、不同阶层都有越来越多的需求。但由于涉及到档案信息化服务的保密和安全等多方制约，仍然还有很大的障碍。

1.4标准化、规范化程度偏低档案工作的标准化、规范化，是信息化的前提和必要条件。由于标准化、规范化程度低，致使分类编码标准不完善、不统一，档案著录细则相容性差，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准等，使得多元的档案信息资源不能顺利存储、管理、使用，制约了信息交流的范围和程度，影响了档案信息化建设的步伐。

2.强化档案信息化工作的举措

2.1加强档案信息化基础设施建设计算机网络、数据库系统及应用是档案信息化建设的基础。随着档案信息量的剧增，档案管理员需采用先进的计算机技术、多媒体技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，将传统的纸质载体材料转化为全文、全图、全声的电子信息，并实现自动检索。这就需要投入大的财力，提升软硬件的配置，满足档案信息化管理的基本要求。

2.2提升档案信息化管理队伍素质由于档案涉及的门类众多，知识面宽泛，需要构建一个复合型、多层次人才群体，以便推进档案工作的开展。一是要具备足够的档案管理理论、档案编研、档案管理技术等。二是要有一定的计算机、网络、高科技应用水平以及档案信息资源开发能力。三是要加强档案信息化管理人才、技术应用型人才和青年人才的培养，保证档案管理队伍与时俱进，适应数字化时代需求，更加高效的完成档案管理工作。

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档案管理的创新是档案事业可持续性发展的核心,只有不断地创新,才能适应经济社会发展的需要。档案管理事业应该适应和服务于社会各项事业，只有与时俱进的创新才能使档案工作充满生机和活力,促进档案事业可持续发展,从而跟上当今和未来世界发展的步伐。

一、思想观念创新

（一）思想观念创新是档案管理工作的发展目标。档案管理工作是一项基础性的工作，它具有科学性、管理性和服务性的一项综合性的工作。新时期的档案内容广泛、形式多样，是经济发展的重要信息资源。在信息化高速发展的科技时代，档案工作者更应该强化责任意识，充分认识到新时代档案管理工作的重要性。对档案管理要有创新精神，在思想观念上有所转变，对档案资源进行深入挖掘提炼，将档案精品提供给利用者，让档案资源得到最大化地利用。

（二）思想观念创新是档案管理工作可持续发展的动。要明确档案管理方式与理念创新的必要性，信息和网络高速发展的时代，档案管理工作必须做到与社会经济发展同步，这就要求新时期的档案管理要在思想观念上最大化地适应信息化时代的经济和社会发展，达到为社会经济建设服务的目的。

（三）思想观念创新是档案资源利用最大化的保证。档案的利用是所有实践的最终目标，由于对档案利用工作重视不够，现阶段人们的档案利用率非常低，导致档案资源不能给经济发展和社会进步带来最大化的价值，而长时间单一、枯燥乏味的工作方式、落后的方法,又一直束缚和制约着档案工作者的思想,事实证明，如果档案管理工作还是单纯的依照传统思想和传统方式来进行管理，是不能满足社会发展需要的，所以一定要努力培养档案管理工作者的创新意识,以实现档案资源利用的最大化。

二、管理创新

（一）管理理论创新。1.档案管理要调动广泛的社会参与。随着社会的发展和信息化程度的提高，档案信息量越来越大，涉及的面越来越广，仅靠档案管理部门是不可能全面、准确地收集所有有价值信息的，这就要求我们在管理上有所创新，要充分调动和发挥各个行业、各个部门包括社会大众参与到档案管理工作中来共同管理，在搜集、筛选、整理、共享等一系列过程中做到资源的最优整合。2.档案管理要重视人才管理。档案管理工作需要大量敬业、认真、严谨、业务素质高、业务能力强的专业性人才，档案管理中首先要重视人才的重视和培养，要建立适当的管理机制，提高档案管理工作人员的素质和水平。

（二）技术理论创新。第一台打印机的出现开启了文字从传统的手写到铅字的大门，从此档案信息也进入了新的时代。计算机的广泛运用使得档案又从纸质进化到电子档案的概念上，新型电子档案以其快捷、无误的特点，在文件的归档、整理、鉴定、统计等各个环节效率突出，新的技术为档案管理工作者提供了新的平台，从根本上改变了档案的管理与利用方式，实现了信息的共享化。

（三）管理方式创新。一些档案馆等档案管理部门虽然收藏有大量丰富的信息资源，但是管理方式的落后以及对人们提出的种种限制性条约导致了利用率的低下，所以，必须对现有的资源进行优化、整合，能够确保及时、准确、高效地为用户提供服务。随着现代化设备、技术的广泛应用，要求档案管理的方式必须与时俱进，电子信息技术让档案资源有了更广阔的空间，这要求管理者要建立一套优质的检索程序，让档案利用者能够不受时间和空间的限制在最短的时间内得到最有效的资源，所以新的社会形式，新的经济条件下一定要有与之相适应的管理方式，要建立与社会发展相适应的管理方式，满足社会发展的需要。

三、服务方式创新

从我国目前的档案管理工作的现状来看，档案管理工作中的服务还不够完善，要适合社会的发展，在服务方式上就要有所改变，要对档案信息进行深层次开发，增加档案信息利用的积极性。在新形势下，档案工作者面对需要满足的各方面日益增长的服务需求，要在实践中不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。所以，档案工作者必须对形势的变化有所认识，转变观念，不断创新，勇于实践，加快档案事业的发展，更好地服务于全社会。创新是档案事业发展的动力，只有不断创新，才是档案事业未来发展的根本出路，才能使档案事业适应和服务于社会各项事业。档案管理工作必须进行不断地创新，档案工作者面临的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,创新是档案事业发展的必然要求。

【参考文献】

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1.创新与基础。工作创新不是凭空想象,创新必须在原有基础之上进行。我国档案工作历经半个世纪的发展,形成了一整套理论、方法和工作经验,档案事业得到了较快发展,形成了独具特色的工作体系,这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义,是创新的根基,因此,创新绝不能抛弃这个基础,要在认真研究、总结过去的基础上,分析现在和将来的形势,在发展中寻求新的突破。

2.创新与现实。工作创新不能脱离实际。当前,档案工作仍处于发展阶段,在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中,许多问题没有解决好,档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实,面向未来,从实际出发,围绕如何解决现实存在的问题,在打好基础、快速发展上求突破。

3.创新与学习、借鉴。学习是创新的基础,借鉴是创新的阶梯,创新是学习的动力,也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识,借鉴本行业成功的经验和方法,又要学习相关专业、其他行业知识,借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则,运用否定之否定认识规律和批判、继承观念,在学习、借鉴中创新。

4.创新与实践。创新是事业发展的动力,但创新绝不能是虚无缥缈的创新,理论创新、方法创新都要经过实践检验,凡是对事业的发展有促进作用的创新,都要大力推广,在实践中不断完善。

二、服务的创新

1.建立档案网页,开展网上利用服务。随着档案的内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。

2.建立“电子文档案数据管理中心”。档案室与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子档案数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案室,是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。

3.电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案室的服务器上归档。

4.开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

5.开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后,公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要,希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求,进一步转变工作职能,提高工作效率,密切党和政府与人民群众的联系,维护广大人民群众的根本利益。

三、拓展服务领域

1.信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务,已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人,又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂,越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

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中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）16-0322-01

1 档案管理信息化的特点及内容

1.1 档案管理信息化的特点

在实施档案管理信息化过程中，相关管理政策等均有上级管理部门统一规划并实施。档案管理引入信息技术，标志着电子档案管理模式的形成，同时也是政府、企事业单位信息化管理的重要转变标志。利用信息技术优化档案管理，能够充分发挥信息管理优势，实现资源的有效整合和利用，从而实现档案管理数字化，并依托网络优势实现网络化管理，对于提高档案管理质量有着积极的促进作用。

1.2 档案管理信息化建设的内容

1.2.1 构建起完善的全国性统一平台

档案管理信息化需要一定的硬件设施为基础，硬件建设也是实现信息化管理的物质基础。这就需要在地方档案管理信息化建设中与国家档案建设保持同步，只有这样才能发挥电子信息平台的整合作用。

1.2.2 实现规范化建设

档案管理向信息化的转变，必须有相应的建设标准，相关组织需要进行充分调研，根据既有规范标准逐渐探索与时展相适应的信息化管理模式。

1.2.3 完善档案资源建设

信息资源是档案管理的重要内容，同时也是制定组织发展战略的重要依据。为了保证信息资源的实效性和实用性，在档案管理中需要充分整合数据库资源，建立数字档案基地，从而实现公共档案数字资源的有效补充。

1.2.4 应用系统建设

应用系统的档案信息化管理的技术支持，通常来说应用系统需要具备良好的兼容功能，能够保证常规档案应用需求，在软件选择上需要注重通用化和操作性。

1.2.5 培养信息化管理人才

档案管理信息化的发展，关键因素在于与之相适应的人才。因此，档案管理单位需要切实把好人才培养、引进观，为档案信息化管理创造更优越的人才环境。

2 信息化时代档案管理工作面临的问题

2.1 管理信息规划和体制落后

根据调查分析发现造成我国档案管理工作信息规划设计滞后的原因是多方面的：第一，我国档案管理体制落后，档案资源在空间分布上是相互分离的，受制于资金和权限等因素无法在全国范围内统一设计和规划档案信息资源。第二，档案信息化具有很大的不确定性，因为档案的数字化信息化正在建设中，处在不断的发展变化过程中，这样就不好设计档案数字化管理的系统，所以导致信息化档案不够全面和真实。对于档案信息化首先要完成的是整合分裂的档案资源，既要整理历史档案，工作中正在生成的档案也要纳入信息化系统，但是要实现信息档案的共享还有一定的困难。

2.2 档案管理服务手段落后

进入信息化时代以来我国认识到档案管理信息化的重要性和必要性，大力建设信息高速公路，大背景下我国档案管理信息化水平不断提高，但是距离社会的需要还有很大的距离。我国档案资源不够完整全面，在档案查询和对接方面技术落后，无法达到用户的使用要求。很多档案管理人员在工作中还是手工检索和编辑，经常出现档案资料不按时归还的现象，影响了档案信息的完整性和安全性。

2.3 缺少高素质的档案管理人员

档案管理看似是很简单的工作，但是它需要强烈的责任心，因为档案管理枯燥乏味，需要良好的职业道德来支撑繁重的工作。档案管理又有一定的专业性，需要档案管理专业知识和一定的信息技术才能胜任，目前我国档案管理人员很少是科班出身，缺少专业知识和信息技术，影响了档案管理信息化的创新工作。

2.4 档案管信息化创新缺少制度保障

档案资料复杂、繁多，档案管理需要科学制度的保障，这样才能提高档案管理的安全性和工作效率。但是目前我国档案管理工作缺少标准化的制度保障，同时部门沟通不畅，导致单位信息流通不畅。这些弊端影响了信息化时代档案管理工作的创新，甚至导致信息外露影响档案信息的安全，阻碍了档案管理事业的发展。

3 信息化时代档案管理工作的创新途径

3.1 创新信息化档案管理理念

要创新信息化档案管理工作理念，为信息化时代下档案管理工作的创新发展奠定重要的理念基础，并对其日常管理工作作出正确的思想指导，引导档案管理工作朝着数字化、现代化和质量化的方向发展。在日常档案管理工作过程中，相关管理人员要以科学发展观为指导思想，对档案信息化管理工作给予高度重视，充分认识到信息化对提高档案管理工作质量的重要作用。同时，相关工作人员要树立创新意识，敢于拼搏和研发，管理理念要不断与时俱进，提升管理工作的实效性，以便更好地为人民服务。

3.2 档案管理服务手段的创新

首先在档案收集和上传方面要实现自动化。信息化时代档案管理的重要一环是收集和录入信息，和纸质档案资源相比，信息化的档案Y源管理依靠工作人员的下载和上传，在这个过程中出现问题就影响了档案信息的真实性，所以工作人员必须充分利用信息技术，利用程序软件实现资源的自动化管理，确保档案信息的真实有效。其次，实现资源在线查询服务，信息技术的发展极大地方便了人们的生活，也改变了人们工作和生活的方式，人们更加依赖信息技术带来的便捷性和时效性。传统档案管理必须去档案馆室查阅文献，耗费时间，档案管理服务创新就是要利用信息技术开放档案查询端口，让人们随时随地使用档案资源。

3.3 提高档案管理人员素质

第一，每个劳动者都需要具备一定的职业道德，档案管理人员也不例外，爱岗敬业、一定的事业心和责任感是做好任何一份工作的前提。只有具备良好职业道德的档案管理人员才能积极投入工作，总结工作经验，发现工作中的问题并研究解决办法，推动档案管理的创新发展。第二，档案管理有一定专业性，管理人员必须具备专业知识和一定的信息技术，关注社会变迁和档案工作的发展，这样才能胜任新时代的档案管理工作，才能有创新管理的能力。另外，现代社会各界普遍对人才提出了创新要求，档案管理人员也要有一定创新意识和创新能力，破除陈旧观念和成规，用创新的方式解决工作中遇到的各种问题。

3.4 加强制度管理，确保档案安全

档案管理工作因为制度不完善，管理不规范，容易造成档案机密的泄露影响档案管理安全。所以，在进行档案信息化管理创新的同时必须高度重视档案资源的安全问题。相关部门要建立科学严密的管理制度，加强网络平台的安全建设，确保我国档案信息的安全。

4 结束语

在信息化时代，档案管理部门应该加强对档案的信息化管理，加强档案资源的信息化建设，建立完善的档案信息安全体系和档案数据库，提高档案信息化管理的安全性和规范性，提高档案信息化管理的质量，把创新成果变成实实在在的产业活动。

参考文献

[1] 白小薇.浅议信息时代下档案管理工作的创新[J].内蒙古科技与经济，2015，09：23+25.

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1.加强档案信息化建设是社会发展与进步的重要表现

（1）随着时间的前进，社会发展到了一定的程度，对于信息资源的需求和利用也越来越渴求，加上科技的发展，信息化时代的到来，给信息化档案建设提供了机会，现在对信息资源的掌控程度是决定成败的关键，有超过自然资源的势头，因此在信息革命的大潮中如何让我们的国家和社会能够处于强劲的前进势头，就需要我们加强档案信息化建设工作，把这条道路走到底。

（2）档案信息化是我国经济发展宝贵资源。档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源，档案资源信息化是新世纪档案事业发展的必然趋势，是事关档案事业全局发展的重大战略。档案信息化是进一步提高档案管理和服务水平，实现档案事业跨越式发展的重要一环。由于我国城市的发展和社会的进步使档案工作面临着严峻的挑战，要实现档案事业的新跨越，获取档案工作的新突破只有紧紧依托人才和科技加快发展档案信息化。档案工作只有紧跟形势才能服务大局。作为档案部门要在理论创新、制度创新、科技创新和服务创新上有所作为，一个重大的举措和最为关键的突破口就是实现档案信息化管理。档案部门只有早日实现信息化，跟上信息社会发展潮流，与时俱进，才能充分实践“三个代表”重要思想，才能从根本上使档案事业和整个有中国特色的社会主义事业一起实现跨越式发展。从这个意义上讲，没有档案信息化，就没有档案工作的未来。档案信息化是事关档案事业发展的重要关键性问题，它使档案工作面临着挑战却又充满了希望。

（3）档案信息化建设即使顺应社会的发展同时也是我国科学发展观的体现。以现实为发展方向，以时展潮流为前进方向，充分利用现代技术来提升档案管理工作，从观念到工作模式进行改革和创新，促进档案事业的长远发展，以档案管理为基础，以服务为核心，从广大人民的需要为出发点来进行档案管理工作信息化建设的开展。响应国家科学发展、和谐发展的科学发展观，用实践来完成档案信息化建设的基础工作。

（4）档案信息化建设是档案管理现代化的重要标志。信息化发展水平现在是世界各国评判其发展水平的一个标准，也是一个国家或地区的实力象征，因此深化档案管理工作改革，加强档案信息化建设，将档案信息建设放在档案工作改革的首要地位，认清现实，让档案信息化进程可以和社会、城市的发展同步，以更好的完成辅助社会和城市发展的任务。

（5）档案信息化建设是档案工作者不可推卸的历史责任。信息技术给我们的生活带来了很大的变化，尤其是在便利性上，借助计算机、网络、通信技术等等信息化技术，将我们的工作变得更加的快捷便利，省去了繁琐的流程，可以将更多的精力放在如何提升服务质量上。档案信息化建设具有历史意义，是我们的社会发展的烙印。现代社会以科技为核心力量，充分体现了知识经济时代的特点，这对社会产业结构都起了很大的变化，人们获取信息资源的方式更多，渠道更广，覆盖面积更大，这些改变对于档案管理工作来说要求也更多了。因此需要进行档案信息化建设，以满足不断膨胀的信息增长需要，这是我们档案工作者在这个时代的历史使命。

2.准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化

（1）加快数据准备推进档案现代化管理进程。在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（2）用法律来规范档案工作，用科技来发展档案事业。首先，党和政府作为档案事业的监督管理者，要以档案法制化来进行档案工作的管理，并且以档案管理服务工作为中心开展工作，引入现代先进设备和技术来进行档案工作的辅助任务。其次，档案部门要完善现有的服务内容，并且不断的去开发新的服务项目，提高服务水平和服务范围，为档案事业的发展提供有利条件，以服务为基础，做好档案事业发展的基础工作。第三，扩大档案信息资源收集范围，与其他档案部门和，实现信息资源的共享，以扩大档案信息类型和内容的覆盖。这些基础工作都是为档案事业的发展夯实基础，通过几年几十年的努力来为档案事业的将来提供条件和资本，伴随社会和人民经济的发展，人们对信息资源的需要程度越来越高，我们必须及早的为将来做好准备，以满足日益增加的信息需要。

（3）提高档案法制建设。首先，进一步完善档案法律法规体系。以国家档案法规为支撑，研究制定和完善适应我国经济和社会发展的地方档案规章体系。制订《档案利用安全与保密办法》等适应档案事业发展的政府规章或规范性文件。其次，全面推进档案依法行政工作。在全国建立权责明确、行为规范、监督有效、保障有力的行政执法体系，市级档案行政管理部门要建立健全档案行政执法机构，县级档案行政管理部门配备专职档案行政执法人员。档案行政执法应做到合法行政、合理行政，程序规范。全面推行档案行政执法责任制，完善档案行政执法监督网络体系，建立公开、公平、公正的评议考核制和错案责任追究制，对档案执法人员依法行政情况进行考核。在档案行政执法检查，查处档案违法案件方面要加大力度，扩大档案行政执法影响。i第三，加强档案法律法规的学习宣传。把档案法规教育纳入各级普法教育之中，增强档案普法宣传效果，提高档案社会意识。做到“五五”普法工作，不断提高社会的档案意识和档案法制观念，巩固依法治档的社会基础，营造适合档案事业发展的良好社会环境。

（4）加快档案信息化基础设施和应用系统建设。首先，建立和完善档案馆局域网，并提高各机关企事业单位档案室计算机普及率和应用水平。其次，初步建成全国档案信息网络，市及部分县级档案网络依托政务网实现馆际相互联。第三，逐步规范和统一档案管理软件，确保档案数字信息“数据规范、标准统一、长期可用”。

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引言

科技档案不仅汇聚了大量的科技成果，还可以促成新的科研项目，对于技术创新具有启发作用。如今传统的科技档案管理模式已经远远不能满足社会的需求，我国已经进入信息化时代，新的时代必然会要求各单位、各机构做出相应的变革。科技档案管理作为企业发展的基础，顺应时代潮流，创新研究信息化时代科技档案管理模式刻不容缓。

1科技档案管理的现状

目前来说，人们对于科技档案管理的认识不够深刻，工作人员的专业水准也不够高，工作模式依然停留在传统层面上，先进的技术与设备没有得到充分的利用。在具体工作中，还有很多机构的档案管理内容比较单一，比如类似于音频、视频或者是草图等资料没有被归档，导致科技档案的完整性、统一性受到影响。同时，归档流程不够完善，容易使机密文件外泄，科技档案的安全性无法得到保障。另外，科技档案的法律法规不够健全、完善。科技档案是科技成果结晶的集大成，往往涉及到一些机密文件，没有完善的法律法规的保障，就无法保障日常工作的保密性，这样也给工作人员带来不必要的麻烦。这些都是导致科技档案管理工作不能满足现代社会需求的客观原因。

2信息时代科技档案面对的挑战

2.1科技档案的应用方式

通常来说，科技档案的应用方式包括下面几种方法：其一，科技档案可以让科学活动更富有计划性，通过对原有档案资料的研究，能够及时找到之前活动中出现的不足，加以弥补，提高活动的争取率。其二，科技方案可以有效提高项目的盈利水平，利用对项目各环节科技档案的分析研究，增强科技档案的应用效率。其三，可以应用到法律方面，具有良好的培训作用，由于资料具有真实性，可以直观的将研究情况进行展示，增强培训的感染力。

2.2硬件设施不足

基层各个科技管理部门在科技档案管理的硬件上大力投入，受到管理思维的约束，加上领导不够重视，只是配置了比如电脑传真机等较为基础的硬件设施，无法构成系统性。科技档案信息系统较为复杂，发展的级别与层次完全不同，总体规范性不足，无法真正的开放，在服务与共享方面存在一定的距离。缺乏完善的系统实现机读档案，为建立完善的信息检索体系，造成档案管理不规范，限制了科技档案管理信息化的发展进程。

3科技档案管理信息化的重要意义

信息化时代科技档案管理的创新研究，对于科技档案的实用性与时代性转变有着非常重要的意义。一方面，信息技术已经全面普及，各个单位以及机构都因此受惠，信息技术同样给科技档案管理工作带来了很多便捷，不仅节省了人员成本，还节省了时间成本。工作人员利用智能化办公还可以避免一些人工无法控制的错误。

另一方面，科技档案管理工作汇聚了宝贵的科研资料。传统的存儲方式会产生磨损，使资料的使用寿命大打折扣，另外人们对于资料的搜素、借鉴也极为不方便，这样就使科技档案不能得到充分的利用，利用智能化办公，不仅可以延长资料的使用寿命，还可以给需要借鉴资料的人们提供便利。

4信息化时代科技档案管理的策略研究

4.1提高科技档案管理人员综合素质

科技档案能否被有效的利用，关系着能否为科学技术可持续发展提供准确的、有价值的信息资源，所以科技档案管理人员的综合素质是提升科技档案管理质量的基础，只有组建一支具有专业水平的团队，增强创新意识，提高员工对科技档案管理的重要性的认识，才能为信息化时代科技档案管理打下扎实的基础。

4.2提升科技档案现代化管理

科技档案发挥的作用会随着时间的推移逐渐减弱，所以若不能及时掌握并利用科技档案，就难以发挥它的价值。在具体工作中应将纸质文件与电子文件有机结合起来，并能运用网络信息以及智能化办公，充分利用新媒体信息传播迅速的属性，让科技档案更加便捷、快速到达利用者，以便于人们及时获取信息。现代化管理是提升科技档案管理的价值与质量的必要手段，结合自身的实际情况制定完善的智能化档案管理流程，提供现代化管理设备设施，完善档案管理工作的软件环境，为实现科技档案现代化管理创造有利的平台。

4.3制定完善的管理制度

科技档案的管理工作应该具有专业性、系统性，这样才能对科研成果的发展历程以及理论知识做出完整、详细的记录，以便于人们查阅、借鉴。所以制定出严格的管理制度及科技档案归档流程是提高其价值与质量的必要手段。基于此，要对科技档案进行有计划的管理与分类，并且把科研成果、理论依据、实践过程、实验报告等有效统一起来，以达到建档工作的目的。同时，制定完善的归档流程，避免档案外泄、破坏，保证科技档案的安全性以及保密性。

4.4拓展科技档案的宣传途径

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1 信息时代下档案管理概述

档案管理工作中，包含大量的信息资源，在信息时代背景下，相关工作人员在采集、保存以及传递相关信息资源的过程中，可以加大对信息技术的应用力度，通过信息技术，促使档案信息资源更加充分的利用具有重要意义。传统的档案管理工作开展过程中，信息资源的记录、保存等工作都是人为操作的，而信息时代背景下，信息技术和数字化管理取代了传统的档案管理工作流程，极大地提升了工作效率，同时工作中的误差现象减少。[1]值得注意的是，在应用信息技术和数字技术进行档案管理的过程中，必须统一由行政部门监督和规划下展开。

在信息时代背景下，档案管理工作主要呈现出以下特点：首先，信息时代背景下，我国在积极进行档案管理工作的过程中，相关部门应针对相关工作内容以及性质，制定健全的法律法规，对档案管理工作流程以及内容进行明确的规范；其次，信息时代背景下，信息技术在档案管理工作中的应用，促使电子档案取代了传统的实物档案，这成为各个领域在进行档案管理信息化建设过程中的一个重要标志；最后，同传统的档案管理方式相比，数字化和网络化的档案管理极大地提升了工作效率。[2]

2 传统档案管理中的不足

档案管理工作是一项复杂性和系统性的工作，在对档案进行全面搜集的基础上，进行详细的整理，工作人员针对整理以后的档案应当进行专业的鉴定，将具有价值和应用意义的档案进行妥善的保管，接下来是对大量的档案进行编目和检索处理，在充分的统计基础上，针对档案不同的用途对其进行编辑，最后提供给相关部门和工作人员进行利用。收集到的全部档案是档案管理工作开展的主体，而利用档案展开工作的人员是档案管理的服务对象。[3]

然而，在传统的档案管理工作中，存在很多的不足：首先，运输困难。同单纯的纸制品不同，档案还包含丝帛等材质，这导致档案在运输过程中，如果产生碰撞等现象将造成其发生严重的损伤。因此，传统的档案管理方法对运输提出了较高的要求。其次，保存困难。针对传统的档案管理工作来讲，对信息资源的保持常应用纸质档案的方式，少数档案在保存的过程中，需要对影响、照片、丝织品等方式进行利用，这些材质对存放环境的要求较高，如果将其长期存放于潮湿或者阳光过于充足的地点，将造成其发生氧化和腐烂现象，从而导致信息资源的缺失。与此同时，在应用这种方式进行档案管理的过程中，工作人员需要定期的对其进行护理，而护理的过程也是非常复杂的，需要耗费大量的人力和物力。最后，利用难度高。档案管理过程中，需要面对较多的信息资源，工作人员对其进行整理以及编辑的过程中，虽然耗费了大量的时间，然而也不可能将其完全进行分类，因此使用者在对其进行利用的过程中，通常也需要花费大量的时间进行查找。[4]同时，还有很多档案在保存过程中是孤本，只有在誊写以后才能够进行利用等，这一过程中耗费了大量的时间，同时档案资源的利用率严重降低。

3 信息时代下档案管理工作的创新策略

3.1 管理方面

在信息时代背景下，信息技术以日新月异的速度飞速发展，能够满足人们日常工作及生活中各个领域的不同需求。因此，现阶段针对我国档案信息化管理相对分散的现状，在进行档案管理信息化建设的过程中，应当从档案管理的需求出发，积极构建专门的档案管理系统。更重要的是，促使档案信息化管理能够实现集中统一性。在这一管理模式当中，必须全面登记造册全部的档案，将所有的信息资源规范记录到总系统当中，提升档案整体利用效率。同时，这一过程中，如果个别单位在运行过程中，因技术或自然环境等客观因素导致信息系统发生故障或者信息文件发生损坏和丢失的现象，也可以利用总系统当中的文件继续开展各项工作，不会造成更加严重的损失。[5]在实现统一集中化档案管理的过程中，应保证各个相关部门能够应用统一的软件和技术进行档案管理，促使档案管理更加具有规范性，同时对于有效保护各项信息资源具有重要意义。

3.2 信息共享方面

信息技术应用过程中，最大的优势就是拉近了人与人、部门与部门之间的距离，能够进行更加快速的信息传递和共享。针对档案管理工作来讲，由于我国始终存在各部门分散管理的特点，因此信息的交流和应用程度也相对较低，信息资源的利用程度低，不利于相关领域提升工作效率，并实现快速发展。在这种情况下，新时期我国在积极进行档案管理工作创新的过程中，不仅要构建统一的档案管理系统，还应当创建独立的平台，促使档案信息资源实现高度的共享。该平台运行过程中，工作人员应对各种资源进行分类，平台使用者可以及时找到有助于自身工作的信息，有条理的选取和应用资料。在这种情况下，档案管理总部门在运行过程中，应积极制定相关措施，鼓励下属各部门在日常工作中加大交流力度，各部门在明确自身工作重心的基础上，加大合作力度，提升对资源的利用率，从而为各项工作更加高效的开展奠定良好的基础。同时，各部门在日常上传资料的过程中，也应当对资料的名称、来源等进行清晰的标注，从而为使用者的查询提供便利。

3.3 工作人员方面

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档案是社会发展的“记录仪”，是社会信息的“储存库”。伴随计算机网络快速发展，传统的档案管理已经不能满足档案管理需要，实现档案信息化管理是信息化时代下的发展趋势。

一、现阶段档案管理工作中的问题

1. 缺乏规范的档案管理制度

目前我国的档案管理已经进入了电子化管理，但是还没有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程没有按照标准的管理制度进行，管理有很大的盲目性。档案管理的规范性不够，电子化管理部门或者人员配置依然是由过去的部门和人员调整过来的。我国最近几年，出台了一些档案管理的法规，法规的约束使档案管理工作取得了一定的成绩，但是档案管理工作依然存在着制度不完善的地方，比如，没有完善规范的部门立卷制度、没有指定档案人员进行负责等问题，一旦出现问题很难得到解决。

2.档案载体保存和安全方面的问题

由于信息化档案管理是以计算机电子文件的形式进行保存，材料一般是光盘或者磁性存储材料，一些情况下磁盘容易产生物理反应致使卷曲，直接导致磁粉脱落，容易破坏里面的文件。电子档案和纸质档案相比，纸质档案要比电子档案的保存寿命长，电子保存寿命正常情况下为10年左右。由于电子档案有很大的脆弱性，很容易受到损害使数据无法读取。

3.档案管理人员整体素质问题

我国现有的档案管理人员很难适应不断发展的管理工作，在信息化档案管理工作中跟不上发展的需求。很多工作人员不但学历比较低，而且对有关方面知识掌握的比较少，思想比较保守。很多工作人员适应不了现代化管理方式，习惯于传统管理模式，短时间内不能接受新的管理模式，这就给管理带来了一些问题。因为档案管理员调动频繁，常常会因操作人员在理解和使用习惯上的差异，使得目录的内容和界面不统一、不连续，非常不便于查找。除此之外，一些单位分管人事档案工作的档案管理人员身兼多职，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。使得管理内容增多的情况下，管理措施没能有利执行，只有注重高素质人才的培养，才能顺应时代大潮，使档案管理跃上一个新台阶。

二、信息化时代背景下创新档案管理工作的意义

1. 有利于改善档案管理服务手段

我国传统档案管理主要的管理方法是以手工管理为主，通过人工进行查阅，这种管理方式一定程度上降低了管理效率，在信息化时代中，这种管理模式已经跟不上社会发展的节奏。在创新档案管理服务模式中管理网络化和搜索查询是档案管理中大的发展趋势，能够很好地改善档案管理服务手段。

2.有利于增强档案管理单位服务能力

随着现代信息技术的发展，很多新事物和新的管理模式出现在大众视野，人们在享受新事物带来的便利的同时还出现了一些新的问题，这就需要人们根据现状不断改进管理方式，这不但给档案管理单位提供了服务能力展示的平台，而且一定程度上也对档案管理工作提出了更高的要求，使档案管理工作面临着很大的挑战。因为档案资料的利用主体越来越多，档案管理服务模式需要不断提高，这就要求必须丢掉传统式的管理模式，采用现代化管理手段，跟得上时代的发展节奏，利用不断出现的问题创造新的管理模式。

三、信息时代背景下的档案管理工作

1. 提高管理的标准化

档案管理中的标准化管理，主要指的是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准，有效实现信息间的共享。减少在档案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及时购置档案柜硬件设施，并制定统一的使用方法、管理、调度标准，使档案在实际的管理中，实现制度化，对工作过程中生成的有保存和利用价值的材料进行分类、整理。软件方面，对照标准化网络化档案建设标准，结合自身工作实际制定相关软件使用标准，实现软件使用的精简、优化，实现信息记录、报表等档案资料的电子化管理。

2. 进一步推进信息化建设

近年来，随着互联网技术和计算机的普遍运用，传统档案文件逐渐被电子文件与数字档案所取代，出现这种现象也是信息化社会对档案管理工作的客观要求。档案信息管理是通过数字化手段开发档案中所蕴藏的丰富信息，将“死档案”变为活信息，满足社会综合需求。数字档案建设的基本条件和前提是将档案信息资源数字化，如果无法实现数字化，那么档案信息网上传递和档案智能化服务就无从谈起。

3. 加强安全保障体系建设

档案资源是我国各类信息资源中最重要的部分，随着信息化建设速度变快，安全性问题也随之凸显。由于电子档案和纸质档案相比有很大的脆弱性，根据电子档案管理特点实施有针对性的防护，安全防护也需要按照“分层实施，均匀防护”原则对档案的安全性建立安全防护体系。安全防护体系的建立一方面可以通过对计算机安装最新防火墙和杀毒软件来达到安全防护的目的；另一方面是对电子档案系统进行防护，安装加固软件预防受到外界的安全威胁。同时，加强风险防控，确保监管安全，建立信息安全级别，根据信息安全、人员职责等因素，划分电子档案的操作权限，并积极引进电子签章、活体指纹识别等新技术，进一步提高身份认证精度，从而保证电子档案文件的安全。

此外，还应将档案信息管理薄弱的单位确定为重点监管对象，及时更新监管档案信息，实行动态管理，加强跟踪检查。

4. 提高人员素质

档案管理质量的高低，很大程度上取决于管理人员的业务熟练程度和责任心，创新档案管理建立在档案管理工作人员素质的基础之上。档案管理工作人员的高素质是加快档案工作发展的重要前提，也是国家全面发展的关键所在。首要在人员进入岗位之前进行严格的审查，录用高素质和高技能人才；不断加快现代信息技术中具有高层次信息人员的培养，注重对在职人员业务的培训和继续教育，在知识结构进行不断更新中，提高档案管理人员业务水平，使其对档案管理中的计算机网络和相关技术尽快掌握，让他们能够跟得上日益发展的业务知识，从而适应新的岗位需求。还要引进计算机专业人才，使得档案馆网络化工作跟进。此外，应注意加强对档案人员法律法规知识的培训，促使档案管理人员及时了解档案管理新法规和新动态，对档案工作具体内容的更新能够在第一时间把握。

四、结语

随着我国现代信息技术的发展，对信息化档案管理工作提出了更高要求的同时。在信息化时代下，要有突破旧观念的决心，积极运用现代技术，创新档案管理工作，加快档案信息资源的开发和利用速度，使得档案资源在信息服务网络化、信息管理标准化、数字化等方面的建设水平不断提高，使档案管理工作能够更好地发展和运行，从而使档案信息更好地为人们服务。

参考文献：

[1]安艳芳.浅谈网络环境下档案信息化管理与服务机制的创新[J].山西档案，2012（S1）：92―94.

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档案管理属于高职院校管理工作的重要内容，也是评估高职院校人才培养水平的重要标志。因此，在当前的信息化时代，做好高职院校档案管理工作以充分发挥出档案的价值，对于提升高职院校的教学质量有着积极的效果。如果从社会整体来看，档案管理工作也是现代社会不可或缺的一个部分，高职院校的档案管理工作是社会档案管理的重要组成元素，为了促进高校院校档案管理工作朝着规范、科学的方向发展，必须要做好档案信息化建设工作。

一、信息时代对于高职院校档案管理工作的影响分析

信息时代的到来，为高职院校的档案管理工作带来了更多的机遇，促进档案管理工作的规范性和先进性，具体的讲，实现高职院校档案管理信息化的意义在于：

1.1可以帮助高职院校更好的适应社会发展

开展高职教育工作的主要目的就是为社会培养出一线技能人才，在社会的发展之下，各个企业对于技能型人才也提出了更高的要求，为了满足企业需求，国家也不断增加相关的投入，高职院校的建校规模得到了有效的发展。高职院校的职业教育规模得到了显著的扩大，对于档案信息也提出了更为严格的要求。在这一背景下，传统档案管理模式已经无法满足高职院校的发展需求了，利用信息技术提升档案管理水平可以为高职院校的发展提供良好的资源支持。

1.2是保证档案完整性的必然需求

对于高职院校而言，档案资料包括科研档案、学生档案、人事管理档案等，是学校在发展过程中的宝贵资源，对于高职院校各项工作的开展有着重大的参考价值。在传统工作模式下，有相当一部分的档案采用纸质模式来保存，不仅占据较大的空间，也很容易出现老化、磨损和丢失问题。如果采用信息化档案即提升了档案工作的效率，还可以有效保障档案资源的完整性。

1.3可以满足档案开发的需求

传统档案管理模式工作的重点是档案收集和档案保管，并不关注档案的开发和利用，以往的档案资料在归档之后，很少进行二次利用，且查找起来也是十分麻烦的，难以实现资源共享，更加无法充分发挥出档案资源的重要价值。尤其是人事档案，这些档案关系着人事任免、考核评定等重要工作，如果全部依靠人工进行查找，不仅容易出错，也增加了工作人员的工作压力。在信息化时代下，可以将多元化的信息技术应用在档案管理中，建立起完善的档案信息资源库，这就可以在短时间内检索出需要的信息，有效提高了档案管理工作的效率。

二、高职院校档案管理工作中的常见问题

近年来，各个高职院校开始借鉴高校的档案管理经验，档案管理工作也开始朝着制度化和规范化的趋势发展，但是依然还存在一些问题，这表现在几个方面：

2.1信息化设备不健全

在科技水平的发展之下，各个高职院校中开始普及电脑等设备，但是，档案部门的设备却未跟上时代的发展速度，部分高职院校依然是采用人工法来归纳档案，在人为因素的影响下，很容易出现失误，影响档案信息管理工作的系统性。

2.2管理人员水平参差不齐

很多高职院校不重视档案工作，没有严格的把好招聘关，致使档案管理人员综合水平参差不齐，还有部分高职院校为了留住人才，会安排他们的子女、配偶到学校的档案部门，由于这些人员未接受过系统的培训，专业知识不全，也不了解档案管理工作的意义。

2.3服务观念落后

通常情况下，档案管理部门与其他部门的沟通联系很少，高职院校的档案管理部门非常的封闭，与其他部门之间的沟通严重不足，档案管理人员思想保守、陈旧，不注重创新，这显然是不符合现代社会发展要求的。如果缺乏必备的应变能力，是无法真正为档案使用者提供支持的。

2.4档案管理制度不完善

由于部分高职院校办学规模较小，管理模式落后，信息技术的使用状况不佳，一直都采用传统的档案管理方式，既没有专业的先进设备管理档案，又没有针对档案管理工作而针对性的制定出完善的管理制度，对于档案管理的质量也没有进行特别的规范要求，致使档案信息化管理工作的开展困难重重。

三、信息时代高职院校档案管理新途径

在信息时代，各个高职院校需要改变自身传统的思想观念，建立起现代化的管理理念，紧紧抓住信息时代的发展步伐，积极应用各类现代化信息技术来提升档案管理工作的效果，这可以采用如下的措施：

3.1做好网络建设工作

网络建设是高职档案全面实施信息化的基础，也是实现高职院校档案管理信息化的第一步，应该加以足够的重视。在传统的档案管理模式中，对于档案信息技术和设备的要求并不高，但是在信息时代，这种要求就完全不同了。种种实践显示，在信息时代，档案管理工作也变得更加繁琐与复杂，需要借助专业的网络信息平台才能够顺利开展，这种平台包括硬件、软件两个方面，如电脑、扫描仪、应用软件等等，只有配备好足够的设备和软件，才能够合理的保管、利用和开发档案信息。鉴于此，各个高职院校需要增加资金投入，在档案部门增添必备的设备，建设校园网站与档案信息平台，让档案资源可以发挥出其应用的价值。

3.2加强档案人员的培训

高职院校档案工作人员的综合素质水平直接影响着档案工作的顺利开展，目前，很多高职院校的档案工作人员都不是科班出身，对于档案管理知识缺乏系统、全面的了解，不知道应该怎样的开发与管理档案，这显然是无法提升档案管理水平的。在信息化时代，档案人员不仅要掌握必备的专业知识，还要有良好的职业素养和政治素养，因此，学校必须要加强对档案工作人员的培训和教育，提升他们的信息化意识，让他们掌握扎实的档案基础知识，提升档案工作人员的管理水平。

3.3积极利用档案资源

在信息化背景下，高职院校需要重视档案资源的利用和开发，让档案资源可以在人事管理、教学管理上发挥出更大的作用。在条件许可的情况下，可以建立起专门的档案管理网站来开发档案资源，并以此为基础开展不同类型的服务，还要及时将纸质档案转化为电子版，在网站中保存，这样，档案信息资源的利用就不会受到外界因素的影响。此外，高职院校还需要制定出办公自动化管理系统，促进档案管理工作的信息化发展，加强与其他高职院校之间的合作和交流，实现档案信息资源的共享，加强信息的共享和交换，充分发挥出每一类型档案的利用价值。

此外，在信息化时代，高职院校档案资源的变化速度是非常快的，因此，档案人员需要及时的更新和维护档案，准确、完整的录入各类数据，重视后续的档案更新和维护，让档案工作真正的为高职院校的发展来服务。

四、结语

综上所述，我国高职院校档案古管理为促进高职院校不断发展提供了重要资源，应将其纳入学校整体发展规划中来，促进档案工作建设与学校其他工作协调发展。高职院校作为培养高技能型人才的摇篮，保存了大量、丰富的教育、教学、科研、管理等不同种类的馆藏档案，这些档案资源只有开发利用起来，才能体现其应有的价值。随着现代信息技术的广泛应用和普及，高职院校还要大力推动档案管理和服务模式的创新，更好地为实现人才培养目标和服务地方社会、经济发展服务。

参 考 文 献