采购合同管理方法范文

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随着社会主义市场经济体系的逐步完善，事业单位的物资供应环境市场化的倾向十分明显，但其经济合同管理的手段相对落后，尤其是对各种数据的处理上手工操作还占较大比例，这在瞬息万变的市场经济条件下很难适应。为此，探讨物资采购合同管理的方法，对于改进事业单位的财会工作迫在眉睫，至关重要。

一　完善物资采购合同管理的框架

任何一种管理形式都有其特有的框架和结构，经济合同也不例外，物资采购合同管理框架是以市场经济和物资供应为前提进行的，主要由四部分构成，即思想体系、组织体系、制度体系、效益评价体系。

第一．思想体系包含了四个方面的内容：(1)体系的宏观基础即有秩序的市场经济和物资供应管理体制；(2)体系的价值序列为法－理－情；(3)体系的立足点为自律和自卫；(4)体系的理论基础即知识性，包括法律、法规、系统控制、信息论、电脑技术、效益分析；逻辑性，包括目标设立与优化、人才培训、机构制度完善、标准化和实践等，时间性，包括合同的前期管理、中期管理、后期管理等。

第二，组织体系的主干是：主体决策——业务制衡——全程控制。一是审批采购计划和订立合同；制订合同管理制度；解决合同签订履行中出现的问题；研究决定对合同管理人员的奖惩等。二是设立专门的合同管理机构，承办经济合同管理的具体任务；三是各业务部门配备一批熟悉业务知识和具有丰富合同管理经验的专(兼)职合同管理人员，负责管理本部门的合同，向上反馈合同管理信息等。

第三，制度体系主要包括：(1)合同归口管理制度，即对本单位合同实行由专门合同管理机构全面统一管理合同的制度。(2)合同授权委托制度，对外签订合同一律由其法定代表人进行书面授权委托，授权人或复人在规定的权限、范围、期限内签订合同。(3)合同审查制度，即规定各有关部门在合同审查中的职责、审查程序、审查内容、审查标准、审查时限，保证合同正确签订履行的制度。(4)市场调研和市场竞价制度，即在合同订立前对合同标的价格、质量和厂家品牌等进行市场调研，了解市场行情、采取招议标订货、批量订货、等方式，优选供应厂商，努力追求物资的功能价格比最优化。(5)主体资信调查制度，即在合同订立前对对方的主体资格，履约能力、信誉情况及委托人等进行认真考察，并逐一建立起客户档案。资信调查的主要内容有：对方单位是法人还是其他经济组织，是个体工商户还是农村承包经营户；对方单位的地址、规模、性质、主管部门、成立的时间、注册资金数额；通过审查营业执照，看合同标的是否属于对方经营范围，确保有履约能力；企业法人代表人或负责人品性、学识是否优良t委托人资格是否真实，合法，手续是否齐全t通过税务部门咨询，看对方近三年经营效益状况，对方所持的营业执照是否在有效期内，是否每年及时参加了年检。(6)文本审查制度，文本审查是签约的实施阶段，其目的是保证合同合法、合理，维护本单位的合法权益，因此在文本审查时要严格把握。文本审查的主要内容有：看合同对方名称是否与合同专用章一致；看合同标的条款是否明确、合法，保证不属于禁止(或限制)流通物；看标的数量是否确定计量单位是否明确，不得含糊不清或模棱两可；看标的质量条款标准及其代号，编码是否正确，保质期限是否明确，看价格或酬金是否有约定，计算方法是否正确，总标的额是否正确，货物履行期限、地点、方式是否有明确约定，结算方式、时间约定是否明确，是否合法，违约责任条款中违约金约定是否合法，如无法律规定，数额是否恰当，是否能有效地制约对方；看纠纷解决方式条款地点、机构选择是否正确、恰当，是否对我方有利，如选择仲裁条款书写是否规范；双方约定条款是否合理、合法和必要。(7)履约检查制度，其目的是通过将履行情况与合同约定相比较，找出两者之间的差距，以便及时采取补救措施。履约检查的主要内容有：看是否按合同约定方法、时间、地点进行了标地物交付；看价款或酬金支付是否严格遵守合同规定，是否有逾期现象；看货物包装是否符合合同要求；如发生违约或纠纷是否追究对方单位的违约责任，纠纷发生后是否按合同约定方式或法律法规方式解决。如需向人民法院起诉或向仲裁机构申请仲裁，是否在有效期内办理起诉或申请仲裁手续。(8)限额审批制度，对于不同类别的物资采购合同在审批会签后，规定限额以上的合同还要分别由主管领导或部门负责人签批，再由合同部门审核盖章后方可生效。

第四，效益评价体系包含三个方面的内容：(1)评价的指标体系。(2)效益的评价方法。(3)合同成本的构成。

二　实行全面合同管理

在研究和建立合同管理模式时，要注意其可操作性，不脱离现状又不停留于现状，从现状向既定的目标过渡。力求现实性与超前性相统一，理论性操作性与实际可操作性相统一，既满足现实应用的要求又为以后的发展留有余地。力求避免停留在浮浅的表面分析、现象罗列和一般化经验总结上，要着力于目标管理和系统论、信息论、控制论等现论的运用上，由此可达到以下三个目的：(1)探索一个具有科学性、可行性和阶段性的管理目标；(2)制订一个具有整体性、层次性、协调性和开放性的完整管理体系；(3)确立一个具有动态的，受信息调节而又符合法律规范的控制体系。

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附件：北京市城近郊八区已购公有住房和经济适用住房上市出售土地出让金和收益分配管理暂行规定

为规范已购公有住房和经济适用住房上市出售收益分配管理，培育和发展住房二级市场，根据《中华人民共和国城市房地产管理法》、《国务院关于进一步深化城镇住房制度改革加快住房建设的通知》、建设部《已购公有住房和经济适用住房上市出售管理暂行办法》和财政部、国土资源部、建设部《关于已购公有住房和经济适用住房上市出售土地出让金和收益分配管理的若干规定》等有关规定，制定本规定。

一、职工个人购买的经济适用住房和按成本价购买的公有住房，房屋产权归个人所有。

二、已购公有住房和经济适用住房上市出售时，由购房人按上市出售的已购公有住房或经济适用住房所在地的标定地价的10％交纳土地出让金或相当于土地出让金的价款。在标定地价明确前，土地出让金或相当于土地出让金的价款暂按房屋售价的3％交纳。

购房者缴纳土地出让金或相当于土地出让金的价款后，按出让土地使用权的商品住房办理产权登记。

三、已购公有住房和经济适用住房的土地使用权是以划拨方式取得的，其土地出让金依法上交财政，专项用于城市基础设施建设。

已购公有住房的土地使用权是以出让方式取得的，其上交的相当于土地出让金的价款按已购公有住房原产权单位的财务隶属关系和财政体制，分别上交中央财政和地方财政或返还原产权单位，专项用于住房补贴。其中已购公有住房原产权属行政机关的，全额上交财政；属事业单位的，50％上交财政，50％返还原产权单位；属事业单位的，全额返还原产权单位。

四、职工出售已购公有住房属于规定标准面积内的部分，其售价在每建筑平方米4000元（含）以下部分，全部归出售人所有；售价在每建筑平方米4000元－5000元（含）的部分，80％归出售人所有；售价在每建筑平方米5000元以上部分，50％归出售人所有。售价扣除归出售人所有部分后，余额比照第三条第二款的规定上交财政或返还原产权单位。

属于超标面积部分，其售价扣除售房职工支付的购买超标面积的房价款后，余额比照第三条第二款的规定上交财政或返还原产权单位。

五、已购经济适用住房上市出售时，除由购房人按第二条规定标准缴纳土地出让金外，其出售收入全部归出售人所有。

六、出售人是住房面积未达到规定标准的职工，可申请返还其夫妇双方应得的住房补贴，返还额不超过上交财政或返还原产权单位的售房收入部分且不超过职工应得的住房补贴。

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中图分类号：F253 文献标识码：A

Abstract： This paper analyses the characteristics of purchase contract risk management in aerospace companies and puts forward seven suggestions. These suggestions can improve the purchase contract risk control level and protect the rights and interests of the company.

Key words： procurement; contract; risk

随着市场经济的发展，合同作为反映交易的法律形式，其作用日显突出。企业作为生产经营的经济实体，其在生产经营过程中必然会涉及到合同的签订和履行。采购是企业生产经营过程中一个非常重要的环节，是企业生产过程的源头，是企业大额资金的出口，采购合同签订的好坏对任何企业来说都是十分重要的。一份好的合同必然会给企业带来好的经济效益，反之，一份有瑕疵的合同将会给企业带来无尽的麻烦和困扰。

近年来，我国航天事业高速发展，军民品产值连创新高。众所周知，航天企业的型号产品是一个多学科、多专业有机结合的大规模系统工程。它投资巨大，技术复杂，综合性强，协作面广，质量和可靠性要求高，风险大，管理难度大，如“神舟”载人航天飞船涉及的供应商就达3 000家之多，供应商所属行业涉及机械、电子、化工、生物、材料等众多专业技术领域，组成了一个庞大的采购网络体系，而采购合同是规范双方在交易活动中履行各自权利和义务最主要的形式。

1 采购合同的相关概念

1.1 采购及采购合同

采购是指购买物资或接受劳务及支付款项等相关活动。采购合同是指供需双方在执行物资采购活动中，通过自愿协商签订的一种具有法律效力的契约。

企业之间签订采购合同的作用主要体现在4个方面：（1）采购合同是市场经济条件下企业间经济联系的主要形式;（2）采购合同是落实货源的主要形式;（3）采购合同可以加强经济责任制，促进经济核算;（4）采购合同是供需双方紧密联系的纽带。

1.2 采购合同的主要内容

签订采购合同必须遵循国家的法律法规，平等互利、互相协商，并且要内容具体、责任分明、文字简练、便于执行。一般合同需要包括产品名称、品种、规格、质量、数量、计量单位、技术标准、包装、交货、运输、价格、结算方式、经济责任等。

2 航天企业采购合同管理的现状

（1）航天企业采购合同的乙方范围非常广，包括航天系统内外、军工系统内外、国内外的供应商，供应商的技术水平和管理能力参差不齐。有些供应商提供的产品数量非常大，有些却数量极少，供应商结构复杂，管理难度大。

（2）航天企业采购产品种类非常多，合同类别多样化。所属行业涉及机械、电子、化工、生物、材料等众多专业技术领域，合同形式存在买卖合同、委托设计合同、进口委托合同、加工承揽合同等多种情况。

（3）航天产品定型周期一般比较长，需要通过研制多个阶段的验证，对质量及可靠性要求极高，一旦定型，需求在一段较长时间内使稳定的、更换的可能性也不大。通常在采购合同中，对质量及可靠性要求最多、也最细，进度、成本、服务等相关要求随后。

（4）航天企业的军品配套，受指令性计划因素的影响较多，经济往来以系统单位居多，在签订合同时，基本采用对方的合同文本，条款格式书写不一，条款内容参差不齐，缺项现象时有发生，不能体现出合同的严肃和规范。一旦双方发生争议，则自保能力较差，因此非常有必要增强规范合同文本内容。

（5）由于航天企业经济往来的供方以系统单位居多，系统单位多数都是国有企业，信用程度较高，一般很少在签订合同前对供方的资格和履约能力进行审查，也使得采购人员在此方面的风险意识不足。若进入完全竞争的民品市场，就会面临着风险。

（6）航天企业采购系统的老同志较多，老同志大部分都是在航天科研生产体系下成长起来的，耳濡目染的也是计划经济下的管理方法，而大部分新来的学生是工科院校毕业的，有较强的技术知识，但基本没有受过专业的采购、物流、经济、法律等知识的相关学习，更没有市场经验，不熟悉市场操作，合同风险意识也相对较弱。采购人员的经济法律素养有待提高。

3 加强航天企业采购合同风险控制的做法

3.1 规范供方的准入制度，加强供方的资质审核

由于航天产品的特殊性和复杂性，使其有一个庞大的采购网络。因此加强采购供方的管理，建立供方名录，规范供方的准入，从源头控制风险就显得非常重要。在规范供方准入的过程中，很重要的就是要加强供方资质审查。

审查供方资质，应该包括三个方面，一是要查清供方的经营主体资格是否合法和真实存在;二是要查清供方的履约能力，现有的、实际的、真实的经营情况;三是要审查合同公章与签字人的身份，确保合同是有效的。

在具体实施操作中，查清供方的经营主体资格和履约能力，可以审查签约对象的营业执照、法人代表证明、身份证、授权委托权限、企业年检证明等，必要时可通过信函、电报、电话或直接派人上门了解等方式对对方的资信情况进行仔细的调查，切实掌握与了解对方的资质和履约能力。如有条件，在合同签订时进行公证或律师见证，从而减少企业风险。

审查对方合同公章与签字人身份，在实际操作中，如果对方公章为法人的分支机构公章或内设机构，应要求其提供所属法人机构的授权书。对方在合同上签公章，并不能保证合同是有效的，还必须保证合同的签字人是对方的法定代表人或经法人授权的经办人。如对方签字人是企业的法人代表，那么在签订合同之前，应要求对方提供法人代表身份证明，营业执照副本或工商行政管理机关出具的法人资格证书;如对方仅系企业的业务人员，则还应让其提供企业及其法人代表的授权委托书、合同书、业务人员自身的身份证明以及财产担保书等相关证明文件，切忌仅凭对方提供的银行账户、合同专用章等不全面、不规范的文件就与其签订合同。同时也应该从根本上杜绝那种仅凭老关系、熟面孔或熟人的介绍就与对方签订合同的做法。

3.2 加强采购合同谈判控制，建立健全采购产品价格信息库

价格是采购合同的关键要素。要控制好价格，做到不被商家和市场蒙蔽，就需要建立健全采购产品价格信息库。有了价格信息库，才能找准降低采购成本的项目，在采购成本控制上事半功倍;才能在合同谈判中掌握主动，增强谈判能力。

在实际操作中，需要结合航天企业实际情况，集中精力通过多种渠道和方式采集有关商品采购信息，比如互联网、信函咨询、市场调查、专家咨询、实地考察等方式。互联网上有一些很专业的价格信息网络，比如中国价格信息网、物资信息高速公路、中国金属网等，这些网站能够提供丰富的价格信息，有些甚至是非常权威的官方信息，虽然网上价格信息有不足之处，比如覆盖不全、真实性和可靠性有待考究，但也能带来方便快捷的帮助。同时目前市场有一些市场调查公司，也可以提供价格服务，在开发新产品确定目标价格时候，有时候对手成本和价格信息难以获得，此时可以通过调查公司提供帮助，但耗时较长，费用较高，可以与互联网查询，互为补充。

通过上述方法，积少成多，扩充增大信息量，企业建立起适应企业需求的价格信息网，为领导决策和合同的谈判、签定及履行奠定坚实的信息基础，也依此确定合同签定方的资信、履行能力、价格等重要事项。

3.3 建立采购合同标准文本，统一条款格式，确保条款齐全，在合同签订中把握主动权

制定采购合同“标准”文本，统一条款格式，确保条款齐全，并加大合同条款的法律审核力度。目前航天企业相对处于买方市场有利的情况，应针对不同类别的产品制定适合本单位的标准合同文本，在签定合同中把握主动权，降低合同的风险。

航天企业的采购合同目前主要包括买卖合同、加工承揽合同、进口委托合同、技术开发（委托、合作）合同等常用文本。虽然每一份合同的内容不一样，但是它们都有一些共同的基本条款，这些条款包括：合同的标的、标的物的数量、质量要求及验收、产品质量提出的异议期、价款或者报酬及支付方式、标的物交付的期限及地点和方式、违约责任、解决合同争议的方法、其他特别约定条款，等等。

在编制好标准文本以后，结合不同类别合同文本的要求，有些条款则应作为格式条款直接固定下来，比如质量保证期、交货地点、支付方式、交付中的风险，合同签订地点、解决合同争议的方式，等等。有些条款可以协商，可以留出空白，待协商后填写。

3.4 利用信息技术进行合同管理，实现合同信息共享，达到监督与制约双层次管理

随着信息技术的推广普及，要充分利用网络资源实行网上合同管理，在网上实现合同信息的共享，达到监督和制约的双层次管理。

在有关合同的信息系统中，提供各种类型的标准文本，从源头直接规范合同的格式和条款;实现网上合同登记，包括合同标号、标的物、价格、数量、需求日期、主要内容等相关信息;实行网上合同审批，合同条款内容的变动必须由法律审核部门同意后才能进行;实行网上合同盖章，确保合同完成审批后执行;实行网上合同执行情况汇报，相关部门可以通过系统查询到合同的执行情况。同时该网络也可直接连接到领导和部门办公室，为领导决策提供第一手资料。这样不但可加强部门之间、部门与领导之间的工作沟通交流，降低运行成本，还可以达到监督与制约双层次管理。

3.5 建立“四位一体”的合同管理模式，有效监督和控制合同的有效履行

要建立起“四位一体”的合同管理模式，法律审核部门负责合同条款，财务部门负责合同价格，技术部门负责标的物技术验收标准，业务部门负责签约和执行。合同控制、部门之间的沟通协调配合要形成制度，程序上、实体上相互牵制要进一步加强。

业务部门负责合同谈判、签约和执行，整体控制合同的相关过程，责任重大。法律审核部门负责合同条款，因为合同文本只是一种形式要件，是签约的基础，受控方面要上一个台阶，必须加强对合同条款的控制，严把审核关。财务部门负责合同价格审核，价格是合同中的关键要素、核心内容。技术部门负责确定标的物技术验收标准，确保采购的产品满足企业的需要。同时要对合同印章的管理形成制度。合同印章与合同管理部门用印应予以分离，实行合同用印审批登记，加大互相制约监督力度。

合同签订后即具有了法律效力，对合同双方当事人都具有约束力。企业的各个部门必须要重视采购合同的履行及其风险控制。在采购合同履行过程中，业务部门应该密切关注合同标的物的交付时间及权利过户的时间，敦促供方按时交付标的物;注意对合同标的物的质量检查，如遇到标的物不符合合同约定的质量要求的，应及时进行退、换货处理;合同履行完毕后对供货商进行评价，为下次确定供货商积累材料等。如果采购合同存在保密条款，应注意通知合同履行人员，注意保护商业秘密。在合同履行过程中，业务部门应及时向有关部门通报合同履行情况。合同履行中出现问题，在未取得对方当事人书面同意的情况下，不得擅自终止合同的履行，避免承担违约责任。法律、财务和合同主管部门也要主动关注合同履行动态，了解相关情况，参与和监督合同的有效履行。

3.6 规范合同变更管理，防止出现合同争议

采购合同的变更是指采购合同订立以后、履行完毕之前由合同双方当事人依法对原合同内容所进行的修改。采购合同在实际履行过程中由于各种影响合同履行情况的发生，有时很难做到完全遵照合同的约定履行，一方当事人就会在情况发生后与对方当事人协商变更合同部分条款。

合同变更的目的是通过对原合同的修改保障合同更好地履行以实现合同目的。但作为企业来说，必须要加强对于合同变更的管理。第一，必须采用书面形式签订补充协议，以防止出现合同争议。第二，在标准合同文本中规定必须由合同签订人签字确认变更，禁止企业其他相关人与供方随意变更。第三，在企业内部需要对合同变更建立专门的流程管理，建立合同更改流程，编制合同更改单，需要按照原合同审批流程审批后方可执行。《合同法》规定：“当事人对合同变更的内容约定不明确的，推定为未变更。”所以在具体实施中要注意，法律规定采购合同内容的变更主要集中在如下几个方面：（1）标的物数量的增减;（2）标的物品质的改变;（3）价款的增减;（4）履行期限、地点的改变;（5）结算方式的改变;（6）违约金的变更等。上述内容变更应当具体明确。

3.7 加强采购人员培训，提高经济法律素养

俗话说，买的没有卖的精，即使连续从事采购多年，也未必比供应商更熟悉供应市场，稍不留意就可能被供应商牵着走。实际上采购不是一个简单的事务性工作，而是一个专业活，充满了技术和技巧。而且政策、市场和技术都在不断变化，加强采购人员培训，提高其整体素养就非常重要，不仅仅是一些必备的采购技术，还要包括经济法律知识。

最基本也是最重要的要深入掌握的法律知识就是合同法，需要了解包括合同法的适用范围、合同订立的程序、合同成立的时间和地点、格式条款和免责条款、合同的效力、合同的履行规则、合同履行中的抗辩权、代位权、撤销权、缔约过失责任和违约责任、合同的担保形式、合同的转让和中止等内容。并需要对各特殊类别的合同要求进行了解，包括买卖合同、技术开发合同、委托合同、承揽合同、特种买卖合同，等等。

同时也需要掌握一些民法和商法的知识，比如合同的担保，有物的担保、人的担保，物的担保就需要物权法的相关知识，比如抵押、质押;比如审查供方资质，需要对公司的性质等情况审查，就需要公司的相关知识，比如公司的类型、注册资金的要求，等等。

4 总 结

采购是航天企业科研生产和经营管理的前提和保障，采购合同管理及法律风险有效控制关系到经营目标是否如期实现。本文在分析航天企业特点和合同管理现状的基础上，从“规范供方准入、加强资质审查”、“建立标准文本，统一条款格式”、“建立价格信息网、奠定谈判基础”、“建立四位一体，加强监督管理”、“应用信息技术，实现合同网络共享”、“规范合同变更管理，防止出现合同争议”、“加强人员培训，提高法律素质”7个方面提出了建议，有助于加强航天企业合同管理，提高其风险控制水平。

参考文献：

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[2] 中国物流与采购联合会. 中国物流与采购信息化优秀案例集[M]. 北京：中国物资出版社，2010.

[3] 赵金毅，张辉. 适应计算机管理的物资供应流程模型设计[J]. 航天工业管理，2010（9）：10-13.

[4] 谭玉川. 军工企业采购合同法律风险控制探析[J]. 国防科技工业，2009（8）：50.

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许多企业的物资采购管理没有预算，缺少物资采购预算计划，物资采购行为随意性较大，容易引起企业内部库存积压。在没有预算的前提下，物资采购人员的采购行为缺乏科学性，根据自身经验对他们认为企业发展需求的物品进行采购。如果采购的物品质量不达标，会影响企业的生产质量。如果采购物品数量过多，就会造成许多原材料的库存积压，在无形中加大企业生产成本。

1.2物资采购管理效率较低

物资采购管理的效率较低，且存在采购成本高的问题，这对于企业经济效益的提高极为不利。许多企业的物资采购者没有对物资的价格、质量等进行多方面比较，采购渠道较为单一，竞争意识不足，导致了企业物资采购行为的不科学，引发了企业物资采购支出较多与采购成本增加的问题。物资采购管理效率较低还体现在物资决策透明度不足中，部分企业的物资采购由少数领导与采购人员负责，与供应商进行一对一谈判，个人因素对采购行为影响较大。物资采购决策过程的透明度不足，会造成人情交易与权钱交易问题的产生，直接损害企业利益。采购工作做不好，企业的产品质量就得不到保障，企业市场份额也会下降，直接影响企业名誉与发展前景。

1.3物资采购管理制度不足

物资采购管理制度，是规范企业物资采购行为的重要规章制度。在追求经济效益的过程中，许多企业管理者都意识到要做好物资采购管理工作，但却没有落实到实践工作中。物资采购管理制度的不足，使企业物资采购人员开展工作时缺少规范和指引，没有意识到肩上的重任，造成许多工作人员不负责任。

2物资采购管理优化方法分析

优化企业物资采购管理工作，需要从制度建立、管理方法改进等多个角度做起。做好物资采购管理工作，才能保持企业经济效益的平衡增长。

2.1加强物资采购预算制度的建立

采购预算制度的建立与健全，使采购行为更有计划性。企业采购预算应当根据企业生产部门的需求计划制定。在进行采购预算之前，采购者与物资管理者需要对企业的库存情况进行核实，考虑经常性储备、保险性储备与季节性储备等多种因素，合理制定企业物资采购的数量，杜绝物资积压问题的产生。在制定物资预算计划之前，采购者需要深入到市场中，了解物资市场价格，以市场调查结果为基础进行预算计划的编制、审核与执行。在执行物资采购预算的过程中，企业管理部门要定期对其进行监督，了解预算与实际花费之间的差距，找到原因，及时修正物资采购预算计划。对采购预算进行动态化管理，及时调整企业采购预算，优化企业物资采购管理。加强物资采购预算的建立，有利于物资采购行为的动态化，提升企业管理水平。

2.2规范物资采购程序

现代化企业的物资采购程序也是十分规范的。市场经济的发展，对企业的物资采购行为提出了更高的要求。明确采购程度与采购方式，加强供应商的选择，促进采购过程的透明化，有利于企业物资采购质量的升级。降低企业物资采购的成本，控制好运输成本，对于企业经济效益的提高有巨大作用。现代企业可以利用电子商务采购与企业招标采购的形式开展物资采购，促进采购程序的规范化。