档案分类方式范文

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一、前计算机阶段

在这一阶段，人们在企业档案分类的过程中，我们需要投入大量的人力对档案进行手工分类，也就是根据相关分类体系将混乱的档案信息进行科学的分类，使其具有层次化与合理性。通过档案信息的分类有利于后期对档案信息的管理。在这一阶段对档案信息进行分类，主要是为了满足社会的需要，将档案信息按照内容、形式等进行分类与处理，并将其按照需要编制成检索工具，人们通过手工检索类寻找到所需要的信息，在一定程度上充分发挥了档案的利用价值。由于档案信息是根据某一个规则而排列出来的，因此检索的入口具有单一性，不利于信息检索的效率。这一阶段的档案信息分类主要以固定性、单一性为主，其结构形式成线性结构。这一阶段的档案分类方式主要是采用手工方式进行分类整理的。其分类结果是一个单线排列结构，这就使导致档案文件之间存在着一定的联系，也不利于管理人员对其信息的深度开发。在手工分类中，首先需要对档案的实体进行分类，然后再根据档案信息的内容进行分类。只有这样才能够保证档案信息的连关心，从而建立一个固定的信息检索线索，但是这一阶段对于档案信息的利用不够灵活，只能够对档案信息的前度开发与利用。

二、电子目录阶段

随着社会的发展，管理人员在对档案管理的过程中应用了计算机辅助档案，也就是利用电子技术来对档案信息进行分类与检索。首先，在档案实体分类的过程中，我们可以将手工与计算机有机的结合起来，然后根据类别、时间将其进行分类整理并编号。在这一阶段，由于是将手工模式与计算机相结合在一起，因此管理人员可以将每一份档案信息进行分析，并将其形成一个条目，并存储于设备当中，便于档案信息的检索，从而形成一个电子目录。

在一个电子目录中，每一条档案信息都是以数据项的形式而存在于计算机当中的，这些数据项既相互独立，有相互联系，有利于档案人员对于这一信息的分类。此时检索入口要比上述检索入口要优越得多，具有随机性、交叉性、多项性等多种优点。可以说，电子目录阶段是前计算机阶段的重大改革。

在档案信息分类的过程中，需要通过计算机系统，将所有档案信息直接录入到计算机中，然后根据需要来确定档案信息的排列顺序，最后再根据不同类型的档案进行分类与整理，首先是将档案的信息进行分类，然后再对其进行实体分类。

电子目录阶段所表现的特征有：1）其分类方式是手工与计算机相结合的方式，这是电子目录阶段对档案信息分类的最基本特征。2）该阶段的分类结果呈网状结构。与前计算机阶段相比，电子目录在对企业档案进行分类后的结果呈网状分布，这是电子目录阶段对企业档案信息分类的本质特征。

在企业档案进行分类的过程中，对于档案信息的分类便于档案实体的分类，在对档案实体的分类则是档案信息分类的必然结果。通过计算机技术的应用。档案信息分类与档案实体分类都发生了巨大的变化，因此我们在实际工作中，必须要加强档案信息的分类，使档案数据向规模化、多元化方向发展，充分发挥档案信息的检索功能，为用户提供优质的服务，满足他们的需要。因此在档案馆藏室我们一定要建立健全的相关规定要求，然后将其落实到实际工作中，通过档案的边柱来提高档案信息管理的质量，使档案分类之后更具有可操作性。

三、电子文件阶段

已经出现并将得到广泛应用的办公自动化和“无纸化办公”系统，必然导致计算机完全进入档案领域，档案管理工作完全置于计算机的控制之中，使档案管理和档案分类进入一个新阶段――电子文件阶段。电子文件的载体主要有磁盘、磁带和光盘。电子文件是以人类肉眼不可直接阅读的二进制代码形式存在的，它必须经过计算机解码、“翻译”，才可读识。同传统文件相比，电子文件是逻辑的，动态随机的；对电子文件，人们既不可直接读识，又无法直接控制，只能借助于计算机处理才能实现对电子文件的管理。但一点是相同的：都是存储在特定介质的载体上，是实实在在的。

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1、分类是图书、档案、情报及照片档案管理的方法之一，或主要方法之一，但是如果把它作为唯一的管理方法和唯一的检索途径，势必会造成漏检率高。

原因一，在某些情况下，一张照片可能反映的是一个类或主要是一个类，但是很多情况下，一张照片可能反映的是两个类或三个类或更多的类，随着时代的发展，一张照片涵盖的信息呈多元化，这就为准确分类带来难度。尤其是现在新闻发稿照片涉及的面之广、照片涵盖的信息之多，使得现在的“类”越来越难分。原因二，人们对一张照片所属类目的理解难以统一。不同分类人可能把同一张照片分到不同的类，这也为查找带来难度。而且，在分类的把握上，人的主观判断带有的随意性也会导致类目确定的不稳定性，而将这种主观的判断作为唯一的检索路径，就容易出现找不到或找不全档案的情况。

2、装本是分类之后的重要工作，通常的做法是首先审核分类，然后根据类目装本。这种做法存在三个问题：

首先，因为分类和装本不会是一个人，这样就可能出现原分类和后装本的类目不一致，就可能出现分类的人找不到本，或不是自己装的本找不到，或即便自己装的也可能由于记不清装在哪个本等情况。其次，成本后本册脊背上标签的标引必须准确，但是人为的标引必然带有主观随意性，容易误导检索路径。再次，通常情况下，一张照片不是装一次本就可以的，还需要根据照片的增加不断调本、整本。比如，当某位领导同志的照片只有一张时，装在一个本里即可，如果超过五六十张的时候，就需要再装下一个本，同时需要调整本内的照片内容，或再按内容分本，或再按时间分本。又如，当非洲的照片不多时，可能会装一个本，而随着照片的增多，就会根据非洲各国照片的多少再按国家分出埃及、肯尼亚等等；如果埃及的照片再增加了，那就需要再按时间重新排列或再分出埃及政治、埃及工业、埃及农业、埃及文教等。一张照片需要多项工序，反复作业、手续繁杂。

3、按照照片内容分类、装本后，需要把装好的本根据类目排列上架。这里的问题是，类目之间要留有空位置，如果留得多了，会造成库房空间空置，以后需要向前移位；如果留得少了，空位置不够，就需要向后倒位。比如：原设置政治类预留出1架，可放200本，第2架201本开始经济类，如果实际装本时政治类超过200本，那就要从201本起后移，并以此后移下去。如果到一定时间需要定本时，政治类只有150本，那么后面经济类的本就要前移，再后面其他类的本依次顺序前移。这种倒架工作费工费时，但是，如果按分类装本上架又不能不倒，或往前倒或往后倒，否则，同类照片档案就不能放在一起。

4、及时给档案固定存放位置，是档案管理工作的原则。但是按照目前的管理方式，照片档案多年定不了位。原因是，按照照片内容分类、装本、上架，由于难以预测此类目下还将有多少照片，所以常常是在很长时间后重新整理时(多年来照片档案馆是按照五年一个断代整理的)才能定位。

综上所述，由于传统的照片档案整理工作手续繁杂、工作量大，使得照片档案整理工作压力过大，工作人员的主要精力用于照片档案的加工和整理，专业能力和管理水平难以提高。尤其是目前照片档案利用的多角度和传统管理方法的唯一性之间的矛盾，为全方位、多角度查找照片档案带来一定困难。因此，照片档案工作必须根据实际情况，寻求改革出路。

改革管理方式的条件

2000年12月6日，国家档案局的中华人民共和国行业标准DA/T22－2000《归档文件整理规则》，对传统的档案工作进行了改革，其宗旨是“简化整理、深化检索”，这个宗旨不仅对全国综合档案馆的整理工作具有指导意义，也为照片档案整理工作指明了方向。

与此同时，2000年中国照片档案馆数据管理系统立项并进行设计，2001年开始正式运行。该系统以其强大的随机处理海量图片数据的功能，全方位、多角度、深层次的检索方式，秒级反应的检索速度较好地实现了“深化检索”的目的，为照片档案整理工作的改革提供了基础和前提。进入新世纪，中国照片档案馆根据“简化整理、深化检索”的原则，依托数据管理系统，对照片档案管理工作实行了彻底的改革。

新型管理方式的具体做法

中国照片档案馆进行新型管理方式改革，是将传统的按照分类装本、上架的管理方式改为按照照片的时间顺序装本、上架的整理方式，简称“类改序”。这种方式将传统方式中一张照片档案承担的多种功能(检索路径、保存单位等)，变为一张照片只是一个保存实体，即只承担一个功能――保存单位(当然，由于其按照时间顺序排列，也可以按照时间顺序检索)，其他检索功能均由图片数据库全方位、多角度、深层次的检索手段来解决。

具体做法如下：按照照片时间顺序。每100张(指底片数量)的固定数量装本、上架，每张照片经过数据管理系统一次实现自动定库、定架、定本。从发稿系统直接打印图文并茂的发稿记录作为照片档案实体，并根据发稿目录核对照片档案实体。照片档案实体实现一次性物理归档。该照片的定位数据与该照片的其他数据在数据档案中同时生成保存，物理归档与档案数据逻辑归档一并解决。

围绕“深化检索”，合理安排工作流程、简化工作手续、减少档案套数，努力实现“简化整理”，以提高工作效率。

新型管理方式的特点

1、简单。按照照片时间排列整理，使工作流程简单明确、手续简化、易于操作。

2、高效。从照片系统直接生成照片档案，生成过程为照片发稿之后的秒级时间，较之传统管理方式的生成时间：1月、2月、3月……，极大地提高了效率。

3、完整。由于及时生成照片档案、及时核对发稿目录，减少了多环节流程中档案的流失，维护了档案的完整。

4、准确。由于经发稿系统直接生成照片档案，减少了人工程序因而减少了错误，尤其是不会出现文字说明和照片贴错的情况，维护了照片档案的准确。

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关键词：

档案数据库；全宗原则；指导作用

1档案分类理论对档案数据库建设的导向作用

从某种意义上而言，任何一项管理工作都要按照相应地顺序以及管理活动进行有目的性的管理与创新。档案管理也不例外，实施有效的管理规范是为了更好地将档案信息进行整合，分类并加以充分利用，使其档案有序化。这种有序化的管理方式不仅仅体现在档案实体的管理上，更加注重其档案实体的信息化建设与管理。将档案信息从繁杂的诸多类别中加以区分，具体到每一种档案信息的大小及种类上，依据不同的大小、层次实施分类管理。档案分类理论作为档案数据库建设的影响因素之一，对整个档案的发展也有着不可估量的重要作用。在实际档案理论分类中逻辑主义分类方式和历史主义分类方式是比较常见的两种理论形式。具体来讲，逻辑主义就是将档案通过一般的分类标准进行严格地分类，如按照历史管理年限或是档案密集管理程度等。而历史主义的分类形式多以现实存在发生的某种事物状态进行界定来对档案进行有效的分类。这种分类形式相对比较客观，完全接近于档案发展的现状，能够真实地反映出档案的发展状态。具体以全宗原则的方式对档案实体进行管理，可以将档案进行全方位的全宗分类。两种分类方式各有其特点：逻辑主义分类思想主要是借助于某一事物形态的具体特征进行分类，相比较而言，灵活性比较大。而历史主义分类方式完全强调的是档案最原始的属性特征，将其进行数据库的整合分类，这种方式的分类方法有助于对档案的理解与认识。事实上，从档案自身发展需要而言，这两种分类方式在档案数据库建设中都被相互使用，彼此互补，其目的就是为了更好地推动档案建设事业的发展。

2档案数据库在档案管理中的应用现状

随着经济建设的不断创新与发展，档案事业在建设发展中的地位越来越突出，传统的档案发展模式已经很难适应时代社会发展的需要，所以必须加以创新，利用现代信息技术对档案进行管理与维护。现阶段而言，数据库的建设是比较常用的一种管理方式，它能将传统的纸质档案信息转化为存数字化信息的管理模式，即将档案实现虚拟化，从而使档案信息与实体相分离，从这个层义上来讲就是将档案信息更好地实现网络共享，便于使用者进行复制、收集、整理以及使用，一定程度上促进了档案管理事业的发展。但与此同时，还要注重档案管理人员业务素质的提升以及管理水平能力的有效发挥。现阶段档案管理工作人员结构相对老化，缺少对信息技术的了解与掌握，不能将档案信息进行很好地录用以及管理，一些操作人员在档案登记过程中往往因为对计算机的不熟悉而导致输入错误、或是缺失，数据库的建立不能很好地发挥效用，当档案信息频繁增加时，传统的分类管理方式难以适应其发展，所以，档案管理者必须加强对数据库建设的使用与掌握，能够将多种档案信息进行合理的分类，规划。

3全宗原则及其理论发展对档案数据库建设的指导作用

第一，全宗原则作为档案分类的主要方法之一，对整个档案数据库建设有着极其重要的影响和作用，是人们通常长时间的经验总结得出来的一种切实有效的分类原则。它能为档案数据库的建立提供一个良好的信息记录，确保其档案数据的真实。第二，全宗原则在档案数据库建立中有着不可替代的重要作用，它能最大限度地保障档案数据的真实性。从全宗的定义我们可以了解到，它不仅仅可以作为一个单独的个体存在于档案管理中，还能作为档案信息的整体对其档案进行管理规划，突出的主要特点就是最大限度地保护了档案信息的真实性。这也是它不同于其他图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库的建立是档案管理发展的必然趋势，也是档案信息进行管理的有效手段，所以必须引起足够的重视。档案数据库的建立可以充分体现全宗原则的宗旨，实现管理层次上的分级管理与维护。第三，通常情况下，档案数据库的建立不仅仅涉及到建设者、管理者、拥有着与维护者之间的利益，更要与整体档案管理目标保持一致。全宗原则的理论原则更是这种目标的集中体现，它有助于协调档案数据库各方面之间的关系，更能为其提供强有力的理论支持，使其资金、作用得到良好的发挥。

4电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供技术支持

电子文件档案管理是档案数据库建设发展的主要趋势，从某种意义上而言，电子文件管理具有真实、完整、实用的意义。其生命周期从形成到保管，再到销毁都将是一个完整的运动过程，对其档案进行全方位监控与管理，通过这种形式对其档案信息进行管理可以实现动态查询。在档案数据库中如何将电子文件管理进行有效的发挥及使用，是当前数据库档案管理亟待解决的重要问题。电子文件管理与传统档案管理不同，电子文件档案管理侧重于事前对其文件进行管理与规划，依据整个电子文件管理的特点进行目标管理与维护，然后将档案信息进行有效整合，充分发挥每个档案信息在管理中的重要作用。这不仅仅要充分考虑到文件数据的结构优化，更要考虑到对整个档案管理活动的影响。从电子文件档案管理的特征来看，为了保证数据的真实有效，必须做好事前数据信息的控制与管理。换句话而言，就是档案数据库不能像传统的纸质档案管理那样，自档案信息接收开始，就要对电子文件进行管理，然后定期进行审查检阅，将各个环节的档案数据进行归档，为该文件提供一个可靠的存档环境。美国当代著名的电子文件管理专家戴维•比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”元数据通过描述信息资源的属性，用于识别、评价、追踪资源，从而实现对信息资源一体化的组织和有效管理。根据对电子资源管理的需要，元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。事实上，电子文件是多种不同类型信息的一个集合概念，对于不同类型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的属性集。元数据最基本的功能通过数据元素集定义资源对象的各类属性，这些属性的大量实例可以表达为关系型数据库中的表，或者以XML等形式进行置标，从而能够利用数据库系统或各类应用软件进行管理。可见，以元数据为中间对象，可以利用数据库实现电子文件的有效管理。

参考文献

[1]张辑哲.维系之道———档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1995.

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那么，在各类介质档案统一分类的前提下，特殊介质档案(非纸质档案)的档号又该如何编制呢?

工业企业特殊介质档案档号编制方式

《规则》中提到分类编号方案由“各地区、各部门”“结合各自的实际情况”制定。自《规则》以来，各地区、各行业的档案主管部门陆续了各自的分类编号规则，对于纸质档案一般都采用了分类号+案卷号的形式编制档号，但对于特殊介质档号的编制规定却不尽相同。概括起来，大致有如下几种：

1.介质类型+案卷号

这种模式建立在仍然为特殊介质档案设置单独分类的基础之上。如《机械工业企业档案分类编号规则》增加声像照片档案类作为第十一个大类，“声像照片档案类的二级及二级以下类目，按载体形状设置。载体形状类下按问题设置。”档号形式为：声像照片类(特殊介质类)+介质类型+问题+案卷号。此外，在实际工作中有单位在十大类的每一类下设特殊介质类，再在该类下按介质类型区分的，档号形式为：大类号+特殊介质类+介质类型+案卷号。这种编号形式与下述第2种类似，但从本质上讲都是违背了《规则》的档案分类精神，在按内容划分的同时，又按介质类型进行了区分，因此归入本类型。

2.类目号+介质类型号+案卷号

特殊介质不单独设类，特殊介质档案的档号将十大类的一级分类号作为档号的一级类目号，但不采用分类中一级类目的下级分类，而是按载体的不同，或分专题，或直接在一级类目号之后按案卷号排列特殊介质档案。即在“特殊介质档案的分类编号与纸质档案相对应”的要求方面，采用了对应一级分类的方式。如苏州市规定：“照片档案的编号方法为：大类号+照片案卷号+照片流水张号。”

荆州市规定“企业特殊载体形式档案的档号，其大类代号之后，须加上载体标识，并加(　)号，照片档案，在其对应的纸质档案大类代号后，直接以案卷为单位编写顺序号”，“录音、录像档案，在其对应的纸质档案大类代号后，以盒为单位编写顺序号……”

3.分类号+介质类型号+案卷号

该模式不设特殊介质类，按统一的档案分类方案对特殊介质进行分类，但根据介质类型的不同，各介质类型的档案分别编制流水号。在分类号后或档号末尾加上介质类型号以示区别。例如，核工业档案学会编制的《核电档案分类标准》(NB／T20020)将介质类型作为特殊介质档案的特征码，在同一分类下，按不同的介质类型分别编制流水号。如某公司在成立的活动过程中形成3卷纸质档案、1盒照片档案，而公司成立属于A经营管理大类下的A11公司筹建小类，那么这三卷纸质档案的档号为A11-001，All-002，A11-003，照片档案的档号为All-SA-001，其中SA代表介质类型为照片。

4.分类号+案卷号

特殊介质档案同纸质档案一起参与分类，单独组卷，分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录与档号的对照表。这种模式最大的特点在于各类介质档案的档号的要素和结构是完全一致的。如《陕西省工业企业档案分类编号试行规则》指出：特殊介质档案与其对应的纸质档案“可作出参见卡或指引卡”。《浙江省工业企业档案分类编号暂行规则》规定特殊介质档案“可视其内容特征同纸质档案一起分类，单独组卷，列纸质载体档案之后编号”。“分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录与档号的对照表。”上海市的规定与浙江省的规定类似。

综上所述，虽然各地区、各行业的规定、标准所针对的对象大体相同――都是工业企业，时间也大部分集中在20世纪90年代，但是对于特殊介质档案的编号方式却有很大的差异。那么这些不同的编号方式是否能发挥档号的作用呢?

档号的作用

档号是档案工作中最常见、最重要的编码之一。根据1994年的《档号编制规则》，“档号”是“档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码”，是“存取档案的标记，并具有统计监督作用”。《高等学校档案实体分类法》指出：“档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置”。《电子文件管理细则(征求意见稿)》中指出档号是“以字符形式赋予电子文件的，用以固定和反映电子文件排列顺序的一组代码”，“揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果，便于统计利用，在电子文件与其传统载体(双套保存的)档案之间提供关联标识”。

此外，还有学者认为“档号既是档案系统整理成果的一种反映，又是档案保管和利用工作的一种特殊工具，还具备统计监督的功能。”

综上，我们可以看到，学术界对于档号的定义虽然具体的表述各不相同，但对于档号功能的描述基本是一致的。即以“存取的标记”和“整理成果的体现”两大功能为主，并衍生出统计，监督等功能。各类特殊介质档案编号的比较

从本质上来看，以上4种特殊介质档案的档号的区别在于介质类型是否参与到了档号的编制中。第1种类型中，特殊介质直接参与了一级类目的档案分类设置；第2种类型中，介质类型编制到了二级类目中；第3种类型中，介质类型编制到了最低一级类目中；而只有第4种类型，其档号与介质类型没有任何关系。

特殊介质类型参与档号编制的情况下，其档号中的“类目号”与档案实体的分类号并不一致，这类档号并不能“反映档案的分类体系”，也不能揭示“分类的结果”，其作用更侧重于作为“存取的标记”。这种编号方式容易割裂同一主题的各类介质之间的联系。如企业在重大活动中，一般会形成照片、录像、录音、领导题词、礼品等档案，在编号时，如果按介质类型分别编号，就将这些档案之间的联系割裂开来，不便于展现整个活动的全貌。而且在利用时必须分别查询、分别提供利用，容易造成不便。

当介质类型不参与档号编制时，特殊介质档案的档号虽然能够反映档案的分类体系，但因特殊介质档案分库存放，其存放位置并不能在档号中体现出来，必须借助保管目录、参见卡、指引卡等手段来辅助排架。这种编号模式分类清晰，保持了档案材料的成套性，档案分类标准唯一。对于内容一致，载体不同的档案，可以使用相同的档号，不同的排架号来解决。但由于不具备排架功能，首先必须引入“排架号”、“存址码”等额外的编码。其次，特殊介质档案，特别是声像档案产生的领域十分广泛，且内容交叉的情况很多，档案人员在接收这些档案时，因为可人类目较多，判断分类比较困难，对档案分类人员的要求很高，一旦分类标准不统一，会对后续的查找和利用带来不利影响。

结论