档案分类方式范文

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一、前计算机阶段

在这一阶段，人们在企业档案分类的过程中，我们需要投入大量的人力对档案进行手工分类，也就是根据相关分类体系将混乱的档案信息进行科学的分类，使其具有层次化与合理性。通过档案信息的分类有利于后期对档案信息的管理。在这一阶段对档案信息进行分类，主要是为了满足社会的需要，将档案信息按照内容、形式等进行分类与处理，并将其按照需要编制成检索工具，人们通过手工检索类寻找到所需要的信息，在一定程度上充分发挥了档案的利用价值。由于档案信息是根据某一个规则而排列出来的，因此检索的入口具有单一性，不利于信息检索的效率。这一阶段的档案信息分类主要以固定性、单一性为主，其结构形式成线性结构。这一阶段的档案分类方式主要是采用手工方式进行分类整理的。其分类结果是一个单线排列结构，这就使导致档案文件之间存在着一定的联系，也不利于管理人员对其信息的深度开发。在手工分类中，首先需要对档案的实体进行分类，然后再根据档案信息的内容进行分类。只有这样才能够保证档案信息的连关心，从而建立一个固定的信息检索线索，但是这一阶段对于档案信息的利用不够灵活，只能够对档案信息的前度开发与利用。

二、电子目录阶段

随着社会的发展，管理人员在对档案管理的过程中应用了计算机辅助档案，也就是利用电子技术来对档案信息进行分类与检索。首先，在档案实体分类的过程中，我们可以将手工与计算机有机的结合起来，然后根据类别、时间将其进行分类整理并编号。在这一阶段，由于是将手工模式与计算机相结合在一起，因此管理人员可以将每一份档案信息进行分析，并将其形成一个条目，并存储于设备当中，便于档案信息的检索，从而形成一个电子目录。

在一个电子目录中，每一条档案信息都是以数据项的形式而存在于计算机当中的，这些数据项既相互独立，有相互联系，有利于档案人员对于这一信息的分类。此时检索入口要比上述检索入口要优越得多，具有随机性、交叉性、多项性等多种优点。可以说，电子目录阶段是前计算机阶段的重大改革。

在档案信息分类的过程中，需要通过计算机系统，将所有档案信息直接录入到计算机中，然后根据需要来确定档案信息的排列顺序，最后再根据不同类型的档案进行分类与整理，首先是将档案的信息进行分类，然后再对其进行实体分类。

电子目录阶段所表现的特征有：1）其分类方式是手工与计算机相结合的方式，这是电子目录阶段对档案信息分类的最基本特征。2）该阶段的分类结果呈网状结构。与前计算机阶段相比，电子目录在对企业档案进行分类后的结果呈网状分布，这是电子目录阶段对企业档案信息分类的本质特征。

在企业档案进行分类的过程中，对于档案信息的分类便于档案实体的分类，在对档案实体的分类则是档案信息分类的必然结果。通过计算机技术的应用。档案信息分类与档案实体分类都发生了巨大的变化，因此我们在实际工作中，必须要加强档案信息的分类，使档案数据向规模化、多元化方向发展，充分发挥档案信息的检索功能，为用户提供优质的服务，满足他们的需要。因此在档案馆藏室我们一定要建立健全的相关规定要求，然后将其落实到实际工作中，通过档案的边柱来提高档案信息管理的质量，使档案分类之后更具有可操作性。

三、电子文件阶段

已经出现并将得到广泛应用的办公自动化和“无纸化办公”系统，必然导致计算机完全进入档案领域，档案管理工作完全置于计算机的控制之中，使档案管理和档案分类进入一个新阶段――电子文件阶段。电子文件的载体主要有磁盘、磁带和光盘。电子文件是以人类肉眼不可直接阅读的二进制代码形式存在的，它必须经过计算机解码、“翻译”，才可读识。同传统文件相比，电子文件是逻辑的，动态随机的；对电子文件，人们既不可直接读识，又无法直接控制，只能借助于计算机处理才能实现对电子文件的管理。但一点是相同的：都是存储在特定介质的载体上，是实实在在的。

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1、分类是图书、档案、情报及照片档案管理的方法之一，或主要方法之一，但是如果把它作为唯一的管理方法和唯一的检索途径，势必会造成漏检率高。

原因一，在某些情况下，一张照片可能反映的是一个类或主要是一个类，但是很多情况下，一张照片可能反映的是两个类或三个类或更多的类，随着时代的发展，一张照片涵盖的信息呈多元化，这就为准确分类带来难度。尤其是现在新闻发稿照片涉及的面之广、照片涵盖的信息之多，使得现在的“类”越来越难分。原因二，人们对一张照片所属类目的理解难以统一。不同分类人可能把同一张照片分到不同的类，这也为查找带来难度。而且，在分类的把握上，人的主观判断带有的随意性也会导致类目确定的不稳定性，而将这种主观的判断作为唯一的检索路径，就容易出现找不到或找不全档案的情况。

2、装本是分类之后的重要工作，通常的做法是首先审核分类，然后根据类目装本。这种做法存在三个问题：

首先，因为分类和装本不会是一个人，这样就可能出现原分类和后装本的类目不一致，就可能出现分类的人找不到本，或不是自己装的本找不到，或即便自己装的也可能由于记不清装在哪个本等情况。其次，成本后本册脊背上标签的标引必须准确，但是人为的标引必然带有主观随意性，容易误导检索路径。再次，通常情况下，一张照片不是装一次本就可以的，还需要根据照片的增加不断调本、整本。比如，当某位领导同志的照片只有一张时，装在一个本里即可，如果超过五六十张的时候，就需要再装下一个本，同时需要调整本内的照片内容，或再按内容分本，或再按时间分本。又如，当非洲的照片不多时，可能会装一个本，而随着照片的增多，就会根据非洲各国照片的多少再按国家分出埃及、肯尼亚等等；如果埃及的照片再增加了，那就需要再按时间重新排列或再分出埃及政治、埃及工业、埃及农业、埃及文教等。一张照片需要多项工序，反复作业、手续繁杂。

3、按照照片内容分类、装本后，需要把装好的本根据类目排列上架。这里的问题是，类目之间要留有空位置，如果留得多了，会造成库房空间空置，以后需要向前移位；如果留得少了，空位置不够，就需要向后倒位。比如：原设置政治类预留出1架，可放200本，第2架201本开始经济类，如果实际装本时政治类超过200本，那就要从201本起后移，并以此后移下去。如果到一定时间需要定本时，政治类只有150本，那么后面经济类的本就要前移，再后面其他类的本依次顺序前移。这种倒架工作费工费时，但是，如果按分类装本上架又不能不倒，或往前倒或往后倒，否则，同类照片档案就不能放在一起。

4、及时给档案固定存放位置，是档案管理工作的原则。但是按照目前的管理方式，照片档案多年定不了位。原因是，按照照片内容分类、装本、上架，由于难以预测此类目下还将有多少照片，所以常常是在很长时间后重新整理时(多年来照片档案馆是按照五年一个断代整理的)才能定位。

综上所述，由于传统的照片档案整理工作手续繁杂、工作量大，使得照片档案整理工作压力过大，工作人员的主要精力用于照片档案的加工和整理，专业能力和管理水平难以提高。尤其是目前照片档案利用的多角度和传统管理方法的唯一性之间的矛盾，为全方位、多角度查找照片档案带来一定困难。因此，照片档案工作必须根据实际情况，寻求改革出路。

改革管理方式的条件

2000年12月6日，国家档案局的中华人民共和国行业标准DA/T22－2000《归档文件整理规则》，对传统的档案工作进行了改革，其宗旨是“简化整理、深化检索”，这个宗旨不仅对全国综合档案馆的整理工作具有指导意义，也为照片档案整理工作指明了方向。

与此同时，2000年中国照片档案馆数据管理系统立项并进行设计，2001年开始正式运行。该系统以其强大的随机处理海量图片数据的功能，全方位、多角度、深层次的检索方式，秒级反应的检索速度较好地实现了“深化检索”的目的，为照片档案整理工作的改革提供了基础和前提。进入新世纪，中国照片档案馆根据“简化整理、深化检索”的原则，依托数据管理系统，对照片档案管理工作实行了彻底的改革。

新型管理方式的具体做法

中国照片档案馆进行新型管理方式改革，是将传统的按照分类装本、上架的管理方式改为按照照片的时间顺序装本、上架的整理方式，简称“类改序”。这种方式将传统方式中一张照片档案承担的多种功能(检索路径、保存单位等)，变为一张照片只是一个保存实体，即只承担一个功能――保存单位(当然，由于其按照时间顺序排列，也可以按照时间顺序检索)，其他检索功能均由图片数据库全方位、多角度、深层次的检索手段来解决。

具体做法如下：按照照片时间顺序。每100张(指底片数量)的固定数量装本、上架，每张照片经过数据管理系统一次实现自动定库、定架、定本。从发稿系统直接打印图文并茂的发稿记录作为照片档案实体，并根据发稿目录核对照片档案实体。照片档案实体实现一次性物理归档。该照片的定位数据与该照片的其他数据在数据档案中同时生成保存，物理归档与档案数据逻辑归档一并解决。

围绕“深化检索”，合理安排工作流程、简化工作手续、减少档案套数，努力实现“简化整理”，以提高工作效率。

新型管理方式的特点

1、简单。按照照片时间排列整理，使工作流程简单明确、手续简化、易于操作。

2、高效。从照片系统直接生成照片档案，生成过程为照片发稿之后的秒级时间，较之传统管理方式的生成时间：1月、2月、3月……，极大地提高了效率。

3、完整。由于及时生成照片档案、及时核对发稿目录，减少了多环节流程中档案的流失，维护了档案的完整。

4、准确。由于经发稿系统直接生成照片档案，减少了人工程序因而减少了错误，尤其是不会出现文字说明和照片贴错的情况，维护了照片档案的准确。

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关键词：

档案数据库；全宗原则；指导作用

1档案分类理论对档案数据库建设的导向作用

从某种意义上而言，任何一项管理工作都要按照相应地顺序以及管理活动进行有目的性的管理与创新。档案管理也不例外，实施有效的管理规范是为了更好地将档案信息进行整合，分类并加以充分利用，使其档案有序化。这种有序化的管理方式不仅仅体现在档案实体的管理上，更加注重其档案实体的信息化建设与管理。将档案信息从繁杂的诸多类别中加以区分，具体到每一种档案信息的大小及种类上，依据不同的大小、层次实施分类管理。档案分类理论作为档案数据库建设的影响因素之一，对整个档案的发展也有着不可估量的重要作用。在实际档案理论分类中逻辑主义分类方式和历史主义分类方式是比较常见的两种理论形式。具体来讲，逻辑主义就是将档案通过一般的分类标准进行严格地分类，如按照历史管理年限或是档案密集管理程度等。而历史主义的分类形式多以现实存在发生的某种事物状态进行界定来对档案进行有效的分类。这种分类形式相对比较客观，完全接近于档案发展的现状，能够真实地反映出档案的发展状态。具体以全宗原则的方式对档案实体进行管理，可以将档案进行全方位的全宗分类。两种分类方式各有其特点：逻辑主义分类思想主要是借助于某一事物形态的具体特征进行分类，相比较而言，灵活性比较大。而历史主义分类方式完全强调的是档案最原始的属性特征，将其进行数据库的整合分类，这种方式的分类方法有助于对档案的理解与认识。事实上，从档案自身发展需要而言，这两种分类方式在档案数据库建设中都被相互使用，彼此互补，其目的就是为了更好地推动档案建设事业的发展。

2档案数据库在档案管理中的应用现状

随着经济建设的不断创新与发展，档案事业在建设发展中的地位越来越突出，传统的档案发展模式已经很难适应时代社会发展的需要，所以必须加以创新，利用现代信息技术对档案进行管理与维护。现阶段而言，数据库的建设是比较常用的一种管理方式，它能将传统的纸质档案信息转化为存数字化信息的管理模式，即将档案实现虚拟化，从而使档案信息与实体相分离，从这个层义上来讲就是将档案信息更好地实现网络共享，便于使用者进行复制、收集、整理以及使用，一定程度上促进了档案管理事业的发展。但与此同时，还要注重档案管理人员业务素质的提升以及管理水平能力的有效发挥。现阶段档案管理工作人员结构相对老化，缺少对信息技术的了解与掌握，不能将档案信息进行很好地录用以及管理，一些操作人员在档案登记过程中往往因为对计算机的不熟悉而导致输入错误、或是缺失，数据库的建立不能很好地发挥效用，当档案信息频繁增加时，传统的分类管理方式难以适应其发展，所以，档案管理者必须加强对数据库建设的使用与掌握，能够将多种档案信息进行合理的分类，规划。

3全宗原则及其理论发展对档案数据库建设的指导作用

第一，全宗原则作为档案分类的主要方法之一，对整个档案数据库建设有着极其重要的影响和作用，是人们通常长时间的经验总结得出来的一种切实有效的分类原则。它能为档案数据库的建立提供一个良好的信息记录，确保其档案数据的真实。第二，全宗原则在档案数据库建立中有着不可替代的重要作用，它能最大限度地保障档案数据的真实性。从全宗的定义我们可以了解到，它不仅仅可以作为一个单独的个体存在于档案管理中，还能作为档案信息的整体对其档案进行管理规划，突出的主要特点就是最大限度地保护了档案信息的真实性。这也是它不同于其他图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库的建立是档案管理发展的必然趋势，也是档案信息进行管理的有效手段，所以必须引起足够的重视。档案数据库的建立可以充分体现全宗原则的宗旨，实现管理层次上的分级管理与维护。第三，通常情况下，档案数据库的建立不仅仅涉及到建设者、管理者、拥有着与维护者之间的利益，更要与整体档案管理目标保持一致。全宗原则的理论原则更是这种目标的集中体现，它有助于协调档案数据库各方面之间的关系，更能为其提供强有力的理论支持，使其资金、作用得到良好的发挥。

4电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供技术支持

电子文件档案管理是档案数据库建设发展的主要趋势，从某种意义上而言，电子文件管理具有真实、完整、实用的意义。其生命周期从形成到保管，再到销毁都将是一个完整的运动过程，对其档案进行全方位监控与管理，通过这种形式对其档案信息进行管理可以实现动态查询。在档案数据库中如何将电子文件管理进行有效的发挥及使用，是当前数据库档案管理亟待解决的重要问题。电子文件管理与传统档案管理不同，电子文件档案管理侧重于事前对其文件进行管理与规划，依据整个电子文件管理的特点进行目标管理与维护，然后将档案信息进行有效整合，充分发挥每个档案信息在管理中的重要作用。这不仅仅要充分考虑到文件数据的结构优化，更要考虑到对整个档案管理活动的影响。从电子文件档案管理的特征来看，为了保证数据的真实有效，必须做好事前数据信息的控制与管理。换句话而言，就是档案数据库不能像传统的纸质档案管理那样，自档案信息接收开始，就要对电子文件进行管理，然后定期进行审查检阅，将各个环节的档案数据进行归档，为该文件提供一个可靠的存档环境。美国当代著名的电子文件管理专家戴维•比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”元数据通过描述信息资源的属性，用于识别、评价、追踪资源，从而实现对信息资源一体化的组织和有效管理。根据对电子资源管理的需要，元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。事实上，电子文件是多种不同类型信息的一个集合概念，对于不同类型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的属性集。元数据最基本的功能通过数据元素集定义资源对象的各类属性，这些属性的大量实例可以表达为关系型数据库中的表，或者以XML等形式进行置标，从而能够利用数据库系统或各类应用软件进行管理。可见，以元数据为中间对象，可以利用数据库实现电子文件的有效管理。

参考文献

[1]张辑哲.维系之道———档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1995.

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那么，在各类介质档案统一分类的前提下，特殊介质档案(非纸质档案)的档号又该如何编制呢?

工业企业特殊介质档案档号编制方式

《规则》中提到分类编号方案由“各地区、各部门”“结合各自的实际情况”制定。自《规则》以来，各地区、各行业的档案主管部门陆续了各自的分类编号规则，对于纸质档案一般都采用了分类号+案卷号的形式编制档号，但对于特殊介质档号的编制规定却不尽相同。概括起来，大致有如下几种：

1.介质类型+案卷号

这种模式建立在仍然为特殊介质档案设置单独分类的基础之上。如《机械工业企业档案分类编号规则》增加声像照片档案类作为第十一个大类，“声像照片档案类的二级及二级以下类目，按载体形状设置。载体形状类下按问题设置。”档号形式为：声像照片类(特殊介质类)+介质类型+问题+案卷号。此外，在实际工作中有单位在十大类的每一类下设特殊介质类，再在该类下按介质类型区分的，档号形式为：大类号+特殊介质类+介质类型+案卷号。这种编号形式与下述第2种类似，但从本质上讲都是违背了《规则》的档案分类精神，在按内容划分的同时，又按介质类型进行了区分，因此归入本类型。

2.类目号+介质类型号+案卷号

特殊介质不单独设类，特殊介质档案的档号将十大类的一级分类号作为档号的一级类目号，但不采用分类中一级类目的下级分类，而是按载体的不同，或分专题，或直接在一级类目号之后按案卷号排列特殊介质档案。即在“特殊介质档案的分类编号与纸质档案相对应”的要求方面，采用了对应一级分类的方式。如苏州市规定：“照片档案的编号方法为：大类号+照片案卷号+照片流水张号。”

荆州市规定“企业特殊载体形式档案的档号，其大类代号之后，须加上载体标识，并加(　)号，照片档案，在其对应的纸质档案大类代号后，直接以案卷为单位编写顺序号”，“录音、录像档案，在其对应的纸质档案大类代号后，以盒为单位编写顺序号……”

3.分类号+介质类型号+案卷号

该模式不设特殊介质类，按统一的档案分类方案对特殊介质进行分类，但根据介质类型的不同，各介质类型的档案分别编制流水号。在分类号后或档号末尾加上介质类型号以示区别。例如，核工业档案学会编制的《核电档案分类标准》(NB／T20020)将介质类型作为特殊介质档案的特征码，在同一分类下，按不同的介质类型分别编制流水号。如某公司在成立的活动过程中形成3卷纸质档案、1盒照片档案，而公司成立属于A经营管理大类下的A11公司筹建小类，那么这三卷纸质档案的档号为A11-001，All-002，A11-003，照片档案的档号为All-SA-001，其中SA代表介质类型为照片。

4.分类号+案卷号

特殊介质档案同纸质档案一起参与分类，单独组卷，分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录与档号的对照表。这种模式最大的特点在于各类介质档案的档号的要素和结构是完全一致的。如《陕西省工业企业档案分类编号试行规则》指出：特殊介质档案与其对应的纸质档案“可作出参见卡或指引卡”。《浙江省工业企业档案分类编号暂行规则》规定特殊介质档案“可视其内容特征同纸质档案一起分类，单独组卷，列纸质载体档案之后编号”。“分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录与档号的对照表。”上海市的规定与浙江省的规定类似。

综上所述，虽然各地区、各行业的规定、标准所针对的对象大体相同――都是工业企业，时间也大部分集中在20世纪90年代，但是对于特殊介质档案的编号方式却有很大的差异。那么这些不同的编号方式是否能发挥档号的作用呢?

档号的作用

档号是档案工作中最常见、最重要的编码之一。根据1994年的《档号编制规则》，“档号”是“档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码”，是“存取档案的标记，并具有统计监督作用”。《高等学校档案实体分类法》指出：“档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置”。《电子文件管理细则(征求意见稿)》中指出档号是“以字符形式赋予电子文件的，用以固定和反映电子文件排列顺序的一组代码”，“揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果，便于统计利用，在电子文件与其传统载体(双套保存的)档案之间提供关联标识”。

此外，还有学者认为“档号既是档案系统整理成果的一种反映，又是档案保管和利用工作的一种特殊工具，还具备统计监督的功能。”

综上，我们可以看到，学术界对于档号的定义虽然具体的表述各不相同，但对于档号功能的描述基本是一致的。即以“存取的标记”和“整理成果的体现”两大功能为主，并衍生出统计，监督等功能。各类特殊介质档案编号的比较

从本质上来看，以上4种特殊介质档案的档号的区别在于介质类型是否参与到了档号的编制中。第1种类型中，特殊介质直接参与了一级类目的档案分类设置；第2种类型中，介质类型编制到了二级类目中；第3种类型中，介质类型编制到了最低一级类目中；而只有第4种类型，其档号与介质类型没有任何关系。

特殊介质类型参与档号编制的情况下，其档号中的“类目号”与档案实体的分类号并不一致，这类档号并不能“反映档案的分类体系”，也不能揭示“分类的结果”，其作用更侧重于作为“存取的标记”。这种编号方式容易割裂同一主题的各类介质之间的联系。如企业在重大活动中，一般会形成照片、录像、录音、领导题词、礼品等档案，在编号时，如果按介质类型分别编号，就将这些档案之间的联系割裂开来，不便于展现整个活动的全貌。而且在利用时必须分别查询、分别提供利用，容易造成不便。

当介质类型不参与档号编制时，特殊介质档案的档号虽然能够反映档案的分类体系，但因特殊介质档案分库存放，其存放位置并不能在档号中体现出来，必须借助保管目录、参见卡、指引卡等手段来辅助排架。这种编号模式分类清晰，保持了档案材料的成套性，档案分类标准唯一。对于内容一致，载体不同的档案，可以使用相同的档号，不同的排架号来解决。但由于不具备排架功能，首先必须引入“排架号”、“存址码”等额外的编码。其次，特殊介质档案，特别是声像档案产生的领域十分广泛，且内容交叉的情况很多，档案人员在接收这些档案时，因为可人类目较多，判断分类比较困难，对档案分类人员的要求很高，一旦分类标准不统一，会对后续的查找和利用带来不利影响。

结论

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（一）质量监督档案的主要内容。包括工程质量监督注册登记资料、工程监督工作方案及监督交底资料、工程质量监督工作记录资料、工程质量验收监督记录资料、工程质量监督报告、工程质量事故报告及相关资料、行政执法资料、需要保存的其他文件资料等。

（二）竣工验收备案档案主要内容。包括市政基础设施工程竣工验收备案表、工程施工许可证、工程质量评价资料、工程质量监督报告、相关机构认可文件、工程质量保障文件、法律法规要求的其他文件资料等。

二、分类整理方法

（一）类号的确定。将工程质量监督档案确定为专业档案，采用混合号码制方式确定类号，工程质量监督档案确定为“Z1”，竣工验收备案档案确定为“Z2”。

（二）分类方法的确定。工程质量监督档案围绕工程建设分阶段逐步自然积累，以工程项目为中心，对象明确，实体单一，联系密切，构成了一个有机的整体。档案资料有明确的内容，外部界限清晰，便于归类。基于上述特征，采取“性质―工程项目分类法”进行分类。

（三）档案号的确定。市政工程大多跨多年施工，以年度为单位整理难以完整反映工程建设全过程，在编制档案号时不以年度为限，直接以流水号顺序排列，采取“分类号+案卷顺序号”的方式编制档案号。

（四）档案保管期限的确定。工程质量监督档案是与工程质量密切相关的原始资料记录，是工程一旦发生质量问题、出现投诉后进行调查处理的重要依据，是监督机构和监督人员履职尽责的有效凭证，依据《建设工程文件归档整理规范》及《湖北省房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理暂行办法》，确定保管期限为永久。

三、结合档案实际的特殊处理

（一）两类档案的对应。每项工程既有一套质量监督档案，又有一套竣工验收备案档案。为照顾其相互联系，在分类整理过程中，对两类档案分别确定类别号，但使用相同的案卷号。如此，通过工程名称按照案卷号查阅到质量监督档案后，同一案卷号对应该工程的竣工验收备案档案，反之亦然。

（二）工程建设周期的对应处理。利用流水号方式顺序编排案卷号，直接从档案号中无法反映档案的生成年度和工程建设周期。整理过程中，采用增加备注、编制专用检索工具的办法予以解决。首先在档案装具封面上标注质量监督注册登记号和竣工验收备案号，直接反映工程的开工建设时间和验收时间；其次是在编制检索目录时，在案卷号后备注对应工程的质量监督注册登记号和备案号，在检索工具中实?F一目了然。

（三）特殊档案的处理。市政工程情况复杂，有的工程完工后迟迟不办理竣工验收备案手续，造成质量监督档案已经形成，竣工验收备案档案无从整理。按照两类档案对应一致设置案卷号的原则，已形成的质量监督档案也难以编号整理。为解决上述问题，对单独形成的质量监督档案，采取类别号剔除阿拉伯数字只确定为“Z”，案卷号仍以流水号方式编排的方式加以整理，集中保管时归为临时档案，待对应的竣工验收备案档案形成后再重新编号整理。

四、相关工作体会

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工程总承包项目是总承包商按照合同约定，完成工程的勘察、设计、设备材料采购、施工、试运行等工作，并对工程的安全、质量、进度、造价全面负责，工程验收合格后向业主移交，即在"交钥匙"时，提供一个配套完整、可以运行的设施。通常称之谓EPC （Engineering Procurement and Construction） 总承包。相对于只负责勘察、设计的传统模式，总承包模式增加设备材料采购、施工等环节，因此产生的文件也是原来传统模式的几何倍数增加。我院从总承包项目工程开始，就从实际情况出发，为了整编和利用方便，提出了根据不同类型的文件分别按照按“卷”、按“件“并存的文件组卷整编方式。

一、“卷”和“件”概念的区分

“卷”：由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。案卷一般由封面、目录、文件材料、备考表组成。

“件”：是比卷更小的档案保管单位，一“件”可以是一份文件（包括附件），如一个通知、一份报告；也可以是若干份相关文件的组合，即组合件，如来文与复文等。

二、按“卷”组合

目前我院总承包文件中成品图纸文件是按照先归档后出版的形式归档的，因此成品文件归档的质量是可控的，而且通过系统运用，也方便查阅利用。而如何总承包各环节产生的除成品文件外大量的其他原始文件才是难点和重点。在工程资料整编中，按“卷”是传统的整编方式，我院总承包项目文件按“卷”整编流程与传统整编流程基本是一至的：组卷、排列、编目、装订四个步骤。由于总承包文件类型多，数量大，因此组卷是整编中的难点，而组卷的合理与否直接影响到档案的查阅利用是否方便快捷。我院现在存在的问题是：由于之前文件组卷不合理，执行规范不严格，造成卷内文件类型多，内容乱的现象，这样在后续的编目编写案卷名称时很难全面地概括卷内文件所包括的内容，造成日后的查找利用时出现想查找一份文件，但由于案卷名称没有涉及这份文件的内容，因此很难找到甚至找不到需要的文件。为了让总承包项目文件严格执行分类组卷标准，根据我院三年来总承包项目产生的文件资料和我们的整理经验，我院摒除了原始档案中“类”的分类组卷方式，编写了更加细化的组卷分类形式，具体分为19个类型的文件，分别为：工程前期文件、设计文件、施工技术文件、项目启动与策划、设计管理、采购管理、施工管理、调试与试运行文件、质量管理、进度管理、HSE、费用管理、财务管理、行政与后勤、联络性文件、声像资料管理、风险管理、竣工验收文件、合同与协议。在以上的类型文件作为一级类目的前提下，再细分各种文件类型，编写出二级类目，甚至三级类目。这样细分归档文件类型的目的是为了使同一卷文件具有统一的特征，方便后续的编目工作，也方便日后的查阅利用。

三、按“件”组合

在工程原始资料中采用按“件“整编，是近几年才流行的一种工程原始资料整编方式。按”件”整编主要用于文书类档案的整编，而在工程原始资料整编中，按“件”整编的方式主要适用了项目的前期文件、联络性文件和合同协议等。这类型文件的主要特点是：文件内容的独立性强，一份文件即是一个完整的闭环文件。按“件”整编的流程也相对简单，只要分类，装订即可，分类规定执行上述19类别。我院现在除总承包项目外的其他项目原始资料也是按“件”的方式整编，这种整编方式少了编写案卷封面、卷内目录和备考表的程序，为整编带来更多的便利，而且在文档系统上编写的题名也相对简单概括，更便于日后的查阅利用。

四、按“卷”组合与按“件”组合对比

文件如何整理归档，最终的目的是为了方便日后档案借阅利用，档案的价值正体现于此，所以如何将一份死档案变成一条活信息，是每个档案工作者亟需思考的问题。文件整编方式的改进是提高档案利用效率最直接的一种方式。组卷是文件整编的一个重要环节，如何选择适合一类型文件的组卷方式，需要了解一类型文件的产生、形成、收集的全过程，为后期的整编提供依据。比如：工程联系单（收文）与（发文）的收集，不同工程的文控人员收集的方式不一样，有收文和发文分开收集的，有收文和发文相关联收集的，因此根据不同的收集情况，组卷方式也应该不同，工程联系单（收文）与（发文）分开收集时，应分专业分别组“件”；工程联系单（收文）与（发文）相关联收集时，应该按收、发文相关联组“件”。但如设备的招投标文件中，包括邀标通知书，投标说明文件、招投标过程中产生的传真、会议纪要、中标通知书等文件，都是在同一设备招投标中产生的文件，对这种具有很强关联性的文件，我院是按文件问题组“卷”方式组合的。在选择按“件”还是按“卷”组卷时，我们遵循一个原则：按“件”组卷同一类型的闭环文件；按“卷”组卷多种类型的闭环文件。在遇到文件交叉的情况时，优先考虑方便文件收集时的组卷方式。

在实际工作中，文控人员对档案整编知识相对较少，因此更简单的按“件”方式组合整编比按“卷”方式组合整编更适合整编人员操作。对比两种方式，按“件”整编的优势在于：①组卷方式更简单；②编目内容更少；③选择装订方式范围更大。④案卷题名更容易概括；⑤在档案系统上更容易查找定位。但这种组卷整编方式也有不好的地方：产生大量的条目信息，因此在档案系统上登记更繁琐；在借阅利用，查找相关联的文件时，需要进行多次的检索。按“卷”方式组合整编的优势：①卷内文件内容联系性强，减少在借阅利用时对关联性文件的检索次数；②产生的条目信息更少，减少档案系统的登记量。按“卷”方式组合整编的劣势也非常明显：编目内容更多，且内容的增多造成文件厚度的加大，使装订方式更多只能选择更加复杂的“三孔一线”的方式；卷内内容的增多造成案卷题名难以编写，给后续的查找利用造成不利。

五、结束语

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地籍管理工作是国土资源管理工作的基础工作，而档案管理工作又是国土资源管理工作的最后一个环节，是国土资源管理工作最基础的工作。目前，随着国家对土地资源管理进行宏观调控的不断深化，新增建设用地面积严格控制并不断减少，而经济发展和城市建设用地需要占用大量的土地资源。在建设用地与保护耕地的矛盾日益突出的情况下，必然要采取以下多种方式，才能保证各类建设用地的需要，即：农用地转为建设用地；大量的城市拆迁；国有农用地的用途转变；城中村改造；农村空壳村的改造；破产企业改制土地使用权的收回；闲置土地使用权的收回；企业的合并、兼并、分立而引起的土地使用者名称的变更；单位和个人的地址、名称变更等，因此形成变更土地登记档案。

由于办理变更土地登记的工作量非常大，变更土地登记的类型多种多样，范围极其广泛，形成的档案非常多，所以必须一套完整的管理方式。否则将对档案的开发利用极为不利，并严重地影响着国土资源事业的发展。

二、 变更土地登记档案的归档范围

土地登记是国家依法对国有土地使用权、集体土地所有权、集体土地使用权的土地他项权利的登记。土地登记又分为初始土地登记和变更土地登记两种方式。当初始土地登记工作完成以后，所发生的土地登记工作都属于变更土地登记工作。

初始土地登记又称总登记，是指在一定时间内，对辖区全部土地或者特定区域的土地进行的普遍登记；变更土地登记，是指初始土地登记以外的土地登记，包括土地使用权、所有权和土地他项权利设定登记，土地使用权、所有权和土地他项权利变更登记，名称、地址和土地用途变更登记，注销土地登记等。

土地登记部门将在变更土地登记过程中形成的档案移交给档案管理部门，档案部门在按《档案法》和有关档案整理规范的规定接收、鉴定、整理、编目以后，再进行分类管理，以便高效快捷地向社会各界提供利用，这是档案管理的核心工作。

变更土地登记档案的形成十分丰富，涉及的类型非常多。变更土地登记有划拨转出让、土地使用权作价入股、购买商品房、土地用途发生改变等。结合《土地登记规则》的规定，应当属于变更土地登记档案整理的归档范围有：

1. 划拨土地使用权依法办理土地使用权出让手续后，办理土地登记形成的资料；

⒉ 企业将通过出让或者国家入股等形式取得的国有土地使用权，再以入股方式转让后，办理土地登记形成的资料；

⒊ 集体土地所有者将集体土地使用权作为联营条件兴办三资企业和内联企业，办理土地登记形成的资料；

⒋ 依法转让土地使用权后，办理土地登记形成的资料；

⒌ 因买卖、转让地上建筑物、附着物等一并转移土地使用权，办理土地登记形成的资料；

⒍ 因单位合并、分立、企业兼并等原因引起土地使用权变更，办理土地登记形成的资料；

⒎ 因交换、调整土地而发生土地使用权、所有权变更，办理土地登记形成的资料；

⒏ 因处分抵押财产而取得土地使用权，办理土地登记形成的资料；

⒐ 购买商品房（即房屋所有权变更而使土地使用权变更）后，办理土地登记形成的资料；

⒑ 购买公有住房（包括房改住房、集资建房和经济适用房）后，办理土地登记形成的资料；

11. 土地使用权抵押期间，抵押合同发生变更，办理土地登记形成的资料；

⒓. 土地使用权租赁期间，租赁合同发生变更后，办理土地登记形成的资料；

⒔ 变更法律、行政法规规定需要登记的其他土地他项权利形成的资料；

⒕ 依法继承土地使用权和土地他项权利，办理土地登记形成的资料；

⒖ 土地使用者、所有者和土地他项权利者更改名称、地址后，办理土地登记形成的资料；

⒗ 国有土地的用途发生变更，办理土地登记形成的资料；

⒘ 农村集体所有土地进行农业结构调整涉及已登记地类变化，办理土地登记形成的资料；

⒙ 集体土地建设用地的用途发生变更后，办理土地登记形成的资料；

⒚ 集体所有的土地依法被全部征收、征用或者农业集体经济所属成员依法成建制转为城镇居民后，办理土地登记形成的资料；

⒛ 县级以上人民政府依法收回国有土地使用权后，办理土地登记形成的资料；

21. 国有土地使用权出让或者租赁期满,未申请续期或者续期申请未获批准形成的资料；

22. 因自然灾害等造成土地权利灭失形成的资料；

23. 土地他项权利终止形成的资料；

24. 土地使用者、所有者和土地他项权利者未按照《土地登记规则》规定申请注销登记形成的资料；

25. 将原矿山（区）、砖厂等废弃工业用地复垦，转为建设用地或农业用地，办理土地登记形成的资料；

26． 其他形式的土地使用权、所有权和土地他项权利变更形成的资料。

三、 变更土地登记档案的管理方式

土地登记部门必须严格按照《土地登记规则》的规定程序完成变更土地登记，并将工作中形成的档案资料移交给档案部门，档案部门依照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）的规定，对其进行鉴定、整理、分类、排列、编号、编目、装订、装盒后，在对变更土地登记档案集中统一管理中，应区分不同的情况，采取不同的管理方式。

（一）初始土地登记档案与变更土地登记档案分开管理方式

按照原国家土地管理局《关于印发〈县级土地管理档案分类方案（试行）〉〈土地管理档案案卷构成的一般要求〉的通知》中《县级土地管理档案分类方案说明》第八条规定：农村地籍档案按乡、村、队、使用者组成保管单位、排列，城镇地籍档案按城区、街道、街坊、使用者组成保管单位、排列。初始土地登记档案材料的主要内容有：C42为国有土地使用权申报登记材料，其档案号为全宗号+分类号（C42）+城区+街道+街坊+使用者；C43为集体土地所有权申报登记材料，其档案号为全宗号+分类号（C43）+乡+村+队+使用者；C44为集体土地建设用地使用权申报登记材料，其档案号为全宗号+分类号（C44）+乡+村+使用者。变更土地登记档案材料的主要内容有：分类号为C45，其档案号的编制参照上述初始土地登记档案材料档案号的编制，将分类号更改为C45即可。

当初始土地登记档案整理完成以后，组成保管单位分类装盒、放入密集架保管，档案转入开发利用工作。由于档案工作是国土资源管理工作的最后一个环节，其变更土地登记的依据和权属情况就需要查阅初始土地登记档案资料。经济发达的地区或者最适合人类居住的地区，土地二级市场交易就活跃，其办理变更土地登记的工作量非常大，变更土地登记的类型多种多样，形成的档案非常多。档案部门将这些档案资料按《规则》整理完成后，在保管方式上，变更土地登记档案按城区、街道、街坊、使用者组成保管单位，编好档案号，并将原土地使用者的档案号抄写到新的土地使用者的档案卷宗上。同时，还要将变更以后的土地使用者的档案号抄写到原土地使用者的档案卷宗上，做到一一对应。要做到既有变更后新的土地使用者的档案号，又有原土地使用者的档案号，分类装盒、放入密集架，与初始土地登记档案分开保管，并在档案全引目录（计算机和纸质）的原土地使用者的备注栏注明“更名为***”。此种方式的优点是：容易区分哪些是初始土地登记档案，哪些是变更土地登记档案。适合于土地二级市场交易活跃，办理变更土地登记的工作量非常大，形成的档案非常多的地级市、县（市）国土资源档案部门。缺点是需要的库房容量大，占用密集架多，在人、财、物上耗费多，查询利用费时费力。

（二）初始土地登记档案与变更土地登记档案合二为一管理方式

对于经济不发达的地区，土地二级市场交易不活跃，办理变更土地登记的工作量又非常小，变更土地登记的类型不多，形成的档案资料也非常小，档案部门将这些档案按《规则》整理完成后，在保管方式上，变更土地登记档案按城区、街道、街坊、使用者组成保管单位，并将原土地使用者的档案号抄写到新的土地使用者的档案卷宗上，与原土地登记档案装订在一起，合二为一，使用同一个档案号进行分类保管，并在档案全引目录（计算机和纸质）的原土地使用者栏上注明“更名为***”。此种方式的优点是：有利于查询利用，需要的库房容量小，占用密集架不多。适合于土地二级市场交易不活跃，办理变更土地登记工作非常小，形成的档案不多的地级市、县（市）国土资源档案部门。缺点是不容易区分初始土地登记档案和变更土地登记档案，当一宗地进行多次变更后，需要进行分档案盒装订，工作量大、烦琐。

（三）注销土地登记档案管理方式

县级以上人民政府国土资源部门依法办理国有土地使用权、集体土地所有权、集体土地建设用地使用权注销土地登记，注销土地证书后，将收回的土地证书和注销土地登记资料要归入档案中，这些资料要区分不同的情况，按以下的方式管理：

1. 将收回的土地证书和注销土地登记资料归入原档案卷宗中。土地登记部门将收回的土地证书和注销土地登记资料在档案管理部门调出原档案卷宗(含初始、变更土地登记档案)，土地登记经办人在档案卷宗上注明注销本宗地的注销登记文件依据、日期，签名并加盖公章。档案部门将增加的资料按原流水号编页码号，在卷内文件目录中按其内容填写齐全，并在档案软卷皮的变更记事栏中将增加资料的件数、页码数和日期注明，档案部门经办人签名盖章。这种方式适用于：集体所有的土地依法被全部征收、征用或者农业集体经济所属成员依法成建制转为城镇居民；县级以上人民政府依法收回部分或者全部国有土地使用权；国有土地使用权出让或者租赁期满,土地使用者未申请续期或者续期申请未获批准；因自然灾害等造成土地权利灭失；土地用途、住址、名称等发生变更。土地使用权暂时没有明确的土地使用者，以及土地证书多次进行抵押或者分割登记，需要重新换发土地证书的，应当将收回的土地使用证（含国有、集体土地证书）和注销土地登记资料归入原档案卷宗中作为收回和注销该宗地的依据。

⒉ 将收回的土地证书和注销土地登记资料归入新档案卷宗中。土地登记部门在档案管理部门调出原档案卷宗，土地登记经办人在档案卷宗上注明注销本宗地的注销登记文件依据、日期，签名并加盖公章。档案部门将增加的资料按原流水号编页码号，在卷内文件目录中按其内容填写齐全，并在档案软卷皮的变更记事栏中将增加资料的件数、页码数和日期注明，档案部门经办人签名盖章。这种方式适用于：房地产开发公司和相关单位拆迁使用原建设用地；集体所有的土地依法被全部征收、征用或者农业集体经济所属成员依法成建制转为城镇居民；县级以上人民政府依法收回全部国有土地使用权；国有土地使用权出让或者租赁期满；土地使用者未申请续期或者续期申请未获批准等情况。收回的土地使用权有明确的土地使用者，应当将收回的土地证书归于新的档案案卷中,作为本宗地的变更土地登记权属来源依据。

（四）宗地合并、分割土地登记档案资料的管理方式

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中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）01-0094-04

The Design of Territorial Archive Management System Based on Mapgis

LIU Pei， TANG Jun

（School of Earth Science，Yangtze University， Wuhan 430100， China）

Abstract： To improve the efficiency of territorial archive management， achieve automation and information technology，spatialization of territorial archive，the territorial archive management system based on MapGIS is proposed.The obvious special character of territorial archive is studied，based on MapGIS IGSS，which is a internet oriented and large enterprise-class application development platform，could make use of the spatial characteristics，apply GIS function to the management，eventually break through the traditional management mode.Finally，the flow of territorial archive management is analyzed，in addition，the function modules are designed and classified，based on which the MVC3.0 framework is adopted to manage and maintain vector images，archive pictures，thematic map and archive documents.

Key words： territorial archive； MapGIS； special character； MapGIS IGSS； GIS； MVC

国土资源档案是指国土资源主管单位及下属单位在开展各项专业工作中直接形成的、具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等原始记录[1]。国土资源档案是国土资源管理各项工作的真实记录，是历史的见证，是国土资源管理事业最宝贵的财富[2]。传统县级国土资源档案管理采取手工方式，档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都主要以手工为主。而一些现存的档案系统普遍存在功能结构单一、数据封闭等问题[3]。这些方式工作效率较低，国土资源档案得不到充分利用。所以建立优质、高效、具有国土资源特点的档案管理系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统管理方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用。

国土档案中最主要的两类档案是地籍档案和用地档案，地籍管理的基本单位是宗地，任意一块宗地在地理空间中都有特定的位置、具有一定的形状和面积，空间参考是地籍调查、土地详查和地籍测绘的基础，通过空间参考来描述宗地的空间特征。因此，将GIS应用于国土档案管理中，有效地把国土档案的非空间属性与空间特征联系起来，不仅克服传统档案管理方式的缺点，而且可以提高国土档案的利用和效率，更好地为国土资源管理工作服务[4]。

1 系统开发环境

1.1 MVC简介

本系统为BS结构，采用 MVC3.0的框架模式，将输入、处理、输出流程按照Model、View、Controller的方式进行分离，将应用分为三层结构：模型层、视图层、控制层。其中视图（View）代表用户交互界面，用于视图上数据的采集和处理，以及用户的请求，模型（Model）用于业务流程/状态的处理以及业务规则的制定，控制（Controller）从用户接收请求， 将模型与视图匹配在一起，共同完成用户的请求。Mvc的三层结构图如下[5]：

图1 MVC结构图

1.2 MapGIS IGSS 简介

MapGIS IGSS即IGSServer是一个面向互联网的大型企业级GIS应用开发平台。它是构建于MapGIS跨平台产品DCServer之上，采用面向服务的体系架构，并且继承了MapGIS DCS数据中心的设计理念，基于数据仓库和功能仓库服务，提供一套功能全面、接口简便的开发框架。MapGIS IGSS采用跨平台微内核群技术。微内核技术则是把GIS不同应用方向的系统的核心功能分别形成单独的微内核，这些微内核集合在一起形成微内核群。微内核群技术使得MapGIS IGSS具有高效、与硬件架构同步、跨平台的特性[6]。

宗地的空间信息在地籍信息中占据着重要地位，是其他宗地信息的基础和依托。为了使工作人员直观快速的查找到档案所属的宗地，准确地找到宗地的地理位置，需要丰富的空间信息进行定位，根据系统要求，所需的空间数据主要包括：基础地理数据、遥感影像数据、宗地专题图数据和地类图斑专题图数据[7]。

MapGIS IGSS管理的地理信息数据包括GIS数据库中的数据和基础地理信息数据。GIS数据库中包含以统一的MapGIS数据格式（HDF方式进行存储的GIS数据）的数据以及其他数据库存储的数据（例如DB2、Oracle等）[8]。基础信息地理数据包括：影像数据、矢量数据、瓦片数据等，它们都是以文件形式存放的空间数据。MapGIS IGSS的数据调用都是基于MapGIS，充分发挥了平台管理海量数据能力和并发访问数据能力。

2 需求分析

2.1 系统可行性分析

MapGIS 国土资源档案管理系统以MAPGIS为基础平台，将GIS技术、数据库技术、计算机网络与办公自动化高效结合，实现了国土资源档案数字化管理；实现了日常综合事务的办理如公文流转、人事管理、会议管理、网上会审、内部交流、考勤等。

系统采用多层结构的设计原理，且包括B/S档案管理系统并提供对已有案卷数字化的CS建库系统。具有集中的请求和访问控制，以数据驱动实现业务应用，基于MVC模式灵活的页面合成技术，使内容存储与表相分离，具有强大的安全性和事务处理能力。

各类数据统一采用SQL Server存储管理，采用DCServer（数据中心管理器）的方式完成对矢量、栅格、影像、图片、文档资料的统一管理和维护，前台应用采用MapGIS IGSS（地理共享服务）的方式实现专题数据浏览、查询、分析，全方位一体化的服务于国土资源审查、审批决策支持。

2.2 系统功能分析

根据业务流程分析，系统分为11个模块：配置模块、档案管理、档案检索、档案权限、档案销毁、档案借阅、档案查阅、日志、档案统计、库房管理、档案接口，如图所示。

图2 系统功能模块

系统框架继续沿用政务系统框架，栏目，菜单，用户，数据字典等功能可以直接使用。另外增加档案日常业务，集合档案整理，管理，检索，借阅，查阅，统计，日志等功能，并与政务系统，“一张图”系统结合。提供web服务接口，政务系统里的案卷电子归档后，可以将案卷的基本信息，附件信息批量导入到档案系统里，方便进行统一管理。并且政务系统，一张图能查看档案的基本信息，档案系统里能查看图形信息。后期还要考虑档案的数字化工具，能够导入数字化数据。整个档案处理过程流程图如下：

图3 档案处理过程流程图

3 系统设计

MapGIS国土资源档案管理系统是基于B/S结构的应用系统，整体界面布局采用淡蓝色基调。界面横向分为左中两部分。其中左部为系统名称、栏目菜单、等功能按钮；占据总界面的大部分空间的中部则放置了所有的业务数据显示界面。

1） 配置模块：包括档案分类配置、目录模板配置、分类属性配置、案卷与档案关系配置、档案权限配置、编号规则配置。对整个系统的基础信息进行配置，维持系统业务流程正常运行。

2） 档案管理：对档案进行添加、编辑、删除、查看、下载、打印等操作

3） 档案检索：包括全文检索、高级检索。遍历所有类型档案的公有表，和私有表，匹配符合检索条件的记录。

4） 档案权限：档案内容页面里，根据前面配置的档案权限控制用户对档案的操作。

5） 档案销毁：对已经过期的档案进行销毁操作，先进入回收站，然后根据需要对回收站的档案进行清理，并且回收站的档案可以随时恢复。

6） 档案借阅：包括档案借阅期限设置、档案借阅登记、档案归还登记、档案借阅归还查询、借阅超期收费。需要借阅的人到窗口借阅，并且要拿领导的批条。由窗口的人登记，然后提供借阅服务，由窗口的人对纸质档案的借阅情况进行登记。根据配置的借阅天数，自动计算归还期限。

7） 档案查阅：包括查阅申请、查阅审批、档案查阅。申请人使用，显示自己申请查阅的档案列表，如果审批通过了，可以查看详情，过了查阅截止时间，无法继续查看详情。

8） 日志：自动记录系统里的大部分操作记录日志信息。

9） 档案统计：包括统计各分类某时间段内的档案总数、统计各分类某时间段内的借阅次数、统计各分类某时间段内的借阅明细、统计各分类某时间段内的借阅收费金额、统计各分类某时间段内的借阅收费明细。显示统计列表、统计图，可导出excel，打印报表。

10） 库房管理：用于记录每个分类存放的库房的位置，主要有：档案分类，子类名称，目录，开始案卷，结束案卷，库房号，排架号，库格号等。能够添加，修改，删除这些信息。

11） 档案接口：档案系统提供web服务的方式。为政务系统和“一张图”系统中的审批案卷归档提供归档挂接的接口，提供国土信息业务一体化服务。

4 系统数据结构设计

4.1 逻辑结构设计

系统采用mvc三层逻辑结构，各模块的模型，视图，控制器按照设定的规范定义，具体如下：

4.1.1 模型

表1 模型详情表

4.1.2 控制器

表2 控制器详情表

4.1.3 视图

表3 视图详情表

4.2 物理结构设计

本系统设计了三个数据库，分别为临时库，正式库，回收库。所有配置表都在正式库里，临时库，回收库只有业务表。考虑到各分类的业务属性不一样，将业务表分为公共表和私有表两种，其中私有表可以动态配置。并且三个库的私有表一模一样，公共表大部分字段一样，个别有出入，详细表结构如下：

表4 正式库ARCHTYPE档案分类表

表5 临时库ARCHINFOCOMMON档案公用信息表

表6 回收库ARCHINFOCOMMON档案公用信息表

5 结束语

本文基于MapGIS平台，采用MVC技术设计了国土资源档案管理系统。该系统具有一下等特点：技术先进，GIS技术与档案管理信息化的无缝集成；强大的海量数据管理能力；

系统功能齐全，适合国土资源部门各处室（科室）的需求，实现了国土资源档案管理的全面信息化；统一的平台、统一的功能，完全实现了信息的交汇与共享，避免了信息孤岛的发生；具备各种类型的文件、档案、资料的管理功能；流程化的借阅管理，强化了档案利用。

参考文献：

[1] 黄华坤.省级国土资源档案云平台的研究与设计[J].档案管理，2014（6）：41-43.

[2] 张敏.深度探讨现阶段国土资源档案管理的工作内容与改善方法[J].科技资讯，2010（4）：224.

[3] 李嘉，陈晓霞.国土资源档案管理信息系统功能设计[J].中国新通信，2014（10）：114-115.

[4] 李晓燕，范威，陈三梅.济宁市国土资源局数字档案馆建设设计思路[J].国土资源信息化，2013（3）： 40-46.

[5] 刘亮，霍剑青，郭玉刚，等.基于MVC 的通用型模式的设计与实现[J].中国科学技术大学学报，2010， 40（6）： 635-639.

篇9

随着计算机的广泛应用档案管理也随之发生了一定的变化，电子文件对档案管理工作也产生了一定的影响，主要体现在以下几个方面：

一、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

二、由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

三、由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。

此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。下面我们具体的来看一下它与传统档案管理的区别：

首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定， 某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护， 保证文件在传输、处理过程中不会出现错误， 以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性， 保证电子文件的法律凭证地位。

第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。 档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合， 档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、 统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

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二、文书档案“件”与“卷”的利弊

1、传统的以“卷”归档的利与弊

优点：首先，以“卷”归档可以将档案资料装订成册，不仅整齐美观，还可以便于保管，不易被查阅者随意抽取或者拆卷，因此有利于保证档案材料的完整性。其次，以“卷”归档便于人们进行查阅，查阅者可以根据查阅内容的性质进行查找，提高查准率；而且还可以查阅同类性质的问题，提高查全率，有利于全面地分析查阅的资料，提高对档案材料的理解程度。缺点：第一，以“卷”归档的工作量比较大，往往需要“化零为整”进行分类整理，工作效率比较低，而且容易出现纰漏，比如档案遗漏，错置等等。第二，缺乏安全性，由于档案装订成册，因此人们在查阅资料时可以整册翻阅，这样不利于档案信息的安全。第三，当发现同类的新档案材料时不方便增加，因此增加档案需要通过申请后再拆卷、装订，过程异常繁琐。第四，“杂卷”难以避免，由于档案管理人员对档案材料的理解存在歧义，因此在档案的归类方面往往产生争议造成档案无法归类。第五，卷名拟写困难，因为有时候档案材料不只是体现一个问题，因此有时候存在同一份档案材料往往会出现在不同的案卷里，当然，如何拟写卷名也就成了一项困难的工作。第六，以“卷”归档的程序异常复杂，需要专职的人员进行收集，并移送相关的档案部门，然后再进行编目、入库。

2、改革后以“件”归档的利与弊

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1、前言知识经济的到来在广泛影响人们物质文化生活的同时，也引发了人们对于企业经营管理的思考，引起了企业竞争行为和态势的革命性变化。在经济全球化、知识普及化的今天，知识管理成为提高企业核心竞争力及可持续发展力的关键。面对着无限的发展机遇，企业管理者只有充分的利用知识来武装自己才能在激烈的市场竞争中立于不败之地，使企业科学管理之树常青。那么，如何实现企业管理的全面知识化从而增强企业的综合竞争力使之利于不败之林，首要目标就是实现企业档案管理的数字化。这是由于企业档案是企业生产、经营、管理等环节的最真实的写照。它便于企业各方面的利用，为企业的各类活动提供档案服务，是企业维护自身经济利益和再现历史面貌的重要依据。论文格式，知识管理。企业经营管理者及员工通过档案展开对企业经营文化、历史的追忆和回顾，在追古意今的思绪中明确企业的发展方向，制定企业的改革政策，为员工及企业提供了前进的动力。企业档案是企业丰富知识资源的象征，是一种无形的资产，因此实现企业管理的知识化首要任务即是对企业档案的全面管理。

2、企业档案管理的数字化趋势信息化的社会决定了高科技的广泛应用与快速发展。这种应用同样体现在企业档案管理中。它们多样化、复杂化、细致化、信息化的管理流程决定了高科技手段的广泛应用和全面数字化的发展进程。在众多档案中快速查询到需要的内容，对档案进行年代的编排与录入，档案的全面分类管理、档案的借还、归档、档案的查询及共享管理均需要数字化的档案管理方式。论文格式，知识管理。同时，企业的生产、经营方式的自动化、智能化也给企业档案管理的数字化带来了前所未有的挑战。档案管理的数字化有利于企业提高档案管理效率，降低管理成本，促进信息资源的共享与流通，增强企业综合竞争力。因此，便捷、高效、有序、统一的自动化、共享化管理是企业档案管理数字化发展的趋势。

3、企业知识管理概述企业知识管理的最终目标是实现知识的价值，为此知识管理必须力图将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便使他们做出最好的决策。因此企业知识管理对档案管理、生产管理、经营管理有着科学的导向作用。论文格式，知识管理。知识管理对企业信息、资讯进行全面的收集、科学的加工和充分的运用，并通过促进知识的共享、创新来实现知识的增殖，从而达到企业全面升华的目的。市场分析、经营战略等特有的经验和成熟的方法需要知识的协调统一，进而优化为全面的企业知识体系，成为企业最薄厚悠远的战略资源。

4、知识管理对档案管理的要求知识管理是目标，档案管理是手段，因此，知识管理对企业战略目标、经营理念、管理方式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信系管理等方面的不同程度的要求决定着企业档案管理的转变方式。论文格式，知识管理。即从注重档案实体管理转向注重档案内容即知识的管理，强化对档案知识的开发利用，实施智能化、科技化、一体化的档案管理服务，实现企业档案知识的资源共享。这种角色的转变，要求档案管理人员应将工作重心向信息、知识的综合管理转变，而非对文档、案件的具体管理，是一种由表及里、由现象到本质、由机械到自动化的管理转变，为企业管理全面数字化，高质量的提供信息资源提供了必要保证。

5、企业档案管理与知识管理功能的结合企业档案管理与知识管理的结合主要包括：采集与转换、挖掘与发现、分类与建模、反馈与推荐等。采集与转换从档案中采集各类数字信息，并按知识管理的要求对信息进行加工处理，这包括信息整理、格式转换、信息录入、信息集成等环节。经过这些环节的加工从而实现档案管理数字信息向知识管理系统的转换。挖掘与发现则通过建立档案信息资源体系，数据库和相关链接实现信息资源的编辑、集成、存储与修改。同时将原始数据和信息作统一分析并总结出隐含的规律，挖掘出知识的联系。分类与建模中的分类通常按照数字档案分类标准构建分类体系，形成资源分类库，从而为知识管理服务提供便捷、高效、自动化的分类方式及有序的信息基础。建模则是在用户信息获取、描述和反馈的基础上，进行需求分析，建立用户需求偏好模型。论文格式，知识管理。分类与建模更好的实现了数字档案信息向知识管理服务的切实转变，为其提供了规范、科学的模型和算法支持，具有很好的导向作用。反馈与推荐从前者所得的用户的需求分析、操作记录、对系统的建议及反馈入手，进行用户信息的编辑与量化，为用户需求模型的优化及整改提供反馈与支持。论文格式，知识管理。同时，针对用户的习惯性需求还可向用户推荐适合自身的知识系统。

6、结语为适应未来的竞争环境，企业必须加快实施档案管理信息化、数字化建设进程，促进档案信息管理与知识管理的结合，提高档案管理的效率，丰富档案管理的资源配置，使之向高科技、规范化、科学化、自动化的现代企业管理模式迈进。只有这样才能实现档案资源、知识信息的全面共享，使企业经久不衰，常胜、常青。

[参考文献]

[1]张涛.知识管理对企业档案管理的要求[J].沿海企业与科技，2008(5):12-13.

[2]刘水.数字档案答理中的知识发现与知识服务[J].档案学研究,2009(4):23-24.

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（一）档案管理意识薄弱。对于许多工作者而言，档案管理的意识不是非常明显，甚至会出现松懈的情况。从本质上来讲，此工作的重点主要体现在“分类”“管理”上。如果对这两个词进行延伸，相关人员不仅要掌握现代化的实施手段，还要做好档案的安全保护工作，提高生产的有效性。但现实的情况恰恰相反，工作人员片面地认为只有登记是他们的本职，其他的后期保护与业务管理都不应该计算在内。

（二）领导的重视程度不够。领导的重视程度不够主要表现在以下几个方面：第一，相关负责人没有对档案管理工作进行定期的宣传，转变管理者的思想。第二，没有给予档案管理部门适当的便利，使他们在数据采集、特种设备的文件归类中无法形成一个明确的方向。通常情况下，管理人员都要定期对任务进行规划，实现工作程序的统一分析。如果缺少了这一指向，则不利于后续方案的设定与实施。第三，少数的领导认为，特种设备的档案管理工作是根据设备检测明细中合格证书内容对照来达到管理的目的，并进行文件的定期核查工作。在这种条件下，工作者缺少一定的技术支持，对统计数据进行分析。因此，在相?P资料检索的过程中浪费了大量的时间与金钱，使管理工作混乱。

（三）档案管理制度不健全。管理制度的不健全在许多特种设备检测单位中都是比较常见的。一般情况下，都是由于工作人员管理方式的缺失所导致的。首先，有些单位虽然建立了一定的档案管理制度，但没有将具体的惩罚和奖励方案落实下去，工作只是流于形式，员工对其中的认同感欠缺。其次，在档案外借、归还以及安全保密工作上没有体现得当性。档案借出的条款不明确，一些人员没有及时归还，管理者也没有与其进行协商或者催促，使得一些特种设备的资料“有去无还”。同时，还有一部分人对资料并不爱惜，管理手段不得当，当数据记录错误时随意进行涂改，使档案的真实性出现了缺失。

二、特种设备检验检测机构档案分类管理

（一）提高档案分类管理的认识与责任感。特种设备档案管理的认识与责任感的提升主要针对两部分人群。第一，对于实施部门的工作人员来讲，他们应该转变传统理念，以服务为宗旨，以特种设备的不同类型划分为主要目标，将维修改造、使用年限、产品参数、生产厂家等重点记录下来，以保证每一个特种设备的日常状态都能够记录在案。档案管理人员要将其进行重点划分。第二，从管理层人员的角度来讲，要加强特种设备档案管理的宣传工作。例如：可以在每月定期召开例会，档案管理人员以工作的分类总结为主，对其中发现的问题进行着重说明，并提出改进方案。对于一些工作积极、认真负责的人员，管理者要以表扬、鼓励的方式调动他们的积极性。反之，对于一些投机取巧的工作者，管理人员也要及时批评，并督促其改正。

（二）建立完善的特种设备档案管理工作。完善的特种设备档案管理工作的确立是必不可少的。工作人员除了要协调记录与核准方式外，还要将档案的借阅与归还放在首位，实现工作体制的有效性。第一，每一个特种设备都要登记在案。管理人员要根据其编号进行排序，并适当调整入库时间，将范围精确到分钟。具体执行者要建立一个excel表格，将设备管理中的对应事项都审核清楚，并查看是否有遗漏，便于日后的验证工作。第二，档案管理人员在信息预览、复制和外借方面予以创新。例如：可以在本单位的官网上设定一个OA软件。每个特种设备都有其具体的号码，我们也可以将其理解为它们的身份象征。内部人员如果有需要，可以将自己的员工编号输入进去，并依照特种设备的号码进行预览。在借出和归还方面，内部人员要携带上级负责人盖章以及档案管理人员同意的证明，管理者将借出时间与限定日期在系统中输入，程序会进行自动提醒。当借出者归还档案时，工作人员同样要进行审查，以保证内容中没有被涂改或者损毁的地方。如果出现了此种情况，要及时向上级汇报。

（三）建立严格的绩效考核制度。特种设备检验检测机构的管理者应该及时建立完善的绩效考核制度，对档案管理人员进行综合性评估，提升他们的整体素质。第一，要聘请专业的人员对档案工作者的操作技能进行培训。例如：指导人员要从理论与实践两方面对他们进行培训。在理论方面，主要讲解一些档案的统一管理方式。在实践方面，带领工作人员“走出去”，让他们去其他地区与单位进行业务观摩，学习别人的长处，改进自身的管理技术。第二，每隔一段时间对工作人员的能力进行考察。以“综合简述题”“日常操作管理”作为两个重要记点。前者主要是对工作者的工作方法进行考察，选择10道覆盖面较广的题目来进行查验。后者则是以平时的工作经验总结为主，看工作人员是否按照记录的标准和要求将设备运行维护和事故处理等内容具体化。总体来说，管理者对两部分成绩进行统一设定，对连续两次排名在首位的员工，升职加薪时予以考虑。而对于成绩不合格者，也要有一定的经济惩罚。

三、特种设备检验检测机构档案分类管理的有效性