档案管理的目的和意义范文

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档案工作是医疗卫生服务机构管理的重点内容，在现今信息化发展的时代背景下，医院档案管理必须紧跟时展步伐，大力引进先进的信息化处理技术和管理技术，使医院档案切实发挥出应有的效力。受到地域经济差异和资金投入以及政策方面的影响，我国多数医疗单位的档案管理仍存在较大的提升空间，亟需相关人员做出不懈的努力以提升档案管理质量[1]。

1 医院档案管理工作存在的缺陷

1.1 医院档案管理制度不完善 长期以来，我国医疗卫生机构呈现出极不平衡的发展特点，一方面是对医疗工作的重点扶持和大力投入，而另一方面则是基础性的支持工作长期受到忽视，不能发挥出其应有的功能。反应在医疗档案管理方面，主要表现为相关制度的不完善，并由此造成职责划分不明确、政策落实不到位、出现事故不能及时整改等状况，使医院档案管理工作严重滞后于医院整体发展。

1.2 医院档案管理结构混乱 我国医院档案管理虽然多数已经采取了集中管理，统一协调的管理结构模式，但是科室或者部门单独管理档案资料这种模式仍具有较大影响，甚至仍有医院按照这种发展模式管理档案。长期以来，医疗卫生机构由于业务种类繁多加上各部门之间沟通不通畅，造成每个部门都掌握大量资料，例如人事科掌管人事资料，医务科掌管病历资料，科研科掌管研究资料等，还有其他一些零散的资料分布与业务科，这种结构形式增加了医院档案管理的业务量，又不能有效实现档案资料的共享，甚至造成由于信息不协调引发的医疗纠纷。目前很多医院在某种程度上还存在以上痹病，影响医院的现代化建设。

1.3 档案管理服务质量差 档案管理工作属于服务性工作，其工作职责是强化医院管理结构的信息支撑能力，为档案使用者和相关部门提供完善的服务。目前我国档案管理服务质量差主要表现在以下方面：①档案本身质量差，主要是由于在收集归档时不注重对资料进行甄别，没有使用有效的分类技术对档案进行科学的整理，致使提供给使用者的档案资料存在残缺、失真、数据量冗余等现象；②档案管理人员服务技能差，不能有效掌握档案检索方法，致使其在提供资料时效率低下。

2 改进医院档案管理工作的措施

2.1 强化档案管理意识 以上各种问题的出现根源在于医院管理者和档案相关工作人员没有充分档案管理工作，忽视其在医院现代化建设过程中所具有的重要意义。因此必须从加强管理者和工作人员档案意识抓起，形成良好的建档管档氛围。①要加强医院管理者的档案意识，使其认识到档案管理工作是医院管理的有机组成部分，做好档案管理能够为医院提供极强地查证依据，避免各种医疗纠纷和管理漏洞的出现和扩大；②要加强档案管理工作人员的责任意识，加强档案管理人员的业务培训，使其掌握较强的理论知识和操作技能；③要加强医院全体工作人员的档案意识，使其认识到自身工作内容和档案建设管理的有机联系，并通过宣讲、集中讨论、专题报告等形式将档案管理思想灌输到全员工作人员中。

2.2 加强档案管理的应用性 档案建设的原始目的不仅仅是单纯地保存医疗机构资料和信息，更为重要的是发挥出档案资料的实际作用，使其为医疗机构的良心运行服务。因此要增强档案管理工作在医院管理中的比重就要真正发挥出档案的功能，改变以往“只保存不利用，重收集轻研究”的状况。首先必须提高医院档案信息收集质量，并加强归档分类的科学性，以便为后期研究和应用服务；其次要重视对档案资料的研究和分析，加大科研投入力度，增强档案管理工作的软实力；最后要形成完善的档案调取机制，为医院各个部门顺利开展工作，取证调查提供全面有效的服务。

2.3 加强档案管理的信息化建设 医院档案信息量巨大并且专业化程度高，尤其是涉及到临床诊断和大型手术的资料，数据精密，涉及要素众多，很多内容具有极高的科研价值和保密性质。针对这种情况，传统的。

3 结论

我国医院档案管理存在制度、结构、技术等方面的缺陷，在医院现代化建设过程中要抓住医疗改革这一契机，通过强化档案管理意识、增强档案应用性、实施档案管理信息化建设以及强化档案管理人才队伍建设等方式提升医院档案管理的质量和效果，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。

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随着我国改革开放以来，我国社会主义经济体制不断改革和完善，档案管理工作的体制在经济体制的促进下也不断变化和完善。火电厂基建项目档案是项目每个阶段的工作内容，包括项目的决策阶段、立项阶段、施工阶段以及验收竣工阶段，项目档案是火电厂基建项目建O的主要组成部分，也是其中的关键性要素。所以，火电厂基建项目的档案管理工作必须严格把关到位，从而确保基建项目的档案管理工作能有效落实，确保火电厂基建项目能顺利完成。

一、项目档案管理的意义

项目档案是项目建设过程中所积累下来的宝贵文件，它具有很高的技术含量、具有实际性较强、系统性较强、规范性较强的特点。项目档案在项目前期工作中是作为申报和编制材料的主要依据；在项目施工阶段是施工方案确定的主要参考文献；在竣工验收阶段，主要根据项目建设过程中记录的档案来确定项目的质量、工序、施工方法等各个方面是否符合标准要求，是最主要的质量验收的必备条件和凭证；更是投产后生产运行，管理、使用、维护、检修，改建和扩建的重要依据，是企业不可估量的宝贵财富。

二、火电厂基建项目档案管理现状

（一）企业领导缺乏对项目档案的重视

企业领导对项目档案的重视程度不够，认为项目档案重要的是后期的整理归档，前期没有档案人员什么事，档案管理人员没有及时参与到项目的的前期工作中，使项目档案工作与项目建设未能同步进行，造成档案管理的脱节；同时未认真落实档案管理的“三纳入”、“四参加”、“五同步”，造成档案部门的管理职能未能充分体现。

（二）档案管理的组织和制度体系不健全

档案管理相关制度不完善，制度的执行力度和操作流程中存在控制措施不到位现象，缺乏明确的档案业务规范。

（三）管理人员素质不高

档案管理人员的管理素质、基本技能、业务水平有待提高，主动开展档案形成、收集、服务等工作的意识有待提升。火电厂项目有的管理人员缺少档案管理的意识，并且对档案管理没有一定的认识，这就导致火电厂各部门的档案管理工作中存在沟通不足，未能尽到各自的责任，对自身的管理工作没有做到位，对外部的监督管理没有落实档案管理制度，久而久之，使得基建项目的档案管理与项目的建设存在严重的漏洞。

（四）缺乏专业档案管理人才

施工单位多数是技术人员兼职资料员，档案管理概念不高，而资料的整理、组卷较多是外聘的当地的临时工，人员较为复杂，人员素质参差不齐，缺少专业知识，并且，这些人员都是在需要组卷时才招聘的，没有经过培训，因此，所归档的资料存在较大的质量问题。

（五）缺乏监督机制

项目建设单位及监理没有对施工单位的资料进行严格的监督管理及审核，导致施工单位上交的竣工资料不能完全满足要求。

三、加强火电厂基建项目档案管理的有效途径

（一）充分认识建设项目档案的重要性

充分认识建设项目档案的重要性，加强档案的培训及宣传力度，提高全员档案意识和重视度，端正档案管理工作的作风，以便提高基建档案管理的水平。需要管理单位、设计单位、施工单位的档案管理人员之间相互配合、沟通协调，在管理工作中不断增加自身的档案管理意识和责任意识，不断促进基建档案管理的真正意义。

（二）加强档案管理工作的组织体系建设

实行项目档案工作领导责任制，确定档案工作分管领导，确定各职能部门、各项目档案工作负责人；建立以企业分管领导为首，档案部门为核心，各职能部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系，建立档案管理网络，以及各部门文件材料归档的岗位责任制及考核机制；建立健全项目档案的各项制度和业务规范，制定有效措施保障项目文件材料的准确性、完整性、真实性和系统性。

（三）建立专业的档案管理机构

由拥有充分专业知识和丰富管理经验的人员组成专业的档案管理机构，并明确各自的职责。不断加强档案管理机构中人员的专业学习和定期培训，对档案管理工作的各个影响因素进行分析，对管理工作的提高措施进行改进和完善，增加档案管理者的业务素质。

（四）加强制度执行力度，实行过程管控，规范档案管理工作

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（一）管理人员知识储备不足。在当今社会，医院作为保障人们生命质量的服务行业，人们对医护工作者的要求更多体现在专业技术方面，从而忽略了对档案进行管理的重要意义。工作内容的特殊性决定了医院内部档案包括图片、人事、病例等诸多内容，因此针对医院档案进行管理的相关要求也极为详细，也就是说普通的管理人员无法实现医院档案的高效管理，并且无法对医院内部档案的性质和属性进行准确分类，极易导致档案内容缺失或是资源系统错误情况的出现，这对于提高医院工作效率是非常不利的。

（二）管理意识薄弱。医院的工作内容决定了它在工作职能方面的分类极为详细，因此，一份档案的产生通常需要多个部门共同合作，并且交由不同的部门进行分类管理，而大部分医院的工作人员尚且没有树立起正确的档案管理意识，也无法将档案、资源和信息三者进行有效关联，极易导致档案的遗失或破损。另外，也有部分工作人员没有认识到将档案进行数字化管理的意义，这也会在很大程度上制约医院档案管理模式的改革。

二、医院档案管理模式的改革途径

（一）加强人才建设。长久以来，档案管理工作的意义始终没有引起人们的重视，导致大量医院在档案管理方面存在人才紧缺的情况，这会在很大程度上影响我国医院档案管理工作的发展，因此，在对档案管理模式进行改革的过程中，对档案管理人员进行定期的培训是非常有必要的。一方面，医院应当根据自身的实际情况，培训管理人员对档案进行分类时所需的知识，提高档案分类的准确性，另一方面，让专业知识扎实的管理人员针对档案管理的内容对医护工作者进行培训，例如如何将病人的资料进行快速保存，或是如何实现多元化档案的管理等，通过各方的共同努力，加快医院档案管理模式改革的进程。

（二）强化档案效能。受传统观念的影响，大部分医院单纯将自身存在的意义理解为进行医疗服务的单位，而对档案中部分不同内容具有的价值进行了忽略。对医院档案进行管理主要的目的在于对档案中的信息进行科学利用，因此，在对档案进行管理的过程中，需要档案管理部门的工作人员及时转变自身的工作观念，将被动对档案进行查阅转变为主动将与档案相关的内容进行宣传。例如，在对医院文化进行建设的过程中，管理部门就可以对医院所拥有档案中的照片及其他相关信息进行合理运用，为医院发展史的撰写提供翔实的图文资料，真正实现让档案走向社会的目的，这样做的好处在于能够为档案管理工作注入全新的生机与活力，通过档案自身所具有的教育功能，实现促进医院经济发展的目的。另外，在对医院内部工作人员进行管理的过程中，有关部门可以选择对人事档案的相关内容进行查阅和使用，将不同档案以及档案中不同内容所具有的效能进行充分发挥，以此实现档案管理的最终目标，即为医院的管理和发展提供数据支撑。除此之外，医院作为进行医疗服务的单位，在医疗档案中存在大量的相关临床数据，对这部分数据进行合理的运用，可以在很大程度上推进我国医疗事业的研究和发展。

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医院科研工作作为衡量医院整体水平的一项重要指标，其对于促进医院医疗水平的发展，尤其是解决临床疑难病症，提高整体医疗水平具有重要价值[1]。故加强医院科研工作，尤其对于大型三级甲等医院，在促进“科教兴院”方面意义非常。科研档案是科研活动实施过程的文字记录与实验依据，作为医院研发和开展新技术的重要形式，在一定意义上促进医院自有知识产权成功地转化。实际工作中如何更好地加强科研档案管理统计工作，对于提高医院科研效率，推动医院整体发展意义重大[2]。本研究结合我院近年在医院科研档案管理统计分析中的经验，提出相应管理对策，现报告如下。

一、科研档案统计管理在促进医院科研新项目申报中的价值

医院科研新项目申报作为医院科研管理中的一个重要环节，越来越受到医院领导及卫生主管部门的重视。尤其在科学技术是第一生产力的今天，随着科学事业的发展，本院近年来申报的国家级、省级和市级科研项目逐渐增多，且所获得的科研立项等级、数量和支助金额档次升高，以上指标作为医院科研事业发展的标志，在提高医院科研项目申报质量及水平，提升医院影响力等方面具有十分重要的作用，而有效地做好科研档案的统计管理在提升科研课题申报质量，促使课题按时按质按量完成上具有重要作用。首先，科研档案统计管理能在医院科研项目的选题可行性方面提供参考价值[3]。其科研选题是科研立项的敲门砖，明确可行性及社会价值的科研选题，是科研项目是否获得立项的关键。有效的科研档案统计管理措施，有利于研究人员对本院既往或前期研究课题的了解，获得医院相关研究成果，了解本院研究条件及研究优势，为科研选题提供参考。

二、科研档案统计管理在科研项目实施过程中的价值

获得立项的科研课题多数研究周期在2到4年之间，某些重大项目或国家级项目研究周期更长。做好科研项目研究过程中所有数据、资料的归总，对于促使项目研究的顺利进行、成果获得、项目的顺利结题具有重要作用。首先，针对项目实施过程中所形成的档案资料，如中期检查报告、阶段性成果（阶段与专利等）以及项目变更情况及资料，本科项目参与人员的变更情况、项目研究内容的调整以及经费预算、使用情况等。确保项目实施过程中原始记录的真实性和可靠性。以上材料作为项目必须材料，其对项目的完整性，确保项目的顺利进行和验收意义重大。其次，科研档案统计管理，在促进项目成果转化过程有积极促进意义。因医院科研成果形成均需要通过大量的数据收集，其中最主要的是病例资料的收集与总结，其中原始数据和资料作为第一手资料，在科研论文撰写中的作用无可取代。

三、医院科研档案统计管理措施

（一） 提高科研人员加强科研资料归档处理意识。针对科研资料与档案的统计管理意识是，科研人员针对科研档案科学认识及对档案管理结构充分信任的过程。对于医院科研项目，医院科研人员需在日常工作中，加强与科研档案管理部门的沟通，另外，档案管理工作人员则应积极为科研人员提供全面的可供参考的资料，并增进相互之间的信任感，促使科研人员认识到对科研档案进行科学规范化统计管理的价值与意义。

（二）建立健全医院科研档案统计管理制度。通过健全的科研档案管理制度，可严格约束档案管理过程，进而确保科研档案管理规范化和程序化，从而更好地发挥科研档案管理的价值。针对医院科研资料的管理，在制定医院科研档案管理制度时需结合本院实际情况、科研能力及所立项项目档次，明确档案管理制度中工作人员职责，建立科研档案资料借阅保密制度，同时为有需要的人员提供便捷借阅档案资料的途径。

（三）明确科研档案归档范围。鉴于多数科研机构科研档案归档困难或不明确问题，为促进档案归档过程的有序性及重点突出，需明确医院档案管理范围，及时进行所需归档档案分类。

四、总结

医院科研声誉和能力是医院发展、提高医院知名度的重要组成方面，其作为临床实践、医学研究依据，并可为教学提供帮助。其中有效的科研档案统计管理，对于评价科研成果、衡量医院科技管理水平，提高医疗水平具有重要价值。

（项目名称：医院科研档案管理统计分析与管理对策研究 项目编号：2014RKX065 管理部门：潍坊市科学技术局，研究起止年限：2014年12月至2015年12月）

【参考文献】

[1]谷士鹏.试析医院科研档案管理工作.黑龙江档案，2014，13（2）：143.

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关于普通高校档案管理的重要性，可从国家明确规定的《普通高等学校档案管理办法》中看出端倪。《普通高等学校档案管理办法》明确规定高校应当将档案管理工作作为高校基础管理工作，并应当将高校档案管理工作纳入高校管理整体体系之中[1]。高校档案管理主要包括高校教学档案资料、学生个人信息档案资料以及科研档案资料、党政工档案资料。这些档案资料从某种程度上是高校教育、科研管理的缩影，对于高校的发展和规划具有重要意义。

（一）高校档案管理对于提升高校教学水平具有重要意义。教书、育人是高校存在的最根本目的，也是高校对于社会的最重要的价值所在。高校的教学档案主要包括高校在教育过程中所积累形成的文字材料、图文、影像视频等用于教学的资料。这些教学资料往往是集高校所有教师的知识、文化和教育方法等之大成，是高校教学过程中教师与学生们劳动成果、学习成果的积累，这些资料基本能够反映教育的发展的历史变迁和当时的思想动态以及最先进的教学理念、教学思想等。高校教学档案资料对于今后的教学不仅仅是可供研究的宝贵资料，更是可供其它教师、学生在教学过程中可以借鉴的宝贵资料。同时高校教研部门通过研究高校教学档案，能够适时评估当前高校的教学质量，为推进教学改革和提高教学质量具有重要意义。

（二）高校档案管理对于提升高校科研水平具有重要意义。在开展教学活动的同时开展科研活动是高校建设的主要目标之一。高校档案管理对于科研档案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研档案记录了高校在进行科学研究过程中的实验数据、实验方法、科研成果、科研目的、科研经费等关键要素。通过科研档案的记录，能够充分反映高校教研工作的水平，能够全方位检查高校科研过程中存在的问题，提升高校科研水平，获得更好的科研成果。

（三）高校档案管理是高校进行学生管理的重要手段。高校档案管理的重要组成部分之一学生档案资料，主要记录了高校学生的个人资料、学习成绩、身体状况、家庭背景等重要档案资料，这些档案资料一般会伴随学生终身。高校学生档案资料对于高校管理学生有重要作用[2]。通常高校学生都多大数千甚至上万人，学生的整体状况，包括学习状况、身体状况、家庭背景状况都是高校在实际管理过程中必须掌握的原始材料，通过对学生档案的管理、分类，对于学生的家庭状况了解，可以按需为学生申请特困奖学金；通过了解学生的学习成绩状况，给学生分发奖学金；通过了解学生的特长与爱好，有针对性地培养学生的特长；通过对于学生档案的掌握，为学生未来的升学、就业提供帮助。这些都是高校档案对于高校学生管理的意义。

（四）高校档案管理对于高校党政工作开展的意义。党政工作也是高校的生存与发展的必不可少的重要工作之一。党政资料作为高校档案管理的重要组成部分，对于高校的人事管理和各个教育、组织、科研、院系的管理具有重要意义。高校党政工作档案主要记录高校教职人员的人事档案资料，高校党员档案资料，高校政务资料等。高校党政工作档案对于高校教职工队伍的管理，对于高校教职工、高校党团组织、党团活动的开展以及高校整体政治生态具有现实意义。高校党政工作是保证高校科学发展观的理论依据，高校党政档案管理则为高校党政工作的开展提供了理论基础，记录了党政工作开展状况。通过党政档案管理，提高了高校行政机构改革，高校院系设置与调整，高校教职工绩效考核，高校人事调动管理等提供参考与评定依据，有利于高校党政工作的顺利开展。

二、高校档案管理中存在的问题

高校档案管理伴随着高校的发展不断进步，然而由于当前高校的国际化进程不断加快，高校师生力量暴增以及档案管理的信息化、专业化程度不断加强，高校档案管理在实际工作中也出现了一些与高校当前发展速度不相符的问题，主要表现在如下几个方面：

（一）高校对档案管理工作的重视程度不够。高校的档案管理工作与现今的高校的高速发展不匹配，高校的教学规模和高校的管理模式日新月异，但高校的档案管理还停留在手工阶段。高校档案管理的重要意义还没有在高校管理者心目中留下较深刻的印象。高校的管理过程中片面重视高校对于教育、科研的作用，但没有认识到档案管理工作对于教育、科研以及校园管理的积极作用，根据发达国家著名大学的管理经验，高校档案管理对于学校积累教学方法、分层管理学生、积累科研经验有重要意义。

（二）我国高校档案管理手段滞后。信息化的发展使档案管理全面进入了信息时代，然而我国多数高校的档案管理发展水平严重滞后，一些高校的档案管理还停留在手工阶段，多数高校没有较为先进的信息化管理体系来对高校档案进行科学化的管理。高校的档案管理工作的信息化程度较低，管理模式和档案建设、分类、检索等手段落后，导致档案利用率低，不能充分发挥档案在高校学生教育培养，科研过程控制以及重要资料的保存，教学过程的优化和记录等中的作用。同时高校对于档案管理人才的培养和培训工作滞后，使档案管理相关人员难以适应现代化的档案管理工作的实际需要。高校档案管理信息化系统没有形成，一些形成了初步的档案管理系统，但档案管理系统与高校校园网络共建信息平台中往往不能与共享信息和通讯。此外高校档案管理信息更新缓慢，利用率不高也是我国高校档案管理中存在的主要问题。

三、高校档案管理模式创新的路径

（一）构建高校高效档案信息管理系统。高校先进化的信息管理系统是提高高校档案科学化管理的必要手段,在当前社会信息化的进程中,面对高校的教职工规模不断扩大的现实,高校的科研、教学、学生信息档案等档案信息越来越复杂，海量档案信息利用传统手工档案管理方式已经不能满足实际需要，因此构建高校档案管理信息化体系是高校档案管理模式创新的必经之路。构建高校档案信息管理系统的首要任务是调研档案管理和档案应用过程中的实际需要，统一高校档案管理信息系统的标准和联网协议标准，确保高校档案信息化管理体系能够在高校校园网、高校数据接口、数据库来源等统一协议，确保高校档案信息化管理体系能够实现校园网、互联网、教育网等信息在有权限范围内共享，实现信息资源共同管理。其次，高校档案信息化管理体系的构建应当全面整合高校档案中的教育、科研、党政、教职工人事档案等方面全面信息整合与档案资料数据统一采集，建议统一数据库，并及时更新数据库，避免重复数据库建设。再次，在高校档案信息化管理体系构建过程中必须重视信息化管理体系的安全性。信息化的最大弱点就是安全性，安全性在网络体系中可能会造成致命的缺陷。高校信息化管理体系构建过程中必须通过加强系统操作应用权限，通过数据加密保护以及信息认证和信息传输加密以及网络签名等方式加强高校档案管理信息化体系的构建。

（二）提高高校档案管理地位。档案管理对于高校教学质量和人才培养水平以及高校基于高校档案管理在提升高校教学水平、提升高校科研水平、提高高校进行学生管理水平、提高高校党政工作开展效率上的重要作用，高校档案管理水平是体现高校学术研究水平和科研技术水平的重要手段，高校管理者和政府相关部门应当高度重视高校档案管理工作，提高高校档案管理在高校整体管理中的地位，通过整合高校信息化档案管理资源，合理规划高校档案管理的未来出路，通过不断加大对高校档案信息化管理的投资，构建科学现代化的高校档案信息化管理系统。国家对于档案管理建设制定和出台了相关标准，在高校档案管理体系的建设中应当按照相关标准提高高校档案管理系统建设水平。同时应当加大高校档案管理相关人员的培训、培养力度，专业人员，通过档案管理理论和实际管理培训，提高档案管理队伍的人员素养，提升高校档案管理的整体水平。

（三）创新高校档案管理的实际应用。高校档案管理的主要目标之一是为高校日常教研活动和开展校园文体活动提供帮助。创新高校档案管理模式的主要目标之一是提高档案对高校各项管理工作的开展提供切实帮助。提高高校档案管理的实际应用首要任务是提高档案管理人员的服务意识，应当与高校各个院系和相关职能部门之间做好信息联动，深层次研究和总结高校档案信息中的对科研、教学和人事管理有价值的信息资料。其次应当强化高校档案信息的检索、开发和利用。高校信息档案管理部门应当结合各个部门、院系、科研小组的实际情况，建立快捷方便的高校档案的检索体系，使使用者能够在权限范围内方便地检索相关资料，从而提高高校档案的利用和实际应用，使档案管理起到为科研、教学和校园管理服务的作用。

（四）创新高校档案管理人才培养机制。高校档案管理模式的创新和提升离不开专业的档案管理团队和管理人员。创新高校档案管理模式必须培养专业素养强、思想道德素养高的高校档案管理团队。应当根据高校档案管理的岗位职责需要，优化档案管理团队，明确各个岗位的岗位职责和人员素质条件。其次应当通过健全的管理制度和绩效考核制度，规范档案管理人员的作业标准和工作绩效，提高工作效率提高准确率和积极主动性，通过激励制度保证档案管理工作及时、标准、规范。再次，通过可持续发展的教育工作和再学习制度保证档案管理人员持续进步、提高，及时学习最新、最前沿的档案信息化管理知识，开展多样化的技能比武、演练和档案管理技术研讨会等活动保证档案管理知识、人才培养的有效性。

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2当前县域配网工程档案管理中的问题

2.1档案管理意识薄弱

县域配网工程建设中，主要的任务是对工程的规划、建设，很多企业对建设过程中的档案整理缺少重视，很多重要文件缺少有效的整理和保存。员工在平常工作中，对过期的文件和没用的设计、图纸等随手丢弃，没有认识到它们对其它工程的借鉴作用。部分企业虽然意识到文件的整理，但是由于没有专业的管理人员，同时把重点放在了工程进度上，档案资料的整理滞后，很多重要资料已经缺失。配网工程从初期的规划到后期的验收，参与方很多。在资料收集的过程中，企业经常安排一些临时性的工作人员，他们对档案的管理没有专业的方法和管理意识，在管理中的收集整理缺少系统的安排和应有的规范。这会导致资料的的不健全和资料分类的不规范。在未来的资料查阅中，很难快速找到所需资料。

2.2缺乏完善的档案管理制度

由于档案管理意识薄弱，电网企业对配网工程项目的档案管理水平落后。许多企业对档案管理的程序、标准不统一，没有形成档案管理有效科学的管理制度，导致档案管理过程中操作不够规范，资料收集不健全，档案安全性低。由于很多配网工程处于分散状态，工程时间也不统一，如果没有合理的管理制度，就很容易造成管理上的混乱，一些制度不能得到有效的落实和执行，难免发生档案资料的遗失缺损。

2.3档案管理水平低

现代社会是信息化、电子化的社会，网络办公和电子信息的保存、输入主要是通过电脑来完成。档案工作的信息化管理是当前档案管理工作的必然趋势和发展要求。由于配网工程的档案管理工作长期得不到重视，对网络化、信息化的建设水平很低，缺少具备信息化管理水平的专业档案管理人员。这些都对当前配网工程的档案管理工作产生了极大的阻碍和迟滞作用。

3完善县域配网工程资料档案管理的措施分析

3.1增强档案管理意识

配网工程电力企业要对工程建设过程中的档案资料的重要性有充分的认识，在企业内部对档案的管理形成整体的规划。档案管理是对配网工程建设过程中的全面充分的记录，也是未来工程建设的参考和配网工程历史的研究资料，具有很强的历史价值和现实意义。企业领导要把档案管理工作看作是配网工程工作的一个重要部分，充分认识到档案的重要性和档案管理的重要意义，在具体的工作中指示相关部门在档案资料整理时充分配合。

3.2完善健全档案管理制度

无规矩不成方圆。对档案管理工作的开展，要有明确的制度确定和工作划分，有一个与档案工作的开展和档案资料的管理相匹配的制度措施，从而保障档案管理工作的常规化、制度化运行，保证档案管理切实有效起到对配网工程建设的积极作用。在一个工程项目开始筹备时，就要立即成立全程跟踪的档案资料收集小组，对所在工程项目的文件资料进行整理收集和分类，最后统一归档管理。在电力系统内要建立一套严密的档案资料整理网络，形成对资料收集和档案管理的统一制度和科学规范。

3.3提高档案管理水平

根据电力系统和配网工程建设的特点，要在电力系统内形成完善统一的档案管理制度和领导小组，使配网工程的档案管理形成系统化、统一化的管理制度。加强配网工程档案管理工作的信息化建设，利用现代先进的信息技术条件，对档案进行统一的整理和编目及数字化处理，对不同的档案资料进行数字化的分类，提高档案资料管理的效率和准确性。不同单位和企业的档案资料可以进行资源共享，提供方便快捷的档案检索服务。

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河南煤化集团新疆公司自2008年进疆以来，发展迅速，在伊犁、准东、吐哈、库拜已形成四大产业基地，目前正有序的向克州和塔城地区拓展。产业涉及煤炭开采及洗选、煤化工产品开发、电力、物流贸易等。笔者在参与的130万吨/年焦化项目、20万吨/年焦炉煤气制甲醇项目、40亿立方米/年煤制天然气项目及2×1000MW煤电一体化等十余个大项目的建设工程中，逐渐领悟到，加强项目档案管理，对于促进项目的健康发展的是非常必要的。

1、加强项目档案管理的意义

项目档案记录了项目建设的全过程，是项目建设的历史见证，是维护建设单位和各参建单位合法权益的重要凭证，同时项目档案也是项目建设后生产、管理、维修、维护、改建、扩建的重要参考文件；这不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应与安装等参建单位共同来完成，具有不可再生，很难办理，经手人员多，人员变化大等特点。因此，加强项目档案管理，确保项目档案的齐全、完整、准确具有非常重要的意义。

2、项目档案管理的现状

计算机的出现，不仅给生活带来的翻天覆地的变化，同时也给项目档案管理带来了极大的方便，运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，计算机的引入，是档案管理史上的一大飞跃。总体形势让人乐观，但是项目档案管理仍存在着不少问题，急需进行改进。

2.1 项目文件管理的职责混乱

各参建单位之间文件材料的收集整理分工不明确，对范围内应收集、归档的文件材料不清楚，没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定。

2.2 项目档案管理人员流动性大

特别是项目建设处于初期阶段时，人员框架还未组建完善，专业技术人员调动频繁，资料管理没有统一的流程，一般由临时指定的兼职档案管理人员保管各种会议文件及初期的审核或批复公文。待项目走上正轨时，项目档案已几经移手，难免有重要文件出现缺失遗漏。

2.3 项目文档资料收集不齐

建设项目前期文件缺失较多。如：项目委托书、重要的会议纪要等；建设项目设计文件不全，如：方案、设计等文件的优化方案；建设项目施工文件不全，如：质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸等；建设项目监理文件不全，如：工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等；设备文件不完整，如：无设备开箱记录、无检验报告等。

2.4 存档文件不规范

文件格式不规范，文件材料没留装订线；签认手续不完整、不真实；使用不耐久字迹材料记录文件；文件材料的内容自相矛盾（竣工图与设计变更不符）；部分重要文件存在代签等现象。

2.5 文件材料整理编目不规范

文件的组卷不合理，如：施工文件中的安装记录文件与相关文件（工程质量报验单）等分别组卷；案卷标题拟写不规范（名称、内容、文种）；案卷题名没有提示卷内文件的全部信息等。

2.6 建设项目文件整理归档不及时

平时对文件资料不注意收集，工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理，很难保证项目档案的齐全、完整与准确。

3、如何加强项目档案管理

随着河南煤化新疆公司项目发展的不断深入和壮大，在工作中形成的档案材料越来越多，对档案管理的要求越来越高，所以加强档案管理工作，使项目档案更好的服务于项目发展显得尤为重要。

3.1 健全档案管理制度，提高档案管理意识

要从思想上认识到项目档案管理的重要性，切实增强档案管理的责任感，树立认真负责的工作态度。制定适合项目实际的制度，使档案资料的收集、整理、编制工作有切实可行的依据，在项目实施过程中明确项目各参与单位在档案管理工作中的所负的责任，使档案管理自始至终贯穿整个项目实施过程中，把档案管理作为项目管理工作的重点。

3.2 加强档案知识学习，提高档案管理人员的素质

项目档案管理是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。随着当今社会和经济生活的快速发展，对档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求和挑战，如果档案人员知识过于老化单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，因此档案人员要适应新形势，把学习作为工作生活中的第一需要，做到努力学习，不断提高自身综合技能，不仅要掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，还要熟悉所属项目工艺流程，实现由单一专业型向多样复合型的转变。

3.3 及时收集档案资料，合理分类归档

在项目建设与管理过程中及时收集、整理每个阶段形成的材料，严格把关，认真进行核查验证，剔除不真实不规范的材料，根据档案建设的要求及时督促有关建设单位在规定的时间内形成完整、规范的材料，杜绝后记、补记、伪造等现象的发生。在档案的整理过程中，要明确立卷归档材料的重点，区分不同类型，并按短期、长期、永久三大保管期限准确把握立卷归档的时效性，及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档、移交等方面的工作。

3.4 档案工作现代化

计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。

档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。

参考文献：

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高校试卷内容十分丰富，所以试卷的整理归档就会涉及各个学院、各个系和相关的老师。试卷的归档是一个复杂的工程，尤其是后期的管理，如果没有科学合理的管理方法，就会出现管理混乱，也就说明高校的管理水平低。因此，建立一个科学合理的试卷档案管理体系和制度，有助于提高学校的管理水平。

一、试卷档案管理存在的问题

目前，高校在试卷档案管理方面还存在一定的问题。由于信息技术的发展，一部分试卷从纸质转变成了电子版的试卷。但是这两类试卷都存在一定的管理问题，高校对于纸质试卷的管理是有经验的，但是在管理的过程中，还会出现纰漏。高校对于电子试卷的保管，还有一定的技术性问题。试卷档案建立的目的是为了让学校和老师充分利用，以便改善教学质量和明确教学方向，但是目前试卷档案查询利用率却不是很高。

二、规范高校试卷档案管理

1.试卷档案管理制度应该与时俱进

当今社会是信息化社会，因此学校要与时俱进，档案管理也要信息化。这样才能减少档案管理的手续和缩短过程。过去我国的高校对于试卷档案管理都是由人工记录管理，但是试卷管理是一个庞大的工程，涉及各个学院和各个系，过程十分繁琐，浪费人力、物力和时间。所以，试卷档案管理也要与时俱进，进行信息化改革，这样才易于保存、易于查找、易于管理。同时树立科学的、先进的管理理念，有助于规范试卷档案管理。

2.优化试卷档案信息管理系统的应用功能

（1）教务系统信息的整合与利用

试卷管理是教务管理的职责之一。在教务管理中，有关试卷的内容繁多，因此在查询试卷有关信息的时候十分不易。但是在信息化时代，教务系统也要信息化，所以要整合教务系统中有关的试卷信息。根据试卷的年份、学院、班级、科目和老师进行整理。同时可以建立相关的数据库，在录入一份资料之后，就可以共享信息，避免重复记录相同的信息，减少学校工作人员的工作量。因此试卷档案管理信息化是整合试卷档案管理信息的有效途径。

（2）试卷档案系统功能的设计与优化

优化试卷档案管理系统的设计，可以降低重复录入信息量，避免信息出现错误，而且数据库的建立，可以节省查找数据的时间。科学合理地设计数据输出路径，设计查找条件，比如学院、科目、班级等。实现试卷档案信息系统的升级和优化，可以统一管理试卷档案信息，解决由于信息出现错误，导致管理混乱的问题，方便抽查试卷信息。

3.简化试卷归档程序

由于试卷的内容十分多，所以根据不同的内容进行归档也是十分复杂的事情。因此，要想减轻试卷归档的繁重工作，就要简化试卷归档流程。由于试卷的归档和各个学院及老师都有关系，因此在确定简化归档流程之前，首先要弄清楚最重要的归档步骤，然后制作归档流程图，按照流程进行试卷归档。这样试卷归档就一目了然了。

4.保证试卷档案的真实性

试卷是检验学生学习成果和学校授课质量的有效手段，所以试卷档案管理就关系到学校的管理能力。但是，所有的试卷档案的内容必须是真实有效的。试卷需要及时回收，记录试卷相关信息，并且保证在这一阶段没有人能更改有关信息。只有保证试卷档案记录的真实性，才能在调取档案的时候轻易地找到。

5.简化试卷档案查询程序

高校的试卷档案建立，目的是利用试卷了解自身教育的不足，以便提高教育教学质量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的试卷档案调取查询程序，减少不必要的手续。

三、高校试卷档案管理的意义和重要性

高校试卷档案管理是考核学校的管理能力的重要标准，也是学校的教学成果。试卷记录的不仅仅是学生的成绩，还有考核老师和学校之间的配合，这就间接地考核了学校各部门之间的配合能力和执行能力。同时老师还可以根据试卷的测试结果，调整接下来的教学方向和重点，让学生更容易接受老师所教的内容。

高校建立科学合理的试卷档案管理机制，可以提高学校的管理水平。高效节能的管理方法，可以极大地节省人力、物力和时间，同时可以保证试卷保存完整，简化了查找试卷档案的步骤和手续。只有认识到试卷档案管理的重要意义和作用，才能真正发挥试卷档案管理的作用。

参考文献：

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1 社会保险档案管理工作的意义

社会保险档案是规范社会保险经办操作的首要载体。社会保险经办工作质量，直接影响社会保险制度是否能够健康运行。社会保险档案是社会保险办理和服务的记载，是考量经办工作是否依法进行的依据。无论是绩效考核、内部控制和外部监督都需要依托档案资料。

社会保险档案是服务参保对象的重要媒介。社会保险也是用人单位保履行义务和参保人员缴纳保险费用的一种历史凭证，通过此凭证，社保人员享受社会保险缴纳范围内的各种权益。随着社会保险事业的发展，广大参保单位和职工对服务的质量要求越来越高，维权意识不断增强，社会保险档案的记录与民众的社会保障越来越密切，记录着民众享受社会保险的详细内容，服务范围将逐渐的扩大。

做好社会保险档案工作是建立健全社会保障体系的重要保证。党和国家提出要建立全覆盖城乡居民的社会保险体系，保障人民的基本生活，这是构建和谐社会的毕本内容，也是实现中国梦和改善民生的根本。做好社会保险档案管理工作是提高社会保险部门服务质量的重要前提。社会保险档案管理也是社会保险事业发展的重要历史资料。通过对档案资料的整理和分析，可以为保险行政部门制定保险费用的收缴和保险服务的方式提供一些珍贵的历史资料，完善保险管理体制。

2 社会保险档案管理中的主要问题

档案管理制度亟待完善。社会保险项目管理制度的不断健全，保险项目的门类增多，办理社会保险的人数只能多，保险项目经办机构所形成的的各种图标、文件和凭证等数量越来越庞大，档案管理的难度增大，管理的范围增加，保管时间的延长和保存方式的多样化等，缺少统一管理的标准和规范。在繁杂的档案管理中，由于能力和技术有限，难免会出现各种问题。

档案信息资源共享程度不高。社会保险办理过程中需要大量的文件资料如身份证、死亡证和收入证明等都来自于其他社会职能部门。这些资料可以直接从这些部门单位的网上进行下载，大量的数据资料堆积造成了档案资料的膨胀，部分单位部门的档案信息形成封闭式的管理方式，档案资料得不到有效利用，造成资源的浪费。同时档案管理信息化程度不高，限制了档案信息的闲置浪费。社会保险机构本身的信息化程度不高，限制着档案资源的信息共享和信息利用。

档案信息化管理水平较低。当前，档案的存在形式主要是纸质为主，计算机信息档案为辅。纸质的档案占据了大量的空间，增加了档案管理的成本，在档案借阅是提供原件或进行复印时，很容易造成实体的损坏，纸质的档案调阅非常繁琐，档案的使用效率比较低。

档案资源利用不够充分。社会保险档案的管理方式比较单一，主要是档案的整理、归档、阅览、借出和复制。档案仅仅在机构内部和参保人员之间进行传递和借阅，档案跨部门之间的信息交流比较少，档案的利用性你比较差。档案管理技术的多媒体化、数字化和网络信息化水平比较低，档案的公开性和共享性难度大，档案的保密水平不够，不利用档案信息的利用。

3 加强社会保险档案管理的对策和建议

加强组织领导，建立健全档案工作体系。档案管理工作体系的建立，必须加强组织建设，形成统一领导和分级管理的方式，做好档案管理各个环节的协调和沟通，正确有效的落实档案管理工作目标。社会保险机构的各级主要领导要对档案管理工作高度重视，关系档案管理工作的现状和未来发展趋势，对档案工作进行详细、全面的部署，并将档案管理工作纳入员工考核的范围之内。县级以上的社会保险机构应该建立专门的档案管理部门和科室，配置专门的人员进行管理，制定专门的管理规章和设置专门的领导机构。

完善制度规定，实现档案管理制度化。为适应社会保险经办管理模式，建立一套完备的业务档案管理制度势在必行。系统化、标准化的档案管理流程和规章制度，可以大大促进档案工作水平的提高。人力资源和社会保障部与国家档案局正在制定《社会保险业务档案管理规定》，准备出台一套符合社会保险特点的专业档案管理制度，将在科学界定社会保险经办业务中所形成文件材料的归档范围、保管期限和分类方式等方面，为全国制定框架性的管理依据。

推进资源建设，实现档案管理信息化。积极发挥计算机管理的优势，推进档案信息化建设。选择功能完善的档案管理操作系统，可以实现档案的轻松快捷著录、完整高效统计和快速准确检索。加强电子档案管理，对于相关协议服务单位联网结算，对通过Internet网上经办产生的电子文件进行档案管理，确保文件的原始性和法律效力。大力开展档案数字化加工，对现存的纸质、实物档案进行数字化加工处理，在业务窗口对档案资料进行前端扫描。

利用档案资源，提高档案服务水平。档案管理的根本目的是利用。档案利用是档案生命力最直接、最有效的体现。积极开展档案利用需求调研，确定服务对象和服务内容，提高档案利用服务的针对性。及时续编档案索引目录，方便各类利用者调用档案。深入挖掘信息资源，整理汇编政策经办资料，向社会公开现行业务文件。建立社会保险档案信息中心，与社会保险经办窗口、劳动保障电话咨询服务中心、劳动保障网等实现档案信息共享，建立社会保险档案服务网络，为社会各界提供社会保险档案信息服务。

参考文献：

[1]王庆悦.做好社会保险档案管理工作的思考[J].山东档案，2011（3）：56-57.

[2]王彦英.浅谈社会保险档案管理存在的问题及其解决方法[J].现代商业，2012（32）：123-124.

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1、对医院科研档案管理重视程度不够

在医院的科研档案管理工作中，部分医院对科研档案的管理重视程度不够，一般只随意安排管理人员参与这项工作，导致管理人员不能严格按照相关的规定、制度进行管理工作，医院的领导者没有将科研管理工作纳入到日常管理工作中，科研管理的效果并不理想。

2、缺乏完善的档案管理制度

医院科研管理工作要取得良好的效果，应有完善的科研管理制度作保障，但是在目前的医院科研管理工作中，管理制度不完善是当前医院管理中存在的主要问题，在科研档案管理中，工作环节之间的协调并不到位，影响科研档案管理的效果。而且没有完善的科研档案管理制度，档案管理的方法、流程等也不够科学、合理[2]，传统的科研档案管理方法影响着管理的效果和质量，因此，医院必须积极建立完善的管理制度，促进科研档案管理实现良好的效果。

3、档案管理人员素质能力不高

医院科研档案管理人员的素质能力对于档案管理的效果有着直接性的影响，当前医院科研管理人员的素质能力并不高，他们的专业知识、实践技能等存在参差不齐的现象，很多管理人员没有经过专业性的训练，人员配备也比较随意，流动性比较大，很多档案管理人员是兼职的，他们对档案管理方面的知识认识不打到位，思想观念也比较落后，对档案管理的效果和质量会产生不利的影响，也不能更好地适应现代医院对科研档案管理的要求。

4、科研档案的利用率比较低

医院进行科研档案管理工作的主要目的就是更好地利用科研档案资料，档案的利用也是进行档案管理的重要工作，但是目前，医院在进行档案管理时，更多的是注重档案的保密性，要查阅和利用档案，需要经过层层的审批[3]，这样严格的审批会使很多员工利用科研档案的积极性受到严重的影响。

二、加强医院科研管理的有效措施

1、提高对科研档案管理的重视程度

要提高医院科研档案管理的质量和效果，首先需要提高对科研档案管理的重视程度，医院管理者应认识到科研档案管理对于医院发展的重要影响，将科研档案管理纳入到日常管理工作中，并努力提高医院医务人员的档案管理意识，使他们认识到科研档案管理的重要作用，使每一个科室部门的人员能够积极主动地配合档案管理工作，促进科研档案管理的规范化进行。做好科研档案管理的宣传工作，加强档案管理的宣传力度，可以在医院的档案管理室或科研部门内张贴档案管理的小贴士，时刻提醒管理人员认真负责的做好科研档案管理工作，科研部门应对档案进行细致的整理，并严格的归档，为医院科研档案管理工作的开展打下坚实的基础。

2、建立完善的科研档案管理制度

医院科研管理工作要取得良好的效果，应有完善的科研管理制度作保障，但是在目前的医院科研管理工作中，管理制度不完善是当前医院管理中存在的主要问题，因此医院管理者应努力提高对科研档案管理的重视程度，并建立完善的科研档案管理制度，对科研档案进行严格的搜集、整理、利用等，实现规范化的科研档案管理。有了完善的科研档案管理制度，档案管理人员在档案管理工作中能够有据可依，并且能够严格的按照相关的制度标准开展工作，使科研档案管理工作更加科学、严谨，对于医院今后利用科研档案也具有积极地意义和作用。

3、提高科研档案管理人员的素质能力

医院的科研档案管理工作是由人来完成的，因此科研档案管理人员的素质能力对于科研档案管理的效果有着极为重要的影响，要想使医院科研档案管理的效果和质量有所提高，就要努力提高档案管理人员的素质能力，要求医院对科研档案管理人员进行全面系统的教育培训，使档案管理人员掌握扎实的档案管理知识和技能，熟悉计算机操作、英语以及医疗知识有所了解。此外，科研档案管理人员还应努力提高自己的职业道德，严守医院科研档案信息资料，不外漏档案信息。科研档案管理人员通过不断地学习和实践积累和提高自己的业务水平，使科研档案管理的效果和质量更加科学准确。

4、促进科研档案利用率的提高

医院进行科研档案管理的最终目的就是为了利用科研档案，更好地满足医院的科研需求，科学、有效地利用科研档案，有助于促进医院的科学研究和交流工作的正常进行。要实现医院科研档案的利用效果，需要科研档案管理人员科学的进行档案管理，对档案信息资料进行规范化的收集、整理、归档和使用，积极转变传统的科研档案管理方法，采用现代化的信息技术手段，当前科学技术快速发展，信息化手段得到了广泛的应用，在医院科研档案管理中，应积极推动档案管理的现代化，转变传统人工档案管理的方式，利用信息技术进行科研档案管理，提高档案管理的效率和质量，利用信息化手段对科研档案进行科学、规范的分类、整理，使档案管理工作更加便利快捷，有助于档案利用效率的提高，为医院的发展提供科学的依据和参考。

5、做好归档工作

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电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

2 加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。

1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力

计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。

3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子n案对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求。

3 做好电子档案管理和利用

1.建立“双套”模式，确保重要信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。

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一、档案管理在企业单位的意义

对于档案的管理是相关乡镇地区进行登记管理方面的工作的一部分重要的内容。建立起一套完备的乡镇地区登记管理档案主要是为了贯彻并实施《档案法》中的相关规定，从而加强对于乡镇地区登记管理的服务以及其他方面的管理服务，使档案管理能够很好地服务于乡镇地区和社会公众。基于此，我们应当把乡镇地区中的登记档案的管理摆在工作上的突出位置，召开专门的乡镇地区档案管理工作会议，对乡镇地区中档案管理工作的目及意义进行充分的学习，统一思想，为档案管理工作的高效实施做好铺垫。

二、提升档案管理者的数字化思想

对于档案的利用在整个档案管理工作中的地位很重，而档案学本身就是一门专业性和技术性较强的学科。因此，档案管理中的相关工作者其工作的主要性质便是以脑力运用为主，具备数字化性、探索性与技术性的科学工作，并不是简单的捆扎、抄写就能够应付的事务性的工作。所以，在档案的管理工作中不断学习和更新自身的科学技术知识逐步成为乡镇地区对于档案工作者的普遍要求。随着时代的发展和科技的进步，企业管理也朝着现代化的建设发展，在这种大形势下，乡镇地区中的档案工作也迎来了诸多新的情况、新的问题和新的任务，尤其是工业计算机技术、信息科学技术等一系列现代化的管理技术在档案管理工作中的运用，要求档案管理的工作者必须通过不断地学习和数字化，更新基本观念，掌握最新的技能和知识，只有这样，才能逐步适应档案管理工作的新形势。

三、对档案管理的数字化认识

科学的档案管理要求按照档案管理的基本规律研究出一套适应本单位的科学的、高效的档案管理制度。这项要求有两点含义，首先它指的是按照档案工作的一般规律来说，应当建立其健全的档案的整理制度、文件的归档制度、档案的鉴定制度和档案的利用制度等，并通过这些有效可行的制度来规范乡镇地区中档案的管理工作。其次是指建立档案的管理制度时要结合本单位实际情况，并根据单位的具体情况，在档案的管理形态、管理方式和管理手段上有所区分。一个有效的管理制度一定是在制度上、质量上和科学上下的功夫，使得档案管理走向现代化、服务化、信息化，有目的、有计划地对用户的需要进行档案资源的采集，并对相关的文献资源进行不断优化、合理组织、完美集成，使其变得系统、规范、和有序，并能针对登记档案中要求的特点，积极进行乡镇地区档案管理新模式的探索和实践工作。

（一）传统档案管理对企业的制约及数字化档案管理的先进性

档案的管理制度要时刻坚持双向性约束，既能够约束到单位职工的工作内容，又能有效的约束领导的制度建设行为。作为乡镇地区主体成员，职工应当是档案管理的制度约束中的主要对象，也是其主要执行者，但是乡镇地区中，领导具体的形象和行为肯定会影响档案的管理制度的执行效果。因此，档案的管理制度应时刻坚持双向性约束。

（二）数字化分层档案管理模式

这种管理模式的主要灵感来自于干部人事的档案的管理模式，将档案管理的材料逐层分为六个栏目，它们依次是，设立登记时使用的材料、变更登记时使用的材料、注销登记时使用的材料、乡镇地区中的年检材料、新闻媒体时的公告材料以及其它的有价值的可供参考的材料，并将这些材料打印出统一的目录，根据不同单位分装成不同册，做到一单位一档案盒的分类登记管理，彻底的避免了原先在登记档案时档案散乱、单位不符等不利于管理的现象的产生。

（三）电子管理档案的建立

为了给社会上档案管理的各项工作提供更为便利的档案阅览、摘录、登记条件，充分的发挥出登记档案的使用价值，应当建立起现代化的电子管理档案，通过扫面，将所有的乡镇地区的登记档案输入到计算机中，为各个单位建立信息齐全且易于保存的电子档案。

四、档案管理数字化建设发展前景展望

提供服务和材料是档案管理工作最基本也是最直接的社会作用，而要想提供更好的社会服务，就需要数字化档案管理的服务方式、内容和手段。谈到数字化服务的方式，首先要做的就是使档案管理工作由被动服务转变为主动服务，并在此基础上提高乡镇地区档案的参考价值和利用价值，把死的资料变成活的资源。另一方面，在服务内容上的数字化，便是实现工作重心从数量的服务向质量的服务的转移。档案的工作人员不应该只局限于将收集档案，而是要将自身的潜能进行充分的挖掘，不断的完善并数字化乡镇地区档案管理的服务内容，加大档案的编研工作的力度，使得档案资源的作用得到充分的发挥。

五、小结

总而言之，随着科技的进步，根据时代要求，乡镇地区的档案工作也有了新的定义，数字化档案管理也是非常有意义的。在工作任务、环境、对象及管理的方式上都发生着新的变化，现代化技术也被广泛的应用于档案德尔管理工作中。各个乡镇地区必须紧密的联系档案管理的新任务、新要求，共同推动档案的管理工作数字化。