工程档案管理体系范文

时间：2023-08-28 09:23:54

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工程档案管理体系

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1 水利工程档案管理在水利工程建设中的重要性

水利工程档案能够详细记录水利工程建设的全过程，并把所有建设施工的企业、材料、设计图等归纳分类保管起来，保证工程建设的信息资源完成，具有实用价值。在水利工程档案管理过程中，不断完善管理方式和采用先进的管理方法是水利工程档案管理的核心内容，要遵循水利工程的特点和规律，将档案有序化建档，统一管理，提高档案的可利用价值。

档案管理的标准化和规范化是水利工程?n案管理的目标，要达到这一目标就必须将档案管理与水利工程建设保持同步，甚至要优先于工程建设，通过点滴资源的整理和应用，能够为项目决策、项目施工、项目监理和项目维护提供直接参考。水利工程档案贯穿水利工程建设和后期管理的全过程，所以每一个小的参数的准确性都是项目成败的关键，因此在档案管理中，细节尤为重要，要保证档案资料的完整性，才能够发现问题，及时找到解决问题的方法，帮助水利工程施工和使用提高质量与效率。

2 水利工程档案管理过程中存在的问题

目前水利工程档案管理工作在诸多的水利工程项目中都已经纳入计划之中，并且成立了专门的档案管理室，有效地提高了工程项目建设信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程档案管理工作不到位，人员配置不合理，档案使用制度不健全导致档案管理水平低，操作失误和档案丢失问题时有发生。

2.1 水利工程档案管理质量问题

水利工程档案的质量与水利工程的质量具有直接的联系，水利工程档案是质量监督与检查的重要参考依据，通常水利工程都是由若干个子工程构成，根据施工进度，每完成一项工程都需要进行质量等级评定和验收，这时水利工程档案则是重要的评定依据，然而一些工程的水利工程档案完全不可用，这主要是由于档案与工程建设不同步，往往都是工程完成后，集中对工程档案进行采集和分类，这导致档案内容与工程建设的内容不完整，工程施工数据不准确，这加大了工程的质量评定难度。同时，档案的分类与案卷形式不规范，在对工程进行针对性分析时，档案无法起到有效的参考价值，甚至一些施工单位不能及时上报档案材料，导致部分工程无法找到评定依据。

2.2 水利工程档案管理人员配置问题

水利工程与其他工程在施工过程和施工管理上有很大的差别，而水利工程档案管理人员必须要求对水利工程的施工建设足够熟悉，能够将档案科学分类，根据项目的施工过程进行有序的管理。而现实档案管理人员往往都是临时抽调的非专业人员，他们的工作具有被动性特点，都是由施工企业将档案移交过来，才开展档案的分类和管理，没有积极参与到工程项目建设之中，这往往会导致出现内容缺项、漏项等问题，对一些隐蔽工程难以找到有效的档案与其对应，严重影响了工程的质量验收。

2.3 水利工程档案管理规范性问题

水利工程档案的管理与领导的重视程度有直接的关系，由于领导的重视程度不够，对于档案管理规定宣传不够，下级部门贯穿不到位，导致工程档案流向不明确，档案管理不连续问题的出现。加之水利工程人员流动比较大，参与单位众多，对于档案的调用没有明确的制度约束，导致借出的档案无法收回，给档案管理工作造成很大的损失。这些问题都是由于水利工程档案管理不规范所造成的，所以提高水利工程档案管理水平必须从流程和制度上建立科学的和强制的体系才能提高水利工程档案管理水平。

3 提升水利工程档案管理水平的方法

水利工程档案管理的水平直接关系到工程的建设、监理、评级与后期的应用与维护，所以提升水利工程档案管理水平要循序渐进，逐步完善水利工程档案管理体系，并在工作中不断创新、不断发展，使水利工程档案管理工作发挥其应有的价值。本文提出提升水利工程档案管理水平的方法是从实际应用的角度出发，首先，完善水利档案管理制度和流程，建立规范化的水利档案管理体制；其次，加强档案管理的重视力度，建立层级负责的档案人员管理组织结构；最后，提高档案管理的技术水平，将计算机技术、网络技术应用到档案管理中，提高档案管理的效率。

3.1 建立水利工程档案管理规范化体制

水利工程档案管理的规章制度和管理办法是提高水利工程档案管理水平的重要指导，要建立符合工程档案自身发展规律的规范化体制，从档案管理的操作、监督和使用三个方面建立具体的申报审批制度，保证档案的及时采集与整理归档，并有效地进行监督。在使用过程中，必须主管部门领导审批才能够调用水利工程档案，对档案进行跟踪，按照档案使用期限及时收回档案，保证档案不会丢失。

3.2 建立层级责任制档案管理组织结构

档案管理要由专门的部门进行管理，由工程项目的主要领导具体抓档案管理业务，通过层级的责任任务分配，提高档案管理的统筹安排水平，档案管理要上下级逐层监督，保证档案的完整性和有效性，在项目竣工后能够通过施工档案与工程一一对应，为工程项目的质量保驾护航。此外，要加强档案管理人员能力水平的培养，使其档案管理水平与实际工作能力相匹配，保证档案管理跟水利工程项目建设在同一水平线上，能够真实地展现水利工程建设的全过程。

3.3 建立信息化档案管理体系

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1.1 相关人员档案意识薄弱。众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

1.2 建筑工程档案资料管理质量低下。作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

1.3 缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。

2.加强建筑工程档案资料管理的具体措施

2.1 提高对建筑工程档案资料管理的意识。当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

2.2 建立并完善档案资料管理的相关机制。缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

2.3 明确分工，协调相关业务。建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及_系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交级管理主要包括：低保户向乡镇提出申请，填写城乡居民最低生活保障审批表，提交居民户口簿复印件、家庭成员证明以及赡养、抚养证明；居民身份证复印件；家庭收入证明；残疾证明等；经街道、镇政府民政部门进行审核，提出意见，最后报县民政局审查做出联审联批决定。若审核通过，县民政局根据低保对象花名册、低保对象分类统计表，低保金统计表划拨凭证等相关的低保资料进行低保金社会化发放操作，并定期对低保户进行检查、临时抽查。由此可见，低保户的审批过程经过民政部门三个层面：社区、镇、县级部门，由于每个部门针对管理低保档案资料不同，在进行管理工作的同时，应该对低保档案进行规范管理，这样才能更好地保障档案完整性，从而能保障低保工作顺利进行。而日常管理类档案是在分级管理工作中所形成的，是对各类档案进行日常管理，低保对象申报材料审批后，以户为单元建档，实行_户_号制度在低保户存在期间，民政部门可根据实际情况对低保户的低保金进行停发、增发、减发等，实施动态监管。档案的管理人员必须对低保家庭经济状况变动表、收入证明、情况说明、审核材料、调查情况等资料进行归档，并装订成册，实行有效管理。

2.4 打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

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[中图分类号]TV512 [文献码]B [文章编号]1000-405X（2013）-6-214-1

水利工程档案是水利工程中涉及到的重要技术资料、工程资料的集合，是单位一代代技术人员智慧的结晶。是水利档案的不可缺少的重要组成部分。水利工程的档案管理工作在水利工程中起着重要作用。

随着现代信息技术的快速发展，档案管理信息化的需求渗透到各行各业，水利工程单位档案管理的信息化需求越来越迫切，而现代信息技术极大地改变了水利工程信息资源整合的方式。档案管理信息化给水利工程的档案管理带来了新的机遇与挑战。

我单位所辖的滦下灌区位于华北，是该地区最重要的水稻灌区之一。灌区的灌溉水来自于大黑汀、潘家口、桃林口三大水库。查阅历年数据，我们可以看到，滦下灌区平均水库供水量高达6.84亿m3，总灌溉区域覆盖面为168.8万亩，实际灌溉面积为128万亩。由于我灌区的重要地位，因而我单位对该灌区的水利管理责任尤其重大。水利工程项目多带来了水利工程档案任务繁重。因而做好水利工程的档案管理工作更是重中之重。

1 水利工程档案管理的特点

水利工程档案即对水利工程建设整个过程中，有价值的数据图表等进行记录。待以后项目建成后验收及后期维护过程中查阅。水利工程档案在水利工程的技术专利、质量评定、工程验收、安全防护方面起着不可替代的重要作用，关系到工程竣工后的日常运行维护和管理。

（1）材料种类多，形式杂：水利工程档案中涉及到的资料分布形式有文字描述、工程图纸、影音等：且档案产生分散于多个部门、单位或个人之间；同时档案之间联系性紧密、不能孤立开来。很多时候，几套文字、图表都是为了围绕一个活动，如在变更设计、编制预算、变更审核等过程中往往产生一系列文字、图纸、声像材料。这就需要档案部门将其妥善保管，清楚文字、图表之间的前后关联。

（2）档案贯穿水利建设全过程：一个水利项目，从最开始的项目提出、组织相关技术人员对其进行可行性研究，再到实施方案设计、招投标，再到实际的施工、质检，再到最后的竣工验收、试运行，这一过程中的所有值得归档保存的数据、图表、图像、图纸就形成了水利工程档案。水利工程档案关系到到评价水利工程质量，因而水利工程是整个水利工程质量管理的一部分，并且在整个工程进度中与工程同步，以保持工程档案记录的系统性和完备性。

2 我国水利工程档案管理现状

水利工程档案信息化是水利工程档案管理发展的必然趋势，信息化在日常工程档案管理过程中有着广大的应用前景，但在当前信息化进程刚刚开始的阶段，水利工程档案管理的信息化面临着一系列问题。

目前在我国水利系统各单位，档案管理的信息化程度仍然停留在初级阶段，对档案的管理工作仍然保留着传统的纸质档案管理模式，有的水利档案管理部门对信息化的理解就是表面的将数据输入电脑、纸质档案变成电子档的，但实际的档案管理对象仍是纸质档案，没有将信息化真正应用到管理中。

3 水利工程档案管理信息化面临的问题

（1）信息化人才缺乏：当代信息技术的迅猛发展，催生了水利工程档案管理方式的变革，原有的档案管理方式适应不了当代信息化管理方式的需求，高素质的档案管理人才严重缺乏。单位应该重视培养档案部门电脑技术人才，建立一支适应信息化时代的智能化档案管理队伍，解决技术不足的问题。

（2）落伍的档案管理观念制约：在传统观念看来，档案管理的目的仅仅是保管，而不是利用档案。传统的档案管理着没有创新档案管理、为后来决策作依据的意识。即使直到目前，仍有不少档案管理部门仍然自居闲职，不讲究产出效益，仍然采取“做一天和尚撞一天钟”。在具体的档案借阅程序上，模式僵化、效率低下。仍然有工程师来查询、档案管理人员调阅的做法。

（3）档案安全的威胁性增大：信息技术的发展使得电子档案的普及度越来越广。电子档案体积小、传播速度快，更便于介质间传输。也使得档案管理工作更加方便快捷，传输方式更迅速、灵活。但与此同时，也给档案的保密和安全工作带来了不良影响。电子档案的存储介质更加灵活、便捷，同时也容易受到网络病毒的侵害。这样，电子档案的数据更容易丢失、或者在输送过程中被解密、受到噪声、温湿度等干扰、或遭到黑客攻击。

4 结语

现代信息技术给水利工程的档案管理工作带来了新的发展机遇的同时，也带来了如何顺应潮流发展的挑战，计算机的超凡数据处理能力给档案管理工作带来了先进科学的管理方法。单位要牢牢抓住机遇、迎接挑战，而身为档案工作人员，我们必须加强对计算机在数据处理方面应用的学习、加强对信息处理技术的学习，合理运用计算机数据输入、查询、整理技术汇编档案，学会应用信息技术扩张档案管理方法。从而全面提高工作效率，也使水利工程档案的管理工作上升到一个新的现代化台阶。积极利用现代信息技术将档案管理工作做到最好，充分发挥优质的信息化档案管理工作给水利工程的建设和管理中带来的巨大便捷辅助作用。

参考文献

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中图分类号：TV文献标识码：A 文章编号：

前言

水利工程档案管理是水利工程建设与管理的重要组成部分，是在水利工程前期准备，工程实施，竣工验收等各个阶段过程中形成的，具有保存价值的文字，图表、声像等。不同形式的文件材料，是整个工程建设的缩影。水利工程档案是衡量水利工程质量的重要依据，水利工程档案管理工作对水利工程建成后的维护与管理将会起到积极地指导作用，同时有利于提高水利工程的设计，施工及管理水平，促进水利工程建设又好又快的发展。

一、水利工程档案管理的重要性

水利工程档案是从施工过程中直接提出相应的资料并形成了以各种形式保存的材料。水利工程档案是在水利施工的过程中形成的。它直接且真实的反映着水利工程建设的全过程，也是检测水利质量的重要依据。水利工程档案在水利工程建设和经济建设中起着非常重要的作用。主要表现在以下几个方面：①在实际应用中，在拟定计划、水行政执法、工作总结、水利工程设计等方面档案可以作为考察凭证；②档案在防讯抢险时起着很重要的作用，它可以对过去的水情、水利工程的情况有清楚的了解，使得决策者作出更好的决策；③可以借助档案进行水利方面的学术研究，通过前人的真实的记载资料，得出更好的研究成果；④水利工程会随着实际的需要而变化，因此在对水利工程进行维护和扩建时，档案可以作为合理设计和施工的依据，既节省的时间。有节约了开支，总之有利于创造更多的经济价值；第五。档案也可以作为工程质量鉴定、事故原因的查明、事故责任的追究的有效依据。

在水利工程建设中，水利工程档案管理是重要的工作环节之一，也是保持工程质量长期稳定的重要环节之一，同时也是经济建设发展的重要催化剂。为了满足水利工程项目建设管理工作的需要以及国家和水利部的共同要求，必须对水利工程档案管理工作进行建设和强化。国家水利部在档案管理方面有明确的规定，只有在档案管理合格的情况下，才能进行竣工验收，否则，不可进行竣工验收。水利工程档案只有在管理的情况下才能发挥其应有的作用，如果没有建立相应的水利工程档案管理工作，那么就无人管理水利工程档案，对水利工程建设和维护以及工程档案的日常工作的发展起着阻碍作用，同时对水利工程的验收工作也产生了很大的影响。因此，建立水利工程档案管理工作是非常重要的。它为后人提供有效的、真实可靠的资料，促进水利工程顺利的发展。

二﹑水利工程档案管理存在的问题

我国重点建设项目的档案工作起步于20世纪50年代，在20世纪80年代得到发展。国家档案局1992年颁发了《建设项目(工程)档案验收办法》，1997年又与国家计委联合了《国家重点建设项目档案管理登记办法》。这些规定和办法为重点项目档案工作的健康发展提供了保证。近年来，随着水利工程质量管理工作的不断规范、管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但足，一些水利工程档案仍然存在着整理速度慢，内容不齐全，编写不规范，质量不高等问题。

（一）档案管理工作的前期投入和管理不足

一般情况下，在工程项目建设的后期，工作人员才开始着手进行档案资料的收集、整理工作。致使档案资料复印件多、原件少，特种载体档案严重缺失。

（二）缺乏高素质的档案管理专业人才

工程项目资料管理人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，且身兼数职，致使档案管理水平普遍较差，在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。还有许多施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。

（三）档案管理体制和制度不健全

随着我国市场经济体制的建立，在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求，工程建设项目档案的内容、形式，以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改。

三﹑加强水利工程档案管理的对策和建议

2006年，水利部出台的《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》要求：①加强对工程档案管理工作的领导；②认真落实岗位责任制；③加强检查指导与监督；④提高工程档案现代化管理水平；⑤认真做好水利丁程建设项目档案登记工作。这些都为我国的水利工程档案管理工作提出了明确的要求。根据这些要求，针对目前存在的问题，建议采取以下对策。

（一）健全制度、强化管理。落实岗位责任制

加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。为此，应采取以下措施。

①成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由主管档案工作的领导全面负责，对档案室配备专职档案人员，在各业务部门，指定专人担任兼职或专职档案员。

②把学习、宣传有关档案法规与增强工程技术人员的法制观念结合起来，把宣传正反面典型与提高档案人员的自觉性结合起来，形成人人理解和支持档案工作的良好风尚。

③企业应建立完善工程档案管理制度，强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门的实施力度，并制订相应的措施，使档案部门可以进行有效的监督和制约。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解、细化，层层加以落实，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收的全过程。

④对项目档案的验收做到规范、严格把关。这是保证项目档案质量的重要环节。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。

⑤设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化、信息组织与管理的有序化。

⑥建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。

⑦建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面，检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都应从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

（二）提高档案管理人员的业务素质和工作能力

针对工程档案管理人员业务水平不高的实际情况，必须加大档案人才的培养力度，努力提高重点建设项目档案工作人员的素质。①工程档案管理人员应定期参加专业理论学习，并取得相应的管理资质，做到“持证上岗”。②培养档案管理人员的全员档案意识，认真抓好档案的收集、保管、利用3个关键环节。

长期以来，由于我们对于各级各类档案的管理工作缺乏科学的管理意识，未能将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门各自为政、档案资料积累残缺不全，给档案资料的整理归档带来了困难。为了使水利工程的档案管理更加规范化、标准化，必须提高认识，转变观念，制订一系列措施，对水利工程档案进行科学管理，并根据水利工程复杂性的特点，拓宽档案收集渠道。从实际情况看，水利工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及的部门和人员多、经历的时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短，形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。加上施工人员组成复杂，往往是工程任务一完成，临时机构就解散，档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集的齐全、完整，应当要求档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序、工作流程及分阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，可采取以下收集方法：①追踪收集。即档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大，适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。②分阶段收集。即档案人员始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失。该方法适用于建设周期长的工程。③强制性收集。即采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后，施工单位先交一定金额的资料押金，将完整的档案资料移交给档案部门后，才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力，适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。

（三）通过开发利用档案信息，促进档案管理工作

水利工程档案的形成是水利工作者劳动和智慧的结晶，做好档案资料的收集、归档工作是为了更好地利用和开发利用档案信息。

（四）加大投入，实现档案管理手段现代化

档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志，它包括以下几方面：保管条件的现代化，载体材料的现代化，翻拍、复印、装订手段的现代化，档案工作手段现代化，咨询业务智能化等。实现档案资料的数据化管理和网络化报送、传递，可满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的档案服务。

（五）加强对建设管理体制改革的研究

应定期对国家制定的适应建设管理体制改革的档案管理制度和法规进行学习、研究，及时制订一批既符合工程档案自身发展规律、又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情、又吸收国外先进管理经验的档案法规、规章。鉴于计算机技术给档案工作带来的深刻影响，应大力加强对重点水务工程档案工作信息化、网络化建设的研究。

（六）资料分类科学化、档案工作标准化

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关键词：设计输出文件归档资料设计依据有效控制

Abstract: this paper mainly introduces the suzhou institute of architectural design limited liability company will engineering design files work into the quality management system in, through the design product production process each link of strict management to the market, to provide customers with quality design and high quality service.

Keywords: design output file material designed according to the effective control

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

一、序言

ISO9000是国际标准化组织颁布的质量管理体系的系列标准，它明确提出了质量管理的原则：以顾客为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、系统方法、持续改进、基于事实的决策方法以及与供方的互利关系。这些原则科学总结了世界各国多年来理论研究的成果和实践经验，不仅体现了质量管理的基本规律，也适用于组织的全部管理。ISO9000标准要求组织建立形成文件的质量管理体系，以“文件”来规范员工的行为。企业应将建立ISO9000体系作为建设优秀的企业文化加以倡导。在推贯ISO9000过程中，要结合企业实际情况，吸纳以往优秀管理经验，形成质量手册、程序文件、作业文件，建立起层次化的“制度”体系，理顺各部门及各级人员的工作职责，使产品形成的全过程，一切活动都有章可循，有法可依。同时，要通过培训、沟通等形式，确保员工形成“有法必依”的意识，通过监视测量和持续改进机制使员工的工作受控并促使其不断改进业绩。

苏州市建筑设计研究院有限责任公司从工作实践中深刻体会到：勘察设计企业要完善内部质量管理体系，确保工程设计质量，增强设计市场的竞争力，在贯彻执行ISO9000标准过程中必须将工程设计档案工作纳入质量管理体系之中，纳入设计管理制度和各级设计人员职责之中，对设计文件和资料进行有效控制。为此，我公司明确规定了各部门职责，根据ISO9000质量体系的标准要求，制订了《文件和资料控制程序》，规定：

二、目的

为提高工程设计档案的归档质量，以保存完整的工程设计全过程的质量记录。

三、工程设计档案的适用范围

工程设计档案资料归档的范围分为二类：

1、设计活动全过程中按照本公司质量体系要求而形成的质量记录。

2、设计图纸，包括初步设计、施工图（设计变更）及工程的方案图。

四、工程设计档案归档的职责

1、项目负责人（项目经理）负责档案资料归档前的管理工作，包括设计过程中对各专业质量记录的检查、设计完成后对各专业质量记录的接受与验收，以及负责按本公司规定和程序督促做好归档工作。

2、各专业负责人（工种负责人）、设计人负责本专业图纸和质量记录（设计输出文件中的计算书、概预算书及设计活动过程按质量管理体系要求所形成的资料）的收集、整理，并交给部门管理员编目和归档。

3、图文中心指定专人负责设计输出文件中图纸的接收、查验并放行，并负责将放行的设计输出文件的底图归档。

4、总师办指定专职人员负责归档资料的复验、签收、装订、登记保管和按规定的手续办理资料借阅及处置工作。

五、工程设计档案的建档及归档

1、工程设计项目接受委托后，由市场部将有关文件和资料逐项登记在档案袋

目录中，然后将有关文件和资料随设计合同、设计任务书一起下达至承担任务的设计部，设计部长责成项目经理负责档案资料归档前的管理工作。

2、工种负责人、设计人必须收集积累设计活动中形成的记录：包括设计基础

资料，设计依据（有关部门的批文、顾客的设计要求文件等），按“设计控制程序”形成的质量记录，完成后交项目经理。

3、项目经理负责验收、检查档案材料的完整性和正确性，查实无误后交部门管理员整理好即填写“设计资料归档目录清单”送总师办归档。经各设计部长同意项目经理也可委托有关人员负责设计档案材料的收集验证工作，但项目经理仍负有归档责任，负责督促检查、确保归档质量。

4、对于有多个子项的项目应按子项归档，其中各子项共用的设计文件、资料

可归在一个主项档案内，其他子项仅需在档案中注明某设计资料参见某工程编号的档案即可。

六、工程设计档案的归档时间

各阶段的工程设计完成后，应执行按子项及时归档的原则。项目经理或委托的有关人员将工程设计档案材料收集完整，部门管理员应及时将设计图纸送图文中心申报完工，由图文中心发图人加盖“出图专用章”和“注册建筑师（工程师）章”后晒图，晒完图后，底图总师办归档。设计部向经营处申报设计完工后二周内，部门管理员应将设计活动过程中形成的质量记录连同归档单送交总师办归档。

七、工程设计归档材料的要求

1、归档的图纸、计算书、概（预）算书、校审记录等，凡是我院产生的诸如

此类的工程设计文件材料，必须是完整齐全的原件（如有特殊规定的除外）。

2、归档的设计档案材料必须字迹清晰，不得用圆珠笔等不耐久存的书写工具

填写，不得使用涂改液，不得在装订线区域写字。

3、归档的设计档案材料，其签署必须完备；卷内目录、页数、案卷封面、应

按规范格式编写。

八、工程设计档案的归档手续

总师办接到设计档案时，应检查各专业的档案材料的完整性和整理格式的规范化，查证符合后在归档目录清单上签字确认。总师办对不符合归档要求的设计档案有权拒收，应通知有关人员限期改正，改正合格后才能归档。归档后由总师办专职人员将档案按标准装订成册。

九、工程设计档案的补充归档

设计项目归档后，对于设计交底、设计变更、设计验收等过程中产生的各种图纸、文件、记录等设计档案材料，各专业有关设计人员应及时做好补充归档工作。

十、工程设计档案归档的计奖方法

市场部将各设计部报送的工程设计项目完成清单按月通知总师办，对于未归档或归档不全的设计项目，由总师办反馈给市场部，对于未完成归档工作的项目不计算计奖产值。

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中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）21-0336-02

一、工程档案的内涵和意义

工程档案资料是指在工程建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中的所有活动。它是一种可被人们研究、利用的信息资源，能直接反映阵地工程建设活动的过程和成果。工程档案既具有档案的一般性，即原始的历史记录，可以作为追溯的根据和凭证；又具有自身的特殊性，即实体作业的技术依据，如阵地在使用、维护、管理、改扩建中的根据和设计、施工技术凭证等。它是工程建设项目管理过程中的重要组成部分。

二、工程档案管理的现状问题

1、档案管理意识淡薄

档案管理意识淡薄主要体现在两个方面，一方面是对档案价值的轻视，二是对数据真实性追求的丧失。许多人的观念里，工程数据的作用仅仅是记录，随着工程的完工，工程数据便完成其使命。因此，在许多情况下，许多工程文档只记录了工程中主要的内容，如工程图纸、施工进度、用料等等，而遗漏了其他大量有用的信息。许多工程在后续的追查中，往往找不到真正有用的工程信息，无法追踪到具体的来源。

此外，大量的工程信息存在造假或与实际偏差较大等情况。工程中设计的监管者、测绘人员、投资者与施工者，往往互通一气，为了更快完工验收，往往对资料进行大量造假或隐瞒真实的信息。最终无论是对使用单位、监管单位还是施工单位而言，工程档案只是一个形式而已，没人会去认真考察里面的数据，因为这些数据根本禁不起考察。

2、档案管理机制不健全

由于各施工单位水平良莠不齐，多数施工单位没有完善的档案管理机制，因此档案管理机制不健全，是建筑工程资料收集与整理过程中面临的突出问题，这就使得建筑工程资料的收集与整理难以保证与工程施工建设同步进行，并可能造成有关建筑档案资料的严重缺失，也在一定程度上影响制约了建筑施工档案资料管理工作的深入有序推进，更为严重的是也必然影响到建筑工程的施工建设及日后的维护使用。

3、档案管理技术落后

我国的许多工程档案还停留在纸张时代，尤其是较为落后地区的工程。传统载体的档案不仅容易损坏丢失，也无法实现高效的管理利用，保存和使用非常繁琐。在一些相对发达的地区，工程文档实现了全部或部分电子化。但尽管如此，对于档案的安全备份和保存，还是缺乏延续和统一，各类文档管理部门和数据库混乱，未能达到有效互通，大大削弱了工程文档价值的挖掘能力。

三、工程档案管理的对策及建议

1、加强法制建设，完善工程管理制度

加强工程档案资料在形成、收集、整理和移交归档工作过程中的监督和检查，制定工程档案资料管理制度标准。各单位应根据上级要求，将档案工作纳入本单位总体发展规划和年度计划，设立专门的职能部门，强化档案管理工作的力度，将其与年底评奖机制挂钩。并根据工程档案资料管理有关法规制度，制定本单位工程档案资料管理的实施细则，认真落实档案归档要求。同时可与参建单位签署《责任书》，明确对工程档案归档的具体要求，并实行奖励与处罚机制，使参建单位领导和技术人员充分重视工程档案的归档工作。

2、思想上要重视工程档案管理工作

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，又不直接产生经济效益，而施工过程中现场又非常繁忙，施工人员把绝大部分精力都集中在施工上，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，造成大量资料缺失，所以内业资料应定期或不定期进行检查评比，以引起各方重视，避免大量工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为做好档案管理工作提供有力保证。鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应进一步加强对建筑行业的档案管理的教育与监督工作。

3、加强施工企业档案管理信息化建设

随着我国计算机互联网的不断进步与发展，计算机互联网对我国建筑施工企业的生产经营活动有着巨大的推动和发展。为此，建筑施工企业可以充分利用现代信息技术，做好档案管理方面的信息化建设。首先，建筑施工企业应加大对档案信息管理的投入，可结合本企业档案管理工作中的实际情况，购买或开发企业档案管理软件，强化企业档案管理信息化水平。另外，建筑施工企业应用计算机技术对档案管理工作进行监督管理，建立企业档案监督管理、多方合作的信息系统平台，提高企业档案管理水平和质量。建筑施工企业还应加强对档案管理信息化管理系统的定期检查工作，并对检查结果进行考核、评定。再次，建筑施工企业档案管理工作要建立档案管理激励及约束机制，实现档案管理的科学化和规范化，充分发挥档案管理工作的作用与功能。

4、加强对档案管理有关技术人员培训的力度

随着建筑业的不断发展，档案管理工作的特点也产生了新的变化，从而提高档案管理队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性；提高服务质量和服务水平，则要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员还要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用，同时要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

5、做好档案的整理与信息化工作

在收集与整理过程中，按照档案的性质和类型，部门的档案资料、内部文件、记录应按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同进行分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。同时应大力推行缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中的运用。各公司还应有效利用计算机资源，建立本公司的档案检索系统，提高各部门（公司）的档案管理水平及协调能力，方便各部门（单位）对档案的有效利用，藉以提高工作效率。

6、完善资料后期的管理工作

工程资料整理完毕并存放后，并不代表所有的工作已经完成，可以不再翻动。往往在工程施工过程中，由于种种问题，需要对前面的资料进行查阅或者调取，所以资料管理人员应该认真记录工程资料的存放位置或去向，对借出的资料进行跟进并及时索回。这一工作对工程资料的管理具有非常重要的意义，能够从根本上解决工程资料的流失问题。

四.结束语

建筑工程资料管理工作，对于工程施工企业来说具有非常重要的意义。工程资料管理过程中如出现疏漏，可能会严重影响到工程施工进度和工程项目的整体质量，对企业的声誉造成负面影响并导致企业经济利益受损，所以必须加强工程资料的管理力度，强化工程资料管理人员的责任意识，保证工程资料管理的严谨性和全面性，从而确保工程施工的顺利开展，并使企业获得良好的经济效益，使企业在激烈的行业竞争中脱颖而出，获取更多的发展机遇。

参考文献

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关键词：施工现场；电力建设工程信息档案管理；问题；分析

中图分类号：G271文献标识码： A

随着我国建筑业整体实力日新月异的蓬勃发展和壮大，国内和国际建筑市场规模和业务的不断发展，施工档案管理和信息化建设的重要性就更加显得不言而喻，作为电力建设项目管理重要环节，信息文档管理是整个工程的不可或缺组成部分。

1.电力建设工程项目信息文档管理的必要性

1.1各级建设部门包括企事业、省建设厅、中电建协对电力建设信息档案收集、编制、相关法律法规、验收工作都提出了明确的要求，对于电力建设行业来说，信息档案管理规范和管理水平在一定程度上反映了企业整体管理水平。

1.2根据合同约定，建设项目工程施工完毕后，经过竣工验收合格后，移交业主方使用。除了按合同要求将所有建设项目完成，移交方还必须保证所移交竣工档案内容齐全。

1.3建设工程生产过程完成后，文件、图纸、往来联系函等信息档案完整的保留了生产过程的记录，作为日后企业生产、设备维护的重要依据，为业主广泛应用，更体现了它的实际价值。

2.建设项目信息文档的特性

2.1分散性和复杂性

生产过程中收集的信息文档可能来自参建各单位，而电力生产建设又因它的专业种类（土建结构、电气、热能控制等）繁多，涉及安全、进度计划、费用控制等等各个方面所以变得复杂而分散。

2.2时效性

生产过程中根据进度计划要求传达的信息和根据合同约定，竣工后整体移交资料都具有时效性要求。因要求不同，时效性也有所不同。

2.3全面性和真实性

电力建设工程信息档案是项目建设过程中形成的计划、审批、设计、施工、调试、试运行、竣工移交等活动中形成的信息档案文件，内容要涵盖各方面，同时要求真实反映生产过程，又具备真实性。

3.建设工程档案概念及责任

3.1在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。

按项目进度程度分类，应归档的建设工程文件的种类及每个阶段的档案文件内容包括：

（1）基建文件；

（2）监理文件；

（3）施工文件；

（4）竣工图和竣工验收文件。

对一个工程而言，归档不光意味着竣工向业主单位移交，还要向本单位移交。

3.2责任

3.2.1责任：工程参建各方应该把工程资料的形成和积累纳入工程管理的各个环节中和相关人员的职责范围。

3.2.2信息档案资料应该实行组织机构分责管理：建设、勘察、设计、监理、施工等单位各尽其责。

3.2.3技术方面负责人组织各自单位的资料管理的过程工作。在工程建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应由熟悉业务的专业技术人员负责审核。

3.2.4信息文档资料应该随着工程进度同步收集、整理和立卷、拼按照有关规定进行移交，各参建单位应该确保各自资资料的真实、准确、有效、完整、齐全、字迹清楚，无末了事项。所以表格应按相关规定统一格式。

3.2.5各参建各方所提供的文件和资料必须符合国家或地方的法律法规，《工程施工质量验收》、《电力建设文件归档要求》及等相关法律规定。

4. 施工现场资料形成及管理过程

4.1基建文件：基建文件是建设单位从立项申请并依法进行项目申报、审批、开工、竣工及备案全过程所形成的全部资料。按其性质可分为立项决策、建设用地、勘查设计、招投标及合同、开工、商务、竣工验收及其他备案文件。一般由业主单位自行管理，并注意保密。

4.2监理文件：监理资料是监理单位在工程建设监理活动过程中所形成的全部资料。由监理工程师收集整理，工程竣工验收合格后，项目总监理工程师及建设单位代表应共同签署竣工移交证书，并加盖监理单位、建设单位公章。工程竣工验收合格后，项目总监理工程师应组织编写监理工作总结并提交建设单位。

4.3施工文件：施工资料是施工单位在工程施工过程中所形成的全部资料。按其性质可分为：施工管理、施工技术、施工测量、施工物资、施工记录、施工试验、过程验收及工程竣工质量验收资料。施工管理资料是在施工过程中形成的反映施工组织及监理审批等情况资料的统称。主要有施工现场质量管理检查记录、施工过程中报监理审批的各种报验报审表、施工试验计划及施工日志等。

4.3.1施工技术资料：施工技术资料是在施工过程中形成的，用以指导正确、规范、科学施工的技术文件及反映工程变更情况的各种资料的总称。主要内容有施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程变更洽商记录等。

4.3.2施工物资资料：施工物资资料是指反映工程施工所用物资质量和性能是否满足设计和使用要求的各种质量证明文件及相关配套文件的统称。主内容有：各种质量证明文件、材料及构配件进场检验记录、设备开箱检验记录、设备及管道附件试验记录、设备安装使用说明书、各种材料的进场复试报告、预拌混凝土、砂浆、运输单等。

4.3.3施工记录是施工单位在施工过程中形成的、为保证工程质量和安全的各种内部检查记录的统称。主要内容有：隐蔽工程验收记录、交接检查记录、地基验槽记录、地基处理记录、桩施工记录、混凝土浇灌申请书、混凝土养护测温记录、构件吊装记录、预应力筋张拉记录等。

4.3.4施工试验资料是按照设计及国家规范标准要求，进行的各种测验统称。

4.3.5过程验收资料：是生产过程对质量控制的过程验收记录。

4.4竣工图和竣工验收文件：各项新建、改建、扩建的工程均应编制竣工图。竣工图包括建筑、结构、钢结构、幕墙、建筑给排水与采暖、建筑电气、燃气、智能建筑、通风空调、工艺布置、规划红线以内的室外工程。

5.工程建设项目信息管理问题与解析

技术资料是建筑工程全过程活动中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录，具有依据、凭证、参考的作用。然而目前我国建筑工程技术资料管理中存在着一些问题比如：技术资料采用复写的不能永久保存、资料不真实竣工图不能反映建筑实体情况、与监理资料重复内容过多、技术资料利用率太低等，严重影响了技术资料的存档作用，不能为今后工程改建扩建提供准确的技术资料，不能为工程质量安全事故原因分析提供有力的依据不利于国家资源的有效利用。建筑工程技术资料管理存在问题主要有如下几方面：

5.1主观认识存在偏差。认为工程资料是资料员一个人的事造成资料员越俎代庖，资料员的优劣代表了工程质量的优劣，这是错误的认识。有的工程甚至不设专职资料员，由其它岗位的人员兼任。

5.2知识结构不尽合理，人才投入明显不足。工程资料编制和整理归档的人员应该具备岗位资格证书，具有相关的法律法规知识、专业技术知识、以及信息管理知识和科技档案管理知识，还要熟悉地方主管部门的相关政策文件。资料问题更多的是由其它问题引发产生资料问题也是工程质量问题的综合反映。

5.3硬件设施不完善。工作条件和环境对工程资料的影响也很大。有的施工单位无办公场地或办公场地简陋、无资料存放柜或资料柜不合要求、无电脑设施、文印设备和办公台凳等均对工程资料的编制、保管、安全产生不利影响。

5.4监督检查不严格，监督服务跟不上。有的监督人员对工程实体存隐患能认真严格处理，但对工程资料往往疏于检查、不严格检查或检查发现问题不处理或轻处理。有的监督人员自身素质和能力跟不上对工程资料存在的问题发现不了，对建设、施工、监理单位无法提供权威、有效的指导意见和监督服务。

5.5存在问题解析：

从工程项目立项抓起现在我国的电力工程建设项目通常采取的是项目法人负责制。项目法人就必须建立与之相配套的工程资料管理人员，主要从事资料的收集、整理成册并归档，针对承建单位的工程资料情况予以指导和建议。现在不少的建设工程规模较大，建设的时间也较长，参与建设的单位不但多而且较为复杂。工程资料既要实现在立项之初就要收集资料，而且还要做到在工程的建设过程中还能够形成相对应的工程资料，在工程完工的时候进行资料验收，这样的“三同步”对工程资料的管理提出了较高的要求，要求与工程施工同步进行贯穿整个建设工程的始终。

建立健全资料管理制度，在建设伊始，项目管理部门需要依照项目的具体要求来打造与该建设工程特点相适应的资料管理规章制度要能够确定好建设项目各个参与方对工程资料所应负责的内容以及与之相适应的责任追究，不但要实现明确的分工配合也要做到责任落实。工程项目的管理方与监理方也要配合好工程资料的管理工作同样需要依照工程项目本身的特点来构建出切实可行并能够符合要求的表格与样本。这样就使得建设参与方在工程资料的收集与整理过程中便于施行同时也有了真实的凭据，同时也可以让工程资料实现规范化。

加强过程控制，工程项目的参与人员不仅需要承担起自己的分内工作，也要充分认识到工程资料的重要性，认识到工程资料与工程建设同时进行的重要意义。这样方可杜绝施工与工程资料脱节的现象发生。承担工程资料的项目资料管理人员需要及时传递、流转、及时整理、保存。各相关技术人员及时进行过程资料的报验或编制，杜绝各种弄虚作假的情况。

运用合同法律手段，现在工程建设项目大都是采用招投标与监理制度，这样的制度实行对于工程资料收集与整理工作提供了较为便利的工作条件。工程资料管理部门需要积极使用招标制度对于资料管理的便利条件，对建设合同的内容起草可以要求加入对工程资料收集整理的规定并使之成为单列的一个条款。在条款中要将工程资料的各个要求明确细化，也可以考虑要求工程承包商通过缴纳资料押金来提高其对于工程资料收集整理工作的重视。

重视档案知识宣传教育，在建设工程施工工作开展之初，工程项目的管理单位就需要按照事前拟定的计划对建设项目参与方的工作人员进行工程资料重要性的教育与培训。对工程资料的收集以及整理工作进行过程指导、检查、监督，下发项目资料管理的相关细则。这样不但能够让参与方的工作人员重视工程资料的整理而且对于项目管理单位的资料工作人员的资料移交提供的良好的外部工作环境。

严格把住竣工验收关进行竣工验收的一个重要条件必须是工程资料达到验收要求。因此，在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师及相关管理人员要严把审查验收关，对各参建单位编制的施工报告、技术资料要进行认真审查。着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等。总之，建设工程的资料管理工作是一个需要建设工程参与方共同配合方能有效完成的工作。为了能够实现工程资料真实可信并能够完整的实时记录工程的施工与验收情况就需要强化建设工程参与方的管理能力，构建行之有效的制度措施严格竣工验收审查把关。

加强对计算机工程资料管理系统的应用，传统的技术资料管理模式，采用资料入册入柜，人工搜索整理。由于人工作业模式的难以避免的误差、疏漏等弊端，很难保障资料的安全性、准确性、实时性和完整性这都为施工现场正常指挥工作埋下了隐患。随着施工资料逐步电子化和信息化，加之结构的合并，人员的精简，使得技术资料人工管理模式与现代化施工生产的高效率矛盾日益突出，已经无法满足生产保密性、规范性、标准性和实时性的严格要求。为此有必要引进和开发施工技术资料管理系统。通过开发档案资料管理系统，工程师能够方便快捷的在线查阅图纸资料。管理者能够在线审核和审批工程师需要借阅的图纸，并能查看图纸资料的使用情况，既提高了工作效率，又保障了图纸资料的安全性。从而使得档案资料的管理更加合理、有序、安全达到企业管理精细化的目的。

参考文献

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[2] 金立华.企业信息化档案定位研究[J]. 中国管理信息化 , 2005,(02)

[3] 黄培. 档案 [J]. 中国管理信息化(企业版) , 2008,(01)

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建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目工程中必不可缺的重要组成部分，对档案资料的有效管理可以督促整个项目的每个单位、每个人都严格按照规定、标准进行工作。因此，建筑施工单位要对工程档案资料的管理高度重视，进行严格控制。只有认真贯彻执行档案资料的管理，才能更大程度上地提高企业施工的整体水平和安全质量的保障。

一、建筑工程档案资料管理中存在的问题

1、对建筑工程中档案资料的管理不够重视

在一些建筑行业管理者的思想中，对于档案资料的管理没有足够的重视。他们一般注重工程建设的质量和速度，认为只有这些才是与工程利益直接相关的。他们的这种想法落后陈旧，是不切实际的。

2、对建筑工程中档案资料的管理不到位

建筑工程的档案资料包含了多方面的数据资料，其中包括管理、施工、设计、质检等部门。各部门分工合作，致使档案资料完整存在相当大的难度。例如，在工程施工或竣工验收过程中，档案管理人员必须到现场才能对有关施工问题的档案规整记录，档案资料记录的全面性和准确度才能得到保证。如若不然，施工过程中的档案就得不到及时整理，或者在工程竣工验收过程中出现差错，而且这些差错很难被发现。

3、建筑工程中档案的管理制度不健全

目前，施工企业的档案管理依据是20 世纪80年代末国家有关部门颁布的城市建设档案管理规定，该规定对档案资料管理的具体步骤没作详细规定。虽然有的地区制定了相关的制度，但是宣传不到位，施工企业管理人员对此没有给予足够重视，直接导致了建筑工程档案资料管理制度无法落实。

5、建筑工程中档案资料管理人员的职业素质偏低

建筑工程中档案资料管理的从业人员应该具有相应的专业基础，接受过正规的职业训练。但建筑工程中档案资料管理工作起步较晚，这些从业人员根本没有接受过对口教育，只接受过一些简单的短期训练，文化程度一般偏低，即使接受训练，职业素养的形成也很缓慢。这些问题导致建筑工程中档案资料管理从业人员的工作受阻，对于问题的掌控能力较差。甚至有的施工企业根本就没有专业从事档案资料管理的人员，一般由企业中其他岗位的人员兼任，导致员工无法专注于档案资料管理的工作。有的施工企业虽然有专职的档案资料管理从业人员，但是从事这一工作的员工更换频率过快，不利于对建筑工程中档案资料的高效管理。

二、加强建筑工程档案资料管理的措施

1、健全建筑工程档案资料的管理制度

建立健全的档案资料管理制度是有效管理档案的基础。建设单位在项目成立之初就应按照国家档案的相关管理规定，结合工程实际，制定出一套相应的工程档案管理规定。与此同时，要明确建设、施工、监理单位等各项负责人以及档案在形成中所需要承担的责任，规范工程档案的搜集与整理，保证建筑工程与档案管理同步进行。完整的资料可以给建设单位的合法权益提供保障性的重要依据。

2、保证建筑工程技术资料真实性、实用性，如今，国内大多数工程技术资料与工程并非同步进行，基本都是工程施工领先于技术资料整理，此类资料并不能真实反映出建筑工程施工的具体实况，丧失了工程档案资料的本身作用。因此，项目负责人应严格执行抽样调查制度，质监部门也应加强施工项目的检查，保质保量保同步。

3、严格把好竣工验收工程档案资料质量关，使竣工验收档案可以发挥出凭证作用

建筑工程在竣工验收时，工程档案资料的管理人员要和工程项目管理人员一同，依照建筑工程档案归档范围规范的要求，对工程施工建设过程中形成的资料档案进行全面审核、检查，及早查出问题，并及时解决问题，务必使工程竣工的材料做到完整、真实，工程档案的归档范围符合规定的要求，认真切实地执行《建设工程质量管理条例》规定的相关条文，把好竣工验收关，竣工验收档案的移交也是整个工程的重要环节。在移交出合格的工程档案之后，由建设单位颁发出“建设工程档案合格证”，反之，不满足要求的则不发“建设工程档案合格证”，建设单位有权按合同拒绝尾款的支付，以此确保工程档案的准确性、完整性、系统性。

4、加强档案管理人员的培训

加强工程档案资料管理人员的培训工作是保证工程档案质量的有效措施，档案管理人员需要高素质、高责任心的职业素养。不断提高业务素质，不断认清工程档案资料管理的作用和意义，充分利用现代化的专业技术知识和档案管理方法，灵活运用档案管理的新理念。与此同时，还要掌握相关法律法规以及与此相关部门的有关规定，通过高素质档案资料管理人员，严把工程档案质量关。此外，作为一名工程档案资料管理人员，必须具备一定的建筑工程专业的知识，所以在对档案资料管理人员培训的时候应加强建筑行业的基础知识学习，并对其进行考核。只有在日常工作中多思考、多协调、多交流，并用认真的态度去学习、去落实，才能将档案资料与工程施工同步起来，资料才能得以真实、实用。

5、实行奖惩激励机制

激励产生的效应远远要大于管理本身，工程项目的各单位、各部门都应重视工程档案资料的形成，充分调动各方对资料管理的积极性，落实工程资料档案管理的奖惩制度，并每周对档案进行例行抽样检查，将工作做到位、做到实的单位给予经济上的奖励。反之，则对其进行管理整顿，甚至处罚。

6、充分利用现代化手段进行档案信息的统计

如今是现代化进程飞速的高科技时代，计算机媒体在发展，数据的统计也随之越来越方便、快捷，所以我们要利用这个优势，多层次、多角度地开辟出建筑工程资料档案的信息资源。在搜集的过程中不仅要考虑到目前建筑工程的需要，还要有大局观，预知观，要考虑到未来，也就是说竣工的验收或者下一个项目在建筑工程时的需要。此外，还要主动搜集档案资料：建设面积、项目名称、资金来源、设计图纸、设计来源、施工单位、合同工期、竣工日期、档案移交情况、质量监理、工程造价等等。设计合理的报表，为上级领导的决策提供重要的依据，也为建筑工程项目的质量和管理提供有力保障。

7、挖掘施工工程资料的潜在价值

施工工程档案资料涉及到施工过程中的各项环节，具有重要的指导作用。因此，施工单位在进行施工工程档案资料的管理过程中应该充分挖掘施工工程档案资料的潜在价值。在保证施工工程档案资料的完整的前提下，充分用资料对施工工程进行统筹考虑。通过现存的施工工程档案资料对施工工程进行技术指导，达到节省工程资源，合理控制预算，统筹规划布局，使工程的建设具有和谐性与统一性，保证工程的可持续发展。

综上所述，建筑工程档案资料管理是一项漫长而繁琐的工作，贯穿工程的开工至竣工的各个阶段，不能有丝毫的马虎大意，必须对自己负责的项目所形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料，具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。否则，将影响到工程竣工验收是否能顺利进行。

参考文献：

[1] 史艳春，单承瑾. 优化建筑工程档案资料管理的对策研究[J]. 中国管理信息化. 2012（20）

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

一、建设工程档案管理现存问题

新技术提高建设工程施工水平的同时，也给档案管理工作带来了全新的挑战，而目前建设工程档案管理的难点，制约着建设企业的发展：

（一）档案管理意识薄弱

建设工程档案管理意识薄弱是相对突出的问题，突出表现为：一是档案信息化管理的兴起，建设企业跟不上时展的步伐，缺乏领导层足够的支持和组织保证，二是档案管理工作经历过长期传统式发展，对于很多新鲜的管理理念，一时间难以全面接受。

（二）档案管理手段有待进一步提高

建设工程档案收集途径和方法具有单一性特征，一些重要的档案资料未能收集齐全，或者由于部分档案信息具有层次性的要求，再加上行政管理手段滞后，在档案管理模式方面照搬其他企业模式的问题，致使档案管理方法不符合本企业建设工程的实际发展。

（三）档案管理人员的综合素质偏低

档案管理人员在专业水平方面，仅仅依靠原有的管理经验，使得档案工作距离现代化管理的要求越来越远，影响了建设企业的正常活动发展。建设企业的档案内容种类繁多，如果档案管理人员的专业水平不高，很难提高工作效率，建设企业档案管理工作的标准化和规范化仅为一纸空文。另外档案的制度具有与时俱进的需求，但由于建设工程管理的复杂性，很多工作难以在短时间内全部管理到位，因此制度的更新势必呈现滞后性的特征。

二、建设工程档案规范化管理的对策

建设工程档案的正确管理，关系到建设企业各项经营活动的管理效果，针对以上存在的档案管理问题，笔者提出以下几方面的管理对策：

（一）提高档案管理的意识

档案管理意识的提高，分为两个层面：一是管理层人员档案管理意识的提高，管理层人员作为企业的中流砥柱，其管理运营理念对企业的战略性发展形成很大的影响，关系到企业运营管理工作的成败，因此，企业的管理层人员要将档案管理工作作为建设工程的重点工作来抓，按照《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规作为依据，组织学习活动，在企业内部开展档案管理工作的宣传活动，带头贯彻档案管理的法律法规和相关的规章制度，强化档案管理的意识，使得人人都意识到档案管理工作的重要性；二是提高档案管理人员的管理意识，作为档案管理工作的一线工作人员，应该服从企业领导的工作指导和安排，努力提高档案的规范化管理水平，保证档案管理工作的顺利开展。

（二）提高档案管理工作的现代化水平

目前很多建筑企业已经开始引入信息化建设的内容，除了正常的运营管理工作之外，档案管理作为其中的一个子系统，也开始步入信息化建设的开发和完善阶段。

1.档案数字化建设的推进。档案的数字化管理主要针对档案资源的共享问题，提高整个档案系统的总体水平。笔者认为档案管理需要一个统一的平台，使用统一的档案管理平台，落实档案管理标准，使得档案的专业化管理在企业内部系统中实现资源的畅通共享。

2.进一步完善档案管理网络。档案管理网络的管理以项目主管部门为核心，作为各项业务的指导部门，并设置专职和兼职工作人员，在项目主管部门的总协调之下，对建设工程项目进行同步的有效管理，做好各项文件资料的移交工作，笔者建议各个职能管理部门都设置一个专职的档案管理人员，对本部门的资料档案进行集中保管，并及时移交给档案管理部门，顺利完成归档工作。

3.健全档案信息化管理的运行机制。企业在原有信息化管理运行体制的基础上，以国家相关的方针政策和法律法规为标准，指定一名负责人负责档案资料的分管和数据的管理工作，以便对档案数据资料的质量审核和协调管理，并结合建设工程的实际，安排数据管理岗位的责任主体，负责数据的采集、信息的上传、信息的加载、信息的提取、信息安全的保护等。

4.加强数据采集的管理。首先是工作流程的数字化，譬如某项目的建设，建设单位在筹划和开工前期，将档案导入到信息系统，在项目正式启动之后，将已经归档的各项任务下发到基层各个单位，然后参建单位利用档案管理平成档案的收集工作，而工程的管理单位认真检验档案管理的各个环节，然后移交和接收检验合格的档案。其次是加强数据资源的更新工作，建设工程档案要实行动态的管理，譬如设备的扩建或者改造，新增或者更换的图纸，都要将原有的纸质和电子模式图纸予以替换或者新增图纸。再次是建立内部制约机制，让企业内部重视档案资料的收集工作，每项工程竣工之后，承包方要将纸质档案和电子档案及时移交到档案室，由档案室的工作人员检验，规范和保护这些重要资料。

（三）提高档案管理人员的综合素质

管理人员的综合素质关系到档案管理工作的有效开展，因此要加大进一步提高档案管理人员的综合素质，以便适应建设工程不断变化的档案管理需求：

1.加强管理培训的力度。结合实际工作的内容，制定培训的具体内容，一方面是专业理论知识的学习，譬如计算机知识、网络知识等的学习，完善管理人员的知识结构，以便适应不断变化的档案信息化管理工作。另一方面是组织档案管理工作经验的交流会，通过经验的分享，找出自己管理工作方式存在的问题，取长补短，将更好地管理经验应用到实际管理工作当中。

2.个人的自我修养。档案管理工作者自身也要通过自我修养，结合自己的实际工作，积累先进的经验，在工作中提高自己的能力，并积极与他人交流，扩大知识面，在经验共享中提高自己的能力。

3.学习档案管理工作的制度。档案管理工作制度要具备适应建筑企业工程建设的发展需求，在确保工作正常开展的情况下，结合建筑企业的运营发展实际，对管理工作制度进一步完善，确保职责明确，安排适当的归档范围，做到立卷有据、借阅有归，在工作细节上保证档案管理的顺利开展。与此同时，还要结合《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案室管理制度》等，在工作实践中对执行细节的完善，使得这些制度更加符合工作的实际需求，真正提高档案管理工作的效率。

三、结束语

综上所述，建筑企业的建设工程项目管理、基建工程等都以档案作为重要的参考资料，甚至整个企业管理质量和管理水平也可以从档案中体现出来，而目前档案管理的难点，制约着建设工程乃至整个建筑企业的发展，因此，建筑企业要通过提高档案管理意识、实行现代化管理水平、提高档案管理人员综合素质，以及完善档案管理工作制度等措施，方可实现档案资源的科学化管理，促进档案管理工作的可持续发展，进而为建设工程提供良好的档案管理环境。

参考文献

[1]沈惠利，杨琦.浅谈城建档案管理存在的问题及对策[J].山西建筑，2010,36（13）：191-192.

[2]佟樱.浅谈民用建筑工程档案资料的有效管理[J].山西建筑，2010,36（1）：231-232.

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关键词工程项目档案管理存在问题及对策

工程项目档案记录了工程项目建设相关成果，有利于项目的传承、创新和发展，是联系过去、现在以及未来的信息媒介。促进企业工程项目档案的有效管理是非常值得探讨的议题。

一、充分认识加强工程项目档案管理的重要意义

根据国家档案局、国家发展改革委员会联合《重大建设项目档案验收办法》规定，工程档案验收是项目竣工验的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。

工程项目相当于一个类型的信息资源库，不仅仅是项目建设的真实反映和描述，还是项目建设发展的重要基础以及借鉴资料，也可以作为建设单位维权的凭证或者依据。

（一）加强项目档案管理是工程创优的必备条件。项目建设档案工作是项目工程建设的重要组成部分，无论是创建优质工程奖，亦或是项目建设验收，都迫切需要档案的支撑。工程上，在竣工验收阶段，原则上要把工程全部档案资料作为验收工程质量的重要子项，项目档案验收不合格，全盘否定该项目总体验收计划。

（二）要提高项目建设的管理水平，必须加强对项目档案的管理。档案资料是最原始真实全面的，是工程的建设过程、结果以及竣工后各项建设的重要参考资料，从这些资料中可以总结经验提高水平，完善从设计到运行的每一个环节。各级领导必须要高度重视建设项目档案工作；加强对建设项目档案工作的组织领导；定期召开建设项目档案工作会议；加强建设项目档案管理制度建设。

（三）企业要想持续发展就必须做好档案的管理工作。如天津市的解放桥由当进法国一家桥梁公司承建，至今已有八十多年历史，桥体出现故障，需要维修，找遍了市档案馆的档案，无法找到桥相关的档案，却在法国的这家桥梁公司找到了设计图纸等大量资料，省下许多人力和财力。以上例子证明了项目建设档案管理的重要作用和地位以及管理人员所要履行的管理责任的重大。

（四）加强项目建设档案管理作为战略选择。现代企业产权权责明确，政企分开，管理科学。企业档案不仅是产权划分的依据，科学管理的基础，而且还可以作为企业维权的一项依据。在生产建设中，档案应用在各方面，系统的档案是科学决策的重要依据，能够使决策者制定出的工作方案切实可行，减少人力物力的浪费。

二、项目档案管理的问题

（一）对档案管理没有正确认识。在工程建设期间，轻视档案只重视工程，档案归档不及时。

（二）档案人员素质需要进一步提高。当前，很多项目管理人员没有达到规范要求，主动完成工作，思路不开阔以至于归档资料不全；施工队伍流动性大，使档案管理工作脱节，部门间缺乏必要的沟通，具体工作没有落实到具体人员。

（三）加强探索实践以实现“文化上同心跨越”的目标。工程参建单位文化管理理念存在差异，工作标准不统一，给档案的规范管理带来一定的影响。因此加强探索与实践非常关键。

三、加强档案管理的一些措施

项目建设档案作为一种历史记录是工程管理的重要组部分。

（一）领导重视是关键。只有重视才会做好项目档案管理工作。因此，从监与管两方面入手，企业要将档案工作作为工作计划摆上重要议事日程并列入工程条款，用法律来约束，保证工作人员积极工作、深入现场收集所需资料的积极性。

（二）制度建设是保证。建立一整套严格科学可行的档案管理制度，从领导、分工、奖惩等方面作出明确规定，对档案文件在各阶段的任务提出具体要求。在建设初期就要向各单位发放文件管理规则规范以及制度说明。为保证档案的及时移交与财务结算，严格按照制度执行签字手续。

（三）业务素质是基础。面对新要求，档案人员要有先进工作作风，自觉学习相关知识和政策，保持完善细节，履行职责，保证效率的思想。既要善于沟通，积极主动地参加到工程建设各项工作中来，又要按照要求把好质量关，做好应对各种问题的工作，对于档案材料的收集整理工作要做到慎、全、严、细。

同时还要完善档案人员与企业员工的档案网络体系，把档案作为一种资产，通过健全的网络体系保证能够收集到完整全面的资料。

四、提升档案管理水平的方法

项目建设工程参建单位多，工期长，档案数量多，时间不均衡，加强档案管理需要做好以下方面。

（一）保证档案管理工作与工程建设相一致。按照要求狠抓管理，做到项目的立项与相应的档案、建设的进度以及检查和竣工验收工作相一致。把档案管理工作作为贯穿全程的任务，加强对档案的收集整理，保证工程档案完整准确。把档案工作作为特殊的项目工程，做到先期入档，与工程建设同步进行直至结束，达到很好的控制。

（二）提高要求，加强档案过程控制。

1.审批工程建设严格化。工程建设中的审批文件作为项目建设的重要合法依据，所以，各部门要分健全制度，规范要求完善计划，落实材料收集的各项条款。

2.工程施工严格化。管理人员要严格按照制度的标准加强对各单位在各阶段的材料工作的监督审查，从初期到工程结束都要按标准仔细落实。做好在业主单位的设计施工与协调监理的配合工作，在全体参建人员参与下完善收集的资料档案，注意在施工以及竣工验收阶段遵循规律统筹安排规划。严把材料质量关，及时发现文件的问题并解决，跟踪建档，保证按照标准进行。用规范的管理确保竣工档案的高质量高水平和档案的真实准确性。管理人员要主动学习，跟踪管理每一个阶段的资料，提高效率，优化每一步工作，做到精细。

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一、水利工程档案管理对提升水利工程质量的保障作用

水利工程档案是水利工程的有机组成部分，也是对水利工程建设施工质量最直观的反映，水利工程档案管理对水利工程质量的控制有至关重要的影响。水利工程档案管理贯穿于水利工程的调研立项、建设审批、勘察设计、运行管理等各个阶段。从某种角度上来讲，档案管理是水利工程的伴生物。从法律的层面上来讲，水利工程的档案是国家档案组成的一部分，对水利工程的档案进行管理实际是国家档案管理法律法规所赋予的职能，因而在操作上，水利工程的档案管理具备较为明显的强制性，且由于水利工程建设与行政管理部门的职能的不断融合，其管理管理的强制性也体现出较强的行政色彩。简而言之，水利工程档案管理工作是给该工程获得行政许可的前提和基础，是水利工程得以施工的必要条件；同时当水利工程进入竣工审查阶段时，水利工程的档案管理也是其竣工审核的一部分。国家水利部门曾出台有关文件，明确规定各水利工程需建立专门工程档案验收项目，不得对工程档案验收不合格的水利工程项目进行竣工验收。另外，就水利工程档案的验收事项，包括国家档案局和国家发改委在内的多个部分也做出了相关的规定。且建设部门和树立部门在进行行政执法检查时，水利工程档案管理也被列为检查的重点项目。因此，由此来看，水利工程档案管理是促进优质水利工程实现的重要举措。

二、提升水利工程档案管理的对策

1、强化资料收集，把好第一道关口

文件资料收集工作是水利工程档案管理工作中颇为繁杂的一项工作看似毫无头绪，但只要在思想上做到高度的重视，并能够掌握相对科学的收集方法，就必定能够事半功倍，使工作效率得到切实的提升。且文件资料收集工作同时也是水利工程档案管理中的基础工作，可谓水利工程档案管理的第一道关口，做好该项工作，对水利工程档案管理工作质量的提升有非常重要的意义。因此，我们无比要加强水利工程档案管理的资料收集工作，打好水利工程档案管理的基础。首先，要进行追踪收集，由档案人员或兼职档案人员主动深入现场询问和了解工程进度，及时掌握水利工程建设信息，同时对技术部门的信息资料收集工作进行有针对性的指导和督促；在降低文件资料档案收集成本时，提高档案收集的效率。其次，水利工程通常都会分几个阶段，尤其是大型或跨年度的水利工程，其档案管理、文件资料收集不仅繁琐，也涉及众多的人力、物力，因此为方便资料的收集、管理，档案人员可分阶段收集，强化催收的力度，尽可能的避免原始档案材料的缺失，以保证档案的连续、完整。第三，水利工程的档案管理是强制性的工作，因此在文件资料收集中也要清楚认识到这一点，明确收集的强制性，强化资料收集的规范性与约束力，保证档案资料不会因人为因素而流失。

2、强化人员素质，加大管理的投入

随着时代的发展，社会的进步，对水利工程的质量要求也在不断提高，因此水利工程档案管理的难度也随之提升。在这样的情况下，提升水利工程档案管理人员的素质显得尤为必要。且从某种程度上来讲，人的进步，是管理质量提升的基础。因此为适应当前水利工程档案管理工作的要求，我们必须培养和打造出一支高素质的档案管理队伍。首先，建立定期培训制度，对专职以及兼职的档案管理人员进行有针对性的培训，以专业的档案管理知识技能培训为重点，结合在在建水利工程以及工程中可能形成的文件资料或有保存意义的档案管理办法做详细的讲解。确保档案工作人员的业务能力和管理水平。其次，加大对水利工程档案管理的投入，依托现有的环境、条件，加大对档案管理各有关方面的投入力度，以提高档案管理的效率和质量。

3、强化档案管理，落实岗位责任制

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2011--2013年每年我区中小河流水文监测系统建设投资金额上亿元，且每年的投资金额呈上升趋势。为此全区各地迅速掀起了中小河流水文监测系统工程建设的，但由于水文工程建设项目点多面广，建设周期短，工程建设档案的管理也存在着诸多问题。本文就广西中小河流水文监测系统工程建设项目基建档案管理存在的问题进行分析，旨在找出解决这些问题的有效对策。

1基建档案管理存在的问题

1.1前期手续不齐的现象普遍存在

由于部分一期中小河流水文监测系统工程建设项目前期工作没有按正常程序进行，而是采取一些超常规方式完成的，导致后期工程建设存在一些问题和不足，尤其是体现在基建档案管理工作方面。这为后期工程项目基建档案的整理归档带来大量整改工作。这种“先上车，后补票”的行为不仅给后期基建档案的归档与整改带来了不少的麻烦，同样也给以后我区中小河流水文监测系统工程项目的竣工验收带来诸多不便。

1.2建设单位和施工单位的变更造成基建档案的管理混乱

以2011年我区中小河流水文监测系统建设工程（钦州市部分）为例，2011年我区中小河流监测系统建设项目（钦州市部分）的建设单位名称为广西水文水资源钦州分局，负责协调与钦州市中小河流水文监测系统建设方面的相关事宜。如立项、征地、规划、设计、监理招标、施工招标、开工建设、工程款的支付等均由广西水文水资源钦州分局负责运作，相关手续、资料均由广西水文水资源钦州分局负责保管。2010年根据自治区编委《关于水文机构有关机构编制问题的批复》，经自治区事业单位登记管理局核准，广西壮族自治区水文水资源钦州分局更名为钦州市水文水资源局（增挂广西沿海水环境监测中心牌子）。广西水文水资源局钦州分局更名为钦州市水文水资源局，虽是同一单位，但由于项目建设的前期工作中用的名称与更名后的单位名称存在不一致，极容易导致工程竣工前后名称不一致的现象出现。2011年中小河流水文监测系统建设工程（钦州市部分）的施工单位为濮阳水电有限责任公司，由于濮阳兴河公司作为承建单位对项目的施工管理力度明显不够，施工组织管理不力，施工经验匮乏，资金投入不足，且对项目的重视程度不够，导致钦州市局中小河流水文监测系统工程项目建设进度缓慢。2012年钦州市水文水资源局终止与濮阳兴河公司的施工合同，另行招标施工单位，同一工程建设，前后就出现了两个施工单位。这样建设单位名称的变更和施工单位的变更都为后期基建档案的归档整理和有效利用带来诸多不便。

1.3各相关单位移交的基建档案不规范

基建档案是一项来源多元化的档案，它包涵了建设、勘察、设计、施工、监理、审计等各单位的档案。它即要保证建设项目基建档案的成套性，又要保证单项工程的成套性，整理基建档案是一个即系统，又全面的工程。由于我区中小河流水文监测系统建设工程建设单位和施工单位普遍存在“重施工、轻管理，重外业、轻内业”的项目管理通病，以及施工中标单位经常有分包现象，导致基建档案的移交方面出现普遍不够重视的现象，移交给工程建设档案管理部门的档案经常出现不规范的问题。

2基建档案管理存在问题的对策

2.1追本溯源，要保证基建档案的质量就应从“源头”抓起，加强对在建项目组档案管理有关人员的培训力度。

自治区水利厅和自治区水文水资源局应针对我区中小河流水文监测系统建设项目中的存在问题不定期召集施工、监理、设计、勘察及各建设业主开办免费讲座或培训班。对一些在基建档案审查中时常会出现的共性问题进行讲解，这样即能够保证提高移交档案的质量，又能提高依法治档的自觉性和归档意识，达到培养基建档案管理工作人员良好的业务素质的目的，还能避免在施工、监理、设计、勘察等一些共性的问题屡次进行整改，来来回回奔波，造成不必要的人力、物力和财力的浪费，为后期竣工档案的移交工作奠定良好的业务基础，如果自治区水利厅、自治区水文水资源局和各市水文水资源局从基建档案管理工作的源头就开始抓起，为我区中小河流水文监测系统建设工程各单位负责项目的档案管理人员进行强化培训，这样工程档案移交前就保证了移交件的合格率，同样也保证了工程档案审查的效率。

2.2增强意识，建设项目档案归档与工程尾款的支付和单位评先评优挂钩，以提高各单位重视归档的积极性，及时、有效地完成归档工作。

为此，建议我区中小河流水文监测系统建设上级主管部门采取的一些激励和制约的措施。诸如：基建档案管理的好环与工程尾款相挂钩、基建档案理的好环与单位评先评优挂钩等办法，即各单位的竣工档案未达到上级主管部门的检查要求，工程尾款即实行一票否决，基建档案收集整理不合格的，建设单位年度考评不得评先评优。

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