档案管理与档案服务范文

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近年来，科学技术在不断发展进步，计算机技术的普及对各行各业都产生了一定的影响。在信息化的条件下，我国的档案管理工作若要保障提供给人们的服务质量，必须要加大对信息化档案工作的管理力度。随着科学技术的不断创新，计算机的运用范围不断扩大，传统的档案管理与服务已经不能满足人们对档案服务的需要，也难以跟上现代化发展的步伐，因此为了提高服务的质量，应该将档案管理与信息化条件相结合，实现档案管理的现代化和专业化。从目前信息化条件下的档案管理工作来看，还存在着许多不足，例如缺少主动服务和大胆创新的意识，这就对我国档案管理工作的进一步发展有较大的牵绊，导致我国信息化条件下的档案管理与服务创新水平得不到很大程度上的提升，依然处于停滞不前的状态。因此，要提高档案管理工作的水平，必须首先建立起主动服务的意识，同时还要强调大胆创新，这样便可以提升我国信息化条件下的档案管理水平。

一、信息化条件下的档案管理的意义

当今时代，计算机技术成为了档案管理信息化的有力保障，由于通信技术逐渐成熟，已经对人们生活的方方面面产生了重要的影响，同时人们也在逐渐步入信息化时代。信息化条件下的档案管理工作主要通过对互联网的信息技术的利用，实现对大量信息资源的快速采集、总结和利用。在档案管理工作中，专业的档案管理部门通过先进的电子化方法，实现信息资源的合理分类和高效处理，同时以计算机网络技术为辅助，让用户所享受的服务质量更高[1]。当今时代，信息化条件下的档案管理工作面临着更加艰难的挑战，只有认识到档案管理工作信息化的重要意义，加强信息化条件下的档案管理工作，严格监控档案管理工作的过程，才可以保证档案系统具有良好的安全稳定性，保障电子档案数据的真实可靠性。在信息化条件下，档案管理工作应当从根本上认识到档案信息化管理的重要作用，建立起正确的档案信息化管理的理念，要认识到档案信息化管理工作的完成不仅需要依靠计算机网络技术，同时还要依靠许多相关部门之间的协作和交流。信息化条件下管理人员在进行档案管理工作的过程中，要注意对工作的反思和总结，从而能够获得宝贵的经验，帮助从事档案管理工作人员建立起正确的信息化管理理念，改变传统的档案管理工作模式，使信息化管理工作的机制更加完善，使档案管理工作人员具备更高的从业素质，确保人们能够得到优质的档案管理工作服务[2]。

二、信息化条件下档案管理工作中存在的问题

（一）档案工作方面

由于档案工作对专业化和标准化的要求，为了更好地实现信息化条件下的档案管理，需要对档案整体进行分类统计。传统的档案归档和记录大多以纸质和人工的方式进行，同时还有历史遗留下来的问题，基于这些影响因素的影响，档案室的管理工作不能条理清晰地进行，档案的存档和档案目录工作完成质量不理想，对信息系统软件安装有着一定的阻碍作用，档案的信息化和自动化管理较难实现统一，一些档案馆和档案室仅实现半信息化的管理，这对全面实现档案信息化管理有一定程度上的制约。综上，档案工作方面存在的问题束缚了信息化条件下档案管理工作的发展。

（二）档案管理的信息化特点

信息化技术的发展速度较快，因此在档案管理工作方面，常遇到信息化管理技术滞后的问题。大部分档案管理工作在开展过程中未充分结合档案管理程序的标准性和信息技术的特点，大量档案在归档时利用磁盘或光盘存储，这种方式存在许多不足，使得档案管理工作难以跟上现代化高速发展的步伐[3]。

（三）档案信息系统

在信息化条件下，旨在将档案信息系统建设为能够实现数据交换的机读的目录档案系统。当下我国的档案信息系统有很多层次，但是大多都达不到档案信息管理系统对规范性、专业性和开放性的要求。

三、信息化条件下档案管理的问题和对策

（一）数字信息的档案管理

数字信息量较大，其中一些数据被积累储存在业务数据库中，一些被定期销毁，还有一些被转移到临时载体上。若档案管理不能建立起良好的管理系统，可能会造成较大的损失。在以往的档案管理过程中，已经形成了以纸质文件形式进行档案管理的管理体系和业务流程，在文件归档到档案系统当中的时候，数字信息不能归纳到一般的档案管理系统当中，因为数字信息容易在周转过程中缺失，导致电子文件在档案管理过程中缺失。因此，为了解决数字信息的档案管理过程中所出现的问题，可以采用“双套制”策略。双套制策略指的是对档案信息用两种不同的方式记录并保存。电子档案所占空间小、信息储存量较大且能够快速查找，但是由于电子档案的特殊记录形式，导致电子档案的安全性和稳定性存在一定的问题，例如会出现原稿被改动或者格式问题无法识别的情况；而纸质档案因为以纸质的方式进行记录，所以会占据较大的空间，承载的内容也较有限，同时查找起信息来也较麻烦，但是纸质档案记录的信息真实可靠，能够保存较久。因此充分考虑到电子档案和纸质档案均为优缺点并存的记录方式，“双套制”的档案管理方式较符合现代信息化条件下档案管理工作的要求。

（二）电子档案的管理与存储

信息化时代的到来，让电子文件的数量也大大地增加，对非文本数据的整理和收集是档案管理工作的一大重要内容。电子档案让档案管理从根本上摆脱传统的手动式管理模式，减少了档案管理工作人员的工作中的劳动量，同时提高了档案管理工作的搜索效率，给人们带来了极大的便捷，但是，档案管理的电子文件真实性、存储时期和规范性还需进一步加强。在建设档案目录中心和档案数据库的过程中，要利用法规对电子文件的格式进行规范化管理，尽量使档案管理系统更加规范。同时应当对电子文件进行筛选，筛选出关键的信息进行归档，这样可以避免人力和物力的浪费，收集一些不必要的信息[4]。

四、信息化条件下的服务创新

（一）在网络上建立起档案信息查询网站

目前，为了能够让人们更多地了解到企业和单位的最新发展情况，许多单位、企业等都开通了自己的网站；一些高校也利用网络建立了本校的网站，将本校的师资信息、校园环境信息等在网站上，方便学生等对高校的了解。与此同时，这些网站不仅信息，还建立了专业的团队对网站进行定期维护和更新，确保信息能够更好地向人们展示。档案馆或者档案室也应该学习这种现代化的手段，积极地开通网站服务，使得档案信息具备快速搜索查找功能，能够给客户提供更加便捷的服务。档案管理工作可以借助网站实现规范化和专业化。

（二）开展档案工作在线服务

当今时代下，人们越来越注重时效性，因此，人们在利用档案信息的过程中，也对时效性提出了要求。传统的档案信息的利用方式有许多不足之处，比如人们需要档案管理工作人员查找某些信息的过程中，档案管理工作人员往往需要在档案室进行查找，再将档案复印或者拍照，这种传统的查找方式在时间和空间上有一定的限制，不具备较高的时效性，因此无法满足人们的需求。此时，档案管理工作必须改变查找手段，例如通过邮箱、邮件和窗口问答等方式为档案信息查询者提供网络在线服务，提高档案信息的时效性。

（三）创新服务

人们对档案信息的需求日益增加，档案室要根据时代的发展需要，对档案服务机构和网络服务系统要进行相应地创新，为人们提供优质的档案服务。

五、结束语

在信息化条件下，档案管理工作可以适当借鉴国外较先进的档案信息化管理工作体系，同时结合自身需求，建设出符合我国国情的档案信息化管理体系，使档案管理更科学，从而实现档案资源的优质共享，为人们提供更好的服务。

【参考文献】

[1]黄跃曼.新形势下事业单位档案管理创新及服务模式探讨[J].办公室业务,2017(24):123-123.

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一、前言

信息资源在信息时代的地位越来越重要，档案管理工作关系着信息资源的存储、传输、运用，重视档案管理工作，提高信息资源的利用效率，是实现信息资源共享的有效途径。对档案管理的创新和对档案服务模式的研究，尤其加强档案管理的信息化和数字化，对提高档案管理工作有着积极的现实意义。

二、档案管理与服务模式现状

第一，档案管理工作守旧，缺乏创新。档案是重要的信息资源的归类和整理，传统的档案管理仅仅重视对信息资源的分类整理过程，忽视对档案管理过程的高效性和时效性，且档案的有效利用和后续维护等重视程度较低。第二，档案管理制度不完善，缺乏统一标准。档案管理人员的工作没有科学的制度约束，档案的整理和收集没有统一的标准，导致档案管理的效率较低，时间成本较高。第三，档案的信息化、集成化程度低，现代技术应用并未普及。档案的管理仍沿袭传统的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息资源管理效率并不高。第四，档案管理忽视以档案内容为服务宗旨。存在着随意管理的现象，档案管理的信息内容存在盲目性、重复性，服务模式与现代档案管理进程相脱节。档案管理和服务模式存在诸多的问题，创新管理思路和改善服务模式是现代化档案管理的要求，是信息资源社会的必然要求。

三、档案管理创新思路

（一）档案学理论研究。档案学是档案管理的遵循依据，对档案学的理论研究，突破传统的理论框架，寻求现代社会的档案学理论基础，为档案管理提供最为全面、科学的理论支撑。一方面，国家应对档案学做好统筹的理论研究，理论研究重点向以解决档案实际管理工作的问题倾斜，并研究档案管理中全局和细节的关系，突出微小信息资源对整合资源的作用。另一方面，社会转型期也要求档案管理升级转型，改变传统的档案管理模式，建立一套与现代社会相适应的档案管理理论，指导档案管理工作。同时，档案管理理论研究重点由人工管理向智能管理转变，突出知识对档案管理的重要性。（二）转变档案管理思想。想要档案管理创新，就需要转变档案管理思想，从意识层面重视对档案管理的创新工作，提高对档案管理的重视程度。第一，打破传统陈旧的档案管理旧观念。第二，明确档案管理是个智能的信息资源管理过程，是个动态的信息资源管理，从归档开始，涉及的档案人员等环节都需要智能化。第三，档案管理工作是一个企业、一个部门的重要工作，领导层应将档案管理工作上升为机构运转的重要战略工作，突出档案管理中的信息资源的利用和共享作用，同时鼓励档案管理工作人员创新管理思路，把档案管理工作融入企业部门的运营背景中。（三）创新档案管理体制。档案管理制度是档案管理的约束和指导。创新档案管理体制，可以从以下几个方面着手：其一，明确规定档案管理的目标和原则，但管理制度的内容要简洁明了，可操作性强，改变过去冗长、复杂的制度内容。其二，管理制度突出高效性，管理重点放在重要档案信息资源的整合上，对管理工作的各个环节有明确的制度约定，档案管理人员的职责明确，避免出现一人多岗的现象。其三，档案管理要人性化，建立完善的档案管理人员的奖惩考核制度，提高档案管理人员的积极性，培养人员的档案管理的责任意识。（四）规范档案管理工作。档案管理实际工作中，需要遵循一套标准的、规范的工作流程。规范档案的管理工作需要规范管理工作各个环节，确保档案管理工作的阶段性和系统性相吻合。首先，档案资料的编写需要充分优化，前期的整合和收集工作需要在机构运行基础上，对涉及到的重要信息进行分类整理，档案信息之间的链接也要突出层次性。同时，制定工作细则，档案提档和查阅需要规范登记流程，借阅需要按照要求的证件和证明才能执行，保证档案的安全性。其次，档案的立案和归档工作设置统一的标准，不仅仅是为了档案立案的美观性，也是为了后期查看翻阅的方便，快速。（五）建立电子文档中心。信息时代讲究信息的数字存储、自动获取功能，数字化和自动化是档案管理的必然发展趋势，为了实现档案管理的智能化，只有通过运用现代技术，利用计算技术推动档案管理现代化进程。首先，信息的载体、传输、存储可以应用计算机技术并在计算机系统平台实现，减少人工抄写、归档的工作量。例如，可以建立电子文档中心，在平台内设置用户权限，拥有权限才能登录平台使用档案信息资源，在该平台上，可以实现信息资源有效传输和资源共享，既能发挥信息集成的中心效应又能达到信息公开的目的，在一定程度上简化了档案信息获取的流程。其次，加大对档案管理的机械设备投入，不仅仅是软件系统的引入，硬件设备也要与软件相配套。（六）创新档案管理模式。首先，建立起数字化档案管理模式。就现阶段看来，身份认证技术、数据库技术、数字加密技术以及扫描技术是比较具有代表性的数字化技术。在档案管理中应用数字化技术则能够将文章信息资料转变为数字化档案信息，从而能够及时补充、更新以及整合信息资料，从而达到提高档案管理效率与质量的目的。其次，建立起自动化档案管理模式。自动化档案管理模式的建设是创新档案管理的重要内容之一，当前电子标签、数码扫描识别以及OCR识别是较为典型的自动化技术。建立起自动化档案管理则能够实现档案信息的自动采集、筛选、检索以及提取关键词等，并且还能自动处理以及批量处理档案信息资料。再者，建立起体系化档案管理模式。体系化主要包括了档案管理内部流程一体化、部门衔接一体化以及档案文档一体化等。主要是利用数据融合技术、数据库技术以及数据集成技术来提高档案信息数据的兼容性与通用性。此外，应当建立起互动化的档案管理模式。在以往的档案管理中，往往每个档案信息只对应一份信息，互动较为缺乏，而通过建立起互动化的档案管理模式则能够有效优化档案管理的系统工作并且有利于服务质量的提高。（七）提高档案管理人员素质。档案管理人员是档案管理的执行者，档案管理人员的专业素质关系着档案管理的有效性，提高档案管理人员的素质迫在眉睫。首先，鼓励档案管理人员解放思想、大胆创新，勇于打破传统的管理模式，转变思想观念，培养他们的管理意识。同时，扩宽档案管理人员层次性。过去的档案管理人力资源配置并不合理，聘用的是较为年长、知识结构较窄的作为管理员。因此需要突出管理员的专业化，随着高校的档案学构建，学科的专业性逐渐凸显，档案管理人才应逐渐走进档案管理岗位中。

四、服务模式研究

（一）用户需求为导向。档案管理的服务内容是多层次的、跨领域的。档案管理的服务不仅仅是档案简单的归类、整理、立案，服务内容应以用户的需求为导向，才能实现档案管理的社会效应。过去的档案服务属于被动式工作，档案资源存在的有无决定了用户享有的信息资源的可能性，若无该档案信息，用户则无法享受到该信息资源。因此，应改变服务内容，变被动为主动，才是档案的服务功能，了解掌握档案受众的人群结构，有针对性根据用户的需求调整服务内容，补充和弥补档案资源。并对用户的需求进行整理和归纳，把用户的需求分为差异性和共同性，用需求导向来促使服务的模式创新。（二）创新服务方式。信息资源的公开和信息资源的共享是档案服务的一项重要内容，通过创新服务方式，达到信息资源的循环使用的时效性。首先，改变重视档案管理，轻视档案利用的观念。对档案的附属价值应提高认识，建立引导式的档案服务理念。其次，档案信息资源应及时公开，并实现有效的动态跟踪，尤其是图书档案资源在库信息的更新，提高档案资源的利用率。再次，增加档案馆藏之间的相互联系，实现资源的相互补充，同时服务兼具人性化和科学性，利用电子导航和系统超链接的方式实现对信息资源的共享。（三）科学技术为依托。服务手段的创新主要以科学技术为依托。首先，强化对档案信息管理的网络建设，扩充档案信息管理的载体，实现档案信息资源的流动性和公开化。其次，改变传统的纸质服务模式，借阅、登记等流程实现数字化和电子化，档案的服务利用更快捷方便。另外，运用科学技术，对档案资源的客观实际情况优化整合，通过开发新的功能板块，增加服务项目业务，让档案服务向着有特色、多层次、多元化的方向发展，满足档案用户的多方需求。（四）优化档案管理流程与业务标准。首先，重构企业档案管理业务流程。其次，对于档案管理的服务内容以及功能范围应当进行积极拓展，从而不断提高档案管理的服务水平与质量。再者，应当积极整合档案管理的各种信息资源以及软硬件建设，不断加快构建档案管理信息化平台的步伐。此外，应当加大引进具有活力以及先进性的新生力量并加强档案管理信息化安全保障措施来重组档案管理组织架构。再者，还可以根据用户需求制定个性化与专业化的服务项目。在对用户需求进行正确掌握与了解的基础上，对各类用户需求的特性与共同点进行分析与研究，从而有针对性、有目的性地归纳整理档案信息资源，让档案管理更具有现代化与专业化性质。（五）深化层次编研。档案资料的编研是档案管理的重要内容之一，因此非常有必要对编研工作进行深入研究与创新。首先，应当全面优化档案的原始信息，并对该类信息数据进行全面、系统的处理，尤其是要做好分类与汇总有价值信息的工作。其次，因为档案资料种类多样、内容复杂而且数量庞大，所以在进行编研时可以采用优先级的方式来编研档案资料。再者，在编研档案资料时，应当聘请具有丰富经验的专业人员来完成，以确保编研的科学性与合理性。此外，还需定期将国家出台相关指导性文件编研与汇总到档案资料库中。

五、结束语

总而言之，在市场经济竞争日渐激烈的今天，时展需要创新，而以往的档案管理以及服务模式已难以满足当前档案市场发展的要求，所以，在确保档案管理工作质量的基础上应当积极探索以及创新档案管理工作，尽可能做到档案体制创新、方法创新、服务模式的创新，并且不断加大对新型档案管理服务模式的开发力度，不断推动档案管理工作适应与时俱进的时代要求。

【参考文献】

[1]杨虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨[J].科技资讯,2010(34):125-125.

[2]巩颖勤.企业档案管理创新工作的思考[J].河南理工大学学报(社会科学版),2008,9(3):342-345.

[3]陶亚坤.关于民营企业档案管理体制创新的思考[J].兰台世界,2006(11S):12-12.

[4]张薇娣,张薇娅.新形势下科技档案管理模式创新研究[J].太原城市职业技术学院学报,2009(9):151-153.

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档案是一种信息资源，档案的原始记录性和知识信息性能够满足某个方面社会需求，于是，档案的价值就形成了。在知识经济时代，档案以其所载信息的原始性、真实性、技术成果的可重复性及可考查性等使其具有更高的利用价值，它在人类文明进步中一直起着承前启后的作用。随着现代科学技术的飞速发展，档案管理工作实现了档案工作科学化、现代化、规范化、标准化和信息化，这更加有力地推动了档案工作向更高层次迈进。

笔者认为，档案管理的创新在当今社会迅速发展，科学技术日新月异的大好形势下，还要坚定不断创新，提升服务水平，以期适应空前的机遇和严峻的挑战，达到持久发展。

一、创新档案管理观念，是创新档案管理的首要之举

信息化时代的到来，创新已成为时代的主题。加速创新，是各行各业得以应对不断发展变化的形势需要。近几年，档案管理也在发展变化，表现在管理内容更为复杂，管理手段也更为多样，然而，管理水平却相对滞后，因此，进一步加大创新力度，提升管理水平，提升服务社会生活的能力，就显得尤为重要。

1.要创新档案管理，必须从改变传统观念做起。

2.档案在经济社会发展过程的重要性和不可替代性。全新的认识，是要对档案作用的肯定。不要弱化档案的作用。不要以为档案就是一些资料的累积。一个企事业档案，是这个单位员工生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，以及发展历程的真实记录和客观评价，当这些经历以文字、数据、图片、音像等形式固定下来时，它所代表的是这个单位不可复制的记忆，是金钱买不到的无价之宝。

3.对档案的服务范畴有一个全新的认定。随着信息化时代的到来，档案的服务范畴已经没有局限性，这一点必须充分意识到，除非是带密级的档案，否则，档案就是服务于整个社会的。

二、创新档案管理的必要环节是创新档案管理制度

制度决定服务高度。创新档案管理，必须在制度上创新，要根据我国《档案法》等法律法规和有关的档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。同时，要引进先进的档案管理软件，制定电子档案的管理、分类标准，使档案管理工作逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。此外，档案管理员的职责也与以前有所不同，要结合实际，对档案管理员在档案工作中的义务和责任，做定出更加具体和明确的规定，从而提高档案管理人员工作的规范性，进而提高他们的服务水平。

三、创新档案管理的核心是创新档案服务方式

服务方式决定服务效率，所以创新档案服务方式就显得非常重要。信息时代，档案具有开发利用速度快、直观性、选择性和易操作性的特点。这些特点，也使得档案更容易走出档案室的狭小空间而走向社会，更好地为人们的生活、学习和工作服务。

1.建立联合目录，实现档案资源共享。共享的同时，各级各类档案馆和图书馆可以统筹发展，走特色化专业化发展道路，更好地满足于社会多方面的需要。具体体现在建立联合目录，用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录，从而使利用者能够很方便地获取到更多，更广泛的知识和信息，情报等，从而避免了不必要的重复和浪费，也可以有效地缓解档案存储空间拥挤，管理人员及资金紧张等现实的矛盾。

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（一）档案管理的体制创新。

1.科学合理的体制是管理工作进行的依据，具有一定的指导作用。在档案管理的体制制定上，要注意体制内容的精简性，体制效果的高效性，体制范围的广泛性。档案的管理工作要实现两个目标：一是提高档案管理工作的实现。首要目标就是顺利完成自己的任务。必须制定出科学先进的档案管理体制，指导管理工作的顺利运行，将现代科技的成果与管理工作充分结合，提高管理的质量和效率。二是要尽量降低档案管理的资金投入，合理配置各种资源，包括人力资源和管理设备资源，实现低投入、高收益。

2.促进档案管理整体工作的规范化。建立完善的档案管理体制，必须在整体上进行规范化管理，档案的归档工作要有明确的条件标准和限制范围；对档案的借阅必须有制度上的规定，借阅人员必须有借阅证件或借阅证明，保证档案的安全；在档案的立卷工作上，也必须有合理的标准，保证档案的质量和规范；对库房的管理要尤其注意。

3.制定合理的奖惩制度。各部门要形成完善的工作目标责任制度，保证每个工作人员都做好自己的本职工作。实行合理的奖惩制度，对在工作中表现比较好的员工，进行适当的奖励；对在工作中失误较多，表现有待提高的员工，进行适当的警告提醒；对于严重泄密的人员，实行必要的惩罚。

（二）档案管理的手段创新。现代科技不断发展，各种科学技术设备的更新换代速度越来越快，很多原来的设备在工作效率和质量上都严重欠缺，传统的管理手段和管理形式不再适应新时代的要求，阻碍了档案管理工作的科学发展，所以，必须在档案管理的手段上加大创新，将现代科学技术应用于档案管理的工作中，现代科学技术操作简单，把复杂的工作程序简单化，提高了工作效率，其工作质量也比人工操作更为精细，在提高工作效率的同时，保证了工作的质量。虽然利用现代科技需要一定的资金投入，但是，现代科技在某些工作上代替了人力劳动，也节省了很多人力资源，减少了劳动力的支出。因此，在档案的管理工作中，要充分发挥现代科技和人力劳动的优势，让机器成为人的辅助工具，对于原来比较复杂麻烦的操作，尽早淘汰，改用精简的管理手段，档案管理工作人员要有与时俱进的精神，多学科学知识，适应现代科技环境，尽量用科学先进的手段，提高工作效率和管理水平。

（三）提高档案管理工作人员的整体素质。

1.为了提高工作人员的整体素质，首先要改变工作人员的思想观念。一个人的思想观念，决定着他做事的方向，因此，要特别注意对档案管理工作者科学思想观念的培养，提高他们现代化的管理意识，让知识和创新更好地为档案管理工作服务。有了科学先进的思想观念，工作人员就能在档案管理的创新工作上大胆前进，大胆尝试，使整个档案管理工作中充斥着一种活跃的气氛，为创新工作的进行，提供优良的环境。

2.在工作人员的录取和选择上，加强筛选的力度。为了提高档案管理工作人员的整体素质，在应聘的环节就应该注意到，在保证应聘者工作态度的基础上，要尽量选择富有创新意识，敢于挑战的人员，优选电子档案信息管理专业或其他计算机相关专业的人员。在现代信息技术环境下，每个公司和单位都急需具有先进科技含量的专业人员，档案管理人事部门行业努力为自己争取更多的专业人员，为以后提高员工整体素质做好基础工作。

3.现代科学技术的发展，使档案管理的工作方式发生了变化，由传统的人力操作向电脑操控的方式转变，这就要求档案管理工作人员掌握基本的电子档案管理程序。各企业和单位应该加强对工作人员的技能培训，提高他们的科学知识，电子操作能力，并鼓励工作人员自觉学习新知识、新技能，提高员工的整体素质。

二、档案服务模式

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十报告中指出：“坚持走中国特色新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化道路，推动信息化和工业化深度融合、工业化和城镇化良性互动、城镇化和农业现代化相互协调，促进工业化、信息化、城镇化、农业现代化同步发展。”信息化，渗入工业化、城镇化和农业现代化，以推动工业化、城镇化和农业现代化发展。可见，以中国特色信息化道路来实现社会信息化、促进社会高度发展，信息化已提升为一个战略目标。

那么，起着凭证作用的档案管理，因档案对社会的发展具有重大的参考价值，其信息化水平对社会的发展十分重要。但是目前档案信息化建设仍处于初级阶段，信息化水平不高，而随着社会的发展，档案信息量在极速膨胀，这给档案管理服务工作带来了极大的挑战。档案信息化建设涉及对档案信息资源收集、整理、管理并提供利用服务等工作内容，是一项复杂的、长期的信息系统工程。虽然在《全国档案信息化建设实施纲要》的指导下，档案信息化建设工作取得了一定的成效，但是由于客观原因，档案信息化建设工作还面临着许多问题。

一、缺少统一的档案规范化、标准化管理制度。

目前各级档案部门的信息化建设基本上都是根据自身的业务需求进行基础建设、数据建库、系统开发、档案数字化等工作，没有统一的规范和标准，导致档案信息多样化，档案的字段信息、存储格式、存储方式都有较大的区别，这给日后进行档案资源优化、资源整合、信息共享带来极大的困难。

二、缺少档案数据共享接口。

由于各级档案部门网络软硬件水平参差不齐，信息化水平不一致，档案层次保管的技术问题未能得到较好的处理，导致各档案管理系统之间缺少数据交换、数据共享接口，以致出现 “信息孤岛”，不利于档案信息资源的集中化管理。

三、误把档案信息化等同于档案信息电子化保管。

目前很多档案部门的信息化建设还停留在基础数据电子化的管理阶段，只是进行档案目录、内容录入，实物数字化扫描等基础工作，即是只注重档案信息的存储方式，对于档案利用网络化、开放化方面的建设较少，导致档案管理信息未能实现与相关业务衔接，档案查询、档案利用未能实现快捷化、多元化、便民化。

四、缺乏周密的信息安全保障措施。

在档案信息化建设方面，档案部门缺乏安全可靠的网络与通讯技术，缺乏周密的信息安全保障措施，档案信息资源的安全遭受到各种攻击以及病毒的威胁。同时没有真正实施有效的档案信息数据备份和灾难恢复机制，以抵御自然灾害和危及档案安全的突发性事件，确保档案信息的绝对安全。

五、信息技术人才缺乏，信息管理水平有待提高。

许多档案部门都缺乏现代高技术人才，大部分档案人员虽然具有扎实的纸质档案管理能力，但是现代化管理技术水平偏低，信息管理业务水平有待提高。

随着社会的不断发展，各种信息的不断膨胀，人类对信息的管理进行全方位的创新，创造出一种新兴的高技术――云计算。云计算具有强大的计算功能、先进的虚拟化技术、可靠的存储技术、良好的交互性能和丰富的终端设备，实现了信息化理论、技术和实践上的重大突破，为新时期的信息化展现了美好的前景。目前，正处于中国云计算发展的起飞阶段，做为社会发展凭证记录的档案管理，若能采用先进的云计算技术，将大大加快档案信息化建设的脚步。那么，如何运用先进的云计算技术进行档案管理呢？笔者认为可以从以下几方面开展：

一、建立完善的档案规范化、标准化管理制度，建设“档案云”平台。

档案部门想通过云计算优化档案信息化建设，首先要结合档案信息与云计算特点，建立一套完善的档案规范化、标准化管理制度，建设“档案云”平台，通过“档案云”平台真正实现档案信息资源共享，解决“信息孤岛”问题。同时根据管理制度与云计算服务提供商协商制定档案管理、利用所需要的应用服务，根据档案的安全、保密级别确定“公有云”和“私有云”的服务对象及内容。

二、运用“私有云”实现档案信息资源共享，提高档案信息资源利用效率。

云计算具有强大的服务功能，能提供可靠安全的数据存储方式，实现数据共享，同时屏蔽数据来源，为用户提供跨多数据库一站式检索访问。利用云计算的智能共享性，可将不同区域、不同部门的不同数据结构的档案数据集合成为一个整体，实现各级档案部门、不同领域之间的档案信息的相互共享，提供统一的访问接口，完成用户的档案检索需求。

三、利用云计算优化档案信息资源处理，提供开放式档案服务。

随着社会的不断发展，档案部门需要处理的档案数据将越来越多，管理将越来越困难，数据处理速度将会遇到极大的挑战。利用云计算超强的计算、分析能力，可以智能地分配和优化档案信息资源，加快档案数据的处理和检索利用速度，从而以更快、更经济的方式解决海量档案数据处理问题。同时利用云计算通过互联网、3G网络为社会提供统一的开放式档案信息资源平台，档案利用者不仅可以随时随地的查阅档案资料，而且还可以通过不同的终端设备进行查阅，比如智能手机、平板电脑等，大大地提高了档案的利用效率。

四、利用云计算提高系统安全性能，保障档案信息资源的安全。

利用云计算将档案数据集中存储，通过云数据中心对数据进行统一管理、分配资源、控制安全，执行数据安全实时监控，有效的保证网络安全，保证档案信息资源的安全访问。同时严格管理各级用户权限，确保满足不同权限用户的访问需求。同时利用云存储实现档案数据异地备份，做好灾备工作，保障档案信息资源的安全。

五、利用云计算降低档案信息基础设施的维护成本。

档案信息基础设施是档案信息系统能稳定运行、持续发展的支撑。计算机硬件、软件技术的不断发展、创新，档案数据量的不断增加，为了跟上信息时代的步伐，提高档案信息资源的访问速度，改进管理方式，档案部门经常被迫升级各种数字化设备、档案信息管理系统、服务器、数据库系统等基础设施，这都是一笔不小的开销。通过购买云服务，这些基础设施的维护都将由云计算服务提供商代为解决，从而降低档案部门信息化设施的维护成本。

六、利用云计算提高档案工作人员的信息技术管理水平。

利用云计算加强档案信息化建设，将会给档案部门带来一种全新的档案管理工作方式和服务理念。这种全新的工作方式需要相关的信息技术要求，需要档案工作人员提升自身的信息技术知识，提高网络认知能力和计算机操作能力，才能更好的使用云计算服务社会。

实现信息资源集中化管理、智能化共享、分布式利用是信息化的发展趋势。为提高凭证作用，促进社会的发展，让档案管理信息化搭上云计算这趟高铁，集中管理好日益膨胀的档案信息，拓展及优化档案的服务，实现档案管理的社会价值。

【参考文献】

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在档案管理工作中，能够使用现代化的管理理念和先进的计算机网络技术，对大量的档案信息实行电子化的有效管理，是当今时代档案工作中的一个重要的发展趋势。档案工作在很多行业的发展中都是必不可少的，档案工作记录了很多社会生活的重要内容。只有档案工作能够得到不断的发展和进步才能更好的促进社会生活当中各种重要资料的保管和利用，所以档案工作的质量也直接影响到了社会生活的诸多方面。在当前这样一个高速发展的现代化社会当中，档案信息数量也正在与日俱增，所以也使得档案工作必须要做出相应的调整和改进，才能更好的适应新的形势和新的需要。信息化建设就是一个非常重要的发展趋势，档案工作的信息化发展不仅能够有效的提高档案管理工作的效率，同时对以往工作中存在的一些不足也能够起到非常好的改进作用。档案工作的发展和完善和社会的进步是密不可分的。当前，我国的信息技术得到了有效的发展和提升，这也使得我国能够拥有更多机会去发展和完善我国的档案工作，但是我国的档案工作在工作理念和工作方式上都要有很大的变动，这就要求档案管理人员在日常的工作当中，必须要树立新思想和新理念，同时还要不断发展自身的技能，从而为用户提供更加高质量的档案信息服务。

二、档案信息化对档案服务工作的影响

档案信息化能够影响档案工作中的很多方面，例如：人才建设、设备的发展和创新等等。在最近几年来，我国的网络信息技术得到了前所未有的发展，但是这些在计算机上的发展和进步却没有被充分利用到档案管理工作当中，所以也在一定程度上制约了我国档案管理工作的发展。当前，我国的档案管理工作中所使用的相关设备和发达国家相比还存在着明显的不足，档案管理工作中的一些相关条件还是比较差，很多管理人员对先进设备的应用还不是十分的熟练，很多工作人员还是更加习惯于传统的工作方式，这也使得档案工作的发展相对比较迟缓。

先进的基础设施是档案工作开展的基础，尤其是在档案管理日趋科学化与合理化的今天，运用先进的计算机技术进行档案管理工作，更是未来发展的趋势和要求，这在很大程度上，要求档案工作相关部门加大基础设施投资力度，提高档案信息化水平，从而对档案服务工作的开展和进行奠定扎实的物质基础。由于种种原因，档案工作在以前未能得到相应的重视，用户整体档案意识不强。而在信息化的今天，人们对信息资源的要求越来越高，因此，档案部门要从自身做起，定期进行各种档案知识宣传活动，帮助用户树立档案意识，从而提高档案服务工作的质量。档案作为重要的信息资源，只有充分利用，才能转化成相应的生产力，但在传统的档案工作当中，档案信息往往被当成一种管理工具，而不是服务方式，随着社会和经济的发展，档案信息资源开始得到很大程度的开发，许多档案工作人员发现，档案信息资源有着很强的服务性，这在很大程度上要求档案工作人员需要树立正确的服务理念，彻底清除原有旧观念的影响。在当前的很多档案管理部门当中依然使用着这种比较落后的管理模式，在当今这样一个社会显然是不能适应时代的发展的，有些部门虽然投入了很多资金和技术，但是相关工作人员在思想意识上还没有完全的转变过来，所以也就无法向社会提供较为先进，较为高质量的档案信息服务，所以工作人员应该根据自身的实际特点，在工作当中运用现代化的理念来开展工作，从而促进相关工作的发展和进步。

三、档案信息化建设背景下档案服务工作创新

在档案服务工作当中，要从思想上开始重视网络技术给档案工作带来的巨大变化，变被动服务为主动服务，使档案工作的服务性不再流于形式，在具体的工作过程当中，强调服务工作的多样性，充分发挥档案信息化建设背景下档案信息资源的海量性和多重作用，将信息服务引领到更广的范围当中，通过开展社会实践，深入社会，了解社会各方面需求，改变以往单一化的服务模式，从而向高质量的服务迈进。

篇7

Abstract： With the specialty division of refinement and fusion generalization trend of social development， this paper analyzes the origin of "embeddedness" theory and the objective existence in Archives work. Based on the analysis of the application background， application necessity， application motivation and application principle of the embeddedness， it discusses the application mode and method in Archives management and information service from the three dimensions of social space embedding， technology space embedding and business space embedding and three levels of embedded professional service， embedded special service and embedded knowledge service.

Keywords： Embeddedness Theory; Archives Management; Archives Service; Management Mode

1 引言

专业分工的逐渐细化是社会发展的基本趋势，但随着技术进步和应用进程的加快，以及工业化和信息化融合的深化，产生了分工细化与融合泛化两极发展的趋势。

在网络信息化时代，专业分工的逐渐细化与专业服务的日趋多元化，也带来了生产者与消费者对专业工具和手段的依赖化、专业需求的多元化和生产与消费界限的模糊化趋势。从竞争的角度看，竞争与合作的对立也不断向竞争合作的统一，即“竞合”方向演化。从社会关系网络角度看，具有植根性的文化软实力作用也在不断强化。这些迹象已经表明，社会网络结构中各要素相互间的“嵌入性”问题已经逐渐成为一门显学。

19世纪末，一些思想家曾经提出“镶嵌”、“植根”等思想，而在理论上明确“嵌入性”（Embeddedness）概念的是匈牙利政治经济学家卡尔・波兰尼（Karl Polanyi）。该学者在1944年出版了《大转型：我们时代的政治经济起源》（The Great Transformation-The Political and Economic Origins of Our Times）一书。该书指出，在非市场经济中，经济不是一个独立领域，而是嵌入在社会和文化结构之中，具有经济活动的社会嵌入性。后来，一些经济学家认为，即使是市场经济，经济仍然嵌入在社会和文化结构之中，各种经济活动仍然受到其所处的社会结构的限制和影响。也就是说，无论是非市场经济还是市场经济，嵌入现象始终存在，只不过社会环境不同，嵌入的程度也不同。

所以，得出的结论是，经济活动受非经济活动的影响，这种经济活动与非经济活动的交互作用就是经济活动的社会嵌入性[1]。经济活动的社会嵌入性必然带来活动成本，也会带来活动资本，需要在经济学分析中加以研究。应当说，嵌入理论通过对经济学的批判，把经济学、社会学、组织理论等有信服力地联系在了一起，带来了社会网络理论和社会资本理论的研究新潮，并共同构成了新经济社会学。

通过对“嵌入性”理论的粗浅观察，我们看到，卡尔・波兰尼发现了一个原本存在却被人忽视了的客观现象，即专业领域独立的时代已经逐渐成为过去，交叉融合、协同创新与互动发展的时代正向我们逼近。从档案管理的角度看，档案、档案管理和信息服务活动同样受非自身活动的影响，同样具有社会植根性和依附性，或社会嵌入性。所以，不能仅停留在单一研究档案管理自身现象的阶段，需要与社会结构的演进相结合，将知识嵌入性、认知嵌入性、结构嵌入性、组织嵌入性、业务嵌入性、政治嵌入性、社会嵌入性、文化嵌入性和网络嵌入性等原理和应用纳入档案学研究范畴，丰富和完善档案管理的理论体系和方法体系。

在档案管理专业领域，“嵌入性”问题并非现在才有，只不过在理论上还没有对实践中的这一客观事实加以归纳和总结。

例如，在组织性嵌入方面，文书立卷归档制度中明确指出档案管理部门应对文书立卷进行指导、监督和检查，文件的平时归卷和年终定卷由现行组织的文书工作人员负责。在业务性嵌入方面，档案工作采取纳入议事日程、纳入年度预算、纳入年度计划，参加重要工作、参加项目课题、参加项目验收、参加设备验收，与任务下达同步、与进度检查同步、与成果鉴定同步、与考核奖励同步等的“三纳入、四参加、四同步”制度。在社会性嵌入方面，设立档案接收征集职能机构，建立档案移交工作制度，构建档案接收征集网络，开展档案接收征集活动;档案利用服务工作也要面向和满足社会发展、国家建设和人民群众的需求，开展借阅服务、阅览服务、复制服务、咨询服务、宣传服务、证明服务、目录服务、文献服务和开放服务，等等。

档案管理和档案信息服务中应用嵌入性理论和方法，应根据档案工作的特点和档案用户的特点，进行理论和方法的平移和再创新方能得以有效实施。就目前的工作情况来看，先从构建嵌入性档案社会组织网络，建立嵌入式档案信息研究开发团队，增强信息网络技术和手段的应用能力，进行嵌入式档案信息利用需求调查研究，开展嵌入式专业服务和科学决策服务等方面入手，层层展开、逐步深入和加以推进更为合适。

2 嵌入性理论应用的必要性

长期以来，档案管理与档案信息服务还存在管理服务机制与模式制约，档案管理部门与社会各领域还没有有效地融入，档案工作者的专业化素质和能力还不够高，档案开放式主动服务效果和质量不尽如人意等系列问题。信息网络社会所带来的信息服务泛在化、信息需求多元化以及社会网络组织滞后性等现象使这些问题更为突出。

2.1信息服务的泛在化。服务的泛在化主要指服务无所不在。由于信息网络和智能工具的普及和深入应用，信息环境发生了根本性变化，数字信息的可获得性迅速增强，信息服务也迅速从专门机构的主导性业务转化为一般机构的增值性业务[2]。信息用户获取、利用、生产、、管理、存储和拥有信息的来源与渠道更加广泛、成本更加低廉、手段更加灵活、查阅更加便捷、交流更加透明、时空更加可近。形形的搜索引擎、智能应用等，因其具有“在身边”、“在眼前”、“在指尖”等信息可近性优势，愈来愈多地被用户接受。图书情报与档案部门面临用户离自己愈来愈远的困惑和压力，这种形式迫使信息管理与服务部门改变自己并跟进时代。就档案管理部门来讲，拓宽档案管理与服务的视野，以更加开放的姿态融入社会信息工作与生活之中，发展共建共享型档案社会组织信息网络，才能更有效地实现档案信息资源的价值、提升档案工作的社会影响力。

2.2信息需求的多元化。需求的多元化主要体现在三个层面：其一，需求主体的多元化。信息网络化的高速发展，人们对各种信息利用意识不断增强，需求主体随之呈现多元化景象。从机构组织上看，政府、企业、高校、研究院所等为科学决策和知识创新，对信息数量和质量的需求强度增加;从角色群体上看，工人、农民、知识分子等受个人发展空间期望值增长的影响，对信息的需求更广泛。其二，需求客体的多元化。网络应用的普及使信息生产和信息利用界限模糊化，导致各领域的信息爆炸性增长。政策信息、科技信息、文化信息、教育信息、医疗卫生信息、运营管理信息、法律法规信息、市场经济信息、农业信息等交织演进构成了需求客体的多元化局面。其三，需求媒介的多元化。信息载体和传播的媒体已超出传统实物载体范畴，虚拟载体与新传播媒体逐渐成为主流，且技术进步将为人们提供更多的、更便捷和更直观的需求媒介。

总之，面对需求的多元化发展态势，单品种、单渠道的信息服务自然无法适应，客观上提出了嵌入式信息服务的新要求。将嵌入理论和方法应用于档案管理与服务，突破自我封闭的局限，建立新型的社会网络化档案工作模式，是促进档案管理与服务方式多元化，满足网络时代用户不断增长和日趋广泛的信息需求的必然选择。

2.3网络组织的滞后性。高度发达的信息网络已经深入到社会生活的各个层面，人们在虚拟的社会环境中工作、学习和生活已经成为常态。但是，现实的社会生活与虚拟的社会生活之间没能很好地互动发展，甚至一些情况下，人们更缺乏对现实的社会网络进行有效的组织和参与，人际关系变弱，组织间的合作趋于不稳定。

就目前的情况看，社会组织信息网络出现滞后化现象，面对面的信息交流在逐渐减少，虚拟信息网络的开放性和现实社会网络的封闭性共存，产生了新的网络组织性鸿沟与障碍。应当说，虚拟网络环境不管多么发达，仍然是一种工具，现实的社会网络仍然是工作和生产活动的重要载体，这一点往往容易被人们忽视。社会组织信息网络的滞后性主要表现在社会网络结构的失衡性，也就是专业信息服务机构没能很好嵌入到各种类型的社会网络组织之中。

与社会网络组织结构失衡性并存的还有服务文化观念的脱域性、社会网络关系的断裂性、信息组织与信息服务的漂浮性、社会参与机制的不健全性、民间社会服务组织的松散性、服务体制和机制制度设计的局限性等方面[3]。社会网络组织的滞后性带来的主要问题是信息管理与服务方式的僵化，客观要求档案部门要强化社会参与意识，用嵌入性思维突破管理体制和主观意识的制约，强化社会网络组织的协同作用，与广泛的社会资源相互支撑，实现档案信息资源的社会网络化配置，提升档案信息资源的社会价值。

应用嵌入式理论开展档案管理和档案信息服务工作，通过网络交流、需求互动、专业跟进、协同互补等制度设计，是改进档案管理模式，形成集群优势，提升服务能力的重要发展路径。

3 嵌入式网络形成动力分析

社会网络成员愿意互相嵌入的动因主要是在知识、技术、物质、社会等资源上存在供需不均衡性或称供需位势差，即拥有资源的能力和获取资源的需求存在一定的位势级差。只有存在资源供需位势差，才可产生互相嵌入和形成系统网络以实现资源共建共享的动机。

3.1知识资源供需位势差。知识主体通过消化吸收、传播应用、更新创造等活动，积聚资源并形成特有优势，形成知识主体势能。知识势能是指某一时期或时点，一方知识主体与另一知识主体相对的知识水平或状态，能够反映特定知识主体占有特定知识资源优势的程度[4]。知识位势是指拥有一定深度和广度知识的主体所具有的能量态势，表征主体积累的知识存量在组织中的位势或称势能[5]。知识势差表示不同知识主体在某一特定时期同类知识上知识位势的差距。知识势差能够表征不同主体之间知识支配能力的差异，其包含横向势差和纵向势差两种类型。知识势差中存在知识数量与知识质量两重因素。知识的数量是指知识广度，即知识多元性;知识的质量是指知识深度，即知识主体在某单一知识面所处的位置。

社会网络中不同主体的生活环境、经济环境、教育环境不同，拥有的知识资源也不同，知识资源分布具有不均衡性。同时，不同专业领域积聚的知识结构存在专业化趋向，存在知识位势差。知识存量的广度和深度直接影响着知识位势，它们的知识差异引发各个主体之间的交互，促进其知识转移、知识扩散等。在知识嵌入活动中，社会网络中各成员拥有知识的质和量是有区别的，存在相对高位势的知识成员和相对低位势的知识成员。成员知识存量越丰富，知识位势高的成员向外界传播知识的可能性越大，越有可能成为知识源;知识位势低的成员吸收知识的可能性很大，成为知识接受方[6]。知识势差的影响存在一定的阈限。知识势差过小，知识流量相对不足且转移动力较弱。知识势差过大，一定程度上限制主体吸收学习能力。因此，适当的知识势差，一方面促进知识流动，加强知识转移效果，另一方面有利于增强主体对知识的吸纳能力。

知识资源供需位势差是运用嵌入性理论开展档案管理和档案信息服务的主要动力之一。就所包含的知识而言，相对于图书、情报和相关资料，档案信息资源更具有知识的显在性、原始性、稀缺性、专业性、独具性、连续性和不可替代性等特点。档案形成于各专业领域职能活动之中，由社会工作和生产实践活动中解决现实问题的指导文件而来，本身就是知识运用于实践生成的新知识产品。因此，档案管理机构在基于档案信息资源的知识化服务中具有独特优势和地位。但是，应当看到档案管理部门对档案知识资源的挖掘与服务的意识还不够强、专业还有局限、能力还不够高，专业化的知识位势差别还没有真正形成，知识服务的动力显现出自身的不足，这正是我们需要着力研究和解决的现实问题。

3.2技术资源供需位势差。技术位势差主要表现为待嵌入的社会网络各节点成员单位相互之间所存在的技术差距。技术供需位势差可以产生相互嵌入的期望，如果技术势差适中，信息服务机构占有一定的技术高位势的情况下，嵌入的可能性就会明显增大。当然，技术势差过高或过低均会因为嵌入双方对技术的消化吸收能力过于悬殊反而会影响嵌入的可能性。技术势差还表现在技术革新的时间差方面，如果嵌入的各方在技术更新速度方面比较一致，则嵌入的可能性也会明显增加[7]，反之，相互嵌入的可能性会减少。

档案专业化技术服务主要依靠档案中技术资源的系统化组织和强化现代技术应用水平，增强服务的科技含量两个方面形成一定的位势，通过嵌入式管理模式的创新，为现实的科研、生产服务。

3.3物质资源供需位势差。物质资源供需位势差主要表现为社会网络节点成员单位所拥有的物质资源供需的不均衡性和差异性。物质资源供需位势差是组织联盟、集群网络、人际网络等社会关系网络形成的动因之一。一些学者认为所拥有的物质资源构成的不同环境具有不同的认知体系和价值观体系。行动者因其具有获取对自身有利的资本和物质利益期望，会倾向于认同合作对象的认知体系和价值观体系，从而达成相互嵌入意愿，形成联盟式或集群式社会组织信息网络。当然也有例外，因为人们除物质利益以外，还有权力、地位、身份、荣誉、信仰和操守等非经济动机[8]，这些不一定会因物质利益的追求而改变。“道不同不相为谋”，认知体系和价值观体系不同，则难以产生相互嵌入的动机。

物质资源供需位势在应用嵌入式理论开展档案管理与档案信息服务中的动力作用虽不明显，仍可以从普遍认知体系和价值观体系出发，构建嵌入式档案社会组织信息网络。实际上，各级各类的档案馆与高等院校共建大学生社会实践基地、与中小学共建爱国主义教育基地和举办公益性档案夏令营活动、与部队联合开展国防爱国主义教育活动等，就是从社会责任感、使命感、核心价值观、创新精神和实践能力等普遍的价值取向出发构建起来的。我们可以在此基础上，运用嵌入式理论，拓展专业领域，共建信息网络，开展更广泛和更深层次的档案信息服务。

3.4社会资源供需位势差。与物质资源和人力资源对应的还有社会资源。按嵌入性理论，社会资源是组织和个人所处的社会网络关系，以及社会网络关系之上形成的信任、互惠与合作等无形资源。不同的社会组织在拥有社会资源上存在位势差距。经济学界认为，充足的社会资源可以拓宽资源获取渠道、降低权益资本成本，但对社会资源的过分投入也可能成为额外的负担[9]。

档案管理部门作为社会文化事业机构，在建立确保档案安全保密的档案安全体系、建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系等“三个体系”建设中，要求将包括组织和个人在内的社会资源纳入到档案信息资源视野。档案管理的各个环节需要覆盖社会的各个层面，构建更广泛的社会共建共享的档案管理与服务利用有机体系，充分发挥信任、互惠与合作等无形社会资源优势，提升档案管理与服务能力。

以上是对嵌入期望和嵌入动力的主要因素所进行的分析。当然，嵌入的可能性还会受其他方面因素的影响。例如情境关系、组织关系、私人关系、地缘关系、血缘关系、社会关系、国际关系、受限领域、竞争关系以及价值取向、政治、政策、制度等方面。

档案作为反映工作职能活动面貌的最原始的历史记录，其所包含的信息和知识具有完整、准确、系统、精练、专业、真实、可靠等独特的资源优势，其中的部分资源具有不可再生性，所包含的一些重要的历史印迹、活动轨迹、凭证信息、重要数据等具有不可替代性，这些均是档案知识资源在供需位势上的独占和独有特点。但是，这些优势还是一种资源禀赋优势，为有效开展嵌入式管理和嵌入式服务工作，仍需深度挖掘档案知识资源并系统地构建相应的管理与服务技术平台体系，使档案信息资源供需位势差在所要嵌入的各专业领域均有适当的提高，才能使这种独特的优势得以在社会网络中最大限度地发挥。

4 嵌入性理论应用原则

4.1嵌入条件性分析。任何理论的应用都需要在一定的条件下进行，在档案管理与服务应用中也非必须无限嵌入。档案管理与服务工作中应用嵌入式理论的主要根据是基于档案具有一定的社会植根性和社会依附性这一判断，强调档案工作在一定程度上应与社会政治、制度、经济和文化进行融合，在发挥档案管理社会功能的同时推动档案事业的发展。也就是说，档案工作的开展不能孤立、封闭地进行，也不能将档案工作抽象化和理想化。站在社会学与档案学的学科本位之上，用更宽的视野，在更大的空间中，将社会多环境变量的影响纳入档案工作理论和实践研究框架，进行具体化考察，并进行一定的拓展性研究[10]，才能够更加客观地分析档案事业所处的社会地位，丰富和完善档案管理与服务理论和方法，提升档案工作水平和档案社会服务能力。

上述讨论强调的“一定条件”和“一定程度”意指档案工作对嵌入性理论的应用不能走极端，强调的是适度性，也就是要避免嵌入不足和嵌入过度的问题。嵌入性理论应用研究的重点在于明确自身档案管理工作所处的社会环境，正确认识社会网络结构和功能，进行选择性嵌入设计。

嵌入不足和嵌入过度均源自关系错位，即没有把档案自身工作实际与所处的社会网络进行有效的融入和结合，没有把立足本位和把交叉协同、优势互补作为统一体，对所处的社会网络的结构与功能调查分析不足，没有对嵌入的模式、机制、交互作用和功能发挥进行具体设计，从而不能充分发挥应有的效用。嵌入不足主要表现为过度强调本位，融入层次和深度不足;嵌入过度主要表现为过度脱离本位，融入层次和广度宽泛。

4.2嵌入性应用原则。为了克服嵌入性理论应用的局限性，需遵循一定的原则，包括邻近性、认同性、对等性、互补性和规范性等五个方面。

邻近性原则。嵌入对象的选择应以服务对象本地性、职能活动邻近性、工作网络一体性、服务需求经常性、社会关系和谐性、利益趋向互补性、工作目标确定性、价值链条稳定性、专业分工明确性等为首要条件。

认同性原则。嵌入对象的选择应在思想、行为、能力、目标、规范、制度、管理和效益等方面取得相互认同、信任、接纳、和谐和一致的基础上进行。

对等性原则。即没有隶属关系，地位相等，相对独立、各具特色、、互为条件、互相配合、相互制约、互补包容、理叉、有限融合。

互补性原则。能够形成互补、互利、互换、各负其责、资源共享、各取所需、相互协调、相互影响和相互学习机制，具有整体共同克服和解决面临的挑战和问题能力的战略联盟关系。

规范性原则。进行必要的制度和规范设计，形成网络组织各成员共同认可的行为准则。

5 嵌入式管理机制分析

嵌入性理论探讨的是客观存在的社会植根性现象，有一定的原生性和自发性，但有意识地构建嵌入式管理机制，将档案工作融入所处的社会环境之中，才能充分发挥档案部门与社会各领域的交流、协同、互动功能，合力助推档案工作的发展。

嵌入机制可分为社会空间嵌入、技术空间嵌入和业务空间嵌入等三个方面的机制，还包括认知空间、文化空间、虚拟空间、物理空间等方面的嵌入机制。以下仅对档案工作的社会、技术和业务空间的嵌入式管理机制进行讨论。

5.1社会空间的嵌入。社会网络的有效融入是运用嵌入性理论创新档案管理工作和开展档案信息服务的重要保障。由于档案工作的各个环节与政府机构、高等院校、科研院所、社团组织、经济实体之间存在着更为密切的关系，各级各类档案行政管理部门和档案业务管理部门在社会网络环境中拥有比图书情报部门更有利的资源和优势。档案管理部门可以运用嵌入性理论，强化融入社会网络的意识，积极拓展与社会网络交流互动的渠道，构建并巩固和加强与社会组织结构中的个体、群体和网络在信息资源共建共享中的共生关系，则可以更加密切档案管理组织与档案信息用户之间的协同关系，建立和增强与档案用户之间的交互性、互补性、参与性、共建共享性和相互依存性，逐步形成新型的档案管理机制和档案信息服务模式。

社会空间嵌入的有效方式是构建档案网络组织信息联盟，形成档案管理集群网络。一般来讲，联盟组织之间拥有的信息和资源具有可替代性和不对称性，联盟组织具有熵减性和竞争性，网络节点具有断裂性，联盟动机具有触发性和交流性等特点。同时，按人与人、组织与组织之间相互交流的强度观察，组织之间存在弱联系和强联系。一般说来，组织内部和群体内部多存在强联系，不同群体、不同组织之间多存在弱联系;正式或同类组织多存在强联系，非正式或跨类组织多存在弱联系。

在应用嵌入性理论构建档案信息组织社会网络的过程中，从理论和应用层面构建高质量的信息桥和完善广泛的弱联系，在此基础上强化弱联系与强联系之间的共生关系，充分利用信息网络，疏通信息交流渠道，及时修补断裂的节点，形成良性的网络组织信息可持续发展生态环境。

档案部门应根据社会空间的有效嵌入要求，充分运用先动和跟进两种推进方式，先行建立和打破路径依赖，创建更多的弱联系通道，促进档案社会组织信息联盟的成长，使以网络为主体的网络组织间信息联盟活动得以有效开展，提升档案社会网络信息组织的整体优势。

5.2技术空间的嵌入。目前，档案信息化工作已经进入了快速发展的阶段，各种现代信息技术手段在档案管理工作中不断地得到运用，在虚拟的信息空间之中开展档案管理工作与档案信息服务工作的比重在不断增加。因此，技术空间的进一步嵌入有利于提高档案管理的效率和信息服务的绩效。

在嵌入性理论的指导下，档案工作者应当密切追踪和跟进新技术的应用，将档案信息网络的节点延伸到社会网络的各个层面，借助各种新媒体技术丰富和完善档案信息网络平台，在档案信息资源无障碍聚合、协同化开发、个性化管理、知识化组织、可视化供给、泛在化推送、全景化宣传和全程化融入等方面提升至新的高度。

技术空间的嵌入具有双向嵌入的特点。一方面，档案信息网络可以无缝嵌入到政务网络、物联网络、移动通信网络、广播电视网等网络之中，通过有效的融合开展深层次的档案管理与档案信息服务工作;另一方面，将现有的信息技术和相关应用嵌入到档案管理信息化平台之中，如利用嵌入式系统、互操作系统和结果融合[11]等技术对网络信息资源进行有效的集成、对用户需求偏好进行数据挖掘、对用户信息需求进行自然语言的检索、对用户的潜在需求进行感知、对用户的情境进行判断并以此将档案信息定向推送，更好满足档案信息用户的需求。

5.3业务空间的嵌入。业务空间的嵌入主要体现为档案工作全面参与各专业领域具体业务工作并进行有效融合，从管理制度、组织体系、创新团队和信息平台等方面建立良性业务双向互动关系，形成工作制度和管理规范。业务空间的嵌入包括业务部门嵌入、业务人员嵌入、业务内容和业务平台嵌入四个方面，通过全面嵌入，构成档案部门介入的新型业务工作组织信息体系。

传统的被动式或订单式的档案信息服务方式，按照客户提出的需求开展档案工作，会产生多数档案部门所面临的共同困境，如业务拓展不顺、客户需求不明、用户行踪不定、用户资源流失的问题。

构建业务空间嵌入式管理模式，可以变买卖式、订单式、合同式、外包式的档案管理模式为伙伴式、融合式、合作式和共生式档案管理模式。通过嵌入式用户需求挖掘和延伸用户需求开展档案管理与服务活动，深入服务对象系统的专业和业务腹地，系统参与其业务工作流程，在把握用户显性需求的同时深度挖掘用户的潜在需求，延伸客户需求和创造新的需求，形成新的嵌入式、零距离的服务模式[12]，就可以建立相互间的信任、共生、共赢和依赖关系，变短线为长线，保障相互之间的可持续和健康稳定发展，也会增加和拓展新的机会，获得多边共赢的良好效果。

业务空间的嵌入，可以使档案工作者与所涉及专业领域的业务工作保持密切联系，及时了解和掌握业务进展以及存在的热点和难点问题，把握需求、明确分工、规范流程，对口服务，提高档案的收集、管理、服务的水平和质量。

当然，业务空间的嵌入应以档案部门在知识资源、技术资源、物质资源和社会资源建设方面取得一定成效为前提进行，否则，这种嵌入可能因一厢情愿而得不到真正实施。

6 嵌入式档案信息服务

嵌入式档案信息服务包括嵌入式专业服务、嵌入式专题服务、嵌入式知识服务等多个方面。

6.1嵌入式专业服务。嵌入式专业服务就是建立参与用户专业活动的档案信息服务。从社会网络结构的考察出发，把个体、群体和组织网络的生态关系作为一种动力，研究用户专业活动的信息需求行为，建立新的工作机制，通过互动与合作，开展档案信息服务。

较早把嵌入性理论引入信息资源服务模式研究范畴的是图书馆学领域。1993年，美国学者托马斯・达文波特和拉里・普鲁萨克（Thomas Davenport & Larry Prusak）在《公司资料库的产生》（Blow Up the Corporate Library）一文和比利时学者米歇尔・鲍文斯（Michel Bauwens）在《网络图书馆员宣言》（The Emergence of the “Cybrarian”）一文中分别使用了“嵌入式”概念[13]，提出了图书馆员要走出图书馆进入行业领域和开展网络信息服务的理念[14]。

自此以后，国内外图书情报界的学者们围绕“嵌入式服务”分别提出了“嵌入式馆员”、“嵌入式学科馆员”、“嵌入式图书馆服务”[15]等理念并展开专题研究，分别提出了诸如物理嵌入、组织嵌入、虚拟嵌入、目标嵌入、功能嵌入、流程嵌入、系统嵌入、时空嵌入、能力嵌入、情感嵌入、协同嵌入、社会嵌入、数字嵌入[16]和嵌入式服务的思路并对其实现路径进行系统化探索。

目前，有关嵌入式档案信息服务的研究还没有开展起来，也没有关于档案信息嵌入专业服务方面的探讨。档案信息资源和图书情报信息资源在开发、利用和服务方面具有一定的相通性，因此，可以借鉴图书情报领域在嵌入式服务方面已有的研究成果，以社会网络组织结构为载体，探索各类空间集合中开展嵌入式信息服务的机制和模式，介入专业领域进行全过程需求分析、行为判断、偏好挖掘、信息交互、共建共享并以此为基础开展个性化和情境化信息服务，以提升档案信息服务的质量和水平。

在有效嵌入社会网络的基础上，深度挖掘社会网络节点的信息需求，有效利用社会网络关系的信息通道和社会网络动态交互的动力引擎，构建更加广泛的档案信息资源管理体系和服务体系，提升档案信息共享服务能力。同时，拓展档案的收集和征集工作范围，丰富档案馆藏，形成新的档案资源优势和档案服务能力。

6.2嵌入式专题服务。专题信息服务是档案服务利用工作的一个重要组成部分。传统的档案专题服务一般是围绕领导、各部门和群众需要，通过开发档案信息资源，规划和设计档案服务项目，对档案信息进行研究、加工和开发，以各类编研成果、汇编成果、科研成果等形式开展专题档案信息服务。档案专题服务的性质是通过考察档案用户的当前信息需求，定向研究并提供档案研究成果的主动式信息服务，相对于被动式服务有很大进步。然而，定向并不代表个性化、专业化、互动化、双向性、复用性和共建共享性，其服务的深度、广度、质量、水平和绩效存在先天不足。

嵌入式专题档案服务是以全过程参与用户专业领域的管理活动、科学研究和生产实践为基础，整合社会网络中的各类人力、财力、物质资源和技术力量，以双向嵌入方式，优势互补、协调互动、相互支撑、共建共享和合作创新，而开展的专题档案研究与服务。

其实，类似的档案信息服务在实际的档案工作当中也不乏其例，只不过因缺乏相应的制度设计而显现出其临时性、突击性或应急性特征。从这个意义上讲，嵌入性专题服务具有持续融入用户情境需求的定向信息服务特点，这一服务功能的发挥将带来档案信息服务模式的变革。

嵌入式专题档案信息服务还具有全过程融入用户情境需求的特点，不同的工作活动因其具有不同的规律，应具有不同的合作流程、参与流程和档案专题信息服务流程。例如，面向机械工业产品设计开发的档案信息专题服务，其服务流程按质量标准体系要求，一般应跟踪决策、设计、定型生产、持续改进等各阶段，其中设计阶段又分为初步设计、技术设计和工作图设计等环节，融入其情境信息需求，开发信息资源和开展信息服务。

6.3嵌入式知识服务。把嵌入性看成档案知识化功能的重要特性之一，将档案信息的知识组织、加工、处理和服务嵌入社会网络结构中，可以更全面地认识知识的社会价值，更好地开展知识服务。

开展嵌入式档案知识服务应突破档案知识载体认识的局限，在知识的内容和形式两方面进行拓展。即将书本、头脑、个体、网络、方案、工具、软件、硬件、封装、演进、静态、动态、专业、泛在、抽象、具象等涉猎的知识纳入档案知识组织体系并嵌入到构建的档案社会网络结构之中。同时，充分利用社会网络的交互、汇聚和融合的特征[17]对知识体系进行重新认识和组织，构成新型的嵌入式档案知识网络或档案人际知识网络。这种嵌入式知识网络，以社会网络节点为单元，以社会网络关系为通道，以网络交互作用为动力，进行增值化组织、传递、交流和共享，增强知识服务的专业性、亲和性、可信性、交互性、共建性、分享性、多赢性、后效性和成长性，形成档案知识生产与服务的自适应良性循环生态环境。

7 结语

关于嵌入性理论的应用问题，图书情报界借鉴哲学和经济学界的研究成果，较早开展了研究，也形成了较为系统的研究成果，而在档案工作中的应用研究还没有开展起来。本文对嵌入性理论产生的背景、在档案管理中应用的必要性、应用的原则、嵌入式档案管理机制和嵌入式档案信息服务等方面的内容进行了初步探讨。

嵌入性理论在档案管理与服务中的应用涉及面比较广，既有档案业务管理问题，也有档案行政管理问题，以及档案人才队伍、档案职业教育、档案信息网络、档案法律规范、机制体制建设等方面的问题。从嵌入性理论应用研究的内容上看，包括过程嵌入、网络嵌入、增值嵌入、集成嵌入、组织嵌入、结构嵌入、文化嵌入等，以及嵌入、脱嵌、再嵌入、双重嵌入、双向嵌入和叠加嵌入等嵌入性原理在档案管理中应用问题。这些内容和问题研究的空间还很大，有待相关学者进一步开展讨论并期待在这些领域或方向上有更加系统和高质量的研究成果出现。

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在当前用户需求日益多元化和教育手段日益更新的今天，开放大学只有在学籍档案方面对管理和服务进行创新，才能更好地优化传统的档案服务模式，对服务进行深化和拓展。

一、从管理方面探究开放大学学籍档案管理的创新策略

1.对管理流程进行创新。在准备阶段，制订毕业审核方案，对毕业生成绩的和审核的时间以及毕业审核报告的形势和毕业审核通知的等均需做好准备，并及时保存文件、方案、通知等。到了实施阶段，主要是通过初审、复审以及终审，对数据进行审核和校对，并制作和发放毕业证书。但是必须保证信息的准确性，严禁存在任何错误。在上报环节，主要是整理好学生数据之后及时上报到有关主管部门。而在存储环节，要根据建档要求，将毕业生的成绩单清晰地打印出来，并贴上照片，按照要求将其整理归档后送交档案室进行保存。

2.从管理制度上进行创新。在学籍档案管理中，注重管理流程创新的同时还应在管理制度上进行创新，尽可能地提升档案管理人员工作的积极主动性，确保所建立的考核机制将工作目标作为管理的核心，从而更好地评价工作完成的情况，并不断完善现有管理机制，明确档案管理的目标和方针，确保档案管理成效的评价更具多元化，从而更加灵活地考核管理的成效。

3.从管理技术上进行创新。这里主要是加强计算机信息技术的应用，尽可能地摒弃传统的手工模式，利用计算机技术构建学籍档案信息系统，集检索和编研以及统计为一体，提升学籍档案工作效率与信息开发效益，传播各种信息资源，这对提升学籍档案的使用率具有十分重要的作用。所以我们必须将学籍档案信息资源的共享作为目标，加强建设的力度，着力提高学籍档案资源的信息化建设水平。而在此基础上，还应加强学籍档案网络建设，尽可能地为学生提供交互式和开放式的学籍档案管理平台，使其更好地对有关信息进行检索，实现档案资源的共享。

二、从服务方面探究开放大学学籍档案服务的创新策略

开展管理工作十分重要，但是要想优化管理，就需要将管理上升到服务的层次上来，因而在注重上述管理工作的同时，还应提供多元化的服务，促进服务的创新。

1.在服务意识方面进行创新。始终坚持客户第一的意识，在法律许可的范围内，应给广大师生和社会上的一些学籍档案信息的等提供支持。由于学籍档案中所记录的内容较为重要和特殊，因而其具有较强的严肃性和神秘感，所以在学籍档案资源的开发和研究方面难以形成一定的氛围，进而对其加工和利用的难度较大。因此，管理人员必须树立客户第一的意识，尽可能地开放学籍档案服务平台，满足不同群体客户的需求，并想方设法调动学籍档案管理人员的工作积极性，从而更好地促进学籍档案服务水平的提升。

2.在服务模式方面进行创新。主要是对归档材料实施数字化的处理，尤其是易损和利用率较高的档案材料，应加强对其的数字化处理，并及时建立学籍档案数据存储中心，将档案数字材料存入数据库中，从而促进学籍档案服务模式的创新。而在此基础上建立网络平台，完善其检索功能，就能使客户更好地利用这一资源。另外，高校要不断完善学籍档案管理标准和规范，并对这些资源进行网络备份，从而确保数据资料的安全性。

3.在服务手段上进行创新。首先是制作网页，并将学籍档案信息及时录入，以便于对学籍档案信息进行检索，从而更好地促进服务水平的提升。其次是建设电子文档中心，对各种学籍信息进行归档处理，方便客户对电子文件的查询和利用，实现电子文件信息资源的共享。再次是加强对资源的整合，打破传统的独立格局，将信息系统变得更加开放和更具共享性，实现对学籍档案的一体化管理，尽可能地将系统的整体优势发挥出来，从而更好地实现资源的共享，促进学籍档案服务水平的提升，并加强对经验教训的总结，在服务手段上赢得客户的认可和青睐。

三、结语

综上所述，开放大学的学籍档案管理是一项十分重要的工作，为了更好地促进管理水平的提升，还应从传统的管理理念上转移到服务理念上来，并对管理模式、服务方式等进行不断创新和发展，才能更好地为客户提供更加优质高效的服务。

参考文献：

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1 档案信息管理的现实反馈

作为企事业单位的基本信息架构和基本的信息记录反映，档案记录与管理对于企事业单位的发展及对往经验的总结有着重要的影响，集成化的信息档案数据不仅是人员及事件的实时数据库更是基本的数据测恒保值的重要指标，可以集中反映人员及事件的发展动态及社会群体组织的静态平衡，不仅有着现实的数据指导意义更有着数据保值，现实数据恒定的单位值衡量的意义，由此可见，做好基本的档案信息归类和基本的数据档案分析，对于促进社会组织的现实指导思想有着极大的价值。相对来看，来源于现实数据的实时记录不仅是社会群体组织衡量自身发展潜力的重要指标，更是国家对于社会群体组织进行基本数据管理的有力参考，通过实时的档案数据记录，可以对历史进行经验总结，对于现在发展趋势进行有效的数据分析，对于未来的发展战略进行有效规划，从而促进企事业单位能够保持恒定发展速度和稳定的增长规模。

2 基本档案信息规划操作体系的建立

在档案信息领域发展中，系统的目标是多元化发展步骤的集中表现，同时，目标立足于层次化，具体化是保证针对不同形式下模式组成进行因条件进行目标调整的基本前提。目标的制定是整体系统发展过程的向性规划，对整体任务安排有着引导功能，其具体的定位设计决定着全方位的规划能否顺利实施。针对系统发展模式转变受传统制度制约这种状况， 完善目标的转变，具体可以采取以下方法：1.要把目标与规划工作进行统一，以便更好地对进度进行控制和管理，而且要深入了档案信息状态及发展态势，制定出实际需要的方案，进行实践性操作从而提高对系统目的具体性认识，做出相应的规划安排。2.在相应的进度安排下，运用目标选择对系统进行优化，同时保持其进度不变的情况下继续深入系统实践。并且在设计方案时，需要不断地根据进度进行安排，并且根据实际情况进行合理变更。3.由于发展趋势的不断变化，在具体发展过程中还要把握好整体效果，顾及好现状，协调多方面积极因素进行配合，实现对过程的整体把握，有利于对进度的更好掌控。同时；建立“规划性”档案信息管理模式，那么在现实数据反馈下下计算机与智能化导向命令要进行充分的互动，计算机居于命令传授的引导位置以准确的指令向智能化操控模式发出命令，使信息计算机的系统思维由被动形态的接受转变成主动状态下灌输，从而提高系统的运营效率。首先，在系统运行过程中要摒弃传统的操作思路，以精确的系统语言为引导，提高系统的智能转化，从而保证数据综合分析的准确无误。

3 档案管理服务模式的创新

服务工作是推动社会向前发展的动力，社会群体之间、社会物体之间、人与人之间都是通过服务为彼此联系的纽带，维系着彼此的存在与发展，是维持社会机能正常运转的重要前提。档案管理科室及档案管理机构，是历史数据查询的重要地方，同时也是相对社会领域的历史信息汇总记录的地方，对于社会信息文化的传承有着重要的作用。它的基本职能是直接或者间接的满足受众者对于历史信息的需要。体现于档案管理的各项工作的出发点和归宿点都立足于服务。要想充分的搞好档案信息的服务的工作就需要有着高素质的人员来担任管理员，只有高素质的人员进行管理工作才能创新信息服务模式。在档案信息服务结构管理方面，系统管理体系的建设应该以人员为责任主体进行逻辑链条的结构的经营模式链接，人员起着管理发展的直接性引导作用。在实际档案服务主体规范性分析，还需要对信息管理的职能进行从不同角度的细致划分。首先，从现实需要的角度出发，管理的客体包括档案信息管理与组织管理，由管理搭配的各个方面协调配合产生的，当各类的服务模式与到其中的时候，就需要对它们进行优化管理分析，这样才能保证管理机能的有效运行。

4 档案信息管理的数据创新化需要

在社会知识文化竞争日益激烈的今天，对于大型的档案管理中心来说，档案是技术竞争的核心，档案管理是知识效益竞争力的标准。在档案管理的过程中，数据化技术体系的优化管理已经不再局限于档案阅读控制的范畴之中而是人们获得历史数据的战略竞争力的核心。档案的数据化管理以技术和信息的基本化管理为数字化驱动的背景，对常态化数据的运作和绩效评估进行详细的记录，在记录数据的核心前提下，建立数字化管理的体系，将所有的档案类目的项目分化瓦解到相应的管理环节和知识普及之中去，大大提高了档案创新化服务的速度。同时，系统与其他的技术应用模块进行优化搭配，形成垂直管理的计算数据库，提高数据的集成运用性，对各个种类的档案信息进行协调化的搭配管理，形成独具项目个性的管理模式，对提高服务模式的科学性、正确性，提升档案管理中的创新服务的核心竞争力有着积极作用。

5 档案管理的特色化发展趋势

档案管理工作的创新服务模式改变的时候，也要在创新服务的综合带动下，改变自身发展的方向，树立特色服务发展的目标，建立特色服务体系，综合影响和服务因素，带动特色趋势的发展。其特色趋势发展的方向包含三个带动点，首先要综合开发本单位的特色信息服务，建立特色信息服务体系，在发展改革的过程中树立创新的特色发展模式，确立特色信息发展的引导地位。要努力建设自身的特色信息服务的体系，构建自己独特的信息服务风格，占据信息人才独特培养的培养的地位，形成特色产业服务。在服务项目的选择和信息价值定位的过程中，要统筹全局的发展思路，转变工作方式，进行多种形式的信息服务经营，运用科学技术手段优化管理档案系统信息，形成自己鲜明的产业特色和档案服务的风格。要规范信息健康发展，减少发展的阻力因素，推动体制的深化改革。要积极发展行业的创新业务，将新的手段技术与服务相结合。但是创新的此举，预示着未来发展的中心和活动行为需要选择，具有很大的不稳定性和未知性，因此要创新产品，一直要做好全面的准备。要对各个相关方面进行深入系统的调查研究和科学客观的预测分析，不可单纯靠人为，从长久发展着手权衡利弊，分析信息的优缺点对于信息来说得多还是失多。在一定的创新规划性指导的情况下，对内容进行一定的量化分析，从而进行特色体系创新机制的建立。

6 结语

新常态下的档案管理模式的创新需要结合于各方面的资源和积极办法进行根本的管理性变革，同时在满足于信息集中化需要的前提下，做好档案服务工作的特色化创新和新特色档案信息服务模式的打造，努力的促进档案管理技术的进步和管理效率的提升。

参考文献

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档案公共服务能力是指充分利用馆（室）藏档案资源向社会各界提供政府政务信息、现行政策法规等综合信息服务和为各级政府和领导提供科学决策服务的能力。随着社会发展和档案意识的不断提高，人们查询信息的需求不断增加，社会管理和经济建设中对档案资源的利用要求也越来越高。因此，如何从根本上提高档案公共服务能力，为社会各界提供全方位的查阅服务，已经成为档案部门正在不断研究和探索的新课题。

1.目前档案工作公共服务能力建设存在的问题

1.1思想观念意识淡薄

①档案工作公共服务意识淡薄。长期以来,由于受封闭思想的影响,许多档案馆一直把为党政职能服务作为自身服务的主要方向,服务的对象主要是政府机关及各种学术研究机构,传统的“机关衙门”作风和“机要重地”的思想意识尚未根本消除。这一定位使档案馆整体活动难以产生相应的旨在服务广大群众的内在驱动力，这是目前许多档案馆存在的通病。

②公共服务能力欠缺，服务效果不佳。档案部门长期以来公共服务意识淡薄,档案馆在为社会提供利用的手段、途径上还存在着很大的欠缺,被动服务还是许多档案馆的主要服务方式。由于服务意识不强、服务内容不充实和服务水平不高等原因,导致我国档案馆的利用率普遍比较低。利用率低下、利用效果不满意,这反映了档案馆服务效果不理想的现实状况。

1.2档案工作队伍建设和管理等软件建设有待改进

由于受体制、编制等因素影响，档案馆急需的科技、专业人才无法进入，造成专业人才紧缺，年龄结构老化，不能适应档案工作现代化、信息化建设的需要，直接影响档案业务工作的深入开展。此外，同级财政预算只能保证档案馆日常工作的开展，而档案馆的基础建设费、功能建设费、档案保护费等却不能给予保证，造成档案馆舍与设备陈旧，馆藏档案检索利用方式老化，馆房面积不足。

1.3档案场地资源、档案结构等硬件建设滞后

①馆藏结构单一，档案资源地方特色不突出。目前许多综合性档案馆普遍地存在着馆藏结构单一、含金量低的现象,馆库内大量充塞的是反映公务性活动的文书档案,缺少民众日常生活密切相关的专门档案、私人档案。

②档案接收进度不能与时俱进。许多档案馆近几年虽然加快了档案接收进度,但是,在馆藏档案总量不断增长的同时,档案的信息量、含金量却没有随之同步增长。

2.加强档案馆公共服务能力建设的对策

2.1转变观念,强化公共服务意识

服务意识的转变与创新是档案馆增强公共服务能力的前提和基础。必须加强社会服务意识,充分认识档案馆是公共文化事业机构,公共服务是档案馆的基本职能,档案馆的建设要充分体现公共服务机构的特征。同时要加强全社会对档案馆公共服务的认知度,利用多种途径加强宣传,并开展有效的公共关系活动,将现代档案馆的理念、档案馆提供的服务以及档案馆正在发生的巨大变化告诉社会、告诉公众,积极实践,让社会了解档案,让档案走进社会,使社会公众改变对档案馆的传统认识,树立起良好的、新型的档案馆形象,把档案馆建设成为广大民众求知、寻史、休闲的必去场所。

2.2坚持以人为本，充实馆藏资源，优化馆藏结构

为了有效地改善目前综合档案馆的馆藏结构，必须将“以人为本”作为行动的导向。丰富的馆藏资源和优质的馆藏结构是档案馆提供优质服务的资本。要改变馆藏档案内容不丰富、结构不合理的现象,就必须加强档案接收和征集工作,充实馆藏资源,优化馆藏结构。为此,档案馆应结合本地区的历史、自然风貌、物产、著名的事件和人物、民俗、、名胜古迹、民间艺术、名特优新产品等方面的情况,积极收集相关的档案与资料。

2.3创新服务方式，拓宽服务渠道，加大档案资金投入

①利用多元化手段提供服务。积极主动地从利用者角度来开展多元化的公共服务是提高档案馆公共服务能力的最好体现。充分发挥窗口作用。主要是充分发挥“调阅利用窗口”和“现行文件服务窗口”这两大服务窗口的示范作用,进一步提高窗口的服务质量。这两大窗口是档案馆的形象窗口,提高它们的公共服务能力是提高整个档案馆公共服务能力的关键。

②简化查阅手续,降低社会公众迈进档案馆大门的“门槛”。与一般的图书资料不同,档案具有保密性,不同密级的档案,其利用范围是不同的。用户如果想查阅利用某一档案,需要出具合法的证明和办理相关的手续后方可进行。

③建设档案便民查阅中心，为提升服务能力提供高效平台。创新档案公共服务模式是提升档案公共服务能力的根本。将原先分散在各部门的专业档案在档案中心进行资源整合、归类和优化，建立档案查阅超市，实行便民服务式的窗口服务，并通过档案信息网络、传真等形式提供各部门未进馆档案的代查服务，真正实现“进一家门查找”、“盖一个章证明”、“上一个网浏览”的规范化、科学化、制度化和社会化的一体化服务。

参考文献:

[1]倪红.以人为本,增强档案公共服务能力.上海档案,2007(1).

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[中图分类号] R197.322[文献标识码] C [文章编号] 1673-7210(2010)06(b)-109-03

Medical records management and service under the network environment

LI Weiming1, WANG Shaijun2, ZHANG Yajin1, ZENG Yuhe1

(1.Huizhou Central People's Hospital, Guangdong Province, Huizhou516001, China; 2.Huizhou Branch, Guangdong Mobile Co., Ltd., Huizhou 516001, China)

[Abstract] With the extensive applications in computer and network communication technology in the hospital, the hospital medical records management and service have entered a new stage of management automation, resource digitization and transmission network. Under the network environment, the hospital medical records department should make full use of computer and network technology as well as improve information management and medical records services to meet the different needs of customers and promote the development of the hospital medical records. This paper explores, under the network environment, the characteristics of medical records management and service, medical archival management and services and what should be paid attention to in medical archival services. It concludes that medical records management and services under the network environment are convenient and efficient and high-quality, which directs the way for current and future development.

[Key words] Network environment; Medical archival; Management and services

随着计算机、网络通信等技术在医院广泛深入应用,一些中大医院在医院信息系统(HIS)应用到临床、医技、药剂等科室与患者医疗相关的各个环节后,医学影像系统(PCAS)、检验系统(LIS)相继应用,并对HIS的功能进行扩充升级及与PCAS、LIS等进行集成互联,开发应用互联网环境下集文字、符号、图形、声像等于一体的电子病历档案系统(简称电子病案 EMR)。虽然目前处于电子病历档案与纸质病历档案并存双轨制应用阶段,但对病历档案的管理和服务产生了深刻的影响。本文就网络环境下,对病历档案信息的管理与服务进行探讨。

1 传统的病历档案管理与服务

1.1 管理方面

传统的病历档案是以纸质为载体书写和储存,数量多、体质大从档案资料的收集整理、编码索引、归档入库等需要耗费很多的人力、时间,工作效率低,常因患者出院后一些检查检验报告不全,而不能按时归档。纸质病历档案不仅怕水、怕火、怕虫、怕霉,而且怕散、怕乱、怕损、怕丢,储存保管工作要求很高,医院的病历档案一般都没有恒温防潮设备,储存保管工作难度大、安全性差。

1.2 服务方面

传统的病历档案信息的服务,一般仅是在医疗机构的病案室向需求者提供资料检索统计、借阅纸质病历档案资料、复印或摘抄规定允许的病历内容,这种方式下病历档案信息资源利用的时间和地域空间受到很大的限制,病历档案信息利用社会成本高、利用效能低。

2 病历档案信息服务对象

病历档案信息服务对象,按服务范围可分为医疗机构内部服务和对外社会服务。

2.1 对内服务

主要是为医疗管理、教学科研活动、医疗护理质量控制、开展临床合理用药研讨、药品和医疗服务物价检查等提供服务。近年,随着医院医疗改革的深入,医疗法规的健全,医院管理走向规范化,教学科研能力的提升,加强质量管理防范医疗风险意识的提高,医院内部对病历档案信息的各种需求日趋增多。

2.2 对外服务

一般是为社会和商业保险机构的保险理赔给付、司法机构的刑事民事案件取证、医学鉴定机构进行医学、患者异地诊疗、居民办理与健康和疾病有关的事项等提供服务。近年,随着社会经济的发展,医疗改革的深入,社会医疗保险向城镇和农村广大居民覆盖及对大病、特种病保险病种范围扩大,人们经济生活水平提高对预防保健需要增多,公民法律和维权意识不断增强,社会群体及个人对病历档案信息的需求越广越深。

3 网络环境下病历档案管理与服务特点

由于我国至今还没有确定电子病历档案法律效力的有关法律,电子病历档案在民事、刑事活动中不具有法律效力。《电子文件归档与管理规范》规定“凡在网络中予以逻辑归档的电子文件,均应定期完成物理归档。把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存”。目前,应用电子病历档案的医疗机构,都是采取纸质病历档案和电子病历档案并存的双轨制管理方法应用。因此,对现阶段的网络环境下的病历档案管理工作要求更高,既要将电子病历档案打印成纸质病历档案,按纸质病历档案管理规范进行整理索引、归档入库、储存保管工作,又要按《电子文件归档与管理规范》规定,对基于网络环境下的电子病历档案进行逻辑和物理归档并拷贝至耐久性好的载体上保管。

与传统的病历档案信息服务方式相比,因电子病历档案应用的是计算机信息和网络通讯技术,病历档案资料储存在网络服务器,具有信息共享性强、传输速度快、易于检索统计、且不受时间和地域空间限制的特点。各种病历档案信息需求者,如医院内夸科室会诊和异地远程会诊、社会保险和司法机构及患者查阅病案(按规定允许的内容)、医护人员进行科研和撰写论文借阅病案等,只要在网上进行申请,经过审核授予权限都可以通过网络(局域网或互联网)快速获取所需的病历档案信息,为需求者提供方便灵活、高效质优的服务,提高病历档案信息的利用价值和社会经济效益,是当今和将来的发展方向。

4 网络环境下病历档案信息管理与服务措施

4.1 病历档案技术创新

网络环境下病历档案信息管理与服务,其前提必须是病历档案信息电子化、传输网络化,即需要建立基于互联网环境下的电子病历档案系统。我院与广州麦德医像有限公司合作,研究开发实施基于互联网环境下的电子病历档案系统。系统对电子病历档案各子系统(HIS、PCAS、LIS、病案统计系统等)进行整合,建立数据库接口与对接互联,实现数据的共享,系统在技术上采用BS结构,采用三层架构设计,并采用大型数据库Oracle 9i,客户端无需安装,只需在IE浏览器中输入相应的网址经过受权许可就可以访问电子病历档案系统,进行病历书写、查阅、打印、检索、统计受权许可范围内病历档案资料。

4.2 建立网络管理与服务制度

网络环境下的电子病历档案及信息服务,对病历档案管理与服务,既是技术上的变革,又是管理上的挑战。为推广网络环境下电子病历档案的应用和病历档案信息服务网络化,必须建立与之相适应的制度,使管理、服务规范化、标准化、程序化。我国至今还没有确定电子病历档案法律效力的有关法律,在目前医院采取纸质病历档案和电子病历档案并存的双轨制应用的情况下,必须建立电子病历书写、电子病历档案归档保管和利用制度,保证病历档案与电子病历档案内容的一致性,确保电子病历档案按照《病历书写基本规范》、《医疗机构病历管理规定》、《电子文件归档与管理规范》的规定要求进行书写、归档、保管、查阅、复制。

4.3 建立网络服务平台

它是基于互联网环境下的电子病历档案系统中开设面对病历档案利用需求者开放的服务平台,让需求者在网络平台上进行具体需求申请,病历档案管理人员在网络平台对申请进行受理服务,主要包括以下方面:

4.3.1 需求者符合性审核病历档案不同于一般的文书档案,它在医学鉴定、医学证明、民事和刑事诉讼等属于法律性文件,且涉及患者的隐私,不能随意提供利用。《医疗机构病历管理规定》对病历档案利用者的身份作了明确规定:第六条规定“除涉及对患者实施医疗活动的医务人员及医疗服务质量监控人员外,其他任何机构和个人不得擅自查阅该患者的病历,因科研、教学需要查阅病历的,需经患者就诊的医疗机构有关部门同意后查阅。”第十二条规定“医疗机构应当受理下列人员和机构复印或者复制病历资料的申请:①患者本人或其人;②死亡患者近亲属或其人;③保险机构。”第十四条规定“公安、司法机关因办理案件,需要查阅、复印或者复制病历资料的,医疗机构应当在公安、司法机关出具采集证据的法定证明及执行公务人员的有效身份证明后予以协助。”医院病历档案管理部门在受理申请时,必须按照规定严格进行身份证明审核,身份符合的给予信息利用服务,不符合者及时反馈审核信息。

4.3.2 查阅和下载内容审批及开放时限确定需求者符合性审核通过后,医院病历档案管理部门应根据不同的需求者,审批确定其查阅和下载内容及使用时限,将受理服务信息反馈给申请者,对获准病历档案信息利用者,在规定的时限内提供在线服务。提供的查阅和下载内容,除对患者实施医疗活动的医务人员、医疗服务质量监控人员、科研教学、公安和司法机关办理案件外,其他需求者查阅和下载的内容应仅限于《医疗机构病历管理规定》第十五条规定的范围:门(急)诊病历和住院病历中的住院志(即入院记录)、体温单、医嘱单、化验单(检验报告)、医学影像检查资料、特殊检查(治疗)同意书、手术同意书、手术及麻醉记录单、病理报告、护理记录、出院记录。

更新理念拓展服务范围:医院病历档案管理工作者应当不断更新理念,提高服务意识,从被动服务转为主动服务,不断拓展服务范围。充分利用网络服务平台,为不同的需求者提供人性化、个性化服务,最大限度地满足需求者的要求,使信息发挥最大的效用。如:利用电子病历系统在采集、传输和存储病历书写过程的实时信息,对病历书写时限进行监控,并通过网络服务平台提示医护人员在规定时限完成病历书写;在网络平台上及时通告检查发现的运行病历和终末病历档案存在的质量缺陷,让医师、护士纠正;定期在网络平台上病种收治、转归、住院日、诊疗费用等信息,使医院和和科室管理者了解临床各科工作、疾病发展趋向、治疗转归等情况,为领导决策、临床医疗及科研教学工作提供依据;在网络平台上通报医疗纠纷案例,对医疗纠纷发生的原因、后果及处理进行分析,使医护人员从中吸取教训,减少医疗纠纷的发生,确保医疗安全。

5 网络环境下病历档案信息服务应注意的问题

5.1 隐私权的保护

病历内容不但记录了患者本次患病的病情、治疗经过及愈后情况,而且对患者的既往身体状况、家庭健康状况、家庭关系、个人生活史等信息都作了相应记录,其中有些内容涉及个人隐私,一旦隐私泄露后果严重。《中华人民共和国执业医师法》第三十七条第九项规定:医师在执业活动中,泄露患者隐私造成严重后果的,由县级以上人民政府卫生行政部门给予警告或者责令暂停六个月以上一年以下执业活动;情节严重的,吊销执业证书;构成犯罪的,依法追究刑事责任。因此,医院病历档案工作人员在病历档案的服务过程中要增强法律意识,认真做好病历档案的保密工作,避免患者隐私的泄露。

5.2 确保病案信息安全

由于计算机网络技术是一个开放的系统,具有共享性、开放性、复杂性等特征,致使网络面临各种安全威胁,尽管在信息安全保密方面有许多成熟的技术,诸如我们已经采用到的网络防火墙技术、防毒查毒、公共网络、内部网络与外部网络的物理隔离等方法,但在蓄意窃密的黑客面前仍会显得苍白无力,病历档案信息随时可能受到破坏和攻击。因此,我们应清楚地认识到安全保密问题是病历档案信息网络管理的最大障碍,必须认真做好网络环境下的病历档案信息安全保护措施,保证病历档案信息网络安全运行。

[参考文献]

[1]蒋友好,徐永晋,马力,等.电子病历的信息交换接口设计[J].生物医学工程学进展,2008,29(1):49-52.

[2]党闰民,宁勇,孔德生,等.电子病历系统集成的关键问题讨论与实现[J].医疗管理,2008,5(30):98-99.

[3]张兆国,勘范可.电子病历信息管理和临床科研应用系统开发[J].中国数字医学,2008,3(9):68-69.

篇12

在我国社会经济的飞速发展和计算机技术创新双重作用下，档案管理也朝着信息化和高效化方向不断发展，这使得档案的查阅和管理工作更加的便捷有效。但是现如今大多数的档案管理部门仍然按照传统的方式进行档案的管理，这在一定程度上阻碍了市场的顺利运行和发展。档案的管理业务在市场中属于一种经济联系发展的产物，在社会和企业中都有着不可替代的作用，同时也是市场重要价值的体现。档案管理在引入计算机云技术后，才能够实现档案管理的电子智能化。

1 云计算档案管理服务的优点

1.1 服务更加的全面

档案管理中计算机技术的广泛应用使得档案管理的服务质量更加的优化，同时对档案机构中的人员设置也有了一定的影响，这在整体上更加的完善了档案管理工作的服务性能和操作效果。以云计算技术作为依托的档案管理能够让用户通过软件单独进行操作，达到资源的最有效整合。档案信息的条理化储存，能够跟家的方便用户进行信息查询与操作。

1.2 持续性更好

传统的档案储存和管理方式是将纸质的答案放在固定地点存放，一旦发生意外事件如火灾、水灾等，就会对档案带来毁灭性的损失（1），这很容易对企业档案使用带来阻碍，难以保证答案存储的完整性。云计算的档案管理方式是给予集群的储存方式来进行管理的，这样就能够保证档案被分类的保存在计算机的服务器中，避免了因为灾害事件造成的档案资料损失，使得档案的保存持续性更加的好。

1.3 操作效率较高

传统的档案管理需要在设备维护上投入大量的人力和经费（2），这对企业来说，是一项重大的支出成本，由于档案的管理人员素质高低不一，也对档案的管理带来了一种潜在的危害，加之部分企业的档案管理制度不够完善，也会导致档案管理的危险性。但是云计算的使用，能够在很大程度上减少了档案管理的人力工作量，能够直观有效的提高档案的管理和服务水平，同时也优化了资源的高效配置，使得档案的管理更加系统化。

2 档案管理中服务创新的必要性

2.1 服务创新的内涵

档案管理工作的作用任务就是为用户提供优质服务，而服务的好坏对档案管理工作的发展有着直接的影响。因此，档案的管理人员有责任对档案的管理服务进行创新。档案管理工作在进行创新的时候，必须要以现代的计算机技术作为依托，充分的对服务空间进行有效开发，保证服务层次和质量的提高，以最大程度的满足读者对信息查询的需求。

2.2 档案的管理工作需要具备创新意识

为了能够保证读者问题的更好解决，档案的管理人员需要具备一种创新意识，发挥现代的先进科技设备的真正作用。以前传统的档案管理都是采用的纸质印刷品进行资料的储存，但现在，计算机技术的进步促进了储存方式的改变，大部门的档案管理部门都是采用声像、光盘、磁介质等工具进行的资源管理（3），这就要求档案馆需要对服务进行相关转变，以适应社会的需求。

3 基于云计算的档案管理服务创新措施

3.1 档案信息资源的共享

云计算技术的使用，使得档案的管理人员可以将数据等信息全部上传到云计算中去，充分的利用云计算本身的优势来做到信息共享的最大化。在档案的管理期间，一定要对服务进行灵活的创新，根据用户的实际情况来调整服务策略，保证资源的完备性，保证所有的资源都可以实现用户共享，从而为用户提供最满意的服务。使用户能够随时随地的通过云计算服务平台来了解信息数据等资料的查询，实现资源利用率的最大化。

3.2 提供智能的推送服务

利用云计算本身自带的高智能化跟踪服务平台，管理人员可以能够根据用户的需要，在充分考虑馆藏资源的情况下，为用户智能的推动相关服务。除此之外，档案管理人员也可以根据企业提供的G3数据业务进行相关服务网站的建立（4）。这个网站的信息和内容可以涵盖档案馆所有的数据信息和资源，网站的浏览方式设置一定要足够简便、足够快捷，确保用户在手机客户端浏览网站时充分并及时的获得想要的资源信息，实现资料查询的特色服务。

3.3 开展个性化服务

档案管理部门可有根据云计算技术在数字资源整合方面的巨大优势进行资源的重新划分和整合，方便读者的不同需求，同时，在读者进行资源的选择时，可以将自身的兴趣和爱好当做最主要的选择依据，实现信息服务的个性化，跟好的贴合读者需求。根据用户的需要和意愿，进行资料查询服务的修改或者退订，更好的实现档案服务工作的个性化。

4 结束语

档案管理服务中的云计算技术使服务更加的全面和高效，这对档案管理工作来说是一种创新形式。对云计算档案管理服务进行创新，进行档案信息资源的共享，为用户提供智能的推送服务并开展个性化的服务，才能够保证档案管理水平和质量的整体化提高，从而实现资源利用的最大化。

参考文献

[1]张凤武.基于云计算的档案管理服务创新[J].档案与建设，2013，08（09）：128-129.

[2]孙长美.基于云计算的档案管理服务创新分析[J].管理观察，2015，03（04）：150-151.

[3]阿木日汗.基于云计算的档案管理服务创新研究[J].才智，2014，12（16）：298-299.