信息管理范文

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[关键词]信息资源 信息管理 信息资源管理 领域 演变 层次 目标

[分类号]C350

1　信息要素的地位与作用

按照维纳的观点，客观世界是由物质、能量和信息三种要素构成的，但是这三个要素的地位与作用在不同的社会有所不同。从人类社会的历史演进看，在采猎社会和农业社会，人类活动的重点就是马克思所说的首先要解决食、住、穿问题，为进一步发展奠定物质基础。由于生产力低下，人类长期使用手工化的劳动工具并处于自给自足的农业社会，生产劳动(物质活动)主要是为了满足劳动者自己及其家庭对物质资料的需求，而不是用于交换，这又限制了其对信息、尤其是外部信息的主动需求，加之认识和运用能力有限，信息活动始终处于潜在的从属状态。蒸汽机的发明把人类带人到工业社会。科学技术的发展、机械化劳动工具的出现和工厂制度的建立，实现了物质产品的大规模生产，从而出现了超出劳动者自身需要的剩余产品，同时对工业原料和能源的需求也日益扩大，这些都促进了市场和贸易活动的发展，于是人们开始关注和重视(市场和贸易等)信息问题，自主的信息意识开始觉醒，有组织的信息活动开始出现。与农业社会不同的是，运用大机器的工业社会只有在能源这个“血液”的支撑下才能运转，因此能源的作用在工业社会就显得十分突出。科学技术的进一步发展和现代信息技术的发明使人类开始进入信息社会。生产力的发展达到了新的高度，出现越来越多的专业信息工具，加快了信息的生产、传播与利用。各种其他的劳动工具也逐步实现了自动化、信息化和智能化，而劳动工具对信息需求的不断增加体现出传统的物质劳动形态正在发生深刻变化――劳动者可以通过信息的运用来完成劳动过程。这些都说明，信息技术的发展、普及和运用推动着经济乃至社会的信息化。信息化加速了信息的传播交流，促进了生产活动，扩大了市场范围，出现了全球经济一体化，这反过来又推动着信息化的进一步发展。与工业社会有异的是，在信息社会中，由于劳动工具、劳动过程、劳动者、社会组织等的不断信息化，信息劳动已经成为一种基本和主要的劳动形式。这就使得信息社会的有效运转必然要建立在信息有序的基础上，于是信息和信息活动就从“幕后”走向“前台”。在信息社会中，信息成为社会最重要的资源，因为一切活动的触发、持续都依赖于信息。信息，确切地说，是及时、准确、可靠的信息，更是一切管理活动的基础。

2 信息管理

2.1 信息资源的涵

现代信息技术的发展和普及运用已经把人类社会推进到信息社会，一方面，社会交往的频繁，经济竞争的加剧，科技创新的加速，促进了信息的大量生产和广泛传播，另外一方面，信息工具的普及运用也推动着信息的生产和传播，今天我们每个人、每个社会组织都可能既是信息的消费者，同时也是信息的生产者。信息爆炸已经不再是预言，而是真实的社会现实。每个人、组织和国家都希望从信息中获得发展的先机和动力，在农业和工业社会中重点开发物质和能量的发展路径，正在向开发信息的方向转变。信息已经成为当今社会最主要的资源，但和任何其他资源一样，信息只有经过加王转化后才能利用。但是，这个问题在信息爆炸的时代正变得日趋严峻。因为和历史上其他时代相比，今天我们虽然拥有了海量且不断增长的信息，但是相对而言可以为人们利用的信息却在不断减少，失去控制和无组织的信息不仅不构成资源，相反，它会阻碍人们对信息的吸收和利用。当人们面对着鱼龙混杂的信息“海洋”时，就会陷入望洋兴叹的困境。因此，加强对这种资源的管理、开发和利用将是这个时代的主要任务，而完成这个任务的理论、技术、社会、经济等条件已经具备，于是信息管理便应运而生。信息管理，顾名思义，就是对信息的管理，准确地说是对信息内容的管理，它涉及到信息的整个生命周期――确定信息需求、开展信息收集或生产、加工处理、存储检索、提供传递、使用吸收、处置等。这也是人们通常所理解的“信息管理”。但是，信息不等于信息资源，只有那些在现有的技术、经济、社会等条件下能为人类开发、利用的信息，才构成资源。而要开发、利用信息必然还需要利用其他的相关资源，因此对信息资源的概念就有多种理解。为便于研究和管理，人们把信息本身(informa-tion itself)所构成的资源称为核心资源、信息资产、信息储备、信息内窖(数据、凭证、技术文献、商业秘密、技术诀窍、环境知识等)，它是同质要素的集合体，而把与信息本身开发所需的相关资源(又称为支持资源)――信息人员、信息技术、信息设施、信息设备、信息中介、信息机构等称为信息资源，它是异质要素的集合体。在英文中，前者用information resource(或infor－marion assets，information holdings，information con―tent)，后者用information resources表示。

2.2　信息管理的演进

人类的成长和人类社会的进步与人类自身信息能力的成长呈正相关关系，而信息能力的强弱又显示出信息管理发展的不同阶段。事实上，管理信息本身是人类自诞生以来的不懈追求。在现代信息技术没有出现的时代，信息管理主要针对的是信息的内容和载体，原因很简单――任何信息要能被管理就必须要通过媒体来表达，通过载体来存储。由于信息表示和存储技术的限制，长期以来人类只能对与自身活动最密切相关的最重要的信息(如政府活动、宗教活动、生产活动、科技活动的记录)进行管理，因此属于所谓的文献管理阶段，强调的是文献的收藏、保管、传承，主要由政府、宗教机构和少数私人承担。20世纪50年代，以电子计算机和现代通信技术为主的现代信息技术出现后，人们把重点转向技术本身，希望用技术来模拟、优化直至取代传统的手工信息管理活动。但是，实践证明，相信

技术万能，试图单纯地通过技术等来解决所有的信息管理问题，并不现实。当时，许多社会组织，特别是企业，都投入了巨资开展信息管理工作，主要是建立计算机化的信息系统，当然绝大多数投入没有产生出预期的效果。这种努力的失败促使信息管理过渡到所谓的信息资源管理阶段，它强调要综合运用各种相关资源而非单纯通过技术来管理信息内容。资源管理思想的引入意味着信息管理正在逐步实现职能化、制度化、(全)组织化、集成化。美国联邦政府率先将信息管理定为自己的基本职能，制定正式的信息管理制度，设立专门的信息管理部门并为其配备专职的人员、设备和设施，确定专门的信息管理预算。其后，企业、学校、医院等各种社会组织也开始学习政府的经验，加强自身的信息管理工作。由此可见，信息管理的发展经历了文献管理、技术管理和资源管理几个阶段。由于信息管理的目标在于指导人们的行动，而这只有将信息转变成为知识才有可能，因此信息管理还在向更高级的情报管理和知识管理(又称为战略信息管理)阶段发展，信息资源管理只是信息管理发展中的一千特定阶段。

2.3　信息管理与信息技术

人类自诞生以来就面临着信息管理问题，但是由于在人类历史上的漫长时期，要解决的主要问题是物质资料的生产，因而对信息的关注便被掩盖了――人类活动首先表现出的是对“物质”的追求，然后才是对“信息”的寻求。只有肚子饿了，才去寻找食物(信息)。从历史上看，制约人类信息活动发展的更多的是物质条件――技术。随着人类的持续进化，其智力(信息)功能不断提高，发明了语言、文字、纸张等技术，并在此基础上将过去获得的信息逐步加工提炼形成知识，并通过口头和书面形式代代相传。随着认识世界的深度和广度的不断拓展和信息量的快速增长，人类逐步发明了许多新的表达、存储和传递工具，以更好地实现信息的空间传递和时间传递，使后人可以站在前人创造的物质和精神财富(信息和知识)的基础上加速发展，避免重蹈前人的覆辙、重复前人的劳动。事实上，人类的进化伴随着信息技术的类似发展――按照人体信息器官功能扩展的要求来发展信息技术，这就是信息技术发展的拟人律。如上所述，电子计算机技术和现代通信技术的发明使得人类长期以来对信息本身的重视逐步转移到对信息手段的关注上。确实，没有先进的信息技术手段就很难实现对信息的有效管理。故近代以来，人类一直在大力发展现代信息技术，最初是模拟个别信息器官功能的技术，可以称其为要素信息技术或单项信息技术，但是由于人类自身对信息的处理是综合利用各种信息器官，所以现在的发展趋势就是将这些要素或单项信息技术进行综合――实现对人类信息器官的整体模仿，形成所谓的系统信息技术。因而，今天我们所说的信息技术，其实有许多应该称之为“信息系统”或“基于计算机的信息系统”，它是实现信息管理的最主要、最普遍的工具。国内设立的“信息管理与信息系统”本科专业，很好地反映了这种发展和要求。但是，必须要注意的是，信息管理的目的是开发利用信息资源，实现设定的战略目标，因此信息技术――信息系统只能是手段而非目的。

2.4 信息管理与一般管理

一般管理研究的是所有管理活动的共性问题和规律，有职能说、过程说、决策说等。相对于一般管理，信息管理显然属于具体管理、个别管理。一般管理是对具体的抽象概况，具体管理则是一般管理在特定管理领域中的具体运用。这就是从实践中来，又回到实践中去。但是，信息管理是一种特殊形态的管理，它与一般管理之间的关系要比通常想象的复杂。管理的基础是信息，在今天的信息网络环境下更是如此。但是。管理需要的是及时、可靠、准确的信息，而这就离不开信息管理，因此信息管理是一般管理的基础。如果说传统管理是“物”的需求和流动引导着信息的需求和流动的话，那么现代管理就是通过信息的有序流动来驾驭、控制、引导物资、能源、人员、资金等的流动。从传统管理向现代管理的跃进，意味着信息管理的作用不仅是基础性的，更是战略性的。可以说，信息管理是一切管理的战略制高点，信息管理的水平和成效决定着其他管理的水平和成效。因为，一般管理中的每项职能――计划、组织、人员配备、指导与领导、控制等，都需要有信息和信息管理的支持，但是这些信息必须是及时、准确、可靠的，这就需要先有完善的信息管理才能达到这一目的。从另一方面看，信息管理过程中的每个环节――收集、处理、存储、检索、传递、利用、处置等，都需要运用一般管理的原理。信息收集活动需要计划、组织、领导和控制，其他各项信息活动也都是如此。只有这样才能确保信息管理的目标不发生偏移。

2.5 信息管理的领域

所谓领域是指信息管理作为一门学科所研究的范围。信息具有工具性，信息问题牵涉到众多领域，它几乎成了所有学科研究的工具和对象，从而使信息问题的研究呈现出多样化和复杂化的态势。作为研究信息问题中一个方面的信息管理，由于诞生时间不长，其研究领域的边界还没有被明确界定。但是，总的来说，目前信息管理方面的研究大致涵盖以下三个领域：面向管理(商务)的信息管理。这方面的研究重点常常不是信息管理本身，而是探索信息、信息管理与其他管理、商务等活动之间的支持关系，比如决策制定、绩效管理、流程分析，重视定量分析与模型等以及对管理、商务乃至经济社会活动等的信息解读。此外，也重视研究一般管理原理、规律、方法等在信息管理领域的运用问题。面向技术(设备)的信息管理。信息管理的目标是实现在合适的时间和合适的地点利用合适的信息，信息技术是实现这一目的的手段，因此当然要重视信息技术的运用和管理。这方面主要研究的是数据管理、信息技术管理和信息技术的战略运用等。数据管理是有关数据的规划、存储和提供的技术性工作，是信息管理的前提。信息技术管理是关于硬件、软件的选择、采购、安装、调试、使用、维护等的管理。信息技术的战略运用又称为战略信息技术管理或战略信息管理，其重点是探讨组织背景下的信息技术和组织目标之间的关系，旨在通过信息技术的运用来帮助组织获取并保持竞争优势，为此就要进行组织变革：在组织的战略管理层创设一个新的职位――首席信息官(CIO)，在管理控制层设立管理信息资源的信息职能部门，并根据信息技术普及所带来的信息资源分散化的现实需要，进一步将这种职责赋予组织的所有管理者直至非管理者，确保组织目标的顺利实现。面向内容(信息)的信息管理。这方面的研究者主要是传统的图书情报学者，研究的重点是信息内容及其管理，包括内部记录管理、环境信息管理、信息人员管理和信息资源管理等。记录管理是信息管理类学科中历史最悠久的学科之一，其特点是强调信息生命周期及文本和文献信息(当然现在也包括电子信息了)的管理。所谓环境信息就是组织外部的信息，准确、及时地获取、处理、利用环境信息是组织生存与发展的基础。人

员管理就是要以人为中心来研究信息管理问题，其重点不是循规蹈矩地运用正式的理论，而是探索现实中人的信息处理行为。很简单，并非所有的信息系统都能被模拟、都需要被模拟，因此试图用信息技术来正式地模拟所有的信息系统既无可能也非必要，信息管理的目的也不是要完全地使信息处理自动化和正式化，这就需要研究人的信息行为甚至其所在组织的整体信息行为――信息文化。

2.6　信息管理的层次

如果把信息管理视为一个系统，那就可以引人系统方法来探讨其在结构或功能方面的等级秩序。若就具体的社会组织来看，信息管理可以划分为个人信息管理、部门信息管理和组织信息管理。与这种划分相似但是适用范围更大的是，将信息管理的层次划分为：信息运用管理(上层)、信息系统管理(中层)和信息基础结构管理(下层)。信息基础结构为面向各种运用的数据处理提供手段，是支持处理组织中具体任务的信息系统的基础。而信息系统则为信息运用和交换提供手段，支持组织中具体任务的处理，信息系统管理的主要任务就是管理组织的信息系统的开发和运行。从这个意义上讲，信息管理就是组织的信息运用、信息系统和信息基础结构的规划、组织和控制。

从管理主体的性质和范围来看，可以将信息管理划分为微观信息管理和宏观信息管理。微观层次的信息管理是指个体层次上的信息管理，包括个人层次的信息管理和组织层次的信息管理。个人层次的信息管理，又称个人信息管理，是指个人为了方便自己的学习、工作和生活，有效地运用各种工具和方法，对个人信息活动过程中所涉及到的各种要素进行的计划、组织、控制等活动。包括：个人信息内容、个人信息设备、个人信息资金、个人信息安全、个人隐私、个人网站、个人信箱、个人博客、个人记录、个人档案、个人藏书、个人图片及音频和视频等的管理。组织层次的信息管理，又称为组织信息管理。是指某个社会组织(可以是信息组织和非信息组织、盈利性组织和非盈利性组织等)为了实现自己的战略目标，运用各种手段与方法，对组织信息活动所涉及的各种要素进行的计划、组织与控制等活动。包括：信息内容(记录、文件、文书、档案和图书等)、信息人员、信息技术、信息设备、信息系统、信息网络、信息设施、信息资金、信息过程、信息网站、信息机构、信息安全、信息战略、信息风险、信息政策等的管理。

宏观层次的信息管理是指整体层次上的信息管理，又称为社会层次的信息管理，主要是指区域、国家等的信息管理。区域层次的信息管理，常常是指各级地方政府，为了通过开发利用信息资源来促进本地区经济社会发展，而结合本地区的特点，对区域信息资源从宏观战略层面上实施的计划、组织与控制。主要通过制定各种信息战略、信息规划、信息政策、信息规章宋实施管理活动。国家层次的信息管理关注的是整个国家利益，是指国家为了维护本国的信息秩序，确保社会信息活动和国家的信息事业能够朝着有利于整个国家的方向发展，而对整个国家的信息资源从整体上实施的宏观控制，它实际上属于信息环境管理的范畴。管理的工具主要是信息法律、信息政策、信息规划、信息战略等，具体的管理方法有政治的、经济的、法律的、行政的、技术的、文化的、道德的、伦理的等。国际层次的信息管理，是指为了构建一个公平合理的国际信息秩序，完善国际信息环境，加强国际信息合作，促进国际信息共享，不同国家(包括地区)通过协商一致对跨国信息活动和信息流动等进行的宏观控制。国际合作层次的信息管理主要通过国家(包括地区)间签定各种双边或多边协议、协定、条约等来实施。合作的目的是要在保障国家的信息利益、维护国家的信息稳定的基础上，实现信息互惠，促进国际信息事业的健康发展。

2.7 信息管理的目标

信息管理的目标实际上是指它作为一门学科、领域、专业、职业、行业、事业、职能、理论等时所应追求的高度。作为一门学科，信息管理的主要目标应是经过长期的发展形成自己独有的知识体系，成为学科之林中的一棵“大树”；作为科学研究中的一个领域，信息管理有别于其他的科学领域，它要确定自己特有的、区别于其他学科领域的边界；作为一门理论，信息管理要适应信息时代的要求，能够对各种信息现象给予合理的解释，能够指导人们解决各种现实的信息管理问题；作为一门能够进入大学殿堂里的专业，信息管理要能够形成本专业特有的核心知识体系和易于组织教学活动的课程体系，成为培育信息管理专门人才的载体；作为一种职业和行业，信息管理应该建立起自己的准入标准和评价体系，形成职业化的高素质的人才队伍；作为组织中的一项职能，信息管理应成为信息管理者乃至所有管理者直至非管理者的基本职责，因为随着信息技术的快速发展和普及运用，信息资源日趋分散，组织中的每个成员都在获取、存储、传递和使用信息资源，所以管理信息资源的职责也要扩散到全体组织成员。这也是信息职能和其他组织职能的显著差异。作为国家的一项事业，信息管理要通过自身的发展不断促进经济和社会等的协调发展。

但是，从信息管理的本质看，不管它涉及的是什么。其终极的目标都是实现对信息内容的有效管控，确保人有其信息，信息有其人，实现信息为其需求者――人服务。因此，从管理的角度看，信息管理的完整目标应该是：采用合适的技术，选择合适的方式，以合适的成本，在合适的时间、合适的地点，将合适的信息提供给合适的人。因此，无论“信息管理”表示的是什么，它都应该始终围绕着这个目标。

3 信息管理与信息资源管理

信息管理具有多个“面孔”，可以指领域、学科、理论、方法，专业、职业、行业、事业，活动、工作、服务、职能，等等。作为活动、工作、服务、职业的信息管理具有悠久的历史，但是信息管理的制度化和正式化却源于国家的出现。因为国家的管理活动离不开各种记录和对记录的管理，所以说国家的出现就标志着信息管理制度和有组织的信息管理活动的正式出现，只是在信息管理研究不发达的时候人们并没有认识到自己从事的活动就是信息管理工作。至于信息管理的产业化、社会化，那是信息社会的产物。在信息社会中，信息资源地位和作用的不断提升，使得研究、探索、加强和完善信息资源的管理成为信息时代的中心任务。正是在这种背景下，作为领域、学科、理论和方法的信息管理才开始登上历史的舞台。20世纪80年代，率先推进信息化的美国创立了一门新兴的学科――“信息资源管理”，几乎与此同时欧洲的英国、德国和法国等也创立了一门新兴学科――“信息管理”。我国在20世纪80年代后期、90年代初也开始介入这一新兴领域――使用的对等术语主要是“信息管理”，但是也使用“信息资源管理”。

“信息管理”和“信息资源管理”这两个术语之间存在着复杂的交叉重叠关系，在实际使用时也比较混乱。从语言学上的最省力法则来看，使用信息管理比

信息资源管理更为简洁，这可能是许多国家采用“信息管理”做学科名称和专业术语的重要原因；从信息管理的历史发展来看，信息资源管理仅是信息管理发展中的一个特定阶段，因此在历史悠久、学科传统深厚的国家，人们更愿意使用的术语是“信息管理”。不过，也要看到它们之间关系的另一面：信息是事物运动的状态和方式，但是只有那些被主体感知或表达出来的事物运动及其状态变化方式才是人类管理和利用的对象，才是所谓的“信息资源”，即“信息本身”(同质的信息集合体)。而要管理信息本身必然还需要其他相关资源――技术、设备、设施、资金、机构、制度、人员等。因此，按照系统思想和概念本身的内涵，“信息管理”仅仅涉及到的是信息本身的管理(相当于information resonr'ce management)，因此它又是信息资源管理(相当于information resource(s)management)的一部分。广义地说，信息资源管理是对有关系统支持(开发、优化、运行和维护)和信息服务(处理、转换、分配、存储和检索)的资源(人力的和物力的)管理。信息资源管理是基于技术并非万能而出现的，它把信息视为和其他资源类似的资源，重视信息生命周期管理，关注其和战略规划之间的联系。信息资源管理强调运用整体的观念和进行集成管理，就是要把各种信息及其相关的资源整合到一起进行综合管理。

鉴于目前国外信息管理领域还没有建立起统一的学术规范，“信息管理”和“信息资源管理”之间的关系错综复杂等原因，在术语的选择和运用上应注意：作为学科中的概念，因为内涵有一定差别，对“信息管理”和“信息资源管理”应区别对待；作为学科的名称，应尽可能和其他学科命名的惯例接轨，要力求简洁、规范，故使用“信息管理”更佳；作为工作、职业、行业和事业，它属于职能管理、部门管理、行业管理和事业管理的范畴，也要易于管理者和一般公众使用，用“信息管理”更容易为社会识别；作为组织的职能，也应使用“信息管理”，这样和人员管理、材料管理、财务管理等更为一致；作为具体的领域、原理、方法，因为侧重点不同，可以根据具体情况择其一。作为日常用语，按照我国的国情，使用“信息管理”更符合国习惯，也可以把“信息管理”理解为是“信息资源管理”的简称。

需要说明的是，学术规范的形成有历史的原因，同时又受到社会现实的影响。在信息管理和信息资源管理出现之前，已经建立了不少全部或部分以各种具体形态的“信息”的管理为研究对象的学科，比如记录管理、图书馆学、情报学、档案学、文献学等，为了便于区别，可以将它们笼统地称为传统信息管理类学科，而把此后出现的从现代管理和信息技术角度研究信息管理的学科群，包括信息管理、信息资源管理、管理信息系统、信息系统管理、信息技术管理、战略信息管理、知识管理等，都统称为现代信息管理类学科(在很大程度上，我们今天所说的信息管理学科就是指这些学科)。为了符合学科管理和运用的需要，可以赋予它们一个共同的名称――“信息管理(学)”。当然，在管理规范没有建立之前，为避免产生不必要的误解和混乱，在运用这些术语时，最好事先给予明确的界定。

4 结 语

信息的本质特性和管理对信息的需求特点决定了没有脱离信息的管理，从这个意义上讲，信息管理具有基础性――它是所有管理的共同基础。信息管理绝非是为信息而信息的，它还具有应用性――要在着力解决信息管理本身问题的基础上，帮助各种具体管理解决实际问题。信息管理具有综合性――它要综合运用技术、管理、信息和特定领域等方面的知识，因此，集成是信息管理的重要特点。在信息社会里，信息管理具有渗透性――它已经入到所有的管理学科和管理实践之中。渗透性反映出作为管理学科的信息管理具有横断性――相对于其他管理学科来说，它更具有方法性和工具性。信息管理是个新兴的领域和学科。它不仅是个跨学科的问题，还是个多学科的问题，这些问题的有效解决需要多学科的研究者长期的共同努力。

长期以来，对信息管理的研究主要集中在社会层次上，侧重于研究区域、国家等的信息管理。上个世纪50年代后期电子计算机率先被企业用于事务处理，从70年代开始许多非政府社会组织，特别是企业，开始探索建立计算机化信息系统、基于信息的组织机构设计、信息技术的战略应用等，于是研究的重点变成组织层次的信息管理。今天，我们所说的信息管理在很大程度上就是指这两个层次的信息管理。但是随着信息化的进一步推进，个人层次的信息管理正在成为新的研究重点和热点。

参考文献：

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一、信息管理的必要性

 

随着我国高校的扩招，各高校通过增加专业使得办学规模在不断扩大，地方普通本科学校为了生存和发展在扩招的过程中增加了大量新专业和热门专业，几乎每年都在申报新专业，学校也在不断的转型发展。由于学生人数的剧增、专业个数的增加以及学校政策不断改变，学校的教学工作和管理工作量急剧增大，由于以上情况的存在，高校校级领导身上的工作越来越多，管理的范围和思考的问题就越来越多。从管理原理以及行为能力的角度来看，一个人即使有很高的学术和行政能力，但直接管理的事情也是有限的，不可能对全校所有专业和人员进行直接管理。

 

因此，为应对这一新的情况，各高校纷纷成立二级学院，逐步降低管理工作重心，实施学校、学院两级管理。二级学院自主权扩大后，压力也相应增大，管理工作任务更加繁重。高校实行学院制后，学院是承上启下的机构，对外向学校负责，对内管理下属的系、所、办、中心。因此，学院成为学校领导下的一级行政管理实体，“各个学院构成了大学内的一个个管理中心”[1]。二级学院的事务繁杂，涉及学院内部人员管理、专业申报、教学管理、学科建设与科研管理、物资管理和学生教育管理等，在以上诸多方面都会产生大量的信息，为了提高办学质量和办学效益必须加强信息收集、汇总、处理和传达等工作。

 

然而二级学院的人员编制相对较少，一般二级学院的机构包含综合办公室、教学办、团总支等实体机构，人员配置一般为综合办公室2人、教学办1～2人、团总支4～5人。这些人员处理的事情繁多，要针对学校各个部门的检查、统计信息、处理日常事务。因此，加强学院信息管理是非常紧迫和十分必要的，让信息及时反馈给二级学院领导和学校其他部门领导，使得办学的质量和水平才能不断提高。本文以重庆文理学院为例，通过广泛调研和处理，建立“三环式”信息管理模型，即信息的分类采集、信息的加工处理和信息的传输应用三个环节处理信息。

 

二、信息管理现状分析

 

通过对重庆文理学院二级学院的初步调研发现，二级学院在信息管理工作中普遍存在以下几方面的问题：(1)领导重视力度不够，教职工信息意识相对淡薄。二级学院领导大多数重视教学、学生管理、科研工作、师资队伍建设和其他管理工作，而对发展基础之一的信息档案的管理不够重视，不论在信息管理系统的设计、现代化信息管理条件的完善，还是在专兼职人员的配置和培训方面，都较少列入领导的议事日程。(2)信息管理规章制度不健全。信息管理是一项技术性、专业性很强的工作，应当有相应的技术规程来规范它。

 

高校二级学院的信息管理工作一般情况下起步较晚，缺乏系统的规划、管理制度和工作细则，导致信息档案的形成、收集、分类、整理以及归档程序处于比较混乱的局面。另外尽管有的学院有一些信息管理制度，但只大致规定了一些需要归档的材料内容，而没有关于归档的时间要求和奖罚措施，信息材料的形成对象和移交对象不够明确，这种归档制度，实际上是一纸空文，没有真正意义，引不起执行者的高度重视，从而造成信息的收集不全，材料质量不高的现象。(3)信息管理人员不稳定，缺乏专业队伍。目前多数二级学院的信息管理由教学秘书。

 

行政秘书或资料员兼任，他们大多数未接受过专业知识的培训，主要精力集中于日常事务，信息意识和管理水平不高，缺乏信息工作者必备的基本理论知识和专业技能，在实践中必然会使归档信息材料的质量难以保证。(4)信息管理手段落后，数字信息化水平偏低。多数二级学院的信息管理现代化手段还处于起步阶段，计算机管理还局限在目录检索上，文件级目录及文件的重要内容未能录入计算机，致使信息利用耗时长、查准率与查全率较低，管理效率低下，不能适应检索、调取并有效利用档案信息的要求。(5)信息加工处理缓慢、传输应用不够及时。由于缺乏专业的信息处理队伍，使得获取信息、处理信息的速度过于缓慢，容易造成很多有用的信息没有被及时获取而错过二级学院的发展机遇。

 

三、构建“三环式”信息管理模型

 

随着现代工业技术的迅猛发展，对于工科院校的教学内容、教学管理都提出了很高的要求，为了适应现代高等教育的发展，必然要接触海量的信息。如何在海量的信息中获取有用的信息，是目前很多高校的二级学院面临的问题之一。为了更好地处理信息，信息的分类输入是信息管理的前提;信息加工处理是信息管理的关键;信息传输应用是信息管理的目标。要从根本上解决高校二级信息管理存在的问题，必须从信息的分类采集、信息的加工处理和信息的传输应用三个重要环节进行系统化的建设[2]，构建“三环式”信息管理模型。

 

首先是信息的分类采集。信息生产者、信息、信息技术三个要素形成一个有机整体——信息资源，是构成任何一个信息系统的基本要素。但信息并不都是资源。在众多纷繁复杂的信息中，要准确及时提取有用信息，必须按照二级学院的实际需求，对所涉及的信息进行甄别，科学合理地进行分类。对高校二级学院来说，按其承担的重要事务可按三级目录形式获取信息：一级目录反映学院层面的信息，主要是院级顶层设计的内容，包括学院规划和管理工作、专业建设和教学工作、学科建设和科研工作及学生教育和管理工作等模块，其内容由学院办公室和学生管理办公室获得;二级目录反映系、室、所层面的信息，主要是工作过程的记录，包括一级模块内容的具体细节，由各单位负责人录入;三级目录反映教职工和学生个体层面的信息，主要是工作结果的记录，包括学院每个成员的工作量和工作结果，由师生个体自行录入。

 

其次是信息的加工处理。在信息分类的基础上，从软硬件建设着手，建立信息管理系统。一是制定信息管理框架，设立各类信息管理栏目，分解各栏目中的核心要素，确定各要素的主要内容;二是配置信息管理系统所需要的硬件设备，搭建一个既经济实惠又能高效快速处理信息的支撑平台;三是针对信息的容量和硬件系统的特性引进或开发快捷实用的应用软件，着力提高信息数字化处理的能力;四是对信息处理的师资队伍进行有效的培训，使其具备信息处理加工能力;五是在加工整理信息时，要注意信息的统一，也要做到计量单位相同，以免在信息使用时造成混乱现象;六是设置信息处理权限，一级目录信息由学院主要领导审核和修改，二级目录信息由学院分管领导审核和修改，三级目录信息由系、所、室负责人审核和修改，确保信息的真实性、准确性和权威性。

 

最后是信息的传输应用。信息收集和加工处理后，重要的工作就是通过适当的途径传输和应用。一是为学院的对外宣传提供必要的信息。通过加工处理后的相关办学成果类的信息及时上传到二级学院主页的相关栏目，展示学院的办学实力和办学特色，有利于招生宣传、师资的引进及对外开展校企合作;二是为学院教学管理工作提供反馈[3]。通过平时的积累和及时收集教学过程中反馈的信息，能为今后的教学特别是为教学改革提供大量翔实的资料，使教学研究和改革能够准确地反映实际情况，进行科学分析，从而促进教学水平的提高;三是为学院管理考核提供凭证。

 

通过调阅学院综合信息，可以为学校接受上级评估、学院接受学校考核、教师年度考核时提供原始的凭证。四是为师生提供服务[4]。教师通过调阅其基本信息、个人简历、职称晋升、教育背景、论著文章、科研项目、历年授课、获奖荣誉等在内的一系列信息，可以为在填写晋职晋级报表、申报项目和参与评奖等方面节省大量精力，学生在准备毕业就业、参军或出国留学时，通过查阅学生教育管理信息可以高效快捷获得自己的学业成绩和平时获奖等资料。

 

四、搭建“三环式”信息管理模式的管理措施

 

为了保证信息管理模型的正常运行，必须采取相应的信息管理措施。一是努力提高二级学院领导的重视程度，成立信息管理领导机构，加强师生的信息意识教育，建立信息管理领导责任制;二是建立健全信息管理制度，对信息收集、信息加工处理、信息传输和信息保存时限等作出明确的规定;三是提供必要的经费和技术支持，保障信息管理平台正常运行;四是建立一支相对稳定且业务能力较强的专、兼职工作队伍，以适应信息的高效录入并有效利用的要求。

 

五、结论

 

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要对业务进行精确分析，首先要了解信息现状，现在信息有三个变化方向：更透彻的感应和度量、更全面的互联互通以及更深入的智能洞察。以“更深入的智能洞察”为例，它表现为对数据的处理、分析。随着信息技术的成熟和不断发展，大规模计算机集群、云计算将成为人们可负担得起的数据处理手段，更大程度的利用数据、提取信息，从中获取洞察力，就可以更灵活而明智的做出决策。

新锐洞察其实涉及四个方面：第一，怎么从巨大的信息量里新锐洞察信息，这不仅包括传统数据库里的信息，还包括流计算信息，这些信息是不断地过来，然后实时执行分析。第二，对于信息的预测，从被动反应到主动预测信息、探知信息，包括信息的预测方面。第三，从供应链里通过掌握更多信息，能够增强客户价值。第四，快速地创建一些价值，传统的可能花四五步才能决定一些事情，现在通过新的方式可能通过一两步就可以很快掌握一些状况。

以第一个方面为例，今年五月IBM推出“IBM System S”的新软件可实现海量数据的实时分析，为用户提供高速准确的洞察，助力更智慧的业务决策。它采用新的流架构和突破性数学算法，可以从任何资源中提取数据进行前瞻性分析，从而准确地找出用户需要的信息，并随着新数据的增加不断修正答案。

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我国物流信息化现状

大中型企业物流及第三方物流

有调查显示:我国大中型企业物流及第三方物流企业信息化意识普遍提高,信息化进程正在加快。大约有74%的企业已经建立了信息管理系统,77%的企业已有自己的网站。已建管理信息系统的企业,系统是内部局域网的和广域网的各占大约一半。但企业信息化仍处于起步阶段,企业网站的功能以基础应用为主,主要用于企业宣传(40%),其次是信息服务(36%),用于内部通讯的占30%(因是多选题,超过100%),作为电子商务平台的比例相对较少,大约占21%,但相对于2001年、2002年正呈现出增长势头。信息系统的系统功能则集中在内部资源整合,客户关系管理的应用正在迎头赶上。调查结果显示,已建系统的功能主要集中在仓储管理、财务管理、运输管理和订单管理,所占比例依次为56.4%、43.6%、41%、41%。由于物流的基本功能是服务,与用户的关系、对客户的管理已经成为物流企业生存发展的关键因素,因此,客户关系管理的应用急需迎头赶上,在调查的企业中,其应用的比例已超过三分之一(35.9%)。这也是新建信息化项目的物流企业必须考虑的一项内容。

中小型物流企业

据统计,我国目前1000万家中小企业中,实现信息化的比例还不到10%。中小型物流企业的信息化更是亟待起步。但不少中小型物流企业经营者都表示,目前市场上的物流管理软件至少在10万元到30万元左右,他们认为投入风险太大,真正适合的产品太少。另一方面,物流软件供应商过多关注高端客户群,忽略了中小型物流企业这块市场,这也是中小型物流企业信息化难以实现的重要原因。

物流信息化的价值

整合物流功能

物流系统是由运输、储存、包装、装卸、搬运、加工、配送等多个作业环节构成的,这些环节相互联系形成物流系统整体。在物流信息化之前,由于信息管理手段落后,信息传递速度慢、准确性差,缺乏共享性,使得各功能之间的衔接不协调或相互脱节。还有运输规模与库存成本之间的矛盾、成本与服务之间的矛盾、中转与装卸之间的矛盾等,都是现代物流系统经常需要平衡的问题。解决这些矛盾,需要利用现代信息技术对上述物流环节进行功能整合,联合运输、延迟物流、加工配送一体化等,都是物流功能整合的有效形式。

协调供应链各环节

物流信息化通过物流信息网络,使物流各环节上的成员能实现信息的实时共享。处在销售终端的零售商直接面对消费者,他们充分了解消费者的需求,能详尽地记录客户的信息,制造商与分销商借助物流信息网络,可以同时共享零售商所获取的市场信息及零售商的经营状况,从而迅速调整各自的生产和运营计划;同样,物流信息网络也使制造商的产品调整和销售政策能及时被其他物流成员了解,也有利于他们及时调整经营策略。在这种物流信息实时反应的网络条件下,物流各环节成员能够相互支持,互相配合,以适应激烈竞争的市场环境。

改善物流系统的时空效应

时间效应和空间效应是物流系统的两个主要功能。时间效应指通过商品库存消除商品生产与消耗在时间上的矛盾,使生产与消耗在时间空间上达到一致;空间效应指通过运输、配送等活动消除商品生产与消耗在空间位置上的矛盾,达到生产与消耗位置空间上的一致。物流信息化通过快速、准确地传递物流信息,使生产厂商和物流服务提供商能随时了解商品需求者的需求状况,生产厂商实行准时制生产,物流提供商实行准时制配送,将生产地和流通过程中的库存减少到最低程度,供应商与生产厂商或消费者之间的距离被拉近,甚至达到“零库存”或“零距离”,由此降低物流费用。

提高物流系统的反应能力

现代生产系统是以定单为依据,采用定制化生产方式,满足消费者的个性化需求。生产系统的快速反应必然要求物流系统与之快速匹配,只有物流信息化才能实现快速反应。海尔以现代物流技术和信息管理技术为依托,通过海尔电子商务平台在网上接受用户订货。用户根据网上提供的模块,设计自己需要的产品。海尔采取JIT采购、JIT配送、JIT分拨来与生产流程同步。海尔的采购周期只有3天。产品下线后,中心城市在8小时以内、辐射区域在24小时内、全国在4天内即可送达。完成客户订单的全过程仅为10天时间。

物流业信息化的发展趋势

企业物流信息化

普遍采用条形码技术和射频识别技术,提高信息采集效率和准确性;采用基于互联网的电子数据交换技术进行企业内外的信息传输,实现订单录入、处理、跟踪、结算等业务处理的无纸化。

广泛应用仓库管理系统(WMS)和运输管理系统(TMS)来提高运输与仓储效率。

通过与供应商和客户的信息共享,实现供应链的透明化,运用JIT、CPFR、VMI、SMI等供应链管理技术,实现供应链伙伴之间的协同商务,以便用信息替代库存,降低供应链的物流总成本,提高供应链的竞争力。

物流企业信息化

物流信息服务包括预先发货通知、送达签收反馈、订单跟踪查询、库存状态查询、货物在途跟踪、运行绩效(KPI)监测、管理报告等,将成为第三方物流服务的基本内容。

物流企业在客户的数据管理方面将承担越来越大的责任,从而在客户供应链管理中发挥战略性作用。物流外包影响供应链管理的最大因素是数据管理,因为用企业及其供应链伙伴广泛接受的格式维护与提取数据以实现供应链的可视化是一个巨大的挑战,物流企业不仅需要在技术方面进行较大投入,而且还需要具备持续改进、例外管理和流程再造能力。所以对技术、人才和信息基础设施的投入已成为物流企业区别竞争对手的重要手段。

随着客户一体化物流服务需求的提高和物流企业信息服务能力的增强,将出现了基于物流信息平台通过整合和管理自身的以及其他服务提供商补充的资源、能力和技术,提供全面的供应链解决方案的第四方物流服务(4PL)。

物流信息服务业

软件提供商软件商大致可分为三类:一是提供WMS、TMS等物流功能管理的软件商;二是提供供应链管理计划与执行系统(SCP、SCE)的软件商;三是在提供ERP的基础上向上下游扩展到企业资源管理(ERM)的软件商。这些软件商将行业标准、优化的流程和商业智能融入在软件系统,客户既可以选择成套的行业解决方案,又可以根据实际需要先上一部分模块。

信息中间商(Informediary)主要提高专门的信息基础设施。物流服务商要和客户之间实现供应链一体化,又无法自己做大信息平台,因此才通过信息中间商来进行这样的服务。信息中间商通过建立一个公共信息平台,把采购商、供应商、物流服务商、承运人、海关、金融服务等机构都放到上面。通过这个平台,大家来交换数据,完成国际物流服务。

网上市场(E-Marketplace)随着电子商务的兴起,网上交易不断涌现,其中物流网上交易将日益活跃。