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中图分类号:F253.2 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2016)030-000-02
随着我国高等教育的不断发展,各高校对于教学、科研软硬件设施的投入逐渐加大,就淮阴师范学院而言,每年的招标采购项目就有数千万,采购项目涵盖教学科研仪器、家具、软件、图书、装修、后勤米面油粮等各个方面。从招标项目的申报到论证,从制定计划到招标、评标、定标,从采购合同的拟定、签订、执行到仪器设备的安装、调试、验收,再到建立资产帐目,这是一项系统的、复杂的工程,高校设备合同占高校合同管理中很大一部分比例,必须要规范管理,从严要求。
一、高校设备合同管理的涵义
高校合同是指高校作为法律关系主体在开展教科研、服务社会过程中,与作为其他平等法律关系主体的自然人、法人或者其他组织签订的具有法律权利义务内容的协议。[1]
高校合同与一般企业之间签订的合同有所不同,高校的合同通常是围绕高校的人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新的四大职能而进行的设备采购、维修维护、基本建设、合作研究、合作经营、合作开发、服务等活动,与其他市场主体产生的一系列权利和义务关系。高校合同具有涉及部门多、种类多、金额小等特点,在管理上有其复杂性和独特性。
高校设备(采购)合同管理是指高校作为一个法律关系主体对设备采购合同进行依法签订、履行、变更、解除、转让、终止、审查、监督以及控制等一系列行为的统称。通过审查、监督、控制等管理手段对合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止等内容进行监督和管理。合同管理是一个系统的、动态的、全过程的流程。对高校采购合同管理进行规范化管理,有利于保持采购各个环节相互衔接,避免风险,有利于保证采购任务顺利完成,以便优化和满足高校的资源配置。
二、高校设备合同管理现状及存在问题
(一)高校合同管理的相关制度缺乏
就淮阴师范学院而言,学校仅在2004年出台过一则《大宗经济项目合同审核管理暂行办法》,规定了涉及的经济数额达5万元及其以上的大宗竞技项目的审核范围、审核机构及工作职能、审核的主要内容等。缺乏针对合同的管理部门、合同的起草、审核、签订以及合同的履行情况、跟踪检查管理等各个工作流程均作出明确规定的规章制度。
(二)管理人员对高校采购合同管理的重要性认识不够,风险意识不高
在高校采购合同管理的过程中,管理人员的法律知R和风险防控意识对后期合同管理的质量和效率产生了直接的影响。部分管理人员缺乏对高校采购合同管理重要性的认识、风险防控意识较弱、需要加强法律知识培训和储备。《中华人民共和国合同法》明文规定,签订合同的主体必须是拥有民事权利能力和民事行为能力,依法独立享受民事权利和承担民事义务的自然人、法人和其它组织。[2]然而在高校往往出现不规范操作等现象,究其原因,主要是因为部分高校管理者相关法律知识签约,在签订合同时,使用学校公章而非同专用章。此外,未经学校法人授权的,学校下属的部门、学院或者非法人单位等擅自使用部门公章签订的。以上签订合同的主体往往不具备独立的民事主体资格,所以合同的权利和义务等最终应由高校这一合同主体来负责。以上种种迹象表明,学校管理人员对合同管理的重要性认识高度还不够,思路未理清,更缺乏对合同签订后的风险防控意识。
(三)高校合同没有专门的部门管理,签订部门较多,责任分散
高校下设部门较多,有教学单位、科研单位、管理部门、后勤保障部门等,这些机构就像一台机器的各个零部件一样,保证着学校这个大型机器的正常运作。平时这台“大机器”的各个“零部件”都是相对独立并对外开展各项工作。由于大部分高校无专门管理合同的机构或部门,因此各单位部门在对外交往需要签订合同时便各行其是,各部门都可以学校的名义签订对外合同。这样就导致,基建处负责基建项目的合同的签订、资产经营公司负责房屋租赁的签订,后勤管理处负责后勤维修维护合同的签订、设备管理处负责设备采购合同的签订等等。合同签订的部门多,责任分散,存在着影响合同中学校权益的实现和潜在的法律纠纷等各种风险因素。但是,在合同执行过程中又会出现种种问题,这时如果各部门相互推脱,避而远之。那么后果和责任只能由学校来承担。部分高校虽然设立了专门的合同管理机构,但在实际操作过程中只负责合同签订的备案、盖章,并不能真正对合同的签订和执行过程进行监督。此外,学校领导或相关部门也不能够随时全面了解学校签订合同的整体概况,再加上各部门和单位签订的合同等文本资料放在学校不同的部门,若管理不妥很容易造成合同的丢失,不能按规定存档,从而导致,学校进行资产清查、财务审计或相关检查时不能及时方便地查找资料。
(四)工作人员专业性不够强
煤矿企业物资采购合同管理是指煤矿企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为,煤矿物资采购合同作为实现煤矿物资采购工作的载体,能直接决定煤矿物资采购的质量、效果和效率等。尤其是随着煤炭行业的疲软、煤矿企业之间竞争的日趋激烈和煤炭资源兼并重组步伐的加快,煤矿物资采购合同管理工作在煤矿物资供应管理工作中的作用日益凸显。如何做好煤矿物资采购合同管理工作已经是摆在煤矿企业面前不可避免的话题。
一、加强煤矿物资采购合同管理工作的主要目的和意义
1.加强合同管理已经成为建立现代企业制度的重要内容。随着我国煤炭资源兼并重组进程的加快,大型煤业集团、产煤基地已应运而生。建立现代企业管理制度已经成为不可回避的严峻而深刻的问题。煤矿物资供应管理制度是煤矿企业建立现代企业管理制度的重要组成部分,而煤矿物资采购合同是煤矿企业进行物资供应管理工作的重要环节,其重要性日益显著。
2.加强合同管理能够明确双方权利义务,保证各方在合同履约过程中尽职尽责,共同推进合同履行,规范市场交易行为。煤矿企业与供应商之间通过合同对双方行为加以约束,通过签订煤矿物资采购合同,确定了双方就采购物资这一行为的经济法律关系,签约双方之间的责任得以明确,都需全面履行采购合同中所规定的权利和义务,共同推进合同履行,规范市场交易行为。
3.通过加强合同管理以规避、防范风险。在煤矿物资的采购过程中,由于双方对合同的理解不一致、供应商未能及时送货或供应商送货时,需求部门却无处安放、合同本身有模糊不确定之处等原因,出现纠纷是难免的,而加强合同管理就成为解决交易双方纠纷的重要依据。
二、目前煤矿企业物资供应合同管理工作中存在的主要问题
1.合同管理风险认识不足、意识不强。许多煤矿企业存在重视合同文本,轻视合同管理的情况,缺少根据合同履行的进展实时进行动态跟踪管理;对合同管理缺乏相关风险管理的机制和手段。
2.合同签约主体不当。合同签约主体首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人,另外合同文本签约主体名称必须与营业执照上企业名称保持一致,不能有错字、漏字等。
3.合同条款表述不严谨、不全面。合同讲究咬文嚼字,表述不严谨就容易发生歧义和误解,导致合同难以履行或引起争议。表述不全面往往是漏掉违约责任,这样一旦发生违约,在合同中看不到违约如何处理的条款。
4.只有从合同而没主合同。主合同是指能够独立存在的合同,一般是煤矿物资采购的商务合同,从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同,一般指的是煤矿物资技术协议等。煤矿物资技术协议等是商务合同的重要组成部分,是必须依附于商务合同才能存在。
三、解决合同管理中存在问题的对策
1.煤矿物资买卖合同模板必须经企业法律顾问部门审核。企业通过签订合同建立民事法律关系是一种民事法律行为,涉及大量的法律专业问题,必须经过专业人士审核无误后方可进行下一步操作。
2.建立健全合同管理制度。要使煤矿企业合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制度入手,制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。通过建立合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理等都处于有效的控制状态。
3.加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量。尤其是煤矿行业涉及到的煤矿物资品种多、样式杂,合同管理人员通过学习培训,可以掌握专业知识、合同法律和签约技巧,增强了合同管理人员的责任感,提高了其法律意识,全面提升合同管理人员的素质。
中图分类号:F426 文章编号:1009-2374(2016)28-0183-02 DOI:10.13535/ki.11-4406/n.2016.28.091
随着社会经济的迅猛发展,我国各行各业都得到了快速的进步,电力企业作为国家基础行业,更是受到了社会各界的广泛关注。从本质上来看,人们最关心的就是电力企业的内部管理情况以及电力的供应情况,物资管理作为内控的重点,是企业发展的核心,物资采购中的任何一个疏漏都会影响工作的顺利进行,特别是其中存在的合同采购风险,严重的时候甚至会造成整个企业无法正常运转。现如今,电力企业领导者的法律意识已经有了明显的提高,对合同制定的重视度也有了增强。但是由于传统观念的束缚,导致企业在物资采购中还存在很多不足,合同制定没有规范化的流程作指导,常常发生合同风险,防范管理也不到位。本文就从电力企业物资采购的实际情况入手,简单阐述一下如何做好合同风险的防范工作,并强化内部管理,制定健全的管理规范,保证合同的履行,为电力企业的进一步发展奠定坚实的基础。
1 有关电力物资采购合同风险的概述
1.1 合同
合同是基于两大主体构成的协议,主要是指平等的自然人、法人或其他组织之间设立的被双方接受的协议,具有一定的法律效力,违反合同的行为涉及违规操作,其中的一方有权提出上诉赔偿。
1.2 电力物资采购合同
顾名思义,电力物资采购合同的主体是电力企业,是企业在生产过程中对所需物资进行采购而设立的协议,当买卖双方就合同达成一致意见的时候,就会签署合同。常见的电力物资采购合同具有多样性,包括设备采购合同、销售合同、办公室家具买卖合同等。
1.3 电力物资采购合同管理
合同管理是对协议进行的有效的把控,一般而言是指当事人在实现自身合同规范要求的过程中进行的一系列具体管理操作,也是在合同法规定的要求之上做出的内部制度管理规章,属于合同订立、履行、变更的概括。电力物资采购合同管理是电力企业内部控制的重要环节,只针对电力企业开展的合同管理工作,它必须遵守国家的法规制度,与企业的内部控制相协调,对于减少物资花费具有积极的意义。另外,加强电力物资采购合同管理还能够防范企业面临的风险,提高合同的法律效力,促进电力企业的良好经营。
2 电力物资采购合同风险类别
电力企业物资采购涉及到的环节众多,任何疏漏都会影响物资采购合同风险,具体风险类别主要有以下五个方面:
2.1 品质风险
品质风险是针对电力企业电力供应情况而言的风险之一,判断电力企业物资采购是否成功的根据,就是能否准时收到物资以及所接收物资的品质和数量是否达标,所以物资品质对电力企业来说至关重要。如果电力企业所采购的物资品质不佳将会对企业的生产造成严重影响。
2.2 存货风险
电力企业在购买物资的过程中,由于前期分析或判断的失误,难免会多购进一些物品,一旦存货过多或由于市场价格变动引起物资价格的下降或是存货出现问题,都会造成企业资金的浪费,导致供应链受阻,从而引发存货风险。
2.3 服务风险
服务是企业的无形资产,良好的服务能够增强企业的信誉和形象,一旦物资采购过程中存在服务不到位的问题,就有可能引发一系列风险,例如因物资供应商服务质量不佳所造成的风险以及采购无形服务所引发的风险等。
2.4 交期风险
物资采购都会涉及到交款、交货的时间问题,严格按照规定在确定的日期进行交期,能够保证企业不会因为供应不足而引起问题。相反,一旦交期后延,就很可能导致企业生产链条的断裂。只有严格根据规定,按照合同依据,在规定的时间段完成物资交付,才能降低风险,保证企业的正常运转。
2.5 弹性风险
电力物资采购最常见的风险之一包括弹性风险,企业为了保证生产的顺利性,往往会在采购物资之前做出预测,对一段时间内所需的物品进行核查,并根据预测的结果向供应商提交订单。然而因某些外在因素甚至出现紧急插单等现象,供应商因自身产品供应的弹性问题会引发一定的风险,此外还存在采购方在拿到产品后因进行价格调整、产品修正等而引发的弹性风险。
3 电力物资采购合同风险的防范与管理
从上述内容中,我们已经直观清晰地认识到了电力企业物资采购合同风险与管理的概念,明确了采购风险表现出的各种类别。想要提高物资的购买能力,降低资金的消耗,最大限度地防范合同风险,就必须加强合同管理水平,做好内部控制工作。
3.1 重视合作,强化采购合同创新管理
电力物资采购合同涉及到购买双方的利益,与彼此之间的合作关系息息相关,无论是企业供应还是电力采购机构都要言出必行,坚持诚信经营,重视彼此的合作,只有这样才能实现长期合作,达到双方共赢的目的。电力企业在物资购买的过程中以及签订合同的时候,要保证供应的物资不间断,不会影响电力的持续性。从某种意义上而言,采购合同是电力企业与供应商之间的合作协议,受到法律的保护,也关乎彼此的利益,对整个工作的顺利开展具有十分重要的作用。创新合同的签订内容,确立内部的细则,可以最大限度地降低采购中的风险,提高供货的效率和质量。当然,电力企业还要不断完善自我,强化自我监管,制定健全的采购方案和计划,从根本上创新制度,在需要购买物资过多的时候,要分清采购的主次,精准做出市场定位,判断价格涨幅,确保物资供应不会出现断裂的情况,从而将合同风险降到最低。
3.2 灵活制定合同,加强合同弹性
合同是维护双方利益最有力的保障,但是电力物资采购过程中由于外部因素的影响,经常会出现各种各样的不确定性。因此供应商和电力企业在合同签订的过程中应该将这些不确定因素纳入考虑的范畴,适当增加合同的弹性,以保证双方的利益。具体问题具体分析,根据具体情况适当对合同进行变更,将风险和双方的利益损失降到最低。无论是电力企业还是供应商都要加强自身的应变能力,以合同中适度的弹性来保持双方合作的最佳状态。良好的合作关系是保证双方工作顺利进行的前提,无论是电力企业还是供应商,都应该重视合同的作用,不断完善合同管理体制,优化合同条款,确保双方能够真正做到利益分享和风险的共担。
3.3 健全采购合同内部控制制度
“没有规矩不能成方圆”,电力企业采购部门必须重视合同的内部管理工作,不断健全相关体系,发挥出合同管理的作用。首先,电力采购物资工作要按照不同的购买环节做出具体的人员分配,落实岗位责任制,从而更好地强化监管,提高工作的效率,避免分工不当导致的互相推诿;其次,对物资采购的各个环节进行明确的分工和一定程度上的责任限制,保证购买工作的合理性,确保物资质量符合标准;最后,要不断完善内部控制管理者的综合素质,对电力企业的相关人员进行培训,组织他们开展集体学习,培养他们树立工作责任感,切实完善合同管理,为企业贡献力量。
4 结语
总而言之,电力物资采购作为电力企业经营发展和内部管理的重要环节,其重要性不言而喻,合同的管理和制定直接影响着电力物资的持续供应,与供电质量也密切相关。对此,电力企业必须明确采购合同可能存在的风险,做好防范与管理工作,制定管理制度,确保电力企业更好地发展。
参考文献
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[5] 中国内部审计协会.现代企业风险管理研究[A].中国内部审计协会现代企业风险管理论文汇编(下册)
关键词 :合同;合同管理;财务管理
一、加强合同财务管理的意义
随着市场经济的蓬勃发展,企业间的交易越来越频繁,也越来越规范,更多地采用订立合同的方式来进行。在这种大背景下,企业合同管理的重要性也越来越明显。通常意义下的合同管理指的是企业对于与交易对手的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。
加强企业合同的财务管理具有非常重要的意义。首先,企业合同本身蕴含了大量的财务信息。常见的企业合同包括销售合同、采购合同、转让合同、租赁合同等,构成了财务会计核算与财务报表编制的原始凭证,加强合同的财务管理有助于保证信息的准确。其次,由于企业与外部单位和个人的交易通常是通过合同来进行,所以加强合同的财务管理可以在一定程度上降低企业交易的风险,有利于维护企业的经济利益。第三,加强合同的财务管理,可以增强合同在财务上的合规性,更准确地满足企业自身财务制度以及外部监管部门的要求,维护企业形象,避免声誉受损。
财务部门参与合同管理应该是全流程的,从合同签订前的起草与谈判,到合同的签订,再到合同执行阶段变更事项管理,最后到合同的后评价等各个环节都需要积极参与。财务部门需要做的工作包括但不限于参与合同管理办法的制定、合同签订时的财务合规性审核,合同档案的整理、合同变更事项的财务管理等。
二、企业合同中管理中存在的问题
1.财务人员不能充分参与企业合同管理
财务人员应参与到企业合同管理过程中,但很多企业并没有很好的做到这一点。造成这种局面的原因有两方面:财务人员自身的原因。包括财务人员参与合同管理的意识不强,对业务知识掌握不足,无法有效了解合同内容等;合同归口部门的原因。包括没有认识到财务管理对企业合同管理的重要意义,担心财务人员的介入会影响业务拓展等。种种原因的背后其实是企业文化的问题,认为财务人员就只做会计核算工作,但事实上对于以盈利为目的的企业来说,财务管理涉及到企业管理的方方面面,当然也包括合同管理,财务人员可以从财务的角度保证业务合规,并为企业积极争取经济利益,降低企业经营风险。
2.缺乏有效的财务管理制度
企业合同涉及财务管理内容一般包括企业合同管理制度、委托授权制度、合同审查制度、印章管理制度、档案管理制度和统计报表制度等。有效的企业合同管理应该是制度规定明确,执行落实到位,监督问责机制健全。但很多企业根本就没有制定这些制度规范,或者制定的内容很不系统,导致实际操作中做不到有规可循、有据可依,且在实际工作中对制度的监督和落实不到位,导致制度流于形式,效果大打折扣。
3.合同管理不规范
很多企业在合同管理方面做得不够系统和科学,随意性比较强,缺乏统筹安排。比如有的企业合同没有统一的格式,各个部门在签订合同时以对方企业的文本为主,条款不全面,容易遗漏本企业关注的重要条款。有些企业的经济业务早已经发生然后来补签合同,使合同签订流于形式。有些企业的合同分类管理做的不好,比如所有的合同没有按照销售合同、采购合同、转让合同、租赁合同等类型进行分类,甚至对合同都没有登记编号,这样就无法形成比较成体系的合同档案,无法及时提供给使用者查阅。也有的企业对合同的保管不当,在交易完成后迟迟不转交合同副本给财务部门,使财务人员无法及时登记交易信息,及时进行会计处理,并向决策者传递相关信息,向税务机关及时纳税。还有的企业合同财务管理的信息化水平比较低,财务人员对合同进行登记、变更事项管理时全部依赖手工,这样不仅会使得管理效率低下,出错的概率也会大大提高。
三、加强企业合同管理的措施
(一)实施有效的财务管理
1.合同审核制度
企业财务部门要参与合同的审核,包括前期的制定和后期的执行,审核内容包括涉及企业经济利益的财务关键问题以及合同是否符合国家和企业财务制度规定。其中涉及企业经济利益的财务关键问题包括:价格是否合理以及企业在税务方面的考虑、支付方式及发票的开具与收取等。涉及财务合规性的问题包括:合同内容是否符合国家投资要求,是否符合监管部门的行业限制条件,是否符合企业上级部门及自身的管理要求,合同的具体细节是否满足会计核算要求等。在合同的具体执行过程中,财务人员也要审核承办部门是否按照合同的相关规定执行,并保留好相关财务会计核算凭证。
2.合同档案管理制度
企业合同档案是企业非常重要的商业机密,是企业经营管理的重要参考资料,也是企业进行财务会计核算的重要原始凭证。企业应该高度重视合同档案管理,承办部门应该在合同签署后的第一时间将合同副本送交财务部门;如果公司规定由财务部门归档的,财务部门则应该做好合同的登记、编号、建档工作,归档时要注意分类的原则,具体分类标准可按照合同承办部门、签署合同主体、合同业务类型、合同签署时间、合同生效时间、合同履行进度等。企业还应该对合同档案的查询、借阅、复印等工作做出明确规定,并做好查询登记工作。
3.合同变更事项管理制度
很多时候,企业合同会由于各种原因导致原合同无法继续履行,需要进行合同变更或者终止。如果出现这种情况,财务人员需要快速反应、迅速行动,详细了解合同变更事由,判断变更的性质及其对企业经济利益的影响。如无正当理由,不得随意变更合同;如理由恰当,审批手续完备,则要及时更新合同档案,并做好登记工作,涉及会计处理变更的要及时恰当处理。
(二)强化合同执行中的财务管理
1.销售合同的管理
企业的销售合同一般有现货交易、赊销、分期收款等多种结算方式。其中最需要关注的就是赊销合同。因为赊销合同中虽然与货物相关的经济利益和风险已经转移,但是企业并没有收到实际的现金,有一定的坏账风险。在销售合同的管理中,财务部门要做好以下工作:一是提醒业务部门催收货款,把企业的经营成果落袋为安;二是认真审核相关合同凭证是否与真实的交易背景相符,并及时恰当地进行账务处理;三是根据企业财务制度的规范和客户的要求准确开好发票。
2.采购合同的管理
企业的采购合同一般有现货交易、预付货款、分期付款等多种结算方式。其中最需要关注的就是预付货款合同。因为预付货款合同中企业并没有收到实际的货物,有一定的违约风险。在采购合同的管理中,财务部门要做好以下工作:一是提醒业务部门催收货物,确保企业采购的物资在规定的时限内运输到位;二是认真审核相关合同凭证是否与真实的交易背景相符,并及时恰当的进行账务处理;三是催促交易对手开好发票,并审核发票真伪、金额、科目、抬头等关键要素的准确性。
3.转让合同的管理
企业的转让合同需要关注两种,一种是预付交易款但没有收到对价资产的合同,这一点与采购合同中的预付货款合同类似,财务人员要做好提醒业务部门催收对价资产、认真审核相关合同凭证并及时恰当进行账务处理、催促并审核发票等工作。另一种是发出对价资产但没有收到交易款项的合同,这一点与销售合同中的赊销合同类似。财务人员要做好提醒业务部门催收货款、审核合同凭证并进行账务处理、及时准确开好发票等工作。
(三)提高合同管理水平
企业要努力提高合同管理的系统性和科学性,要尽量统一合同格式,规范签署流程,实现对合同的分类管理,并做好合同档案的整理和保管。企业要努力提高合同管理的信息化、自动化水平,建立起合同管理的数据库。企业的合同管理应该达到这样一种水平,就是财务人员能随时根据相关要求,按照合同承办部门、签署合同主体、合同业务类型、合同签署时间、合同生效时间、合同履行进度等维度统计并查询到每一个合同,形成电子化的合同档案,并可对每一个合同进行实时执行追踪和后评价。合同到期时,能自动提醒续签,避免企业重大业务因为没有签订合同而导致的经营风险和税务风险。财务部门可定期对数据库进行横向或纵向对比分析,为企业决策层提供智力支持。
四、结束语
企业要切实加强合同的管理,一是财务人员积极参与企业的合同管理,发挥出应有的专业作用;二是制定严格规范的合同管理相关制度,并且加强监督落实,保证实际执行到位;三是企业要提高合同财务管理的系统性和科学性,以及合同财务管理的信息化、自动化水平。从根本上讲,就是要形成企业财务部门积极参与合同管理并发挥充分作用的企业文化。企业财务人员不仅仅要做好合同的会计核算工作,还要审核合同的经济效益和合规性,并监督合同的进度执行,还要能够通过研究分析合同相关数据,为管理层提供决策支持。
参考文献:
[1]贾梦灵.现代企业合同管理.科技资讯,2007 年第10 期.
[2]郝秀凤.试论企业合同管理.中国民营科技与经济,2007年第1 期.