办公室管理工作范文

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总

则

（一）办公室是一个单位的门面和窗口，是联系左右、承上启下的纽带和桥梁。

办公室工作的优劣直接影响到一个单位的形象，关系到一个单位各项工作的正常运转，做好办公室工作是每个办公室工作人员的职责。

（二）办公室工作人员要充分发挥好参谋助手作用，切实做好为领导服务、为基层服务、为群众服务的工作，不断提高服务质量和水平。

（三）为加强办公室各项工作管理，确保各项规章制度落到实处，规范办事程序，推进办公室工作逐步走上规范化、制度化、科学化的轨道，特制定《办公室管理工作评估办法》。

（四）本办法适用于所属各单位。

第二章

评估具体要求

（一）基层各单位领导要高度重视办公室评估检查工作，成立由分管办公室工作的领导、办公室主任、文秘人员参加的综合评估小组。

（二）综合评估小组按评估办法逐项对照检查，对存在的问题及不完善的地方要采取有效措施，及时整改。

（三）自我评估合格后向X局办公室提出评估申请，X局办公室将组织有关人员按本办法要求，对各单位进行正式检查评估。

今后X局办公室到基层检查工作也按此评估办法进行。检查评估时，可以一次检查评估一个或几个内容，也可同时就办公室工作进行全面评估。

（四）听取汇报。

正式检查评估时首先听取台站自我评估情况汇报。

（五）查阅文件。

查阅收发文记录本，收文处理单、发文处理单，档案案卷，印章使用与管理，各种会议记录，各种办公制度建设，工作日报、投稿情况及重要电话记录、重大事项报送、值班、接待等办公室日常工作情况。

（六）现场检查。

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随着“科教兴国”发展战略的实施，高等教育由“精英教育”向“大众教育”转变，我国高等教育管理体制、管理模式、管理理念等方面的改革也在不断深入。高等教育在国家和社会生活中的作用和地位日益提高。在高等教育改革与发展步伐不断加快的今天，我国高校建设正面临诸多方面的挑战。学校的改革和发展是一个庞大的系统工程，涉及到管理工作的方方面面。作为服务于学校各项事业发展的重要组织环节――院系办公室，是学校工作中设置的行政管理组织，它起着沟通上下协调左右的中枢作用，它的职能作用是否充分发挥、它的工作质量高低、它办事效率如何，直接关系到学校各项工作目标的实现和学校的社会形象，必须引起高度重视。

一、高校院(系)办公室管理工作的特点

高等学校的院(系)办公室是高校内部重要的管理部门。它位处教学、科研的第一线直接为校领导和广大师生员工服务，其工作特点可从以下几方面加以概括：

1.政策性。正确地贯彻执行政策，科学合理地制定正确政策是各级领导和领导机关的一项最根本性的大事。办公室工作作为领导的参谋和助手，既要学习、研究上级的政策、协助领导收集、汇总、处理来自各方面的信息，供领导制定政策参考，并参与本单本部门政策性文件的撰写。同时，办公室工作每天都要接触大量的具体实际问题，大批纷繁复杂的问题的处理，无不涉及这类那类的政策，一切都要以政策为依据来解决，时时事事都要执行政策，体现政策，任何背离或违反政策的做法都会带来严重后果，出乱子，给事业造成损害，给工作带来麻烦。可以说，办公室的工作与政策有着不可分离的关系，所以说政策性是办公室工作的根本特点。

2.服务性。管理就是服务。高校院(系)办公室作为重要的管理部门毫无疑问要把服务摆在特别重要位置，是整个办公室工作的中心点、出发点和落脚点。为领导服务、为部门服务、为教学服务、为师生员工服务、为上下左右四面八方服务!而这一切又不能光停留在口头上、表面上，每天必须面对大量的麻烦的、具体的、琐碎的问题逐一妥善加以解决，还要办的好、办的快，既要耐心、细致，又要热情周到。在繁琐平凡的工作中卫高校的教学、科研、人才培养默默耕耘。从而达到管理育人、服务育人的最佳效果。

3.协调性。院(系)办公室作为一个沟通上下、协调左右的综合管理机构，它既要统筹教学、科研、外事等工作，又要协调其他工作，上至校级领导，院系部门，下至教师、学生均需办公室来沟通协调。如果说整个学校管理工作是由相关职能部门来分管，而院(系)办公室则是这些职能部门的具体执行机构，其作用是多层次、全方位的、综合性的，是其他部门无法代替的。它不仅要协调好各部门之间的关系，还要协调好领导之间的关系，协调好领导与教师之间的关系，协调好教师与学生之间的关系。只有这样，才能为领导分忧，为师生员工解难。

4.综合性。院(系)办公室工作相对于其他职能管理部门，它还有一个显著的特点就综合性。它是对院校各项工作具体实施管理的综合性办事机构，统筹承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、行政、对外联络等各项工作。总的说院领导要管的工作、办公室都得要参与、协助。还有那些领导不能亲自干的，如文秘、档案、机要、收发等办公室都得管起来。甚至送往迎来，电话联系等鸡毛蒜皮的事，办公室都得处理好，稍有不慎，都会影响院校的外部形象，影响上下内外的关系。

5.时间性。学校的教育教学工作、教育科研工作，都有严格的时效性，作为为之服务的院系办公室必须有极强的时间观念，任何时候，对任何一个工作环节的麻痹松懈、、都会带来不可弥补的损失。院(系)办公室在日常管理工作中，必须严格遵循教育教学规律，不失时机地把握好每一个环节不出差错，以保证学校教育教学工作正常健康运行。

二、办公室管理工作现状

根据办公室管理工作的特点。它的职能作用发挥得如何，直接牵涉到学校这部复杂的机器能否高效运转，理应受到领导的高度重视。但长期以来，由于受传统思维方式，传统管理模式的影响，绝大多数院校一直没有把加强办公室建设提到应有的高度，使办公室管理工作面临诸多问题。

1.职能作用没能充分发挥。本来高校院(系)办公室是整个学校管理的枢纽机构，是校领导的参谋部，起着承上启下，沟通左右的重要作用，既是学校内务总管，又是学校窗口形象，可现在大多数院校办公室工作的主要任务仍是“办事、办会、办文”，主要工作还是“接接听听、收收发发、抄抄写写”，严重地降低了办公室的应有职能。

2.领导对办公室重视不够。由于对办公室的职能定位不准确，把办公室的当成跑腿打杂的事务部，所以在人员配备上，就不可能将精兵强将放在办公室，一般情况下，领导认为，办公室工作人员只要听话就行、和自己贴心就行、勤快点就行、心细一点、不出大的差错就行，甚至将一些关系户照顾对象都塞到办公室来。

3.工作任务繁重。从办公室的职能看，既要当好领导的参谋、助手、参与政务，又要面对大量具体工作，掌管事务，还要协调好上下左右关系搞好服务，任务之繁重，可想而知。再加上有些领导习惯就近指挥，让办公室去做“越俎代庖”的事，代替相关职能部门去行使职权，使办公室不堪重负!

4.综合素质不高。高校办公室要真正发挥管理职能，提高工作效率，提高管理水平，工作人员的综合素质是关键。但目前一般高校由于领导认识没有到位，在人员配备上就很难将德才兼备的优秀人才选拨到办公室岗位上来，凑合型的较多，而复合型的高素质人才较少，这在很大程度上制约了高校院(系)办公室职能的发挥。加之平时穷于应付日常事务，办公室工作人员很难有进修提高的机会，难以在岗位工作中获得较大的管理水平、管理能力的提高。

5.工作积极性不高。绝大部分办公室工作人员工作积极性不高，其原因，一是平时工作繁忙、任务繁重、整天奔忙，而又很难得到别人理解。二是办公室的工作虽然岗位重要，但在学校中却地位不高，人们普遍以为是打杂的和专业教师相比，有低人一等的感觉，出现许多办公室工作人员不安的本职工作的现象。三是工作中较难发挥主动性、积极性、创造性、没有成就感。四是缺乏明确的考评标准、缺乏激励机制，赏罚不明。

三、强化管理、加强办公室队伍建设

管理出效益。高校要提高办学质量，办学水平，必须狠抓管理。对学校管理中枢机构一院(系)办公室必须加强建设，院(系)办公室管理水平高低对全校工作有举足轻重的影响，院校领导必须将加强院(系)办公室建设纳入高校管理的重要议事日程。为此，笔者提出如下建议。

1.转变旧有的观念，对办公室工作合理定位。校领导必须转变办公室工作仅仅是跑腿打杂的事务性工作的旧有

观念，要使院(系)办公室成为校领导管理学校这部复杂的机器的中枢管理机构。既要掌管事务，搞好服务，还要参与政务，当好领导的参谋和助手。办公室的工作每天都要和教学一线的师生员工打交道，面对大量的具体实际问题、他们最了解师生员工的诉求，及时的向学校领导反馈信息，让领导及时了解新情况、新问题，及时针对情况调整完善管理规定，更好地为教学科研服务，为师生员工服务。上下沟通渠道畅通，整个管理工作就不会出问题；全校上下一心，就没有克服不了的困难!团结和谐的集体是攻无不克、战无不胜的1

2.选贤任能，抓队伍建设。办公室工作的重要性，工作任务的繁重性、工作性质的复杂性、决定领导在配备办公室工作人员时必须选拔调配精兵强将，要按照德才兼备的标准将优秀人才调配到办公室岗位上来，他们头脑要清醒、思维要敏捷、行动要快捷、能力要全面、尽可能要选择复合型人才。同时要进行合理搭配，考虑到人员的年龄结构、知识结构、能力结构、阅历、气质与诸方面因素形成合理科学组合。

3.抓制度建设，提高工作效率。管理工作很重要的一环是抓制度建设，制度建设是管理之本。按制度办事，才能使管理规范化。办公室是综合部门，内部岗位很多，必须制订严格的岗位责任制，明确岗位的工作职责，要把工作分解落实到每个具体人，让每个人各尽所能，发挥自身最大的潜能，实现优质管理。所订制度，一定要切实可靠，便于操作，能量化的尽量量化，一定要搞阶段考评，学期、学年考评、奖优罚劣、奖勤罚懒、杜绝大锅钣。只有这样才能大大提高办公室工作效率。

4.提高业务素质、提高人员待遇。办公室管理人员的业务素质越高，办公室的管理水平、管理质量也就越高。因此，如何不断提高办公室管理人员的业务素质是校领导必须十分重视的问题。要改变“重使用、轻培养”的观念，要加强各种形式的培训、送出去、请进来。让办公室工作人员有机会经常和外界同行切磋办公室工作的经验，经常交流，同时多参加社会上的学术交流活动、开阔视野、增强活力、提高水平。校领导要多关心办公室人员的工作学习和生活，提高他们的待遇，不能让办公室工作人员终年辛苦工作，辛勤付出却得不到大家承认，要营造尊重平凡劳动、尊重各种人才、尊重平凡岗位的良好范围，使办公室工作人员安心平凡工作、在平凡岗位上创造不平凡的业绩、使他们和专业教师同样有成就感。

5.充分利用校园网络，实现办公室管理新突破。

计算机的普及和互联网的飞速发展，为办公现代化提供了重要的物质基础。充分利用计算机和校园网络，可大大提高办公效率。办公室采用计算机网络办公，可摆脱长期以来基于纸质的传统办公方式，逐步实现向依据计算机网络和电子数据库的无纸化、无线化办公方式转变。实现办公室工作事务的信息化、自动化、系统化、网络化、真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。最大限度地提高办公室工作效率和工作质量，实现办公室管理方式上的新突破!

总之，高校院(系)办公室管理是一个重要的课题，必须在新的历史条件下不断创新机制，改变方式方法，让它焕发勃勃生机，为高校的改革发展作出应有的贡献!

参考文献：

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二、高校办公室行政管理工作改进的办法

综上所述可以看出，高校办公室行政管理工作面临着许多问题，不但制约了学校的发展，也影响了学生的个人利益。因此，改进高校办公室行政管理工作已刻不容缓。本人结合多年高校办公室工作经验，提出以下几点建议，供大家参考。第一，对办公室工作人员进行培训学习，提高其综合素质。办公室工作人员的素质不单单只是业务素质，还包括政治素质、心理素质等等。办公室工作任务重，责任大，要求工作人员有很好的抗压能力，要勇于迎接压力和挑战，化压力为动力。另外，办公室许多上传下达的文件都是关于党的路线方针政策在高校的实施的问题，这就要求工作人员要有良好的政治素养，使自己的觉悟跟得上组织，跟得上时代。为了提高办公室工作人员的综合素质，学校应该组织培训学习班，选拔一批学习能力强，工作态度端正的年轻职工参与学习，为办公室工作输入新鲜血液。第二，严格学校的考核制度和赏罚制度。针对办公室工作人员消极怠工的现象，学校一定要加大力度，下大决心严抓职工考核，对平时工作认真，做事严谨的员工予以奖励，对那些工作散漫，态度消极的员工加以惩罚。学校考核制度和赏罚制度一定要做到公平、公正、公开，要有章可循，一视同仁，不能搞人情政策和特殊待遇。办公室员工也要在思想上真正接受这两个制度，不能有抵触情绪，要坚守岗位，踏实工作。第三，创新管理手段，改进管理方法。针对办公室工作信息量大，内容繁杂的特点，采取有效的管理手段和管理方法。尤其是当今时代是一个信息化时代，互联网无纸化办公已经成为改进办公模式，提高办公效率的一个重要手段。因此，办公室工作人员一定要与时俱进，充分利用现代科技的产物，学习电子办公的相关知识，利用好计算机、互联网以及一些方便快捷的电子办公软件（如word、excel、PowerPoint）。从真正意义上实现管理手段创新化，管理方式电子化的当代办公模式。

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当前企业发展中，单位工作的正常运转离不开办公室行政管理工作的支持，新时期，社会各个阶层发展势头迅猛，进步较快，显然对于各方面的工作提出了更高的要求，而企业中的办公室工作具备了工作量大、繁杂以及点多面广等特征，亟待提高其工作效率，促进其自身职能的更高效发挥，去完善工作机制等等，凸显自己的价值和关键性作用，这对于企业的更快速发展有着很重要的现实意义。

一、当前办公室工作需处理的三个矛盾分析

（一）主动和被动的矛盾。基于其服务性职能的原因，使得办公室工作具备了被动性，但同时，为了完善和做好办公室工作，势必要积极去发挥主动性，转变被动为主动，应当主动着手去解决工作及相应任务，而非消极等待，对于非确定性工作，诸如应急、突发事件，则应当忙而不乱，具备高超的应变能力，想领导之所想，预先考虑到可能会出现的问题，适应领导的工作思路，主动做好超前服务，完善自己的工作。

（二）大局和小局的矛盾。作为新时期企业内部的综合部门，办公室在服务性上体现出了与其他部门的区别，基于此，新时期的办公室工作的出发点和落脚点，无疑成为了服从大局和服务小局，这就需要其灵活协调，使得出现部门工作与企业整体工作发生矛盾时，抑或是对应的大局工作与小局工作矛盾时，应当整合处理，促使小局服从大局和整体，在此前提下，又不忘做好小局工作，这样才能真正促进企业的发展和全面进步。

（三）“过”与“不过”的矛盾。办公室工作开展中，需要履行出谋划策的职责，为领导出主意当参谋，但同时应当注意细节方面应把握好“度”，掌控一定的界限，特别是在领导决策方面，作为新时期的办公室，应当注意不能缺位，当然也不能越位，应当知晓自己的辅助和从属地位，替领导分忧解难，成为领导的智囊团，为其提供尽可能多的资料，从而帮助其进行决策，积极谏言，但注意不可越俎代庖，体现自己的辅助价值。

二、提高办公室行政管理工作的对策

综合看来， 新时期的企事业单位发展中，为了更好地发挥办公室的整体功能，体现其关键性作用，积极努力地去提高办公室人员的整体素质必不可少，在此前提下，应当结合工作的设施，逐渐培养起良好的工作作风，善于思考和领会领导的意思，做到忠于职守，乐于奉献等，促进所在企事业单位的更高效发展。

（一）敢于面对问题，增强服务意识。作为当前发展环境下的办公室行政管理人员，应当对工作认真负责，并确保于繁杂的事物中能时刻保持头脑清醒，能分清主次，对于日常事务应当及时完善地处理好，讲究原则性、规范性，勇于奉献，并能敢于吃苦，保持对工作的认知度和严谨性，去力求所负责工作的尽善尽美，对于自身，更应严格用各种纪律和规章制度进行要求，事无巨细，不论大事小事，都应积极认真地去对待，及时完善，不错办，更不漏办等等，完善负责进行行政管理工作。

（二）完善自身，适应办公室工作需求。事物都具有发展的特征，办公室行政管理工作也不例外，基于其工作面广，综合性强等特征，使得在工作的开展过程中，行政管理人员对于日常事务要能高效地处理，在此前提下，应当始终保持良好的工作心态，积极去做好辅助领导的工作，工作的过程中，逐渐去探索做好行政事务工作的新路子，逐渐完善自身，提高自身素质，于被动服务中寻找主动，积极学习研究新知识和问题，使自身更加能满足新时期的办公室工作需求。

（三）强化团队观念，注重团队建设。企事业单位中，办公室工作虽有分工，职责各异，显然这种情况下仅依靠个人不能够去完善所有的工作，所以在工作的完成方面，需要更多地依靠群体的力量，也就是应当逐渐强化团队建设，保证办公室的整体合力，最大限度地去发挥其潜力，做到工作分工不分家，多进行有益的沟通交流，取长补短，不断完善本职工作，同时本着共同进步，集思广益的理念，去做好与其他同时的协调衔接，促使工作的质量和效率得到提高。

（四）提高智力服务水平，增强服务主动性。当前发展的大背景下，“服务”贯穿了办公室日常行政管理工作的始终，基于此，为了更适应所在企事业单位的发展要求，提高智力服务水平必不可少。具体实施环节，应当模拟领导想问题，对于其问题能做到辩证分析，更高效地为领导服务，树立时间观念，使得对应工作及服务的展开能有较高的效率，加强工作的系统性和预见性等。此外，应当有效增强服务的主动性，对于各项工作的具体情况，应当主动了解，督查落实，并完善主动追踪过程，对于问题应及时反映，主动分析等等，规范化办公室行政管理工作。最后，应加强制度建设，促使相应工作被纳入规范化轨道，改进办公条件，向办公信息化方向发展等等，全方位促使办公室行政工作效率得到提升。

三、结束语

综上所述，新时期的企事业单位发展中，办公室行政管理工作任重道远，复杂且重要，为了完善此方面的工作，应当强化团队观念，注重团队建设的等等，不断加强制度建设，完善自身发展，从而推动所在企业快速进步。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 07. 040

[中图分类号] F272； C931.4 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）07- 0064- 01

随着我国经济、科技与文化的发展，当前我国科研单位与外界的联系也逐渐增多，因此，科研单位内部的办公室工作也更为繁杂和琐碎。办公室作为科研单位的综合职能部门，是单位内部上情下达工作的重要枢纽。科研单位办公室工作涉及的范围较广，其不仅包括日常的事务处理和文秘工作，还包括为领导出谋划策以及调研和宣传等工作。其中服务和行政管理工作是办公室最基本的工作职能，也是其各项工作的立身之本，对于保障科研单位内部日常管理工作的顺利进行有重要的作用。

1 新时期科研单位办公室工作的新特征

1.1 办公室参与科研单位政务管理的重要性增强

新形势下，随着我国科研体制的改革和深入发展，科研单位在自身的发展目标、运行机制、人才培养和管理方式等方面都发生了较为深刻的变化。而办公室作为科研单位内部为领导出谋划策的主要部门，需要改变过去以“办事”为主的做法，不断进行思维创新，并积极参与单位内部的政务管理，从而充分发挥其在单位内部管理和中长期规划中的作用。

1.2 服务质量要求更高，工作任务更为繁杂

办公室作为科研单位信息交流的窗口与平台，其日常工作内容涉及单位内部的事务、政务以及各项服务，而从服务对象上来说，其又涉及全体职工、统计部门以及单位各级领导的切身利益。由于办公室与单位内部的各个部门有着千丝万缕的纵向和横向联系，办公室工作也呈现出任务重、事务杂的新特点。同时，随着越来越多科研专家走上领导岗位，他们本身承担着较为繁重的科研任务，这就需要办公室在平时的管理中要尽可能地为单位领导提供优质化的服务，从而为领导更好地进行全局策划工作提供良好的环境条件。

1.3 对内部人员的自身素质和业务能力要求提高

面对当前各种形式的突发事件和瞬息万变的外部环境，要求科研单位办公室人员不但要具有较强的理论知识素养，还要具备快速反应能力、善于把握与快速领会领导意图能力和急事急办的能力，以便更好地适应新形势的变化。

2 科研单位办公室在日常工作中应树立管理和服务意识

2.1 树立规范意识，促进服务与管理的科学化

在我国新时期的科研事业发展中，科研单位办公室要树立规范意识，通过办公室内部职能、规章制度以及自身形象的规范化实现其服务与管理的科学化。从规范职能上来看，科研单位要加强对办公室内部机构的合理配置，通过岗位目标管理的实施来明确各职工的工作目标和岗位职责，从而做到各负其责，各司其职。而从制度规范上来说，办公室要加强建设各项规章制度，以保证文稿印制、会务组织、电话通知以及来宾接待等大量繁杂琐碎事务的正常运行。同时，对于形象的规范，办公室可以通过抓环境卫生和工作人员的素质来维护，从而更好地提升办公室的外部形象。

2.2 树立发展意识，不断提升服务水平和管理能力

办公室在日常的服务和管理中要坚持用发展的眼光看问题，重视工作人员的业务培训和学习，并通过引导他们不断学习专业知识与业务技能来提高他们的整体素养。同时，在新形势下，科研单位还应加强对现代化管理人才的培养，通过选拔高素质、高技能专业人才到办公室工作来鼓励职工进行良性竞争，以提高他们工作的主动性和创造性。

2.3 树立创新意识，努力实现优质化的管理与服务

创新精神是推动科研事业发展的主要动力，在新时期的发展中，科研单位办公室要紧跟时代潮流的变化，加强自身管理方式和服务理念的创新，通过办公模式和管理模式的转变来提高工作效率和服务质量。在管理方式创新上，办公室要积极进行工作流程的优化，将过去粗放型的管理方式转变为精细化的管理方式，以更好地提升其服务效能和工作质量。同时，办公室还应加强服务理念的创新，把过去的被动服务转变为新形势下的主动服务。尤其是在领导决策时，办公室要尽可能做到灵活性与计划性的相结合，在领导决策前为其提供准确、全面、高质量的决策预案；而在决策中要综合协调单位各方面的利益关系，严把决策关口；在领导决策后，办公室还要抓好各部门对领导决策的贯彻落实，以实现服务与管理的优质化。

2.4 树立全局意识，积极发扬奉献精神

办公室作为科研单位开展各项工作的指挥中心，其担负着内外联系和上下沟通以及协调各方的重要作用。因此，在日常的工作和管理中，办公室要积极树立整体观念和全局意识，努力为单位职工创造团结和谐的工作氛围，加强各部门的相互合作，以高效实现工作目标。在科研单位内部，办公室要协调好不同部门之间以及领导和各部门之间的关系，以增强单位内部的凝聚力。而对外，办公室要积极充当科研单位各项工作中的“联络员”，加强与上级部门的协调与沟通，同时还要与其他部门和单位搞好合作，实现各单位和部门的共同发展。

办公室作为科研单位管理枢纽和协调各方的综合性职能部门，其在新形势下的工作呈现出工作任务繁杂、参与政务管理的重要性增强以及服务质量要求提高等新特征。因此，在新时期的科研事业发展中，办公室要积极树立规范意识、发展意识、创新意识和全局意识，做好对内对外各部门之间的协调与沟通，从而真正实现服务与管理的优质化和科学化。

主要参考文献

[1] 范本荣. 新形势下做好农业科研单位办公室工作的思考[J]. 科技信息，2012（11）.

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为了适应经济潮流的发展，跟上时代的步伐，企业办公室综合管理逐渐被提到日程上来，根据经济需要，必须针对内部管理作出一些相应的调整。我们要准确把握时代讯息，全面认清办公室工作目前面临的重要形势，积极为领导、机关和基层服务，抓好落实，科学管理，创建优秀的管理模式，加强办公室工作管理改革。

一、提高工作人员综合素质

1、积极的服务意识

服务是现代社会行业中的一个关键词，是衡量办公室工作的根本标准，有良好的服务意识才能搞好办公室工作，使得办公室管理高效化。办公室工作人员要不断提高自己的服务意识，能够积极主动，顾全大局，具有团结意识，头脑灵活的同时做到身体灵活，要认真、谨慎、勤快，一丝不苟，不能被动地接受领导交代的任务，不能在工作中互相推诿等。并且要求工作人员要做到事无巨细，对待来访人员热情接待，负责到底，仔细询问事由，重要事情做到准确、及时地传达。

2、良好的协调能力

在办公室工作中难免会遇到各种各样的问题，其中同事关系的相处是保证企业长期持续稳定发展的重要点，这就要求我们的工作人员具备良好的沟通和协调能力，能够协调好同事之间关系以及解决工作中出现的某些不和谐现象。综合协调，形成推动工作的整体合力。在办公室管理工作中，协调各部门，狠抓综合管理，健全和完善内部管理体系，实现办公室工作的规范化、科学化、优质化、高效化管理。

3、独特的创新思维

创新已经成为新时代的主题，一味地追求传统，止步不前只会被淘汰，成为经济社会的弃儿。同样地，企业内部管理也需要创新和发展。办公室工作人员要继承和发扬优良传统，适应形势的发展变化，运用独特的创造性思维，谋划适合本单位且具有特色的管理方法，坚持传统和创新的统一，增强工作的预见性和主动性。

二、强化企业内部管理

1、搭建基础

办公室工作的基础如同楼房的根基，根基不稳何谈房子的安全性，因此，搭建办公室综合管理工作的基础迫在眉睫。办公室管理者要首先做到室内清洁、办公用品拜访整齐、环境优美、气氛融洽，能够让大家以最良好的精神状态投入到工作中去。办公室工作中还要提升组织重视水平，以高层管理者的支持作为后援，可以通过帮助管理者处理一些较为棘手的问题，或者满足他们的合理需求等来获取支持和信任。另外，要进行有效地沟通，做到知己知彼，即掌握组织成员的动向，根据对方特点使用沟通方式。

2、健全制度

俗话说，没有规矩不成方圆。没有健全的管理体系也很难保证工作的顺利进行。建立全面的工作体系，明确分工和职责范围，严格按照规章制度进行管理，确保办公室工作正常有效地运行。

办公室承办全局性工作规章制度，如会议制度、考勤制度等都应不断完善健全，确保办公室工作快速高效地运转。其中，档案管理和财务管理占有举足轻重的地位，必须成立专门的规章制度。首先，应注重办公室档案的管理。建立单独的档案室，提高档案管理自动化水平，完善档案管理系统，配备专人负责监督，整理和维护，并定期总结管理经验和对管理工作的建议和意见，找出工作过程中的缺点和不足，及时纠正，更好地提高工作质量。其次，推进财务制度改革。社会企业的发展主要依靠经济的推动，而财务就是企业经济的命脉，保证财务公开、透明、安全，就必须严格遵守财经纪律，规范票据管理，加强财务制度改革。

3、加强管理

要做好管理，就必须从各个角度出发，准确有效地实行管理制度。目前，随着行政机构改革的进行，办公室工作存在这一些潜在危机，一系列问题也由此滋生，人员不足，管理片面等，要解决这些问题，唯一正确有效的方法就是建立健全合理的管理组织。办公室工作的设置要符合组织原理，做到结构综合化、人才多元化、方法制度化，办公室组织只有合理化，才能更好地发挥整合效能。

思想决策在管理中占有至关重要的作用，办公室工作人员要克服旧的传统观念、思维模式和工作中的惰性，做到与时俱进，勇于创新，运筹帷幄，树立全局观念，注重效率和效益的结合，时刻提醒自己高效优质地完成任务。另外，要认真、谨慎，善于观察，发现倾向性、方向性、苗头性的问题，及时提供信息，研究解决方法。

现代的信息技术发生着日新月异的变化，管理手段也呈现多样性，以计算机信息为代表的信息处理技术为办公自动化工作提供了前所未有的机遇，向我们展示了一个全新的多元化的世界平台。

办公自动化是指运用先进的科学技术，将办公业务活化于人以外的各种设备中，并由办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。它涵盖了行为科学、管理科学、社会学等多个领域的理论与技术，尽可能地充分利用信息资源，达到最高效益，提升协同办公能力，辅助决策，强化决策者管理水平。

三、结束语

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办公室主要有管理、协调、服务三大功能，其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。办公室工作必须在“管理”、“协调”和“服务”三方面再上一个档次，才能适应现代企业制度对办公室管理的要求。

（1）从“管理”方面来说，办公室工作不能满足于仅仅在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业文化等重大问题上有自己的思考，经常提出深思熟虑、脱凡出新的参谋意见，并且在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。

（2）从“协调”方面来说，办公室人员不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在公司的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。办公室人员应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。

（3）从“服务”上说，办公室就是要为上级机关服务、为领导服务、为基层服务、为员工服务、为公司的健康发展服务，以争取达到上级满意、领导满意、基层满意、员工满意。人们常说，办公室是打不完的电话，磨不完的嘴，写不完的材料，跑不完的腿。因此，办公室要甘当幕后英雄的角色。

二、提高公司办公室管理工作水平的对策

（1）主动学习和理解政策

近两年来国家和公司系统各项要求都在发生着深刻的变化，一些传统的思维模式和固有的模式逐步被打破，仅国网公司行政办公类的通用制度目前就已颁布了32项。办公室是公司的信息枢纽，这就要求我们必须掌握诸如部门职责，各专业工作流程和工作要求，内外部政策的重大变化等等。我们不仅要熟练掌握行政办公类的各项新规定，新要求，还要知悉各个专业的调整和变化，既要学习国家层面的宏观政策调整，又要高度关注公司系统“两个转变”的新思路。唯有通过认真地学习和理解政策，积极做出适应性调整，做到“敏锐、敏捷、敏感”，才能适应内外部环境变化对我们带来的影响。

（2）加强队伍建设，不断提高人员综合素质

要不断更新办公室人员队伍的知识面，加强工作人员综合素质的培养和提高。具体来说，一要不断提高政治理论素质。加强各项政策法规的学习，树立正确的政治方向、立场和观点，把握工作全局，为工作奠定良好的政治理论基础。二要不断提高文化素质。建立起层级性的知识储备和开放性的知识结构，为做好工作打好文化基础。三要不断提高业务素质。要善于从繁杂的事务工作中挤出时间来钻研业务，既要对自己承担的本职业务深钻细研，又要兼收并蓄，熟悉全面，切实掌握好综合分析、文字处理、组织协调等各项技能，做到一专多能、融会贯通。

（3）积极推动管理工作创新

办公室在处理好日常事务的同时，应将更大的精力放到综合协调、服务决策、服务管理上来。大力进行思维创新、观念创新、内容创新，由忙于抓具体事务向善于抓大事、谋大事转变；由注重作好眼前的工作向搞好超前服务转变；由完成领导交办的任务向主动服务、不断提高工作质量和效果的精益化管理转变，为领导决策提供科学详实的依据。落实到具体工作上，一是要全面、准确、及时地掌握公司实际情况，广泛收集信息，深入调查研究，增强认识问题的前瞻性、科学性，更好地为领导决策提供有价值的意见、建议。二是真实反映基层情况，使基层的合理要求在领导决策中得到充分体现。三是要准确体现领导意图，认真学习有关文件和领导讲话精神，不折不扣地完成领导交办的任务。

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中图分类号 C931.4 文献标识码 A 文章编号 1007-5739(2009)13-0361-02

服务是过程中的管理,优质的服务是过程中的科学管理。办公室在管理系统中担负着上下沟通、内外联系、左右协调的枢纽作用,其中,行政管理和服务是它最基本的职能,也是办公室工作的立身之本、辅政之基、谋事之道,是保证单位日常工作正常运行的基础。

1 新形势下,科研单位办公室工作呈现的新特点

1.1 在日常事务管理中,应强调办公室参与政务管理的重要性

随着科研体制的深入发展,科研单位在管理方式、发展目标、人才培养、运行机制等方面也发生着深刻的变化。办公室作为辅助领导决策的主要部门,需要创新思维,改变过去重在“办事”的想法和做法,积极地参与政务管理,在推进科研院所管理、制订年度工作计划和中长期规划、提出可行的战略和策略发展的重要工作中发挥作用,成为民主决策、科学决策、服务科研的智囊团,这日益成为评价办公室工作水平的重要指标。

1.2 工作任务更加繁重,服务要求更高

从管理要素看,涉及人、财、物、时间、空间、信息等;从工作内容看,涉及政务、事务、服务;从服务对象看,涉及领导、同级部门、职工。办公室作为一个单位工作的窗口,信息交流的平台,横向、纵向联系交流比较多,事务杂、任务重,而且科研单位有越来越多的专家、学者走上领导岗位,他们本身是各专业领域的首席专家或学科带头人,承担着各项科研任务,需要办公室在行政管理工作上为领导提供不可缺少的辅助,使领导减少不必要的干扰,更好地策划全局工作。

1.3 人员素质要求提高,应急能力增强

面对今天瞬息万变的信息以及各种类型的突发事件,要求办公室人员必须做到快速反应、急事急办、特事特办、善于把握,领会领导意图,按照指示精神办事。

2 坚持四意识,在科学管理中提供优质服务

2.1 坚持规范意识,实现管理和服务的科学化

(1)规范职能。合理配置办公室内部机构,通过实行岗位目标管理,使每个人都明确自己的岗位职责、工作目标和具体要求,做到各司其职,各负其责。

(2)规范制度。规章制度的建设是实现有效管理的航标,一切管理行为需有法可依,有章可循。办公室承担着大量琐碎繁杂的事务性工作,如文稿印制、电话通知、会务组织、来宾接待、车辆管理调度等。这些工作看似寻常,但稍有疏忽便容易出错添乱,甚至造成不良的影响。建立规范的办文、办事、办会等各方面的工作流程,形成有序的运行机制,能确保工作次定而序不乱。

(3)规范形象。形象是内在精神的外在体现。办公室可以通过统一单位的信封、公文纸、资料袋等办公事务用品的格式,规范对外交流的视觉形象。另外,办公室还可通过抓工作人员的整体素质形象,以及办公室、会议室环境、卫生等,展示出一种健康、积极向上的精神风貌,树立窗口形象,同时也给工作人员带来新的激情和活力。

2.2 坚持创新意识,实现管理和服务的优质化

(1)创新管理方式,由粗放型管理到精细化管理的转变。在办文、办事、办会工作中,优化工作流程,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,力求精细化,全面提升办公室的工作质量和服务效能。

(2)创新服务理念,由被动服务为主动服务,由决策要素的单项服务到决策全过程服务的转变。办公室应立足于对社会发展趋势的超前预测,对有关工作早考虑、早研究、早动手,被动性工作主动去做,努力在被动中争取主动。特别在参谋建议时,要从政治上可接受、经济上合理、技术上可行、法律上允许、操作上可能、时间上有效等6个方面考虑。应当在增强工作的计划性上体现主动服务,科学规划工作重点,做到长计划、短安排,计划性和灵活性相结合;在增强辅助决策的科学性上体现主动服务,为领导决策提供充分、准确的依据。在领导决策过程中,在决策前要拿出高质量的参谋预案,准确、及时、全面地反映情况,提供决策建议;策中要进行高水平的综合协调,理顺各方面的关系,严格把好决策中的各个关口;决策后要高效率地抓好贯彻落实,使决策变成各级各部门的实际行动。

(3)创新思维,由传统办公方式向现代自动化办公模式的转变。以提高工作效率和工作质量为目标,配齐必要的现代化办公设备;建立信息化管理平台,借助计算机网络技术建立信息收集、处理、传输和反馈的综合系统,采用办公主页、电子邮件、公告版、讨论组等方式在网上传达文件、通知等管理信息,进行网上即时、多向、互动的信息交流,使管理更加科学、民主和有效,办公室工作向智能型发展;建立电子文档数据库,如实行档案管理电子化,节约资源,提高效率。

2.3 坚持发展意识,提升管理和服务的能力和水平

(1)重视学习和培训,提高人员素质。办公室应经常组织工作人员学习,多参加业务培训,引导办公室工作人员自觉积累多学科的专业知识和最新信息,形成学习与工作互动、在学习中工作、在工作中学习的良好风气。

(2)激发活力,加强人才培养。在新形势、新任务下,培养现代化的管理人才,充分发挥工作人员的主观能动性、工作积极性和创造性,是提高办公室管理水平的关键。选拔高素质、有培养前途的人员到办公室工作,创造良好的工作环境,鼓励积极向上的良性竞争。

2.4 坚持全局意识,发挥奉献精神

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一、前言

在探讨综合办公室的管理水平提高途径前，我们要清楚的指导综合办公室的职能，办公室各单位的综合协调部门，主要负责内外联络、上传下达，同时由于对单位给方面都熟悉，因此也成为单位制定决策时的顾问团，更是决策实施是的得力帮手。综合办公室联络的对象包括：对外有上级单位、地方政府和群众、设计单位、施工单位以及建立单位，对内主要是单位管理层和各级员工。针对各方的协调工作是一项复杂工作，工作目的是保障工程项目的顺利推进，核心是协调好各方关系，为工程建设的整体规划服务。

二、办公室综合管理工作的特点

1、政策性。综合办公室在日常工作中收集、整理、综合单位内部和外部各方面信息，并综合分析，定期向单位领导层汇报。这项工作重要性不言而喻，领导层对内外状况的判断直接影响领导决策，决策水平的高低，对单位的规划和发展起到决定性的作用。因此，综合办公室的职责类似于部队中的参谋，责任重大。在日常工作中要要积极、主动的做好信息整理、汇报工作。

2、服务性。综合办公室属于单位内的服务部门，其服务的内容主要包括：（1）为领导层服务，主要是传达领导层决策，并作为决策实施助手帮助单位各部门领会决策精神；（2）为给部门服务，部门之间需要工作上的对接，办公室作为协调部门，在部门工作内容的衔接上有着独特优势；（3）为单位内部职工服务，汇总职工意见，并及时向领导层反映单位职工思想状况。

三、办公室综合管理工作中存在的问题

1、工作覆盖面广，指向性差。由于综合办公室的工作包括上传下达、各方协调、内外联络，工作内容十分繁杂，具体说来对内要管理单位日常事务、劳资管理、后勤服务，对外要负责活动策划、宣传报道等。在项目筹备和验收周期内，管理的事务太多，内容太杂，因此要想将每项事务都处理得井井有条难度极大。

2、工作人员较少。相对于其他部门的工作，综合办公室专业性较弱，所以很多单位对综合办公室并不重视，认为办公室的任务只是负责内勤服务和上下沟通，不需要专业能力，因此人员编制较少，可实际上由于工作内容覆盖面极广，管理事务、服务对象众多，因此相对于单位其他部门工作人员而言，综合办公室工作人员的工作量大的多。

3、工作业绩不明显。单位内的其他部门工作范围明确，比如财务、采购、安环等部门又有着明确的工作内容，方便业绩考评，而综合办公室的工作覆盖面大，许多都是协调工作，而且突发性、偶然性大，尽管办公室人员忙碌一天的工作，往往在业绩考评中难以体现，导致为工作所耗费的精力和时间，都无法获得相应的认同和奖励，长此以往自然影响综合办公室工作人员的积极性。

四、加强办公室综合管理工作的策略

1.狠抓信息调研

在辅助领导层制定发展规划和做出决策中，综合办公室扮演了重要的角色。首先综合办公室以其独特的优势，方便搜集整理单位内外的各种信息，及时做到下情上达，对单位领导决策内容和方向起到重要的辅助作用；其次，办公室相当于领导层的参谋，在制定具有战略性、全局性决策时，少不了综合办公室的参与，这就要求办公室人员要增强战略思维能力，事先拿出几个有可行性的方案以供领导层决策。因此，在日常工作中就要就办公室人员提高一下几个方面：（1）跟得紧，紧跟信息调研这根主线，用心搜集各种信息；（2）抓得住，要准确领会决策的意图；（3）用得上，才决策过程中避免做无用功，可行方案的制定要具备多样性、全面性。

2.狠抓督办协调

综合办公室的日常工作是负责单位的协调工作，在当先局势下，协调工作更加凸显其重要性，具体说来主要是协调好四个方面关系：（1）对上协调。要在工作中做到请示不推诿、建议不越权、服从不盲目、尊重不奉承，对上级汇报情况要做到如实反映客观事实；（2）对下协调。对象为公司广大基层员工。首先，围绕生产项目是对下协调工作开展的核心，抓住难点主动协调来推动整个项目；其次，采取什么样的态度是协调工作的灵魂，要做到发言不施令，协调不指挥，提高员工积极性；（3）对内协调。这对公司内部各个职能部门间的对接工作，综合办公室就是企业管理中的剂，遇事要多与其他部门负责人沟通，发挥其特长；

3.狠抓党群工作

综合办公室还需要负责管理党群工作，处理党群事务，协调党群关系，管理模式主要以协调、调动为主。党群工作主要是针对基层员工，首先是工作方法，在处理日常事务时，要不断增强思想教育工作，留意观察员工的思想动态，一些带有倾向性、苗头性问题要做到早发现、早协调、早疏通，力争做到见微知著，把在问题萌芽时期就解决掉；其次是注意协调党群关系采取的态度，协调的目的是使员工对企业怀有亲切感，对自身有荣誉感，对工作有成就感，进而对企业有归属感。这不单单是解决问题，而需要长期的思想工作和情感联络。那么在态度上就要做到心怀平等、坦诚相见。

4.狠抓安全保障

企业的安环状况也是综合办公室管辖范围内事务。首先要建立完善的制度，对进场设备和台账做定期的检查。定期检查的目的是将安全问题的影响降到最低，对发现的安全隐患要及时敦促相关部门整改，还要全程跟踪整改过程，直至排除隐患。

五、小结

综合办公室工作覆盖范围广，是参与决策制定、执行，负责上传下达、部门协调、内外联络的综合部门，其工作质量会对单位的运转起到决定性作用，因此综合办公室虽然繁杂且专业性不强，但对于单位来说十分重要。只有转变思路、调整工作态度、扎实做好本职工作，才能平稳且高效地推进项目建设。

参考文献

[1]张建恒，论新时期高校行政管理观念的转变[J]，河北农业大学学报（农林教育版），2006年01期

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我们办公室认真学习党的十精神，认真学习省公路局办公室及总段有关后勤管理工作的文件与指示精神，提高了认识，统一了思想，充分认识后勤管理工作的重要性，只有全面抓好后勤管理工作，提高后勤管理工作的效率和质量，才能为全市公路建设工作提供坚实的后勤保障，促进全市公路事业又好又快发展。为此，我们办公室切实增强做好后勤管理工作的责任心，按照上级的后勤管理的工作精神和工作部署，全面做好后勤管理工作，逐步走向制度化，规范化轨道，不断取得新成绩，为全市公路事业健康持续发展作贡献。

二、加强办公设施管理，努力节约办公经费

我们办公室切实加强办公设施管理，做到既要让办公设施能够满足正常工作需要，又要努力节约办公经费，争创节约型机关，着重抓好三方面工作：一是做好预算，严格控制费用支出。充分运用多年来的实践，精心细致地做好办公设施年度预算工作，做到思路清晰，重点突出，方法得当，效果明显，明确办公设施购置名称、数量、价格，使有限的资金发挥更大的作用。在安排办公设施年度预算工作中，加强对干部职工的教育，强化干部职工的预算意识，以减少和克服在资金使用上的盲目性和随意性，遏制相互攀比和讲排场搞奢侈的不正之风，避免产生不必要的浪费，节省每一元资金，提高资金使用效率，努力建设节约型机关。二是严格执行政府采购程序，努力节约办公经费。认真抓好各单位、机关各科室办公用品采购审批程序，凡是需要采购的办公用品，严格执行政府采购程序，做到货比三家，价廉物美，尽最大努力节约办公经费。三是规范化管理，确保固定资产完整。建立资产管理台账，完善固定资产数据库，定期开展固定资产盘存，做到帐实相符，帐帐相符，防止固定资产流失，提高固定资产的使用效率。

三、加强公务车辆管理，努力节约用车费用

我们办公室切实加强公务车辆管理，认真做好车辆的调配、使用和管理，坚持定人定车，责任到人，完善车辆行驶里程及油料消耗台账，抓好节能减排工作。一是严格执行派车制度，用车部门填写用车申请单，注明出车时间、方向、工作任务和收车时间等，报主管领导批准后使用。二是严格执行车辆归位制度，每日车辆使用完毕，要将车辆停放在规定范围内，任何人不得私自开车回家。三是车辆维修联系好定点修理厂，降低车辆维修费用；凡是车辆需要维修的，一律报领导批准后送定点修理厂修理，否则修理费一律不予报销。四是建立车辆行驶里程及油料消耗台账，实行一车一卡加油和单车核算，定期考核车辆百公里油耗，逐月编制车辆油耗和运行费用支出报表，通过一定形式进行公布，提高驾驶员的节油意识，降低油料消耗。五是实行定点保险制度，由办公室统一给车辆上保险；实行公务用车节假日封存停驶制度，严禁公车私用。

四、加强公务接待管理，努力节约接待费用

我们办公室认真做好公务接待工作，坚持厉行节约、热情周到的原则，特别是中央八项规定实施以后，严格执行中央八项规定，充分履行好接待工作职责，既完成接待工作任务，又体现了中央八项规定的精神，做到勤俭节约。在公务接待管理工作中，我们办公室制定了接待管理制度，严格做到以制度管人管事，任何人不得违反接待管理制度。接待管理制度明确了接待对象、用餐地点及招待标准、接待手续办理、接待费用核销等，使接待工作做到制度化、规范化和标准化。在落实接待管理制度上，强化接待费用核销，实行“一支笔审批”和“三单合一”制度，即一般餐费应于当月结清，办公室对各类用餐登记备案；办公室送办领导审批核销费用必须提供“接待用餐审批单、用餐消费清单和税务发票单据”“三单”，“三单”不全不予报销。我们办公室共完成了交通部、省交通运输厅、省公路局及外省和本省公路交通系统单位、个人接待任务XXX余次，完成了接待任务，获得被接待单位、个人的满意，体现了热情周到，规范节俭的原则，切实控制接待费用支出。

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最近几年，伴随着高等教育的迅速发展，高校的办学规模不断扩大，面临着新的发展形势。而高校办公室作为其自身对内对外交流的重要平台，在学校管理中发挥着承上启下、协调内外的重要作用，因此，做好高校办公室管理工作，适应信息时代的要求，对于高校的稳定发展而言是非常重要的。

一、高校办公室管理工作中存在的问题

（一）服务意识缺乏。现阶段，许多高校办公室管理人员对于自身的工作缺乏足够的认识，管理观念滞后，服务意识欠缺，工作的积极性不高，加上办公室管理工作的繁琐性，使得工作人员缺乏对于工作的热情，不求上进，影响了办公室管理的效果。

（二）综合素质偏低。从目前的发展情况看，许多高校办公室工作人员忙于对日常工作的处理，没有足够的时间去对专业管理知识进行学习，而且许多办公室工作人员都是由学生担任的，没有经过系统性的培训，综合素质偏低，影响了办公室工作效率的提高。

（三）管理制度陈旧。高校办公室管理制度普遍存在着一些缺陷和漏洞，缺乏可行性与合理性，与实际工作需求存在脱节的情况，无法满足信息时代高校办公室管理的实际需求。同时，在制度上缺乏对于工作人员的约束和激励性措施，存在着权责不清、奖惩不明的问题，使得工作人员往往是被动地接受上级领导的安排，无法形成切实可行的工作机制。

二、高校办公室管理工作的有效措施

（一）树立正确观念。在当前新的发展形势下，高校办公室管理人员应该从实际出发，树立起与时俱进的管理理念，认识到办公室管理工作与高校发展的相互管理，在管理中不断强化自身的服务意识。一方面，办公室管理人员应该加强自我素质的提升，主动去学习先进的管理理念和管理方法，立足高校发展的实际需求，确保管理方法的合理性和可行性;另一方面，应该积极转变工作态度，在办公室管理工作中应该做到积极主动，热情周到。同时，应该进一步强化服务意识，针对学生、教师以及教学活动等提供相应的服务，充分了解教师与学生的各种需求，促进服务质量和工作效率的提高。

（二）提高人员素质。办公室管理人员的业务素质直接影响着管理工作的效率，因此，高校必须重视起来，加快办公室管理队伍的建设，提高管理人员的业务素质和服务能力。在思想层面上，应该引导办公室管理人员树立起坚定的政治信念，提高道德修养，在办公室管理中以高度的政治责任感和使命感为依托，确保各项工作的顺利开展;在业务素质方面，应该强化对于办公室管理人员的选拔工作，通过相应的教育和培训，不断提高管理人员的业务素养和服务水平，结合实践管理，使得其能够快速积累丰富的管理经验，将理论知识与实际操作相互融合，提高业务处理效率;在职业道德方面，应该确保办公室管理人员具备良好的职业道德，在工作中恪尽职守，为学校的发展提供服务。应该将工作与生活区分开来，对于工作中遇到的问题，采取切实有效的措施进行解决，以职业道德对自身的行为进行约束，促进服务质量的提高。

（三）完善管理制度。一个相对健全完善的管理制度，是提高办公室管理服务质量，规范办公室管理行为的重要基础，在信息时代，高校办公室管理工作要想适应新形势的发展需求，就必须对管理制度进行完善。在当前的时代背景下，高校办公室管理中许多陈旧的规章制度已经逐渐无法适应管理的实际需求，对此，应该及时进行删除和更改，提升制度的实效性和可靠性。对于制度中存在的缺陷和漏洞，可以通过修订或者重新制定的方式进行完善，确保管理制度能够覆盖办公室管理工作的所有内容和环节，为办公室管理人员各项工作的顺利开展提供良好的支持和保障。

（四）创新管理方法。信息时代，各种新的理论知识不断涌现，推动了信息化与网络化的发展，也给管理科学和管理技术带来新的变革。面对信息时代信息量巨大、内容繁杂、传播速度快的特点，办公室管理人员应该及时更新观念，转变认识，注重对自身专业能力和创新精神的培养，以适应新形势的发展需要。应该加强调查和研究工作，从学校发展的实际出发，尽可能地多思考，对管理工作的规律和经验进行总结。对于新形势下出现的新问题，应该做出准确可靠的判断，增强管理工作的预见性、实效性和能动性。一方面，应该加快基础设施建设力度，以现代化的办公设备，促进工作质量和工作效率的提高;另一方面，应该加强信息化技术的应用，建立良好的信息管理系统，实现事务处理的信息化以及指挥调控的现代化，推动办公室管理的自动化与智能化。

三、 结语

总而言之，在当前的信息时代，高校面临着全新的发展形势，其办公室管理工作也出现了许多新的问题。为了适应日趋严峻的竞争，高校应该高度重视办公室管理工作，加快管理人员队伍建设，引导管理人员解放思想，更新观念，大胆创新，强化办公室的服务功能，逐步推动办公室管理工作的现代化和信息化。

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“以人为本”意味着凡事要从服务群体的特点和现实出发，一切制度安排和政策措施要体现人性，要考虑人情，要尊重人权，不要超越人的发展阶段，不能忽视人的需要。社会中人们之间的社会关系有其独特的规律，特别是各级领导和决策层，精心分析、判断、选择和把握，其执政能力和领导水平，其社会责任意识和大局精神，往往会在这些矛盾和困难面前受到考验，运行过程是落实“以人为本”理念的关键。

高校办公室作为高校对内对外管理服务的窗口，每天面对诸多挑战，与形形的人打交道，要想达到各级领导、相关部门及每位职工对办公室工作基本满意，就要在办公室管理工作中坚持“以人为本”，树立主动服务的观念，把人作为手段与目的的统一，真诚帮助人、关心人、尊重人，实行“霍桑”效应，体现人文关怀，想职工之所想，急职工之所急，职工的利益高于一切，尽己所能做好每一项工作，解决每一个问题，让其高兴而来，满意而去。

高校办公室工作人员的管理也应遵循精诚团结的管理理念，形成和谐、稳定、团结的工作局面，正所谓团队即家庭，同事即手足，互相关心，互相帮助，取长补短，相互激励，共同进步。办公室人员上下通力合作，各司其职，各负其责，各尽其用。并准确掌握办公室工作人员的需要，科学地安排其工作岗位，在工作中充分考虑人的成长和价值，做到大事讲原则，小事讲风格，共事讲团结，办事讲效率，努力营造科学、民主、创新、进取的工作氛围，使每一个成员的积极性得到充分发挥，殚精竭虑，无私奉献，以只争朝夕的精神、灵敏快捷的节奏对待每一项工作，真正把办公室建设成为温馨的大家庭，建设成为极具凝聚力、创造力和战斗力的优秀团队。

二、知识管理在办公室管理工作中发挥的重要作用

知识管理在高校办公室管理中涵盖了利用先进的管理设备、管理者的智慧、创新性思维，以达到理想的管理工作效率、效应和效果，为全校提供优质、高效、系统、科学的管理服务。随着现代化科技信息的迅猛发展，全国各高校及高校内部的信息方式和渠道都不尽相同，这就要求办公室工作人员掌握和了解各种现代化的信息操作方法技能、来源渠道，具备收集、处理、筛选有利于学校发展相关信息的能力。在日常工作中不断进行缜密的调查研究，用心积累信息资料，为高校领导决策提供及时、准确的数据信息。同时，将有价值的信息，例如红头文件、工作总结、计划、发展规划、会议记录、纪要、各种重大事项、活动形成文件信息资料以电子、光盘和纸质等存档形式汇集整理，为学校收集、储存及提供重要的历史资料信息。利用信息化手段通过历史资料的分析和现行资料的统计，评价高校办公室管理的科学性，主办和督办各种会议，根据办公和办会数量和质量评价办公室管理工作能力及发展、创新的科学性，使高校办公室的决策建立在科学和理性分析的基础之上，不断提高领导的决策水平及办事效率，确保各项工作的正常运转。

高校办公室处在联系上下，沟通左右的枢纽位置，办公室工作人员的一言一行均在学校内外人员的监督之下，办公室工作具有偶发性和突发性的特点，是应急式工作，短促且没有节奏，经常被日常琐碎的工作所打断。办公室人员处理问题的质量及工作效率，可以从接听电话中反映出来，甚至反映出学校的政治形象和精神面貌。这就要求合理配备办公室工作人员，既要具备较高的理论政策水平，又要具备较强的沟通协调、语言表达、文字写作、沟通协调等综合能力，更要具备较高的综合素质、较强的事业心及主人翁责任感，要有足够的耐心，更要有应对突发事件的果断、智慧的应变能力及创新能力。因此，为实现办公室科学化管理，加强办公室工作人员知识、政治、文化、心理素质等综合素质及业务、工作能力培养极为重要。

首先，要筑牢理论学习的根基，夯实政治思想基础，掌握时事政治、国家政策、法律法规，增强政治思想觉悟，爱岗敬业，不断学习，从实践中总结经验。其次，要熟练掌握科学的文件处理和存档方式、有价值信息的调研采集及现代化、自动化办公设备操作等工作业务技能。再次，要加强自信修养，培养广泛的爱好和兴趣，身心愉快，能够驾驭和控制自己的情绪，以饱满的工作热情投入到办公室管理服务工作当中去。同时，要培养亲和力，多与被服务对象（教学、科研、党务、学生）进行思想交流，信息沟通，及时、准确地把新的信息传达给职工，为领导、为基层、为职工服好务。同时，实现需要的价值，感受工作的快乐和成就感。

三、用科学发展观指导办公室管理工作

高等学校是培养优秀人才的摇篮，是科学研究的重要基地，担负着为社会培养人才、输送人才的重任。作为高等学校内外联系的桥梁纽带的办公室，必须按照科学发展观的要求，树立现代管理意识和创新管理理念，规范管理制度，优化管理效能和服务意识，打造优秀管理团队，充分发挥办公室的各项职能作用，建立健全管理规章制度。随着高校管理体制改革的不断深入，高校上下对办公室管理服务的具体内容有了更高的要求，办公室承担的各项职能工作接踵而来，面对纵横交错的繁杂工作，作为办公室管理干部需要不断学习国家的路线方针、政策法规，围绕着国家的大环境，不断加强规范化、程序化和制度化建设，形成切合本校实际的管理模式，与时俱进，开拓创新，满足不同服务人群各种需求，发挥无可替代的重要作用。高校办公室管理的科学化程度直接影响着高校改革与发展的水平与层次，因此，用科学发展观指导高校办公室管理工作势在必行。

四、推动办公室管理工作科学化，建立健全管理规章制度

管理工作制度化是实现办公室管理科学化的主要途径。高校办公室工作繁杂、千头万绪。为了落实责任，明确工作流程，制定了一系列管理规章制度。一是岗位责任制度，以量定岗、以岗定人，实行精益管理，从工作实际需求出发，节约人力，减少不必要的工作流程。责权明确、具体，让职工充分了解组织部门的工作目标，在完成各自责任的前提下，齐心协力，努力实现组织部门的愿景。二是会议制度，明确大、中、小型会议的规模、参会人员及会议时间，严格会议审批制度，控制会议数量，做到办会主题鲜明，会前调研，会中讨论，会后落实，提高办会的质量及效率。三是接待服务制度，明确接待对象的接待标准和规格，制定接待办法细则，既能体现学校的热情，又能体现学校的真诚，以国内外专家来访为契机，宣传高校，扩大影响力。四是安全保密制度。办公室负责学校的各种印鉴及机要、机密文件的处理、审阅保管等工作，设专人保管，定期监督检查，严格执行印鉴使用审批制度和机密文件审阅制度，做到谁主管谁负责，严格把关，层层落实，避免给高校造成重大的不良影响甚至经济损失。