档案管理步骤范文

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.129

[中图分类号]G258.2;G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）20-0-01

1 图书馆档案管理信息化建设的重要性

所谓图书馆档案管理信息化建设，是指利用现代信息技术和网络技术，根据图书馆自身建设和发展要求，开发和管理图书馆各项信息资源，为图书馆用户提供优质信息服务的过程。这能最大程度地满足不同读者对图书信息资源的需求。图书馆档案管理信息化建设的重要性是其相较于传统的图书馆档案管理模式来说的，其重要性主要表现在以下4个方面。

一是随着信息时代的不断发展，图书馆档案信息的需求也越来越高，传统的纸质档案管理方式存在着信息流通量不高、处理不及时、查询繁琐、档案信息易丢失、文件归档工作量大等弊端，导致档案信息不能及时被搜集、整理和归档。其档案信息处理和检索的及时性、灵活性和准确性也无法满足庞大的读者需求。而档案管理信息化系统利用计算机技术和网络信息技术，能高效处理和检索档案信息，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，读者可直接快速查找到所需要的数字化文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。

二是传统的图书档案管理模式中，一方面需要很大的室内面积来储存档案，同时还需要对应的借书室、阅览室以及采编室等办公场所，这在很多单位和学校中很难完全满足;另一方面对于庞大的图书档案信息，需要专业的图书管理人员对图书档案信息进行采集、整理、归档、查询和维护等，对人力、物力和财力的要求较高，一般单位很难配备这么充足的专业管理人员。而图书馆档案管理信息化系统只需要一个很小的空间甚至几台电脑加服务器和存储设备，就可以实现储存功能，不需要浪费大量的人力、财力和物力，还可以提高档案管理工作效率，创造更好的社会效益和经济效益。

三是传统的各个图书馆档案管理单位之间都是相互分开的，一般都是半封闭型和馆藏型的，如果想要实现信息共享非常困难。而档案管理信息化系统可以很好地解决这个问题，它一方面可以让图书档案信息实现由半封闭型、馆藏型向开放型、开发利用型转变，为广大读者提供了一个信息共享的平台，同时也为科学研究和知识普及等提供智能化服务。另一方面，对每一位读者来说，在信息化系统平台上获得的信息会更加广泛，信息量会更大，可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，更能体现出档案信息化系统的人性化和个性化特点。

四是在图书馆档案管理信息化普遍发展的今天，很多图书馆采取将传统服务延伸拓展到现代网络上，极大地提升图书馆的现代科技含量和服务功能。能够大大缩短档案形成和利用周期，避免归档过程中容易出现的不及时、不齐全等现象。在一些部门和管理层中，决策是否正确，管理措施是否得当，都要依靠完整的、准确的信息来保障，图书馆档案管理信息化系统避免了人工查找和判断的错误，可用准确完整的档案信息支持决策和管理。

2 图书馆档案管理信息化建设的关键步骤

2.1 建立健全完善的档案管理信息化网络和设施

强大的图书馆档案管理信息化系统需要一套完善的信息化网络和设施来提供足够的支撑和保障，从硬件到软件，从内部到外部。从硬件方面来说，档案信息化管理需要大量的设备进行支撑，例如电脑、服务器、扫描仪、打印机等。从软件方面来说，选择适合自身办公特点的图书档案管理软件和管理平台是档案管理信息化的基础，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口、以及档案管理模块等要符合档案信息化建设的要求。例如，利用各种搜索引擎从网络上查询并获得各种信息;利用各种导航系统为读者快速获取信息提供服务等。单位要将档案信息化建设经费列入年度财务预算，对档案保管数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化要有一个特定的预算等因素，增加经费投入。

2.2 建立完善的档案信息化管理标准和体系

不同的图书馆的档案管理工作都存在一定的差异性和共同点，各图书馆档案管理信息化建设都要根据自身发展的特点和工作内容建立完善的档案信息化管理标准和体系。可将档案管理信息化建设涉及到的大量的基础设施和设备、信息应用系统、资源管理、安全系统和人员培养等诸多方面进行规范管理。

2.3 提高档案信息管理人员的专业素质

一是要求档案信息化管理人员要有档案管理方面专业的知识，主要包括对档案信息真实性的辨别能力，对档案信息重要性的评估能力，对档案信息的整理加工能力等。二是要有一定的计算机应用能力和网络信息处理能力，才能保证各种档案信息的完整性和准确性。

3 结 语

目前，图书馆档案管理信息化建设是图书馆发展的主要方向和动力，需要各个方面的支持。图书馆管理人员首先应认识到管理信息化建设的重要性，然后再根据工作特点和发展方向采取合适的建设平台和方式，把握好关键步骤，才能更好地做好图书档案管理工作。

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)22-5279-02

Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.

Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving

传统档案业务的一般原理是：部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门，由档案管理部门人员负责档案的入库管理。由于不能充分发挥电子文件的优势，造成手工劳动量大，操作程序复杂，人力、物力资源浪费，而且档案利用率极差。为了加快中国石油天燃气集团公司信息化的发展，统一各个下属单位档案管理规范，形成中石油档案共享知识平台，项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。

系统的原理是：部门档案归档人员将档案电子条目录入，经过归档部门领导和档案部门领导审核后，档案电子条目自动提交给档案管理部门，随即可同步提交实体档案和清单，由档案管理部门人员进行档案整理和入库维护。这部分功能主要由系统中收集整理模块完成。本文介绍收集整理模块的总体功能结构和各个子模块的工作原理。

1 总体功能结构图

“收集整理”模块主要包含“档案归档”和“档案上交”的功能。

档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中，以达到提供借阅利用的目的。档案上交的目标是实现油气勘探开发类档案的汇交和分发。图1是收集整理模块的总体功能结构图。

2 档案归档

档案归档包含预归档、归档整理、档案整理三个子模块。

2.1 各个子模块任务

2.1.1 预归档

1）归档部门人员对待审核档案的电子条目进行录入、编辑、提交；

2）归档部门领导审核；

3）档案管理部门领导审核；

2.1.2 归档整理

1）部门归档人员对不需审核的电子条目录入、编辑、移交；

2）部门归档人员对实体档案的同步归档：归档清单打印、实体档案同步移交到档案管理部门；

2.1.3 档案整理

档案管理部门人员对归档部门提交的电子和实体档案编辑、实体整理、归档办结；

2.2 档案归档流程步骤

如图2，系统提供四种归档流程，可由各单位根据本单位业务情况选择使用。

2.2.1 标准流程归档

对应上图的全部五个步骤12345。

2.2.2 直接归档

归档流程从第四步开始，即从“归档整理”步骤开始，这种归档流程完全以实体归档发起，去掉了前面三步电子条目先归档的过程，档案归档只经过45两步流程完成。例如：总部的档案归档就是这种流程。

2.2.3 档案部门审核

对应标准归档流程去掉第二步，即1345。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由档案部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。

2.2.4 归档部门审核

对应标准归档流程去掉第三步，即1245。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由归档部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。

3 档案上交

档案上交分为档案汇交、档案分发、档案接收三个子模块。如图3，源单位（如油气田A、油气田B……）把档案上交到目标汇交单位（如勘探开发研究院）。如图4，由档案产生部门将档案分发到各个下属单位档案部门（如A单位档案部门、B单位档案部门……），由这些部门利用“档案接收”功能，将档案接收到系统的收集整理模块中，进行编辑和存档。

4 结束语

中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。作为档案系统的核心模块――收集整理，以其简洁的归档程序、严密的在线审批流程、兼容的条码和清单打印功能大大方便了用户单位的推广和使用，促进了企业的减员增效。“电子文件先归档、实体随后”的管理理念，使归档部门确保实体档案要和相应的电子档案一致，并同步提交到档案管理部门。跨部门、跨地区的不同单位间档案的汇交、分发和接收，只需几个简单步骤即可在线完成。电子条目的录入项设置严格遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》规定的档案基础业务规范和档案信息化规范。系统统一了中石油各个下属单位档案管理规范，将成为中石油集团公司档案管理平台和共享知识中心。

参考文献：

[1] 师玉强,王政.大型工程档案收集整理模式探讨[J].现代商贸工业,2010(7).

[2] 刘宏.关于建设工程档案收集整理标准化的思考[J].北京档案,2010(10).

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开展加强公证档案管理工作的对策研究，能够有效促使公证机构在开展公证管理工作的过程中，明确公证档案管理工作的开展价值，将先进的技术引入到公证档案的管理进程之中，提升公证档案的管理效率，确保公证档案的内容查找工作速度能够得以有效的提升，进而为公证机关的各项工作的利开展提供更加全面的、系统性的以及完整性的资料。

一、开展加强公证档案管理工作的对策的研究的重要性

公证机关的公证档案管理工作的开展，对于机关工作人员的工作的专业性有着很高的要求，因此需要公证机关对于公证管理工作的开展给予足够的重视，才能够保障公证档案管理工作的开展的高效性和精确性。但是实际在部分公证机关的工作开展进程中，认为公证档案管理工作可有可无，投入的精力较少，也没有将先进的科学技术应用到公证机关的档案管理工作之中。这种消极的公证档案管理方式，导致这些公证机关的档案管理工作的开展较为繁琐，浪费了大量的人力物力资源，却没有良好的管理效果，查找档案的效率慢，存在的档文件的内容不完整，都是公证档案工作的开展进程中，经常出现的难题，这都阻碍了公证机关的整体工作的顺利开展，由此可知，开展加强公证档案管理工作的对策研究，全面完善公证机关的公证档案的管理模式，其重要性不容忽视。

二、开展加强公证档案管理工作的对策内容的研究

（一）完善公证档案管理工作的开展的每个步骤，进而加强公证档案管理工作

完善公证档案管理工作的开展的每个步骤，可以有效的从根本上加强公证档案工作的管理力度。在管理公证档案时，首先应当保障公证档案的排列顺序严格遵照实践顺序，而后在进行装订。进而开展公证档案的归档工作，归档工作的开展是保障公证档案的管理质量最为关键的步骤之一。在开展工作档案的归档工作的过程中，需要遵循以下原则：

精确完成公证档案的组卷工作。根据每一份公证档案的具体内容，按照年份和1证1卷1号的基本原则进行组卷，进而有效的保证公证档案的组卷具有顺序性和规律性，同时在开展组卷工作的过程中也需要严格遵照国家的档案管理要求，定期的核查每一份历史公证文书材料，并且根据公证机关的实际工作的开展情况对于这些历史公证文书材料的组卷类别进行调整。同时在公证机关完成公证事项的开展工作之后，也必须在三个月的期限内，将公证文书进行归档，同时为了保证档案所涉及的人员的个人隐私不受到侵害，公证机关在开展档案管理工作时，也需要确保档案在归档时已经被加密盖章。同时由于公证档案的文件形式除了文书文件外还有音像文件和录像文件。在保存这些档案时，档案的管理工作人员也需要每一盘磁带或者是录像带上明确的标注出当事人的姓名、录制时间以及档案编号，以方便档案的管理工作以及日后的查找工作的开展。同时公证机关在开展档案管理工作的过程中，也需要安排专门的人员，定期的进行档案管理审查工作以及不定期的档案管理抽查工作，要求公证档案管理人员重新整理管理方式不合格的档案，以确保公证档案的管理工作开展的管理力度得以真正有效的提高。

（二）全面提升公档案证管理人员和专业性和职业素养，进而加强公证档案管理工作

全面提升公证档案管理人员和专业性和职业素养，进而加强公证档案管理工作，需要公证机关对于公证档案的管理工作的开展给予足够的重视，为公证档案管理人员提供更多的职业技能培训机会，并且建立明确的赏罚制度，对于良好的完成公证档案的管理工作的工作人员给予一定的表彰和奖励，进而调动公证档案管理人员的工作的积极主动性，全面提升自身素质，将有效推进公证档案管理加强工作的高效开展。在国家颁布的《中华人民共和国公证法》的内容中，对于公证单位的公证档案管理人员的专业性有了最新的标准，公证机关在聘用公证档案管理人员时，也应当严格的按照这一标准执行，并且建立定期的考核制度，保证公证机关的公证档案管理的工作的开展具有良好的人才推动力。

三、结语

探究加强公证档案管理工作的对策，首先应当明确开展加强公证档案管理工作的对策的研究的重要性，进而开展加强公证档案管理工作的对策内容的研究，加强公证档案管理工作的对策内容主要包括：完善公证档案管理工作的开展的每个步骤，进而加强公证档案管理工作和全面提升公档案证管理人员和专业性和职业素养，进而加强公证档案管理工作。开展加强公证档案管理对策研究，提升公证档案开展的高效性和精确性，确保公证档案的内容查找工作速度能够得以有效的提升，可以为公证机关的各项工作的顺利开展提供更加全面的、系统性的以及完整性的资料，进而可以有效保障公证机关的各项工作的开展更加有据可依。

参考文献：

[1]张会娟.向公共档案馆转型的探索研究[D].天津师范大学，2013.

[2]汪媛.扬州市民生档案资源服务体系建设研究[D].扬州大学，2014.

[3]肖秋会，张欣.基层档案馆民生档案工作：现状、问题与对策研究[J].档案学通讯，2014，（02）.

[4]夏大为.公共服务视角下的当代中国档案馆开放性设计策略研究[D].华南理工大学，2015.

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档案管理顾名思义就是对档案实施管理的一个过程，在企业中也可以称这一管理过程为档案工作。这项工程的实施依据主要在于企业内部明文档案进行有效管理。在这个过程中进行的管理档案在我国各个行业都有广泛的涉及，也就是说对企业内部进行有效的档案管理是非常重要的。对于档案管理来说其对促进我国社会发展起到非常重要的作用，使得这项管理在我国得到较为广泛的应用。在目前知识管理出现之后，在对这两种管理方式进行比较的过程中，了解到由于知识管理在我国实施的时间还不是很长，这就导致人们对这种管理方式的重视性还存在很大的弊端。在对知识管理进行全面研究中，了解到知识管理本身就是通过管理人员自身知识层次对企业进行相应管理，并在这一过程中提升企业自身应变和创新能力。在目前企业内部实行的知识管理主要包括四个方面工作。第一，在进行管理之前，按照企业自身特点建立有效的知识库，这对提高管理的便利性求导不可忽视的作用。第二，在进行管理的过程中还需要员工对自身具备的知识层面有一个全面的了解，在这个过程中需要管理人员在进行沟通交流的时候能够按照自身具备的知识特点进行交流。第三，要想保证知识管理的顺利实施，还需要在实施知识管理的时候对其中涉及的环境进行有效改善，这里所说得到改善并不是对企业的发展模式进行改善，而是针对于知识管理的实施在其中创建能够全面遵循知识管理的环境状态。第四，要想保证知识管理的全面实施，并在实施的过程中相应人员能够对这一管理过程起到高度重视，就需要将知识层次做出合理的转变，这里所说的转变主要在于将知识转化为人员自身资产，这样在实施管理的过程中人们才能够对这管理方式起到高度重视。在将档案管理和知识管理进行结合的时候，对其内部涉及的文件信息也需要保持其自身的规范性，并且在实施档案管理的过程中对涉及的相应程序能够全部遵循，从根本上实现业务流和数据流的联合管理，对促进企业的继续发展起到非常重要的作用。

2 档案管理与知识管理的联系

2.1 管理流程类似

在企业内部实施的各项管理在流程上都很相似，大致可以概括为档案的收集、整理和保管这三个步骤。这三个步骤对于档案管理和知识管理来说都是缺一不可的，这两者之间表现的差异主要在于除了上述三个步骤之外，在其他实施管理步骤上的差异。

2.2 管理目的接近

不管是档案管理还是知识管理，其自身的根本目的都是促使企业得到更好的发展。在实施档案管理的过程中是通过对档案信息的整理和收纳，为人们进行档案查询工作提供一定便利。而对于知识管理来说其根本目的在于管理人员通过自身知识素养，对企业内部存在的相应信息进行管理，借以满足相应信息自身知识层次的提升。另外在企业内部采用档案管理或者知识管理还可以在本质上提升企业自身竞争力度，对企业的继续发展有着不可忽视的作用。

2.3 管理对象重叠

档案管理的对象是档案文件，知识管理的对象是知识。有知识性意义的东西，才能纳入档案管理，而能够纳入知识信息档案管理的，都不外乎以纸质的书面形式或是以电子档案形式而存在。知识可来源于日常各项活动中形成的文件与档案，也可来源于通过收集整理方式得来的各种纸质数据库等。也就相当于文件档案也是属于知识的范畴，也是知识管理工作中的重要管理对象。文件档案是档案管理和知识管理的管理对象相重叠部分，可见档案管理与知识管理的管理对象是相近且有重叠的。

2.4 管理技术相同

在两种不同的档案管理方法中，运用的管理技术却是相同的。由于这两种方法都要顺势时代的发展需要。随着计算机技术的普及，人们对信息化、数字化的要求不断提高。档案管理作在对相关案卷进行整理、录入、保管的时候，大多都采用计算机工作的方式。这样不仅提高工作效率更能有效地减少一些错误的发生。知识管理工程中，也在越来越多的利用大的信息环境，对先进的技术应用程度也在不断地提升，进而满足人们对知识层面的各种需求，可见这两种管理方法所运用的管理技术是相同的。

3 档案管理与知识管理相差相异

3.1 人们通常运用的档案管理，主要是相关的档案管理工作人员对一些纸质的案卷进行整理和保管。是一项较为单一的工作，所需要的知识含量不一定非常丰富，但是知识管理方法则是进行理论化和概念化的工程，包含着更高层面的东西在其中。

3.2 信息化不断发展的今天，电子档案的管理得到了充分的运用。传统的档案管理着重强调对文本本身的管理，而知识管理则更加重视对档案文件中所包含的信息和知识的管理，二者的侧重点不同。

3.3 传统的档案管理主要是强调对档案文件的整理和保管，使其具有长远的存在性，以方便个人和企业对相关文件的查阅，这一工作相当于博物馆的管理工作，目的是要使其长久的保留。而知识管理则不同，强调的是对档案文件中的知识部分和信息内容进行有效地利用，侧重应用性。这是两者之间较为深层次的差异。