人事档案日常管理工作范文

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中图分类号：G637 文献标志码：A 文章编号：1008-3561（2017）14-0035-01

高中学校人事档案是存储教职员工信息以及学生个人信息的重要历史记录，其内容主要由有价值的文字、清晰的图表以及其他有存在意义的说明元素组成。学校人事档案既是信息资源的保存体又是信息传播的承载体，对教职员工以及学生的人生具有凭证、依据和参考的作用，同时对学校的教学活动也具有重大的影响。因此，完善高中学校人事档案管理显得尤为重要。高中学校人事档案的内容包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及提供利用等管理活动，并以此硐蚪讨霸惫ず脱生提供具有权威性、可靠性的档案信息服务。

一、高中学校人事档案管理的基本现状

（1）对人事档案管理缺乏足够的重视。一方面因为学校的教育水平测定与人事档案管理并不存在直接的挂钩关系，加之学生自身档案意识薄弱，所以易于造成学校忽视学生的人事档案的管理工作。另一方面是人事档案日常管理工作本身并无实质性内容，值得一提的表面管理工作也就是为了应对上一级部门的检查而进行简单的档案规整和卫生打扫。这样，档案管理工作很容易被忽视，档案信息的完整性和精准性也令人担忧。

（2）人事档案管理者缺乏专业度。在某些高中学校会存在着这样一种现象，即从事学校档案管理的工作人员所学专业与档案管理无关。因此，档案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科学、规范、有效的管理体系，从而使得学生的在校档案模糊、无实际意义，甚至出现学生档案信息被随意篡改的现象。

（3）学校人事档案管理制度体系不健全。由于有些学校对人事档案管理缺乏足够的重视，再加上从事档案管理的工作人员专业性不强，直接导致学校档案管理制度体系的不完善。这种不完善主要体现在以下几个方面：首先档案归类不细致，过于简单；其次对于档案的实效期限管理失当，以致堆积过多而混淆了对近期收集档案的处置；再次，对于应当销毁档案的处理没有严谨的流程；最后，档案室的日常工作缺乏明确的责任制度。长此以往，就会出现管理者对档案疏于管理的情况，从而导致档案遗失、归类位置混乱，甚至忽视对档案室日常环境的干燥性处理，使得档案潮湿，档案内容损坏，造成严重后果。

二、完善高中学校人事档案管理的主要举措

（1）加强对档案有操作权的相关人员的管理意识。学校应当把档案管理工作纳入到日常管理工作内容中，使其成为不可或缺的一部分。此外，要通过宣传引导等形式，增强工作人员对档案管理内容的认识度，让其明晰档案本身的重大价值以及档案管理工作的重要性。这样，在日常管理工作中，直接操作人员才不会以自我感性认知去处理档案收集、整理、归类等相关工作事项，能够在一定程度上避免出现档案遗失、无故销毁、随意篡改等情况。

（2）档案管理数字化、网络化，增强管理人员的专业素质。信息数字化是当今时展不可逆转的大趋势，也就是说现代高中人事档案管理也需要打破“路径依赖”，适应潮流，形成数字化、网络化管理模式。这样，一方面加强了档案的整体衔接性，避免档案丢失事故的出现；另一方面对于档案管理者而言，工作量也相应减少，档案管理易于可控、可查。此外，学术要专攻，管理也要专攻，从事档案管理的工作人员如果具备与之匹配的专业知识，那么在日常管理工作中一定会事半功倍，因为只有具备良好专业素质的档案管理者，才能够使日常的档案操作和管理更加科学、规范、细致，面面俱到。

（3）建立健全人事档案管理制度，合理开发利用。高中人事档案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，导致档案操作规范不明确、问责制度不清晰。部分工作人员基于自我意识或者经验来处理档案，短期内问题可能不大，时间一长，档案越积越多，问题则逐一暴露出来。这种缺乏客观性和科学性的处理方法，很容易导致档案信息的冗长、混乱，档案编目流程烦琐低效、档案存放次序被打乱，档案的盘点操作不科学，对失效档案的管理不及时。所以，建立健全人事档案管理制度并合理开发利用，让管理者有据可依，有章可循，有责可问，是解决档案管理问题行之有效的方法。

三、结束语

档案所代表的是档案所有者在某段期间内所有活动最客观的证明，它的影响力和价值性是不可替代的。因此，学校应当格外重视，并不断完善本校的人事档案管理制度。加强对档案有操作权的相关人员的管理意识，促使档案管理人员树立更加严谨、客观、科学的态度来处理档案，不让档案工作流于形式，而是更具有实际意义。切实提高档案管理人员的综合素养，改善档案管理水平，从而推动高中学校教育事业的可持续性发展。

参考文献：

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一、采用信息化管理，促进人事档案发展

医院主要是为大众提供安全、优质的医疗服务，对如何提高医疗质量，促进医药业务的发展成为管理人员关注的重点，而忽视了其他方面的工作，特别是医院的行政后勤等方面的工作。因此，导致了各个科室对个人档案意识不重视，对归档和档案利用的意识都不强烈，缺乏这方面的动态信息，导致医院人事档案不能全面反应工作人员的真实工作情况。由于在管理上没有对人事档案进行足够的重视，因此，带来的直接后果就是对此工作投入大大减少，基础设施陈旧落后，主要的收集，整理归类等工作都没有做到真正的无纸化、网络化、电子化，因此造成了检索困难、校对费时费力、保管困难等情况。各个医院应根据自身医院的实际情况选择一个适合的人事档案管理制度。因为人事档案在不同的渠道、部门和时间移送给档案管理部门，由于差异性导致移送材料的不规范。另外，随着人事制度的不断发展，人员的流动，导致医院人事档案都变得相当简化。要想提高人们对医院人事档案管理工作重要性的认识，需要在日常管理工作中将人事档案管理工作纳入到平日的决策议事日程中来，另外可以安排一个专门负责监督单位人事档案管理工作的团队，进一步明确各级单位领导对人事档案管理工作的责任。单位对人事档案工作制定出每年相应的财政预算，利用制度化的预算体系建立人事档案管理工作的配套设备，设置专门的档案室和档案柜，在档案保管中保护措施上应多下功夫，最好是将原件进行扫描，以便更好的保护原始档案，避免原始档案在不可抗力的因素下丢失或受损。强化人事档案信息化管理和现代化的建设，主要是提高人事档案的管理效率，利用现代化的信息技术，通过一系列的技术处理，将档案转化为数据资料，让纸质和电子版的并存，使得人事档案管理效率不断向新台阶迈进。建立完善的人事档案管理制度可以使得人事档案管理更加的规范化、程序化和专业化。从档案的收集、整理、归档到移交档案室管理以及对档案的日常保养工作等一系列业务流程都要制定出严格的制度，档案管理的每一步都要严格依照制度执行，如对于档案的借阅查阅要严格执行档案登记制度，以防止档案泄密和篡改。对档案管理执行过程中出现的问题，要严格按照所定制度追究其相应的责任。

二、总结

通过对医院人事档案管理应用价值的分析，就目前我国人事档案管理所存在的问题发现，无论是医院或是个人的角度，做好人事档案管理的工作具有重要的现实意义，最重要是在只有依据人事档案中的信息，才能有助于医院做好人才选拔的工作。另外，人事档案管理，不仅仅人事档案的保管，还包括人事档案的填写和完善。对于个人来讲，人生丰富的经历浓缩在人事档案中也许只有几页纸的内容，所以，我们必须要加强人事档案管理工作，奔着对个人负责的态度，严肃工作纪律，客观全面的管理人事档案。

作者：田丽杰单位：山东省烟台市烟台山医院

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2.档案管理的现代化推进较为迟缓。由于社会文明的进步和科技产业的发展，目前人事档案已经进入了一个新的阶段，不仅建成了现今的信息管理系统，而且在个人基本资料方面也逐步取代了纸质档案。但是系统的智能化程度毕竟有限，所以在某些方面还有待开发，比如说对干部年龄的阶段分布、教育程度、所学专业等方面，系统只会做简单检索和制表。在面对诸如所聘职工筛查、统计报告等领域则显得无能为力，不能够较为科学地为人事管理工作服务。除此之外，在最基本的资料汇集和使用上还存在较大缺陷，容易在资料更新时造成遗漏，不能保证档案管理部门接收到第一手信息，给档案在信息流通领域造成困难。此外，某些重要信息诸如教育程度等内容的缺失将会给档案的内容完整性造成缺陷。

3.档案管理人员综合素质有待提高。档案管理工作对从业人员的基本素质有很高的要求。尤其是在新时期条件下，官员的任职条件和人员资料管理方法都有了新的内容，提高档案管理从业人员的总体素质和能力显得尤为重要。但现阶段档案管理部门所聘用的职工业务水平还跟不上现代档案管理的要求，行业内从业人员也缺少培训和互相交流的机会。

二、新时期档案管理的策略

新时期条件下，知识和信息不断交汇，社会的快速发展致使现阶段的档案管理制度已不能满足社会需求。因此，我们必须加快档案管理工作的转型，创新制度、拓展思路，切实向满足社会需求方向迈进。

1.促进档案管理工作的规范化与标准化。干部人事档案的主要作用不仅体现在选拔任用干部方面，还体现在官员的日常调换、职称考评、薪资待遇等角度。目前，我国在档案管理进程上还有很长的一段路要走。在推进档案管理现代化的道路上，我们要充分运用相关的法律条文和规范细则，来提升档案管理行业的整体水平和规范化程度。

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一、人事干部档案管理岗位设置没有得到重视

随着我国各行业改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给人事干部档案管理工作带来了新的变化和挑战，人事档案的实用意义越来越大，管理机构也不断的完善和加强，管理手段和管理水平也随之提高，然而，在人事干部档案管理的岗位设置上存在着一些问题。以档案管理专业在本系统目前人事档案管理岗位设置的现状来看，仍然看出在岗位设置中存在同样的问题。如我们全系统18单位，具有人事干部档案管理条件的有16个单位，共管理有在编在职、退休干部职工7000多人的档案，除少量市管干部档案由市组织部档案局管理外，其余全部都在基层单位人事部门自行管理，最多的有1500多卷，少的也有150卷，那么人事干部档案管理岗位的设置有以下几种情况：

1. 从全系统18单位中，只有3个单位设有专职人事档案管理人员，其他15个单位都是兼职，也就是说，人事干部除了完成日常工作之余，在因收集归档的资料太多了或有空，才抽出时间抽出人手突击处理档案归档，都是延用这种兼管档案管理工作的被动管理模式；

2. 实行绩效工资制度时，在设置的岗位说明书中，有馆员（人事干部档案管理、病案管理、图书馆管理等）岗位说明书，但病案管理、图书馆管理等岗位都是专职的；

3. 由于人事干部档案管理工作岗位的特殊性，与医疗卫生专业相比，医疗卫生的业务学术活动相对就比较重视，而人事干部档案管理兼职人员很少参加省外甚至市外的专业培训和外出考察学习机会；

4. 岗位业务技术提高的培训班也相对的少，年内或隔年以主管部门或市档案局组织的技术培训也就1-2次，然而，档案管理知识、技能、设备等是需要不断跟班学习、更新和提高的；

5. 职称的晋升也不如医疗业务的重视，有关部门很少组织办培训班。比如在长期的人事档案管理工作实践中，怎样把工作中的经验和技能总结出来，通过撰写论文来交流；也没有在晋升时有什么要求和技能等内容进行培训和指导，从而人事档案管理工作人员的综合水平只维持在应付日常工作的现有水平上。

二、人事档案管理岗位设置的思考

随着目前信息化技术的突飞猛进，以及卫生事业的开展趋势，人才资源的合理配置和充分发挥与利用，已经成为目前卫生医疗事业开发的首选，人事干部档案管理工作也面临了不少新的挑战。新时期如何提高档案管理人员的综合水平，充分开发档案本身所具有的潜在价值，使档案成为真正的信息资源，更好地为干部人事工作服务，已成为一个崭新的重要课题。那么，如何提升工作效率？如何采集纸质文档和电子文件？怎样合理地把各种文档归档？怎样可以快速找到想要的文档等等问题。都需要人事档案管理岗位设置得到新的重视和升级，作者认为：

1. 各级领导既要重视又要把行动落到实处。组织人事部门必须高度重视人事干部档案管理工作。要把人事干部档案管理工作放在事关干部队伍建设全局的高度来认识，将其岗位设置与其他专业岗位相同并论，有必要探索合理科学的管理体制，把被动管理转化为主动管理，定档定人，做到档案管理工作及时有效。

2. 宣传还要做到深入人心。干部人事档案管理工作越来越显示出它的重要性，人才越来越受到国家和用人单位的重视，如何合理配置和充分发挥利用人才资源，通过十精神的传递就会进一步明确今后人才发展的重要性，干部人事档案就是我们人才资源，所以有关部门要大力开展人事档案管理工作的宣传，努力营造全社会关心人事档案，自觉支持人事档案管理的良好氛围，提高大家对人事档案工作的知晓率，为奔小康作出贡献是很有必要的。

3. 大力推广干部人事档案管理系统的使用。老旧的人事档案管理模式已不适应当前的发展需要，手抄的年代已慢慢远离，随着电器化程度的普及，在日常档案管理工作方面尽量实行微机化操作，完全可以利用计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等资料变成数据资料，使干部档案信息化；建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保证干部档案信息的“原生态”，也大大地提高了工作效率。

4. 更新设备更新知识。从切纸到打孔、从目录到进柜以及“六防”工作所用设备都有必要不同程度的更新换代；加强档案管理人员的业务培训更是不可缺少，组织参加各级举办的业务培训班、进修班、档案知识讲座、竞赛、经验交流会、学术研讨会等，是提高档案管理人员的业务水平和工作能力的必修课。当然，象习见平同志说的那样“打铁还靠自身硬”，档案管理人员自身也要加强学习，坚持与时俱进，开拓创新，树立正确的人生观和全心全意为人民服务的思想，做到干一行、爱一行、专一行，爱岗敬业，乐于奉献，为档案事业的发展做出自己应尽的努力。

参考文献