档案与合同管理范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了12篇档案与合同管理范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

篇1

随着市场主体法制观念的不断增强，市场交易行为日趋规范，合同档案数量与日俱增，在不同领域发挥的作用日益凸显。笔者所在单位每年新增合同近3万件，累计已达26万余件，在合同档案管理的探索中积累了一些有益的经验，也存在一些需要探讨的细节问题。下面以中国联通河南省分公司为例，从三个方面对合同档案管理的做法进行梳理、探讨。

1 合同档案的收集

1.1 收集时间：合同档案有其自身的形成和运动规律，有的合同在几天或几周内即可履行完约定事项，比如办公用品的采购合同，有的合同履行时间较长，需要几年甚至更长的时间，比如重大建设项目类合同等，这些特点决定了合同档案的收集时间宜根据具体情况灵活掌握，不能等合同全部履行完毕再归档。为确保一个归档年度内的合同档案齐全完整，且不影响合同的正常履行，笔者所在单位采取了以下三种形式：一是每季度的第一个月定期收集上季度履行完毕的合同；二是根据合同履行进度，分阶段收集履行周期较长的重要合同，将合同原件在合同签订年度及时归档，提供复制件作为履行合同的依据；三是随时收集在签约仪式上签订的合同以及承办合同量较小的部门签订的合同，避免丢失损毁。

1.2 收集内容：合同档案的内容应包括合同审批、招投标、签订、履行、变更、终止、争议解决等与合同有关的文件材料，不能局限于合同本身，应做到齐全完整、不重不漏。[1]具体包括以下三个方面：

1.2.1 合同审批阶段的文件材料：包括与合同有关的技术背景资料、可行性论证、技术评价报告、招投标文件、审批文件、审签单等。[2]

1.2.2 合同签订阶段的文件材料：包括法人授权委托书、签字仪式声像材料、廉洁自律承诺书、公证书、合同书等。由于合同正本和副本在内容一致的情况下法律效力相同，但合同正本的签字、盖章必须是原件，合同副本则不一定，因此，合同归档时应以正本为准，只有在正本因某种原因缺失的情况下可以将副本归档，不应当将正本和副本同时归档保存。

1.2.3 合同履行阶段的文件材料：包括合同变更、补充协议、争议解决、法律诉讼、备忘录、项目验收等。

1.3 收集方式：合同档案的收集方式由合同档案的内容、性质、管理模式等所决定，但应从源头、过程进行管控，确保合同的收集齐全、完整。[3]

1.3.1 系统内合同的收集：对于通过合同管理系统进行审签的合同，笔者所在单位为确保合同及时归档，在合同审签流程中增加了档案部门管控环节，没有档案人员的归档确认信息，合同无法进入履行环节和合同款的结算，为合同档案的齐全完整提供了切实有效的管控手段。

1.3.2 系统外合同的收集：对于通过传统方式签订的系统外合同，在合同签字盖章环节由负责合同印章管理的人员牵头收集，如果本单位先加盖合同章，经办人应登记合同信息，并签字承诺待合同他方签字盖章后负责移交归档；如果本单位后盖章，直接在加盖合同章时留存一份归档。

2 合同档案的整理

2.1 合同档案的分类。现行档案分类方案没有将合同档案作为一个单独的一级类目进行管理，但不同规模、不同性质的单位在合同档案分类方面的做法却千差万别，有的将合同档案作为一个单独门类，并在档案管理系统中设置了合同档案模块，有的将合同档案归入不同的类目中。笔者认为，合同档案管理应遵循现行档案分类大纲，按问题或机构将其归入不同的类目，不宜单独作为一个独立门类进行管理，以维护现有分类方案的严整性，避免出现“平行类目交叉、上下类目互不从属”[4]的现象。同时，为便于合同档案的日常管理和开发利用工作，可借鉴文书档案中的发文汇集管理模式，将合同及其相关文件材料按所属类别归档，并将合同正本（或副本）按照合同流水号排列，进行独立管理。这样既不改变现行档案分类体系，又便于合同档案的日常管理、统计和利用，同时保证了工程、科研、设备等档案的完整性和成套性。

2.2 合同档案保管期限的划分。确定合同档案保管期限的基本原则是以合同本身的价值为依据，并兼顾其他因素。首先，属于不同档案类型的合同保管期限划分标准不同，比如文书档案是永久、30年、15年，科技档案是永久、长期、短期。其次，合同的履行期限是重要参考指标，合同条款规定的合同有效期是划分合同档案保管期限的重要依据之一。再次，合同标的涉及设备、土地等使用年限应作为考量因素。最后，考虑合同续签优惠条件等因素，根据设备的更新换代情况适当延长合同档案的保管期限。比如，再次采购同类型设备或其升级换代产品，可给予合同总价15%的优惠。避免片面夸大合同的重要性，将合同不分主次一律列为永久保管，也不应当有完全按照合同履行期限，履行期满即销毁的极端做法。可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，但只要善于综合各方面信息，运用全面的、辩证的、动态的观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。

2.3 合同档案的排序。合同档案整理时，无论按机构还是按问题分类，无论归入哪种档案类型和类目，合同档案的排序应遵循下列原则：首先，将与合同订立、变更、履行、终止等相关的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件进行整理。其次，按照结论性文件在前，依据性文件在后的原则排序，不宜简单机械地按文件形成时间先后顺序排列。最后，合同审签单上记载的信息反映了合同的起草、修改、审核等形成过程，相当于正式公文的定稿，应将其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原则以确保合同档案之间的有机联系、主次分明、条理清晰。

2.4 变更、续签合同的归属。合同变更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完毕时，由于一定法律事实的出现而使合同内容发生改变。文书档案中合同归档时一般以年度为单位，对于跨年度签订合同变更或补充协议不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于档案的统计；二是原有档案有统一的编号，插入文件时将造成编号的混乱；三是增加新归档合同需要调整档案盒甚至档案柜的位置；四是不便于合同档案的检索利用，例如，在2012年签订的补充协议，如果放到2009年度归档，可能造成检索失误。但按年度似乎又割裂了合同间的必然联系，正确处理方法是在合同备考表中注明相互关联合同档号及存放位置。

2.5 合同档案归档文件目录的填写

2.5.1 文件编号。不同单位的合同签订都有自己独立的合同审批流程和合同号的编制规则，填写文件编号时，应以本单位的合同号为准，而不是合同他方编制的合同号。

2.5.2 责任者。因合同的订立方为双方或多方，所以合同档案的法定责任者为两个或以上，且必有一方是本单位，归档工作中为了目录格式的美观和检索方便，合同档案的责任者应填写合同他方，便于查询和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的确定类似于联合行文，以最后一个合法签订人签署的日期为准，因为只有合同各方全部签字盖章后合同才能正式生效。

3. 合同档案的信息化建设

3.1 合同管理系统中电子印章的技术处理方法。一些合同量较大的单位都建设了合同管理系统，通过系统审签合同有利于严格控制流程，公开、透明、提高效率，但由于合同签订各方可能一方没有使用系统，也可能使用不同的系统，不太可能使用同一系统进行同一合同的审签，合同签署环节加盖双方电子印章在目前管理格局下难以实现，应通过不同方式履行完合同各方的审批流程后手工加盖合同章，将签字盖章页扫描后插入合同管理系统中的电子合同正本中，完成电子合同的签署流程，并形成完整的电子合同版本。

3.2 档案管理系统中合同档案的模块设置。根据前面分析，尽管我们不赞成将合同作为单独门类进行管理，但在档案管理系统中设置独立的合同档案模块便于合同档案管理。因为文书、科技等类型档案的著录项目不能完全涵盖合同档案的著录和检索信息，如，合同金额、合同类型、授权签约代表、合同对方等。但在编制档号时，仍然按照所归入的门类正常编号，并在备考表注明参见号。

3.3 合同档案的数字化管理。合同档案的数字化管理即利用OCR、存储、数据库等技术手段，通过数据交换、转存、扫描等方式，将不同载体形式的合同转化为数字化的档案信息，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享的工作机制。主要途径如下：

3.3.1 搭建系统桥梁。信息化水平较高、合同量较大的单位，一般都建设了网络版合同系统和档案管理系统，通过建立联网的系统间数据交换接口，实现已办结合同数据自动转换、存储到档案管理系统，直接实现合同档案的数字化管理。

3.3.2 下载转存数据。对于因经济、技术等原因无法建立系统间数据交换接口的情况，可以将电子合同下载后，通过原文管理的方式转存到档案管理系统，以实现合同档案的数字化管理。

3.3.3 扫描挂接数据。通过扫描、拍摄等方式，将纸质载体的合同转化为电子合同，并进行技术加工和处理，通过批量数据挂接方式，实现合同档案的数字化管理。

结语：SOX（萨班斯）内控检查和内部审计越来越严格，对境内外上市企业合同档案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同档案管理模式，强化合同档案规范化管理，有助于提升企业基础管理水平。

参考文献：

[1]袁俊玲.关于合同档案管理的若干思考[J].山东档案，2000（4）：4～5.

[2]张耘.合同档案的特点及其管理[J].山西档案，2000（4）：23～25.

篇2

中图分类号：TP315文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)15-3582-03

It Began with SOA for Data Integration of System of Petrochina's Archives Management

WANG Xiu xia, QIAN Bo

(The Research Institute of Automation for Petroleum and Chemical's Commpany of Lanzhou, Lanzhou 730060, China)

Abstract: This article began with objective need for data integration of system of China Petroleum’s archives management, analysed present situation of system of China Petroleum’s archives management, and combining with highly duplicative and across platform characteristic of SOA, thought SOA’ architecture model can solve question of data exchange and bring more large market efficiency for enterprise.

Key words: service oriented architecture; web service; enterprice service bus

随着市场竞争的日益加剧，企业越来越重视信息系统的建设及应用，通过信息系统以支持或改进企业业务流程，提升企业总体竞争实力和工作效率。但随着信息系统的逐步增多，信息孤岛现象普遍存在，以前建立的信息系统大部分是解决一个具体业务部门的工作职能和效率的问题。而现在更多的需要信息系统之间具备良好的数据交换接口，以实现信息资源和数据共享，更好地为企业跨部门、跨业务提供服务。针对企业信息整合需求特点，为了实现高效的业务数据整合，实现异构业务集成的技术成为集成的首选，这样既可以增强企业面向市场的适应性，还大大提高了企业各遗留系统的高重用性，从而为企业的发展带来更高的效益。

SOA(Service Oriented Architecture, 面向服务的架构)，是一种业务驱动的IT架构方式，支持企业将业务整合为一系列相互衔接的服务或重复性业务任务，从而使企业能够高效重复地利用现有IT技术[1]。SOA技术标准有服务组件架构(SCA，Service Component Architecture)、服务数据对象(SDO，Service Data Object)和业务流程执行语言(BPEL，Business Process Execution Language)，这三个技术分别解决了服务构建、数据模型和流程编排领域的问题，被称为“SOA铁三角”[2-3]。

面向服务架构(Service―Oriented Architecture，SOA)对各系统平台规范性无相关要求和标准，它本身在遵循统一标准和规范的基础上开发服务，依据需求将企业应用分解和封装成服务，通过企业服务总线(Enterprise Service Bus，ESB)对服务进行集中管理，使这些服务能在总线上安全的进行交互通信，从而使整个系统更易维护和扩展。中国石油档案管理系统的建设阶段正处在一个组织结构不断变革的阶段，组织的不确定性导致业务需求的不确定性，对办公管理系统的灵活性提出了更高的要求。同时，办公管理业务自身业务零散、横向协作和纵向扩展等特点，要求系统架构松散但可集成。以上的环境因素和内在因素都决定了松耦合、易集成的SOA是最适合集团公司办公管理系统的架构。

1 建设思路

基于SOA的中国石油档案管理系统数据整合的建设，在充分调研现状，全面了解需求的基础上，进行整体规划，解决数据整合问题。并在解决信息孤岛与孤立应用的集成与整合的基础上，重点考虑新应用的规范接入；通过建立一个统一的应用系统框架与基础支撑平台，为应用提供明确的数据接口、应用接口、用户接口规范与服务，实现对原有应用的集成与新应用的建设。此外，应用档案管理的“知识中心”、和“凭证中心”的理念于系统的设计之中；应用成熟的方案、先进的技术和产品来搭建系统；优化文档信息管理工作流程和管理策略；贯彻真正的“文档一体化”的管理理念和实施方式；采用相关的行业技术、业务标准和规范来设计和开发系统，使系统具有坚实的理论基础；这些都为构建“珍存企业记忆，提升公司价值，构建知识平台，实现信息共享”的档案管理系统提供可靠的保障。

2 总体设计与实现

2.1 集成需求

从档案管理的业务角度来看，档案记录着企业的生产、销售和研发各环节业务数据，业务数据的收集、保管、利用，成为企业发展新的经济增长点和优势。中国石油面对激烈的市场竞争环境，引入先进的管理理念和信息技术来改造传统产业，启动了ERP、MES等信息系统。但是各个系统是相对独立的，数据无法共享，造成了很多不必要的重复工作，使信息化的优势没有得到充分显示，同时也不利于档案数据的收集、保管及利用。企业为提高工作效率和档案利用率，免除不必要的业务流程，使各业务之间的数据信息能够集成共享,中国石油需利用松耦合、易集成的SOA平台，以实现档案管理系统数据的保管和应用，提升企业核心竞争力及综合价值。

2.2 系统架构

SOA是一种服务导向的组件模型。服务是指软件中的一些处理过程或是包装成独立业务模块的程序逻辑单元，可以通过标准协议来访问和调用，且接口公开。基于SOA的业务分析由三个部分组织，分别是服务请求者（Service costomer）、服务注册中心(Service UDDI)以及服务提供者(Service provide)。服务请求者从注册中心查询需要的服务，并通过传输机制绑定服务，然后通过接口契约规定的格式来执行服务。服务注册中心包含可用服务的网络可寻址目录，它是接受并存储服务描述的实体，供服务消费者查询服务用，服务提供者将服务的描述信息到服务注册中心。服务提供者是一个可以通过网络寻址的实体，它接受和执行消息者的请求。把自己的服务注册到服务注册中心，以便服务消费者能够发现和访问该服务。

根据中国石油档案管理系统的建设目标和原则，使用SOA的技术架构，把相关应用系统、模块功能等进行统一的服务包装和整合。基于本架构，可以把档案管理系统整体逻辑架构图从纵向分为四个层次，分别是：基础设施层、应用系统层、企业服务层（SOA部署）以及档案管理系统层，如图1所示。

1）基础设施层：它是信息系统建设和应用的基础条件，主要包括存储设备、应用服务器、扫描仪以及计算机等资源设备。

2）应用系统层：它是支持数字档案管理系统的应用系统，主要包括MES系统、ERP系统、OA系统、电子公文系统、网上报销系统、A3管道生产系统以及合同管理系统等。

3）企业服务层（SOA部署）：SOA集成平台主要由服务请求者、服务注册中心以及服务提供者三个部分构成。SOA将不同系统中的应用功能通过服务之间定义良好的接口和规范契约联系起来，用WSDL描述服务并在UDDI中WSDL文档，UDDI中按照用户需求从中查询数据，当服务消费者发现提供服务的WSDL文档，通过访问服务注册中心表来实现，并通过SOAP协议来与要访问的服务通信。

4）档案管理系统层：档案管理系统的应用紧紧围绕档案的生命周期管理，主要解决档案的自动收集、科学保管和知识利用三方面主要功能。档案管理系统需要提供标准、统一的归档接口，支持常见的接口技术，如Web Service、文件交换、数据库访问等，接口既能对电子文件实体进行归档，也可以对元数据进行归档，归档接口的实现应基于SOA的理念，在统一的数据总线上实现，要避免系统间直连的方式，通过数据总线，实现系统间的松耦合。

2.3 主要实现技术

系统的分析设计采用面向对象的方法，开发模式采用循环迭代模型的开发方式。在软件实现阶段，采用面向对象的程序设计方法，将软件开发过程分为问题的定义及规划、需求分析、软件设计、程序编码以及软件测试五个阶段，每个阶段又具体为一个个的循环迭代的过程。为了提高系统开发开发效率和规范性，采用统一建模语言UML和成熟的面向对象的CASE工具。

2.3.1 J2EE（Java 2 Platform, Enterprise Edition, Java2平台企业版）

J2EE为我们提供了一个建立在开放和标准的技术之上、非常灵活的端到端的多层体系架构，从而满足企业各种不同应用需求。J2EE是一个开放、基于标准的开发和部署的平台，用于构建N层的、基于WEB的、以服务端为核心的、模块化的企业应用。J2EE应用的组件如企业JavaBcan、JSP和Servlet运行于J2EE容器中，通过连接器访问企业信息系统，如MES系统、ERP系统以及其他应用系统。J2EE应用可以集成一系列的客户端，包括独立运行的台式客户端、无线客户端以及Web浏览器的客户端等。J2EE为开发企业应用提供了高可靠性能和可伸缩性的运行支持环境。在设计J2EE应用时，首先需要选择的是J2EE客户端类型，应根据用户的使用模式和应用环境特点来选择合适的客户端类型和通信协议，如Java Web Start客户端适合于复杂的图形用户界面，如大量的数据录入、数据统计等应用，能满足高效地用户交互需求，根据具体应用环境的不同，可选择HTTP、RMI或JNLP等通信协议。

采用J2EE开发平台是不错的选择，它是目前为应用提供分布式的、高可靠性的先进解决方案。在中国石油档案管理系统这样的大型建设项目中，选择J2EE也就意味着选择了一个开放、自由、大型的技术应用平台。

2.3.2 采用Web Service技术，允许异构的客户端调用以使用它提供的服务

Web Service是一种新的web应用程序分支，他们是自包含、自描述、模块化的应用，可以、定位、通过web调用。使用一种共通的通信标准可以使不同的客户端实现与各种不同技术编写的Web Service互通，它可以使用标准的互联网协议，像超文本传输协议(HTTP)和XML，将所有功能纲领性地体现在互联网和企业内部网上。目前，最常用的是简单对象访问协议SOAP，SOAP是XML规范的一个应用，它非常依赖XML标准来进行定义和编写函数，并以XML标准封装调用远程服务的格式，有别于其它分布式对象模型调用特定的调用格式。由于SOAP以XML封装调用格式，因此它可以使用任何的实体传输层来传送，例如TCP、HTTP等。通过这样一个架构，Web Service实现动态的应用集成，使档案管理系统实现信息共享、资源共享。

2.3.3 采用XML实现数据导入导出

XML是一种元标记语言,它是Internet环境中跨平台的，依赖于内容的技术，是当前处理结构化文档信息的有力工具。XML的简单使其易于在任何应用程序中读写数据，并成为唯一的数据交换公共语言，虽然不同的应用软件也支持其它的数据交换格式，但它们都支持XML，这就意味着程序可以更容易的与Windows、Linux以及其他平台下产生的信息结合，然后可以很容易加载XML数据到程序中并分析它，并以XML格式输出结果。采用企业服务总线或中间件产品在异构服务与传统端点之间连接、调解和管理交互，并将企业服务总线的集成功能与单一产品中的操作服务管理结合起来。基于SOA基础服务，可以快速配置服务间的交互，而无需过多的重复开发工作，可以降低变更的部署和操作成本，并为新计划释放IT资源，使用户可以远离复杂的、紧耦合的、脆弱的点对点集成实现，加速跨异构基础架构的服务重用和部署。

2.4 集成效果

综上所述，笔者主要结合企业数据整合现状，介绍了数据整合总体思路和目标，数据集成架构以及实现的主要技术。通过SOA数据集成平台，实现了企业业务和数据的有效整合，提高了从生产、销售等业务领域电子归档效率，实现了档案管理的“知识中心”和“凭证中心”建设目标。具体有以下优点：

1) 充分利用现有的资源，消除了信息孤岛。基于SOA的协同软件提供了应用集成功能，能将诸如MES系统、ERP系统等已存在的异构系统的数据进行有效集成和应用。

2) 更易于集成和管理复杂性。可以方便地实现企业之间的互连互通，使管理和集成更易操作。

3) 更快地整合和实现。可以快速地开发新的业务服务，缩短开发时间，使企业迅速地对外界变化做出响应。

4) 降低成本和增加重用。协同软件就是一个全新的应用领域，管理信息由完全结构化的数据，拓展到非结构化信息的应用领域。

5) 提供良好地运行监控功能。支持SOA的技术和原理使得对业务流程的监控更加轻松。这种监控类型支持来自日常运行的反馈。

参考文献：

[1] Minguez J,Jakob M,Heinkel U,et al.ASOA-based Approach for the Integration of a Data Propagation system[C].IEEE International Conference on Information Reuseand Integration,2009．

篇3

早期受到技术水平及办公设备的限制，我国档案收集采用的文件均是手工制作的纸张文件。传统文件在使用过程中容易受损且保存时间较短，影响了最终的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件内容信息的实用性，不利于其自身使用价值的发挥。在计算机技术的推动下，我国企事业单位的规划管理开始偏向于电子文件管理。经过最近几年的推广运用，企事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性。然而，电子文件除具有一般文件的基本特性外，与纸质文件相比，还有一些自身的特性。主要有：

（一）对硬件和软件的相对依赖性。电子文件一般是由数字设备生成的，产生于一定的硬件和软件环境。以前由于信息技术发展水平的制约，数字产品的硬件、软件更新换代后，相互之间兼容性较差，造成电子文件存储、读取等对原生成环境存在依赖性。随着技术的不断发展，这一问题在一定程度上有望得到解决。但在原始性、真实性保持方面的问题还需要从文件的生成运行过程中采取管理和技术措施进一步研究解决。

（二）非直读性。电子文件不能为人直接阅读，需要借助特定的数字设备和相关软件才能阅读，这就需要采取迁移等措施和手段保持电子文件的长期可读性。

（三）信息与载体的相对分离性。与纸质文件相比，电子文件的载体与其信息的结合是松散的，电子文件虽然也需要依附于一定形式的载体上，但载体相对于信息内容来说不再具有原始性、一致性和唯一性。

二、加强办公自动化环境下电子文件档案管理的几点对策

篇4

图书是一种传递知识和情感的工具，人们将文字资料、图像符号等按照一定的规律记录在一个载体上，就形成了图书。情报是一种具有知识性和传递性的信息，能够帮助人们解决现实生活中的各种问题。档案是社会发展的产物，是一种用于记录国家、社会政治或个人的活动的载体。

1 图书情报和档案共同管理的概况

人类社会发展之今，科学技术水平和社会文明程度不断提高，科学技术研究的领域不断延伸，边沿学科也得到了长足的发展，图书情报和档案的资料越来越丰富。大量的资料给人们的查阅带去了不便，人们花费了大量的时间，却未必能够获得需要的资料。为了方便人们查阅，图书情报和档案的管理逐渐向着统一化的方向发展。图书情报和档案的统一管理，方便了资料查找，实现了资源的优化整合，避免了资源的浪费。目前，我国图书、情报资料和档案的共同管理发展迅速，但是由于发展时间较短，因此，还存在诸多不足，体制和管理技术尚未健全，需要进一步发展研究。

2 图书情报和档案共同管理的方法

2.1 加强对理论的应用

图书情报和档案的共同管理，是建立在大量的经验积累和事实数据基础上的，因此具有一定的社会历史性质。早在上个世纪80年代末期，我国对图书情报资料和档案的管理就已经逐渐呈现出了一体化的趋势。进入到90年代，随着计算机技术和网络技术的不断发展，图书情报资料和档案的统一管理逐渐发展出了雏形。在长期的实践过程中，图书情报资料和档案的共同管理产生出了大量的基础理论。事实上，图书情报资料和档案的共同管理，是三者资源优化配置的结果。伴随着管理理论和管理方式的不断创新，三者共同管理的资源管理模式将不断优化，为人们提供更加便捷的资料管理和查找平台。

2.2 调整管理手段

图书情报资料和档案的共同管理是资源管理的必然要求，是社会发展的必然趋势，也是提高信息管理效率的重要保证。图书情报资料和档案的统一管理，整合了资源，使得资料管理和查找系统更加规范化，提高了资料查找效率的同时也提高了资源管理的效率，减少了资源管理的人力物力投入。图书资料和档案的共同管理必须要重视其实效性，根据实际的管理需求做出相应的调整，包括了对资料开放程度、资料保存方式等的管理。要实现图书情报和档案的共同管理，依赖于网络信息技术的发展，通过网络信息技术实现了三者管理的数字化和智能化，因此对图书情报资料的管理必须要体现出信息化的特点，及时调整管理手段，确保信息管理的科学有效和安全。

2.3 加强仓库信息管理

图书、情报、档案在本质上都属于信息，要实现三者的统一管理，就必须要加强信息库的建设。信息库是图书情报资料和档案统一管理的重要辅助工具，只有实现信息库中信息的有效流通，通过网络技术实现资源的共享，才能让图书情报资料和相关档案更好地服务于人们的社会生活。信息库的建设和网络技术的出现，打破了传统资源的管理方式，提高了图书、情报和档案共享的效率，方便了图书资料的统一管理。

2.4 加强解决问题的灵活度

近些年，图书情报资料和档案的共同管理发展迅速，但其发展的时间却较短，在实际运行和使用的过程中仍然存在许多问题。这些问题是以前从未遇见过的，因此管理者在解决问题的过程中，也应该要采取灵活的方式，有针对性地解决这些难题。笔者建议，相关管理机构可以建立一个统一的网站，方便问题和相关的解决方案的提出和讨论，通过各方资源整合，选择最适合的解决方式，实现三者共同管理的效率最大化。

2.5 加强对知识产权的保护

随着网络信息技术的不断发展，在信息资源的共享过程中难免出现侵权的行为，阻碍了图书情报资源和档案共同管理工作的发展。相关部门必须要加强知识产权教育，尤其要加强网络知识产权教育，既要保护好自身的知识产权，也要尊重他人的知识产权。部分网民在网上下载电影、歌曲和图片时，也许并未想到这也是一种侵权行为。网站在提高下载渠道时，也忽视了对他人产权的保护，导致侵权现象的发生。只有不断加强对网民和网站运营商产权意识的教育，才能从根本上杜绝侵权行为，保障图书情报资料和档案产权拥有者的利益，促进三者共同管理的发展。

3 结语

总而言之，随着全球化的不断发展，实现资源的共享将成为人们的共同需求。图书情报和档案三者的共同管理，是实现资源共享的有效手段，提高了信息资源的管理效率，促使了资源的优化整合。目前图书情报资料和档案的共同管理仍然处于初级阶段，制度和管理方法仍然存在诸多不足。因此必须要加强三者共同管理的理论建设，采用灵活的管理方式，及时调整管理手段，同时加强信息库的建设，促进图书、情报、档案三者统一管理的发展。图书情报资料和档案的共同管理方法的思考是一个新课题，需要相关研究人员继续深入探讨，以谋求资源管理效率的最大化。

参考文献：

[1]冯惠玲.从文献管理到基于信息资源的管理——图书情报与档案管理学科的创新发展之 路[J].情报资料工作，2013（03）.

篇5

基金项目：本文为承德市科学技术研究与发展计划项目“京津冀一体化环境下基于‘互联网+’的档案管理数据库平台建设与服务研究”（编号：201606A133）的研究成果之一。

2014年总理在政府工作报告中提出，要加强环渤海及京津冀地区的经济协作，认为实现京津冀协同发展是一个重大的国家战略，坚持优势互补、扎实推进及互赢互利，加速科学持续的协同发展道路。基于此，就要求三地档案管理工作能够全面创新及改革，完善目前档案管理中的软件及硬件设备不到位、数据库建设落后、服务水平较低等一系列的问题，实现档案管理工作的信息化、现代化及网络化，从而提高档案管理工作效率。

1 基于互联网+环境分析档案管理系统的构建理念

1、系统结构

档案管理系统的结构应该以创建档案管理系统的原则开展，选择数据库要从档案管理的安全性、高效性、便携性等全面的进行考虑。档案管理中的数据连接能够通过简单动态网页实现用户访问，也为后台管理人员提供了简便的控制脚本。档案数据的存储中可以创建多种数据库实现数据的不同形式储存，比如文本形式、图像形式、视频形式等等，这种管理方式能够为不同的用户提供不同的格式需求。系统在使用过程中还具有一定的功能性，并且还能够有效保证数据的安全性。

2、安全功能

基于互联网+背景下，档案管理系统总是面临着各种各样的安全问题，所以在创建档案管理数据库的时候要尤其注意系统的安全问题，其主要包括数据管理及操作过程两方面。在进行设计的时候，要进行多重保护，首先可以设置登录密码，用户登录的时候可以进行双码验证，有效的防治他人通过用户授权密码进入到数据库中。另外，为了避免数据库遭到计算机病毒的破坏，或者由于操作误差出现问题时，可以将数据信息提前备份，防止数据的丢失。 [1]

2 基于互联网+环境分析档案管理系统的技术开发

本文中的档案管理系统是为了实现京津冀一体化发展战略背景的发展理念，并且能够满足现社会不断发展的需求，实现京津冀三地档案管理工作的信息化、现代化及网络化，并且还能够全面优化档案管理工作、提高服务时效性等目的，并且有效解决目前档案管理中存在的各种问题，比如信息化水平落后、数据库建设问题及软件/硬件设备不到位等。档案管理系统要根据实际用户的需求定制数据结构，包括编目格式、打印报表等等，并且根据国家档案的分类结合用户的实际需求对档案记性分类管理。

1、选择数据库

档案管理系统中的数据库要使用大型数据库管理数据，因为大型数据库能够支持大量数据的档案信息管理，并且具有较高的安全性及完整性，有效解决传统数据库中存在的问题，提高数据库的使用效率。

2、图像数据及多媒体存储

基于互联网+背景下的档案管理系统不仅能够支持文字录入，还支持多媒体数据的存储管理，并且能够使用扫描仪直接输入，能够将图像数据进行压缩并存储，支持各种多媒体设备、不同格式电子文件信息的存储。

3、档案管理系统功能

以档案管理流程为基础，全面符合档案管理流程，具有多样的输入方式，系统用户界面清晰且直观。用户可以对记录、数据文件、字段进行分层管理，并且设置权限，使系统中数据具有安全性。具有多样且灵活的查询方式，强大的数据加工能力，并且报表的输出灵活。能够随时的查看数据日志，并且反应系统的情况，统计系统的日、月、年访问量，对于每位用户的访问及使用都具有详细的记录。[2]

3 选择档案管理系统体系结构

软件体系结构指的是描述某一个特定应用领域中系统组织的使用模式，在互联网+背景下，一般使用的软件体系结构为两种，其一，浏览器/服务器模式（B/S）；其二，客户/服务器模式（C/S）。

浏览器/服务器模式使用的结构为应用服务器、客户机及数据库服务器三层分布式，用户可以通过浏览器解决用户与应用服务器之间的交互。应用服务器的主要目的就是接受客户机应用程序的请求，之后将客户机发送的请求转变为数据请求，然后和数据库服务器进行相互交互，并且将两者交互的结果传递为客户机应用程序。数据库服务器软件以应用服务器请求为命令，以此进行数据的操作，之后将操作的结果传送到应用服务器中。

浏览器/服务器模式具备客户端零安装的功能，有效降低了系统的维护机率。因为客户机和数据库系统不是直接交互的，那么就有效减少了服务器的SQL请求，具有较强的性能。另外，此结构还有效提高了系统的安全性能、执行效率，提高了系统的延伸性。

客户/服务器模式的主要特点就是基于非客户机结构中的两层结构应用软件。客户端是通过数据库及应用程序组合而成，服务器中的软件为数据库系统，系统的开发简单快捷。

但是，两者都是有缺点的，客户/服务器的缺点就是用户安装软件较为复杂，并且数据库系统不能有效的满足多个终端同时联机的要求，其一般使用在局域网中； 浏览器/服务器模式的缺点是具有较弱的批量处理、修改、备份数据能力。

由于两者模式的使用都具有优点和缺点，那么就要结合档案管理系统的功能需求，将两者体系结构相互结合，使其在档案管理系统中发挥自身的优点。[3]

4 结束语

基于互联网+的档案管理系统开发是一项系统性的功能，在构建过程中涉及到了数据安全、网络技术及数据库技术等多个方面。另外，在系统构建及开发的过程中，还要以档案管理相关的业务流程为基础，并且满足相关法律规定的要求。上述档案管理系统实现了档案管理的网络化、安全化及信息化，并且完善了传统档案管理中的不足，使档案管理工作能够充分的发挥自身的功能。

参考文献

[1]曹玉林， 武君胜. 基于网络的档案管理信息系统的设计与研究[J]. 计算机工程与设计， 2009， 30（6）：1532-1535.

[2]吴悦. 网络环境下档案管理系统信息安全策略[J]. 福建电脑， 2011， 27（12）：61-62.

[3]梁敏. 基于网络平台的考生档案管理系统设计与实F[D]. 电子科技大学， 2011.

作者简介

篇6

合同管理是对油田企业进行内部管理和外部经营的主要内容，同时对油田业的生产经营管理方面有着重大意义，由于油田企业中的管理制度是一项繁杂的系统工作，油田企业之间的业务合作、与顾客的经济来往都是以合同形式和合同管理，所以，合同管理具备着基础性、复杂性、动态性的重要特征。

一、合同管理概述

合同管理是当事人双方或数方确定各自权利和义务关系的协议，不等同于法律条款但依法成立的合同也具有法律约束力。一般情况下合同管理可以分为四个阶段：合同准备阶段、签署阶段、履行阶段、结束管理阶段。合同管理工作的有效开展可以为企业在市场中提高竞争力，保障企业的资产安全。合同管理的全过程是由洽谈、草拟、签订、生效开始，以致合同失效截止。因此，需要对签订前后的管理起到重视，系统性是对涉及合同条款内容的所有部门进行整体管理。动态性是重视履约全过程中的情况变化，明确掌握对自身不利的变化，及时有效地将其修改、变更、补充以及终止。石油企业应用依法治企的重要途径就是合同管理制度，不断提升合同管理水平，建立健全与企业相应的合同管理制度，根据法律法规和企业规则制度，及时发现合同的不足以及不合法之处，以致油田经济损失的避免。在提升合同管理水平的同时，需要将每个环节的监管工作做好，为保障合同履行合理合法，对企业的口碑和信誉做到维护。对油田企业加大专业化的管理，能将成本的投入最小化和经济效益的最大化，且能够减少在生产经营过程中的经济纠纷减少。

二、合同管理制度在油田企业中的问题

（一）管理理念落后油田企业的合同管理存在着一定的问题，合同管理应该是全过程参与全方位照顾的。有些管理人员未深刻地意识到管理职能的重要性，进行合同管理的时候就会有一些盲目操作，对油田企业可能会在管理是面临地风险没有进行科学地分析，就开始实施管理。对合同管理只有片面的认识，合同地风险控制不仅仅是通过单一的奖惩制度来管理，一切理论不贴近实际的话都是镜中花水中月没有价值，在不了解企业内部的控制，没有结合油田企业发展的实际情况来做出相应管理，就会有潜在风险的可能，其次，油田企业内部普遍存在合同管理制度的不重视以及管理理念的落后情况，且法律意识也存在欠缺，对合同管理制度和合同管理工作的敷衍了事，签订合同也是如此。此外，认为管理工作是合同有关部门的责任，与自身无关，以及风险意识和重视程度不足。

（二）形式主义会审合同会审是有形式主义的形象存在，是由于会审人员的不负责，合同的起草结束，在开展有关部门对合同实施会审时，会审的部门随意让一名工作人员的参加，其中，有的工作人员对合同内容一窍不通，导致在会审时发生各持己见无法达成共识。在一些情况下合同定稿需要经过会审三次或三次以上，再次的会审中出现会审人员的变动情况出现，合同会审的严肃性欠缺，合同会审签字过程中由于一些部门不看清合同条款就盲目签字，从而导致合同会审形式主义的发生。

（三）盲目签订合同在签订合同的过程里有许多问题的存在，首先，双方在签订合同时对对方资质不审核或者是审核不严谨，在对方企业不了解的情况下盲目的签订合同，是会给油田企业带来一些不必要的麻烦和一些经济损失，其次，由于合同的多次变更，没有对合同的标额和期限商定明确就签订，或者是由于实际工作过程中任意更改工作量，导致与原合同不相符而不能根据合同如期履行。最后，由于合同签订之前没有做好充分的论证调查，导致合同欠缺履行的具备条件而终止合同。

（四）档案管理混乱由于油田企业的发展，档案管理工作的重要性也越发突显。在大量的档案信息下，企业的发展需求已经不再适用于传统的档案管理模式，已对企业的持续发展起到一定的影响，虽然在油田企业档案管理中推行自动化，但其在实际运用中，存在着自动化水平过低的问题，影响了档案管理的工作率。许多油田企业对档案管理的工作不够重视，导致在对档案管理的过程中档案类型划分不明确、档案数据丢失、档案内容混乱以及档案数据的不准确等等问题。档案管理的混乱在档案索性方面能够明显体现出，类型不明确、层次混乱，因此，导致索引困难，对油田企业的日常工作带来严重影响。

三、发挥合同管理制度在油田企业中的作用对策

（一）树立风险意识法律风险的防控，是全体、全过程、全方位的管理，制度体系的防控管理也是达到风险防控的因素。需按照自身的经营情况，结合相关法律法规的规定，逐渐加大对外经济的交往、生产流程以及自身管理环境的法律风险的认知，因此，建立健全对应地风险意识制度体系，让制度体系合法且高效应用。制度体系的落实对企业法律风险具备实际意义，因此，在重视风险意识控制体系建设的同时，需对目前制度体系加大落实工作。只有将各项制度转换成各职能部门和相关岗位员工的自觉性，才能使制度体系发挥出有效作用。其次，制度体系不仅是作为书面上的意义，还应转化为企业整体的行为模式，且保持制度体系和企业整体意志的协同。油田企业应定期对风险意识的培训，使企业管理者以及员工的整体制度理念获得创新和加强。法律的意义不只是应用法律手段去解决出现的法律纠纷，而是在对可能出现的风险运用手段实施防控。所以，根据油田企业的实际情况，创新开展全员法制教育，且提升全员守法经营，依法维权的法律意识，对法律风险意识的加大提升。

（二）加强合同建设合同管理制度可关系到企业未来发展的趋势，为了加强合同的建设我们可采用建立健全合同管理制度，首先，规范合同的管理，树立优良的企业形象，在对合同建设中，需采用统一归口管理与分类专项管理相结合的形式，由指定的部门全面负责油田企业合同管理的全面工作，进行统一管理。在提升合同管理水平时，需将合同管理工作专业以及专门化，设立专门的机构和人员对管理合同的负责，从而完善合同制度达到合同管理规范、科学、法律，制定符合实际的合同管理制度，使管理工作有章可循。对合同建设的主要内容包含，合同的归口管理，资信调查、签订、审核审查、登记以及备案。合同管理制度虽然在油田企业合同管理工作中起到重要保障，担任需要不断加强管理制度，让合同管理制度具备操作性，合同管理制度需包含合同管理方法、合同管理人员岗位的经济责任制、生产以及履约能力保障合同质量依法合理，合同内容条款完善，具备可实行性。最终，促进实施合同示范文本，对合同文字通顺保障，其表达明确清晰，期限、名称等等。

（三）加强审查工作由于全球化的发展，互联网的运用越来越广泛，因此，在这种发展趋势下，油田企业的审查工作可根据其自身实际的情况，建立健全相应的数据库体系，应用计算机技术研发审查管理软件，使用电子设备记录相关信息。同时，对档案资料信息化管理的同时，企业还可以关注社会的动向，对系统设备的完善，引用先进的设备管理技术，加大系统智能共享的建立，提升数据的共享，其次，对于企业管理层需提升对审查工作的重视程度，在企业管理的同时，只有管理层对工作审查的开展程度重视，可直接影响员工对工作的积极性。

篇7

1、合同的作用

在工程项目中，合同管理贯穿于工程的整个建设周期。在这个动态的管理过程中，只有在建设各方的共同合作下，才能确保进度管理目标得以实现。特别是大型的建设项目其建设规模大、投资多、周期长，参与建设单位间的关系复杂，这势必导致在建设过程积累大量的、各式各样的工程合同。工程合同的价值量和质量对企业尤其重要，直接影响企业建设工程施工全过程。作为衡量工程目标的主要依据，只有在确定工程的建设实施和合同管理同步进行的情况下，工程的竣工验收才能有效进行，由此可见，工程的合同管理直接关系着项目能否顺利开展竣工验收工作，做好工程建设合同管理工作也就显得十分重要了。它的作用主要体现在以下几个方面：

1.1合同是安排项目施工的指导性文件

每一个建筑单位都应该建立的合同管理制度。在签订合同后，合同管理人员要对各级项目管理人员和各工作组负责人进行合同交底，对合同的主要内容做出解释和说明，形成合同交底制度。工程的材料、设备应按合同约定的规格、数量、价格进行采购，工程的进度、质量等目标也需要根据合同要求组织施工，除此之外，项目部门还要根据工程合同中所规定的内容，进行工程施工组织、计划、竣工结算的编制和报送。

1.2合同是进行索赔的依据

合同索赔主要包括以下内容：一是由于业主违约引起，主要指业主未按《示范文本》规定完成应该完成的工作，以及未能按时拨付预付款、工程款，拖延图纸审批，拖延对承包方提出变更、索赔的答复等；二是由于工程项目本身变更引起，如工程量的变化、材料价格变化、现场签证等；三是由施工条件和环境变化引起，如一周内连续停水，停电超过8h，连续大雨不能进行室外作业等。

1.3合同是控制工程成本和进行竣工结算的依据

合同签订后，该工程的预算成本就可确定下来。组建项目班子时，根据预算成本按照市场法则确定责任成本，确定工程的人工费、材料费、机械台班费，及其它直接费和间接费等。项目经理组织施工时，首先可将以上费用分解到各分部、分项中去，其次可确定各岗位成本，一旦成本确定，就应合理用工、用料、控制人工费用、管理费用等，为节约工程开支、办理工程结算打下基础。

2、加强工程合同管理的措施

伴随着工程设计、实施、竣工验收、运行等阶段工作的开展，各参建单位之间的关系越来越复杂，最终在管理层上会形成一些具有保存价值的记录文件，它们的表现形式可以是多样的，并同时是工程建设与管理工作中的重要内容。当前情势下，很多工程合同管理工作却表现出一定的落后性和低效性，很难满足时代所赋予的新要求。为加强合同管理，提高合同质量，保证合同的全面履行，以提高合同的履约率、维护企业的合法权益和提高企业经济效益，个人建议做好以下几方面的工作：

2.1增强管理人员的档案意识

做好工程合同的管理工作，意识是关键。首先要争取项目经理部对合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓进度、质量与成本控制那样抓紧、抓好、抓牢。其次要增强合同管理人员的档案意识，使他们知道自己承担着归档的法律义务，以及依法利用合同档案的权利。最后要说明的是，档案意识是合同管理人员的最基本的素质与要求，对合同管理工作起着至关键性的作用，这也是做好工程合同管理工作的可靠基础和基础前提。

2.2建立完善的管理制度

企业必须建立一套完善的合同管理制度，才能保证合同管理工作顺利进行。从项目的立项阶段开始，工程建设就应该把竣工验收的档案管理工作与五大目标等同视之，设置相关的机构部门与管理人员，并构建一个完整的管理体系，专门负责工程项目竣工验收阶段的资料收集、整理和档案管理工作。除此之外，还应建立一套可靠的管理方针和实施细则，使每个档案管理人员都明确自己的管理职责，保证日常工作的规范，充分发挥工程合同在工程各个方面的作用。

2.3加强合同信息化建设

伴随现代化科学技术的飞速发展，计算机网络技术和新型载体的应用越来越广泛，这这种趋势下，传统的档案管理模式必将被淘汰，信息化的档案管理模式也就呼之欲出了。因此，我们需要借助信息技术建立合同管理系统，如合同档案库、合同分析系统等。工程建设应该运用这点，充分利用先进的科学技术，开展档案的信息化管理工作，并建立合同档案数据库，加快合同信息化建设的节奏，全面提升工程的档案管理水平。

2.4加强专业知识的培训

要想要做好工程合同的管理工作，对档案管理人员素质、能力的培养不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人员既要懂得档案管理的专业知识，全面了解合同的内容、特点、规律和方法，又要学习了解相关的管理法规，增强对工作岗位的责任心和使命感。由此可见，势必要加强对现行合同管理专业知识的培训工作，使工程从由始至终都规范化、标准化，增强工程管理的整体水平，保证工程资料的档案质量。

2.5严格控制竣工验收关

一般而言，工程在竣工验收前，都会对工程合同进行专项验收，一旦出现合同验收不合格的情况，是不可以进行竣工验收的。所以在工程竣工验收过程中，工程合同的各级管理部门与相关工作人员一定要严格控制竣工验收关，要仔细审查各类工程合同资料，保证竣工档案的真实性与可靠性，尽可能地将工程合同应有的作用发挥出来。

3、结语

合同是企业安排施工、进行索赔、控制工程成本和进行竣工结算的依据，也为转移风险提供可能。所以企业不仅要重视合同的签订过程，还应重视合同管理，加强相关法律法规的培训与学习，提高制度建设水平，建立科学的合同管理体系。可见，加强合同管理更对合理确定和有效控制工程造价、提高投资效益有着重要意义。

参考文献

篇8

合同管理是保障建设工程勘察设计有序进行的依据，我国《中华人民共和国合同法》中，对合同管理提出了明确的要求，而且建设工程行业中，也在合同管理方面提出了新的规章、规范，充分发挥合同管理的作用。合同管理措施，是一项重点的工作，与合同应用存在直接的联系，建设工程勘察设计中，必须全面落实合同管理措施，便于完善合同的实践应用。

一、建设工程勘察设计的合同管理措施

建设工程中，为了规范勘察设计的方式，促使其符合市场原则，在合同管理中落实《建筑工程勘察设计合同管理办法》，要求建设工程严格按照管理办法控制勘察设计。建设工程中，既要履行合同管理办法，又要遵循市场原则，因此重点分析建设工程中，勘察设计合同管理的措施。

1、细化合同管理的办法

合同管理措施中，需根据建设工程勘察设计的实际情况，细化合同管理的办法，严格划分勘察设计中的技术责任，利用合同的方式规定相关的权益，同时确保权益的合法性[1]。首先建设工程在勘察设计中，依照规定内容，要求双方签订合同，合同内的条例对工程中的新建、改建等都存在规范性；然后按照建设工程市场的实况，规定合同管理，以免合同中出现违规的内容，确保合同管理的细节部分；最后依照合同中的条例，细化双方的责任，如果合同双方提出不同的建议，也可采取书面的形势进行约束，主要是针对可能发生的纠纷，提前进行规范，保障合同管理措施的可行性，满足建设工程勘察设计的实践需求。

2、强化合同管理监督职能

监督职能是合同管理中的有效措施，发挥合同在建设工程勘察设计中的作用。由于建设工程现场的环境、地质不同，所以不同建设工程内，勘察设计的行为、活动存在差异，也就表示合同管理的措施中存有差别，在合同管理中采取监督职能的方法，有利于辅助合同内容，为建设工程勘察设计提供指导策略，促使勘察设计能够与周围的自然环境、地质环境保持和谐性[2]。

3、深化合同管理的法规控制

法规控制是勘察设计合同管理中的一项方法，因为建设工程勘察设计中，双方签订合同后，合同已经具有法律效应，采用法规控制的方法管理合同，可以充分发挥行政部门的责任，维护勘察设计现场的秩序。建设勘察设计中出现违法行为时，行政部门可以要求司法机关依照合同进行审判，如果当事人对处罚有异议，也可实行复议或诉讼，表明法规控制管理方法的公平、公正，也能体现出合同的执行权力。目前，各地区建设工程勘察设计中的合同管理，非常重视法规控制的应用，以此来规范合同的管理方法，提高合同管理在建设工程勘察设计中的规范性水平。

二、建设工程勘察设计合同的档案管理方法

建设工程勘察设计的合同管理，属于一种委托的行为，具有服务的特性，而公款支付、经济处理等事务，都是由勘察设计合同进行调解的，为了提高建设工程勘察设计合同管理的水平，需深化档案管理的工作，积极落实档案管理方法，服务合同管理措施的应用。

1、收集合同档案的资料

档案资料收集，是合同管理的基础部分，全面收集合同中的资料、内容，考虑到经营业务的影响，合同档案的收集面临着一定程度的困难。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，应该保障勘察设计的真实性，以便确保收集资料的完整性，预防合同丢失或缺陷[3]。建设工程勘察设计中收集合同资料时，积极完善管理工作，合同管理人员需要提高对资料收集的重视度，主动进行合同档案中的材料收集，按照合同管理的需求，规划档案中的材料内容，随时做好接收资料的准备。

建设工程勘察设计单位，遵循资料收集的相关要求，明确档案资料的范围，在合同管理中深化档案的作用，充分发挥合同管理的实践价值。一般情况下，建设工程勘察设计中的合同管理，进行收集的材料有：（1）勘察中标时的资料，包括勘察地点、费用以及方案，经相关部门签字认可的备案资料；（2）勘察登记的所有表格资料；（3）合同中涉及到文件、资料。资料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理过程。

2、归档合同管理的资料

合同管理时的归档行为，降低了合同管理的困难度。管理人员在归档合同资料的过程中，对合同重新进行审视和审查，明确合同中的管理要求。建设工程勘察设计的合同管理中，不仅要管理合同的相关事宜，还要对文件资料进行归档处理，文件资料是合同管理中的根本，也是履行合同内容的主要依据。因为勘察设计的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的资料，仍然留在经办部门，没有实现系统性的合同管理，所以采取资料归档的方式，实现合同管理的系统化，快速收集分散的合同资料，由管理部门进行收集，以免合同资料管理时出现缺陷。

合同档案是管理的重要部分，管理人员在归档合同资料时，应该检查合同档案是否存在资料缺失的情况，确定资料的真实性，存有缺失的合同资料，不能进行归档管理，要求经办人员整理齐全后，重新归档，树立合同资料完整归档的意识。

三、建设工程勘察设计合同管理的实践分析

建设工程勘察设计合同管理的实践，规范了合同管理的行为，一方面维护合同本身的价值，另一方面规划合同管理的手段。

1、委托方的合同管理

合同中规定，建设工程勘察设计的委托方，需要向承包方提供工作资料，而且要负责工作资料的真实性。合同管理时，根据委托的内容，执行相关的合同条例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技术的规划，并且附图，提供勘察设计中的技术资料。

2、承包方的合同管理

承包方的资质、能力要符合委托方的要求，由建设工程勘察管理部门，筛选符合要求的承包方，由此承包方与委托方建立合同关系。委托方的合同管理中，应该遵循合同的现行标准，承担相应的设计工作，如承包方违反合同而造成经济所示，按照合同中的违约规定进行赔偿。

3、合同文件的编制管理

建设工程勘察设计中，委托方有可能提出变更要求，此时需针对变更的项目，重新编制合同文件，委托方依照合同中的要求，负责承包方实际工作中的增加费用，严谨管理由合同变更引起的费用或责任问题。

4、勘察合同的监督管理

监督管理实践中，落实勘察设计合同中的内容，监督合同管理的执行力，保障双方的权益，体现合同管理的实践职责，完善合同管理中的实践活动，保障建设工程勘察设计的优质行为。

结束语：

合同管理对建设工程勘察设计具有基础维护作用，辅助解决勘察设计中的合同纠纷，提供相关的依据。合同管理的工作内容，符合勘察设计的特殊性，在管理措施中实行档案管理方法，同时结合条例应用，强化合同管理的工作内容，发挥合同管理的作用，体现合同管理措施应用的积极性。

参考文献：

篇9

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、建筑工程管理中创新模式的发展及应用

1.1 建筑企业工程管理的创新观念

时代的发展，科技的进步推动了建筑行业的高速发展，为了顺应时展的潮流，建筑企业就应不断改革创新管理模式，采用最新的项目管理体制，确定现代化的项目管理目标，包括质量管理、成本管理、进度管理、安全管理四大目标[1]。管理过程中应该充分落实合同中的条款，确保四大管理目标得以实现，并且通过先进的项目管理思想合理的协调好四个目标之间的关系，可以通过集成管理、范围管理来进行，并借助网络计划技术、挣值法等来进行控制。目前天津市在进行建筑工程管理时已经开始使用项目管理技术来进行有效的控制，并取得了显著效果。

2.2 不断创新建筑企业管理体制

为了提高企业的核心竞争力，采用科学的工程管理方法，并且在项目管理过程中应该建立明确的责任制度。合理协调工程各利益相关方之间的关系，不断深化改革传统的管理模式中的不足之处，不断使用先进的、创新性的管理模式。除此之外，建筑企业还应加强合同管理和企业内部管理，采用SWOT分析法来提高企业自身的核心竞争力[2]。通过管理模式的创新来提高建筑企业的核心竞争力，降低工程成本、提高工程质量、缩短工期、降低风险。

2.3 建筑企业的技术创新管理

科学技术的不断发展推动了建筑施工技术的改革创新，建筑企业为了更好地进行工程管理，就应不断推进信息化管理模式来不断提高企业的工程管理效率和质量。目前，天津市的许多建筑企业已经开始使用project软件、梦龙软件等信息技术来进行项目管理。因此，建筑企业应该大力使用先进的网络技术和信息技术来促进建筑工程的信息化管理。这就要求建筑工程管理人员应不断加强学习，在提高技术能力、管理能力的同时应注意信息技术、管理软件的学习，不断提高建筑工程的信息化管理。

二、建筑工程合同档案管理

2.1、提高合同档案管理的重视程度

为了进一步提高建筑工程合同档案的应用效果，首先应该提高领导的重视程度，不断加强合同档案管理意识。这就要求单位各部门的领导不断强化自身的合同档案意识，提高对合同档案管理重要意义的认识程度。并且要求合同档案管理部门认真做好合同档案的归档工作，并将合同档案的归档工作视为首要工作，为建筑工程合同档案管理工作提供良好的条件，不断激发合同档案管理人员的工作热情和责任意识。并将合同档案管理工作提上日程，定期开展汇报工作，从根源上解决在城建合同档案管理工作中遇到的问题[3]。实际工作中，要对合同档案工作做出近期和远期的工作任务，并制定工作计划。

2.2、配备专业的合同档案人员

为了提高合同档案管理效率，应该配备专职的合同档案人员，创建一支专业化、职业化的合同档案管理团队。建立一支高素质水平、高技术水平、高素质职业修养的合同档案管理团队。与此同时，单位领导应该鼓励合同档案人员勤勉务实的精神，为建筑工程创建一支强有力的合同档案管理队伍。我们应当加强对合同档案管理部门专职人员的培训工作。让之有充分的机会学习党和政府部门制定的有关政策与规定、系统的学习合同档案管理工作的方式方法、充分掌握相关的法律法规，以此来提高城建合同档案管理人员的工作水平。用知识与理论来充实自己、提高自己，开阔思维，适应新世纪社会对合同档案管理人员的高要求。在学习知识的同时，也应该培养工作人员吃苦耐劳、乐于奉献、严于律己、认真工作、保守秘密的优良品质。

2.3、 加强对兼职人员的培训和绩效考核

单位应该定期对合同档案兼职人员进行专业培训和教育，确保兼职人员具备合同档案工作的专业技能，并且能够将这些技能运用到合同档案工作中。兼职人员在接管合同档案工作之前应和之前的合同档案工作人员做好交接。除此之外，还应该建立健全责任制度和竞争机制，确保合同档案管理部门充满活力，可以通过建立考核绩效制度来进行，逐步提高合同档案管理人员的工作积极性和创造力。

2.4、为合同档案管理工作提供必要的物质基础

财务部门应将合同档案部门所需经费列入到单位的财务计划中，并将其落实到实处。其次，单位应该抓住拆迁机会，通过合同档案管理来加强硬件设施的配备，将合同档案整理过程中的合同档案库房、阅档室、办公室分离开来，并且在城建合同档案管理部门的城建合同档案库房配置防盗门窗、加湿器、去湿机等硬件设施，从这些方面来落实合同档案的管理工作。

2.5、提高合同档案管理工作的现代化水平

城建合同档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代合同档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对城建合同档案实行动态化管理和维护，开发研制城建合同档案管理软件，建立数字合同档案和多媒体合同档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

2.6、 加强对建筑工程业科技合同档案的开发和利用工作

加强对建筑工程业科技合同档案的开发和利用工作是建筑工程业合同档案管理工作的关键环节，可以确保建筑工程业合同档案发挥其重要作用。可以通过配备专职合同档案管理人员并为建筑工程业科技合同档案提供必要的条件，就能不断开发科技合同档案的重要内容，并且通过不断的积累经验，更好进行建筑工程科技合同档案的开发和利用。

2.7、 加快合同档案信息化建设步伐

信息技术的不断发展为建筑工程业合同档案的信息化建设提供了坚实的基础。建筑工程合同档案管理应不断引进先进的合同档案信息资源，建立健全合同档案的科学创新管理机制，并将计算机信息技术应用到建筑工程业合同档案管理工作中，用于合同档案的整理、归档、检索、信息的共享等，建立完善的建筑工程业数据库。

三、合同管理

为了确保建筑工程的顺利展开，目前在进行项目管理过程中不断加大合同管理力度，并将合同管理作为其他项目管理的核心环节[4]。天津市紧跟先进的工程管理发展潮流，不断创新完善合同管理，逐步实现科学化、现代化的工程管理。合同管理是一项具有复杂性、动态性的系统工程，因此在合同管理过程中不应该进行程序化管理，而应该讲究管理艺术，注重管理方式、沟通技巧，采用合适的方式方法来进行合同管理。目前，已经产生了先进的合同管理软件，在进行合同管理时应不断推广使用合同管理软件，促进工程管理的现代化水平。

合同管理贯穿建筑工程管理的全过程，在合同管理的收尾阶段应认真收集、整理、分类、登记、保存、编号、装订和归档备案，确保合同管理的科学性和规范性。除此之外，还应对合同的履行情况进行认真的分析评价，不断总结教训、积累经验，为更好地进行今后的工程管理奠定基础，不断提高合同管理的现代化、信息化水平。

结束语：文章中笔者结合多年的工作经验，对天津市建筑企业的工程管理的创新发展进行了简要的介绍，并对合同管理以及档案管理进行了分析介绍。如有不足之处，望大家批判指正！

参考文献：

[1]李江,赵奕磊,石志超,王媛媛,荆杨轶.建筑工程管理中创新模式的应用及发展分析[J].中国建材科技,2013,03:153-154.

篇10

笔者曾亲身经历过这样一个关于合同管理的案例。在本公司众多的供应商中，XX公司只是一个年供货量不到百万的c类供应商，且和本公司有2年以上的合作经历，账面欠该供应商的货款一直维持在20万左右。因本公司重点供应商的账面欠款常常在1000万以上，主要原材料的欠款也都在100万以上，因此对XX公司的日常管理，公司相关人员并未作足够的重视。

然而就是这样的一家小供应商，在2008年经济大萧条形势下，在本公司正遭遇市场淡季，资金周转出现困难时，向其当地的法院提交了要求本公司支付全部货款和违约金的请求，其所在地法院随即冻结了本公司基本账户。本来欠债还钱，天经地义，本公司本着此原则考虑尽快设法支付其全部货款21万元，试图说服其尽快撤诉，并解封被冻结的账户。然而律师在和对方的电话商谈中发现，对方态度十分强硬，坚持要求本公司在支付其全部货款的基础上，必须支付货款违约金3.5万元及相关诉讼费用等共计2.5万元，并称只有货款和相关费用共27万元确认收到XX公司账户后，XX公司方可办理撤诉。

公司财务部门按照公司合同惯例计算应付XX公司账面欠款的违约金不足1万元，因此对XX公司的违约金主张提出了质疑，于是，公司决定打这场官司。然而，在经过律师论证，调查了解，赴异地出庭，当庭辩解，法官调解等诸多程序之后，这件官司最终的结果是，本公司除了支付账面全部欠款21万元，还额外向对方支付了6万元的违约金及相关费用，才换回账户的解封和结案，可以说是输的损失惨重!到底是什么原因导致的呢?

总的归纳起来，主要有以下几个要点：

1　在本公司合同档案中未能找到2008年与对方例行续签的经济合同。

2　XX公司在提供给其当地法院的资料中，有一份本公司盖章的2008年与之签署的合同原件，其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款为：“如果出现争议，由双方协商，协商不成的情况下，由原告方人民法院依法解决，货款延期支付，按银行贷款利率的3倍执行(300元／万阴)违约责任赔偿。”

3　XX公司在开庭日向法官当庭提供了一份其在当地信用合作社借款借据的原始凭证，标明其年借款利率12％。(彼时银行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍计算的违约利率为36％，与其合同约定的300元，万元／月相符。

至此，案情基本明朗，XX公司显然是有备而来，而且为自己的胜诉准备了充足的法律证据，因此胜券在握。因为根据本公司负责XX公司的业务人员讲，本公司之所以没有找到2008年与XX公司签订的合同，是因为在年初办理合同续签时，业务人员按照以往与该公司签合同的惯例将合同版本拟定好经领导审批后，直接先办理了本公司合同章的签章，之后向对方寄出并要求对方盖章回寄，但此后却忘记了主动追回，导致未能拿到对方盖章确认的合同。业务人员确信，自己当时寄出的合同原件的“其他约定事项”是空白的，并未添加上述手写条款，XX公司也从未向本公司商谈过要添加如上所述的“其他约定”。很明显，XX公司按住了这份合同，表面上不伤和气，继续保持供应业务不中断，私下在合同上添加了所谓的“其他约定事项”，因为有本公司事先盖好的公章，因此添加的苛刻的违约金条款和对自己有利的管辖地无需经本公司确认，便为自己的日后诉讼设好了伏笔。

这场官司本公司输了，输在了合同管理的细节上，输得让人心痛!

二、合同管理的风险点

在现代企业制度中，合同管理是企业管理中的一项重要内容，因此，从制度层面上讲，大多数企业都建立了合同管理的相关制度，比如归口管理和责任管理制度等，但是在实际执行中，还是难免这样那样的风险。合同管理中常见的风险点主要存在于以下几个方面：

1　合同签订前的准备工作做得不够。签订合同前如果不注意合同对方的资信审查，会导致企业遭受经济损失，严重时甚至会影响企业的正常运转或引发企业的全面亏损或破产。或者虽然前期注意了资信审查，但在过程中对对方的经营状况、财务状况等缺乏持续关注，不能及时掌握对方的资信变化信息，致使企业蒙受损失。

2　合同文本的审查不严格。一般说来，合同订立的双方都希望用本企业草拟的文本为合同样本，因为本企业起草的文本，基本用语，条款，格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些。而用对方单位的文本，往往比较生疏，改动量较大。甚至有的单位故意将文本写得很长，设置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就会导致签订不利于本企业的合同。

3　合同文本中的条款有漏洞。比如上述案例中，虽然本公司使用的合同文本是按照公司法律顾问设计的范本来实施的，条款中有“其他约定事项”等项目，但是为了针对不同供应商的不同需要，项目下的内容一般不固定，需要在具体谈判后根据双方的共同意见填列。但是如果没有其他约定就应该在此栏注明“此项空白”或“无其他约定”等字样，本公司正是忽略了这样的细节，拿着空白的其他约定让欺诈行为有机可趁。另外如对出现纠纷时的仲裁机关所在地的约定等，都缺乏明确的指定，导致风险加大。

4　合同章管理不严格。从一般意义上讲，与客户签订合同，在把握基本原则的前提下，主要以满足客户的合理要求为合同行为导向，具体表现为合同文本的使用，异地的合同谁先盖章等，而在和供应商的合作中，在供大于求的环境下，供应方是处于被动地位的。也就是说，供应商在双方谈判的合同条件下，应该先在合同上盖章后再传递给购买方，因此，上述案例中的合同章盖章程序是有疑点的，即使是需要购买方先盖章确认，也应该作为合同章管理中的一个特例来追索后续进展，如果能做到这一点，损失也是可以避免的。

5　合同档案管理不健全。上述案例出现时，在本公司未能找到尚在生效的经济合同，而对方却有本公司盖章的合同原件作为呈堂证供，这对合同档案管理是一个多大的讽刺!虽然这样的漏洞可以通过加强责任人追究制度予以解决，但是在实际的管理中，业务人员难免按照供应商的重要性分类来分配自己的管理精力，所以由业务人员直接追索自己负责的供应商的合同档案明显不合理。

6　合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签证确认的没有进行签证确认，当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是企业蒙受经济损失。

三、合同管理中的风险防范

为了更好的防范企业合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，结合上述合同管理风险点，企业在合同管理中应做好如下几项工作：

1　建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。建立和健全企业的合同管理制度，必须根据我国的《合同法》和相关的法规，以及企业的实际情况。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

2　加强合同管理人员的培训教育，全面提升企业合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握了合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。一方面，企业领导应通过公开考评和竞争招聘方式选拔优秀的人员上岗。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则，坚持把优秀的人才放在这个岗位上。另一方面可根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习，加大智力投资。此外，建立起严格的岗位责任制。对合同管理人员明确责、权、利，建立竞争机制，对合同管理人员建立起良性激励机制。

篇11

一、合同管理在企业管理中的地位

1.生产经营活动的规范性要求必须进行合同管理

企业在经济运行的过程中，其管理主要涉及产、供、销三个环节，而这三个环节都是由合同来连接的。合同管理的好坏，直接影响企业的生产运营，因此合同的合规性与合法性显得尤为重要。以唐钢不锈钢公司2012年的合同业务量为例，物料采购合同量占32.64%，销售合同占34.56%，设备采购合同29.65%、其他合同3.15%。

2.法律风险的可控性要求企业必须加强合同管理

法律风险与其他风险的重要区别就是法律风险具有可控性。根据引发法律风险的不同原因，可以将企业法律风险分为外部法律风险和内部法律风险。外部法律风险是由市场、客户、国家政策等外部因素引起的，企业对其发生无能为力，所以，企业的外部法律风险是不能完全规避的。然而企业的内部法律风险，是由企业自身的原因引发的，企业管理对内部法律风险的发生起到了决定性作用，而且企业通过采取措施可以控制其发生，合同管理作为内部风险管理的一个重要内容，是引发企业内部法律风险的关键因素，因而通过加强合同管理，构建以合同法律风险防范为核心的现代管理体系，把合同法律风险消灭在萌芽状态，成为现代企业规避法律风险的重要途径。

二、企业合同管理中存在的问题

1.合同管理制度不健全

合同管理制度应该包括合同管理组织机构及其职责分工、合同签订和合法性审查、法人授权委托办法、合同专用章管理办法、合同履行及合同争议处理、合同档案管理，合同管理人员培训、合同管理监督考核机制等方面，但是在企业合同管理过程中，合同管理制度不是内容欠缺，就是制度形式化，以致不能切实的执行。具体表现为管理职责不明确、合同管理人员缺乏法律素养、变更协议不断增多，系统性的合同管理缺乏，监督机制不完善。

2.合同条款约定不严密

合同执行的过程中难免发生争议，一份完整的合同，不仅约定内容要全面，而且约定条款必须严密准确。如：在签订合同时，约定双方产生争议，需向签订地的人民法院提讼，表面上看去，合同约定了争议解决条款，但在仔细阅读全文后，发现合同中并没有注明合同签订地点，导致在双方发生争议时，对管辖权问题产生争议。

3.合同纠纷处理不及时

合同纠纷处理的及时性是由法律的时效性决定的。在企业经营的过程中，合同纠纷是不可避免的。但是在合同纠纷发生后，企业对纠纷不能快速做出反应，导致经济损失进一步加大。如作为债权人，碍于情面对债务人怠于行驶追索权，也未通过法律途径请求公权力的保护，错失了调查取证的良机，甚至超过诉讼时效，丧失胜诉权，失去了法律最有效的保护，造成企业的经济损失。

三、解决合同管理存在问题的主要途径

1.提高合同风险防范意识

加强宣传，提高合同法律风险防范意识。合同管理是一项全员性的工作，涉及到与合同有关的各个部门、各个岗位，合同管理本质上是一项全岗位、全过程管理工作，一旦某个环节出现问题，就会出现合同争议，将使公司陷于诉累境地，这不仅会影响企业的正常经营管理，而且可能给企业造成重大经济损失，为此必须提高合同风险防范意识，加大宣传力度，使干部职工树立合同风险意识，维护企业合同利益。

2.增加合同培训，提高法律素养

加强合同法律知识和技能培训，定期对企业合同承办人员和合同审核人员进行合同法、招投标法等相关法律法规、企业合同管理制度以及典型合同案例的培训，通过专项培训，增强合同法律意识，促使合同管理人员熟知合同管理实务中应注意的关键点，掌握合同管理过程的技巧，提高合同管理人员的业务能力，增强职工的使命感。

3.加强合同档案的管理

合同档案的管理并不能简单的理解为合同原件管理，它既包括签约前的有关招标文件，又应该包括签约后的有关验收单、完工证等。合同档案的保管在合同管理过程中是非常重要的，它是合同履行过程中最原始的证明，更是纠纷解决过程中最直接最有力的原始凭证。假如企业丢失了最原始的证据，那么诉讼中的地位将发生翻天覆地的变化，从而造成非常被动的局面。再者一些合同的内容是企业不愿意公开的，而合同内容会涉及到商业秘密，因此合同管理人员必须对生效的合同按照类别进行分类整理、归档，并在保管期限内妥善保管合同档案。

4.多措并举解决合同纠纷

在合同纠纷出现后，企业应迅速采取措施防止双方当事人矛盾恶化，并坚持自愿平等原则，积极与合同对方进行协商，针对合同争议的内容进行充分的沟通，互谅互让，而通过协商自行解决合同纠纷是合同当事人的第一位选择。在协商的同时，企业要根据纠纷的性质和纠纷的内容，积极做好通过法律途径解决问题的准备，搜集相关证据。在紧急情况下，可以财产保全提出申请，从而减少企业的经济损失。需要注意的是，当事人寻求法律保护是有时效的，如举证时间、上诉时间等，企业要严格遵守法律规定来维护自身的合法权益。

四、结语

综上所述，以防范法律风险为准则而进行的合同管理工作，企业的全体员工必须树立了全面、全过程、全员的风险管理理念，树立较强的风险意识、竞争意识。将合同管理工作与企业的经营管理工作相结合，经过层层审核把关，对企业最有益的价格签订销售合同、买卖合同，从而降低了经营成本，提高经济效益。并且根据自己的实际情况，修改合同管理办法，使管理程序更加规范化、科学化、制度化，促进企业基础管理水平的再提升。

作者:姬文双 单位:唐山不锈钢有限责任公司

参考文献

篇12

Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在现今社会大环境下，企业为了维护自身的权益，都越来越重视合同的签订。合同作为维系市场秩序和社会关系的重要纽带，不仅成为了企业进行经济活动的重要文件，也是解决各种事务纠纷的重要凭证①。正因如此，注重企业合同档案的管理，发挥其在现代企业管理体制下的作用，就显得尤为重要。据此，本文根据合同建立的必要性，结合目前企业合同管理中存在的问题对企业合同档案的管理进行阐述。

2 企业合同档案建立的必要性

企业合同是指该企业合同承办部门为了实现某种经济目的，依照合同法及其有关法规和规定，代表该企业与平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。企业合同档案是企业在经济活动中为合同的签订、履行、终止而形成的、作为原始记录保存起来，以备查考利用的文件材料②。提高企业合同档案管理水平，保证合同档案的完整性及保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。作为一家核电企业集团下的二级子公司，涉及的合同大多数是以核电技术服务合同为主，与核电厂的运行和服务工作都密切相关。因此，做好本企业的合同档案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部环境的影响

随着经济的迅速发展，全球大环境日新月异，市场竞争力的日益增强，近年来，国家提倡大力发展核电，对本企业的发展势必带来重大影响。国家引进、消化、吸收AP1000和发展CAP1400第三代核电，作为承载着第三代核电任务的本企业，管理层在顺应时展潮流，尊重客观规律，增强法制法律观念，处理国际关系时，需要取长补短，汲取精髓，遵循规则，增加自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益， 在生产经营，提供技术服务时会签订许多合同协议。众多的合同文本需要保存， 势必会产生合同档案， 因此，企业需建立完善科学的合同档案管理机制③。

2.2 内部发展的需求

企业每一项经济活动都离不开合同的签订，合同是由签约双方或数方根据国家法律和行政法规，遵循平等互利、协商一致的原则，为实现一定的经济目的和明确相互间的权利义务而订立的一种契约，它只适用于合同当事人，对合同当事人之外的任何单位和个人都不具有约束力，也不受任何限制④。本企业的合同主要以技g服务为主，当然也有采购合同，租赁合同、劳动合同等其他合同种类。不论是哪类合同，一旦出现任何纠纷或问题，当事方都需要通过利用合同档案进行处理和解决。为此企业要发展，要保持稳定，遵照合同规章履行相应条款，必须要建立合同管理办法⑤。

3 企业合同档案管理中存在的问题

3.1 合同收集归档不及时

目前，企业合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。企业合同归档是是由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，甚至发生两年后才归档的情况出现。

3.2 合同档案的管理不规范

现国家对合同档案的管理没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，对企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵（质）押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档，也就是合同档案的完整性还远远不够。

3.3 合同档案质量有待加强

现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且其职责范围和工作要求企业没有文件对岗位进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八T，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。

4 深化企业合同档案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同档案管理制度

企业合同档案管理是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证⑥。企业根据档案相关规定，需制定一套与本企业相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善企业档案管理体系，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理规定需明确合同文本格式、所包含附件清单、合同编号原则和合同档案归档范围、合同档案归档要求等，以保证企业合同档案收集完整性、规范性和准确性。

按照国家对档案工作实行“统一领导、统一管理”的基本原则，把合同档案纳入到综合档案管理的轨道，实行集中统一管理⑦。合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是企业的宝贵财富，是体现企业技术水平、经济实力、资质、信誉的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、提供利用等要求，使之成为企业文档管理体系中重要组成部分，不断完善规范。

4.2 规范企业合同档案科学管理

现企业里的合同档案是作为企业档案中的一个专门的独立类别来管理，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求外，还需要加强管控合同前期谈判文件，审批文件等一系列与合同有关的附属内容，以确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。

在需要得到企业领导大力支持时，档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到企业合同档案的重要性。在实际工作中，若在发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案时，使其合同档案的特性能充分发挥出来，能为企业在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让领导管理层体会到合同档案管理好坏所带来的意义和结果会大不相同。为此，需要企业档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建设，提升合同档案管理的网络化和信息化水平

“信息的价值正在于传播，而不在于储藏。”在信息化快速发展的今天，通过档案信息化建设，把分散的信息以信息化的形式存储起来，实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、档案利用网络化、使信息接收、传递、存储和利用一体化。以这种标准化的方式进行管理，利用网络连接手段提高资源利用率，实现信息资源共享。同样，在企业合同管理工作中，采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作都实现网络平台的在线处理和管理，完成实现合同管理一体化的目标，保证合同档案信息的齐全、准确，也有利于合理开发和利用合同档案⑨。

企业在办公平台上纳入了合同管理系统，从合同准备、订立、执行和合同关闭等都实现了文件追踪查询，但其基础信息录入还待加强，合同变更或取消后，引起的一系列变化，都要进行更改；另外，对纸质文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加强宣传，树立档案意识和法律意识

近年来，企业加大了对部门兼职文档员和档案人员的培训力度，但对企业合同档案方面的培训相对比较少，争取在今后的工作中，增加合同档案方面的培训。一方面可以让大家了解合同档案的重要意义，掌握相关的法律知识和签约技巧，增强企业经营合同档案管理人员的合同法律意识与工作责任感；另一方面加强业务部门经办人员的档案意识和法律意识，为企业合同档案的管理奠定良好的基础。除此之外，努力推进档案宣传的常态化，将宣传渗透到日常工作中。

4.5 处理好合同档案利用与保密的关系

《合同法》规定：当事人在订立合同中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正当地使用该商业秘密给对方造成损失，应当承担损害赔偿责任。许多合同档案不可避免地会涉及当事人的一些重要机密，如商业秘密、技术秘密、资金秘密，对合同档案中这些信息，要根据法律法规或交易规则，自觉遵守保密原则，严格履行合同档案利用的审批权限和正确界定合同档案的利用范围，在此基础上大力开发合同档案资源，服务于企业的各项工作⑩。

5 结束语

在经济快速发展的新背景下，合同管理有助于信用档案体系的形成和完善。加强重视企业合同档案管理，建立完善的管理机制，增强企业经营合同管理人员的效率意识和效益意识，才能有效提高企业经验合同档案的管理水平，最终提升企业业务纠纷法律抗风险能力。如果纠纷一旦发生，我们可以及时运用合同档案记载的内容和原始依据，依法维护企业的合法权益，将企业发展壮大。

参考文献

[1]沈红 《刍议合同档案管理》科技与企业 2013（06）

[2]《中华人民共和国合同法》

[3]卢丽云 《刍议合同档案管理工作中问题和改进措施》 企业文化 2014（04）

[4]李玮 《企业合同档案管理问题浅析》 黑龙江档案 2013（01））

[5]蔡夏 罗 玛 《论企业的合同管理》 知识经济 2012（09）

[6]周颖 《加强合同档案管理 更好地为企业服务》兰台世界 2009 （08）

[7]中华人民共和国DA/T42-2009，企业档案工作规范 [S]. 国家档案局

[8]陈健静 李珉俊 《关于企业合同档案精益化管理问题与分析》商情 2012（32）

[9]樊抒婷 《论档案信息化建设》 长安学刊 2010年第1卷第1期