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近年来,我国的高等教育快速发展,职业教育作为后起之秀也得到了国家的高度重视,高职院校的数量不断增加,其固定定资产的规模也不断扩大,固定资产的管理随之成为高职院校管理工作的重要组成部分。固定资产是高教事业的物资保障,关系到高职院校的生存和发展,固定资产的管理至关重要。因此,如何加强高职院校固定资产的管理,提高固定资产的使用效益,促进高教事业的稳定快速发展,是当前高职院校固定资产管理的探索方向,也是构建和谐校园,建设节约型高校的需要。
一、高职院校固定资产管理的重要性
高职院校固定资产是教学、科研、管理等赖以生产和发展的物质基础,是促进高职教育稳定发展,教育教学质量有效提高的重要保证。随着高等职业教育的发展,高职院校办学规模扩大,办学条件改善,高职院校的校舍、教学设施、实训基地等都得到了相应的建设和扩充,固定资产的数量、价值不断提高。房屋建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书等都属于固定资产,每一类别下根据其性质和属性又设置了明细类别,品种多,管理十分复杂,传统的固定资产管理体制难以适应高职院校的要求。与此同时,高职院校经营管理体制改革,部分非经营性固定资产转化为经营性资产,高职院校逐渐涉及到工业、商业和服务业等领域,学校资产呈现多元化。这又给高职院校的固定资产管理增加了难度,因此,如何进一步加强固定资产管理,确保固定资产保值增值,实现资源配置最优化,提高办学效益,是高职院校管理者需要认真研究和思考的重要课题。
二、高职院校固定资产管理存在的问题分析
1.管理意识淡薄,缺乏经营理念
在固定资产管理过程中,部分高职院校的负责人片面追求做大做强,购置资产不进行可行性研究和效益分析,申请购置计划缺乏定量标准,存在随意性,资产管理贪新弃旧,造成重购置轻管理,重使用轻维护的现象。高职院校的负责人对固有资产的管理还存在着“钱”向“物”转化而弱化的思想,即对固定资产的管理偏重于现金、银行存款等流动资金的管理,而对于仪器设备,办公用品等固定资产管理不严,造成财产的流失。
2.管理制度界定模糊,缺乏约束机制
固定资产购置制度不健全,缺乏有效的约束机制。在资产购置环节,由于专业知识的限制,有的高职院校直接让业务人员到市场上自由采购,缺乏定量标准,购置的资产的实用性和价格有待评估,存在较大的随意性。而固定资产的界定更是模糊,包括领导在内的多是管理人员对于国有资产、固定资产、实物资产等概念是不清晰的,对于标准理解不清。而科学技术的高速发展,又引发新产品分类和界定的困难。诸如软件、网络产品之类的产品是否该定为固定资产备受争议。
3.管理机构不健全,职责不清
目前,多数高职院校采取账物分管的分类归口管理的模式,财务部分负责账目,而实物分到多个部门管理。如图书馆管理图书,设备处管理仪器设备,后勤集团管理房屋等。而各职能部门又分归不同学校领导管理,多头管理导致职能分散,职责不清,最终引发谁都管或者谁都不管的现象。固定资产各部门之间缺乏协调,不同部门、课题组同时购买相同或者类似的设备仪器的现象时有出现,不能做到资源共享,调剂余缺。另一方面,固定资产管理不严,个别通过出借学校的场地、设备、仪器等进行经营活动来谋求部门或者个人利益,盗用公共资产。固定资产没有定期清查盘点的制度,长期不对账,不清点,再加上管理不善,固定资产随意存放,导致损坏、被盗、丢失等,资产与实物不符,有账无物或者有物无账的现象较多。管理人员调动过程中,手续移交不完全,公物私自带走等现象也有出现。
4.管理人员素质参差不齐,缺乏专业人士
由于高职院校的合并以及新校区的兴建,财政投入和融资渠道不段增加,各校设备的数量和价值都在增长,但是管理人员队伍却没有跟上。除财务人员具备专业素养外,其他固定资产管理人员多是学校不从事一线教学工作、年龄较大的同志。他们缺乏信息化管理的技能,专业知识有限,思想陈旧,缺乏应有的管理知识和理念,对于固定资产账簿建立、登记、对账不够规范。相应地,这些高职院校采取的管理方式仍旧是手工管理,静态、陈旧的数据给查询、统计、调配等造成诸多不便。而实验室教师管理队伍更是欠缺,实验设备不能得到有效管理,发挥应有的效用。
5.资源配置不合理,使用效率低
近年来,一些高职院校合并组建,学生人数增加,固定资产经费安排和投入也增加预算。各高职院校不惜重金新建实验室,购置设备等,但是各学院内部没有统一调控和规划,购置大批实物资产,而这些实物资产又缺乏管理,低效使用,甚至有的设备都是全新,尚未使用过的。此外,各院系之间盲目攀比,追求高性能、高配置,提前报废能用的设备。各个院校之间提出的设备购置没有全局系统规划,不能调剂使用。各个院系购进的设备变成各个部分的私有资产,仅限个别人使用,形成高投资,低效益。 转贴于
三、从COSO报告看固定资产管理
美国的COSO报告有广泛的适应性,对于高职院校固定资产的管理有着极大的启示。基于COSO报告的理论基础,以下,笔者将从控制环境、控制职责、控制活动等方面来探讨高校固定资产的管理。
1.转变观念,营造良好的控制环境
一个积极向上的控制环境,是管理行为有效进行的精神基础。高校固定资产的管理,要求管理者要树立正确的思想观念,提高管理理念。第一,领导要重视,克服口头上,形式上的“重视”,而是应该把固定资产的管理工作列入重要议事日程,认真贯彻国家对固定资产管理工作的要求,认识到固定资产管理与学校教学、科研和产业等各项工作开展息息相关;第二,领导要及时转变重资金,轻实物的观念。认识到现有的固定资产是学校发展的物质基础,广泛宣传固定资产管理的必要性和重要性,提升员工管理意识,保证固定资产的保值增值。
2.明确控制职责,建立专业化的管理队伍
(1)管理层:应当建立统一的资产管理部门,实行校长总负责,分管领导主负责,管理人和使用人直接负责的机制,将管理责任落实到个人身上。
(2)一线管理人员:对于管理目标的实现,具体的实施者在于一线的管理人员,高素质的资产管理人员是提高固定资产管理水平的关键因素。他们的业务水平、管理能力以及工作态度,直接影响固定资产的管理成效。因此,培养一支高素质的管理队伍,至关重要。第一,学校要高度重视资产管理队伍的建设,选拔觉悟高、业务好、责任心强的管理人员充实资产管理队伍;第二,实施人才培训工程,对新选拔和已有的管理人员进行业务素质的再培训,通过定期或者不定期的培训、考核,有效提高其管理水平;第三,建立明确的资产管理人员岗位制度,通过明文规定,使得管理人员有章可循,有理可依,做到各司其职,责任到人。第四,做好相关的鼓励措施,适当提高管理人员的待遇或福利措施,充分调动管理人员的主动性和积极性。
3.建立统一的管理制度,促进控制活动的有效完成
固定资产管理制度规范化、科学化是提高高校固定资产管理水平的制度保障。对于固定资产的购入,可以采用集体采购方法,成立固定资产采购管理小组,对于采购的物品先进行网上询价,制定预算,与采购商家联系等,通过多方查询,确保购得实用、廉价的物品。同时,要抓好日常管理,规范基础工作,制度定期的清理盘点和资产核销制度。资产管理部门与财务处要及时沟通,设置协调一致的账户,账目明细要清楚,以利于对账工作的进行。规模大的学校,应该每月进行核对,规模较小的学校也要每个季度核对。资产管理部门与使用部门也要按月盘点,保证固定资产无丢失,对于有损坏的资产及时维修。
4.引入信息化管理,促进沟通,加强监督
固定资产的高效管理,离不开现代管理技术。高职院校应该充分利用校园网的优势,构建固定资产管理新型平台。利用全面清查后得到的基础数据,建立固定资产数据库,全面记录学校现有的固定资产,并通过网络信息公开实现资产管理的公开化、透明化,各级部门都可以及时了解各个部门现有的固定资产,使用情况,并达到资源共享。对于固定资产的新增或报废,及时记录,可以快速计算资产的利用率,及时发现闲置、浪费等不合理使用的问题,为固定资产的购置提供参考依据。
四、结语
加强高校固定资产管理是一项长期而又艰巨的工作,必须从思想上充分认识固定资产管理的重要性,加强理论研究和实践的探索,建立合理科学的资产管理体系,以促进固定资产管理和监督的有效运行,保障高职院校权益。
参考文献:
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RFID技术已经在很多领域得到广泛应用,其中,带有可读和可写并能防范非授权访问的存储器的智能芯片已经可以在很多集装箱、货盘、产品包装、智能识别ID卡、书本或DVD中看到。本文将以RFID技术为支撑,对智能化高校实验室管理系统进行全面地分析与阐述。
二、基于RFID技术的智能化高校实验室管理系统的体系架构
智能化高校实验室管理系统是一个以计算机互联网、无线通信技术为基础,以RFID技术为核心的物联网应用系统。该系统主要负责各类实验室固定资产设备借出归还的动态管理、各类实验室卫生清洁工作的实时管理、各类实验室及设备的安全防范管理以及各类实验室设备的实时维护管理等工作。其体系架构主要由RFID识别系统、中间件系统、计算机互联网等部分构成。其中,RFID识别系统包括EPC标签和RFID读写器,两者之间通过RFID接口通信,EPC标签被固定贴在各类实验室的每件固定资产设备或物品上,它记录了实训室ID、名称,固定资产型号、ID、名称、数量、所属实训室以及所属机柜号等信息。中间件系统包括ECP IS 、PML、OSN服务器及包含于后台数据库软件系统的ERP系统。所有这些都与Internet互联网相连,实现对各类实验室固定资产设备、卫生清洁工作、安全防范以及维护等管理过程进行实时有效地跟踪、查询等控制。智能化高校实验室管理系统体系构架如图2-1所示.。
在图2-1中,EPC的全称是Electronic Product Code,即电子产品代码,各类实验室中每个固定资产对象都被赋予一个唯一的EPC,并由采用射频识别技术的智能化高校实验室管理系统进行管理,彼此之间通过EPC网络、无线通信技术等方式相互联系。EPC IS即EPC信息服务,它是EPC系统的软件支持系统,用以实现最终用户在物联网环境下交互EPC信息。PML是物体标记语言,通常,在物联网中相互通信的公共语言是PML,PML是用在信息发送时对信息区分的方法,实际内容可以任意格式存放在服务器中。OSN服务器是对象名解析服务,可用来存储中间件系统来不及处理的物品电子代码数据信息。ERP(企业资源计划)是一种管理的思想,强调对系统资源进行优化配置、提高利用效率。负责运行本系统的主机服务器需要相当高的配置,其性能的好坏会直接影响到实验室固定资产设备的丢失与否、实验室卫生情况是否良好、实验室设备的安全性是否能够保障、实验室设备的实时维护是否能够保障等。
三、基于RFID技术的智能化高校实验室管理系统功能模块分析
基于RFID技术的智能化高校实验室管理系统主要包括智能化固定资产设备借出或管理模块、智能化实验室卫生清洁工作管理模块、智能化实验室安防管理及设备故障管理模块等三部分组成。具体介绍如下:
1. 智能化固定资产设备借出或归还管理模块
交换机、路由器、标准网线、夹线器等硬件设备是高校实验室部门特有的高价值固定资产,现有的多数高校在管理固定资产方面均采用集中式管理方式,集中式管理方式需要实验室管理人员和借用固定资产设备人员之间进行人为地协调,即需要借用设备人员在纸质的固定表格中对借出的设备进行详细登记,并签字确认相应设备是否处于借出或者归还状态,这种管理方式十分繁琐,查阅相关记录也比较困难,效率太低。
使用RFID技术可以克服这些缺点。通过在固定资产设备上粘贴EPC电子标签,设备借用人员在进行借出或者归还设备时,管理人员利用手持式电子标签读写器扫描借出或归还设备上的电子标签,自动与智能化高校实验室管理系统中的控制器进行数据交换,并进行自动记录,从而实现固定资产借出归还智能化管理。固定资产设备管理模块流程如图3-1所示。
2. 智能化实验室卫生清洁工作管理模块
智能化实验室卫生清洁工作管理模块是智能化高校实验室管理系统中必不可少的一部分,实验室中固定资产设备的寿命与实验室卫生环境有着直接的关系,如果对实验室地面及设备卫生情况进行实时监控并处理,则会大大减少灰尘对固定资产设备寿命的威胁。智能化实验室卫生清洁工作管理模块主要负责各类实训室地面及其设备的卫生情况的监测及处理,需要在各类实训室中安装卫生清洁机器人,它可以实现对各个实训室进行全自动清扫,包括地面清洁、吸附有害物质、吸附灰尘、净化空气等。
在卫生清洁机器人上粘贴EPC电子标签,管理人员可以通过手持式电子标签读写器实时扫描该标签,通过智能化高校实验室管理系统及时了解实训室地面卫生及其设备卫生情况。
3. 智能化实验室安防管理及设备故障管理模块
智能化实验室安防管理是智能化高校实验室管理系统的重要组成部分。智能化实验室安防管理系统由基于RFID技术的红外线探测器实现安全防范设备被盗和发生火灾,并采用终端读写器及时了解所有实训室的安全信息情况。当RFID探测器检测到盗窃和火灾等情况时,盗情和火灾等信息就会自动发送到管理员随身携带的手持式电子标签读写器上,来通知管理员发生盗窃和火灾等紧急情况,以便让他们及时的作出相应的措施。
为了保证教师及学生的上机实验课能够正常顺利地进行,需要对各类实训室中已坏设备进行及时维护管理,设备故障管理模块是智能化高校实验室管理系统必不可少的一部分。智能化设备故障管理系统对各类实训室中所有的机器及网络交换设备进行24小时实时监控,一旦出现有机器或网络交换设备运行故障或性能指标达到故障阀值,故障信息就会自动发送到管理员随身携带的手持式电子标签读写器上,以便管理员对其能够进行及时的跟踪与维护。
四.结束语
本文提出了一种基于RFID技术的智能化高校实验室管理系统,介绍了RFID技术,提出了基于RFID技术的智能化高校实验室管理系统的体系架构,描述了基于RFID技术的智能化高校实验室管理系统各模块的功能。将智能化高校实验室管理系统中将固定资产设备ID、名称、型号等信息进行编码;将智能化实验室安防管理及设备故障管理系统中的设备ID、名称及型号等信息进行编码;将智能化实验室卫生清洁工作管理系统中的设备ID、名称、型号等信息进行编码,并以电子标签形式被粘贴在需要识别的设备上。手持式阅读器利用无线射频识别方式与标签进行双向无线通信、交换数据,从而可以实现远距离精确读写实验室设备、实验室卫生及设备安全、故障情况等信息并自动识别。本文从理论上对智能化高校实验室管理系统进行了研究,在后续的研究中将会对各模块的功能进行具体的实现。
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该文针对目前高校固定资产管理与控制的研究现状研究进行分析,指出了利用案例推理的智能化方法在实现信息系统的重要作用及应用前景,并进行了尝试性的探索研究。这对今后高校固定资产管理与控制工作的进一步发展完善具有一定的借鉴意义。
1 目前固定资产管理与控制研究概述
1.1 高校固定资产管理存在的主要问题概述
目前,固定资产管理与控制存在的三个主要问题,这从根本上导致了高校资产管理被动、滞后的局面:第一,固定资产管理机构不健全;多数高校对固定资产的管理模式为账物分管,缺乏统一管理的综合监督协调部门。第二,固定资产会计核算存在诸多不合理的地方,导致固定资产实物价值与固定资产账面价值不相符,难以核算学校固定资产的真实价值。第三,固定资产管理信息系统的功能有待进一步完善;目前的管理系统,只能独立地对固定资产的各项数据进行输入,对于资产调拨、变动、报损等很多的操作,系统不能独自完成,并且资产信息不能通过网络共享。
1.2 管理制度与模式的改善
在管理制度与模式的改善方面,文献1提出了创新的两级管理模式:学校财务设备处固定资产管理中心为第一级,各设备使用单位为第二级;责任与义务的分配应由学校固定资产专门管理机构进行监督管理使用,实现高校固定资产管理的动态统一管理转变。文献2则提出了构建了以预算为视角的固定资产管理系统:以固定资产的综合绩效为导向,将预算管理与资产管理结合、绩效管理和日常管理相结合,完善相关的管理体制、机构以及运作机制,构成一个完整的运作系统。文献3则在分析高校固定资产管理制度之后,提出了固定资产管理的会计核算机制创新,即实行权责发生制:财务部门必须对作为高校重要的物资资源的固定资产从其形成到使用耗费,再到报废的全过程进行合理的确认、计量和报告,即在其会计核算中将收付实现制改为权责发生制。然而,管理制度的完善并不能完全解决现存的主要问题,还需要依靠一些工具来实现对固定资产的高校管理与控制。
1.3 固定资产的管理与控制工具
在固定资产信息管理系统方面,许多学者提出了更加高效的管理软件,采用了新兴的软件技术。为了使手工操作的信息录入状况得到彻底的改观,文献4提出将无线射频识别技术(简称RFID)应用到固定资产信息录入过程中,RFID可以透过外部材料的标签直接读取数据,具有快速高效性。文献5在设计固定资产管理信息系统中引入了工作流管理(简称JBPM),包括, 即系统资产调拨、资产维修以及资产报废三个标准流程, 使得资产的管理更加规范,对每个资产的变动掌握得非常清楚。文献6提出了网络化的固定资产管理模式,通过建立固定资产的三级管理网络,固定资产数据集中在一个数据库中,管理权限分到各个部门来负责及时提交本部门的固定资产变动数据。然而,上述方法仅从数据结构和数据库着手的可以从软件上提升的方法,在信息搜索的智能搜索方面相关研究甚少。
2 案例推理在固定资产管理中的应用
2.1 案例推理方法概述
基于人类解决新问题的模式,案例推理技术把当前所面临的问题或情况称为目标案例,而把记忆的问题或情况称为源案例,由目标案例的提示而获得记忆中的源案例,并由源案例来指导目标案例求解。典型的案例推理(简称CBR)问题求解过程基本步骤包括:案例检索、案例重用、案例修改和案例保留。因此,在固定资产管理中也可以引入案例推理技术,从大量已提出的管理模式中选取最适应于现实情况的源案例,便捷地实现对固定资产进行分类、维修和报废的最优决策。
2.2 案例推理应用于固定资产分类
当新设备采购完毕并进行装载调试后,使用部门的管理人员需要对设备分类并录入信息。采用案例推理方法时,可以从案例库中找到一个或多个与当前设备最相似的设备,从而方便地对设备进行分类管理;CBR系统中的案例库由以前分类过的设备信息组成。案例库中的每一个案例包括以前分类过的设备的一般描述,包括属性和分类类别。检索即根据新设备的属性特征搜索相类似的旧的已分类过的设备,当多个旧设备与这个设备存在一定的匹配度时,甄选匹配度较高的旧设备即可以为新设备分类。对设备的案例检索可以采用很多检索策略,如知识引导法和最近相邻法相结合的混合检索。如果检索出的旧设备与新设备属性完全一致,则新设备与旧设备的分类一致;如果旧设备的属性无法和新设备属性匹配,则需要考虑该分类是否符合该新设备。在案例库中无法检索到相似设备时,需要对新设备进行重新分类,然后将新案例添加到案例库中以供下次检索使用。
2.3 案例推理应用于固定资产维修与报废
当固定资产产生损坏时,维修中心可以采用案例推理方法视情况决定采取哪种维修方式,选择组织校内维修或者校外维修。同样,当固定资产无法继续工作时,呈现严重老化或损坏现象或使用寿命到期时,管理人员可以借由案例推理方法决定在这一情况下该设备是否具备报废资格。一个新的损坏或报废案例并入案例库时,同时也建立了关于这个案例的主要特征的索引。当系统接受了一个求解新问题的要求后,CBR可以利用相似度知识和特征索引从案例库中找出与当前损坏或报废事件相关的最佳案例,它所检索的内容,即所得到的案例质量和数量直接影响着问题的解决效果。
2.4 基于案例推理的固定资产管理系统构建
一、会计核算思路的逻辑性突破
在参考文献[1]、 [2]、 [3] 、[4]、 [5]中,作者提出了会计核算智能化中编制会计分录的决策规律,其中的要点是应用经济业务中的一些关键因素进行判断,进而得到相应的会计核算分录,说明了编制会计分录的决策逻辑与方法,给出了在计算机智能判断的基础上可把经济业务信息自动地生成会计分录,直接转化为会计信息。其实这种想法对初期从事会计活动者的学习有极大的帮助,并且对会计核算提出了进一步的改进思路。而后这些作者们运用离散数学,关系演算等方法来分析会计核算的规律,试图从理论上深刻探讨这些问题,这不仅对实现会计信息系统的智能化产生了深刻影响,而且特别方便会计人员做出编制会计分录的决策。企业会计核算内容丰富且复杂,就在参考文献[6]中作者对很多会计核算的内容进行了论述,而在其书中第五章针对固定资产处置核算业务分录的编制做出的具体论述中,我们在对其核算导航图和处置关键因素分析后,认为应将其更加简化,让初学者在学习时思维更加清晰、明白。
二、对固定资产处置核算规律的分析与改进
固定资产处置涉及各种各样的处置方式,不同的处置方式拥有不同的处置凭据,不同的处置凭据使得组成固定资产核算的关键因素也不同,参考文献6第167页通过对资产处置的各种凭据进行分析,可以将固定资产处置业务进行分析和归类,总结出其不同业务处理的规律,形成固定资产处置业务的四个关键判断因素:业务类别、处置方法或阶段、处置范围和处置损益。固定资产处置的业务核算就可以根据后面这三个关键因素,确定了唯一的固定资产处置业务核算的分录,又由此得到了固定资产处置核算判断导航图。以此为基础,参考文献[6]的第123页绘出了固定资产处置业务核算导航图。对于该业务的具体论述,还请自行参考参考文献[6]。
我们一方面感到该书的研究很有价值与意义,同时又感到该书提出的决策条件较为严格,在进行会计核算的时候还可以将固定资产处置核算导航图适当进行简化。可以看出,导航图中的处置方法或阶段是非必要的,处置类别和处置范围这两个关键因素完全可以确定出唯一的固定资产处置分录,比如在关键因素中处置范围一列下,在处理清点固定资产和支付清理费用时,只要再有通用前处理这个关键因素就可以确定会计分录了。因此我们可以将原导航图中的处置方法或阶段这个关键因素剔除掉。仅留下业务类别、处置类别和处置范围这三个关键因素。这样不仅在不妨碍使用的情况下减少了冗余,也将大大提高学习的进度和工作的效率。
三、进后的导航图及分录表
本文中以固定资产的最终处置为例说明固定资产的核算。因为是针对固定资产处置内容的核算,所以我们把业务类别下的固定资产的取得①和期中处置②略掉。得到了新的导航图,其中固定资产核算为第一决策点,固定资产取得、期中处置和最终处置为第二决策点,处置类别为第三决策点,处置范围是第四决策点。应用以上分析,删除了处置方法或阶段关键因素和剔除一些不常用的业务后,得到的新的与对应分录图如下所示:
固定资产处置核算判断导航图分录表
四、结束语
对图表进行改进后发现,会计人员或初学者在编制固定资产处置核算分录的时,思维更加清晰,更容易进行职业判断。本文仅对固定资产处置业务的核算提出了一些改进意见,在会计核算过程中有很多问题还有待研究,长路漫漫,我们会孜孜不倦。
本论文得到王文莲教授的悉心指导,特此感谢!
参考文献
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