如何进行档案管理范文

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中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

人事档案是一种专门档案，是专门活动形成的档案，它是一个由若干具体档案种类构成集合的概念，具有很强的自我独立性和规律性，它虽与官方正式文件转化而成的文书档案有所不同，但它仍具有明显的行政管理性，因此它在档案利用方面具有较强的行政作用、业务作用、法律作用及教育作用等等。人事档案是历史全面地记载职工的个人信息，在人事管理中是正确评价选拔人才，合理流动配置人才的重要依据。档案管理工作能否适应社会发展需要、如何优化人事档案的管理、如何提高档案的利用价值等方面都要求档案管理人员在思想意识、专业知识、业务水平上具备较高的认识和能力。本文就档案管理人员如何进行档案管理工作的问题简要阐述。

一、人事档案的收集与鉴定

人事档案是记述和反映个人的自然情况、重要经历、政治情况、专业技能、工作业绩、思想、生活及工作作风等方面的综合记录。各单位应按标准配备专职的档案管理人员，对档案管理的专业知识进行定期培训强化，建立健全档案材料的收集鉴定制度，给档案管理工作给予高度重视。

1、人事档案的收集。人事档案资料应具有全面、原始、真实的特性。随着我国市场经济的建立和发展，我国人事制度进一步改革，与此相关的人事档案工作，也发生着重大的变化。 “遗弃档案”、“人档分离”等已成为社会普遍存在的现象，档案在一些人眼中作用弱化了，但这并不代表着档案能够随意丢弃置之不管。人事档案的收集渠道广泛复杂，收集时间区域较长，档案管理人员在收集、移交等环节严格把关，对个人经历、工作业绩、奖惩情况、政治表现等资料尽最大可能的收集齐全。对能突出反映个人突出的专业技能、社会贡献、道德品质的材料着重收集，主动查找信息收集，为人才的选拔任用提供事实依据。

2、人事档案的鉴定。人事档案中材料内容为记录个人信息，各类档案材料的来源部门多、历时长，在人归档前必然要经历材料的形成、传送等多种渠道，所以在归档时对形成档案材料的鉴定应作为现今档案管理工作一个非常重要的环节。人事档案的鉴定是一项政策性很强的工作，它决定档案材料的取舍，维护归档材料的真实性、统一性、准确性。档案材料要随时收集随时鉴定。包括鉴别材料内容真实与否，手续是否齐全，填写格式是否正确等。坚决剔除那些假材料、没有实际根据的材料，对内容不统一的材料以最爱说服力的材料为依据统一，保留有利于社会需要的材料，净化和优化档案材料的内容。对于死亡人员档案、无头档案的鉴定工作也不容忽视，一定要保有其存在的真实和完整性，以备查阅利用。

二、人事档案的分类归档与保管

人事档案正确的分类归档与科学的保管方式能为档案的有开发利用提供全面便捷的服务。长期实际工作的积累使人事档案保管范围明朗化，让档案材料的归档类别清晰，但由于社会高速发展以及人事制度改革的不断深化，给档案管理赋予了新的工作内容，提出了更高的工作要求。

1、人事档案的归档。。 档案具有原始性，在分类过程中确保归档范围明确、类别清晰有序、信息详实统一、记录连续不间断都是人事档案归档的必须遵循的原则。现有的人事档案分类已经不能满足人才流动引起的人事档案归属范围的变化，因此而产生的信息材料另分类别，给档案归档分类提出了一个新的课题。

2、人事档案的保管。根据相关规定严格准确的把握档案的保管期限，采用科学现代化的设施建设档案室（馆）。人事档案的保管首先要对收集到的归档材料的编号编目工作。归档文件应依据分类编序编号，归档文件编号是将归档文件在卷宗中的位置标识，编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在卷宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。归档文件应依据分类方案和文件编号顺序逐件编制归档文件目录。编写目录要按分类顺序编制，包手题目、行为单位、形成时间、文号、页数、备注等项目，让查找一目了然。整理完结的信息材料，装订、装盒形成独立完整的档案存入档案室内保管。

三、人事档案的开发和利用。

人事档案记载着一个人成长的轨迹，记载着身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想政治表现等许多情况，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用仍不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障！从某种意义上说，它甚至可以决定一个人的命运。人事档案的利用工作，影响人事档案工作的全局。做好档案的开发利用，不但可以实现档案管理工作的自身价值，也可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

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关键词 新形势 人事档案管理工作 促进

企业人事档案是档案资源中的重要组成部分，同时也是人力资源管理的重要依据。近年来，随着国家经济的不断发展，对于人力资源保障工作的不断深入。现代社会企业人事档案管理工作在促进社会进步方面发挥着重要的作用，在进行人事制度改革、外界全面了解员工、人员配备以及人才资源发掘上，都有着较为积极的意义。

一、企业人事档案管理工作的现状

（一）企业人事档案管理设备体系不健全

现代社会中，企业人事资源越来越丰富，人事信息形式逐渐实现了多样化。人事档案信息的存储对于档案管理体系设备的要求逐渐提升。在传统的人事档案管理模式影响下，档案中很多重要的信息难以被及时保存，这为档案管理带来了重大的阻碍。要想实现企业人事档案管理工作的与时俱进，一方面需要在档案管理工作人员方面进行改善，另一方面需要在档案管理设备方面进行完善。在企业档案管理工作中，就是缺乏声像档案管理方面的设备。

（二）企业人事档案管理缺乏相应的制度

企业人事档案管理中所涉及到了大量的人事信息，人事信息的安全性以及档案管理工作模式对社会的影响重大，目前，在社会人事档案管理中缺乏相应的制度，导致人事档案管理模式涣散，人事信息不安全等问题。由此可见，法律的执行力的欠缺是阻碍我国企业档案管理法制化进程的重要原因。随着时代的进步，以及人们的安全意识逐渐提升，依法存档的工作势在必行。由于现代社会人事档案管理工作范围不确定，档案管理工作得不到重视，使得档案法规检查力度降低。

二、新形势下促进企业人事档案管理的对策

（一）基于数字化的企业人事档案管理

传统模式下的档案管理中很多信息难以被保存，特别是重要的人事档案信息，如，很多企业中的人事声像信息等难以被保存下来。新时期，科学技术逐渐发展，对于信息数据的存储技术也越来越多，目前，最为先进数字化技术就是针对档案管理建立相应信息数据库。基于数据库模式的人事档案管理能够实现数据、音频等的存储，并且在数据备份的支持下，保障企业人事数据信息的安全性。在数字化技术下，通过科技技术将档案信息整理的过程通过电子传输，以及电子软件规律等模式，对不同类型的立卷进行分类。基于数字化技术的档案信息管理，能够一改之前无序的分类模式，一方面便于工作人员对其管理，另一方面是还能够便于需要的人顺利找到档案信息。

（二）企业人事档案管理制度的确定

企业人事档案管理工作质量提升，需要确定相应的工作制度，以实现企业人事档案管理的规范化。在以往的企业人事档案管理中，其工作不被重视，因此导致人事档案管理工作混乱，甚至缺失或丢失现象，为了优化人事档案管理，需要为人事档案管理制定相应的制度。首先，将企业人事档案管理制度与企业管理考核相互结合，明确档案管理考核范围。例如不按照归档范围和要求向档案管理部门移交档案，或者档案不能按照规定时间返还，都作为档案管理考核的违规，并且对当事人予以处罚。其次，与岗位经济考核结合，完善岗位工作标准。主要考察档案工作人员的职责工作内容，细化到具体工作要求中，将档案工作人员工作成果与绩效考核挂钩。

（三）培养专业化的企业人事档案管理人员

人事档案管理效果不佳，与档案管理制度以及硬件设备息息相关，但是也与档案管理人员的能力素质关系密切。在以往的人事档案管理中，很多工作人员难以认识自身工作的重要性，工作积极性不高，在实际工作中难以集中精力，并且不思进取。为了促进人事档案管理水平，需要在档案管理硬件设施完善的基础上，培养专业化的人事档案管理人员。第一，人事档案管理人员的专业化素养培养。为了提升档案管理人员的专业素养，提升档案管理人员的学术研究能力，需要工作人员与人事部门积极的进行工作衔接，弥补自身工作所欠缺专业素养。鼓励档案工作人员对专业知识深入研究时，应该给他们增加实践学习机会，在实践活动中提高学习能力，帮助他们实现档案管理专业化；第二，为了提升人事档案管理人员的工作积极性，需要对人事档案管理人员进行奖励，与人事部门的激励机制挂钩，激发员工的学习热情。

三、结语

综上所述，在本文中对企业人事档案管理中存在的问题进行分析，提出促进人事档案管理的对策。企业人事档案管理的优化对于企业人力资源管理提供了理论基础，针对人事档案管理中所存在的设备问题以及制度问题，文中提出了相应的对策，基于数字化的人事档案管理、制度化的内部监制以及专业化人员的培养。

参考文献：

[1] 王中秋.信息公开对人事档案管理工作的影响与对策研究[D].山东大学，2008.

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计算机网络技术不断发展，在各行各业都得到了广泛应用，深刻改变了生产方式和人们的工作方式，在档案管理方面，计算机网络技术的应用给实现档案资源的科学管理提供了技术支持，应用现代化的计算机网络技术进行档案管理成为了档案管理自身发展的客观方向，自动化、机械化、无纸化成为档案管理工作的新趋势，在县级机关，机关文书档案管理工作同样可以应用计算机技术实现高效化管理，对提高档案管理效率和质量有着很大帮助。

一、县级机关档案工作现状

（一）文书时效性不强。一些比较关键的文书，尤其是上级部门文书基本上只有一份，导致许多领导或者部门需要轮流查看，即便在查阅过程中存在着急用的情况，也只能排队等待，导致文书使用影响率不高，文书的共享性和时效性不强，影响了文书价值的发挥。

（二）文档查阅与管理不便。当文书在重复使用时，需要填写借阅登记，管理流程冗余，重复低价值劳动。而且纸质文件的存储都按照类别的不同进行存放，当查阅条件不完备时，需要逐一查找，导致每次文书的使用查找都十分困难，花费很多不必要的时间。

（三）文件归档、整理操作重复。机关单位的文书档案每年都需要归档整理一次，原文档在存放时就已经分门别类地整理完毕，归档工作是将已经整理完毕的档案重新整理一次，存在着重复劳动。

二、计算机技术在县级机关文书档案管理中的应用

（一）计算机档案存储。传统档案多为纸质文件或者影音录像光碟等等，这些传统的档案存储介质存储密度低，文件容易损坏，如纸质文档需要注意防潮防虫，照片会逐渐失真。文书档案工作量越来越大，直接将文档存放在库房中，手工抄写目录的方式不再适应现阶段县级机关的文书工作。但是应用计算机实现档案的归档，却能够有效减少归档需要的空间，并且能够容纳的档案容量也非常大，如一个T的移动硬盘，能够存放2700亿个汉字的文档，除了文档，纸质文书还可以扫描成为PDF或者应用高清相机拍摄成为照片格式，无论是图文声像等各类档案类型，都能够存入硬盘中，数据的检索和备份也十分方便。

（二）检索查找十分迅捷。采用实体排列的方式保管的纸质文档，大多数都应用类似图书馆的检索信息列表，如果查阅者的检索条件不同或者查询条件不完整，或者需要的文档分别归在不同的类别中时，纸质文档的检索查找就十分让人头疼，仅仅依赖人工查找效率不高，并且容易遗漏。但是计算机却有着先进的关键字检索系统，借助计算机强大的并行计算能力，能够在几乎瞬间就根据关键字检索到需要的文书档案。例如国家档案局的档案管理系统，将几十万条检索信息存放在计算机数据库，一般来说查找某个文书档案只需要几秒钟，效率高并且检索结果十分准确。

（三）编制电子版档案检索目录。现代档案管理中一般有文件目录、案卷目录、全引目录三种，传统的纸质文档中只能实现文件目录和案卷目录两种。纸质文档的检索目录通常都是人工抄写的，如果想要获得全引目录，就需要对全部档案进行重新抄写，工作量大，不切实际。但是计算机档案数据库却能够实现一次数据的多次输出，减少了大量的重复劳动，索引目录准确性和效率都远远高于传统的文书档案管理方法。

三、电子档案的安全防护

（一）建立安全管理体系制度。正是因为如此，对电子文档的安全管理工作需要格外重视。首先需要提高机关内档案管理工作人员的整体素质，加快人才培养，建立专业化的档案管理队伍，熟练掌握计算机技术，将电子文档的安全责任牢记于心。与此同时，需要建立计算机电子文档的安全管理体系，进行敏感电子文件信息的访问控制，形成完善严密的权限体系，明确规定哪些账号能够接触哪类级别的档案，账号注册和登录都需要进行严格的审核，保证账户自身安全。

（二）应用计算机安全技术。除了必要的备份，应用安全性强的档案管理系统也是提高电子档案管理安全性的重要措施，一些先进的计算机档案管理系统能够完成自身安全性的检测和文档存储介质健康状况检查，配合局域网和防火墙技术，能够有效拦截木马和后门程序，同时还能够避免机关内文档的非法流出。

四、结语

县级机关文书档案管理工作应用计算机技术能够大幅度提高档案管理的可靠性，实现文书档案直观、清晰、系统地管理，文档查询调用、修改归档等操作都更加便捷，对提高文书档案管理水平，提高县级机关单位工作效率意义重大。

【参考文献】

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黑龙江省高级人民法院：

你院黑法复字（91）第1号《关于金德辉诉佳木斯市永恒典当商行房屋典当案件的请示报告》收悉。

经研究并征求有关部门的意见后，我们认为：本案双方当事人以“当票”的形式签订的协议，从其内容看，它不同于民间的一般房屋典当，不是以使用、收益为目的，实质上是以房屋作抵押向典当商行借款的合同，故定为抵押借款合同纠纷为宜。对典当商行先扣除利息的作法，不应支持。具体处理时，可参照我院《关于人民法院审理借贷案件的若干意见》第六条、第七条和第十七条的规定，根据本案具体情况，合情合理地解决。