如何进行档案管理范文

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中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

人事档案是一种专门档案，是专门活动形成的档案，它是一个由若干具体档案种类构成集合的概念，具有很强的自我独立性和规律性，它虽与官方正式文件转化而成的文书档案有所不同，但它仍具有明显的行政管理性，因此它在档案利用方面具有较强的行政作用、业务作用、法律作用及教育作用等等。人事档案是历史全面地记载职工的个人信息，在人事管理中是正确评价选拔人才，合理流动配置人才的重要依据。档案管理工作能否适应社会发展需要、如何优化人事档案的管理、如何提高档案的利用价值等方面都要求档案管理人员在思想意识、专业知识、业务水平上具备较高的认识和能力。本文就档案管理人员如何进行档案管理工作的问题简要阐述。

一、人事档案的收集与鉴定

人事档案是记述和反映个人的自然情况、重要经历、政治情况、专业技能、工作业绩、思想、生活及工作作风等方面的综合记录。各单位应按标准配备专职的档案管理人员，对档案管理的专业知识进行定期培训强化，建立健全档案材料的收集鉴定制度，给档案管理工作给予高度重视。

1、人事档案的收集。人事档案资料应具有全面、原始、真实的特性。随着我国市场经济的建立和发展，我国人事制度进一步改革，与此相关的人事档案工作，也发生着重大的变化。 “遗弃档案”、“人档分离”等已成为社会普遍存在的现象，档案在一些人眼中作用弱化了，但这并不代表着档案能够随意丢弃置之不管。人事档案的收集渠道广泛复杂，收集时间区域较长，档案管理人员在收集、移交等环节严格把关，对个人经历、工作业绩、奖惩情况、政治表现等资料尽最大可能的收集齐全。对能突出反映个人突出的专业技能、社会贡献、道德品质的材料着重收集，主动查找信息收集，为人才的选拔任用提供事实依据。

2、人事档案的鉴定。人事档案中材料内容为记录个人信息，各类档案材料的来源部门多、历时长，在人归档前必然要经历材料的形成、传送等多种渠道，所以在归档时对形成档案材料的鉴定应作为现今档案管理工作一个非常重要的环节。人事档案的鉴定是一项政策性很强的工作，它决定档案材料的取舍，维护归档材料的真实性、统一性、准确性。档案材料要随时收集随时鉴定。包括鉴别材料内容真实与否，手续是否齐全，填写格式是否正确等。坚决剔除那些假材料、没有实际根据的材料，对内容不统一的材料以最爱说服力的材料为依据统一，保留有利于社会需要的材料，净化和优化档案材料的内容。对于死亡人员档案、无头档案的鉴定工作也不容忽视，一定要保有其存在的真实和完整性，以备查阅利用。

二、人事档案的分类归档与保管

人事档案正确的分类归档与科学的保管方式能为档案的有开发利用提供全面便捷的服务。长期实际工作的积累使人事档案保管范围明朗化，让档案材料的归档类别清晰，但由于社会高速发展以及人事制度改革的不断深化，给档案管理赋予了新的工作内容，提出了更高的工作要求。

1、人事档案的归档。。 档案具有原始性，在分类过程中确保归档范围明确、类别清晰有序、信息详实统一、记录连续不间断都是人事档案归档的必须遵循的原则。现有的人事档案分类已经不能满足人才流动引起的人事档案归属范围的变化，因此而产生的信息材料另分类别，给档案归档分类提出了一个新的课题。

2、人事档案的保管。根据相关规定严格准确的把握档案的保管期限，采用科学现代化的设施建设档案室（馆）。人事档案的保管首先要对收集到的归档材料的编号编目工作。归档文件应依据分类编序编号，归档文件编号是将归档文件在卷宗中的位置标识，编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在卷宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。归档文件应依据分类方案和文件编号顺序逐件编制归档文件目录。编写目录要按分类顺序编制，包手题目、行为单位、形成时间、文号、页数、备注等项目，让查找一目了然。整理完结的信息材料，装订、装盒形成独立完整的档案存入档案室内保管。

三、人事档案的开发和利用。

人事档案记载着一个人成长的轨迹，记载着身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想政治表现等许多情况，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用仍不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障！从某种意义上说，它甚至可以决定一个人的命运。人事档案的利用工作，影响人事档案工作的全局。做好档案的开发利用，不但可以实现档案管理工作的自身价值，也可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

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关键词 新形势 人事档案管理工作 促进

企业人事档案是档案资源中的重要组成部分，同时也是人力资源管理的重要依据。近年来，随着国家经济的不断发展，对于人力资源保障工作的不断深入。现代社会企业人事档案管理工作在促进社会进步方面发挥着重要的作用，在进行人事制度改革、外界全面了解员工、人员配备以及人才资源发掘上，都有着较为积极的意义。

一、企业人事档案管理工作的现状

（一）企业人事档案管理设备体系不健全

现代社会中，企业人事资源越来越丰富，人事信息形式逐渐实现了多样化。人事档案信息的存储对于档案管理体系设备的要求逐渐提升。在传统的人事档案管理模式影响下，档案中很多重要的信息难以被及时保存，这为档案管理带来了重大的阻碍。要想实现企业人事档案管理工作的与时俱进，一方面需要在档案管理工作人员方面进行改善，另一方面需要在档案管理设备方面进行完善。在企业档案管理工作中，就是缺乏声像档案管理方面的设备。

（二）企业人事档案管理缺乏相应的制度

企业人事档案管理中所涉及到了大量的人事信息，人事信息的安全性以及档案管理工作模式对社会的影响重大，目前，在社会人事档案管理中缺乏相应的制度，导致人事档案管理模式涣散，人事信息不安全等问题。由此可见，法律的执行力的欠缺是阻碍我国企业档案管理法制化进程的重要原因。随着时代的进步，以及人们的安全意识逐渐提升，依法存档的工作势在必行。由于现代社会人事档案管理工作范围不确定，档案管理工作得不到重视，使得档案法规检查力度降低。

二、新形势下促进企业人事档案管理的对策

（一）基于数字化的企业人事档案管理

传统模式下的档案管理中很多信息难以被保存，特别是重要的人事档案信息，如，很多企业中的人事声像信息等难以被保存下来。新时期，科学技术逐渐发展，对于信息数据的存储技术也越来越多，目前，最为先进数字化技术就是针对档案管理建立相应信息数据库。基于数据库模式的人事档案管理能够实现数据、音频等的存储，并且在数据备份的支持下，保障企业人事数据信息的安全性。在数字化技术下，通过科技技术将档案信息整理的过程通过电子传输，以及电子软件规律等模式，对不同类型的立卷进行分类。基于数字化技术的档案信息管理，能够一改之前无序的分类模式，一方面便于工作人员对其管理，另一方面是还能够便于需要的人顺利找到档案信息。

（二）企业人事档案管理制度的确定

企业人事档案管理工作质量提升，需要确定相应的工作制度，以实现企业人事档案管理的规范化。在以往的企业人事档案管理中，其工作不被重视，因此导致人事档案管理工作混乱，甚至缺失或丢失现象，为了优化人事档案管理，需要为人事档案管理制定相应的制度。首先，将企业人事档案管理制度与企业管理考核相互结合，明确档案管理考核范围。例如不按照归档范围和要求向档案管理部门移交档案，或者档案不能按照规定时间返还，都作为档案管理考核的违规，并且对当事人予以处罚。其次，与岗位经济考核结合，完善岗位工作标准。主要考察档案工作人员的职责工作内容，细化到具体工作要求中，将档案工作人员工作成果与绩效考核挂钩。

（三）培养专业化的企业人事档案管理人员

人事档案管理效果不佳，与档案管理制度以及硬件设备息息相关，但是也与档案管理人员的能力素质关系密切。在以往的人事档案管理中，很多工作人员难以认识自身工作的重要性，工作积极性不高，在实际工作中难以集中精力，并且不思进取。为了促进人事档案管理水平，需要在档案管理硬件设施完善的基础上，培养专业化的人事档案管理人员。第一，人事档案管理人员的专业化素养培养。为了提升档案管理人员的专业素养，提升档案管理人员的学术研究能力，需要工作人员与人事部门积极的进行工作衔接，弥补自身工作所欠缺专业素养。鼓励档案工作人员对专业知识深入研究时，应该给他们增加实践学习机会，在实践活动中提高学习能力，帮助他们实现档案管理专业化；第二，为了提升人事档案管理人员的工作积极性，需要对人事档案管理人员进行奖励，与人事部门的激励机制挂钩，激发员工的学习热情。

三、结语

综上所述，在本文中对企业人事档案管理中存在的问题进行分析，提出促进人事档案管理的对策。企业人事档案管理的优化对于企业人力资源管理提供了理论基础，针对人事档案管理中所存在的设备问题以及制度问题，文中提出了相应的对策，基于数字化的人事档案管理、制度化的内部监制以及专业化人员的培养。

参考文献：

[1] 王中秋.信息公开对人事档案管理工作的影响与对策研究[D].山东大学，2008.

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计算机网络技术不断发展，在各行各业都得到了广泛应用，深刻改变了生产方式和人们的工作方式，在档案管理方面，计算机网络技术的应用给实现档案资源的科学管理提供了技术支持，应用现代化的计算机网络技术进行档案管理成为了档案管理自身发展的客观方向，自动化、机械化、无纸化成为档案管理工作的新趋势，在县级机关，机关文书档案管理工作同样可以应用计算机技术实现高效化管理，对提高档案管理效率和质量有着很大帮助。

一、县级机关档案工作现状

（一）文书时效性不强。一些比较关键的文书，尤其是上级部门文书基本上只有一份，导致许多领导或者部门需要轮流查看，即便在查阅过程中存在着急用的情况，也只能排队等待，导致文书使用影响率不高，文书的共享性和时效性不强，影响了文书价值的发挥。

（二）文档查阅与管理不便。当文书在重复使用时，需要填写借阅登记，管理流程冗余，重复低价值劳动。而且纸质文件的存储都按照类别的不同进行存放，当查阅条件不完备时，需要逐一查找，导致每次文书的使用查找都十分困难，花费很多不必要的时间。

（三）文件归档、整理操作重复。机关单位的文书档案每年都需要归档整理一次，原文档在存放时就已经分门别类地整理完毕，归档工作是将已经整理完毕的档案重新整理一次，存在着重复劳动。

二、计算机技术在县级机关文书档案管理中的应用

（一）计算机档案存储。传统档案多为纸质文件或者影音录像光碟等等，这些传统的档案存储介质存储密度低，文件容易损坏，如纸质文档需要注意防潮防虫，照片会逐渐失真。文书档案工作量越来越大，直接将文档存放在库房中，手工抄写目录的方式不再适应现阶段县级机关的文书工作。但是应用计算机实现档案的归档，却能够有效减少归档需要的空间，并且能够容纳的档案容量也非常大，如一个T的移动硬盘，能够存放2700亿个汉字的文档，除了文档，纸质文书还可以扫描成为PDF或者应用高清相机拍摄成为照片格式，无论是图文声像等各类档案类型，都能够存入硬盘中，数据的检索和备份也十分方便。

（二）检索查找十分迅捷。采用实体排列的方式保管的纸质文档，大多数都应用类似图书馆的检索信息列表，如果查阅者的检索条件不同或者查询条件不完整，或者需要的文档分别归在不同的类别中时，纸质文档的检索查找就十分让人头疼，仅仅依赖人工查找效率不高，并且容易遗漏。但是计算机却有着先进的关键字检索系统，借助计算机强大的并行计算能力，能够在几乎瞬间就根据关键字检索到需要的文书档案。例如国家档案局的档案管理系统，将几十万条检索信息存放在计算机数据库，一般来说查找某个文书档案只需要几秒钟，效率高并且检索结果十分准确。

（三）编制电子版档案检索目录。现代档案管理中一般有文件目录、案卷目录、全引目录三种，传统的纸质文档中只能实现文件目录和案卷目录两种。纸质文档的检索目录通常都是人工抄写的，如果想要获得全引目录，就需要对全部档案进行重新抄写，工作量大，不切实际。但是计算机档案数据库却能够实现一次数据的多次输出，减少了大量的重复劳动，索引目录准确性和效率都远远高于传统的文书档案管理方法。

三、电子档案的安全防护

（一）建立安全管理体系制度。正是因为如此，对电子文档的安全管理工作需要格外重视。首先需要提高机关内档案管理工作人员的整体素质，加快人才培养，建立专业化的档案管理队伍，熟练掌握计算机技术，将电子文档的安全责任牢记于心。与此同时，需要建立计算机电子文档的安全管理体系，进行敏感电子文件信息的访问控制，形成完善严密的权限体系，明确规定哪些账号能够接触哪类级别的档案，账号注册和登录都需要进行严格的审核，保证账户自身安全。

（二）应用计算机安全技术。除了必要的备份，应用安全性强的档案管理系统也是提高电子档案管理安全性的重要措施，一些先进的计算机档案管理系统能够完成自身安全性的检测和文档存储介质健康状况检查，配合局域网和防火墙技术，能够有效拦截木马和后门程序，同时还能够避免机关内文档的非法流出。

四、结语

县级机关文书档案管理工作应用计算机技术能够大幅度提高档案管理的可靠性，实现文书档案直观、清晰、系统地管理，文档查询调用、修改归档等操作都更加便捷，对提高文书档案管理水平，提高县级机关单位工作效率意义重大。

【参考文献】

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黑龙江省高级人民法院：

你院黑法复字（91）第1号《关于金德辉诉佳木斯市永恒典当商行房屋典当案件的请示报告》收悉。

经研究并征求有关部门的意见后，我们认为：本案双方当事人以“当票”的形式签订的协议，从其内容看，它不同于民间的一般房屋典当，不是以使用、收益为目的，实质上是以房屋作抵押向典当商行借款的合同，故定为抵押借款合同纠纷为宜。对典当商行先扣除利息的作法，不应支持。具体处理时，可参照我院《关于人民法院审理借贷案件的若干意见》第六条、第七条和第十七条的规定，根据本案具体情况，合情合理地解决。

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主要表现在两个方面：一是数量不完整，即应当归档的文件材料收集不完全；二是同一份归档材料收集不完整、不规范，如请示和批复没有同时存档；同一个防汛、岁修工程施工的相关资料没有一并存放等。不完整的技术资料，不能反映工程历史状况，不利于以后的查阅。

1.2档案人员素质低

水利工程管理科技档案具有从属水利工作和档案管理工作的双重特性，因此对管理水利科技档案的人员，既要求熟悉水利业务，亦要求熟悉档案业务。在实际工作中，基层水管单位仅把工程管理科技档案作为普通技术资料，配备一般人员兼职管理，通常不具备科技档案工作知识，而且缺少专门的培训，因此也很难将工程管理科技档案工作搞好。

1.3档案管理不规范

由于档案人员素质不高，导致工程管理科技档案管理不规范，主要表现：一是档案质量不高，如卷内目录、卷内备考表填写不正确等；二是管理簿册填写不完整，案卷借阅等登记不及时；三是管理制度不健全，甚至造成档案资源的流失；四是手抄目录，查阅不便。

2加强工程管理科技档案工作的思考

2.1加强领导

领导重视是做好工程档案管理工作的关键。单位领导要在日常工程管理工作中重视档案管理工作，从制度、经费和人员上予以保证。

2.2制定制度

科技档案管理制度是从事档案工作的准绳，主要解决两个方面的问题：一是收集什么材料，如何进行分类，使其便于检索；二是如何进行管理。为了规范工程管理科技档案工作，提高档案管理水平，充分发挥其在管理、建设和科学研究中的作用，依据江苏省水利厅《水利科技档案资料管理暂行办法》，本着符合国家规范、便于操作、落实管理责任的原则，制定了工程管理科技档案管理制度。该制度结合工程管理实际，将工程资料收集的归档范围及分类方法进一步细化，便于收集分类；同时根据国家档案规范、规程，提出科技档案案卷质量和管理的具体要求；明确了工程管理科技档案与基本建设档案的关系，规定工程改建、加固等基本建设档案并入工程管理科技档案；将工程技术档案考核工作列入站所汛前检查工作考核内容，合格的单位方可参加年终先进管理单位评比，促进站所科技档案的规范管理。

2.3加强培训

为了提高档案工作水平，必须加强档案管理人员的业务培训，一方面在水利系统内学习，另一方面参加档案系统的培训，使其具备水利工程管理和档案管理的双重业务知识，增强岗位技能。经过培训的档案管理人员，可以更好地担负起档案的收集、整理、归档、管理工作，保证档案的安全性、完整性、科学性。

2.4争取达标升级

水利工程管理考核标准中规定：档案管理制度健全，有专人管理，档案设施齐全、完好；各类工程建档立卡，图表资料等规范齐全，分类清楚，存放在序，按时归档；档案管理获档案主管部门认可，可取得档案管理单位等级证书。为了提高档案工作水平，使之更好的服务于水利建设与管理工作，就必须进行档案工作考核，争取达标升级，取得档案管理等级证书。

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中图分类号： F301.2;G271 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085

1档案以纸质存储，不便查阅

在土地档案管理中档案的归档很多地区仍然以纸质材料为主，电子档案使用没有得到普及。纸质档案管理中会遇到很多问题，比如年久出现文字的褪色、模糊，纸质档案资料少页丢失，查阅后不归还现象时有发生。电子档案不存在这些缺点，查阅方便的同时也提高了工作效率。但是电子档案管理也要十分注意，电子档案以储存电脑、优盘等为主，电脑容易中毒，而优盘容易丢失，所以也要加强对电子档案的管理。

2 档案利用率低，达不到最大利用率

档案利用率低，档案资源整合能力较弱。目前，基层对档案资源主要用于提供近几年领导决策的工作思路;提供制定各种工作措施、规章制度的“范本”，及上级部门颁布的法律、法规及司法解释等单一供给，并没有真正的把档案资源合理整合，总结出一套行之有效的开发利用方法。特别是未能发挥档案本身的文献库效应，让档案资源形成“馆藏文化”，在档案资源的利用上，极大规模地实现时效性、综合性的特征。

3档案管理人员专业水平不足

有些地区档案管理员一直是被忽略的职务，认为档案管理工作简单，什么人都可以胜任，甚至采用兼职管理，这种管理意识是错误的，土地档案管理是土地资源规划中不可或缺的部分，具有重要的价值和意义。所以要改变这种不重视的态度，加强档案管理，提高管理人员的专业水平，发挥档案的应有价值和社会效益。

4 对档案的重视程度不够

档案所发挥的作用是隐性的，往往不被重视，而且这种现象在多个地区均有存在。对档案管理工作的不重视说明对档案了解不够深入，不了解档案的存在价值和其所发挥的作用。对档案管理工作的轻视，致使相关人员的工作积极性不高，得过且过，否定了自我的工作价值。这是工作中的一种恶性循环，没有工作热情，糊弄了事，最终会导致档案归档不及时、资料不完整、丢失严重，对于后期的使用和查阅造成相当大的影响。

5 档案管理人员管理意识薄弱

土地档案管理人员在档案管理上认识比较模糊。有些地区没有将土地档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识，所以在档案管理上不知如何进行档案管理。另外，在实际工作中对档案管理的重视程度不够。一些地区没有意识到档案在信息化时代的重要作用和实用价值，认为土地档案管理只是对已经发生材料的收集和整理，在此过程中需要投入人力、财力和物力，但是还出不了成绩，因此被看做是一种徒劳工作，得不到重视。

6土地档案管理力量相对薄弱

土地档案管理不被重视，导致从业人员流失严重。甚至有些地区采用兼职人员肩负档案管理工作，而且人员变动频繁，这样就造成了部分管理人员的专业素养不高，导致档案的管理极为混乱，在档案提取和利用中问题百出，不利于档案发挥其最大作用和价值。有些档案管理人员只会立卷归档，对于档案的全宗号、目录号、类别号以及保管期限等混淆不清。

7档案门类不够丰富

有的地区只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及有关资料的收集，影响了土地档案的系统性和完整性。

档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断档现象;部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。

重保管轻利用。一些地区在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为该地区的土地资源规划和利用提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。

参考文献

[1]刘卫东，彭俊编著.土地资源档案管理学[M].北京：人民大学出版社，2005）.

[2]汪振江.农村土地产权与征收补偿问题研究[M].北京：人民大学出版社，2008.

[3]姜世峰，李玉敏，方志月，等.土地档案管理中存在的问题[J].北京农业，2013，（03）.

[4]刘莉，王丽欣.浅析科研档案的管理与利用[J]，经济研究导刊，2011，（22）.

[5]刘钧.人事档案管理工作中的问题及思考[J].陕西煤炭，2011，（03）.

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[摘要]随着大数据时代的到来，对企业档案管理方式提出了新的机遇和挑战，本文论述了大数据的含义和特征，分析了大数据时代企业档案管理创新的必要性，并从四个方面对如何进行档案管理创新提出了对策建议。

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关键词 ]档案管理；大数据；创新

一、大数据的含义

大数据（Big Data）是继云计算、物联网之后IT产业的又一次创新性技术变革。大数据，指的是所涉及的数据资料、信息量的规模巨大到无法通过目前主流软件系统工具，在合理可控的时间范围内达到撷取、管理、处理、并整理成为帮助企业、政府等经营决策更积极目的的资讯。

大数据具有4个基本特征：数据体量巨大，从TB级别跃升到PB级别；第二，数据类型繁多，这些数据类型繁多，格式不一，结构不同；第三，价值密度低，商业价值高；第四，处理速度快，需要实时获取需要的信息，这一点和传统的数据挖掘技术有着本质的不同。

二、大数据时代档案管理创新的必要性

档案管理是企业管理的一项重要基础工作，对企业项目的运作、市场定位、营销策略有着重要的指导性作用，是企业加强内部管理和控制的重要基础。大数据时代的到来，已给档案管理工作烙上了深深的大数据印记。与传统档案管理方式相比，大数据时代下企业档案具有媒体形式多、数据量大的特点。同时，当前企业在档案管理方面面临诸多瓶颈：繁杂的数据类型和多样的存储格式使电子文件很难被统一收集，容易形成一个个“信息孤岛”；对数据利用的方式单一，缺乏多元化的利用手段；对信息档案的安全控制难度也很大。

显然，传统企业档案管理工作已不适应大数据时代的特点，企业如何做好档案管理与档案管理如何在新时期为企业服务,已成为企业档案管理工作的核心问题。

三、大数据时代下如何进行档案管理创新

档案管理创新是综合运用各种知识和技能，有效地管理和开发档案资源，最大限度地满足知识经济和大数据时代对档案信息的要求。要创新档案管理，就必须适应现代企业和新时期的发展要求，梳理新的观念，建立新的管理制度，采用新的管理方法，完善新的服务方式。通过实现档案管理的创新，加强档案资源的建设，才能保障体量巨大的档案数据长期安全可读，并在海量数据中快速准确的搜索挖掘到有价值的档案信息，为企业提供更好的服务。

1.档案管理观念创新

多年来，许多企业的档案工作一直处于被动状态，“重藏轻用”。大数据时代，必须转变观念，充分认识管理是必要的手段，利用才是真正的目的。档案管理人员要加强思想观念方面的创新，必须要对档案管理工作的变化有明确的认识。只有对管理创新的意义有了较高的认识，才能重视、支持管理创新。

2.档案管理制度创新

档案工作制度应纳入企业规章制度体系。尤其是在在大数据时代，由于档案信息体量大，类型结构复杂多样，更需要我们制定电子文件管理等相关的电子数据档案管理标准及管理制度，明确目的和标准，以此规范各类档案管理行为，将看似无序无法管理的档案信息变成有法可依的有序管理。企业档案管理制度建设应以《中华人民共和国档案法》、《档案管理整理规则》等相关法律法规为基础。除制定专门的档案工作制度外，企业还应在其他相关制度中体现档案工作要求，与档案管理制度衔接，确保企业档案工作经常化、制度化推进。同时，单位还须定期组织管理人员对国家相关制度和法律进行学习，对单位管理制度进行更新和补充，从单位的实际情况出发提高管理效率。

3.档案管理方法创新

企业应运用现代管理方法，提高档案完整率、有效性和利用率。尤其是信息技术在企业生产、管理中的大量应用又为企业的档案管理提供了一个很好的转变契机，促使企业档案管理从基于目录的简单查询共享阶段向综合的数据挖掘和知识的深度整合方向转变。目前，运用在大数据管理中的技术主要有：数据仓库(data house ware)、群件(groupware)、知识地图(knowledge map)、超文本技术(hypertext)、元数据(metadata)等。因此，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动企业档案管理水平的提高。

4.档案管理服务创新

企业档案的生命线就是为科研生产、经营管理等中心工作服务。档案服务是档案管理的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用。档案服务创新要从服务范围、服务内容和服务方式等方面进行创新，如提高档案的查全率和查准率，缩短查调档案的时间，简化查询程序，优化档案检索工具。在确保档案服务的及时性及针对性的同时，能够积极主动的对档案资料信息的需求者提供全面的信息服务，并综合运用各种技术手段，深入挖掘庞大数据背后蕴藏的有价值信息，提高档案使用者的满意度。

参考文献

[1]黄晓斌,钟辉新.大数据时代企业竞争情报研究的创新与发展[J].图书与情报,2012（6）：9-14.

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二、事业单位档案管理的新思路

（一）强化档案管理的现代化管理理念。首先，现代事业单位档案管理不能再沿用传统的方式，而是应该将档案管理的媒介从人力转变为现代的信息化技术，完善管理体制。强制性要求档案管理人员更改管理方式，不得再以传统方法作为主要管理方法，即使完成了信息化档案管理系统的建立工作，也需要人员对基础指令进行操作。因此，应该采用不定期的培训方式学习如何利用现代网络计算机进行档案管理，从而促进效率的提升，所以必须要求所有档案管理人员都要参与现代的信息化技术管理学习培训工作，提高档案管理的信息化水平，促进档案管理效率的提升。

（二）构建档案管理信息化建设平台。首先要构建档案管理信息化建设平台，对数据资料进行统一的搜集和处理，为信息时代下档案管理工作提供更为广阔的发展空间，再次需要加强档案管理部门的设备改进力度，增加设备引入的投资金额，为档案管理部门提供最好的硬件基础，加快研究解决电子政务环境下档案工作的新技术新问题，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化。利用电子政务平台，积极开展已公开现行文件和档案信息网上查询服务，稳步推进馆藏档案的数字化，全面提高档案利用的效率和质量，最大限度地满足档案利用需求。同时，依托?子政务平台建立电子文件中心，实现电子文件和电子档案的网上接收。加快档案信息化基础设施建设，加强档案资源信息化建设，努力构建档案信息化必须的标准化体系、安全保障体系、社会服务体系，促进档案信息化建设持续、快速、健康地发展，以此来共同形成信息化档案管理平台，有效地提高档案管理工作的效率和水平。

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2.传统档案管理存在的问题

档案管理是一项具有机密性和专业性的管理工作，不论是哪个行业的档案管理都应该认真对待，明确其重要性。然而，随着时代的发展，传统的档案管理逐渐显现出弊端，主要表现在管理意识、硬件设施和专业素质上。

2.1档案管理意识不强

一直以来，相当多的管理者对档案管理的认识存在偏差，认为档案管理就是档案抄写和整理，不需要什么技术含量。然而，事实并非如此，档案管理不仅包括档案抄写和整理还包括档案分类、装订和保存等，需要专门的档案管理人才来进行管理。所以，为了提升档案管理的质量和水平，纠正这些领导干部的错误思想是十分必要的。他们应该充分意识到档案管理的重要性，将档案管理落到实处，引进优秀的管理人才，提升档案管理的质量。

2.2档案管理的硬件设施落后

做好档案管理工作不仅需要有清醒的档案管理意识，还需要给档案管理提供必要的硬件设施。传统的档案大多是纸质材料，为了保存好这些材料，应该准备一个专门的档案室进行储存。然而，有些单位没有专门的档案室，档案、文件堆放杂乱，极易造成档案丢失或损坏。而有些单位虽然有档案室，但是档案室的防潮、防霉条件不容乐观，这就容易造成档案的虫蛀、霉变，破坏档案的干净和完整。所以，对于档案室的硬件设施应该定期检查、更新，做好档案的保存工作。

2.3档案管理人员的专业素质不强

传统的档案管理与一般的行政管理不同，它的管理对象是纸质材料。纸质材料的保存难度较大，需要专业的人员进行养护。但是，现今的档案管理人员大多缺乏档案管理的专业素质，对如何进行档案分类、装订、养护、保存缺少必要了解，这就使得日常的档案管理成为一纸空谈。而在日复一日的忽视中，纸质档案逐渐损坏，这些档案中有些没有备份，一旦损坏就难以修复，这种损失是十分巨大的。因此，提高档案管理人员的专业素质是势在必行的。

3.优化档案管理网络化的策略

3.1加强对档案管理人才的培养

现今，档案管理的网络化趋势明显增强，电子档案逐渐取代纸质档案，是档案的管理“从单一的旧信息的管理模式下解脱出来，向多重管理模式过度”[1]。为了做好电子档案的管理，需要培养出一批优秀的电子档案管理人才。这可以从两个方面入手：第一，引进专业能力强，管理能力好的高素质人才，优化档案管理的员工队伍，让他们互相学习共同进步；第二，对现有的档案管理人员进行职中培训，请专业的档案管理人才对企业员工进行专业能力的培训，让他们掌握最新的管理技术，与时俱进。

3.2建立健全电子档案的管理制度

无规矩不成方圆，任何行业要取得发展都需要有一个坚实的制度保障，电子档案的管理亦是如此。我们可以从三个方面入手，全面完善电子档案的制度管理。第一，明确分工。档案管理包含的层面很多，不仅有档案的录入，还包括档案的整理、分类等，应实行专人负责制。第二，制定出明确、合理、科学的档案分类归档标准，这既便于档案的整理，也便于日后的档案查阅。第三，对档案的真实性予以严格鉴定，电子档案在发送和接受时要通过电子网络，信息的安全难以保证，所以档案管理人员在接收档案时要对档案的内容进行严格鉴定，避免出现虚假档案。

3.3严格监控电子档案的使用和转换

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一、档案计算机管理的重要性

档案计算机管理主要是指的管理人员通过计算机的硬盘，软盘，磁盘，光盘为载体对文字材料进行储存的行为，常见的档案计算机管理形式主要是电子文书，电子信件，电子图表等等。

1.与时俱进的要求

随着社会经济的发展，信息技术在我国也得以飞速的发展，以计算机为核心的现代化信息技术已成为现下流行的趋势。传统的档案管理主要是指的?质档案管理，纸质档案管理在一定程度上存在着占用空间大，查阅非常不方便等弊病，所以运用计算机对机关档案进行管理，是与时俱进的，它顺应时代的发展，是行政事业单位的必然选择。它不仅提高了档案检索的质量和速度，并且以电子形式储存极大的节省了空间。

2.有利于增强管理人员的现代化意识

信息技术的发展会深入到现代化管理事业的方方面面，在一定程度上行政事业单位档案工作的计算机管理能让管理人员的信息化和现代化意识加强。行政事业单位档案管理人员，有很多都是年龄偏大，对于新事物的接受能力比较弱，他们为了适应现代化的社会，必须要加强信息化和现代化的意识，只有摒弃传统的档案管理方式，才能真正提高政府档案工作的效率，节约大量的人力物力。

二、行政事业单位档案计算机管理的建议

1.加深对档案管理的认识

现阶段，大多数行政事业单位单位都已经运用计算机替代了传统的纸质档案管理，但是依旧有很多工作人员对于档案管理的认识不够。他们认为纸质的档案有自身存在的优势，比如有需要时，可以直接随手携带者纸质的档案，比去打印店打印或者找一个电脑查看资料要方便得多；再比如纸质的档案的信息都是敲定的，但是电子文件可以会被恶意的篡改等，故而很多人虽然在极力适应当前的计算机管理方式，但是还是沿袭着原来纸质档案管理那一套。在这种情况下，一定要说服教育档案管理人员，尤其是要让一些年龄偏大的工作人员，让他们深刻认识到，计算机档案管理工作比起传统的档案管理要便捷得多。比如针对性的让档案工作人员直观的感受到，计算机对与档案管理工作的便捷之处，如利用计算机针对性的进行检索所用的时间远远比传统的档案少得多。

其次加深对档案管理的认识，还需要行政事业单位领导对与机关档案管理工作引起重视，只有领导在领导的要求下，员工才会真正的摒弃传统的工作方式，去认真的学习如何操作计算机，如何更好的对档案进行管理。

2.加强对计算机技术的培训

由于我国计算机运用起步比较晚，人们对于计算机的认识不够深入，比如很多人认为会使用电脑就是会熟练操作电脑上的软件。而对其他方面几乎没有涉及。所以在各行各业计算机的运用都不算很广泛，在一定程度上计算机在管理行业经验不足。行政事业单位档案管理方面也是如此，比如在需要管理大量考试人员的资料档案时，可能会出现因为管理经验不足而产生混乱的现象。所以加强对于档案管理人员的计算机技术培训是非常有必要的。

首先是在条件允许的情况下，为档案工作人员聘请计算机专业人才到单位为工作人员讲解如何计算机知识，比如如何熟练的使用这个档案管理的系统，如何对档案资料进行更改，如何进行检索等等。然后为了加强对于计算机的认识，还可以为工作人员讲解其他关于计算机操作和应用的知识。通过对于计算机技术的培训，结合实际的操作经验进行练习，对于操作的熟练度可以让档案管理工作人员更好的做好本职工作。

3.引进计算机档案管理方面的人才

计算机档案管理工作不仅需要工作人员有丰富的管理工作经验，也需要大量的计算机管理人才。没有计算机方面的人才，行政事业单位档案计算机管理的实施就是纸上谈兵。而我国对于计算机运用比较晚，定期对于工作人员进行计算机技术的培训，也只能是满足基本的工作需要，而行政事业单位在实施档案计算机管理中缺乏中坚人才，从某种程度上来说，引进人才是非常有必要的。

首先是政府投入财力聘请计算机管理人才，通过聘请计算机管理人才，让管理人才担任比较重要的职位，以点带线的带动员工工作。其次是培养大量计算机管理人员，通过对计算机管理人员的培养，一旦计算机出现了什么故障或者是安全隐患的时候，可以在第一时间检查隐患。排除隐患增强计算机系统的安全性和可靠性。除此之外，还应该加大对于档案管理工作的监督，防止有外人出入，对档案进行窃取或者是篡改，或者是有人通过破坏整个计算机系统导致档案信息失真。所以档案管理工作人员平时就可以将信息进行备份，防止信息被篡改时，能够及时发现错误，挽回损失。

4.实施电子文件档案管理工程

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中图分类号：G272

文献标识码：A

档案信息化建设是数字化高校建设的重要内容之一，强化高校档案信息化建设，能够促进高校档案管理模式的转变和创新，使其从封闭走向开放，使其职能从保管和利用走向档案资源的开发和档案信息服务，这对于更好地适应当前高校管理需要和发展趋势有着重要的意义。

1 高校档案信息化建设现有问题

1.1对档案信息化建设认识不足

目前，高校档案管理部门对信息化建设的认识普遍不足，工作模式依然难以摆脱过去“重保管、轻利用”的状况，对于如何进行信息化建设，如何进行信息化档案资源的开发等问题仍处于不断思考和摸索的阶段，在一定程度上制约了档案信息化建设的成效，只有进一步深化对档案信息化建设的认识才能提升高校档案服务的效率和质量。

1.2档案信息化建设投入不足

经费不足是制约我国高校档案信息化建设的重要因素之一。众所周知，高校档案信息化建设需要投入大量的硬件设施、设备、人才等，初期花费较大。而目前很多高校因初期投入不足、后续经费断链等问题制约了档案信息化建设，导致档案信息化基础设施建设水平偏低、进展缓慢、现有硬件系统性能落后、维护管理措施不足等问题。

1.3档案信息化建设标准缺失

目前，高校档案信息化建设尚未形成统一的标准和规范，尤其是高校档案网站信息系统设计和应用的标准、高校档案馆藏数字化标准、高校档案数据库存与地方档案馆数据资源库存互联的工作等标准的建设尚待改进，在一定程度上制约了档案信息化建设效率。

2 高校档案信息化建设完善途径

2.1深化对档案信息化建设的认识

首先，高校档案管理部门领导和高校领导应认识到高校档案信息化建设的重要性，将档案信息化建设作为学校现代化建设的重要内容来做，对档案信息化建设工作进行统一规划和部署，促进档案信息化建设的有序开展。其次，应树立档案信息化建设人人有责的意识，强化档案信息化建设必要性、内容、方法的宣传，使全校教职工积极配合档案部门开展各项信息化建设活动。再次，要强化档案信息化制度建设，根据高校档案部门的具体工作内容和组织设置情况，就信息化档案归档、档案保管、档案保密、档案备份、网络安全维护和管理、机房管理与软件维护管理等问题制定详细的规章制度，保障高校档案信息化建设工作责任到人，严格落实。

2.2增加档案信息化建设投入

强化高校档案信息化建设是适应高校发展需求的必然选择，对高校办学、人才培养、管理和现代化建设等各项工作均有着重要的价值。对此，高校领导和档案部门应把握好档案信息化建设机遇，积极为档案信息化建设工作争取充足的经费，满足档案信息化基础建设对人才、硬件设施、信息化设备的需求，并为档案信息化建设提供源源不断的维护、管理和升级经费，努力建设服务主导型的高校数字档案馆，为高校师生乃至社会其他阶层提供更便捷、更全面的档案服务。

2.3强化档案管理规范化建设

首先，要强化高校档案信息化建设原则、方法的规范化、标准化建设，目前，高校档案信息的专业名词术语标准、代号代码标准、著录标准、标引语言标准、收集整理鉴定标准、档案装具等因素尚未得到统一，这与我国档案信息化建设起步较晚、标准不全有着密切的关系。高校应针对这一问题作出积极改进，转变以往档案建设和计算机管理“各自为政”的局面，不断完善档案信息化建设标准。

其次，要强化高校档案信息化建设硬件、软件配置的标准化和规范化建设。对高校档案信息化硬件的选择、软件的配置、数据库的建设规格、标准格式、通讯方式等进行标准化建设，并在今后的系统和软件升级、信息化资源开发、系统安全维护等活动中遵循相应的标准和规范，以免造成不必要的人力，财力和软、硬件资源浪费，并确保高效档案信息化平台的兼容性、共享性和可操作性，从而更好地为使用者提供服务。

2.4强化高校档案管理人员素质建设

首先，要不断提升档案管理人员的业务知识水平。信息化背景下，档案管理工作正在摆脱原有的手工操作模式，操作方式将体现出更强的专业性和技术性。在此背景下，档案人员只有具备全面的档案管理知识和扎实的信息处理能力、信息化管理知识，才能充分适应高校档案信息化建设需求。因此，应强化对高校档案人员的专业知识培训，有计划地开展讲座、考核和进修活动，促进档案人员业务知识水平的不断提高。

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引言

随着信息时代的到来，信息资源网络化和数字化发展，高新科技已经逐渐影响到人们的学习、工作以及生活等各个方面。在新时期下，高效档案事业作为高校发展以及社会主义文化建设的重要组成部分，因此加强高校档案事业的管理，不断提高管理水平，从而为学校的教学、科研以及发展等各项工作提供优秀的服务，充分发挥高校档案事业在教育中具有重要的作用。下面主要进行分析如何加强新时期高校数码照片档案管理。

一、高校数码照片档案管理的现状

1、管理制度不健全

目前很多人员对数码照片及其收集、整理、归档和保存等问题的理解，还存在很多的分歧，尽管国家档案局颁布《照片档案管理规范》等相关的文件，并对照片的档案管理提出相关要求，但是由于数码照片是最近几年才出现的事物，并且在相关的政策中没有具体精心规定，并且在很多的高校中也制定了关于档案管理的制度以及法规，但是对于数码照片的档案管理制度还不够完善，甚至在一些高校中没有建立照片档案的收集、整理以及归档等岗位责任制，并且对照片管理工作没有约束机制，从而造成高校数码照片档案管理存在一种无章可循，无法可依的状况，导致高校数码照片档案管理状况混乱的现象[1]。

2、照片档案收集难度大

在高校档案管理中对数码照片的收集难度比传统照片的收集难度更加难，造成这种现象的原因一方面是由于数码照片不需要进行洗印，并且没有底片就能够使用，并且拍摄照片比较方便、简单，所以在很多高校中拍照已经不是宣传部门以及办公室的专利，并且数码照片只保存在计算机上，从而造成照片的收集更加广泛，所以高校档案管理人员如果想要了解各个部门的照片情况，则难度是非常大的。另一方面由于高校档案管理人员较少，并且与学校各个部门沟通以及联系不多，并且院校中各个部门又不能及时递交整理的档案，从而造成高校档管理部门，很难得知各个部门数码照片的情况，从而造成数码照片收集的工作的难度增加。

3、数码照片的查阅以及利用难度比较大

目前由于很多高校中没有对数码照片进行检索的系统，从而造成数码照片的查阅难度增加，造成高校中数码照片资源很难进行开发利用。在信息时代里，很多高校以及各个部门、单位对数码照片档案资源的利用呼声很高，不仅在招生宣传画册、材料以及宣传页等方面需要运用到大量的照片以及图片，而且在校园的日常活动、校园历史展览以及图片的展览等活动都需要运用大量的照片和图片，但是在各个部门中由于没有专门的档案管理人员或者没有对照片进行整理，从而造成很多数码照片无法利用，从而导致高校中数码照片的资源利用率低下。

二、新时期加强数码照片档案管理的措施

1、制定相关的管理措施，建立健全的管理制度

对于高校档案管理首先应该制定相关的管理措施，建立合理完善的数码照片档案管理制度，并且还应该不断提高档案管理部门在院校的重要性，激发档案管理人员的积极性和主动性，并且还应该不断提高档案管理人员的综合素质和综合能力以及管理能力，保证档案管理经费的充足性，从而不断研究创造出符合实际工作的档案管理系统的软件。在高校数码照片档案管理工作中，一方面高校档案管理部门应该针对目前档案管理部门以及数码照片的管理现状，采取切实有效的方法和措施加强数码照片档案管理[2]。另一方面，档案管理部门应该加强对档案管理工作的研究调查，并且还应该充分进行征求院校中各个部门以及管理人员的意见，建立科学合理完善的数码照片档案管理系统，保证数码照片的收集、整理以及归档等具有严格、明确的规章制度和管理措施，从而提高高校数码照片档案管理水平。

2、数码照片的收集

在高校中数码照片档案的收集比传统照片的收集复杂、困难，所以在进行对高校数码照片收集时，可以开展日常收集、专题收集、定期收集等方法，特别对对于教学、宣传以及科研等各个部门开展切实有效的收集，在高校数码照片档案收集中为了保证收集的及时、准确以及可靠，并且能够控制数码照片的源头，高校档案管理部门应该与各个部门建立良好的协作关系，加强沟通和交流，从而保证高校数码照片档案顺利的开展。并且在进行拍摄照片时，应该选择像素比较高、分辨率以及图像压缩率能够调整等，并且还应该及时对收集的照片进行登记，并且对数据的类型、格式等进行调整，从而保证高效数码照片的实用性。

3、建立数码照片档案资料库，积极开发利用资源