财务档案的重要性范文

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中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）005-000-01

一、绪论

传统意义上的财务档案管理是指各个单位的财会部门或者会计人员在经济活动中直接形成、按照统一模式保存起来以备查的会计凭证、会计账簿与会计报表等核算材料。而运用计算机管理财务档案，就是指以磁性介质形势储存的会计核算的专业材料，是记载和体现经济业务的重要历史材料和证据，它容纳电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算材料等。

二、计算机条件下财务档案管理的特点

随着会计电算化的发展，大多数企业的财务人员采用无纸化办公模式，全部的日常工作都是在计算机上完成的，信息化的会计活动要求通过计算机进行财务档案的管理。与传统纸质档案相比，呈现出了一些新的特点：

1.载体多元化

会计电算化实施后，财务档案不仅保留了传统的纸介质档案，还包括了计算机硬盘中的会计数据和以磁性介质、光盘存储的会计数据等形式的财务档案，这就使财务档案的存储范围得到扩大。

2.需特定调用环境

电子财务档案与纸质档案不同，它是需要在一定计算机硬件和软件系统环境当中才能够使用，这对计算机系统的依赖性较强。

3.会计档案的利用效率提高

电子财务档案由于其财务信息数字化， 便于查询、制作数据报表等，提高了财务档案的利用效率。

然而，通过计算机管理财务档案也有一些负面的影响。比如：第一，很容易被篡改。传统纸质财务档案因为其材质特性决定了被篡改就会留下痕迹，所以留存的财务档案数据不容易被篡改。而电子档案的特性则使其可以被修改而不留下痕迹。第二，易遭电脑病毒的侵害。计算机病毒日益拓展，财务信息化档案是以文件形式存储在计算机上的，当前的计算机病毒不仅可以破坏数据和网络通信功能，而且可以从被感染的计算机中获取系统控制权，直接将档案文件通过网络发送给病毒的支配者或监控计算机的硬件设备，对会计信息化档案的安全造成极大的威胁。

三、运用计算机管理财务档案的重要性

1.实现自动整理编目和自动检索

运用计算机对财务档案管理进行管理，避免了传统档案管理的繁杂，计算机以其功能强大的软件，整理相关的财务档案信息，并在这个基础上适应档案使用与管理的具体要求编制出目录，进行自动统计。另外，也可以实现自动检索，而计算机的自动检索质量更高、速度更快、途径更多，检索目标也能具体到某个文件，还能根据不同的检索途径进行随意组合，准确检索出用户需要的文件。

2.提供历史信息的比较

通过计算机来整理财务档案，利用往年的数据对本单位或本部门进行历史会计数据的比较与分析，更便捷地为部门决策提供可靠的依据。

3.加强了财政部门与档案行政管理部门的沟通

计算机的发展，各个部门之间可以形成庞大的信息资源共享平台，财务档案管理中的要求和规定可以更加方便地被档案部门主动指导与监督，明确财务档案的规范性问题，避免了传统财务档案管理的“失控”状态。

4.数据存储的领域进一步拓展

传统的会计档案具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，实行会计电算化后形成的会计档案，保留了传统意义上具有严格规范性、史料性和整体性的会计档案，存储的范围和领域明显扩大。

四、通过计算机管理财务档案的未来发展趋势

通过计算机管理财务档案，在我国有一个很好的开始，然而，由于最初准备缺乏充分的考虑，计算机在财务档案管理的编目和自动检索等多个环节未能顺利进行，为了这些问题的解决，未来计算机技术在档案的管理中会出现一些新的趋势和改进。

第一，更加重视计算机财务档案管理软件的开发，以使财务档案自动化管理系统更为协调，更为完善。

第二，计算机的储存容量将进一步加大，机读财务档案的管理与开发力度将进一步加大，使计算机充分发挥其贮存与统计财务档案数据的功能。

第三，提高财务档案工作的标准化程度。财务档案工作现代化的基础是标准化，计算机在财务档案管理的应用当中涉及的每一个问题，比如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等都需要一系列的标准才能解决。

第四，档案馆管理人员的整体素质不断提高。现代科技的发展日新月异，财务档案自动化管理工作必将跟随着科技发展的脚步进一步发展。应明确财务档案管理的主体，理顺财务档案的管理体制，对于纳入到会计核算中心进行集中核算的单位，应根据财务管理自不变、资产所有权不变、资金使用权不变、债权债务不变、会计核算主体不变的五项原则，明确财务档案管理主体。

第五，推进年应用服务。在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务，这是财务档案部门获得高质量技术支持和减少人力、物力投入的最有效的途径。

五、结束语

通过计算机管理财务档案作为企业经营管理的一个部分，它与传统的财务档案管理是密切联系的，代表未来会计规范化与现代化的发展方向，因此，要做好财务档案信息化管理，充分发挥新型财务的功能，然而，在通过计算机管理财务档案的同时，还要对档案管理的安全性和稳定性做出努力，做好计算机病毒的防范工作。

参考文献：

[1]马艳.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].才智，2013（30）.

[2]周虹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科协论坛（下半月），2011（09）.

[3]刘影.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].民营科技，2014（03）.

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随着我国市场经济的发展，财政改革日益向纵深推进，事业单位的财务管理有着重要的作用，其管理能力和水平要求也不断提高。通常我国把不以生产经营为目的的社会组织称为事业单位，承担社会公共事务和政府职能，行驶国家赋予的权利，有政府投资兴办。但是我国行政事业单位的财务管理理念创新不足和问题，本文将针对这一现象提出创新和完善的相关措施。

一、财务档案管理的重要性

财务档案的记录都是对该单位的全部经济活动的客观写照和生动记录，总结了很多的经验教训，并客观反映了该单位的发展规律和成长历程。财务档案对事业单位的运行有重要的作用，它是确保一个单位正常的工作秩序和生产秩序的重要手段。同时，既是有效开展各项工作活动的基础，又是行政单位事业管理工作的重要组成部分。所以对财务档案的管理对行政事业单位的发展有着不可忽视的影响。财务档案管理各个行政事业单位进行科学经济决策的信息源和制定财务计划的重要数据源，也是维护工作和正常经济秩序的法定证书。

（一）进一步防止乱用、挪用经费现象的发生

因为档案管理的不够科学性和建立档案有没有及时的建立档案，所以财务档案的记录上会存在虚假，并且极有可能在实际的生活中出现把办公室的经费挪为他用。然而财政拨付款对于行政事业单位来说就是为了进一步履行国家的职能。乱用或是挪用经费不仅会使一些人偏离了正确的航线，还会使有限的国家财政资源遭受浪费。

（二）提高财政工作效率

财务档案的管理除了要对实际的收入和支出的情况做到清楚的记录，并且还要对其进行分类归档，这样对以后的财务管理工作或者预算编制制定时作为参考资料。在现代化的建设过程中，尽管我国的财政收入较以前有所提高但还是要投入大量的资金。所以对行政事业单位的财务档案管理为帮助同级的财政部门提供了相关的依据。

二、新形势下行政事业单位财务档案管理存在的问题

（一）对档案重视的不够

财务档案是重要的档案资料，是行政事业单位要开展相关的工作和活动的基础。同时对经济活动进行真实的记录和反应的财务管理，也是为以后出现和解决纠纷所储备的主要凭证，但是财政部门对财务档案管理不够重视，大多数的人认为财务信息是需要封存账薄和票据，并要采取相关的保密措施的机密文件。所以，虽然已有事业单位建立了财务档案，管理档案时仍出现了范围不明确、管理工作粗浅和没有进行很好归类的为题。

（二）档案管理人员素质较低

目前，财务档案管理方面缺乏执行力度，并且还不够健全。《会计档案管理办法》和《档案法》是财务档案管理工作的法律依据和重要参考，虽以颁布实施多年，管理人员仍然对这两部法律法规采取忽视态度。各个单位管理粗放，管理标准层次参差不齐，没有足够的认识对于已公布和实施的档案法和档案管理办法，其法律意识较为薄弱，甚至认为这些档案的法律法规无关紧要，抱着无所谓的态度。管理标准因为单位的不同而不同，管理人员素质较低，大多数的管理人员是兼任的，并没有专业的知识素养对财务进行管理，所以使得财务管理信息出现失真的问题。

三、完善财务档案管理的相关措施

（一）树立起财务档案管理意识

上至单位的领导，下至档案管理的工作人员，需要认识到档案管理的必要性，清楚的认识档案管理的重要地位，并能树立起足够的重视，做好行政事业单位财务档案管理的相关工作，并对未来发展的道路上的档案管理有着积极的意义。

（二）提高档案管理工作人员的素质

为了能够提高档案工作人员的自身业务水平，需要对其进行教育，进行后期工作的培训。综合管理性、政治性、服务性三种性质的工作是按大难管理工作的基本性质来说的，积极引进这个方面的专业人才，与时俱进保持先进意识在思想和管理的方面。因为对档案管理骑着直接影响的就是档案管理的工作人员的素质水平。

（三）采用先进的系统对档案进行管理

档案的科学管理随着日益发展的科学的技术，可以对计算机系统进行更新、建设，采用计算机进行管理档案系统，使得档案管理的准确性提高的同时，还具有实效性。这样档案管理人员的工作效率也会提高，进行档案管理时更加顺畅。

不断建设和更新硬件系统，依靠硬件的支持提高财务档案管理工作的正常效率和运转。以此提高财务档案管理工作的效率，增强其有效性和精确性。

四、结束语

总的来说，加强行政事务单位财务和预算管理队伍的建设，充分认识财务档案管理的重要性，认真分析档案管理中存在的问题，并且能够找到其中存在的缺陷和不足，为了能够顺利进行档案管理工作探讨出进一步的解决对策。只有这样才能充分的认识到行政事业单位财务档案管理的重要性，以及为财政事业单位的发展和进步作出了贡献。不断创新财务会计核算基础和财务体制，走可持续发展的道路，使得档案管理工作能够做到顺利进行，并有更远的发展的前景。

参考文献：

[1]刘淑杰.如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J].管理观察，2010;18

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财务档案管理对于企事业单位的发展具有非常重要的信息提供的作用。现代是属于信息化的时代，一切信息的整合利用都有助于企事业单位的发展。财务档案可以完整、长久的保存下来，可以为以后的工作所需，也可以帮助企事业单位规范化发展。

一、财务档案管理存在的问题

在企事业单位中，很多管理阶层都忽略了对财务档案的管理，管理意识薄弱，无法正确的认识财务档案管理的重要性。每个企事业单位的财务信息都是很繁琐，信息量很大的，因此，保存起来是一项工作任务很重的工作，但是，由于每个单位负责管理财务的人员有限，加上财务档案的整理归类是一项繁琐的工作，因此，工作人员会忽视。造成对档案管理的意识较为薄弱，对档案对于企事业单位发展的重要性认识不足，导致有些档案可能被损坏或丢失。

其次，企事业单位的财务管理人员的个人专业水平以及自身修养不高。由于财务档案管理与会计共组相联系，因此，多数企事业单位的财务档案管理工作是由一些会计来负责的，会计缺乏专业知识，自身的业务水平也不高，对于档案的管理较为模糊，并不能够做到归类整理，只是大概范围的整理。这样容易导致对财务档案资料查找不方便，资料整理容易分类错乱。

最后，财务档案管理不规范，设施不完善。企事业单位对于财务档案管理没有形成一个专门的管理机构，由专门的档案管理人员有序的管理，而是对财务档案管理者方面工作处理的较为随意，对财务档案管理没有形成专业管理人员装订、整理、归类、查询。目前，企事业单位的财务管理属于整理的属于会计管理，归类的属于其他办公室人员管理，查询的可能是另一个部门的，这样就容易形成分散化、不规范化，在查找的时候较为麻烦。财务管理设施的不完善，财务管理的不规范化，以及无专门机构，造成财务档案管理工作的整体质量和效果都大大降低。

二、规范财务档案管理的方法简析

（一）提高对财务档案管理的认识

企事业单位想要很好的提高对财务档案管理的水平，首先需要提高单位管理阶层对财务档案管理的重视性，提高他们对档案管理的认识，了解其对单位发展的重要作用。管理阶层人员应该积极完善单位对财务档案的网络管理，这样可以有效方便的寻找有用信息。除了建立规范的管理网络，管理层还应该制定规范、有效的规章制度，将财务管理工作纳入单位重要工作环节，明确分配好每一个档案管理工作人员的职责，从而提高财务档案管理的有效性。

（二）提高财务档案管理人员的自身素质和修养

企事业单位的财务档案管理的工作人员一般都是非专业的管理人员，提高管理层对财务档案管理的认识是提高档案管理水平的第一步，其次还需要提高管理人员的自身素质和修养。企事业单位在招聘一些档案管理人员时，需要考虑其专业知识水平、自身素质修养，档案管理人员在不断丰富自身专业素质的同时，还得不断提高自身修养，提高自身工作能力，能够更好的管理好财务档案。单位还应该定期的对这些档案管理工作人员进行多途径的培训，采取多形式的方式对管理人员进行专业知识上的提升，提高管理人员的实际工作水平和自身能力，提高他们对自身工作的保密管理，端正工作作风和工作态度。

（三）设置专业机构，管理财务档案

企事业单位设置专门的管理机构，让专业管理人士对财务档案进行管理。对专业的财务档案机构制定有效的规章制度，使得档案管理能够更加规范化，将对财务档案管理纳入部门的工作考核中，实行目标制，通过将对财务档案管理的成果与自身的总体工作成果相结合，用这种方式来实行奖罚制，利用这种奖惩机制来提高管理人员的工作积极性，促进管理人员不断的提高自我工作水平，提升自我修养，规范财务档案管理机构的有效性发展。提高财务档案管理的工作的积极性。

（四）建立专门的库房，保管好档案信息

财务档案信息对于企事业单位的发展具有决定性的影响，在企事业单位的发展过程中也是必不可少的有效利用资源。由于每个企事业单位的财务管理档案都非常的珍贵和重要性，因此，单位应该建立专门的库房，保管好档案信息，以便档案遗漏、缺失、损坏等问题出现。企事业单位的财务档案信息是永久性可利用资源，是单位发展的重要信息资源，因此，在保管方面要做到防潮、防湿、防盗、防霉等等方面的问题，并且对库房的管理采取严格的规章制度，规范化管理，不可让别人随意进出。保证财务档案管理的完好保存，可以做到档案资料随时为其使用外单位所利用。

（五）加强财务档案信息化处理

现当代属于信息化社会，互联网快速发展，信息管理开始依附于互联网。企事业单位的财务档案信息较多，数据较为混乱，分类不同，寻找起来相对麻烦。因此，财务档案管理应该利用互联网，将财务档案信息化处理，这样可以便于管理人员对财务档案的有效归类和管理，节省时间，节约人力资源。便于加快财务档案管理的数据库建设，形成专业化建设，形成资源共享，网络之间相互传递，服务更加便捷化。

三、结语

随着时代的发展，国家和企事业单位的经济开始快速发展，经济的发展为企事业单位带来了更多的机遇，也带来了更大的挑战。优化财务档案管理的管理方式，大力培养专业知识丰富，自身工作能力较高的专业档案管理人员，提高整体财务档案管理水平，有助于提高企事业单位及其他个本门的有效发展。尽快实行财务档案信息传递的网络化，使用的便捷化，以及服务的更加现代化。

参考文献：

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1.1医院财务档案的特点

医院财务档案是医院档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，医院财务档案的特点主要表现为来源的广泛性、内容的专业性、形成过程的严密性、行业的特殊性等。

1.2 医院财务档案的作用

财务档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先医院要对外报送真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在财务档案中。其次，医院对外融资及投资等活动都需要向协作单位提供几年的有关财务数据，而财务数据也都来源于财务档案。再次，上级主管部门的统计数据也有相当一部分来源于财务数据。不仅这些离不开财务档案，而且随着医院卫生经济的快速发展，医院的业务活动更加多样化和复杂化，财务档案则保留了全部经济活动的痕迹，为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。因此，只有加强医院财务档案的科学管理，才能发挥医院财务档案的重要作用，保证为国家、社会、各种机构和单位领导提供及时、准确、全面、高质量的财务信息。

2. 医院财务档案科学管理工作中存在的问题

2.1 部分医院领导重财务业务，轻财务档案管理

部分医院对档案管理工作的重要性认识不够，管理机制不够规范，由于档案本身不能带来直接经济效益，造成有部分医院领导及财务人员对财务档案工作重要性认识不够，没有设置专门的档案管理部门，财务档案没有专门的地方存放，有的医院虽有设置，但也只注重内部财务项目的实施，相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，没有把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成财务人员对财务业务非常熟练，但对档案知识，特别是对财务档案规范性原理标准知之甚少。也没有参加过财务档案管理知识的培训与学习。不少医院重财务业务，轻财务档案管理，存在财务业务与财务档案管理相脱节的现象。

2.2 财务档案管理制度有待改进和完善

很多医院财务档案管理制度不太完善，以至于档案的收集率很低，信息不能获得有效的共享。财务资料是医院财务核算过程中形成的记录和反映经济业务的发生、执行情况的资料，是财务档案的组成要件，其收集装订是由财务机构的财务人员来完成的，因此财务档案的质量取决于财务人员对财务资料的审核监督及收集装订工作。但实际工作中由于财务职能的弱化，财务的监督职能未能很好的发挥作用，不能确保财务资料的真实、合法、或者是合法的财务资料掩盖了非法的经济行为，造成档案利用价值不大。很多医院虽然档案管理比较健全，人员的权利和责任也划分的比较明确，但是财务档案管理工作却没有一套完善的管理制度，人员的考核和职责划分等都比较混乱。一些具有使用价值的财务资料因为没有很好的收集而丢失，档案的共享性更是无从谈起，使财务档案无法服务于医院的各项管理。

2.3 信息收集不规范，无法综合利用

很多医院在对档案信息进行收集时，收集手段不够规范，收集速度也相对较慢。在进行财务档案管理时，要根据财务档案的性质由相应的职能部门来完成。但是很多医院在对财务档案进行收集时规范性很差，主要表现在财务档案收集不完整，移交手续未按照规定要求执行，收集到财务档案之后未对档案进行归类、细化和归档。以至于收集到的档案价值性极差，对医院财务档案管理工作的质量产生不利影响。

2.4 财务档案销毁难

医院财务档案的销毁是档案管理一系列工作中不可缺少的重要一环。实际工作中这一环节往往不够重视，不按《中华人民共和国会计法》规定的期限进行销毁，许多医院的财务档案已超过保管期限，也不愿意销毁，存在无人愿销、无人敢销的局面。究其原因，一方面是数量大，开展工作需要花费大量的人力物力；另一方面是鉴定销毁缺乏可操作性的规定，大量的陈年旧账既占据了有限的空间，又影响了档案整体工作的质量和效果。

2.5 缺乏专业的财务档案管理人员

现在许多医院没有专职的财务档案管理人员。大多由会计人员兼管，由于会计人员只熟悉本专业知识，没有经过档案专业知识的专门培训，使得整理出来的财务档案案卷质量不高，内容填写不全，排列不整齐，装订不规范，整理出来的会计档案达不到规范化的标准，不符合档案管理的要求，更谈不上进行科学化的管理。

3.完善财务档案管理的对策

3.1 完善档案管理的体质建设和制度建设

医院应制定相应的措施，根据《档案管理办法》、《电算化工作规范》并结合实际，建立健全一整套相关制度。采用先进手段和科学方法保管档案，定期开展对财务档案管理工作進行检查，检验财务档案管理工作的情况，可以对相关工作人员制定工作考核细则，将此考核情况纳入员工的绩效考核范围内，通过考核工作人员可以发现不足，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性，对当前财务档案管理工作进行改进和完善。

3.2规范化收集及处理财务档案

财务档案管理人员要按照档案局的要求将财务档案规范地定期移交到医院的档案管理机构。办理移交时，必须监交人、移交人、接交人同时在场办理交接手续，双方应清点会计档案是否齐全、完整，账目是否相符，案卷整理是否规范，交接凭据应一式三份，双方科室各保留一份，存档一份。医院领导要重视财务档案收集工作，督促各业务科室配合好财务档案收集工作，提供各种有利条件，便于档案管理人员快捷的对档案、文件进行收集，同时要对财务档案的收集情况进行不定期的检查。在整理资料时如果发现资料遗失，要采取必要的手段进行补救，只有财务档案收集规范化，财务档案管理工作才能规范化。会计档案的鉴定及销毁，要按照财政厅、国家档案局《会计档案管理办法》相关规定，医院要根据财务会计工作中的实际情况，制定出适合会计档案鉴定及销毁的规章制度，并且编制会计档案鉴定及销毁清单，由会计部门与档案部门提出鉴定及销毁的书面意见。会计档案保管期满，需要销毁时，档案部门提出详细的鉴定及销毁清单，并与医院财务会计部门共同鉴定后进行销毁。档案、财会、审计、保卫等部门要共同派员监销。

3.3加强医院财务档案的现代化管理

要使会计档案管理工作的规范化，就要不断改进财务会计档案工作的管理方法。会计档案工作已经从原始的纸质财务会计档案，发展到磁质和电子的财务会计档案，由于电子系统财务会计数据易被修改。所以要严格执行计算机授权权限，严格执行医院财务会计管理人员的审批制度，对医院财务会计数据及时备份、及时维护，以防止病毒侵害和人为恶意的修改，导致财务会计信息损失和破坏。使用磁盘、光盘等电子介质来存储会计报表和账簿时，要对存储介质进行编号，通过一定的标注来对档案资料进行分类，采取措施保证存储空间得到有效的压缩，最大限度的降低存储成本。

3.4加强培训，培养双面人才