企业文件管理方法范文

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0 引言

施工企业大多面临施工项目分散、点多面广的局面，因此文件管理要与自身特点相结合才能做到公文处理及时、准确、安全，保证政令畅通，使公文在管理过程中成为具有法定效力和规范体式的文书，使企业公文管理工作规范化、制度化、科学化。

1 加强文件专/兼职人员的管理

1.1 统筹安排、提高效率

施工企业应配备专职文件管理人员，但是由于人员编制和机构设置的局限，大多数人员是兼职文件管理者，在这种情况下如何统筹安排工作，做到即节约时间又不会贻误工作是有效管理文件的目标。首先是合理安排时间，随着网络办公的普及，我们可以在网上下载接收文件，根据具体情况确定每天上午两次、下午两次到网上查看信息接收文件，如果企业规定了统一交换文件的时间，那么就在规定时间内上网交换文件，这样可以大大提高工作效率。然后对下载的文件进行及时处理，需要转交部门的应及时转交，需要领导批示的应及时报送领导，确保文件不遗漏。对于正在批阅流转的文件每天定时进行查看，这样可以及时把批示信息传达给相应部门。

1.2 做好记录，程序严密

记录是文件管理的基础，是控制文件管理体系有效运行的方法。不论是接收到文件还是发放文件都应做好相应记录。建立收发登记本，及时填写文件信息，记录填写要做到字迹清晰、内容完整、项目齐全、手续完备，真实准确的记载文件信息。

文件管理还应遵守程序步骤，文件管理人员可以根据实际情况制定相应程序，但是都要保证文件可以得到及时、准确、妥善的处理。

例如：

接收到外来文件：文件管理人员进行记录交由办公室主任签署拟办意见返回文件管理人员根据拟办意见交由领导批示返回文件管理人员根据领导批示交由主责部门办理。

制定下发文件：发文部门起草文件部门核稿领导会签领导签发文件管理人员登记编号稿纸用印套红头文件文件格式校对文件用印文件分发文件归档。

1.3 提高文件管理人员素质

施工企业文件的有效控制关键是看文件管理人员如何去做。也就是文件管理人员是否有强烈的责任心。端正思想不要忽视这个岗位的重要性。施工企业肩负着安全生产工程质量的大任，文件的上传下达对于保证企业生产有着至关重要的作用，文件管理人员要提高认识强化责任感。

文件管理人员要熟悉掌握公文处理办法和文件格式细则，加强业务学习，了解掌握施工企业专业知识，这样在工作中才会得心应手，更好更准确的处理文件，提高工作效率。

文件管理人员还应提高自身修养，忠于职守，廉洁正派，严格执行有关保密制度。

2 加强基层项目部管理

施工企业文件管理的重点在技术文件，而技术文件管理的重点在基层项目部。上级文件最终要到达基层去执行，而企业形成的档案也是由基层文件汇总上来的。因此项目部文件管理体系的运行直接影响着整个企业的文件管理水平。

2.1 加强宣传教育，重视文件管理

很多项目部不重视文件的管理，常常认为文件管理是文秘的工作，与施工生产无关。事实上文件管理是项目管理的基础，项目的过程管理控制最终是通过文件的形式来记录和考核的。项目部应加大宣传力度，通过多种形式的宣传教育，提高员工特别是领导干部对文件管理工作的认识。进一步完善文件管理体制，普及宣传文件记录、保存、移交的重要性，着力推动文件管理水平。

2.2 分工协作，重点加强技术文件的收集整理。

项目部的文件管理工作不仅要靠文件管理员的努力，还需要其他部门的通力协作，文件管理员有责任对各部门进行督促指导。除了日常的文件接收发放工作，更重要的是对技术文件收集整理工作，这也是文件管理的重要组成部分。项目部在施工生产过程中产生的记录都属于文件的范围，应妥善保管，及时移交给文件管理人员或者在项目结束后及时移交给文件管理人员，这也是确保工程项目自计划开始至目标完成全过程受控，促进施工企业项目管理工作标准化。项目部应把文件管理工作纳入到绩效考核中，建立完善的责任体系，把工作落实到位。

2.3 确保文件管理人员相对稳定

项目部人员流动大，频繁的人员变动影响正常工作，项目部应配备德才兼备的人员担任专/兼职文件管理员，保持人员的相对稳定性。对于文件管理人员一是要明确岗位职责，根据工作需要详细制定工作内容，做好文件日常管理等工作。二是明确工作流程，按照企业有关规定确定工作流程，严格按照流程办事。三是完善离职手续，员工离职时一定要办好工作交接手续，涵盖与工作有关的内容。内容必须详细、清楚，这样才能更细致地完成交接工作，尽量避免工作损失。

3 加强企业整体管理水平

3.1 部署细化实施办法，文件管理上水平

通常我们在一些笼统的要求面前不知道该如何做才可以达到要求，或是执行标准不一样产生的结果也不一样，造成管理过于混乱。要想提高文件管理水平，就应细化措施办法，推进标准化管理，完善规章制度。从推行现场标准化管理入手，在现有制度体系基础上进一步制定完善切实可行的规章制度，结合企业“三标一体”管理体系工作要求，努力实现文件管理的规范化和标准化。通过制定完善一系列制度并强力推行落实，把文件管理渗透到日常工作过程中，使文件管理更加规范有序，实现制度化、标准化、精细化。

3.2 定期开展培训

随着现代企业管理制度的发展，对文件管理工作的要求越来越高。培训工作是让员工掌握最新知识和具备相应技能的重要手段。员工培训是提升员工技术、能力水准，达到人与“事”相匹配的有效途径，是建立学习型组织的最佳手段。企业根据生产经营管理实际需要，以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，认真贯彻“人才强企”方针，立足当前，面向未来，结合实际，进一步加大培训工作力度，加强企业文化引导、专业基础知识考试和实做培训等实用化培训力度，进一步提升员工队伍的实用性和对企业的责任感、忠诚度。

3.3 编制文件汇编

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关键词 创建 人本管理 企业文化 方法途径

人是生产力诸要素中最积极、最活跃的因素，是企业的主体，企业成败关键在人。在知识经济社会中，企业依赖员工的不再是体力和简单的技巧，而是员工的智慧资源。

一、以人为本，实现员工最大价值

企业从三个方面建立完善的人力资源管理制度，从而引导员工以更强的动力，在更广阔的范围内围绕企业目标进行创新活动，在自身人力资本价值不断增值的同时，实现了企业价值的最大化。

第一方面：物质激励机制。工资分配上，企业把员工个人的收入同所处岗位、技能和劳动贡献结合在一起，工资向高技术岗位倾斜、向有突出贡献的人才倾斜，拉开了收入档次，真正体现了“能者多劳，多劳多得”的原则。大力倡导技术改造和技术创新，努力培养科技带头人，不仅对有突出贡献的科技人员进行奖励，而且对岗位成才的操作工人进行重奖，极大地激发起员工“学技术，练操作，创佳绩”的工作热情。

第二方面：精神激励机制。榜样的力量是无穷的，特别是员工身边的先进典型，感召力和可学性更强。企业每年都要开展评先树优活动，在班组中评选“优秀班组”，在党员中评选“企业十大优秀党员”，在员工中评选“企业劳动模范”“十佳团员”“十佳青年”，对评选出的先进披红戴花、上光荣榜，在企业内部形成了学先进、赶先进、超先进的氛围。

第三方面：人才竞争机制。用人上，企业彻底打破论资排辈、能上不能下的用人机制，坚持“谁有能力让谁干”的原则，不拘一格用人才，采取竞争上岗、公开选拔等方式，在企业内部建立起市场竞争激励机制，营造出“人尽其才、才尽其用”的良好氛围，为各类人才的脱颖而出创造了良好的环境。

二、创建学习型企业，提升企业竞争实力

在企业的发展过程中，企业深刻地认识到，企业的竞争，首先是产品的竞争，产品竞争的背后是人才的竞争;人才竞争的底蕴是文化的竞争，而文化的竞争归根结底取决于学习能力的竞争。基于这种认识，企业把建设学习型企业融入到企业文化建设中，把学习自觉导入企业管理，以人的发展为中心，以不断增强企业竞争力为目的，通过确立终身学习、全员学习的理念，培育整个企业的学习氛围，建立完善的学习教育体系，努力打造具有人力资源挖掘和再造功能的可持续发展的企业。

积极开展学习《与企业共同成长》《没有任何借口》《为自己而工作》等书的活动，激励员工不断完善自我，提高学习能力和创新能力，开创工作新局面。企业还积极开展操作技术比武、岗位练兵以及各种形式的劳动竞赛，最大限度地为员工切磋技艺、展示才华创造条件，在企业内部形成“比、学、赶、帮、超”的良好局面。企业要成立技术改造小组、质量攻关小组、电工协会等十多个员工组织，积极开展技术创新和质量攻关等活动。

三、加强文化阵地建设，增强企业的凝聚力和向心力

煤炭企业每年都要开展一些要求严格、主题鲜明的各类活动，为企业各项工作注入强大的推动力。企业紧密配合企业的生产经营，举办“企业在我心中，质量在我手中演讲赛”“质量百日赛”“技术比武”“争创青年先锋岗”等一系列丰富多彩的活动，通过这些活动，让员工从思想上受到很大的教育和感染，更为重要的是通过这些活动，让员工成为了企业发展的主角，让大家从思想上、行动上真正成企业的主人，从而提高员工参与思想政治工作的积极性，增强员工的主人翁意识。企业对各种活动采取一定的激励措施，在资金、场地、设备上给予支持，定期举办文娱活动。通过开展一系列丰富多彩的活动，激发了广大员工参与企业发展的热情，真正地为企业发展出谋献策，进一步增强了企业的凝聚力

四、倡导诚信文化，创造和谐的发展环境

诚实守信，重在实践，贵在积累。企业一直倡导“诚信就是资本”的理念，强调团结、诚信、互助、热情，尊重所有接触的对象，正是在这种诚信文化的影响下，企业才拥有了这么和谐的发展环境。简单地说，企业的诚信行为表现在以下几个方面：

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中图分类号：F293文献标识码： A

1、前言

没有理想的企业成不了巨人。做企业与做人的道理是一样的，在本质上没有什么区别。正如所有“好人”在本质上都是一样的，无非是善良、独立、平等的人性逻辑的组合，所以好的企业在本质上也都是一样的，无非也是远景，核心价值观，公平交换，自由竞争等等商业逻辑的组合。商业逻辑比企业更持久，要懂得企业一时一事的成功，就必须研究企业的房展战略，就要研究企业的文化建设。

2、房地产企业战略设计

“人无远虑，必有近忧”，大企业小企业都有战略问题。除非你决定明年就不做了。企业战略是根据未来房展趋势及企业资源的条件下，对企业未来房展方针的定位、路径前檐性的谋划。

2.1认识企业的房展周期。企业在不同的时期面临不同的问题，按哲理的观点万物都有一个成长和衰亡的过程，一个企业要经历诞生起-----成长期-----成熟期-----衰退期，据统计：中国企业的平均寿命在8年左右，其中民营企业的寿命只有29岁，世界500强企业的平均寿命在40到42岁左右，房地产开发企业10年内消亡的要占到现在市场上存在的九成之多。从企业内部发展的层面来讲，企业的寿命可以归结于企业的持续竞争力；从外部发展环境上来讲，是环境多变性的结果，现在中国大的企业如联想、TCL等都在“转型“，对于企业来讲这往往是一个痛苦的过程。做企业要做成百年老店，就必须在不同的时期把握好不同的重心；诞生期要找准发展的方向，选好行业、选好产品；成长期要追求企业发展的安全，防止资金链条中断，规避经营风险；成熟期要研究企业的新的利润区，寻找发现的利润增长点；衰退期要研究企业的创新精神和创新能力。无论企业处于哪个阶段，有一点是共性的；企业要通过战略资源的合理配置来规避风险，促成企业的房展壮大。

2.2树立全新的战略理念。

2.2.1忧患意识。孟子讲过：生于忧患，死于安乐。做企业发展好的时候没有忧患意识，那么离衰退就不远了。现代社会中没有比企业的竞争更激烈的，比尔.盖茨说过：微软离破产永远只有十八个月。微软尚且那么认为，何况我们弱小的房地产开发企业呢？更要战战兢兢、如履薄冰。

2.2.2数量增长还是利润增长。企业追求的永远是利润，社会投资的多元化与竞争的规范决定了哪个企业想垄断某一个行业已经是不可能的了。追求企业市场份额和公司规模的扩张，然后再形成行业的相对垄断利润，是许多企业做大做强的思维定式。这种观念是先占领市场、扩大市场份额、增大销售再实现企业利润，这种模式害了不少企业。企业的现金流是企业的生命线，利润是企业生存所在，企业的利润区是不断变动的，一定要使数量增长和利润增长相适应，防止资金流断裂是企业的第一任务。

2.2.3创新竞争。创新是公司发展的永恒主题，通过创新提升公司适应市场变化的能力、提高公司的应变能力，这种能力是公司保持长期发展的根本所在。在激烈的市场竞争中，企业想立于不败之地，惟有创新。房地产公司更要敢于打破旧的开发模式和开发理念，对于新的制度要大胆尝试，对于束缚企业发展的体制要敢于变革。要不断进行管理创新，从做企业的角度来说，企业唯有创新才能在目前超级竞争状态下生存发展，从产品的角度来说客户的需求随着收入水平和消费观点的变化，适应这种变化才能最大限度的满足消费者的需求。

2.2.4速度制胜。房地产业的竞争是速度的竞争，是项目开发的建设、资金运转的速度，决策速度的竞争。公司先进的经营理念、好的户型设计、优美的外部环境，都可以被迅速克隆，不可能再一招吃天下。所以房地产企业要与时俱进，始终保持创新能力。企业间竞争更多的已经不再是大鱼吃小鱼，而是快鱼吃慢鱼，谁能最快的把潜在市场挖掘出来，提供客户所需的产品，准确把握市场的变化趋势，谁就能赢得明天的市场。

2.2.5服务第一。企业经营的最终成果是为客户服务的，要做到不仅产品为客户服务，更要做到企业的人也要为客户服务好。要不断更新我们的服务理念，扩大为客户服务的范围。给客户服务好的直接结果是一个客户能带来多个客户。金杯、银杯，不如客户的口碑。反之我们得罪了一个客户，就会影响许多在客户的购买行为。

3.房地产企业的文化建设

人存在的意义在于气质，城市存在的意义在于文化，企业存在的意义也在于文化。城市思想家沙立宁有句名言：“让我看你的城市，我就知道你的城市中的人们在文化上的追求什么“。温州是小城市大文化，大连人、山东人是关东大汉性格，产生做大事的人、大企业家，如海尔、青啤；北京人则大气、关心政治。一个市长无论多么雄才大略，他很难改变一个城市的文化，只能做到适应，因地制宜。不要急功近利，要给后任有余地。做房地产也一样，企业文化起来了，产品才能有文化品位，才能引领市场。

3.1企业文化是核心竞争力的主要泉源。企业文化就是一个企业共有的价值体系，是企业员工共享的价值观、态度、行为规范和期望等组成的认知框架。企业最核心的是人，最活跃最具创造力的是人，最难管的也是人。人管人，累死人。管好一个公司靠制度，更要靠文化潜移默化的作用，企业文化是企业核心竞争力的主要来源。如果真的想彻底改变一个人的行为，必须从他的价值观、成见和信念着手。通过企业文化的建立，建立企业员工的共同遵守的行为价值标准，来约束不良行为、来保证公司整体利益最大化和消除部门之间的本位主义趋向，有利于协调和工作效率提高。这就是企业文化的作用。

3.2房产企业要倡行做老实人，赚阳光下的钱的诚信企业文化。做人要做老实人，做企业一样也要做诚信的企业，社会真正做成大事业的都是老老实实做事的人，做大的企业也要是讲诚信、规范的企业。对于开发企业来说，规范运作与诚信经营将带来企业的最大发展机遇。企业讲诚信要到五个方面：一是对政府讲诚信。政府是社会利益的集中代表，开发商要在政府制定的“游戏规则“中搞开发，没政府的宏观调控，企业就不能健康发展，在社会主义市场经济体制不断完善的情况下，更要提高对政府兑现诚信的自觉性，做到不违规越级开发，手续不健全的土地不开发，严格按照建设程序办理开发手续，规范招投标制度，预售手续”五证“齐全，要照章纳税，认真实践企业的社会责任。二是对股东讲诚信。股东是企业的创造者，企业对股东讲诚信主要体现在股东稳定回报和企业的可持续竞争力、经理人在授权范围内创造性的展开经营活动，是什么情况就汇报什么，汇报到哪里就兑现到哪里。三是对客户讲诚信。真正树立起以客户为中心的开发经营理念，不断提升楼盘内在的品质，慎重承诺兑现，不为眼前的蝇头小利趋之若鹜，切实搞好售后服务工作，做到对客户负责，为公司的长远发展积累宝贵的客户资源。四是对规划设计、施工、材料供应等合作伙伴讲诚信。要追求多方共赢的合作局面，在合作伙伴中树立开放商的良好口碑。五是要对公司员工讲诚信。要在企业内部形成良好的企业文化和公平的激励机制，逐步形成诚信的企业文化气氛，公司与员工、各部门之间，员工之间建立诚信的人际关系。富有竞争力的开发企业是靠诚信打造的，在不十分规范和充斥各种不诚信行为的房地产市场中，谁首先做到了规范运作与诚信经营，谁就抓住了最大的机遇，就能赢得消费者，立于不败之地。

3.3寻求企业文化的不断创新。对于房地产企业来说，要学先进、走正道、做好人。世界上都是一流的人才做企业，商人的“商”字是商量、协商，是不能坑，不能抢，不能骗，把别人的钱拿来，谈何容易。客观上讲，必须无限真诚，为对方办事，替对方着想。商人，人是主语，商是定语，做人是最重要的。商业利益是最低要求，做开发首先要做好人。

世界只有永恒的利益，没有永恒的模式，一个公司拥有了自己的市场整合战略，建立起自己企业的文化，不仅能获得今天的利益，还能赢得明天的市场。

参考文献

企业战略管理理论的发展，周文燕 陈辉华 刘微明 （吉首大学学报社会科学版）2004年第1期

城市人口对房地产投资的影响研究，龙奋杰吴公樑（土木工程学报）2003第9期

战略管理：房地产开发企业的理性选择，阎利军 （城市开发）2001第7期

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中图分类号：TM24 文献标识码：A

1供电企业安全生产管理常见问题

1.1 安全责任意识不强

第一，安全意识不够，责任不强。对于大对数人而言，只要不发生重大的事故，就是在注重安全生产，其实不然，虽没有发生重大的安全事故，但却存在安全隐患，一旦发生事故后果将不可预计。企业员工常常是抱有“侥幸”的心理，不按规章制度进行操作，为日后安全生产埋下隐患。第二，就是在检查过程中，很多人就投机取巧。机械检修人员常常凭借经验断定机械的好与坏，专业上的东西都是一知半解，不能很好的使用安全工器具，由于一时疏忽而酿成的重大事故，不仅给企业带来经济损失，也威胁着人们的生命财产安全。

1.2 基层管理工作不到位，执行力不强

目前大多数的供电企业都把重心放在提高企业经济效益上，对安全管理工作中存在的缺陷不够重视。当出现问题时，只是针对问题进行简单的处理，治标不治本，管理者都不能按照规定严格的执行，更何况是企业内部的其他人员；也有一些是，领导重视安全生产工作，但是一层层一个个部门执行起来，到最后都走了样，很少有人能按照领导的要求去注重安全生产实践工作。这就导致了大量安全隐患因素的存在。

通常来讲，由于上下监管责任不到位，各项指标不合格，对发生的一些重大事故及机械检修等状况不能有效的进行分析处理，具体表现在以下几个方面：第一，针对所发生的事情不能及时的掌握发生问题的根本原因所在，不能够了解第一手材料和情况不能及时有效的做出应对。第二，工作人员对现场的实际情况不能合理的做出判断和分析，调查不够彻底。第三，在发生问题时，习惯性的相互推诿，不能很好的认真负责对待加以解决，部门之间相互推卸责任，不能有效的协作。第四，当发生问题时，怕得罪人，习惯性的走人情，走形式，敷衍了事，不能彻底解决问题。使得一些人存在侥幸，屡犯不改形成了恶性循环，严重影响了安全管理的有效执行。

1.3 反违章工作不严、不力

这里所讲的反违规违章是指行为性违章，管理性违章，装置性违章三种。三者同属于习惯性违规违章，即在安全生产过程中经常性的出现某一固定的但却习以为常的违规违章行为。主要变现在以下的一些方面：第一，领导干部害怕以严治理影响职工队伍的稳定性，影响干部群众之间的和谐关系。第二，严格管理，影响“收入”，一些领导者，大事情怕得罪人不想管，小事情碍于情面不愿管，导致检查监督不到位，力度不够，长此以往姑息纵容了违规违章现象的发生，使得此类事情得不到遏制。

1.4 安全生产考核制度不健全、不完善

安全生产责任考核制度没有真正执行到位，走形式、走过场，应付上级领导，即不能真正体现按劳分配、奖勤罚懒，又不能起到充分调动员工工作积极性的经济杠杆。它主要表现在：第一，奖罚制度不明确。大多数都是以罚为主，当出现问题时，不能很好的加以解决，只顾发生事故结果所造成的严重影响，不能了解发生事故的原因。责任不到人，违规惩罚相关人员，严重打消了员工的积极性。第二，考核制度不严谨。有些考核制度年年如此，涉及的范围很窄且重复率比较高。第三，员工管理不善导致待遇不公。很多员工严格按照规章制度做事，工作态度上兢兢业业，勤勤恳恳；然一些员工却做事不认真，投机取巧，懒散怠慢工作，但他们所获得的劳动报酬却是一样的。这就导致了不公平待遇的出现。

1.5 安全工器具管理不严

安全工器具管理没有按照“择优选取、正确使用、定期试验、定期报废”的十六字方针来执行。同时，对安全器具的定期检测意识淡薄，报废管理流于形式。许多已明显损坏的工器具仍在超期使用，该淘汰的没有被淘汰。

1.6 基层组织作用发挥不到位

第一，党员干部不能发挥有效的带头作用，使得基层组织工作不到位。第二，领导干部管理才能差，针对一些问题不能进行有效的管理。第三，先进模范起不了表率作用，只是空挂名头，不办实事。

2加强供电企业安全生产管理的对策

2.1强化安全意识，树立牢记“安全第一，预防为主，综合治理”的思想

第一，做好加强教育安全意识工作，主动培养员工的安全意识和技能培训。针对不同人员的具体实际情况来有针对性的加以指导培训。将安全意识责任到人，落实到每一个人的心里，让他们切实的感受到安全生产的重要性。第二，将资金，重心开始转移安全生产方面。加大安全基础教育工作，积极指导员工干部要将安全管理持续长久的开展下去，时刻树立“预防为主，安全第一，综合治理”的安全管理观念。

2.2落实各级各类人员岗位安全责任制

各级电力供电企业的安全工作监督体系，应能正确地理解并严格执行各项安全管理制度和安全措施，把企业的安全生产目标真正地落实分解到企业员工，组织制定符合本企业实际的、具有可行性的班组经济责任考核奖惩制度并严格执行，让制度管人，让制度管事，把所有的规章制度真正执行到位，以制度与考核的约束来开展安全管理，做到制度化、规范化管理。

2.3规范安全生产管理，加强现场监督，严格遵守各项安全制度

首先，要切实履行好安全监督职责，做到思想认识到位、监督职责到位、基础工作到位，同时要强化服务意识、从严意识、协调意识和创新意识；班组是生产的第一线，必须保证现场工作人员具备高度的责任心和严谨的工作态度。可以通过制定简明详尽、操作性强的标准化作业流程，以养成工作人员良好的工作习惯。

结语

安全管理工作是一项持之以恒，与时俱进的工作，必须把其作为一项经常化、日常化的基础工作来抓，最终实现安全生产的制度化，标准化，规范化。电力生产事故大多是能够防止的，只有不断加大安全监督力度，严格执行安全生产奖惩规定，严格重大事故责任追究制度，努力提高电力生产的科学管理水平，才能将安全生产的各项要求落到实处。

参考文献