档案一体化管理范文

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2．纸质文件材料控制与纸质档案管理一体化。纸质文件材料控制指婚姻登记工作中，工作人员对婚姻登记材料进行有效的动态过程控制。登记材料控制工作是一项规范化、专业化和职能化的工作，主要活动包括登记材料的申报、审批、整理和归档。相比之下，纸质婚姻档案管理是一种静态的管理模式，档案人员按照传统的档案管理要求对归档的纸质婚姻档案进行收集、分类、编目、登记、统计和必要的加工整理等，便于查询和利用。在实际工作中，静态的档案管理工作前移，将档案管理的方法、理念融入到登记工作过程的控制中去，档案人员对登记人员进行登记材料验收、收集、分类、组卷、编号、整理、借阅等专业化的系统培训。登记工作结束后，登记档案直接上架，以期实现纸质登记材料控制与纸质档案管理的一体化。

3．电子文件与电子档案管理一体化。在婚姻登记工作中，工作人员使用的是《婚姻登记管理系统》，用来存储、控制婚姻登记过程中生成的所有电子文件，包括部分纸质文件扫描后的电子文件。在档案管理中使用的是适合档案管理的专门数据库系统，用来存储管理归档后的电子档案。电子文件与电子档案管理一体化需要利用网络和计算机技术将上述材料录入系统和档案管理系统实现无缝链接，建立文档一体化软件，针对从电子文件产生到归档为电子档案进行全过程控制和管理。在建立文档一体化管理模式的过程中，要实现登记材料全部电子化，同时优化两个操作系统，通过开发一体化软件，使文控操作系统与档案管理系统相结合，逐步实现电子文件到电子档案的一体化管理。

二、实现婚姻文档一体化管理的前提条件

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【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0307-01

文件与档案一体化管理，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化的目的。

一、当前机关文件与档案管理存在的问题

1、传统的文件处理工作与档案管理工作是分属两个职能部门，分别负责文件处理工作和档案管理工作，两者是以立卷归档为工作界线。文件归档前属于文书部门管理，归档后属于档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中运行，文书处理和档案管理各自为政，致使文件信息资源不能充分发挥作用，容易出现收文不全，归档不全的现象，档案质量也得不到可靠的保证。文件与档案分离既不利于文书部门信息服务功能的发挥，也不利于档案部门作用的发挥。

2、由于机关各职能部门的职能不一样，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同。在文件处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字迹难以持久，制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度，使文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新编目、著录、标引等，重复劳动浪费了人力和财力。由于文书与档案部门职能分置，推行文书处理部门立卷制度举步维艰，影响了档案工作的规范化建设。

3、随着社会信息化的到来，大量的电子文件产生于办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得文件与档案信息管理也快速向数字化方向发展。而目前机关文件与档案管理部门使用的软件不统一，造成信息不能相互对接和同享，严重阻碍了机关信息现代化建设步伐。

二、机关实施文档一体化管理的必要性

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。只有把文书工作与档案工作两者有效地结合起来，才能实现机关运转的高效率和档案管理的高质量。文件与档案是同一事物的两个发展阶段，它们有共同特征，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，它们的内部特征具有一致性，都可以用统一标准进行管理。开展文件与档案一体化管理，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础，避免了档案部门今后重复进行著录，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。

目前，各级机关都在加强管理，提高工作效率，而文件与档案在各项管理活动中起着传达信息，决策参考的作用，是指挥控制、组织实施与管理的工具。现在大多数机关都实现了办公自动化，公文处理、档案管理都使用计算机管理，但是，在职能分置的环境下，文书与档案部门只能被动地提供和处理单一、零散、原始的信息。要想改变这一现状，适应形势发展的需要，使文件与档案更好地发挥作用，就必须进行文件与档案一体化建设，让文书处理的有关信息与档案管理信息链接起来，建立相对集中、有序，必要的检索、编目，形成文件档案信息网络“一条龙”的服务系统，才能提高机关管理工作的效率。

三、机关实施文档一体化管理应注意的问题

随着信息技术的应用，办公自动化的普及，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础，文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量，从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看，都有着实际的工作内容。

1、转变观念，提高机关管理人员素质。由于管理体制、思维模式上长期存在着文书工作、档案工作分家的局面，目前机关公文处理和档案管理仍按照传统的管理模式，工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后，使文件管理和档案管理的软件开发各自为政，或将档案管理软件进行简单的数据并接，并未真正实现现代办公环境下的文件与档案一体化管理。因此，一方面，要求各级领导必须对文件与档案一体化有着客观、充分的认识，才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念，树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化思想，从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。另一方面，文件与档案一体化是一项兼文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学，传统的档案工作很难适应。要开展多部门合作，通过多层次，多渠道地培训来提高文件、档案工作人员的思想认识和业务素质。通过岗位培使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。

2、大力推进机关办公自动化建设。办公自动化是文件与档案一体化管理的基础。办公自动化的发展，导致电子档案的产生，为纸质档案向电子档案发展提供了技术支持。信息真实地记录下来，把文件产生的整个过程分类整理，并准确地将要归档的公文、合同、协议、文件、指示、资料一等，归入相应的档案数据库中，实现了信息的在线查询、借阅。而这些电子文件，经过档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。由此可见，办公自动化应用于机关档案管理中，真正实现了电子文件从形成、传递、查阅到存档的—体化管理。档案部门可以配合信息管理部门，建立和完善档案信息管理平台，做好办公自动化系统的推广应用和数据迁移工作，从而实现网上无纸化力公与档案管理的无缝链接。

3、标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。实现文件与档案一体化管理的前提就是要制订文件、档案的有关规范标准。只有文件管理标准化、规范化，档案管理现代化才能顺利开展。首先要把好文件形成关，文件标题、编号、主题词等特征要标识规范；其次是要制订机关档案管理分类、著录、标引工作规范。在文件形成与处理时，把档案分类、编号等原则运用其中，使每一个单位的文件、档案类目划分和设置标准、规范，形成一个有机的整体，使各类文件管理系统都能和档案管理系统紧密衔接起来，就能实现数据共享，保证文件档案的质量，为社会提供可靠的档案信息。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.137

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）12-0-01

1 图书档案一体化管理概述

1.1 图书档案一体化管理的含义

图书和档案是以文献信息为基础而形成的产物，两者作为信息的重要来源，虽然管理信息的形式不同：图书完成信息的横向管理，档案实现信息的纵向管理。但这两者的最终目的都是开发和利用信息价值。所谓图书档案一体化管理是指：整合图书和档案两者各自独立的管理系统，使两者协调统一，实现网络资源共享，为千万用户们提供方便而且综合性很强的检索服务。

1.2 图书档案一体化管理价值

随着科学技术的不断更新发展，信息资源数量也不断增加，这使图书档案管理的整合工作迫在眉睫。传统的图书馆及档案管理显然无法跟上资源更新换代的速度。通过图书和档案管理的整合，实现资源的共享，提供最佳的解决方案，满足用户的需求，除此之外，还可加速图书和档案管理的发展进程。一体化管理的优势表现在：能够在现代技术与互联网的基础之上，实现资源信息的共享，进而满足用户全方位和多元化的资源需求，促进图书与档案整合性的科学管理。

2 医院图书档案一体化管理存在的问题

2.1 管理体制滞后，缺乏统一性

虽然图书和档案两者几乎同出一源，但是目前我国大部分医院将图书和档案管理工作，分置在不同的系统，造成书籍和文件管理上的碎片化，这两方面的工作人员也没有足够的沟通和交流。这不仅妨碍了管理工作的发展进程，还无法给用户们提供多元化和系统化的资源信息。这样的管理系统显然无法达成资源共享，而且还会导致许多的资源信息重复存储，并流失一些重要的资源信息，管理工作无法明确分配，在某种程度上浪费了大量人力、物力。

2.2 缺少综合型高素质人才

往往能够担当图书馆档案管理工作并将其合理运转起来的人都是综合型的高素质人才。实现图书和档案管理一体化必须着重从人的角度研究剖析。因为医疗书籍包括档案的管理都具有特殊性，因此，对在职的人员就有了较高的要求：一要具备合理清晰构建知识结构系统的能力；二是要能够熟练掌握多方面领域知识；三是要清楚各方面阶段的发展特征。

然而事实并非如此，截至目前，我国大部分医院从事图书和档案管理工作的高素质综合型人才非常稀缺，甚至部分医疗机构没有专业管理人员，使图书馆的档案管理工作难以整合发展，更阻碍了信息资源管理水平的提高。

2.3 缺乏完善的基础信息设施

能否拥有完善的信息基础设施决定着图书馆和档案管理工作能够顺利的进行，这也是实现图书馆和档案管理综合控制的基本要素。目前，尽管已有不少医院开始应用信息基础设施来介入管理，但设备的质量和数量还不能达到规定的标准。一些医院的基础信息设备甚至是几台为数不多的笔记本电脑，而且还需要人工进行信息搜索。由于图书档案管理的网络环境建设受限，因此，降低了管理的效率，而且还难以实现资源的共享。

3 加强图书档案一体化管理的对策

3.1 完善管理体制的建设

学习国家政策、法规，合理开发符合标准化的信息资源，建立图书档案馆一体化管理机制，积极号召鼓励这些图书档案馆参与到建设一体化的管理活动中来。建设图书档案管理一体化的监管体系，确保图书馆和档案馆顺利实现信息资源共享。与此同时，医院各级领导积极推动制度改革，加快图书档案一体化管理完善步伐。

3.2 专业化人才的引进和培养

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2016）02-133-001

早在1985年6月，国家教委和国家档案局联合印发《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中，就提出了“档案、图书、情报一体化”问题。信息资源是要为社会服务的，实现资源的共享是信息化时代必须要解决的问题。因此，图书情报和档案管理这两个原本独立的工作最终走向了联合，成为新的符合市场经济发展的信息产业。

一、图书情报档案一体化管理涵义

图书、情报、档案一体化管理指的是把三者原本“独自为政”的系统整合为一个整体的管理方式。一体化管理图书情报档案，就是努力找寻或选择三者的最佳功能点，突破三者之间的种种界限，增强图书、情报、档案工作之间的合作与协调，利用远程存取、网络互建、分布式收藏、资源共享等策略，达到信息、信息标准、信息相关工作人员、信息设备设施与技术等因素相互间的磨合与适应，给予图书馆使用人员一体化的集成式服务。

二、图书情报档案管理一体化的必要性分析

1.图书情报和档案管理的一体化是大数据时代的必然要求

资源的整合造成了现代商业的繁荣发展，信息的全球化开始对商业的发展走向产生巨大影响。在现实的商业环境中，各家公司都十分注重商业信息的收集，越多的信息就意味着在做决策时能够考虑的更加全面，对于决策的合理性和前瞻性都有很好的帮助。图书情报和档案管理正是由于这样的特点，大量的信息和数据在这两个系统中进行体现，成为信息快速传播和掌握的重要平台。

大数据时代要求的是将尽量多的信息在一个平台上进行提取和整合，使决策者全方位多角度进行事物的判断，目前这个正在快速发展的系统叫作“云系统”。因此，图书情报和档案管理这两个同属于一类的信息系统合并起来，就成为了一个必然。

2.图书、情报、档案一体化是经济和社会发展和信息技术发展的需要

随着知识经济时代的迅速发展，知识、技术等要素在经济增长中的作用不断增强。社会组织之间的依存度增强，社会各界对信息资源需求质量不断提高，并且呈现多元化的趋势。将档案、图书、情报集为一体，实行一体化管理，形成综合性信息网络，有利于档案、图书、情报资源的融合与集成，进而为社会提供多维的、综合的、一体化的信息服务，以满足社会主义现代化建设各项事业的需要。

3.图书情报和档案管理的联合成就了一个新的行业

并不只有资本才能成为资源，随着经济发展的演进，获取信息的重要性甚至超过了资本在商业运行中的地位。在以图书情报和档案管理这两个系统进行合并的典型案例背后，是一个新兴行业的迅速崛起，那就是通过对信息的收集、分析和提供行业咨询的信息咨询行业。信息咨询公司通过对某一领域的信息进行全面收集，并且进行专业的分析，再将这些分析结果提供给自己的客户，通过这种方式从信息流中衍生出了新的先进的生产力，不仅使经济的发展更具合理性，并且避免了很多因为重复投资带来的浪费。

图书情报和档案管理作为两个典型的信息系统，走向联合能够为现代经济的健康有效发展提供很大的帮助，同时二者的联合本身就是一个经济产业，参与到经济发展中，使发展和决策变得更加合理。

三、实现图书情报档案一体化管理的有效途径

1.整合资源，搭建一体化网络平台

以网络为平台，建立以国家图书馆、情报中心、档案馆为节点，以省市图书馆、情报中心、档案馆为网点，以各基层单位图书馆、情报中心、档案馆为成员，最大限度地实现图书、情报、档案三大系统之间的文献资源的交流与共享。各系统以其所拥有的信息资源的组织、转换与开发为主要任务，共建电子信息资源体系。这样图书、情报、档案所包含的信息都可以融入到一个虚拟的世界之中进行一体化管理。这个共建的一体化电子信息资源体系在实现一体化管理的同时，还能实现图书、档案信息资源的统一检索和利用，更好地为用户提供服务。

2.加强宏观管理，统一制度标准，政府出台相应的法律法规

从全局出发，加强统一的规划和管理，制定统一的规范，对工作中的各种行为加以控制和约束；改变三个独立的工作系统各自相对封闭、孤立的状态，理顺专业系统和各方面关系；加强三者横向联系，尽快实行档案、图书、情报实体的相互交叉管理。只有制定了统一的、权威的机构和系列的规章制度，实现了管理制度的一体化，才能使三个独立但本质上又相同的工作系统在统筹安排、全面规划下互相沟通、互相补充、互相协调、互相配合、协调发展。行业内部应该出台统一的业务标准，为不同机构不同地域制定相同的游戏规则，以保证其于未来能够统一接入到一体化的网络当中。只有有了法律法规和业务标准规范的支持，图书情报和档案管理的一体化才有更好的实施空间。

3.鼓励各部门进行二者一体化实践探索

针对我国一体化建设过程中的种种辩论和现实情况，国家应该在出台相应法律法规的基础上，鼓励各图书馆、档案馆及相关机关、单位参与到信息一体化的实践中来。加大信息一体化的宣传力度，从宏观和微观两个角度分别从国家和个人的层面对信息一体化的各项优点进行阐述和宣传，树立起现代化的信息一体化管理理念。另外，政府应该主导一些论坛类的活动，鼓励各图书馆、档案馆及相关机关、单位建立起立体多层次和广维度的一体化管理和协调组织，探索出一条符合中国经济发展现实情况的一体化管理模式。

参考文献：