档案处理方式范文

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档案开发利用工作，是档案工作者将室存静态档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，最大限度的满足社会需要的一项档案业务工作。在对各类档案的开发利用实际工作中，我们经常会遇到诸多问题，如何解决遇到的问题，最大限度的发挥档案的利用价值，维护档案信息管理系统的健康存在，值得档案管理者进行探讨。

1 医院档案开发利用工作中的常见几个问题

1.1查阅检索方式落后，影响档案的开发利用 目前许多医院档案以"卷"和"件"形式并存，由于以"卷"为单位的档案形成时间较早，且这部分档案基本以纸质档案形式存在，档案科在查阅此类档案时需要通过全宗分类，按照年度分类、组织机构分类等方法按卷进行查阅，这种查阅方法速度相对较慢，不利于档案查询。此外，近年来随着工作节奏的加快，电子档案的的需求量不断加大，如何提高档案借查阅速度，变被动工作为主动工作，将"死"档案变成活资料，是医院档案工作面临的巨大挑战。

1.2档案开发利用形式单一，影响利用效果 档案由于其具有一定的保密性，许多医院档案管理者便将"把住档案科的门，锁紧档案柜的锁"当成自己工作的本分，对开放、传递档案信息顾虑重重，这就很容易使档案管理工作处于被动状态。如何开发多种渠道，做到既能挖掘到档案的精髓，又能更好的为我所用，推动档案开发利用工作向纵深发展，是档案开发利用工作面临的一个问题。

1.3相关人员归档意识薄弱，影响档案的开发利用 综合档案科是医院档案的管理部门，各类档案源于各个行政科室，而兼职档案员的素养结构及对档案管理工作的重视程度，直接影响着档案质量。目前许多医院兼职档案员对归档工作存在以下两种错误态度，①懒于归档，即对待归档工作重视程度不够，工作作风浮躁，对每年度需要归档的材料懒得整理，抱着归档材料越少越好的不负责任心理；②误读归档，有的兼职档案员把档案科当成了"仓库"，把自己用不上，放在眼前"碍事"的各类材料不经认真选择统统归档，这样不但增加了档案科工作量，造成档案材料的重复收集，且无谓的占用档案库房，造成资源浪费。因此，如何提高兼职档案员的归档素养是我们必须面对的一项共工作。

2 解决档案开发利用中问题的途径

2.1充分利用档案管理系统软件，推进档案信息数据化管理 近年来，我院高度重视档案管理工作，加大档案工作资金投入，在安装配置档案管理软件及档案库房自动温控系统同时，还为档案科配备电脑、扫描仪、复印机、刻录机等设备，使档案信息资源共享成为可能。同时医院档案科积极推进档案的电子录入进程，实现纸质档案与电子档案两种档案保管形式的有机结合。今后还将进一步探索开展档案信息院内网上浏览服务，集各种信息资源为一体，将档案信息按密级分类，设置浏览权限，利用院内OA网上办公系统，为利用者提供优质、高效的服务。

2.2充分发挥电子文件优势，促进档案开发利用向纵深发展 档案科作为收藏保管档案信息的部门，它既可以开发利用档案原件，也可以对原件进行加工、转化而得到二次或三次文献信息，而电子文件就是将数字化信息利用计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，这就使电子文件的应用越来越广泛。医院医疗执业许可证、法人证、组织机构代码证、母婴保健证作为经常使用的证书类档案，由于其应用范围广，利用的科室多、人员多，经常会遇到所需证书载体不同、交叉使用的情况。对此，我们在工作中探索采用复印、扫描结合的管理方法，在做好保密措施的同时严格控制各类证书适用范围，以保证其正常用途。譬如对需使用证书复印件的科室或个人在认真填写档案借阅申请单上的相关信息后，由档案科在复印件上注明用途并加盖医院公章；对需上传网络的电子版证书，由档案科首先进行扫描，然后在扫描件上添加水印，注明用途，既保证了信息的安全又最大限度的方便了使用。此外，数码摄像机、数码录音机等电子设备的使用，为档案开发利用工作提供了更广阔的空间。

2.3加大宣传力度，强化档案意识 医院档案科应加强档案知识的宣传，普遍提升医院各级人员的档案意识。可以通过院报、院周会等形式宣传档案馆藏内容，采取举办档案展览、印发编研材料、组织档案知识问答等方式，广泛向医务人员、行政管理人员宣传医院发展历史，增强对馆藏珍贵档案的了解，达到强化归档意识的目的。同时将档案管理纳入职能部门年终考核工作，多措并举、踏踏实实地做好档案的开发利用工作。

总之，档案作为重要的信息资源，只有科学管理，合理开发利用才能最大限度的发挥其作用，体现其价值。

参考文献：

[1]刘均贤，李现红.档案管理[M].山东文化音像出版社，2010.

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随着我国高等教育社会化程度的逐渐提升，建立一个新型的师资队伍逐渐成为高校急需解决的一个问题，是高校改革发展的首要工程。而这项工程就需要依靠高校人事档案价值功能的发挥。现如今，许多高校的人事档案管理还存在着一定的问题，需要进行不断的创新，要做到与时俱进，采取新型的人事档案管理方式。如此，才能够进一步推动高校人事档案的有效管理。

一、当前高校人事档案管理存在的问题

1.资历材料空虚

因为受到历史原因的影响，在档案材料中，涉及个人经历与资历的记载都更加偏向于政治。例如，某个人参与了各种政治运动或者获得什么荣誉奖励等。在档案材料中，内容大多都是套话以及官话，大多数档案材料都大同小异。并且对于个人的经历的现实性材料记载较少。例如，关于个人的业务能力、专业特长等方面的材料收集较少。这些抽象以及虚化因素的存在，就促使高校人事档案形成了一种陈旧的经历资料，难以对高校师资人员的素质能力进行真实、客观的反应。

2.实绩材料有所欠缺

从当前高校人事档案的收集范围来看，以下几方面的材料还没有得到有效的收集[1]，（1）个人工作表现、（2）后备干部登记、（3）专业人才登记、（4）定期业绩考核、（5）重要学术研讨活动。之所以会存在着这一局面，第一是因为观念较为陈旧，手段不够先进，第二，方法使用不当，缺少内外结合的定期收集、第三，在整理前与整理后的随时补充工作不到位。这样一来就导致了档案缺少个人实绩材料，导致个人的信息一致没有得到有效的更新。

3.未能制定有效的管理机制

在高校人事管理系统中，人事档案是其中的一个重要环节，对整个管理系统的功能发挥有着直接的影响。人事档案对高校师资人才的利益有着直接的影响，所以必须要对师资人员各方面情况进行反映。因此，就需要加强对档案工作的领导。然而许多高校的领导对这项工作的重视度不够，也没有制定相应的管理机制来对工作人员的管理进行规范，并且没有动态监督考核以及奖惩制度，导致档案管理人员的工作积极性不够，责任心不强，极大的影响了档案管理工作的严肃性。

二、人事档案管理方式的分析

要想提升高校人事档案管理的效率，解决当前高校 人事档案管理中所存在的各项问题，就需要高校与时俱进，要突破传统的档案管理方式。传统的档案管理工作就是围绕档案材料进行收集、鉴定来进行的，管理工作就相当于保存档案。这种管理方式很难适应时代的发展，很难适应高校的发展，故此就需要对传统的人事档案管理进行改革，要实现对人事档案的信息化管理[2]。

要想实现档案的信息化管理，就需要建立符合高校人事档案信息产生规律的计算机管理系统。系统的功能一定要与高校的人事制度相适应，要能够为高校的人事工作提供服务。系统要具有查询以及检索和统计等功能，还需要具有安全的防泄密功能。

为了保证系统的功能得以实现，就需要按照以下几方面的原则来确立系统的数据项目，（1）及时、（2）准确、（3）有用。“及时”的原则就是指能够及时的反应当前人事管理工作中的最新动态情况。因为在高校干部人事工作中，会产生经常性的变动，教师的离职与任职等，都需要进行及时的更新，要将其录入到人事档案管理系统当中。“?嗜贰痹?则，也就是一定要确保档案信息的真实可靠，对于一些虽然有用，但是却很难掌握标准的数据信息，就不应该将其录入到计算机管理系统之中。“有用”的原则就是要根据高校人事工作的具体需求，来选择一些频率较高的数据。

根据上述几个原则，那么高校人事档案信息管理系统就需要包括下面几个数据项目：

1.现实信息项目

这个数据项目也是高校计算机管理系统中最为基本的一个部分，也是反映高校师资人才的现实情况的数据群，包括：教师的姓名、年龄 、学历以及职务等等。

2.历史信息项目

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医院档案管理人员大多是从医院其它科室调岗而来的，在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，且存在着学历偏低和管理理念落后等问题，难以推动新形势下医院档案工作的发展。

（二）人事档案管理硬件投入不足

有些医院由于地方有限，医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准，有些医院档案多，但专供人事档案放置的档案柜少，导致档案没按规范放置；有些医院档案室极其潮湿，易引起档案材料霉变；有些医院甚至连必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

二、加强医院人事档案管理的对策

医院人事档案管理存在诸多问题，不利于医院全面掌握人才情况，优化卫生人才资源配置。因此，加强人事档案工作的管理，有助于医院的发展和提高医院的竞争力。

（一）健全人事档案管理制度

首先必须加强人事档案管理意识，把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，然后医院要根据《档案法》、《医药卫生档案管理暂行办法》等有关法律法规，结合实际情况，逐步完善本单位人事档案管理的各项规章制度，使每个工作内容都有章可循，并确保各项制度得到落实，使人事档案管理工作更科学、规范、高效。

（二）改进人事档案管理方法

在人事档案管理工作中，应促进人事档案管理电子信息化，即把人员信息录入信息系统，必要时可扫描全部内容，将人事档案做成人才数据库，提高档案管理的检索效率，使人力资源管理部门可迅速在数据库中查找到人员的档案信息，为医院人事决策提供科学依据，在工作中发挥干部人事档案的可利用价值。

（三）规范人事档案管理过程

应严格按照人事档案材料归档的要求，在收集过程中看所收材料是否完整，是否分类放好，是否盖上公章。在鉴别上一定要遵循“取之有据、舍之有理”的原则，注重及时更新、补充归档材料，并注重保养人事档案。在装订时实行全国的统一标准整理装订，做到经常检查室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等。

（四）提高人事档案管理人员素质

随着医院档案信息化建设的深入推进，档案工作由传统型的管理向高度知识化、高度集约化、高度技术化转变，档案领域更需要一支具有较强的综合技术和管理能力的复合型人才。应加强对档案专技人员的思想政治素质与业务能力的培训力度，增强其责任感、紧迫感与专业技能。同时，鼓励积极自学，鼓励积极与同行交流学习，不断拓展自己的知识领域，把学习情况与专业技术年度考核挂钩，充分调动档案专技人员的学习主动性，促进其努力提高自身素质。

（五）加强人事档案管理的基础设施建设

重视档案的基础设施建设，加大资金投入力度，在硬件方面，必须满足档案室的办公用房，配置档案信息的记录设备，如扫描仪、相机、摄像机等与档案保护设备，如空调，除湿机，灭火器等。在软件方面，要引进计算机信息管理系统，用计算机储存人事档案，既可极大地方便使用者阅读、查找资料，又能够提高工作效率，节省大量人力物力，为医院领导提供更加可靠、准确的数据信息。

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【关键词】

人事档案（personnel archives ）；管理方法（management method）；研究（research）

人事档案的管理是通过记录人才相关成长经历和社会实践经验，从而体现个人在学习思想、成长环境、个人业务实践能力、社会生产生活奖惩等相关经历的归纳，人事管理部门通过管理档案可以掌握每一个人的学习经历、技术职称水平，学习工作社会影响情况，从而记录个人的工作履历过程。人力资源管理部门通过对人事档案的管理保证了企业对于人才资源的管理，可以提高企业对于人才的监督和管理，有利于因地制宜的合理安排人才的分配和运用，保证企业整体的发展。但在长期的人事档案管理过程中，旧有的管理方法已经不能合理的保证人事管理的整体发展，在管理过程中有很多的问题产生，如何可以解决这些问题，保证人事档案管理的更好发展，使企业可以更好的运用人才资源保证企业的更好发展是本文接下来要研究的问题。

1 人事档案管理过程中的问题

1.1 管理层对于人事档案管理的轻视

在人事档案管理过程中，因企业领导没有合理的分配重心，对人事档案管理没有合理的安排和运用。他们只是粗略的在整体概念上认为人事档案的管理工作是相关资源的储存性工作，是对于人才相关数据资源的保管，没有对人事档案资源的管理有合理的分析，认为在企业发展过程中，人事档案的管理工作是企业发展的记录工作，而不是分析工作。这造成从管理层形成了一种人事档案管理的不重视惯性，导致人事管理工作人员工作上常常疏忽大意，不细心。没有合理的条理性的管理导致人事档案没有系统化的管理规程，档案出现查找困难，甚至丢失的问题。长期的不合理管理造成资源上的浪费和企业经济上的损失，没有真正形成档案管理的目的，更没有完成档案管理的目标。

1.2 设备落后造成人事档案管理不规范

在人事档案管理过程中，由于没有合理的设备资源搭配，没有合理的管理规范条例，造成档案管理环境不规范。其本质原因还是因为对于人事档案管理问题的不重视。因没有足够的重视造成企业不会对档案资源进行合理的重视，没有足够的资金支撑不能改善档案管理设备，不能运用电子科技方法对档案进行合理的管理和数据升级，导致很多企业的档案管理室处理一种破旧不堪的状况，甚至于已经成为摆设，这都是没有合理的设备管理造成的。

1.3 技术人员水平不高导致管理疏漏

在人事档案管理过程中重要的管理在于档案管理员的管理。即便是有合理的管理领导确定管理方针、有先进的科技电子设备，没有优秀的档案管理员管理整个人事档案终究是没有意义的。因此，在整个人事档案管理过程中，档案管理员的重要地位是不可动摇的。只有保证档案管理员熟练的工作业务水平，先进的管理方法，合理的电子设备运用，才可以保证人事档案管理的合理化、效率化、准确化。因此，提高加强管理技术人员的自身素质水平、知识学习水平，培养人事档案专员对于工作的认真管理工作态度，从而保证人事档案管理人员可以真正处理好企业人事档案的管理工作。

2 针对人事档案管理问题提出的解决办法

2.1 加强基础档案管理工作

合理的整理人事档案的相关数据资源，对人事档案需要管理的资源进行合理的收集和分配。对人事档案管理人员进行定期的技术知识学习和能力考核，保证合理的档案管理安排，对档案室进行合理的布局，保证室内温度、空气湿度，使其适宜档案相关管理，加强档案管理人员自身管理素质，保证其拥有良好的责任心、工作态度和技术水平，提高档案管理人员对于档案管理工作的重要性的认识，加强企业管理者对于档案管理的关注度，提高他们的责任心。

2.2 加强档案管理电子系统的建立

通过电子设备系统的合理规划，可以提高科学性的管理水平，保证与社会科学技术发展水平的一致性，可以真正保证档案管理员更好的完成人事档案管理工作，通过先进技术与管理档案系统的合理搭配，实现人事档案管理的合理化、工作化、技术化，更好的保证企业人事管理工作的合理开展。

3 未来人事档案的电子数据库发展优势

随着人事档案数据的不断增加，档案数据量不断增大，储存的空间是有限的，因此需要利用电子科技加强人事档案数据信息的存储，在人事档案的存数和管理上，合理的提高工作电子技术方法是保证档案处理量和效率的基础。有利于保证人事管理部门在整个企业中的合理任务实践；有利于提高人事管理部门人员的工作效率的提高和管理服务意识的保障，省去了繁琐的档案整理和处理工作，提高了档案的储存量和准确的信息及时提取；有利于信息的完整准确及时的提取，降低了人事档案管理人员的工作疲劳程度，提高了整体工作效率，合理的提高了人事档案准确完整和谐的组织信息和处理；有利于人事档案管理人员水平的提高，省去了繁琐的整体时间，解放了双手处理档案的时间，科技的创新改变了电子档案管理人员处理档案工作的方法，通过不断的学习和技术创新，保证档案管理水平，有利于合理提高人事档案管理人员的个性化管理。

4 结论

综上所述，对于人事档案管理的问题的研究和处理方法只有合理的认识和解决才能保证企业在人才管理体制上有一个合理的管理模式，保证人事管理档案的合理机制的合理建立，这符合当前我国社会主义市场发展经济水平的需要和科技水平的提高，是未来我国社会企业管理人事档案发展的必然趋势。

【参考文献】