档案处理方式范文

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档案开发利用工作，是档案工作者将室存静态档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，最大限度的满足社会需要的一项档案业务工作。在对各类档案的开发利用实际工作中，我们经常会遇到诸多问题，如何解决遇到的问题，最大限度的发挥档案的利用价值，维护档案信息管理系统的健康存在，值得档案管理者进行探讨。

1 医院档案开发利用工作中的常见几个问题

1.1查阅检索方式落后，影响档案的开发利用 目前许多医院档案以"卷"和"件"形式并存，由于以"卷"为单位的档案形成时间较早，且这部分档案基本以纸质档案形式存在，档案科在查阅此类档案时需要通过全宗分类，按照年度分类、组织机构分类等方法按卷进行查阅，这种查阅方法速度相对较慢，不利于档案查询。此外，近年来随着工作节奏的加快，电子档案的的需求量不断加大，如何提高档案借查阅速度，变被动工作为主动工作，将"死"档案变成活资料，是医院档案工作面临的巨大挑战。

1.2档案开发利用形式单一，影响利用效果 档案由于其具有一定的保密性，许多医院档案管理者便将"把住档案科的门，锁紧档案柜的锁"当成自己工作的本分，对开放、传递档案信息顾虑重重，这就很容易使档案管理工作处于被动状态。如何开发多种渠道，做到既能挖掘到档案的精髓，又能更好的为我所用，推动档案开发利用工作向纵深发展，是档案开发利用工作面临的一个问题。

1.3相关人员归档意识薄弱，影响档案的开发利用 综合档案科是医院档案的管理部门，各类档案源于各个行政科室，而兼职档案员的素养结构及对档案管理工作的重视程度，直接影响着档案质量。目前许多医院兼职档案员对归档工作存在以下两种错误态度，①懒于归档，即对待归档工作重视程度不够，工作作风浮躁，对每年度需要归档的材料懒得整理，抱着归档材料越少越好的不负责任心理；②误读归档，有的兼职档案员把档案科当成了"仓库"，把自己用不上，放在眼前"碍事"的各类材料不经认真选择统统归档，这样不但增加了档案科工作量，造成档案材料的重复收集，且无谓的占用档案库房，造成资源浪费。因此，如何提高兼职档案员的归档素养是我们必须面对的一项共工作。

2 解决档案开发利用中问题的途径

2.1充分利用档案管理系统软件，推进档案信息数据化管理 近年来，我院高度重视档案管理工作，加大档案工作资金投入，在安装配置档案管理软件及档案库房自动温控系统同时，还为档案科配备电脑、扫描仪、复印机、刻录机等设备，使档案信息资源共享成为可能。同时医院档案科积极推进档案的电子录入进程，实现纸质档案与电子档案两种档案保管形式的有机结合。今后还将进一步探索开展档案信息院内网上浏览服务，集各种信息资源为一体，将档案信息按密级分类，设置浏览权限，利用院内OA网上办公系统，为利用者提供优质、高效的服务。

2.2充分发挥电子文件优势，促进档案开发利用向纵深发展 档案科作为收藏保管档案信息的部门，它既可以开发利用档案原件，也可以对原件进行加工、转化而得到二次或三次文献信息，而电子文件就是将数字化信息利用计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，这就使电子文件的应用越来越广泛。医院医疗执业许可证、法人证、组织机构代码证、母婴保健证作为经常使用的证书类档案，由于其应用范围广，利用的科室多、人员多，经常会遇到所需证书载体不同、交叉使用的情况。对此，我们在工作中探索采用复印、扫描结合的管理方法，在做好保密措施的同时严格控制各类证书适用范围，以保证其正常用途。譬如对需使用证书复印件的科室或个人在认真填写档案借阅申请单上的相关信息后，由档案科在复印件上注明用途并加盖医院公章；对需上传网络的电子版证书，由档案科首先进行扫描，然后在扫描件上添加水印，注明用途，既保证了信息的安全又最大限度的方便了使用。此外，数码摄像机、数码录音机等电子设备的使用，为档案开发利用工作提供了更广阔的空间。

2.3加大宣传力度，强化档案意识 医院档案科应加强档案知识的宣传，普遍提升医院各级人员的档案意识。可以通过院报、院周会等形式宣传档案馆藏内容，采取举办档案展览、印发编研材料、组织档案知识问答等方式，广泛向医务人员、行政管理人员宣传医院发展历史，增强对馆藏珍贵档案的了解，达到强化归档意识的目的。同时将档案管理纳入职能部门年终考核工作，多措并举、踏踏实实地做好档案的开发利用工作。

总之，档案作为重要的信息资源，只有科学管理，合理开发利用才能最大限度的发挥其作用，体现其价值。

参考文献：

[1]刘均贤，李现红.档案管理[M].山东文化音像出版社，2010.

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随着我国高等教育社会化程度的逐渐提升，建立一个新型的师资队伍逐渐成为高校急需解决的一个问题，是高校改革发展的首要工程。而这项工程就需要依靠高校人事档案价值功能的发挥。现如今，许多高校的人事档案管理还存在着一定的问题，需要进行不断的创新，要做到与时俱进，采取新型的人事档案管理方式。如此，才能够进一步推动高校人事档案的有效管理。

一、当前高校人事档案管理存在的问题

1.资历材料空虚

因为受到历史原因的影响，在档案材料中，涉及个人经历与资历的记载都更加偏向于政治。例如，某个人参与了各种政治运动或者获得什么荣誉奖励等。在档案材料中，内容大多都是套话以及官话，大多数档案材料都大同小异。并且对于个人的经历的现实性材料记载较少。例如，关于个人的业务能力、专业特长等方面的材料收集较少。这些抽象以及虚化因素的存在，就促使高校人事档案形成了一种陈旧的经历资料，难以对高校师资人员的素质能力进行真实、客观的反应。

2.实绩材料有所欠缺

从当前高校人事档案的收集范围来看，以下几方面的材料还没有得到有效的收集[1]，（1）个人工作表现、（2）后备干部登记、（3）专业人才登记、（4）定期业绩考核、（5）重要学术研讨活动。之所以会存在着这一局面，第一是因为观念较为陈旧，手段不够先进，第二，方法使用不当，缺少内外结合的定期收集、第三，在整理前与整理后的随时补充工作不到位。这样一来就导致了档案缺少个人实绩材料，导致个人的信息一致没有得到有效的更新。

3.未能制定有效的管理机制

在高校人事管理系统中，人事档案是其中的一个重要环节，对整个管理系统的功能发挥有着直接的影响。人事档案对高校师资人才的利益有着直接的影响，所以必须要对师资人员各方面情况进行反映。因此，就需要加强对档案工作的领导。然而许多高校的领导对这项工作的重视度不够，也没有制定相应的管理机制来对工作人员的管理进行规范，并且没有动态监督考核以及奖惩制度，导致档案管理人员的工作积极性不够，责任心不强，极大的影响了档案管理工作的严肃性。

二、人事档案管理方式的分析

要想提升高校人事档案管理的效率，解决当前高校 人事档案管理中所存在的各项问题，就需要高校与时俱进，要突破传统的档案管理方式。传统的档案管理工作就是围绕档案材料进行收集、鉴定来进行的，管理工作就相当于保存档案。这种管理方式很难适应时代的发展，很难适应高校的发展，故此就需要对传统的人事档案管理进行改革，要实现对人事档案的信息化管理[2]。

要想实现档案的信息化管理，就需要建立符合高校人事档案信息产生规律的计算机管理系统。系统的功能一定要与高校的人事制度相适应，要能够为高校的人事工作提供服务。系统要具有查询以及检索和统计等功能，还需要具有安全的防泄密功能。

为了保证系统的功能得以实现，就需要按照以下几方面的原则来确立系统的数据项目，（1）及时、（2）准确、（3）有用。“及时”的原则就是指能够及时的反应当前人事管理工作中的最新动态情况。因为在高校干部人事工作中，会产生经常性的变动，教师的离职与任职等，都需要进行及时的更新，要将其录入到人事档案管理系统当中。“?嗜贰痹?则，也就是一定要确保档案信息的真实可靠，对于一些虽然有用，但是却很难掌握标准的数据信息，就不应该将其录入到计算机管理系统之中。“有用”的原则就是要根据高校人事工作的具体需求，来选择一些频率较高的数据。

根据上述几个原则，那么高校人事档案信息管理系统就需要包括下面几个数据项目：

1.现实信息项目

这个数据项目也是高校计算机管理系统中最为基本的一个部分，也是反映高校师资人才的现实情况的数据群，包括：教师的姓名、年龄 、学历以及职务等等。

2.历史信息项目

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医院档案管理人员大多是从医院其它科室调岗而来的，在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，且存在着学历偏低和管理理念落后等问题，难以推动新形势下医院档案工作的发展。

（二）人事档案管理硬件投入不足

有些医院由于地方有限，医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准，有些医院档案多，但专供人事档案放置的档案柜少，导致档案没按规范放置；有些医院档案室极其潮湿，易引起档案材料霉变；有些医院甚至连必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

二、加强医院人事档案管理的对策

医院人事档案管理存在诸多问题，不利于医院全面掌握人才情况，优化卫生人才资源配置。因此，加强人事档案工作的管理，有助于医院的发展和提高医院的竞争力。

（一）健全人事档案管理制度

首先必须加强人事档案管理意识，把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，然后医院要根据《档案法》、《医药卫生档案管理暂行办法》等有关法律法规，结合实际情况，逐步完善本单位人事档案管理的各项规章制度，使每个工作内容都有章可循，并确保各项制度得到落实，使人事档案管理工作更科学、规范、高效。

（二）改进人事档案管理方法

在人事档案管理工作中，应促进人事档案管理电子信息化，即把人员信息录入信息系统，必要时可扫描全部内容，将人事档案做成人才数据库，提高档案管理的检索效率，使人力资源管理部门可迅速在数据库中查找到人员的档案信息，为医院人事决策提供科学依据，在工作中发挥干部人事档案的可利用价值。

（三）规范人事档案管理过程

应严格按照人事档案材料归档的要求，在收集过程中看所收材料是否完整，是否分类放好，是否盖上公章。在鉴别上一定要遵循“取之有据、舍之有理”的原则，注重及时更新、补充归档材料，并注重保养人事档案。在装订时实行全国的统一标准整理装订，做到经常检查室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等。

（四）提高人事档案管理人员素质

随着医院档案信息化建设的深入推进，档案工作由传统型的管理向高度知识化、高度集约化、高度技术化转变，档案领域更需要一支具有较强的综合技术和管理能力的复合型人才。应加强对档案专技人员的思想政治素质与业务能力的培训力度，增强其责任感、紧迫感与专业技能。同时，鼓励积极自学，鼓励积极与同行交流学习，不断拓展自己的知识领域，把学习情况与专业技术年度考核挂钩，充分调动档案专技人员的学习主动性，促进其努力提高自身素质。

（五）加强人事档案管理的基础设施建设

重视档案的基础设施建设，加大资金投入力度，在硬件方面，必须满足档案室的办公用房，配置档案信息的记录设备，如扫描仪、相机、摄像机等与档案保护设备，如空调，除湿机，灭火器等。在软件方面，要引进计算机信息管理系统，用计算机储存人事档案，既可极大地方便使用者阅读、查找资料，又能够提高工作效率，节省大量人力物力，为医院领导提供更加可靠、准确的数据信息。

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【关键词】

人事档案（personnel archives ）；管理方法（management method）；研究（research）

人事档案的管理是通过记录人才相关成长经历和社会实践经验，从而体现个人在学习思想、成长环境、个人业务实践能力、社会生产生活奖惩等相关经历的归纳，人事管理部门通过管理档案可以掌握每一个人的学习经历、技术职称水平，学习工作社会影响情况，从而记录个人的工作履历过程。人力资源管理部门通过对人事档案的管理保证了企业对于人才资源的管理，可以提高企业对于人才的监督和管理，有利于因地制宜的合理安排人才的分配和运用，保证企业整体的发展。但在长期的人事档案管理过程中，旧有的管理方法已经不能合理的保证人事管理的整体发展，在管理过程中有很多的问题产生，如何可以解决这些问题，保证人事档案管理的更好发展，使企业可以更好的运用人才资源保证企业的更好发展是本文接下来要研究的问题。

1 人事档案管理过程中的问题

1.1 管理层对于人事档案管理的轻视

在人事档案管理过程中，因企业领导没有合理的分配重心，对人事档案管理没有合理的安排和运用。他们只是粗略的在整体概念上认为人事档案的管理工作是相关资源的储存性工作，是对于人才相关数据资源的保管，没有对人事档案资源的管理有合理的分析，认为在企业发展过程中，人事档案的管理工作是企业发展的记录工作，而不是分析工作。这造成从管理层形成了一种人事档案管理的不重视惯性，导致人事管理工作人员工作上常常疏忽大意，不细心。没有合理的条理性的管理导致人事档案没有系统化的管理规程，档案出现查找困难，甚至丢失的问题。长期的不合理管理造成资源上的浪费和企业经济上的损失，没有真正形成档案管理的目的，更没有完成档案管理的目标。

1.2 设备落后造成人事档案管理不规范

在人事档案管理过程中，由于没有合理的设备资源搭配，没有合理的管理规范条例，造成档案管理环境不规范。其本质原因还是因为对于人事档案管理问题的不重视。因没有足够的重视造成企业不会对档案资源进行合理的重视，没有足够的资金支撑不能改善档案管理设备，不能运用电子科技方法对档案进行合理的管理和数据升级，导致很多企业的档案管理室处理一种破旧不堪的状况，甚至于已经成为摆设，这都是没有合理的设备管理造成的。

1.3 技术人员水平不高导致管理疏漏

在人事档案管理过程中重要的管理在于档案管理员的管理。即便是有合理的管理领导确定管理方针、有先进的科技电子设备，没有优秀的档案管理员管理整个人事档案终究是没有意义的。因此，在整个人事档案管理过程中，档案管理员的重要地位是不可动摇的。只有保证档案管理员熟练的工作业务水平，先进的管理方法，合理的电子设备运用，才可以保证人事档案管理的合理化、效率化、准确化。因此，提高加强管理技术人员的自身素质水平、知识学习水平，培养人事档案专员对于工作的认真管理工作态度，从而保证人事档案管理人员可以真正处理好企业人事档案的管理工作。

2 针对人事档案管理问题提出的解决办法

2.1 加强基础档案管理工作

合理的整理人事档案的相关数据资源，对人事档案需要管理的资源进行合理的收集和分配。对人事档案管理人员进行定期的技术知识学习和能力考核，保证合理的档案管理安排，对档案室进行合理的布局，保证室内温度、空气湿度，使其适宜档案相关管理，加强档案管理人员自身管理素质，保证其拥有良好的责任心、工作态度和技术水平，提高档案管理人员对于档案管理工作的重要性的认识，加强企业管理者对于档案管理的关注度，提高他们的责任心。

2.2 加强档案管理电子系统的建立

通过电子设备系统的合理规划，可以提高科学性的管理水平，保证与社会科学技术发展水平的一致性，可以真正保证档案管理员更好的完成人事档案管理工作，通过先进技术与管理档案系统的合理搭配，实现人事档案管理的合理化、工作化、技术化，更好的保证企业人事管理工作的合理开展。

3 未来人事档案的电子数据库发展优势

随着人事档案数据的不断增加，档案数据量不断增大，储存的空间是有限的，因此需要利用电子科技加强人事档案数据信息的存储，在人事档案的存数和管理上，合理的提高工作电子技术方法是保证档案处理量和效率的基础。有利于保证人事管理部门在整个企业中的合理任务实践；有利于提高人事管理部门人员的工作效率的提高和管理服务意识的保障，省去了繁琐的档案整理和处理工作，提高了档案的储存量和准确的信息及时提取；有利于信息的完整准确及时的提取，降低了人事档案管理人员的工作疲劳程度，提高了整体工作效率，合理的提高了人事档案准确完整和谐的组织信息和处理；有利于人事档案管理人员水平的提高，省去了繁琐的整体时间，解放了双手处理档案的时间，科技的创新改变了电子档案管理人员处理档案工作的方法，通过不断的学习和技术创新，保证档案管理水平，有利于合理提高人事档案管理人员的个性化管理。

4 结论

综上所述，对于人事档案管理的问题的研究和处理方法只有合理的认识和解决才能保证企业在人才管理体制上有一个合理的管理模式，保证人事管理档案的合理机制的合理建立，这符合当前我国社会主义市场发展经济水平的需要和科技水平的提高，是未来我国社会企业管理人事档案发展的必然趋势。

【参考文献】

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1.城市房屋的产权管理部门需要在房屋进拆迁之前，就主动的跻身其中，积极地与相关单位配合，做好对所需要拆迁房屋的房屋调查的系列工作

1.1详细的阅览即将拆迁房屋的产权属资料。在城市里，需要拆迁的房屋多半都是处在繁华地带的，这便产生了一些难题，如其房屋产权形式的繁多、关系难以理清。然而，房屋的产权归属资料是全面并且真实地反映房屋使用情况，基本的状况，以及其产权是否变更的一大重要档案。

通过与拆迁部门的协作，估算机构阅览将被拆迁房屋的产权属资料，能够更进一步的确认该房屋的合法的权属者，对房屋整体的构造面积、楼层的高度和朝向以及设计该房屋的作用进行详尽的了解，从而加深对相应拆迁范围里的建筑物的情况的了解，做到胸有成竹。这是房屋拆迁的一大重要前提，直接关系到了拆迁后房屋补偿标准的合乎情理的制定，也是对该拆迁房屋的价值进行正确评估的一大重要依据。

1.2拆迁现场的勘测与调查。尽管房地产权属资料可以精确的反映建筑物的所有状况，但是仍有部分房屋因为不同的原因而没有明确权属，导致档案中找不到未登记的房屋。在这些没有确定权属的房屋中，一些是违章建筑，另外一些则是临时搭建房或者极为简易的房屋。另一个重要方面，虽然一些房屋已经确定了它的权属，登记过详细情况和资料，但在登记后又进行了大大小小的改变，如旧屋翻新，扩建等，但却没有向相关部门申请实况登记，导致记录的档案却不符合实际情况。

2.拆迁部门在对房屋进行拆迁的过程中，必须强化对房屋产权限制的管理

在规定范围内将要被拆迁的房屋，通常在向其权属者拆迁通告时，就已经收回了该房屋的使用权，个别则早已被拍卖或者转让他人，然而房屋也面临着被拆除，那么该房屋相关的产权处置也应当受到明确的限制。

2.1国家房屋拆迁的相关法规规定，需要被拆迁的房屋一经确定后，其范围内的无论企业或者个人都不得违反以下条例：（1）新建房屋、扩大房屋建筑面积、重建房屋；（2）把房屋或者土地的用途进行改变，如居民楼改成商业用楼；（3）房屋对外出租。被拆房屋的范围确定后，拆迁单位就应该向相关部门发出书面通知，不得为拆迁房屋办理譬如房屋转让登记、房屋租赁登记等相关的手续。

2.2依据我国有关房屋转让的相关法规规定，处于拆迁范围内的房屋不得进行房屋转让，也不能进行抵押，有关部门不能给拆迁房屋办理房屋转让或房屋抵押的手续。

3.房屋拆迁工作完成后，有关部门需强化对已经被拆迁房屋注销产籍以及新建房屋及时登记的工作

3.1已拆房屋的灭籍工作。房屋拆迁工作完成后，被拆除的房屋已不存在，依照先关规定，由于房屋灭失，该房屋的所有者应当在发生当天起三十天内向有关部门申请注销房屋产籍。但是，无论拆迁前后，被拆除的房屋所有者最关注的还是房屋赔偿和人员安置的相关事宜。在他们得到满意合理的赔偿之前，通常不会主动的去有关单位办理产籍注销的相关登记。

3.2对于新建房屋进行及时的登记。对于已被拆除房屋的产权人需要进行先关补偿，有一些是通过原地补偿这种方式，所以，新建成的房屋产权较为复杂。为了维护被拆迁房屋的产权人与拆迁单位双方的合法权益，减少纠纷，有关的产权登记部门必须及时告知原有的产权人按照程序办理相关的登记手续。比如，当拆迁双方进行协议的签署过程中，拆迁部门必须要求被拆迁户的房屋所有人将原有的房屋产权证书交回。同时，具体的拆迁协议书也可以一式多份，并且可以通过拆迁部门将多分拆迁协议书中的一份还交给产权管理部门。另外，在对于拆迁改造后的新房屋登记手续的办理过程中，产权部门可以对被拆迁户进行拆迁许可证收取的相关要求。

4.强化对拆迁房屋的产权档案的收集与管理

4.1房屋产权的管理单位应该主动和房屋拆迁部门沟通，就相关产权资料的收集、管理和移交工作制定出相关的协议或制度，来保证房屋产权资料的完整。另一方面，在房屋拆除后新建房的产权人办理产权登记的手续时，产权登记部门有权力要求新建房屋的产权人提供原房屋的相关资料，如拆迁许可证等。

4.2拆迁房屋的产权档案管理。房屋拆除前后的产权资料都十分重要，二者既不能混为一谈，又必须保持一定的联系。首先，一定不能放弃对产权资料的管理；第二，要始终保持房屋的现状与产权档案的有关登记相符合；第三，房屋拆迁前后的档案资料要进行清楚的标示，区别开来。

5.小结

城市房屋的拆迁工作较为繁琐，这便要求了相关部门要积极主动的相互协作，在拆迁之前做好对拆迁范围内的房屋的调查工作便于后续工作的顺利开展，拆迁工作进行中更要一一告知被拆房屋的产权人国家对于拆迁工作的相关规定，拆迁完成后更是要做好对相关资料的管理工作。各部门相互协调，为城市房屋拆迁打好基础；有序管理相关档案，减少拆迁双方的纠纷。

参考文献：

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山东省高级人民法院：

你院（90）鲁法民字第4号《关于处理房屋典当回赎问题的请示报告》收悉。经研究，答复如下：

在私房社会主义改造中，房屋典当关系的双方都属于私房被改造户，承典人的私房被全部改造，而将承典的房屋作为自住房留下的，不论房管部门何时明确作为自住房，均应视为承典房和私房合并纳入改造后所留下的自住房。参照国家房产管理局（65）国房局字第105号《关于私房改造中处理典当房屋问题的意见》，此类房屋出典人要求回赎的，不予准许。

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[摘要] 电子病历是医疗健康信息个性化发展的趋势。病历作为患者信息的载体，集中反映了患者的诊断治疗过程，电子病历则是数字信息化的病历，它不仅包括静态病历信息，还提供相关服务，实现患者信息的采集、加工、存储、传输和服务。传统B/S模式的医院病历档案信息系统采用同步处理方式，导致数据传输量大、响应缓慢、用户体验差等问题。该文介绍了Ajax的工作原理，并将Ajax技术应用到病历档案信息系统中，通过测试，证明了基于Ajax技术的医院病历档案信息系统可以减少网络传输量与减轻服务器负载，有更快的响应速度，更有利于B/S结构的应用，带来了全新的用户体验。

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关键词 ] Ajax；病历档案；信息系统；B/S

[中图分类号] R19

[文献标识码] A

[文章编号] 1672-5654（2015）01（a）-0160-03

[作者简介] 龚小玲（1971-），女，广西玉林人，本科，质控科副科长，副主任技师，研究方向：患者资料管理。

现阶段的病历档案信息系统一般是基于C/S或B/S构架，而在B/S构架模式中，病历档案信息系统一般是基于WEB1.0技术开发的。此类B/S构架模式的信息系统工作时，在发出请求后，每一个与服务器互动都要以同步处理方式传输、刷新整个网页内容，它遵循开始停止开始停止模式，网络传输数据量较大，响应非常缓慢，用户体验较差。随着Ajax技术的应用，可以有效地解决这些问题。Ajax技术可以与HTML无缝地集成起来，而无须改变已有的Web内容，不会让用户多次处于等待的状态，让用户体验变得连贯顺畅，大大提升了用户体验。

1 Ajax技术

1.1 Ajax技术概念

Ajax (Asynchronous JavaScript and XML)，最早由Jesse James Garrett[1]在2005年2月的 《Ajax: A New Approach to Web Applications XML》正式提出，它基于JavaScript和XML技术的异步运行机制，是一种用于改变用户体验、创建交互式网页的新型开发技术；从技术本质来说，Ajax使用的诸多技术都是成熟的老技术（包括Javascript、XHTML和CSS、DOM、XML和XSTL、XMLHttpRequest等），它是多种综合技术的全新应用。

1.2 Ajax技术工作原理

1.2.1 传统Web程序访问模式工作原理 不像桌面程序一样能快速地在本机运行处理，Web应用程序是基于网络远程运行处理的，因此，在传统Web程序模式中，当在用户端使用浏览器访问服务器网页时，网络来回传输、服务器接受请求、处理请求等环节会消耗掉一定的时间，特别是当访问的网页文件比较大时，整个响应过程速度会更慢。此时，客户端的用户只能无耐地等待。这就是不具连贯和流畅性的发出请求等待响应再请求再等待的传统同步处理模式（如图1所示）[2] 。

1.2.2基于Ajax的Web程序访问模式工作原理 Ajax使用XMLHttpRequest和JavaScript对象方法在用户端和服务器端建立一个中间件Ajax引擎（其实就是增加一些程序代码），以异步处理方式代替原来的用户访问请求与服务器响应的同步处理方式。在这种异步处理方式里，它不像传统处理模式一样要点击提交或点击链接后，把整个网页进行刷新处理，而是以数据或事件触发的方式（如在输入框输入数据、拖动鼠标、选择文本等），先交给Ajax引擎处理，根据需要刷新处理网页中的某一部份。这样，服务器端只须处理部分数据，大大减轻了服务器端的工作量和网络传输的数据量。客户端用户无须进行漫长的等待，操作过程中没有中断的感觉，即可快速地得到处理结果，接近胖桌面应用（rich desktop applications）（如图2所示）。

2系统分析

病历档案信息系统是计算机技术与临床发展应用的需要，借助它可以显著地提高医疗工作效率，降低医务工作者信息处理的工作强度，减少出错概率，规范医疗行为。总的来说，医院病历信息系统应该达到以下目标与要求。

①系统应具备病历信息管理、检索查询、整理编目、系统维护、安全保密等基本功能，并有良好的扩充性，能辅助医院管理及根据用户某些特殊需求增扩其它对应的功能[3]。

②系统应具有良好的兼容性和实用性，并区别于以往基于Web1.0环境中的信息系统，采用全新的Ajax技术，增加管理功能的同时，用户界面友好，操作简单，使用方便，处理过程无须等待，让用户有良好的操作体验。

③系统应具备强大的数据处理能力，遵循“按实际需求读取、刷新数据”的原则，提供响应速度，在硬软件环境发生变化时仍能保证数据的安全迁移、完整和有效使用。

④系统的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和医院管理的相关规定和业务技术标准[4]。

3系统设计

医院病历信息系统的主要功能模块如图3所示。

3.1档案扫描模块

提供一体化的数字化扫描，保证经数字化扫描处理后能够转成符合行业标准格式要求的电子文件，保证扫描处理后产生的数字化档案文件符合医院原档案纸质化格式和质量要求。

3.2数字档案管理模块

包括医院数据库的建立、删除、修改、更新等，对医院档案目录和项目信息数据的输入、修改、存储、删除等；保证信息系统对录入的源数据与目标档案数据对应项目的格式一致，并可根据归档标识实现各类归档文件的自由迁移；对各种不同类型的档案数据，提供通用文件格式的转换服务。

3.3整理编目模块

提供数据采集、分类排序、类目设置、目录生成、数据校验、数据统计、打印输出等常用功能，并能根据用户需要增加

关键词 （或主题词），能对分类号自动标引。

3.4档案检索查询和借阅模块

提供按题名、形成时间、责任者、分类号、主题词等多种条件组合检索查询，并提供借阅管理、预约查询等辅助功能；能对查询结果进行排序、显示、打印、另存等选择处理；可应用户特定需求，设置档案编号、文件编号等辅助检索项。

3.5安全保密模块

提供严格的系统访问控制权限，防止越权、越级操作；保证信息系统对档案数据的采集、处理、存储、使用、传递和销毁等每个环节均按照医院有关保密制度进行，对每一档案有相应的密级识别。

3.6档案的打印输出模块

对建立的电子档案，可以由具有对应权限的用户直接打印输出为纸质档案，减少复印工作。

3.7系统管理和设置模块

提供用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能；实现对所有操作用户自动判断权限分类，警示、拒绝非法操作并加以记录。

4系统实施

基于Ajax的医院病历档案信息系统，以医院档案管理为核心，实现网络化、虚拟化的管理。 系统采用SQL Server 2005数据库，Java MyEclipse 8.5（完整支持HTML、Struts、JSP、CSS、Javascript、Spring、SQL、Hibernate等），应用Tomcat 5.5服务器。系统总体由客户端、Ajax引擎与服务器端3层组成，系统体系结构如图4所示。

在以往传统的B/S应用模式中，客户端表现层一般只有HTML、CSS，或加上少量的Javascript来完成诸如数据验证之类的工作，每提交一个表单就要刷新一次网页，这样会导致客户端的交互能力过弱，需要大量的刷新工作，系统响应迟钝。

基于Ajax的医院病历档案信息系统改变了以往传统的模式，使用Hibernate作为持久工作层，负责Java语言对象与数据库间的映射；使用JavaBean来完成服务器端的数据处理工作；利用Dom4j实现Java对象的序列化工作及解析来自客户端的XML数据流；使用Servlet来负责响应从浏览器发送过来的请求，并把数据处理的结果返回给客户端浏览器。Ajax引擎工作在客户端，负责与服务器交互工作；Javascript负责响应浏览器请求与数据处理工作；DOM负责读取与更新HTML格式文档，而HTML、CSS则负责数据的在浏览器中的表示[3]。这样，可以让系统中所有功能模块的交互操作比如添加、修改、删除、更新等，均不需要刷新网页就可完成，这与传统非Ajax模式的B/S系统有着非常显著的区别。在开发中，系统应用实现了如DataGrid、TreeView、Auto-Complete等无刷新数据控件。

5网络性能分析

为了方便比较，使用SQL Profiler监测工具对服务器负荷进行记录，分别在原来传统的B/S模式与基于Ajax模式中录入数据，每间隔6秒录入相同内容的档案信息，连续查询20次。SQL Profiler监测结果如图5所示[5]。

通过比较监测结果，明显地表明由于传统模式下录入数据，点击提交后整个页面内容都会被提交，还要返回重新刷新页面，服务器端的数据处理量（见图5中纵坐标流量，单位：Byte）急剧增加。而使用了基于Ajax技术模式的信息系统，在录入数据时，不会提交整个页面，页面无须进行刷新工作，对新录入的档案信息以XML数据流从后台经Ajax引擎直接传给服务器端，服务器实际上仅须处理一次即可完成录入工作，服务器端的数据处理量明显减少（见图5纵坐标流量，单位：Byte）。

6基于Ajax技术的医院病历档案信息系统的优点

6.1全新的用户体验

基于Ajax技术的医院病历档案信息系统不同于传统的Web同步处理模式，它以异步处理方式刷新网页，像桌面应用程序一样，无须用户等待，大大提升系统运行时的用户体验。

6.2 更快的响应速度

基于Ajax技术的医院病历档案信息系统遵守“按实际需求读取数据”和“按实际需求刷新数据”的原则，交互时只处理网页中的一部份数据，只刷新一部份网页内容；对那些不涉及到的数据内容不进行任何处理，减少了处理的时间和加快了处理的速度。

6.3 减少网络传输量与减轻服务器负载

与传统的处理模式相比，基于Ajax技术的医院病历档案信息系统的处理，只有少量需要用到的数据，而不是整个网页内容，原本由服务器端完成的工作，现在用Ajax引擎就能直接处理了，减轻了网络传输的数据量与服务器处理负载。

[

参考文献]

[1] Jesse James Garrett.Ajax:A New Approach to Web Applications[EB/OL]．adaptivepath.com/publications/essays/archives/000385.php,2006.

[2] 潘燕.探索医院病历档案优化管理新思路[J].中国管理信息化，2011（16）：74-75.

[3] 胡奇光,莫照.Ajax技术在公路信息管理系统中的应用[J].计算机与数字工程，2008(12)：155-158.

篇8

在电子政务信息库的完整性建设中，可以采用多种方法进行电子信息材料的挖掘，利用业务流信息生成器大数据挖掘工具，实现电子政务信息库的深度建设。在政务与档案信息资源共享活动中，技术人员应该重视信息门户对应分类准确性建设，通过丰富信息资源共享库的方式，提高信息调度的整体效率。在数字档案管理活动中，技术人员应该及时地做好储存设备的扩容与升级工作，在数字档案信息库的库存量开发活动中，技术人员应该不断地完善档案信息的抓取链条，实现不同部门的资源类信息共享建设，通过与不同的部门进行资源交流，扩大数字档案信息的采集量。

一、互联网时代背景下数字档案的社会服务目标建设

强调事业单位数字n案建设服务于政府的工作目标追求性建设，坚持为人民服务的方针开展工作，从而有效地服务于广大的市民群众。在信息资料共享性建设活动中，应该保证数字档案建设工作能够有效地服务于各类社会组织，为我国国计民生的科学事业服务。

在数字档案建设的集成应用层资料类型开发活动中，技术人员应该做好交互服务系统通道建设工作。强化地方性政务办公凭条的数字档案版面建设，满足地区间网络访客信息浏览活动的需要。在公共服务类门户网站的打造过程中，技术人员应该注意档案资料信息版面整洁性建设，通过页面布局优化和链接科学设置的方式，提高档案类数字信息的可读性。在智能门户网站建设活动中，技术人员应该做好信息资源平台的协调性建设工作，打造智慧型的可追溯性较强的数字档案资源服务平台。在数字档案建设活动的综合应用体系功能开发活动中，技术人员应该做好行业应用层功能开发工作。从电子政务管理界面优化的角度入手，提升各个部门办公自动化系统的数字信息处理效率。强调对于办公自动化系统中的软件系统和硬件材料的升级建设，实现各个部门业务系统的高效联网升级。在数字档案系统的资源类建设活动中，技术人员应该及时地做好智慧信息收集工作，对基础采集的信息进行分类和分析，为了保证基础类信息采集的准确性，工作人员可以深入到一线环境中，进行第一手数据信息的挖掘工作。采用专用的办公软件，进行大数据资源类信息的检索，实现数字档案材料的智慧整理。

二、信息时代构建数字档案信息安全高效处理系统的对策

（一）提高系统科学化建设，提高部门信息共享效率

强化数字化档案整理效率提高，技术人员应该积极采用新技术，进行电子档案深度管理模式的探索。在信息技术时代信息量高速增长的背景下，推动档案数字化管理，可以将日益繁重的信息录入和调取工作精简到最低水平，切实提高档案信息管理人员的工作效率。在档案系统化建设中，应该认真落实践行电子档案的规范性建设，提高档案文件著录工作的行为规范，从而构建更加高效的电子档案文件级著录软件平台系统。促进数字档案系统的科学化建设，技术人员应该从实现数字档案的信息化程度提高的角度出发，建立信息处理效率更高的资源共享平台。

在数字档案在线信息门户建设活动中，技术人员可以在官方网站上进行信息速递版面的扩大化建设，注意信息资料的更新，坚持对于数字档案版面进行每日实时更新，让更多的访客利用互联网工具，都能够及时地了解到最新的信息。在业务流程生成器建设过程中，工作人员应该认真进行数字资料的整理分类工作，对成果专利进行综合介绍。强化信息资源共享平台的信息筛选建设，通过建立标准化的数字档案信息资源格式，满足不同资源渠道的信息请求。工作人员在日常数据处理活动中，应该较强各个部门之间的合作与交流，从而建立高效率的数字档案信息渠道。建立标准化的数字档案信息管理规则，对于部分保密性要求比较高的文件，应该进行文字类信息的加密处理，从而保障数字方案建设的安全。及时地做好数字档案材料信息的备份工作，实现数字档案管理的稳定性建设。

（二）完善信息管理的法律法规，规范数字档案建设

利用大数据信息档案处理的理念来规范数字档案建设，通过强化落实政策法规体系的方式，实现组织领导体系对于数字档案建设的有效领导。在政策法规体系建设活动中，技术人员可以从集成应用层数据资料开发的角度出发，提高资源类信息交互服务的工作效率。

为了确保数字档案库的信息安全，可以采用安装秘钥保护的方式，对采集来的数据资源进行智慧保护。并且对于信息不对称的地方进行智慧鉴定，强调信息之源库的智慧服务和智慧监督。数字档案建设项目负责人应该每周一次，对库存信息进行抽样检查，对于不准确的资料信息应该进行及时的剔除，并且要对随意采集信息却不加以验证和甄别的行为进行批评。

（三）变革数据处理方式，实现三网融合资源建设

强化电子档案的深度整理模式建设，利用三网融合等资源处理技术，显著提高文件著录的规范性，实现数据处理层级细分，便于用户查询和使用。在数字档案网络服务建设活动中，技术人员应该积极地变革传统数据信息处理方式与当前工作环境不相适应的地方。在数字档案信息网络服务活动中，利用三网融合基础提高档案建设的工作效率。在数字档案基础设施建设活动中，技术人员应该注意工作方法的发明与创新，及时地进行三网融合技术与档案处理工作的对接。使用三网融合技术，提高电子档案文件级著录工作效率。针对电子档案文件级著录工作进行在实际的档案数字化管理进行操作中，重点开展合理的工作规划化和标准实践工作。由于档案文件扫描需要使用两种类型的激光扫描仪器同时工作，才能够实现不同宽度的文件用纸信息的准确录入。由于数字化的档案管理系统需要工作人员在工作时，保持严肃认真的工作态度。在档案数字化系统的推进过程中，扫描机器的一次反应时间比较慢，对于一整本卷宗资料，机器往往需要花费大量的时间进行扫描处理。并且，由于这些档案材料在纸质管理时期是已经装订完毕的，然后通过粗线装订的形式，将整本文件装订在一起，用硬纸盒套装，形成一个独立的时间编集的文件档案集合体。

在三网融合信息资源建设活动中，技术人员应该做好互联网、电信网和广电网的基础设施共享网络建设工作，从而在更加宽广的信息通道中体现信息资源处理的效率。在基础服务层信息功能开发活动中，技术人员应该做好数据应用技术服务的深度建设，从智能分析技术深层建设活动中，积极地运用虚拟模型技术，实现物联网与云计算信息处理方式的高效对接。

（四）建立标准采集规范，提高档案资源建设的可行性

提高档案资源建设的实用可行性，从而建立良好的数字标准采集规范，从机制保障的角度出发，提高资源共享的效率。

在主体性的资源信息库建设活动中，技术人员应该强调阶段性的档案建设统筹规划，按照循序渐进的方式，稳步提高信息采集的质量，满足档案材料信息处理的安全性建设。在档案建设活动中，不仅要提高档案建设的特色性和安全性，还要提高档案材料的实用可行性。

坚持数字档案智能决定的信息处理方式，满足标准地域环境的资料信息处理的公共性和系统性建设。在数字档案建设活动中，技术人员应该做好档案信息库的整体设计工作。从数据标准的规范使用来说，技术人员应该使用符号库存资源，进行档案信息的编辑，使用数据整理防范进行数据质量控制。在数据采集的过程中，可以采用数据源选择法，进行多种要素表示方法的档案建设。在数据资源的分层设计活动中，技术人员应该做好档案信息的编码设计工作。强调数字档案的属性设计，下载最新的符号库资料，实现新数据生产型建设。提高数字档案建设的准确性，应强化数字资料的监理验收工作开展。在数据监理方案处理活动中，应该及时地根据材料验收情况出具数据检验报告。

三、信息时代开展数字档案建设的数据监理和纠错控制分析

在数据监理验收活动中，技术人员应该做好档案属性合理性检查工作，从空间合理性检查建设的角度出发，实现接边资源信息的容错率控制，运用云数据检查的方法，对档案建设数字的质量跟踪核对。

在空间数据库的信息开发活动中，技术人员应该做好数据动态实时更新与系统维护工作，强调数据入库整体归纳信息处理。重视档案利用效率提高，在组合查询窗口优化建设的活动中，强调档案利用效率的提高，优化档案管理的方式，体现查阅管理的便捷性。在查阅管理活动中，应该时刻关注民生类需求，从而体现民生档案数据库服务的价值。良好的档案数据库入口设计，能够方便快速的进入，并且查询人员能够方便地查询到需要的数据，数据库可以防止不一致的数据变化，进行自动纠错和系统漏洞补缺的相关操作。以前的传统设计系统，用户在查找资料的过程中，想要查找自己需要的数据时，要么是很慢，要么是根本查不到想要的数据。因此，技术人员在系统优化的过程中，应该对冗余文件进行剔除，防止由于关键词搜索不一致导致的数据或者修改指令下达不够准确的问题产生。在删除数据的过程中，应该重点剔除错误地址的相关信息，从而保证系统资料库的纯粹性。应该对一些数据来源进行纠错，对于比较容易校正错误的数据，应该进行简单和大范围的更改。

四、结语

为了提高数字档案建设的效率，应该按照分工化、标准化和开放化的建设原则开展工作，实现数字档案建设的专业性。在数字档案信息库建设活动中，技术人员应该坚持满足需求牵引的需要，根据每个月资源信息采集的主题开展文件档案库的深度建设，实现各个部门的远程系统联网，从而有效地提高成本效益。在数据档案处理的活动中，坚持分层优先的原则，提高资源信息处理的科学系统性建设效率。在网络信息化和文件资料数字化的时代，档案管理部门领导必须要高度重视数字化档案信息的推进工作，用新式的互联网思维武装自己，通过不断地革新和深入的发展数字化系统，推动单位内部档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

参考文献：

[1]王馨塘，马含曲，佟海青等.运动员身体机能数字档案建设初探[A].第三届全国体育院所实验室管理发展论坛论文集[C].2012.

[2]陈义德.浅谈数字档案信息安全保障体系构建过程中的问题及对策[J].黑龙江档案，2012，（06）.

[3]杨海兰.浅谈档案的数字化处理技术及应用中存在的问题[J].兰台世界，2013，（Z1）.

[4]吴加琪.智慧城市背景下智慧档案建设原则、顶层设计及推进路径研究[J].档案与建设，2015，（01）.

篇9

中图分类号：F23

文献标识码：A

文章编号：1672-3198(2009)13-0166-02

1　新形势下会计电算化对会计实务的影响

1.1　改变了会计数据的处理方式和账务处理方式

实现会计工作电算化后，会计数据的处理过程被分为输入、处理、输出三个环节，只要在数据输入环节加大其准确性控制，计算机就可以自动完成记账、算账、对账、结账、转账以及编制报表和会计核算数据分析等工作。与手工会计相比，数据处理无论在准确性上还是在处理速度上都发生了很大的变化，会计信息的准确性、及时性和会计数据处理的集中化、自动化程度大大提高，财务处理程序也趋于简单。

1.2　将改革会计的内部控制制度

会计电算化后，原来账薄之间相互核对的查错纠错控制不复存在。由于数据处理的自动化，大大减少了人工预算，人工不能直接参与内部控制，在这种情况下，部分内部控制工作必须由计算机通过专门程序进行，这种内部控制的部分程序化，使控制对象由原来的对组织、文档等进行控制拓展到对软件、硬件、运行环境进行控制；控制方式从单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制和程控相结合的全面内部控制，包括组织控制、系统使用权控制、输入输出正确性控制、操作程控等。

1.3　更加重视会计信息分析

在各种信息高速发展时代，会计信息对社会经济发展和企业经济效益提高起着越来越重要的作用。现代信息技术和会计电算化能将社会经济活动的细枝末节精确的记录、保存和传播，会计信息的分类、提炼、再加工将成为及其重要的工作。系统化、条理化、有针对性的信息，都要经过加工整理、分析，才能满足这种需要。总之，会计电算化的实现，必然带动会计核算对象、内容、方法等会计理论和会计技术的发展，促进年会计制度的改革。

2　会计电算化面临的主要问题

2.1　对会计电算化的认识还不到位

(1)一些领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识。没有认识到开展会计电算化是时展的必然。是管理现代化的需要。(2)由于传统的手工记账方式长期被人们所接受，加上目前各项管理都是建立在手工记账的基础之上，要改变人们长期形成的习惯方式，有较大难度。(3)部分管理人员认为电算化仅仅是“以机待账”，软件只需一次投入即可，出现了只重视硬件换代，不注意软件升级的情况。从286、386……一直到奔腾4，机型换了几次，但财务软件仍停留在“古老”的FoxBAXE开发的DOS版上。(4)由于一些财务负责人对电算化知识不掌握，对电算化管理很陌生，只习惯于手工记账的管理。尤其对会计电算化的保密性、安全性存在空白，因而对会计电算化数据可靠性发生质疑，造成不会管，不敢管的混乱局面，严重影响了会计电算化的普及和推广。

2.2　电算化基础管理工作十分薄弱

会计电算化虽然在很大程度上减轻了会计人员的工作量，但同时也增加了操作人员、系统维护人员等责任，带来了许多新的要求，提出了新的问题。实施会计电算化，就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束，才能充分发挥电算化的优势。目前，会计系统不少单位没有严密的管理制度或有章不循，使得会计电算化不能正常健康运转。加上基础工作薄弱，建立在此基础上的电算化管理也就难免出现一些问题，导致手工与计算机并行时间过长，增加了会计人员的工作量。

2.3　会计软件存在缺陷

(1)安全性与保密性差。

许多软件缺乏操作日志记录功能，对操作人员、操作时间和操作内容没有具体记录，出现问题不便于追究责任。另外数据库缺少必要的加密措施，可以很方便的从外部打开修改。还有一些商业软件为了占领市场，为用户提供修改以前年度账目等功能。这些都为会计资料的真实可靠埋下了隐患，容易产生问题。

(2)各核算模块间缺乏衔接。

总账、固定资产、工资等模块间数据不能顺利地相互传递，以实现自动转账、相关查询等功能，不能做到“无缝连接”，因此也就无法充分发挥计算机在数据处理上的先进性。

2.4　对会计组织机构及人员素质要求更高

具体表现在以下几方面：(1)会计人员知识不全面。许多年龄较大的会计人员对会计业务比较熟悉，但对计算机知识了解有限，而年轻人则相反。要使得计算机知识和会计工作经验有机结合还有待时日。(2)计算机培训教材老化。计算机技术发展很快，几年时间，计算机速度提高了几十倍。软件操作系统也有质的变化。而现在的教材大多是几年前的，所介绍的知识陈旧，实用性不强，经过这样培训并通过考试的人员实际操作能力差，只是拿个证而已。(3)对会计人员的再培训和定期考核工作缺乏连续性、系统性。企业实施会计电算化后，需要大量的高技能熟练使用计算机，同时又懂得会计知识的全面人才，但这样的人才不是简单的计算机加会计，而是根据企业实现不同的电算化方式，对电算化人才的要求也有所区别。

3　新形势下会计电算化的对策

3.1　增强企业对会计电算化重要性的思想认识

企业应该清醒地认识到，会计电算化将计算机技术应用于会计核算工作中，以计算机替代手工记账，不仅减轻了会计工作人员的劳动强度，提高了会计核算的速度和精度，更重要的是它改变了传统会计的核算方式、数据存储、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。

3.2　增强会计电算化信息系统的安全性、保密性

财务上的数据往往是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。但当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题。为了对付日益猖獗的计算机犯罪，国家制定并实施计算机安全法律，在全社会加强对计算机安全的宏观控制，政府主管部门还应进一步完善会计制度，对危害计算机安全的行为进行制裁，为计算机信息系统提供一个良好的社会环境。在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性，因此建立内部控制制度是非常必要的。一是实行用户权限分级授权管理，建立网络环

境下的会计信息岗位责任。二是建立健全病毒、电脑黑客的安全防范措施。三是从电算化网络软件的设计人手，明确电算化会计信息系统的人员职责分工，对各类会计电算化工作人员的权限资格进行严格的审察与控制，保障电算化会计信息安全、有效、正常地运转。增加软件本身的限制功能。四是建立会计信息资料的备份制度，对重要的会计信息资料实行多级备份。五是强化身机线索制。六是建立进入网络环境的权限制。加强数据的保密和保护。在数据进入系统时必须加一些用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段。七是建立操作管理制度，可以考虑硬件加密或把系统作在芯片上加密等及其保密措施和专门的管理制度。

3.3　做好电算化会计档案管理工作

(1)电算化会计档案的收集。

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内，如一个会计年度，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储代此行介质或光盘上，从而脱离与原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

(2)电算化会计档案的管理与保护。

由于电算化会计档案是存储磁性介质或光盘上的，要根据这些信息载体的物理特性采用双备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并将其存放在两个不同的地方，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还可以定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

(3)电算化会计档案的利用还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。

在不同版本软件下形成的会计数据的结构不可以相同，有可能产生会计档案不能备调阅或某些预料外的错误。因此，会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。

3.4　解决人们的思想认识问题。着力培养专业人员

篇10

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）03（b）-0-01

随着信息化的实施，信息传递和交换在内部网间使用越来越多，各个部门之间进行信息传递和交换，例如高校档案管理部门可以将档案管理报表和的费用标准通过信息化互联网向内部进行共享，通过传递给各个业务部门，通过对高校档案管理实施信息化技术和技术的应用，使得高校档案管理效率更高，通过高校档案管理创新，可以有效地实施间的数据传递。

1 高校档案管理信息化的含义及特点

高校档案管理主要是指在信息化互联网的环境下，对档案管理核算、分析、控制及监督等工作进行现代化管理模式，通过运用信息化软件设备，及技术，实现人机结合的管理系统，这个系统主要由人、信息化软件、硬件组成。每一部分都起着非常重要的作用。高校档案管理使得档案管理业务与业务之间实现了完美的结合中，将的高校档案管理的各个流程都有机的结合在一起，并进行协调统一管理，大大加强了传统高校档案管理方式的时间和空间的限制，对高校档案管理创新提供了有效的平台。信息化和技术的使用，使得高校档案管理在应用方面更加有效和实用性，与传统的高校档案管理对比具有以下特点：（1）高校档案管理和日常运营的协同化。（2）高校档案管理动态化。（3）高校档案管理集中化。通过信息化和技术的运用，无论是从管理层面还是技术层面，都是集中化管理，通过内部资源的整合，使得内部业务与业务之间的数据都是统一的，集中化的，由各个部门的档案管理信息传输到档案管理部门，实施集中化管理，使得档案管理信息配置更优化。

2 高校档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 档案管理预测、分析、控制及参与决策的能力欠缺

近几年来，我国市场比较活跃，包括合并，交易规模快速扩张。这些并购重组业务均涉及到高校档案管理的问题，按照目前相关税法规定，分为一般性档案管理处理规定和特殊性档案管理处理规定，不同的处理方式对各方缴纳的所得税影响自然不同。

2.2 集中采购有名无实，销售价格管理机制不灵活

例如对于销售而言，档案管理预测、分析，采购环节、销售环节以及职工队伍管理能力和档案管理关系等方面都需要对采购有极高的要求。购进的各类物品并不通过配送中心，而是快速送到各分公司，新鲜易损商品更是由公司总部直接填制收货单和发货单，但商品的价款和会计核算仍由总部处理，内部核算制度不规范。

2.3 用工数量多，综合素质不高，管理能力欠佳

对于容易出现不合规的问题。这就要求合并必须具有一批通晓档案管理的管理人才。此外，在购并业务中保持与档案管理部门的良好沟通也是必不可少的，在业务处理中遇到不明白不清楚的问题，及时与档案管理部门沟通如何处理，可以将风险化解在事前。

2.4 档案管理关系不清、权责不明，费用控制缺乏弹性

超市总部与分公司之间，从准备，合并意向形成，分公司业务具体执行一直到合并后特定期限内，都需要关注相关的档案管理风险因素及其变化，并及时评估后果并根据情况作出相应调整。主观上使得一些管理措施难以推行和落实。供货中心的购货、配货、送货及退补货的核算与管理，总部和各加盟店的档案管理核算及利润分配。

3 加快高校档案管理信息化建设的对策

3.1 建立健全信息化环境下的全面预算管理体系

针对面临的档案管理预测、分析、控制及参与决策的能力欠缺这问题，我们可以从全面预算管理入手。全面预算管理要有效地发挥作用，主要依赖于组织体系的构建.构造一个有效的全面预算管理系统，应着重注意三个关键环节：制定预算目标、设计预算编制的流程和建立预算管理的组织体制。税收优惠条件的承续范围最终是和是否满足特殊性税务处理的条件相联系，因此在选择确定合并方、合并价款支付方式等时，需要关注对未来纳税事务的影响程度，减少不必要的纳税负担。在信息化和技术环境下，发展信息化建设就需要将高校档案管理作为建设的重点，档案管理信息化程度改善，才会带动其他部门的信息化进程，实施全面的预算管理体系，就需要建立高校档案管理，使得业务之间、部门之间实现化管理，部门的档案管理信息能够适时地传输到高校档案管理部门，由档案管理部门核算

管理。

3.2 规范内部核算制度，建立责任会计体系

集中采购和销售机制存在的问题则需从多方面入手，其中规范内部核算制度，建立责任会计体系是必不可少的措施。购并业务是一项重大业务，需要整合的资源多，涉及的范围广，有时需要跨越多个年度，因此需要在合并的每个环节都要注意相关的档案管理处理要求和规定，并根据业务的变化和程序的变动不断更新、完善相关档案管理资料，防止意外操作或疏忽遗漏必要的环节而给带来档案管理风险或由此带来损失。从准备，合并意向形成，购并业务具体执行一直到合并后特定期限内，都需要关注相关的档案管理风险因素及其变化，并及时评估后果并根据情况作出相应

调整。

3.3 创新高校档案管理手段，重视高校档案管理

应自上而下形成重视高校档案管理的风尚，重视档案管理预算、营运资金管理、档案管理控制等工作，紧紧围绕目标，这样才能逐渐解决高校档案管理所面临的各方面的问题。被通常处在经营不佳、档案管理困难的情况下被其他合并，此时可能存在瞒税、漏税问题。而在特殊性档案管理处理方式下，被合并前的相关所得税事项是由来承继的，这意味着被纳税义务履行状况可能会给带来不良影响。如果被存在规模较大的未尽应尽税额，则后续存在较大的档案管理风险。

4 结语

21世纪是信息化时代，的发展需要信息化，而高校档案管理化是实现全面信息化不可缺少的部分。实施高校档案管理化，可以使得各部门之间的信息传输更加现实，如档案管理预测、分析，采购环节、销售环节以及职工队伍管理能力和档案管理关系等方面，通过信息化和化环境下，针对这些问题我们应借鉴国际经验，取长补短，逐一解决、各个击破，如建立化背景下全面预算管理体系、会计体系、信息化分析系统，加强高校档案管理部门人员的信息化和化水平，可以更加有效的进行高校档案管理创新。高校档案管理创新直接关系到的生存与发展，要发展，高校档案管理一定要创新。

篇11

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

一、城建档案简介及管理城建档案的重要意义

顾名思义，城建档案即是记录着城市规划、建设和发展的各种资料及文件，它们包括文字、图片、表格以及声音和影像资料等。尽管城建档案不能直接形成经济效益，但它仍然具有重大的价值，主要体现在以下两个方面：

1、城建档案记录了城市发展和进步的轨迹，反映了不同时期城市的的人文风貌及文化特点，具有极大的历史以及人文价值。

2、城建档案是制定新时期城市发展计划的重要历史资料，对于城市规划具有深远的指导作用。有效吸取城市发展历史中的成功经验和失败教训，能够避免在城市建设中出现资源浪费或分配不合理等问题，是城市快速高效建设的重要保障。

二、我国城建档案管理的现状及暴露的问题

目前，我国城建档案管理的现状是管理松散，耗资巨大，效率低下，主要表现在以下4个方面：

1、城建档案资料庞大、种类繁多，并且新增档案速度极快，给档案的收集、分类和管理带来了极大的挑战。由于我国发展速度极快，城市建设日新月异，随之产生的城建资料也极其庞大，仅仅依靠档案管理部门去收集整理，而不是相关企业、机构、个人主动提交，要保证档案的完整性未免有些强人所难。再者，城建档案可分为18个大类，小类更是不计其数，如何进行系统的分类管理也是一大难题。总之，城建档案庞大的基础资料、复杂的分类以及大量的新增数据都给档案管理造成了客观存在的难度。[1]

2、城建档案资料形式多种多样，对于不同类型的档案要采取不同的管理方式。

目前，我国的城建档案由纸质档案和电子档案共同组成，而按记录方式的不同，又有文字档案和影像档案等。如何根据各类档案的不同特点，采用与之相适应的管理方式进行管理，是摆在档案管理部门和档案管理工作者面前的一大难题。以随着计算机技术发展而产生的电子档案为例，如果管理人员仍旧采用对待传统纸质档案的处理方式，无疑会出现事倍功半的局面，严重影响工作效率。此外，纸质档案与电子档案各有优缺点，纸质档案的原始性好，而电子档案的共享性更加，如何在管理档案时做到取长补短也是对档案管理人员工作能力的一大挑战。

3、档案管理部门的工作人员责任意识薄弱，业务能力不强。

档案管理部门工作人员对于城建档案重要性及价值的认识，对管理档案的工作态度以及实际的工作能力都严重影响着城建档案的管理效果。负责收集档案的工作人员如若对城建档案的重要性缺乏正确的认识，必然会导致在档案采集的过程中，出现档案缺失的问题；而负责处理档案的工作人员如果缺少相应的专业知识和技能，则会出现对城建档案的不当分类，从而导致后续处理方式的选择出现误差，严重影响工作效率，也会给日后查找档案，调用档案造成诸多不便。

4、档案管理部门规章制度不严，且在工作中闭门造车，不能引入先进的技术和管理手段。

城建档案管理部门的规章制度不严，也是造成档案管理成本高、效率低的重要原因。在档案的收集、分类、处理以及日常维护过程中，如果缺乏一套合理高效的流程和权责明确的工作制度，就可能会出现工作人员互相推诿、档案交接不顺以及管理方式违规等问题。这些现象都是在档案管理中，出现高投入低产出等问题的重要原因；此外，一旦出现机密档案的泄密或者丢失，还会给国家和社会造成难以估量的损失。

三、城建档案管理出现问题的解决措施

针对我国目前城建档案管理中所暴露的问题，为了切实降低档案管理成本并提高效率，经过调研，可采取以下6个措施：

建立切实可行、及时、完整的档案收集制度。档案收集是档案管理的基础，也是整个档案管理工作程序的第一步。所谓切实可行，即是此制度一定要符合实际情况，要充分考虑实行此制度的资源投入是否合算；所谓及时，针对的是城建档案的实效性，要在档案的生命周期内进行收集、处理和管理，从而对城市规划和城市建设进行指导，避免出现重复工作和资源浪费的现象；所谓完整，就是要求档案收集者在进行档案收集时一定要全面，切不可放过任何细枝末节，这样会导致所建立的档案难成体系。此外，还要大力宣传对城建档案进行管理的重要意义，使之成为全社会共同的责任，从而提升档案的收集效果。

档案管理部门要建立完整、高效的档案管理流程，对档案的分类及处理方式要准确可靠。俗话说“没有规矩，不成方圆”，要提高城建档案的管理效率，就必须建立起合理的工作制度，并且要求所有工作人员必须严格遵守，同时还要保证整个档案管理的各个环节都能做到“无缝对接”，从而提高工作效率。对档案进行准确可靠的分类有利于使所管理的所有档案形成一个系统，这样既便于管理人员采取合适的手段管理档案，也便于日后对档案进行查询和使用。

向所有参与城建档案管理的工作人员强调此项工作的的重要意义，增强他们的责任心；对全体城建档案管理人员进行技术培训，定期考核，使他们的业务能力得到切实的提高；对城建档案管理人员进行岗前培训，提高整个城建档案管理队伍的专业技能。通过以上针对管理人员的措施可使从业人员在实际工作中做到“有心有力”，以人员素质的提高带动工作效率的提升。

城建档案管理部门的负责人要具有长远眼光，善于与时俱进。时代在发展，城建档案的类型也在不断变化，因此档案管理的手段和相应的技术也在不断进步；同时，管理模式的不同也会影响着城建档案管理的效率，不同情况下的最优管理模式大多也是不同的。有关负责人应定期组织本部门与其它档案管理部门交流，吸取他人在档案管理方面的经验教训，互相取长补短，共同提供业务水平。[2]

管理城建档案切不可因循守旧，要讲档案的管理与实际的运用相结合，要充分了解城市规划和城市建设需要的是哪个方面、哪种形式的的城建档案，要知道哪种途径调用城建档案更加方便快捷。城建档案的管理要面向社会，着眼实际运用，并以此作为城建档案管理的最终目的。

除了文字形式的城建档案外，要运用如图表、照片以及影像等多种形式的城建档案，使档案所传达的信息与资料更加深动、直观。此外，例如GIS技术也是新时期有效管理城建档案的重要载体。[3]

四、结语

对城建档案进行有效管理具有极大的人文价值和经济效益，城建档案对城市规划具有深远的指导作用。

为了提升对城建档案的管理能力，既要提升档案管理人员的业务水平，又要增强全社会对于城建档案管理重要性的认识，同时还要与时俱进，不断研究能够有效管理城建档案的新技术。

城建档案的有效管理既依赖于科学的管理结构与管理模式，又依赖于现代科学技术的发展和进步，要善于引入新管理模式和新管理技术。

明确对城建档案进行管理的目的是以此指导其他工程和工作，例如城市规划。因此要合理应用所管理的城建档案，合理配置资源，创造经济价值和人文价值，使全社会深入认识到管理城建档案的实用意义。

参考文献

篇12

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 08-0000-01

The Characteristics for Modern Electronic File

Song Wenfang

(Yantai Economic and Technological Development Zone Hospital,Yantai264006,China)

Abstract:This paper analyzes the electronic files at this stage,the advantages and disadvantages,which have revealed the characteristics of electronic records,so the real knowledge and understanding of electronic records for electronic files to better advantage,and best serve the different needs.

Keywords:Modern enterprises;Electronic files;Properties

当今世界是信息的世界、网络的世界。信息的获取和处理的速度往往反应了其本身在信息世界的竞争水平和竞争力。电子计算机的应用在我国迅猛地发展，政府机关和社会各行各业都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率，加速现代化进程。电子文件由于他的快速传播性成为信息时代的宠儿。电子文件相应地就在一段时期以后变成了入库的电子档案。

一、电子档案特性

（一）易于反复修改的特点。从形成和处理方式来看，电子档案的形成及其处理方式明显优于纸质档案。在传统的纸本操作方式下，各单位、各部门之间大量的信息靠纸作为载体进行传输。纸本的传输存在大量的重复劳动。如要完成一份领导讲话稿，秘书写完后，送请办公室主任审阅前本身可能就是几经修改，为了保持工整，会将修改不多的文本抄写多次。经办公室领导审阅后，还要将修改不多的文本再次抄写工整，然后送交领导审阅。在这个过程中会存在量大的冗余劳动，而且传输的速度慢，最终导致办事的效率低，存在一定程度上的人力、物力时间的浪费。而电子文件由于计算的普及应用，以其快速传输并易于反复修改的特点，成为信息时代人们广泛应用和依赖的工作手段。电子文件相应地就在一段时期以后变成了入库的电子档案。

（二）检索方便、快捷。从利用方式来看，电子档案比纸质档案检索方便、快捷。因为电子档案的检索在计算机上进行，因为目前计算机运算速度已高达数亿次每秒，所以用它来进行文档的查找和检索是十分快捷、准确。同时，针对电子档案所制作的检索工具也较易于操作，使用非常方便。而且电子档案适用于电子网络的传输，我们可以在需要的时候直接通过浏览器在网上进行文档和信息资源的查找和利用，能够做到最大限度的资源共享，这是传统纸质档案的传输方式所无法比拟的优势，它的传输速度极快，能适应现代人对文件流转速度的要求，能够在极短的时间内到达利用者的手中，因为它的速度为我们带来了效率，从而产生出更多的经济效益。

（三）利于保管、存贮量大。从保存方式来看，以磁盘、光盘等为介质的电子档案在保存方面比纸质档案具有更多的优势。第一，电子档案存贮量大，密度大，可以节约大量的库房空间。第二，电子档案不像纸质档案一样，需要大量人力、物力、财力投入到档案的分类、排序、组卷、装订等工作中，它侧重于数据库的管理，为社会节约了大量的人力、物力，而且简化工作程序，提高工作效率。第三，电子档案不易因潮湿腐烂、变质，以及不会由此而造成强烈的空气污染。第四，电子档案不受到虫、鼠及其它有害生物的侵害而造成损毁。

（四）便于鉴定防止档案资料的丢失或过早销毁。从档案的鉴定方式看，电子档案可以方便地利用网络工作进行档案、资料的检索、查找和利用。各档案资料保管单位可以相应对自己的保存的档案、资料范围进行调整，这样就有更多的时间对以前忽略了利用价值的档案、资料进行认真鉴定并相应地适当扩大保存对象范围，从而减少由于人为的错误鉴定因素造成的珍贵档案资料的丢失或过早销毁。

二、对计算机系统的绝对依赖和唯一性问题

电子档案不能以实物形式存放、展现原始档案，它只能对数字化后的信息进行存储并供阅读、利用。而这种存储与阅读都必须完全依靠计算机系统。虽然计算机系统的存储介质发生了很大的变化，从磁盘介质到光盘介质，但其必须依靠计算机系统这一特性至少在相当长的时期内不可能发生变化。

由于过分依赖计算机系统，随着各种软件系统的变化和升级，会给保存在电子档案系统中的原始文档阅读带来极大的不方便，由于电子档案生成于电子文件，而电子文件对原始文档的复制、修改极为容易，而且不留痕迹，所以就产生了电子档案的唯一性问题，这也是影响电子档案广泛使用的最大的障碍。

三、电子档案法律上的认定问题

由于人们对电子档案在文档的唯一性方面让人产生疑问，所以至今电子档案在法律上起不到认定功能，对于大多数使用电子档案系统的机构而言，电子档案只能是档案管理系统的组成部分，只是在不涉及法律认定的前提下，提高了档案的查阅速度。很显然，建立电子档案管理系统的如果得不到法律上的认定而仅是为了提高阅读方便和提高查阅速度，那么它的实用价值也就大打折扣。

四、电子档案的安全性

传统质档案的保护主要在防霉、防蛀、对破损的纸张的修裱加固和对扩散字迹的恢复等方面下功夫，而且这些载体只要避开天灾人祸、遵守管理和保护制度，就能达到长期保存。电子档案对我们档案管理和档案利用带来巨大的方便，然而，无孔不入的黑客和防不胜防的病毒却给我们的电子档案的安全保密工作带来了隐患。电子档案的安全性涉及到法律法规、规章制度、人员、计算机、网络管理等诸多方面，相应要保证电子档案的安全必须从每一个可能存在不安全隐患的环节着手，将不安全因素防范于未然。这就需要我们必须从制度上保证电子档案的形成及管理部门的权威性和严肃性；从技术上保证电子档案的原始记录性；通过法律法规来保证电子档案的法律效力及安全。

五、结语