档案应急管理范文

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引言

档案是国家重要的信息资源，档案的管理与安全保护工作对档案本身具有重要意义，在日常的生产生活中，档案管理工作者应该注重档案的管理与安全保护工作，经常进行相应的安全检查，尤其是在存放档案的库房内部，应该设立相应的档案安全管理制度和应急机制，确保档案库房的安全性和档案保管环境的良好，这样才有利于档案的安全管理工作，可以确保档案工作辅助我国的经济文化建设，下面将具体的阐述一些有利于档案安全防护工作的具体措施。

1人员进出库制度

在进行档案的安全管理工作时，一定要对档案库房的人员出入进行严格的管理。档案库房是档案管理部门的重要工作部门，相关的管理人员应该根据本部门的具体情况制定一个合理的进出库制度：严格限制非本部门的工作人员进入库房；工作时间外遇紧急情况进入库房要进行登记；不可在档案库房内进行与档案管理工作无关的事情，包括吸烟、吃饭；工作人员下班前应该对档案库房的门窗进行上锁，确保其安全等等。档案管理工作人员一定要严格执行人员进出库制度，已确保档案的安全性。

2库房温湿度控制

档案库房对温度和湿度的要求比较高，因为温度和湿度会影响档案的质量，缩短其使用寿命。档案管理人员应该在档案库房内设置一个检测室内温度和湿度的设备，及时检测库房内的温度和湿度，看其是否符合要求。一般情况下，档案库房的温度应该在十四到二十四度之间，而相对湿度应该保持在45%-60%之间。一旦发现温度和湿度出现异常状况，应该及时采取措施，使之恢复到正常状况。档案管理部门也可在大型库房内加装一些恒温、恒湿设备，确保档案库房的温湿度一直处在合理范围，以保障档案的寿命。

3库房“八防”措施

在进行档案库房安全防护管理工作时，应首要从八个方面注意，这八个方面被称为库房“八防”措施，具体防护手段如下：

（1）防火措施。档案库房防火是重中之重，因为档案大部分为纸质，具有易燃性，火灾隐患大。因此，档案库房一定要注重火灾防护工作。经常检修库房内的电路，防止因电路老化等问题造成的火灾的发生；安装火灾报警器和设立相关的火灾预警制度；在库房内配备足够的消防器材和灭火设备；档案库房内实行禁烟制度；等等。

（2）防水措施。档案库房应该建立在干燥的环境下，尽量设置在办公区的高层，远离低地势；库房内不设供水管道；档案管理工作人员尽量不要在库房内喝水，以防损坏档案。

（3）防潮措施。档案库房管理工作人员应该严格控制档案库房的温度和湿度，避免档案潮湿现象的出现，保障档案库房的通风性良好，经常对库房进行防潮处理，确保档案库房的干燥通风。

（4）防霉措施。档案发霉现象在档案库房中经常出现，其原因是在档案库房内密集阴暗环境的影响下，微生物极易发生霉变。微生物的霉变与空气的湿度、光照等因素有关。因此档案库房应从以下几方面进行防霉：及时清理档案库房内的各种垃圾和灰尘，保持档案库房的清洁和整洁；经常对库房进行通风，保障档案库房的干燥；对档案库房进行空气净化，保障档案库房内空气清新；进行一些防霉处理，例如在易发霉的角落内放置一些防霉药品等；确保档案库房内的温度和湿度在合理的范围内。

（5）防虫措施。在档案库房防虫上应该从以下几个方面入手：首先在档案库房的选址时，最好远离潮湿阴暗的环境，远离易产生虫害的厨房、货仓等地；其次，在进行档案入库前，要对库房进行防虫害预处理，在角落内放置驱虫药物，做好预防措施；最后，一旦发现虫害现象，要及时处理，对受害的档案也要进行处理，尽最大可能的减少损失。

（6）防光措施。光的直接照射对档案具有破坏性，尤其是紫外线，会导致纸质变脆，寿命降低。档案库房应尽量建设在没有窗户的房屋内，减少光照。如若，库房内设有小窗户或通风窗户，也应该安装遮光板或者防紫外线直射窗帘，尽最大可能的减少光照。档案工作人员在工作时也应该减少使用大光源，尽量减少光辐射。

（7）防尘措施。灰尘会对档案造成隐形的破坏与污染，在档案管理工作中，档案管理人员不可忽视灰尘对档案的破坏作用。档案管理工作人员应该经常对档案进行清理，保持其清洁度；尽量采取一些行之有效的空气净化措施；减少人员的出入，避免带来更多的灰尘。

（8）防盗措施。档案库房应该安装防盗报警系统，设立安全预警机制；档案管理工作人员进出库房要及时锁好门窗并确保门窗的牢固性，发现安全隐患，及时上报，及时解决。

4定期检查、清点档案

档案人员在进行档案管理工作时应该遵循相关工作制度和规范定期对库房内的档案进行检查和清点工作。尤其是在进行档案迁移或更换库房的工作时，一定要认真、细致地做好库房的检查、清点工作，确保库房内档案无问题。在进行检查、清点工作时要注意以下几个方面：（1）档案是否存在缺失、损坏、发霉、潮湿等现象；（2）库房内是否存在安全隐患；（3）档案数量是否正确无误，调出及借用的档案是否手续齐全，是否有尚未归还的档案。

5档案应急管理

档案的应急管理工作十分重要，档案的应急管理是指在发生灾害时，及时对档案信息资源进行抢救，尽最大可能的减少灾害损失。在档案管理工作中，管理部门应该根据本部门的具体情况设立档案应急管理方案，组织专人进行培训和预演，加强档案管理工作人员的危机处理能力。在档案应急管理过程中，应该对珍贵的、重要的档案进行备案和异地备份存储，保障档案的安全，发生灾害时，优先抢救；合理进行人力资源的优化配置，根据险情，制定具体的抢救措施，上级领导部门设立专门的抢救小组，指挥抢救工作，协调各部门进行档案的抢救；及时关注和转移受到灾害威胁的档案，避免其受到灾害侵蚀；与专业的抢险救灾部门联系，在他们的指导下进行救援工作；迅速找到危害库房档案的危险源，及时控制，防止灾害进一步扩大；等等。在灾害发生过后，档案管理工作人员应该及时清点损失，对受灾的档案进行处理，恢复档案数据。对档案库房要进行修整或更换库房，及时总结抢险救援工作，总结优点，摒弃缺点，以确保更好的做好档案应急管理工作。

6结束语

作为国家重要的信息资源之一，档案对国民经济的发展与社会的进步具有重大的推动作用，在日常的档案管理工作中，一定要对档案的安全防护工作加以重视，在日常的生产与生活中，相关的档案行业工作者应该注重对档案安全防护工作方式方法的研究，在工作中不断总结，寻找最优方法，以期能够为档案安全防护工作和应急管理提供更大的帮助。

参考文献

[1]彭红.档案管理与信息化建设[J].河南科技，2011（13）.

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1档案馆应急管理研究基点

1.1档案馆应急管理对象的科学界定探讨档案馆的应急管理的前提是对档案馆应急管理的对象———突发事件加以科学界定。本文将突发事件界定为一切能威胁或破坏档案安全、档案馆工作人员安全和干扰档案馆工作秩序，具有突发性、紧迫性、危害性的事件。根据突发事件的发生原因不同，档案馆突发事件可以分为人为因素造成的档案馆突发事件与自然灾害因素造成的档案馆突发事件。根据事件发生的不确定性大小，可以把档案工作中各种事件分成两类，一类是常规事件，另一类则为突发事件。而在档案馆突发事件中，又根据不确定性的大小依次分为档案馆危机性突发事件（档案馆非常规突发事件）与档案馆常规性突发事件。

1.2档案馆应急管理创新理念档案馆的应急管理应该秉承全程应急管理、协同应急管理与智慧应急管理的创新理念。全程应急管理理念，是档案馆应急管理业务过程所秉承的理念，从纵向拉伸了档案馆应急管理业务流程的“链条”，将档案馆对突发事件的风险管理环节纳入应急管理业务流程中，真正实现“前端控制”。协同应急管理理念从横向扩充了档案馆应急管理涉及的范围，使档案馆系统内外的应急管理相关的人、财、物、信息等实现最优配置，从而使应急管理效果倍增。档案馆智慧应急管理，是全程应急管理和协同应急管理实现的手段和方法，从根本上解决全程管理、协同管理过程中对于资源获取、管理和协调方面的瓶颈问题。三种理念从三个不同维度优化了档案馆传统应急管理观念，三力合一，共同推进档案馆应急管理工作向前迈进。

2档案馆应急管理现状与困境分析

当前，我国档案馆应急管理环境面临“内忧外患”。复杂多变的社会环境，灾害频发多发的自然环境以及日新月异的信息技术与媒体环境等“外患”给档案安全保护带来诸多风险。与此同时，档案馆应急管理环境也存在诸多“内忧”。客体事件频发，严重威胁档案安全；档案馆应急管理主体应急管理能力有待提高，对各种可能破坏档案载体的有害气体不知晓、缺乏突发事件来临时的应急抢救技术、对已经初露端倪的危险源不能感知等等。根据对我国档案馆应急管理实践的调查与访谈，探究其内在原因发现，理论层面，档案馆突发事件应急管理理论支撑力度不够；制度层面———必要的顶层设计缺失；实践层面，档案部门应急管理工作受重视程度有待提高。

3档案馆应急管理体系框架构建

3.1框架构建的理论依据档案馆突发事件的发生发展规律及应急管理周期的变化规律是档案馆应急管理体系构建的理论依据。基于熵理论，档案馆作为开放系统，始终存在着自身熵增加与负熵的引入这样的相互矛盾运动，在不利环境影响下，系统熵值增大到系统无法承受，系统就进入混乱无序状态，从而突发事件全面爆发。档案馆采取应急管理措施，逐渐减少系统的熵值，档案馆系统从混乱无序再次变为井然有序状态，从而达到一个新的平衡。档案馆的突发事件从发生完全结束可以被看做一个完整的生命周期，其中每个阶段突发事件的表现形式、危害各不相同，笔者将其生命周期划分为潜伏期、爆发期、持续期和消退期，而对应于突发事件的生命周期，应急管理周期也对应于应急准备、应急响应、应急处置和应急恢复四个周期，可以明确各阶段的应急任务，为在档案馆应急管理实践工作中开展全程的减灾、备灾提供理论依据。

3.2框架内容应急管理体系是由管理维、技术维、资源保障维组成的三维模型。第一，管理维：“一案三制”的再度认识。刚性的档案馆应急管理体制、灵活的档案馆应急管理机制、健全的档案馆应急管理法制和完备的档案馆应急预案体系共同决定了管理维。第二，技术维：传统与现代的完美结合。档案馆作为保存社会原始记录的“重地”，更需要结合传统的档案安全保护技术与现代的高精尖的信息技术来保证档案馆从突发事件的预防，到突发事件来临时的应急抢救，再到修复还原等全程应急管理的实现。高新信息技术的不断应用，必然会给档案馆带来应急管理创新理念。因此，档案馆应急管理不仅需要“战略”提高，更需要“战术”支持，必须重视相关技术的研究与应用。第三，资源保障维：应急管理能力提高的强大支撑。档案馆的应急资源即人力资源、财政资源、物资资源以及信息资源，是提高档案馆应急管理能力的基本保障和强大支撑。档案馆应对突发事件应急管理能力的提升，最根本的是应急管理体制的深层次改变。首先，完善档案馆应急管理组织结构设计。加强顶层设计，建立“统”“分”有度、“实”“虚”结合的专业独立的档案馆应急管理机构；利用法规制度，明确界定档案馆应急管理机构职能与权力，从制度上保障实践中应急管理工作的高效运行。突发事件应急管理机制是“软件”，通过规范、翔实的工作流程与规范，体现应急管理相关法律制度与应急预案的思想，使档案馆应急管理职能与任务得以实现，使应急管理法制与体制“具体化、动态化与规范化”。预测预警机制、应急决策与抢救机制、信息传播机制、恢复重建机制与激励机制是影响我国档案馆应急管理运行的主要机制。应急管理法律法规是各种强制性的规范、程序，以及各项规定和指南，是应急管理机制和体制实现的保障，保障应急管理机制的有效、有序、有力运行。应急预案是档案馆应急管理纲领性文件，是档案馆应急管理工作的“龙头与抓手”，体现档案馆应急管理秉承原则和理念，档案馆多层次、全方位应急预案体系，为档案馆应急管理体系奠定了坚实的基础。

4基于“五力模型”的档案馆应急管理体系实现策略

从风险管理、知识管理、技术管理、文化管理、差异化管理等五个不同维度提升档案馆应急管理的五种能力———防范力、智慧力、硬实力、软实力与抗逆力，实现档案馆应急管理水平的阶跃式发展，从而达到保护我国珍贵档案资源安全的目标。基于“全程应急管理”理念，需要加强档案馆风险管理，从业务流程角度完善档案馆应急管理工作，提高应对突发事件的“防范力”；基于“协同应急管理”理念，档案馆应加强应急管理知识共享与应用，从资源管理角度提高应对突发事件的“智慧力”；而实现“智慧应急管理”理念，则必须从实现方式与手段角度探讨加强信息技术在档案馆应急管理中的应用，提高“硬实力”；鉴于作为组织的档案馆持续发展的需要，必须从组织文化角度，探讨提高应急管理“软实力”———文化力的途径；基于档案馆应急管理绩效的需求，必须考虑档案馆的应急管理差异化，从而以低成本高效率的提高档案馆的应对突发事件的“抗逆力”。五个途径共同推动档案馆应急管理体系的实现，即“五力模型”。

4.1重视应急风险管理———提升档案馆应急管理“防范力”首先，构建基于脆弱性评价的档案馆风险评估。档案馆的应急管理工作需要真正实现“源头治理”，加强档案馆常态安全工作的“风险管理”，设置档案馆突发事件发生的“安全栅”，阻止危险源向突发事件的转化。通过对档案馆的自然环境危险源、档案馆内生风险源、外生非自然风险源等风险源和“硬件”设备的物理脆弱性、管理脆弱性以及技术脆弱性等综合分析，从而得出档案馆每种风险源的风险值，根据数值顺序确定档案馆自身的各种风险等级顺序，从而利于档案馆对症下药，在有限的安全管理与应急管理经费条件下，合理制定预防规划和策略，优先控制与应对风险等级高的危险源，经济有效的防范档案馆突发事件的发生。

4.2开展应急知识管理———提升档案馆应急管理“智慧力”将知识管理应用到档案馆的应急管理工作中，是提高档案馆应急管理“智慧力”的重要手段。根据野中郁次郎的SECI模型，将档案馆应急管理知识分为常态显性应急知识、常态隐性知识与长非常态显性知识与非常态隐性知识。档案馆的应急知识管理是一个动态过程，是一个不断更新的过程。根据“K9知识链”体系，结合档案馆应对突发事件的应急管理流程，档案馆的应急知识管理也可以划分为9个环节。对档案馆的应急知识的管理是既与档案馆业务流程相融合，又非与业务流程环环对应，是既伴随档案馆的应急管理实践，而又凌驾于实践之上的管理过程，经过“PSCA闭环”，实现了应急知识的增值。档案馆基于知识管理的应急管理信息系统构建，有利于我国档案馆共享应急知识管理成果，协同提高应急管理水平。

4.3加强应急技术管理———提升档案馆应急管理“硬实力”首先，实现应急管理工作“端口前移”，必须加强档案馆突发事件防御技术的研究与应用。以尽早发现各种安全隐患，避免突发事件的发生。一方面，完善档案馆环境安全监控技术；一方面，加强档案馆数字信息容灾技术在档案馆的应用。其次，加强档案馆突发事件应急响应技术的研究与应用，包括模拟介质档案灾后应急抢救技术与数字档案及网络的应急恢复技术。最后，完善档案馆突发事件应急管理平台建设支撑技术也是新的技术环境下档案馆应急管理工作的重要内容，一方面，应用物联网技术助推档案馆应急管理智能化，同时云计算协助档案馆实现应急管理资源共享。

4.4做好应急文化管理———提升档案馆应急管理“软实力”在档案馆应急管理工作中，仅依赖完备的应急法律、制度，完备的应急预案与严格的应急管理程序，会使整个应急管理体系欠缺了弹性，利用文化的力量———“文化力”可作为应急管理制度与技术的重要补充。档案馆应急管理文化是档案馆防灾避险的安全文化的一个分支。档案馆应急文化培育是应急核心价值观念潜移默化的在档案馆工作人员中渗透，逐渐被接受以形成自觉文化的过程，需要自下而上的培育与自上而下的总体规划相结合，并真正成为组织文化的一部分。

4.5强化应急差异化管理———提升档案馆应急管理“抗逆力”我国自然灾害分布区域差异化显著，不同地区面临的自然、社会灾害不同，各个地区的档案馆应该根据各自所在区域的地理、气候特点，分级、分区域有重点的进行灾害的防御，“同中求异”，施行差异化管理是提高档案馆应急管理能力的重要思路，应真正实现应急管理研究差异化、应急管理资源准备差异化、档案馆应急管理能力评估差异化。差异化管理本质上是精致管理，不仅容易调动主体的积极性主动性，而且可以大幅缩减工作成本，提高管理效益，成就各个档案馆的共同价值。

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1 加强应急预案管理是档案部门成功处置各种突发事件的基础和保证

档案的应急管理是指档案部门通过对于自然界与社会所产生的各类突发事件的原因、经过与后果进行综合分析，在有效整合档案领域当中有关资源的基础上，建立的一整套积极应对各类突发事件的事前防范、事中反应和事后处理的管理程序和手段。档案应急管理通常具有突发性和非程序性的特点，但同时又必须满足预见性、系统性和创新性的要求。所以应急预案也是成功处置各种突发事件的基础和前提。

1.1 加强应急预案管理属于档案安全的最迫切要求。在过去，世界很多国家的珍贵档案资料，都曾经遭受自然和人为灾害的毁灭性打击，产生了巨大的难以估量的损失。如2001年发生在美国的“9・11”恐怖袭击事件，让位于世贸中心的很多金融机构的计算机数据档案瞬间被毁。而各类频发的突发事件，不仅增加了档案管理的难度，也为档案安全管理敲响了警钟。这就迫切要求各级档案部门必须展开积极的行动，不断加大应急预案的管理力度，以便于应对各类突发事件的发生。

1.2 应急预案管理能够提升档案部门的应急管理能力。实践证明，应急预案是积极应对各类突发事件的重要手段，各级档案部门通过制定和建立完善的应急预案体系，从而规范档案部门对突发事件的应急处理能力，不仅有利于使各级档案管理人员在工作过程中树立高度的风险防范意识，而且有利于及时鉴别和处理各类档案的安全隐患，并增强应急管理工作的能力，在针对突发事件的应急处置上，在应急预案的各个环节上，都能做到未雨绸缪，并提高应急决策的主动性、时效性与科学性要求。

1.3 应急预案管理可以增强档案安全体系建设的保障力。2010年5月12日，国家档案局局长兼中央档案馆馆长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上提出，“要建立确保档案安全保密的档案安全体系”，并根据《档案工作突发事件应急管理办法》与《档案馆防治灾害工作指南》等规定，明确要求我国各级档案管理部门，必须重视应急预案在档案安全管理体系中的重要位置，并明确了各级档案管理部门完善应急预案管理标准和要求。这也表明，强化档案应急预案的管理工作，能够促进档案安全体系的构建，并为提升档案管理安全增强保障力。

2 国外应对档案管理突发事件的有效设计

2.1 重视档案工作人员的责任与分工。在档案部门应急预案体系的建设过程中，国外非常重视档案人员的分工和合作，档案馆（室）的工作人员队伍通常非常精简，因此，要求各工作人员在平时的档案管理突发事件中，各项预防工作和应急处理都非常明确。如加拿大温莎大学所制订的档案防灾减灾计划把档案工作人员分成三类，分别是灾害预防小组和灾害行动小组以及灾后恢复小组，分别负责在档案灾害发生前的预警预防、灾害发生时的应急救援以及灾害后期的档案修复工作，并且均依据不同的职责而有针对性地开展有关培训工作。

2.2 加强档案部门可能遭受的灾害研究力量。在国外，档案部门比较关注可能面临的灾害和突发事件研究，并热衷于突发事件对档案建筑和馆藏档案造成的危害，并高度重视各项预防策略。如美国档案机构就非常重视自档案馆（室）建筑和应急设备以及应急人员培训等各个方面来采取措施，以便于更好地降低对档案机构的各种危害。在2008年举办的国际档案大会上，日本某档案学界专家曾指出，对于文件管理机构来说，预防和及时处理突发事件，是保护档案文件资料安全的重要措施。全部文件保管设备都应当在紧急状况时，确保档案实体不会遭受严重的损坏。

3 目前档案部门在应急预案管理工作中所存在的主要问题

3.1 档案应急预案的严重缺失，管理体系不够健全和完善。目前，很多档案部门对于突发事件的应急重视不够，很多还是缺乏高度的防范意识，即使制定有应急预案，在体系上还很不健全，甚至有很多的档案管理部门，根本就没有制定出相应的应急预案。另外，大部分的档案部门也大都将重点放在自然灾害的应急预案制定上，往往忽视了事故灾难、社会不稳定事件和网络冲击等应急预案的制定，比如对于网络侵入和篡改等方面的威胁甚至没有丝毫防范意识，这就出现了档案部门应急预案体系不够健全和完善的状况。

3.2 应急预案内容空洞，风险评估体系不够合理。 现阶段的各级档案部门，在应急预案的内容方面，大多是因为仅仅注重形式而脱离实际，并且存在着相互抄袭的现象，结果造成在操作时受到很大的局限性。另外从总体范围看，由于很多档案部门尚没有完善的档案风险等级评估体系，还没有进行档案的安全分级管理，这就造成在各类档案的实际存放过程中，往往忽略将珍贵、重要的档案进行集中存放，这样一旦出现突发事件，就会乱成一团，反而使珍贵的档案得不到及时抢救，造成巨大损失。

3.3 没有明确的奖罚标准，缺乏行之有效的绩效考核机制。在各级档案部门已经公布的应急预案中，很多缺乏档案应急管理的绩效考核机制，这样就会对于考核标准的界定不够明确，缺乏绩效考核的标准和奖励机制，档案应急管理工作的积极性与成就感就会明显下降。而应急预案中由于缺乏科学的惩罚机制，主管部门对于失职人员的惩罚没有依据，无法实现绩效考核的公正和公平，使各项工作难以推进。

3.4 应急预案的演练流于形式，其联动能力缺乏协调和统一。目前，许多档案部门还处在“纸上谈兵”阶段，不能够实现应急预案的演练和应急联动能力的密切联系。而事实上，应急预案的演练不足，则应急联动的能力就必然较弱，结果造成档案应急处置中出现“不联不动，联而乱动”的混乱现状。在电子档案信息应急处理方面，往往在广域网外部线路中断、局域网中断，以及档案馆业务管理系统出现了严重漏洞，而造成业务数据错误和操作失误时表现得束手无策。这在实践中也必然会降低应急效率与水平。

4 档案部门应急预案管理体系的科学设计与构建

4.1 加快档案应急预案管理的职能和组织建设。要组建应急预案的编制队伍，具体负责应急预案的各项管理工作。要明确预案编制小组的具体职能，不仅要确定预案编制小组的人员和职责，而且对于编制应急预案的目的、类别、范围和适用等还要做出明确阐述。至于编制小组的组成，最好邀请相关政府部门的应急管理人员参加，通过广泛参与和相互协作，真正实现明确分工，高效运行。

4.2 提高档案管理内在风险的监控，及时排除安全隐患。当前档案管理中存在的潜在风险，大部分可以从自然因素与社会因素两个方面进行评估和预测。在特殊时期，档案信息技术部门还要加强对网站、网络运行和信息安全突发公共事件密切相关信息的收集整理与持续的监测。同时，还要从档案部门的自身出发，及时排除档案管理过程中所可能存在的各类安全隐患，只有这样，才能有效降低风险因素产生的可能。

4.3 重视档案应急预案的编制，努力完善应急预案的管理体系。科学严密的应急预案，能够让档案部门的各项应急管理做到有条不紊和有章可循。档案部门在组织应急预案的编制时，应当对内容框架进行科学设置，并明确应急预案编制的目的和依据及实施的范围，力争所制定出的应急预案，可以应付所有的突发事件发生。同时，对于档案信息系统可能出现的突发事件，其应急处置预案应当尽可能细化，比如，在档案馆官方网站或者微博中，出现非法言论和黑客攻击事件以及网络病毒感染等，都有积极的应对措施。只有这样，才能在确保应急预案拥有完善运行体系的基础上，充分地发挥出积极功能和作用。

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地震应急档案是地震发生过程中所形成的所有文件的集合，是认识和把握地震及地震工作发展规律的钥匙，地震应急档案管理工作是反映地震事件历史真实面貌的重要事业。地震应急档案把往复不断的现象真实地记录下来，使瞬间变成永恒，成为人们进行反复观察和研究历史现象、准确寻找地震发展规律的可靠依据。

2.地震应急档案的特点

2.1广泛性

从内容上讲，地震应急档案包括在地震应急工作中形成的各种文书档案以及图纸类科技档案，因此，它不是档案的一个分类，而是在地震管理中某一个管理事件所产生的各类档案的集合；从载体上讲，地震应急档案包括地震应急工作中所产生的有价值的所有纸质档案、照片、影片、录音录像等声像档案、电子档案以及奖状等实物档案。

2.2复杂性

众所周知，地震事件的发生涉及社会生活和经济生活的方方面面，它是人类和自然发生关系在某一个时间点上的激烈且突出的表现。因此，地震应急活动中必然会产生涉及自然科学和人文科学的多领域、多学科的专业知识。加之不同类别的档案都有其特殊的管理方法和管理要求，不同载体的档案由于其记录档案信息的性质不同，也会采取不同的管理方式。从这一点来讲，地震应急档案的管理十分复杂，它给地震档案应急人员提出了许多挑战。

2.3动态性

随着地震应急工作的进展，在每个时间段上都会产生不同的工作信息，工作动态的编写是对这一过程最有效的记录。在地震应急工作中，每天都会产生大量来自于地震应急协调单位报送的各种工作动态，如何从纷繁复杂的信息中提取最有价值的内容归档，既能为当下的应急工作的决策提供参考和帮助，也为日后保存历史记录提供依据，这是档案人员必须首先考虑的问题。

2.4层次性

一次具体的地震应急工作可分为不同行政级别和不同决策层次的信息，处在不同行政级别的人员各司其职，需要做出不同层次的决策，由此产生不同层次的信息，这些信息以文字的形式记录下来，最后归档，从而形成地震应急档案。这种决策一般分为战略、战术和作业三个级别。与之相对应，应急档案也分为战略级、战术级和作业级三个级别。据此，应急档案管理人员需要明确区分不同层次档案的重要性，仔细分析不同重要性的档案，正确划分归档范围。按常理说，战略级的文件信息最为重要，划入归档范围的档案数量也应该最多，但也不应该忽略战术性和作业性文件，因为往往最真实最宝贵的档案信息就产生于最基层的应急工作中。

3.地震应急档案的重要作用

地震应急档案具有其特殊功能，在应急管理工作中具有其他文献所不能代替的作用。这主要体现在两个方面：凭证作用和参考作用。

3.1凭证作用

地震应急档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效用，它可以成为查考、研究、争辩和处理问题的依凭，认定法律权利、义务与责任的证据。从这一点上看，地震应急档案具有它做为档案的一般共性。

3.2参考作用

地震应急档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。由于这种档案是在地震发生的过程中自然而然形成的，加之内容丰富，所以这种参考作用具有很好的可靠性和广泛性。各种实际行动层面上的应急工作构成了地震应急最基本的工作面，各类专业的应急人员在发挥自己专业知识的同时，必须要以一系列的地震应急档案做为参照和准绳。这些档案既包括来自地震指挥部的指挥协调信息，也包括应急现场工作队的救援信息和调查信息。

4.加强地震应急档案管理工作的有效途径

4.1将地震应急档案管理工作写入地震应急预案，并强调其重要性

地震应急预案是指在预防为主，防御与救助相结合的防震救灾工作方针指导下事先制定的，在地震即将发生或突然发生时，政府部门和社会采取紧急防灾和抢险救灾的行动计划。地震应急预案是指导地震应急工作的总纲领，在地震应急管理工作中具有非常重要的指导性作用。地震应急档案及其管理工作要得到重视，首先要在制度上加以强调，制度的保证是该项工作得以开展的重要基础和后盾。

4.2在应急档案管理之初就引入“前端控制”理念

对于应急档案工作而言，要同时引入档案管理学中“前端控制”概念，在地震应急预案制定之初和地震应急的各类文书档案和科技档案产生之初，就要树立和提高应急人员的档案意识，有效立卷，为之后的归档工作打好基础。应急档案前端控制将文件与档案的运动视为一个系统，以整个系统的管理为目标对应急档案进行不同阶段的管理，避免低劣的文件管理质量，使最终归档的文件质量达到最优化，确保地震应急档案最大限度的完整、真实和有效。

4.3 制定地震应急档案管理规范

制定地震应急档案管理规范，既要符合国家文书档案和科技档案管理规范的总体要求，符合国家档案法的相关规定。同时，也应该根据地震档案在专业上的特殊性，因时因地体现地震管理工作的相关特点。制定的内容切记大而无用，空而无用，一定要体现对地震应急档案实际管理工作的指导性。

4.4 加强地震应急档案的具体整理工作

地震应急档案主要分为文书档案和科技档案。首先，对于文书档案而言，按部门将文件归大类，然后在各个部门的大类中按文种分二级类，最后在不同的文种中按照发文时间的早晚，发文早的放下，发文晚的放上。同时，在排序的过程中完成重件的剔除工作，剔除的文件按要求进行后期的处理，该粉碎的粉碎，该另行处理的另行处理。在整理完一个单位的所有文件后，及时在上面用标签纸标明这卷文件的所属部门及其他相关情况，便于以后的查找利用。其次，对于科技档案而言，主要体现为各类图纸。先按照图纸的类别将其分类，然后在每一类里再按成图时间依次排列。

4.5 加强地震应急人员中档案管理人员的配置

把档案管理人员纳入地震应急队伍是加强地震应急档案管理的重中之重，这种机制为地震应急档案的管理提供人员保障。地震系统的档案管理人员既熟悉本系统内部的工作特征，又具备良好的档案管理的工作经验和档案管理的基本理论知识，所以，本系统的档案管理人员应该加入地震应急队伍。此外，档案管理人员平时还应该发挥自己的主观能动性，加强地震应急各种知识的学（下转第52页）（上接第50页）习，强化档案管理同地震应急工作相结合的各种训练，以备地震来临之时能迅速到岗，迅速开展地震应急档案管理的各项工作。

4.6 加强地震应急档案计算机系统的建设

随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，应急档案管理也应该实现电子化和数字化。应急档案管理系统，是指把纸质应急档案信息录入电脑，在电脑中构建档案数据库，并把各种档案信息在电脑页面中显示，以方便工作人员的查询和借阅，实现对档案资源的科学、规范和有效的管理。档案管理信息化，就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术，将在地震发生过程中形成的传统纸质文书档案、科技档案等转换成数字档案，建立档案目录数据库，在遵循本单位相关保密制度的前提下，通过计算机网络设备的传输，实现有一定保密限制条件下的信息资源的共享，以期获得最佳的工作效率。

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中图分类号：TP3文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2007)05-11274-01

1 引言

利用计算机实现档案管理。是高科技飞速发展的“信息时代”的必然趋势。具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。不仅可使工作人员从繁琐的手工工作中解脱出来，而且工作效率高、质量好。这样，大大减少了人力、物力、财力，本文就计算机应用与档案管理的有关问题进行探讨。

2 我国档案计算机管理目前的状况

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二十世纪中后期计算机技术的成熟和发展，为档案管理提供一种全新的技术手段，使档案作为一种信息逐步在信息时代展露头角。在近二十年的计算机管理过程中，各个档案部门形成了大量的数字化信息，其中既有档案目录信息、档案原文信息，又有档案利用、统计等方面的信息。根据我国档案馆网的规划布局，各档案馆管理、保存的档案以时间、地域和行业进行划分，因而馆藏档案绝大部分是不重复的。目前，保守地估计在各个档案部门存储在计算机中的档案目录数据库多达10亿条，约100TB的数据量。随着数字化档案馆建设工作的展开，数字化的档案信息将成倍增涨，而现有档案计算机理系统只能对这些信息进行检索和简单的统计分析，远远不能满足档案管理工作和档案利用工作的要求，也使得这些档案信息在数字化后不能被充分利用，造成了大量人力和物力的浪费，因此大力加强我国的档案计算机管理工作具有重要的意义。

3 计算机档案管理的实践途径

如前文所述，计算机在现代的档案管理中发挥着重要的作用。而在众多的计算机应用的实现形式中，档案网站和数字化档案馆是最重要也是最先进的两种方式。

(1)档案网站的建设

档案网站是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页的方式提供相关档案服务和开展档案宣传。它的建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。好的档案网站的内容十分丰富，包括档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息和档案利用服务信息等等，因此功能就十分强大，具体来说有以下几个方面：(a)档案网站在档案机构和网上用户之间起到桥梁和沟通的作用。档案网站主页是档案机构的广告牌，具有对档案、档案馆、档案工作、档案事业的宣传功能。利用网站宣传档案工作，具有迅速，及时、直接，极强的交互性、双向性等特点，能取得较好的宣传效果。同时其宣传面较广，反馈渠道多样，及时，灵活，如可通过电子邮件，BBS论坛等方式进行反馈。(b)档案网站的服务功能，其主要表现在两方面，一是为档案工作者的服务，二是为档案用户的服务，即我们通常所说的档案利用工作。(c)交流功能,档案网站的交流功能是指档案网站能够为档案作者之间和档案工作者与用户之间的交流提供了一个平台。

(2)数字档案馆的建设

数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，随着计算机网络运行速度的大幅度提高，网络的进一步延伸，数字化技术的日新月异，数字档案馆的优势将会越来越明显。在数字化时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，一个人、一个地区、一个国家获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争的能力，因此，需要大力建设数字档案馆。数字档案馆将为21世纪档案馆的发展方向。

数字档案馆是传统档案馆的发展，是以传统档案馆为基础，传统档案馆的某些管理方法、经验和原则，将会在数字档案馆的管理系统中得以体现，特别是其中本质性的东西不会丢失。数字档案馆的馆藏内容，即各种数据库的内容，将会完全包含传统档案馆原有馆藏内容。从某种意义上说，数字档案馆完全是对传统档案馆的继承。虽然数字档案馆是传统档案馆的发展方向。但在建设数字档案馆的过程中，必须要避免重复建设，在全国范围内，要进行统筹规划，合理布局，最终建成以国家档案局为首，在全国建立几个档案信膝中心为辅的局面。因为数字档案馆最大的便捷之处就是打破了时空的界限，人们可以随时利用档案馆的信息，即远程利用，此时，档案网站上的信息必须集中，才能吸引广人用户，提高点击率。

4 计算机档案管理实施的对策

(1)加快机读档案的建设计算机在档案管理中的普遍应用。使档案的文本、图形、图像、声音等多媒体的信息在计算机上得以综合处理，使处理结果以图、文、声、像并茂的方式提供给用户，并且有不老化、不失真、不褪色的性质。所以在现代化的办公条件下，许多文件和资料从形成直至归档都是在计算机上完成的，必将使档案管理的方式向自动化的档案管理发展。

(2)加速档案信息的网络化建设

上文已述，档案网站和数字档案馆建设是计算机档案管理的重要实践途径。特别是随着计算机技术与现代通讯技术的结合，档案信息可实现联网检索，从而打破地域上的限制，加入到社会化的信息网络中，使计算机相对有限的存贮相互得到补充。各档案管理部门为实现资源共享，都积极把管理手段转向计算机的配置、软件的选用上来，使档案管理又向现代化迈进一步。现在我国只有少数有能力的单位建立起了大型或中小型计算机系统，进行档案信息系统管理。而对于一般单位来说，由于人力、物力、财力等种种因素的制约，想要发展大中小计算机系统困难重重，最好立足于地区现有的经济条件和各单位实际情况，采用当前应用较普及、而且性能与价格比又十分优良的计算机和档案管理软件，逐步建立具有各单位特色的档案管理计算机网络系统。

(3)加强档案工作者自身素质建设

首先主管档案工作的领导应更新观念，提高认识，充分重视计算机的应用工作，计算机作为一个高科技产品，已广泛地应用于社会各行各业中，且发挥着巨大的作用，掌握计算机知识是适应时代适应社会的举措。档案部门抓普及计算机知识正是为了早日实现档案工作的现代化管理进程。为实现这一宏伟目标，就要从现在抓起，把这项工作作为档案部门基础性工作长期来抓。其二要培养一批高素质高水平的新型档案专业人员，计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这样就要求档案人员的素质要不断提高。逐步培养他们不仅要热爱和熟悉档案工作，而且还要掌握档案工作中的先进技术和设备以及现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。努力掌握计算机管理档案的理论和实际操作.将档案的接收、存储、提供数据和基本情况的报告都利用计算机进行。学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识。进而培养和造就一批信息化建设的管理型技术型和复合型人才。

参考文献：

[1]李喜萍，杨吕仓.档案管理自动化现状与发展[M].档案学通讯，2000(5).

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【关键词】

信息技术；档案管理工作；应用

一、信息技术背景下档案管理工作的特点

（一）档案存储的载体发生变化

在信息化技术的大范围应用之前，各个单位一般是采用以纸质材料为主的实物作为档案存储的载体，这种存储方式需要档案管理人员耗费大量的时间进行档案信息的编辑，转化，记录，会给工作人员带来巨大的工作压力，而且纸质材料也不便于保存，受环境的限制比较大，备份工作也不容易进行，也不符合资源的优化配置的要求。现代化集成电路的出现是信息技术发展的一个里程碑，信息技术的应用也是档案管理工作的革命。首先是利用电子文件、图纸等代替了原本的纸质材料，简化了档案信息的记录存储过程，便于进行档案信息的备份工作，而且U盘、计算机硬盘等也比纸质材料稳定，不容易受到环境的影响，适用范围也比较广。另外将档案内容转化为信息化的数字数据也易于进行管理和档案的查找提取，有利于提高档案管理的工作效率和档案内容的利用率。

（二）档案信息的分类管理发生变化

传统的档案管理一般是根据档案的内容人为地对其进行分类，分类工作需要人工进行操作，工作量巨大，根据档案信息内容可以将其大致分为单位人事档案、文书档案、单位史志等等。当有新的档案入库时工作人员需要对其进行归类然后再进行存放。目前数据库技术在档案管理中也得到了应用，因而传统的分类方式也有所变化。相关技术人员可以对程序进行指令设定，这样计算机可以自动对新入库的资料进行分来，同时还可以利用计算机对其进行定期的整理，不仅节省工作时间提高了效率，也有利于提高分类的准确性，因为传统的分类模式容易受到工作人员的主观性的影响，而直接利用信息数字化技术自动分类的结果客观性就会更强也更可靠。

二、信息技术在档案管理中的具体应用

（一）多媒体技术的应用

多媒体技术是一种图、文、声、像的综合处理技术，目前多媒体技术在档案管理中的应用主要体现在信息检索、档案编辑等方面。多媒体技术的应用简便了档案信息的检索流程，对于文本信息不仅可以采用关键词查找还可以采取全文查找的方式，提高了检索结果的准确性而且。而且利用多媒体技术可以进行影像或者是声音文件的查找，不需要再借助辅助的设备，而且可以直接利用计算机进行信息的查阅。此外多媒体技术使得信息的采集和存储方式也更加多样，档案资料也更加全面。而且多媒体信息技术的运用实现了信息的共享，用户可以直接在平台上进行信息的查询和利用，方便了信息的使用，由于不需要工作人员的协助查找因而也有利于事业单位的工作效率提高。

（二）信息存贮技术

集成电路的发展使得信息的存储方式更加多样，存储载体也更加多样，便于工作人员对于档案资料的存储和整理。目前在档案管理中广泛应用的存贮技术有微缩技术、磁存储技术和光盘存储技术三种。磁存储技术是最普通也是应用范围较广的信息存贮技术，而且磁带存贮也比较稳定，保存期限也比较长。微缩技术也是近些年才逐步得到应用的，该技术是将信息通过微缩相机进行拍摄，然后信息会保存在胶片上，由于信息经过微缩，因而同样的存储空间信息的涵盖量可以得到较大的提升，而且这种存贮方式的性价比也比较高。光盘存储具有存取速度快、效率高、存储内容多样以及容量大等特点，因而这也是目前在档案管理工作中应用范围最广信息贮存技术。

（三）汉字识别技术

汉字识别技术可以大大降低信息采集、编存的工作量。因为目前档案管理工作还处于新旧模式的交替阶段，因而很多的单位目前的主要工作任务就是将原本的纸质文本材料在计算机上进行录入转化为数字化信息数据。而汉字识别技术可以直接通过对图片或者文件等进行扫描然后对其进行编码，转化为正常的汉字并作为文本文件进行存储，便于信息的存储和查找，也提高了工作人员工作的有效性。除此之外，汉字识别技术还可以应用与档案目录的输入以及图像信息的转化等方面，而且该技术的应用由于不需要专门的人员进行信息的转化输入因而在一定程度上也可以降低档案管理工作信息化建设的成本，而且该技术还具有易于操作的特点，对工作人员专业性的要求也比较低。

（四）条码技术

条码技术目前在销售等各个行业都得到了广泛的应用，该技术具有易于操作，准确度高等特点。条码技术主要通过对一些老档案进行编码，将该条码贴于卷轴上并将该码录入计算机中，详细记录档案的存储位置、主要内容、年限等等信息，计算机会自动对其进行管理。当有人需要借阅档案馆中的档案时直接扫条码就可以，有利于对借出档案的管理，当档案归还后也可以及时找到其原本的存储位置，有利于缩短信息的查找和提取时间，而且工作人员的劳动强度也在一定程度上被降低了。

三、结论

总之，推进档案管理工作的信息化进程是目前的社会发展的必然趋势，而且信息化的技术也可以降低档案管理人员的工作量和工作难度，提高工作的效率，节省时间，同时信息化技术出错的概率也更小，也有利于保证存储档案数据的准确性，因此应当加快信息技术在档案管理工作中的应用。

作者：胡晓宇 单位：吉林省松原市离退休人员档案管理中心。

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紧急救援工作对时效和信息的要求，决定了院前急救全程档案系统与医院门诊、住院档案管理具有极大不同。医院档案管理是从病人入院开始记载，记录病人在医院期间的治疗过程。而急救全程档案管理系统必须包括事前、事中和事后三个部分。

第一部分称为预案管理系统。这是一个在事前就要严密构建的档案信息管理系统，在急救任务相关的广阔范围内，记载各医院急救应急能力的档案信息资料，及紧急情况下应急处理的预案和措施。包括辖区各医院专科特长、床位情况、急救设备、专家特长、存储血量、高压氧舱、护理能力、坐落位置、交通情况、专家联络通讯表、应急联络制度等资料，以及各种不同紧急情况发生时的应急处理预案和指令。

第二部分称为事后档案信息管理系统，也称为疾病分类统计档案管理系统。急救部门要与医疗机构采用同样的国际疾病分类码，建立病种分类、发病场地、年龄分布、伤病时间等档案资料的收集分析制度，保障档案信息资料和数据收集的及时和完整，掌握流行病学的发病规律，为急救中心医疗、教学、科研和学术交流提供数据支持，为卫生主管部门科学管理决策提供依据。

第三部分称为实时急救档案管理系统。这些档案资料从接报警开始建立，结合网络通信技术、GPS卫星定位技术、VIP信息等现代技术，涵盖接报警、出车、现场抢救，直至在监护状态下送达医院的全过程。急救过程中形成的所有档案信息，包括语音信息、数据信息、文本信息以及视频信息等不同形式载体的档案信息，均具有严肃的法律效力。完整收集和利用这些档案信息，是准确合理实施抢救必需的条件。这些档案信息采用计算机系统进行管理，以支持各级管理人员和各方面工作人员，能够采用快速查询检索方式进行利用。在人命关天的急救工作中，这些档案信息不但要发挥严肃的监督检查作用，还要发挥保障各工作环节紧密衔接的作用，防止出现人为错漏事故，确保抢救生命的神圣工作不出任何差错。

实时急救档案管理系统的内容

天津市急救中心采用现代急救技术、通信技术和保障设备，形成了复杂高效的抢救体系。在建立急救全程档案起止时间、档案内容要素、管理制度等方面，经过多年探索和不断完善，建立了一整套经过实践检验的快速收集、传递和处理的管理系统。

规范建立实时急救全程档案的起止时间。急救部门从受理报警开始，就与报警者发生了具有法律效力的主客体关系。天津急救中心明确规定，实时急救全程档案从接受报警开始建立,内容包括调度员在、离席状态，振铃摘机速度，调度员与报警者对话录音，派车指令录音等重要档案资料。

规范档案首页登记内容。包括接报警时间、派车时间、病人姓名、发病地址、候车地址、呼叫主诉；派出出车司机、责任医生、所属分站等。

规范救治时效档案内容。包括派出车型、出车时间、抵离现场时间、送达医院时间、完成任务时间；急救公里数、任务类型（市郊、长途、空驶、协议）等档案资料。

规范救治措施档案内容。包括发病场地（家庭、道路、公共场所等）、发病病因（疾病、外伤、车祸、灾害等）、救治措施（静脉、肌注、心肺复苏等）、用药情况、救治效果，以及送达医院名称等重要档案信息。

规范收费情况内容。包括医疗费、车费、等时费、抬担架费等档案资料。

由于急救管理的复杂性、时效性和严肃性与一般单位有很大不同，急救全程档案信息系统在档案记载内容、时效性和收集、保管、应用方式等方面，与一般单位的档案管理也有很大区别。仅2007年一年，天津市急救中心产生的实时全程急救档案就高达9万余份。档案数量从2003年开始，以每年12%左右的增长率高速增长。这必然要求发展电子档案管理系统，利用计算机网络的强大功能，使档案的保存、检索、统计和应用具有可靠的保障。

急救全程实时档案管理系统的核心功能

急救全程实时档案信息系统的管理功能，一是作为各急救环节科学衔接实施指令的依据；二是作为处理医疗纠纷的法律依据；三是作为考核急救参与部门和参与人员的依据。这是提高急救效率和救治效果的重要保证，也是评价急救工作的重要依据。档案信息中的全方位录音档案以及数据档案信息，客观地记录了受理报警摘机速度、派车速度、出车时间、到现场时间、完成任务时间、送达医院时间、完成任务时间。快速平均反应时间、派车任务单质量、接警语音语态、派车准确性、公正性及有无投诉等，成为考核评价各环节工作人员绩效的客观依据。特别是其中的抢救预案、医院应急能力专科特长等档案信息，为合理分流病人、应对突发事件发挥了巨大的实用功能。

应用急救全程档案信息管理系统的效果

显著缩短急救反应时间。在急救档案管理系统支持下，各工作环节管理水平不断提高。调度摘机平均时间由原先的3声振铃接起电话合格，发展为平均12秒之内合格，再发展为平均3秒之内全部摘机。平均到现场时间，由原先的平均30分钟左右，缩短到平均15分钟左右。

促进提升急救工作效率和质量。近五年来，天津120业务量以每年12%的速度高速增长，业务量从2001年的53301次增长到2007年的102321次。

有效服务临床科研教学。利用该系统的急救全程档案信息，总结临床经验，科研论文篇数大幅度提升。1997―2001年天津急救中心共完成论文10篇，2002―2006年达到25篇。

提供社会服务。在发生恶性突发事件或纠纷时，为公安、交管、社会保险等部门提供办案依据。天津急救中心依托现代档案管理系统的强大功能，仅2007年就为公安刑侦办案、交通肇事事故处理、各种保险等出具证明600多起。为医务人员查询借阅急救档案检索统计分析报表上千次。

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一、企业电子档案的形成与利用

 

(一)档案信息数字化

 

数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现，它为实现档案信息资源共享奠定基础。

 

(二)电子档案管理系统

 

电子档案管理系统具有简单、快捷和可以保持档案原始性的特点。为档案电子化提供了极大的便捷服务。电子档案管理系统一般都采用树形分类结构，使得它的权限控制灵活、简单;电子档案管理系统入库简单，并提供了入库前的浏览功能，它的界面要素简单，一看就会，无需复杂的学习过程;最主要的是它具有查询简单的功能，为档案提供利用，实现档案服务功能提供了举大的支持作用;对于没有电子版的档案，可以提供批量扫描、从而保持档案的原始样貌，对于已形成的电子档案可以提供快捷的入库管理功能。

 

(三)实现档案纸质化向电子化的转变

 

在企业档案管理过程中引进电子档案管理系统以及大型、高效的电子化仪器后，利用高效扫描仪将纸质的档案扫描成电子档案，扫描完成后，对扫描录入到网络服务器中的图像文件进行整理修正，并在网络数据库中建立相应的索引信息，从而达到电子档案的快速自动检索，并最终为查询客户端提供档案服务。

 

(四)电子档案的存储与利用

 

电子档案通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。

 

对档案部门来说，电子档案提供利用的方法有三种：即提供拷贝;通信传输;直接利用。

 

二、电子档案在企业档案管理中存在的问题

 

(一)档案队伍的素质与企业的发展还不相适应

 

历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前企业档案队伍整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。而档案管理人员的素质直接影响了电子档案在企业档案管理中的应用。

 

(二)企业的档案管理得不到高层领导应有的重视

 

很多企业的高层领导对档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和公司安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的。正是由于领导的不重视和部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持。

 

(三)企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责

 

很多企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，档案管理人员的水平低下和频繁更替也造成了档案管理的断档。此外，相当一部分的企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。

 

(四)企业的档案管理的信息化建设滞后

 

首先，个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。其次，在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。还有的企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。最后，电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。

 

三、推进电子档案在企业中加快发展的办法

 

(一)提高档案队伍的知识水平和管理水平，稳定档案管理队伍的结构

 

各企业应加强企业档案管理队伍的知识水平，通过不间断的培训和专业技术人才的引进来加强档案队伍整体技术水平和管理水平，并在企业内部建立健全档案管理培训制度和管理体系，保证档案管理人员的稳定性，促进档案管理队伍的建设。其中岗位培训是提高其素质的最主要途径，培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。

 

(二)加快档案信息化的建设，促进电子档案的发展

 

电子档案的发展离不开档案信息化的支持，只有不断开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动通过计算机网络为用户提供服务，并促进电子档案在企业中的利用和发展，才能充分发挥电子档案在企业中的重要作用。

 

(三)提高对档案工作的重视，推进电子档案的应用

 

企业中的档案管理人员是想将档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导的不重视、不支持。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须说服企业领导，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而支持我们的档案管理工作。只有不断的提高企业领导对档案工作的重视程度，才能使档案工作在企业发展中得以快速、健康的发展。

 

(四)加大电子档案优点的宣传力度，普及电子档案的知识

 

只有在实际档案工作中，充分体会到电子档案的便利和快捷，才能促进电子档案的发展。电子档案的优点毋庸置疑，但不是人人都意识到，只有在工作中加大其的使用和宣传力度，普及电子档案的知识，使公众认识到电子档案的优点，才会有更多地人选择使用电子档案。

 

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伴随着现代化办公环境的日新月异，越来越多的机关单位均将自动化办公和网络化办公纳入到发展日程之中，有效的促进了办公效率的提升和发展，从而也逐步的完善了机关单位日常的办公流程。档案文件作为机关单位对于各项日常工作考核参评的重要依据，因此，加速对其电子网络化发展也同等重要。

一、网络环境影响下机关档案管理存在的问题探究

（一）收集难

1、国内办公软件无固定标准。当前我国在自动化软件办公设备方面无固定标准，机关单位在选择办公软件的类型上也存在着很多差异，在一些电子文档形成与传递的过程中文件档案记录的结果有可能发生改变。因此，在对这些诸多文件进行收集期间存在着相当大的阻力；

2、整理电子档案的意识薄弱。由于传统的整理档案模式已经在人们脑海中定格，其思想观念在短时间内得不到有效扭转。在以往的机关单位档案管理中以纸质档案为主，而随着电子档案不断地出现，并在档案管理方面趋于一种主流形式，机关工作人员对此不能迅速适应，在整理电子档案的时候往往会因为意识上的薄弱发生遗漏。

3、档案管理者技术水平不足。机关工作人员的计算机操作水平有限，在起草、制定以及修改电子档案的各环节都有可能出现错误。电子档案时常会因其操作中存在的种种问题而被忽视。对计算机的熟练程度直接影响到了电子档案是否能够顺利收集。

（二）归整难

1、档案管理人员身兼数职。在机关单位中，并未配备专门负责档案管理的工作人员。对档案进行管理的机关工作人员常身兼数职，由于工作重心的不断变化，现代化新设备以及档案管理方法就受到了限制，诸如多种因素都导致了档案规整工作的顺利进行。

2、多元化的网络办公环境。现代机关办公的环境受到多元化的网络环境影响程度较深，无论是档案的形成、档案的载体以及档案的内容等都具有着多元化的选择取向。传统以纸张为主的档案被电子档案所替代，而且会在档案形成中增加多个传真件与修改稿，这就使原本的档案规整方法收到了一定程度的限制。

（三）保存难

1、电子档案保存技术存在缺陷。众所周知，当今科学技术迅速发展，各类软件与硬件的更新换代相当快。并且很多机关档案观并不具备档案保存的条件。一些行政机关在将有效档案存留于档案馆之中期间，这些档案并未得到妥善的保存。

2、档案保存不具备实效性。现阶段很多机关档案都是打印件和复印件，其文件寿命与纸张质量、复印质量有着密切的关联。另外，行政机关单位所使用的打印材料也成为档案保存是否可以具备时效性的重要参照标准。

二、网络环境下解决机关档案管理的方法对策探究

（一）增强法律法规建设力度，提升管理人员专业素质。为了使机关档案管理工作走向正轨，有效地解决机关档案的整理与收集工作中存在的诸类问题，主要从以下两方面着手。首先，机关单位应当将立法工作摆在第一位。立法工作是机关单位进行档案管理的有效保障，面对多元化的网络环境，只有依照法律的强制力与权威性，才可以建立起机关档案管理的有效机制。运用法律法规为机关办公营造优越的档案管理环境。机关档案管理人员负责对日常档案文件进行全方位收集的工作。因此，要有针对性地对其开展相关培训，使其自身的档案管理意识得到提高，而且还要尽快地使其掌握现代化档案管理技术。

（二）强化技术运用能力，构建优越基础设施。在网络环境影响之下的机关单位档案管理工作面临着一系列问题，在加强机关档案妥善保存事物种，机关单位可以采取以下方法来加强档案保存工作能力。首先，强化档案管理人员的技术运用能力。面对新型档案管理，要与传统的档案管理工作区别对待。较高的专业档案管理知识和较高的档案管理意识是实现有效档案管理的重要途径之一。其次，就是要努力构建优越的基础设施，良好的基础设施可以有效激发工作人员的积极性。新形势下，在机关档案管理工作中，优越的基础设施成为网络环境下进行机关单位档案管理的一种必要因素。

（三）加强机关制度建设，完善档案管理方法。从目前机关档案管理的状态来看，网络环境之下的机关工作相当艰难。想要实现对机关档案的有效管理，要切实做到对档案进行充分收集，因此而需要一种完备的工作制度予以指导。由制度着手，对机关档案管理者进行有效的管理。无论其是否身兼数职，在制度的规范之下，负责档案管理工作的人员都应受到一定的约束，其自身应当树立起主人翁的意识，不管是机关单位中的纸质档案，还是形成文件的电子档案，都应当引起相关负责人员的充分重视。另外，在档案管理方法上，每一位机关档案负责人员都应具备一整套切实可行的方法。这种方法具体到每个人而言不会完全相同，但是，机关档案管理人员具备的任何一种方法都是与现代管理模式与设备相适应的，都能够对档案的新内容、新形式以及新载体有着全新的见解，这样才可以实现对网络环境下的机关单位档案进行有效管理。

三、网络环境影响下机关档案管理工作的发展趋势分析

随着互联网技术的多元化发展，机关单位的档案管理工作也愈发向着多层次方向发展，首先，机关档案的形成过程呈多元化发展趋势，主要可划分为三种形式。第一，专人手工书写。手工书写即是指有机关专门文书进行手工起草文件后，再进行电脑录入的过程，最终形成机关单位的正是文件；第二，直接键盘录入。此种方法即是机关文书直接运用电脑进行文件的起草，之后经过再次修整，进而形成一种规范的电子档案；第三，数码影像设备记录生成。其主要是指在机关单位召开重要会议或者举办重要活动期间，运用录像机、摄像机等设备对声像进行有效记录，形成具有动感的视频材料或者音频材料。其次，机关档案载体呈多元化发展趋势。目前，随着政府机关单位在电子政务的建设上不断加大力度，以往的纸质档案形式受到了较为严重的冲击，新型电子档案愈发增多。这种以电子档案的载体呈现出的多元化主要体现在声像影音、电子录音的记录方面，然后再将这些声像材料放入磁盘或者刻成光盘形式进行保存。

结束语

总之，在网络宏观环境之下，全面做好机关档案管理工作的电子化、信息化发展就显得尤为现实且必要。同时每一名机关单位档案管理人员，面对新形势下产生的诸类问题事项，也需具备全面统筹的视野，自各个层面了解需完善的章节事宜，以此做到了然于胸，并能够就网络环境对机关档案管理工作所带来的问题，予以全面击破与解决。

【参考文献】

[1]邵景霞.网络环境下高校档案信息安全问题研究[J].天中学刊，2012，27（2）.

[2]李健.网络环境下的电子档案系统研究[J].潍坊学院学报，2006，6（6）.

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关键词：档案管理；网络化；现状；优化措施

0 引言

科技水平发展促进我国社会发展速率进一步提升，加强网络应用广泛程度，促进我国网络应用程度进一步提升，提高档案管理网络化的应用程度。档案管理网络化发展能够促进档案管理数据分析管理更加科学化、明晰化发展，提高档案管理的效率，实现档案管理准确性。

1 现阶段档案管理的发展现状

档案管理是我国人力资源管理应用的重要管理途径，实施档案管理网络化发展是促进人力资源可吸毒而管理的重要措施。档案管理随着社会科技水平的进步不断深入发展，但现阶段我国档案管理中依旧存在一些问题，成为我国档案管理发展中的障碍。

一方面表现为档案管理的内容科学化水平较低。目前我国大部分企业或单位对档案管理依旧采用传统人工管理办法开展档案管理，造成档案管理的内容不科学，资源划分标准不一致，档案形式多样，造成档案管理停滞在传统档案管理层面，档案的内容管理科学化程度较低；另一方面，我国档案管理的管理人员和规范性较低[1]，网络应用程度较低。档案管理不能为企业发展提供直接经济收益，企业在发展过程中对企业档案管理的人员分配和管理上缺少一定的规范性，导致企业档案管理的人员工作积极性较差，管理形式创新能力低，影响企业档案管理，同时档案管理的管理人员的计算机水应用水平较低，是企业档案管理的现代化程度较低，造成企业人才档案管理与企业总体发展之间出现严重的管理脱节。

2 实施档案管理网络化的措施

2.1 实施档案管理电子档案与传统档案同步实施

实施档案管理网络化管理应当矜持传统档案管理与电子档案管理同步实施。一方面传统档杆管理主要是针对档案管理中“历史遗留问题”中档案残缺不全，档案资源信息程度较低[2]，或档案存放时间较长的休息资源进行传统管理措施，保障了档案管理的基础信息性，避免大量的档案录入增加档案管理人员的工作量；另一方面，近期档案适应网络化管理，进行档案信息数据管理的准确性发展，促进档案管理的效率性和准确性，促进档案管理体系进一步完善健全。此外，这种传统档案管理与网络管理相结合的法管理措施也增加了档案管理的安全性，避免档案丢失。

2.2 应用网络数据管理手段进行档案管理

实施网络诗句管理手段进行档案管理。随着社会科技水平的进一步提高，档案管理数据化应用程度也进一步提升，实施档案管理自动化软件，结合OA办公自动化和MIS信息管理相结合实施软件管理档案管理网络化发展[3]，提高档案管理自动化程度的进一步提高，提高了档案应用、管理的专业化和信息准确程度，促进我国档案管理程度的进一步发展。例如：我国某企业实施人力资源档案管理网络化发展，这种管理措施企业人力资源分配管理的合理程度进一步提高，间接地为企业人发展创造财富。此外，网络化中云盘使用为档杆管理提供了广阔的档案储存空间，不仅增强了档案管理的效率，同时也避免了传统档案管理储存空间的问题，节约了档案管理的应用空间。

2.3 提高档案管理人员计算机应用能力

提高档案管理人员计算机应用能力是开展档案管理网络化程度的重要基础保障。对档案管理的工作人员进行定期培训，提高档案管理人员的计算机应用管理水平，促进档案管理人员计算机应用能力，档案管理自动化系统的应用程度进一步提升，实现档案管理网络化人员的专业性。

3 档案管理网络化的优势

3.1 档案信息管理可靠性增强

档案管理网络化是当今社会科技发展促进资源管理的重要体现，其优势其一档案信息管理的可靠性增强[4]，档案管理网络化发展主要依托互联网档案自动化管理软件和虚拟空间实现档案管理，档案管理系统的登录需要相应账号和管理密码，使档案管理的信息可靠性增强，避免档案资源泄露等信息资源管理不善等问题。

3.2 档案管理的准确性提高

其二，档案管理的准确性提高。档案管理采用网络化管理使档案管理分类采用电子档案自动分类管理，依据档案分类标准进行档案管理。自动化档案管理能够智能化对更新档案进行分类管理，避免了传统档案管理中档案人员对接不当影响档案管理准确性问题。

3.3 档案管理的工作效率提高

其三，档案管理工作效率提高，网络化管理措施使档案管理人员从传统的档案管理中解放出来，档案管理水平和管理手段都逐步实现网络化发展，保障了档案管理的准确性和可靠性，同时也提高率档案管理人员的工作效率。例如：某单位对培训人员的档案分配按照培训人员工作管理性质不同，运用电子档案管理将人员档案分发到不同管理部门，提高了单位档案收发和应用的效率性[6]。

3.4 档案管理科学化，规范化发展

其四，档案管理实施网络化使档案管理科学性，规范化发展。传统的档案管理工作量大，管理范围复杂，档案管理主要依靠人工分配形式进行档案管理，容易造成档案丢失或损坏，影响档案管理的正常进行，造成档案资源管理专业会程度较低，影响了档案管理的质量性；实施档案管理网络化采用电子管理措施实现了档案管理，分配数字化管理，从而提高了档案管理的准确性，实现档案管理的科学化，规范化发展。

4 结论

档案管理网络化发展是现代化科技手段应用于社会资源管理发展中的体现，实现资源应用，管理，分发的专业化发展，提高了档案管理的准确性和效率性，促进我国资源档案管理的规范化发展。

参考文献：

[1]冯子直.积极实现由传统档案工作向信息化档案工作的转变――在老档案工作者座谈会上的发言[J].档案学研究，2002，03：8-12.

[2]倪代川，戚颖.档案信息网络传播案例评析――以《档案界》网站及《档案界》电子杂志为例[J].档案管理，2010，05：59-62.

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）11-00-01

传统的机关档案管理模式主要以机关档案室为主，以纸质材料为机关收集、管理档案，这既不利于档案的长久保存和查阅，也影响了档案管理工作的创新和发展，而网络技术的发展和计算机的普及应用，更是对传统的机关档案管理工作带来了深刻的影响和冲击。因此，探究网络环境对机关档案管理的影响对于促进机关档案管理工作的发展和革新具有重要的现实意义。

一、网络环境对机关档案的形式产生了影响

在当前的网络环境下，传统的档案管理已经无法适应工作的需求，无论是档案的形成过程还是档案的载体形式，以及对档案的记录形式等都发生了变化。

1.档案的形成过程发生了变化。传统机关档案的形成过程主要是通过人工记录的方式完成，然后以纸质文件的形式进行归档保存。不但形成过程缓慢，需要耗费大量人力物力，而且在出现差错的时候，也不易及时的发现和改正。在网络环境中，机关文件的形成过程更为多样化。（1）可以手工制作机关文件。机关文书可以将文件以手写的方式记录下来，然后在计算机上进行输入存档和保存，文件的传递也通过网络来完成，也便于机关文员在输入存档的时候，对文件中的错误部分（如字、词书写错误，语言不通顺流畅等）进行及时的改正，提高文件内容的质量和传送速度；（2）可以在计算机上直接制作文件。对于机关工作所需要的文件，机关文员可以直接在计算机上进行起草、校正和打印。对于机关工作会议中需要记录的内容，机关文员也可以利用计算机来完成，可以显著提高文件生成的速度。同时，计算机可以提供多种形式的文件模板以供选择，机关文员只需要填入相应的内容即可，使文件既简洁美观又内容丰富，还可以满足机关单位纸质和电子版本双套保存的需求；（3）可以利用数码设备生成。随着数码影像设备的普及和应用，机关单位的工作会议记录和重要活动，可以进行可视化的全程记录。机关文员可以将其制作成视频文件和音频文件进行保存，也可以根据视频和音频的回放，将会议或者活动内容整理成纸质文字进行存档和保存。

2.档案的载体形式也发生了变化。传统档案的载体主要为纸质，这既不利于长久保存，也造成了资源的浪费。在网络环境中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度将逐步取代纸质文件。同时在文件的内容和形式上也更为丰富和生动，例如利用网络技术，可以在电子文件中穿插电子图片，使文件内容更为形象直观，内容更丰富而具有说服力。这对于机关的宣传工作和图片处理工作带来了极大的便利，不仅省时省力，而且保存的时间更长久。同时在文件的传递过程中，电子文件也有纸质文件所不具备的优势。纸质文件的存档需要人工运送完成，很可能会因为疏忽、遗忘等种种人为因素造成档案的遗失，从而给档案的保存工作带来无法挽回的损失。而电子文件的存档只需要通过机关内部的局域网传输就可以完成，而且电子文件备份过程简单，几乎不会出现档案遗失的情况。此外，不仅大大提高了档案存档的时间和文件传阅的时间，也提高了档案存档的安全性。

二、网络环境促进了机关将档案管理的创新

网络环境不仅对机关档案的形式产生了深远的影响，而且促进了机关档案管理工作的创新。

首先，提高机关档案管理员的创新意识和管理技能。传统的档案管理员只负责档案的归档、整理、查阅和保存工作，内容重复单调，管理工作相对简单容易。在网络环境中，很多档案都是以图形、图像、视频和音频的形式存档的，档案管理的具体对象相对于传统的纸质文件更为多样化，这对管理员的工作技能提出了更高的要求。例如，机关档案工作人员需要在专业人员的指导下学会专门的档案信息接受管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集和管理技术，使机关档案的保管摆脱卷盒和柜架等装具的束缚，将经过鉴定归档的机关档案信息将存入“虚拟文件柜”。档案管理员不仅要掌握和档案管理相关的网络技术，还要认清档案管理的发展趋势，及时的随着网络技术的革新而强化自己的职业技能，使档案管理趋于网络化、知识化和社会化，树立全新的管理理念。

其次，促进机关档案管理服务创新。网络环境对档案管理服务创新主要体现在两个方面：一方面是服务手段创新。相对与传统的查阅纸质文件的服务手段，网络环境下的档案管理员可以建立档案馆网站，利用网络开展多样化服务。如利用单位网站资源制作自己的网页，建设电子文件全文数据库，实现网络电子的统一管理和高效利用，使档案信息服务网络化和自动化。另一方面是拓宽了服务领域。传统的机关档案服务于机关单位本身，很少对外开放。而社会的发展使档案服务逐步面向社会，生产建设、管理活动和行政活动等方面已经与信息服务密不可分，人们从对档案信息的单一需求转变为对档案、图书、文件和情报检索资料的综合需求，这使得通过网络实现档案资源共享、互通有无成为档案管理工作的趋势，从而满足社会发展和经济建设的需要。

最后，促进机关档案管理理念的创新。管理理念是管理意识、管理宗旨和管理思想等观念性因素的综合，决定着管理手段和管理模式，并影响者最终的管理效果。网络环境下，信息技术和网络技术在档案管理中的广泛应用，严重冲击了传统档案管理理念和服务理念，促进档案管理理念由传统的“人浮于事”向“人精于事”转变。网络环境中的档案管理理念要坚持“以人为本”的原则，注重利用网络技术向机关和社会提供周到、便捷和快速的公共服务，才能使档案管理工作更有生机和活力，发挥档案管理在机关工作和社会服务建设中的重要作用。

三、结论

总之，网络环境对机关档案管理的影响是全方面的，其意义重要而深远。不仅改变了传统档案文件的生成过程、载体形式和存档保管形式，提高了档案传输的速度、档案保存的安全性和档案的利用率，而且改变了档案管理理念和管理形式，提高了档案管理员的职业技能和服务水平，促使档案管理工作更为便捷化、全面化和系统化，从而真正体现档案管理工作的价值，更好地为机关工作和社会发展服务。

参考文献：

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一、计算机信息技术在高职院校档案管理中的作用

(一)提高档案的严密性

早期，纸质的档案由于保存时间较长，致使页面泛黄，字迹不清楚，导致很多珍贵的档案无法保存下来，并且，经常出现档案丢失的现象，影响到档案管理工作的质量。而出现此类问题的原因则主要在于档案管理工作量繁重，一时间难以快速核对档案数量，很容易丢失档案，使档案内容被泄露出来，造成损失。现如今，计算机信息技术被广泛用于档案管理工作中，管理人员在整理档案文件时，利用计算机建立档案数据库，将电子版的档案保存在数据库中，不仅方便查找，同时还能够提高档案保密度和安全度。要想调取档案，必须通过密码验证，才能登陆数据库，找到档案、文件、各类资料，如果密码输入错误，将无法获取档案内容，在一定程度上提高档案的严密性，防止出现档案被盗取的现象，起到保护档案的作用。因此，管理人员利用计算机管理档案工作更轻松，更高效，可针对不同的档案分类保存在相应的文件夹和数据库中，确保档案内容完整，完好，提高档案的严密性、安全性。

(二)提高归档效率

档案类别多，数量大，依靠人力将难以快速分类整理，导致档案管理工作进度缓慢，效率低下。在实际的工作中，为了改变这一管理现状，管理人员应积极学习运用网络技术、计算机信息技术，灵活应用计算机的功能，快速归类档案、文件，用计算机高效归档、分类、整理、搜索，查找到档案的类型，点击相应的文档，将电子版的档案保存在计算机系统中，提高档案管理的质量［1］。可见，计算机信息技术相对于传统的管理方式，优点非常多，从而使管理计算机节省时间，高效率归档，并将不同的档案信息压缩之后，备份保存，防止档案丢失。由此可知，计算机方便办公，便于管理人员整理档案，整理过程中在搜索一栏输入关键词，显示档案的类型，根据不同档案的类型，归类储存，以便于日后查找和使用，整个过程中自动化、先进化，不仅减轻人力负担，同时也提高了档案管理工作效率。

(三)方便检索和储存

不同档案其信息也不同，在实际的工作中，如果不注重分类，将导致档案信息混乱，日后查找难以快速找到所需的档案。因此，在进行档案管理工作时，首先，应明确档案总量、信息内容、类别，清楚之后，利用计算机信息技术的功能检索档案信息，主要目的是为了方便储存电子版的档案，日后查找档案，只需输入时间、关键词即可快速找到档案，方便查找档案信息［2］。其次，利用计算机能够解决储存不足的问题，过去因档案越来越多，占地面积越来越大，从而没有足够的地方摆放档案，而运用计算机信息技术，将档案信息压缩到文档中，自动化完成压缩和存储工作，整个过程高效、快速，节省大量的时间，显著提高了工作效率。此外，还可以制作档案二维码，扫描即可获取档案信息，以及查阅档案数量，方便管理人员检索、查找、保存更多的档案信息、文件等等。新时期管理人员应紧跟时展的步伐，利用计算机信息技术功能检索、储存档案，有利于提升档案管理实效性、有效性和管理水平［3］。

(四)快速传输档案

近几年，高职院校投入资金，引入大量的计算机信息技术，以供档案管理人员整理档案。通过完善硬件设施，能够方便管理人员快速传输档案、分类档案。而计算机信息技术、网络技术便于传输档案文件，整个过程中管理人员只需点击档案管理系统，查找到所需的档案和文件，即可选中发送给各部门，而过去需耗费时间先找到档案，之后，送到各个部门，流程复杂，时间长，经常耽误各部门使用档案，也会影响管理人员工作情绪，致使管理人员对工作失去自信心。在新时期，管理工作中利用信息化管理系统，快速传输档案，发送文件、信息，通过计算机与各部门加强沟通，了解所需的档案，提前查找，批量发送，高效率完成档案传输工作，轻松完成工作，不仅增强其自信心，同时也提高管理工作质量和效率［4］。

二、计算机信息技术在高职院校档案管理中的应用

(一)运用档案管理软件

现如今，地方高职院校档案管理人员在工作时普遍运用计算机信息技术，改变了工作方式，创新了管理方法。在工作中运用档案管理软件可以快速录入档案信息，还可以上传档案、下载档案文件、查处档案数量和保存的位置等等。将软件应用于档案管理工作中，方便管理人员随时上传档案点击保存，即可储存更多的档案信息。此外，管理人员可以利用软件在线与其他管理人员沟通，随时交流遇到的问题，共同商讨，一起解决，推动档案管理工作高效、顺利进行。可见，工作人员在管理过程中灵活运用软件整理档案、查询档案总数、核对档案数量、备份档案、打印档案内容等等，说明开发的档案管理软件各个模块功能非常之多，在实际运用中较为方便、便捷，使管理人员轻松完成管理工作，并提高计算机应用能力、工作能力、管理效率［5］。

(二)用计算机设置档案获取权限

计算机信息技术不仅给管理人员提供了便利，同时也为档案管理工作提供了安全保障。在实际运用中能够加密档案文档，而过去因管理工作繁重，很容易疏于整理档案的数量，经常出现档案丢失和信息被泄露的现象，后果很严重。新时期，管理人员运用计算机信息技术，应安装防毒软件，并用加密处理技术，设置档案权限和密码，防止黑客盗取档案信息，达到保护档案的目的，做好保密工作和档案管理工作。如:整理高职院校学生个人信息和学籍档案时，其档案内容包括个人重要信息，管理时工作人员应利用计算机设置密码，并获取权限，发挥计算机保密功能，起到双重保护的作用，提高档案的保密性，确保保存在计算机中的档案完好，需要调取档案内容时，必须通过密码验证、获取权限，这样才能登陆档案管理系统查找到档案，提高档案信息密封性、完整性、保密性。

(三)用计算机快速整理档案

在实际的应用过程中，档案管理人员应输入档案关键词，点击查找，显示档案类型，根据档案类别，分类整理，以电子版的形式保存在相应的文档和文件夹中，不同文件夹中保存不同的档案，诸多的档案分别命名为不同的名字或者编号，以便于分类、查找。保存电子版档案非常快，无需耗费时间整理纸质版档案。利用计算机搜索档案，快速呈现档案类型，依据档案的特点和类别分别保存到不同文档中，整个过程中高效分类、整理，节省更多的时间用于整理其他文件、资料等等，在短时间内，管理人员就可以完成档案分类工作，必然会提高档案管理工作效率。因此，在管理档案时，要重视运用计算机信息技术的各个功能，能够高效分类诸多的档案，以便于管理人员分类保存档案，促进档案管理工作高效率完成。

(四)运用计算机资源共享

过去管理纸质档案，使用档案时，管理人员要在档案室查找、翻阅，不仅浪费时间，同时难以快速提供档案，并且，很难实现资源共享。现今，计算机信息技术、互联网技术快速发展，高职院校应高度重视，要求管理人员必须学会用计算机，按照要求利用计算机进行资源共享，从而随时根据需求，将档案信息发送给所需部门。利用计算机发挥信息技术的作用，随时调取档案信息，不仅可以核查档案信息是否属实，同时也能够资源共享。计算机具有查阅、共享等功能，运用过程中按照规范化的步骤先登录档案管理系统，之后，查询档案，找到档案后，将档案共享给各个部门。新时代下，运用计算机信息技术管理、共享档案已经成为一种必然趋势，对于提升管理人员共享能力、管理能力十分有利。