档案信息化管理范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了4篇档案信息化管理范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

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1、档案信息化的定义和内涵

1.1定义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

1.2内涵

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。

2、档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

3、加强档案信息化管理的措施

《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

3.1加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。

3.2档案信息资源建设

3.2.1档案的电子化

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

3.2.2加强档案目录数据库建设

我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。

3.3档案信息化人才的培养

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。

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1.档案信息化的定义和内涵

1.1定义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

1.2内涵

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。

2.档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

3.加强档案信息化管理的措施

《全国档案事业发展“十二五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十二五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

3.1加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。

3.2档案信息资源建设

3.2.1档案的电子化

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

3.2.2加强档案目录数据库建设

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与传统的纸质载体档案的管理方式相比较，档案信息化具备以下的特点：

1.便于检索，使用方便。应用信息化的档案管理，可以将大量有价值的文件存储到电脑服务器上，使人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，可以随时随地的进行各种数据的统计，打印各种报表，进行借阅登记，催还提醒，检索技术分析所需要的相关资料等等，不仅缩短了时间，提高了效率，同时也解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整、漏抄等问题，提高了准确性，真正的让信息化的档案管理为工作和生活提供优质服务。

2.便于档案的保管。档案信息化管理使档案保管占用的空间小，操作简单，具有明显的节能、环保、使用寿命长，以及重复使用的特点，不需要占用大量的人财物力，是传统手工操作管理模式不可比拟的。可见，它的特点是存储时间长，在特殊的环境下不易受到损坏，即节省了资源，又具良好的稳定性，易于保管。

3.有利于信息资源共享。以往的手工操作管理中，信息资源不能及时在各部门之间得到交流和共享，导致效率低下，造成大量的档案资源的闲置和浪费。而信息技术的运用，可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找，方便了人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用网络传输信息资源，能够在短时间内完成大量信息的传递，适应了现代社会快节奏的工作特点。

二、档案信息管理的具体步骤

根据国家档案局颁发的《电子文件归档管理规范》的要求结合本单位具体工作实际，对档案现代化管理实行以下步骤。

1.根据本单位现有的相关资料建立相应的档案资料信息管理数据库。首先，根据不同的资料和数据的性质分类建立相应的数据库，并且逐条将已有的数据分别录入数据库中，由于已经有部分数据形成了电子文件格式，减少了本次的录入的工作量，把已形成电子文件归档管理，到目前为止，我们已经输入文件级目录近120万多条，正在加快速度，年底将全部完成所有信息的录入工作。我们在建立数据库的过程中，采用了边输入，边打印的流程，在补齐卷内相关文件的目录同时，也检验了输入内容的正确性，有效实现了档案数据库的准确性和真实性。其次，利用各种现代化成像设备，把原有的文件转换成图像并保存起来，将文件进行信息化管理，文件具有真实性、可靠性，准确性，同进可以达到原件永久的保存。从大量的实践过程中可以看出，通过现代化信息的管理大大提高了工作效率和管理科学化。如我们要查阅一条信息，由于实行了现代化信息管理，利用者可以随时调出，随时查阅，而靠手工管理的查阅资料需5个工作日，我们只需要几十秒的时间就可以完成，利用者对我们的数字化建设十分满意。

2.加大现代化信息的录入和管理工作。首先保证每条信息的准确无误，这就需要工作人员必须兢兢业业，一丝不苟，有种严谨的工作态度，保证数据真实可靠。同进需要双轨制，电子版和纸制同时保存，由于电子保存磁盘破损，数据丢失的情况常有发生，为了确保电子文件的数据完成，将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一存档保管。同时不定期进秆数据更新和保存，足量时可以有用光盘保存数据，增加安全性。

三、档案信息管理的具体内容

1.文书电子档案管理。通常来讲，文书电子档案主要分为内部文件和外部文件两类，信息化管理时，必须将两者分类输入加以保存。内部文件文书电子档案整理，首先要根据不同年代、组织机构和保管期限实施组盘；然后分盘保管，这样就便于人们按不同年代和不同期限来进行查阅、检索，可以延长所归档电子文件的所保管寿命；而外来文件文书电子档案整理工作，我们必须利用扫描成影像文件保存进入网络，这样可以有效实现各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。

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一、科研档案管理的特点

科研项目档案管理是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，也是保护知识产权的一项重要举措。档案管理与计划管理、项目管理、成果管理紧密结合，纳入到科研计划、规划，纳入到科研管理制度。其特点也较为明显。

（一）档案收集、整理的复杂性

科研档案涵盖了科研项目活动的整个过程，每个环节都需要多次的试验和研究。有的科研项目还是多个科研团队的合作项目，致使科研档案的收集管理较为复杂。

（1）数据量大。科研项目可以分多个不同的子课题，每个课题和主项目一样需要阶段性管理，对形成的阶段性成果、目标进行检验考核。同时一个科研项目可能涉及多个立档单位，多个专业学科。这样就形成了大量的档案资料需要存档。

（2）时间跨度大。科研项目从项目申请、立项论证、组织实施，到检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入库整个过程一般需要1-3年，如果有其他客观因素，导致项目延期则周期更长。

（二）档案管理的安全性

科研项目在研究过程中形成的具有保存价值的各种载体，可能是具有创新性的技术设计及专利内容，这些资料体现了较为高、精、尖的科学技术水平，形成的成果拥有知识产权，因此对于档案的内容就要严格的保密，档案的管理工作就要采取有效的安全措施。

二、科研档案管理信息化的意义

科研档案管理信息化平台的设计有利于加快科研档案现代化管理水平，改进科研档案管理模式。科研档案信息化平台的设计就是把科研档案资源转化为电子化的信息，这些资源包含项目整个活动过程中产生的文档、多媒体资源、创新成果等，形成一个分类明确的科研档案资源信息库，安全快捷地提供档案服务，增强档案科学性管理，实现科研档案信息资源共享。

首先，档案管理电子化利于科研档案的长期保存，纸质的档案保存期限有限，同时查找翻阅不方便。其次，规范化的数据信息可以规范操作，提高数据质量及信息处理的效率，同时缩短了项目决策周期，通过档案的管理实现项目的动态跟踪管理。第三，档案的信息化促进研究人员的相互交流，在信息资源共享和有效利用的基础上，更能促进科研成果的转化。

三、合理利用信息化的科研档案及科学化管理

（一）加强基础设施建设，培养信息技术人才

对实施科研档案信息化管理投入专项经费，配置必须的软硬件设施，提高计算机和网络应用程度。

档案管理人员承担着具体实施的工作职责，不仅要熟练地运用数字化技术、信息储存技术、网络通讯技术及多媒体技术，还要有加工提炼有效档案信息的能力，对项目的档案信息进行判断分析，保证科研项目档案的系统性和完整性。因此要加强档案信息化管理的培训，普及信息化技术知识。

（二）建立更有效的电子档案管理制度

科研机构要建立符合自己的完善的档案信息化管理制度。制订电子文档、多媒体资源收集、整合和安全管理等方面的标准。明确科研档案的信息化操作方式，明确在科研档案管理过程中涉及到的各个单位个人的职责权限，使各个操作环节都要有章可循。

（三）提高科研项目电子档案的安全性

加强对档案管理信息化平台的管理，确保档案资源库的安全。提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案管理信息化平台的安全和网络的安全。平台的安全性设计主要包括以下几个方面：

（1）系统数据库的安全性。设置验证用户的权限，增加用户访问控制。以确保只有合法授权用户才能访问档案资源库，防止恶意破坏或修改。通过数字签名技术对立档单位进行安全性检验，同时检验文档资源在传送过程中是否丢失或不完整。对数据库中相关数据表的字段、相关文档进行加密处理。

（2）系统的网络安全。建立平台操作日志，通过记录各个时间点、每个用户进行的任何操作，使管理员可以监控系统的运行状态。同时，不定期对数据资源库进行备份。