档案信息化管理范文

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1、档案信息化的定义和内涵

1.1定义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

1.2内涵

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。

2、档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

3、加强档案信息化管理的措施

《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

3.1加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。

3.2档案信息资源建设

3.2.1档案的电子化

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

3.2.2加强档案目录数据库建设

我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。

3.3档案信息化人才的培养

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。

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1.档案信息化的定义和内涵

1.1定义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

1.2内涵

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。

2.档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

3.加强档案信息化管理的措施

《全国档案事业发展“十二五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十二五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

3.1加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。

3.2档案信息资源建设

3.2.1档案的电子化

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

3.2.2加强档案目录数据库建设

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与传统的纸质载体档案的管理方式相比较，档案信息化具备以下的特点：

1.便于检索，使用方便。应用信息化的档案管理，可以将大量有价值的文件存储到电脑服务器上，使人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，可以随时随地的进行各种数据的统计，打印各种报表，进行借阅登记，催还提醒，检索技术分析所需要的相关资料等等，不仅缩短了时间，提高了效率，同时也解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整、漏抄等问题，提高了准确性，真正的让信息化的档案管理为工作和生活提供优质服务。

2.便于档案的保管。档案信息化管理使档案保管占用的空间小，操作简单，具有明显的节能、环保、使用寿命长，以及重复使用的特点，不需要占用大量的人财物力，是传统手工操作管理模式不可比拟的。可见，它的特点是存储时间长，在特殊的环境下不易受到损坏，即节省了资源，又具良好的稳定性，易于保管。

3.有利于信息资源共享。以往的手工操作管理中，信息资源不能及时在各部门之间得到交流和共享，导致效率低下，造成大量的档案资源的闲置和浪费。而信息技术的运用，可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找，方便了人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用网络传输信息资源，能够在短时间内完成大量信息的传递，适应了现代社会快节奏的工作特点。

二、档案信息管理的具体步骤

根据国家档案局颁发的《电子文件归档管理规范》的要求结合本单位具体工作实际，对档案现代化管理实行以下步骤。

1.根据本单位现有的相关资料建立相应的档案资料信息管理数据库。首先，根据不同的资料和数据的性质分类建立相应的数据库，并且逐条将已有的数据分别录入数据库中，由于已经有部分数据形成了电子文件格式，减少了本次的录入的工作量，把已形成电子文件归档管理，到目前为止，我们已经输入文件级目录近120万多条，正在加快速度，年底将全部完成所有信息的录入工作。我们在建立数据库的过程中，采用了边输入，边打印的流程，在补齐卷内相关文件的目录同时，也检验了输入内容的正确性，有效实现了档案数据库的准确性和真实性。其次，利用各种现代化成像设备，把原有的文件转换成图像并保存起来，将文件进行信息化管理，文件具有真实性、可靠性，准确性，同进可以达到原件永久的保存。从大量的实践过程中可以看出，通过现代化信息的管理大大提高了工作效率和管理科学化。如我们要查阅一条信息，由于实行了现代化信息管理，利用者可以随时调出，随时查阅，而靠手工管理的查阅资料需5个工作日，我们只需要几十秒的时间就可以完成，利用者对我们的数字化建设十分满意。

2.加大现代化信息的录入和管理工作。首先保证每条信息的准确无误，这就需要工作人员必须兢兢业业，一丝不苟，有种严谨的工作态度，保证数据真实可靠。同进需要双轨制，电子版和纸制同时保存，由于电子保存磁盘破损，数据丢失的情况常有发生，为了确保电子文件的数据完成，将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一存档保管。同时不定期进秆数据更新和保存，足量时可以有用光盘保存数据，增加安全性。

三、档案信息管理的具体内容

1.文书电子档案管理。通常来讲，文书电子档案主要分为内部文件和外部文件两类，信息化管理时，必须将两者分类输入加以保存。内部文件文书电子档案整理，首先要根据不同年代、组织机构和保管期限实施组盘；然后分盘保管，这样就便于人们按不同年代和不同期限来进行查阅、检索，可以延长所归档电子文件的所保管寿命；而外来文件文书电子档案整理工作，我们必须利用扫描成影像文件保存进入网络，这样可以有效实现各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。

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一、科研档案管理的特点

科研项目档案管理是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，也是保护知识产权的一项重要举措。档案管理与计划管理、项目管理、成果管理紧密结合，纳入到科研计划、规划，纳入到科研管理制度。其特点也较为明显。

（一）档案收集、整理的复杂性

科研档案涵盖了科研项目活动的整个过程，每个环节都需要多次的试验和研究。有的科研项目还是多个科研团队的合作项目，致使科研档案的收集管理较为复杂。

（1）数据量大。科研项目可以分多个不同的子课题，每个课题和主项目一样需要阶段性管理，对形成的阶段性成果、目标进行检验考核。同时一个科研项目可能涉及多个立档单位，多个专业学科。这样就形成了大量的档案资料需要存档。

（2）时间跨度大。科研项目从项目申请、立项论证、组织实施，到检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入库整个过程一般需要1-3年，如果有其他客观因素，导致项目延期则周期更长。

（二）档案管理的安全性

科研项目在研究过程中形成的具有保存价值的各种载体，可能是具有创新性的技术设计及专利内容，这些资料体现了较为高、精、尖的科学技术水平，形成的成果拥有知识产权，因此对于档案的内容就要严格的保密，档案的管理工作就要采取有效的安全措施。

二、科研档案管理信息化的意义

科研档案管理信息化平台的设计有利于加快科研档案现代化管理水平，改进科研档案管理模式。科研档案信息化平台的设计就是把科研档案资源转化为电子化的信息，这些资源包含项目整个活动过程中产生的文档、多媒体资源、创新成果等，形成一个分类明确的科研档案资源信息库，安全快捷地提供档案服务，增强档案科学性管理，实现科研档案信息资源共享。

首先，档案管理电子化利于科研档案的长期保存，纸质的档案保存期限有限，同时查找翻阅不方便。其次，规范化的数据信息可以规范操作，提高数据质量及信息处理的效率，同时缩短了项目决策周期，通过档案的管理实现项目的动态跟踪管理。第三，档案的信息化促进研究人员的相互交流，在信息资源共享和有效利用的基础上，更能促进科研成果的转化。

三、合理利用信息化的科研档案及科学化管理

（一）加强基础设施建设，培养信息技术人才

对实施科研档案信息化管理投入专项经费，配置必须的软硬件设施，提高计算机和网络应用程度。

档案管理人员承担着具体实施的工作职责，不仅要熟练地运用数字化技术、信息储存技术、网络通讯技术及多媒体技术，还要有加工提炼有效档案信息的能力，对项目的档案信息进行判断分析，保证科研项目档案的系统性和完整性。因此要加强档案信息化管理的培训，普及信息化技术知识。

（二）建立更有效的电子档案管理制度

科研机构要建立符合自己的完善的档案信息化管理制度。制订电子文档、多媒体资源收集、整合和安全管理等方面的标准。明确科研档案的信息化操作方式，明确在科研档案管理过程中涉及到的各个单位个人的职责权限，使各个操作环节都要有章可循。

（三）提高科研项目电子档案的安全性

加强对档案管理信息化平台的管理，确保档案资源库的安全。提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案管理信息化平台的安全和网络的安全。平台的安全性设计主要包括以下几个方面：

（1）系统数据库的安全性。设置验证用户的权限，增加用户访问控制。以确保只有合法授权用户才能访问档案资源库，防止恶意破坏或修改。通过数字签名技术对立档单位进行安全性检验，同时检验文档资源在传送过程中是否丢失或不完整。对数据库中相关数据表的字段、相关文档进行加密处理。

（2）系统的网络安全。建立平台操作日志，通过记录各个时间点、每个用户进行的任何操作，使管理员可以监控系统的运行状态。同时，不定期对数据资源库进行备份。

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馆藏档案数字化是开发和提供档案利用的主要手段，数字化加工可能引起档案原件磨损、档案丢失、档案信息泄密、以及因参数设置或操作工序等问题引起从模拟到数字转换过程中档案信息的不完整、不准确、不标准等风险。

数字档案信息依附的软硬件网络环境存在先天不足和技术方面的风险。网络、计算机、服务器、存储设备、系统软件和档案管理信息系统是数字化档案信息赖以生存的IT基础环境，也是引发档案信息安全问题的风险基地。

档案信息化应用系统的专业技术性和知识综合性，以及以指数方式快速增长的电子文件的存储与保管，要求对档案信息实施科学组织、合理存储、有效管理和安全备份，这对具有传统知识结构的档案工作者而言是个挑战，若不及时参与继续教育，更新知识结构，了解和研究电子文件及其工作机理，档案人员将会面临难以应对电子文件管理工作之风险。

2 保证档案管理信息化安全建设的有效措施

2.1 提高档案管理人员的信息化意识，并加强人才队伍建设

档案信息化管理具有一定特殊性，与传统档案管理相比，其通过对计算机技术的有效运用，促进了档案信息的自动登记、归档、查询和传递的实现，有效的提高了档案管理效率。但档案信息化管理对档案管理人员的综合素质和岗位技能都提出了严格的要求，档案管理人员应当全面了解电子文件的特征和电子档案的全程管理模式，熟练运用网络安全防护系统，切实提高档案信息化管理效率，保障档案信息化管理的安全性。档案管理人员应当不断学习新知识和新技术，丰富自己头脑，积极参与单位组织的培训活动，切实提高档案管理人员自身信息化意识和专业能力，切实提高档案管理的有效性。

档案信息化管理过程中，档案管理人员始终是档案管理的主体，是影响档案现代化管理水平的重要因素，因此档案管理人员应党坚持与时俱进，全面提高档案管理人员自身的档案管理意识，加强人才队伍建设，推进档案信息化管理的稳定持续发展。在现代社会经济发展形势下，高素质的档案信息化管理人才应当具备专业的档案管理意识，并具备合理运用现代信息技术的能力，因此相关部门应当定期组织档案管理人员参加档案信息化管理培训，不断提高自身专业素质，增强责任意识和岗位技能，加快推进档案信息化管理的人才队伍建设，推进档案信息化建设的顺利开展。

2.2 建立技术保障体系，保障应用软件安全

为保障档案信息资源的安全，应当对档案管理信息系统进行安全防护，不同类型的信息技术产品的使用，应当从系统保护、信息保存等多个方面入手，建立规范的技术保障体系，为档案信息化管理提供可靠的技术支持。与此同时，应当结合档案信息化管理的实际情况，研发身份识别认证系统，合理设置档案权限，确保只有合法用户才有权限进入系统内查询相关档案信息资源，以保证系统的安全稳定运行，提高档案信息化管理的有效性。一旦出现内部档案管理人员非法操作查看档案信息资源的情况，应当采取有效措施进行处置，并充分做好档案数据信息的加密工作，保证应用软件运行的安全性。

2.3 加强档案信息安全保障体系建设

当前国家层面上对电子文件管理的要求是同时保管纸质文档和电子文档。《电子公文归档管理暂行办法》中指出，电子公文形成单位应当将具有长期保存价值的电子公文制作成纸质公文，并连同电子公文原载体一同归档保存，并建立有效的联系，便于后期查询和利用。电子档案是信息时代的产物，为提高其保存和管理效率，应当加强档案信息安全保障体系建设，积极采取有效技术措施保障信息安全。当前档案信息化管理中比较常用的安全技术主要有密钥技术、签署技术、身份验证、防火以及水印等技术，而在管理方面，主要以异地备份和存用分离的方式加强对档案信息资源的安全管理，全面提高档案信息化管理的安全性和可靠性。

档案信息化管理的主体是人，电子文件的制作和管理也是由人来完成的，因此在档案信息化管理过程中，应当对参与电子档案的制作和管理的相关人员加强思想道德教育和素质、资质审查，坚决不允许责任意识差、思想道德品质差的人员参与到电子档案的制作和归档过程中，切实保障电子档案与归档电子文件的真实性和安全性。在日常档案信息化管理工作中，应当定期组织开展活动，培养档案管理人员的思想品质和道德意识，调动其工作积极性，强化档案管理人员的责任意识，提高其档案管理水平，为档案信息化管理工作的顺利开展打下坚实的基础。与此同时，应当积极建立电子档案管理的岗位责任制，坚决落实工作责任，保证档案信息化管理全过程的真实性和有效性。

2.4 加大投入，增配软、硬件设施

高质量档案信息化的实现必须投入大量的人力、财力、物力。根据档案管理的实际需求配置相应的软硬件设施。当前的档案管理资金主要来自政府拨款，为了加快改造的步伐，也可以采取收入资金的方式。如果遇到一些阻碍，也可以向上级主管部门沟通，并商榷解决办法，加强档案信息化的发展。

2.5 病毒防范与治理

病毒对档案管理具有一定的威胁，所以信息化档案管理人员应该根据实际情况建立起高级病毒防范网，对不断升级的病毒都提出相应的解决办法。对相关管理人员的信息技术培训十分必要，有利于提高其安全意识。

2.6 建立监督执行体系

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关键词:档案管理信息化;档案信息化建设;问题;原则;策略

1究竟什么是档案信息化？

什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

2当前档案信息化管理面临的问题

电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。

2.1 面临创新与安全的挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。

2.2 面临标准化、法制化的挑战。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。

2.3 技术支持不全面。一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。

2.4 人员配备不合理。就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。

3档案信息化应遵循的原则

3.1 规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

3.2 安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

3.3 效益性原则：档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础，考虑馆藏档案的利用率。特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。

4 推进档案信息化的建设策略

4.1 建立规范体系。档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。

4.2 完善安全制度。档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

4.3 提高技术支撑。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆(室)只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。

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（一）档案信息化的概念。档案信息化包括两方面：一是用信息技术对档案内容有序分类、便于查询、开发应用,对档案编目、排序、检索归档保存等进行高效的管理,提高医院的管理效率。二是用信息来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理,促进档案管理创新①。

（二）档案信息化的内容。内容包括了档案信息资源的有序整理、档案数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息人才队伍的建设等。

二、信息化过程中的主要问题

（一）规章制度还不是很健全。虽然医院档案信息化发展迅速，但是国家关于档案信息化的制度还比较不完善档案信息化管理奖惩措施和制度还不足，档案管理人员的积极性和工作效率不高，制度的不完善影响档案信息化的健康有序发展。

（二）部门间独立性强，缺乏共享平台。医院各部门都是相对独立的，很多医院信息系统不是一体化的，如医务部有医务管理系统，护理部门有护理管理系统，科研管理部门有科研管理系统，多个系统一方面造成医院成本的提高和资源的浪费，增加了运行成本，同时各自独立的系统导致部门间无法共享档案信息，增加了相互间的沟通困难，最终不利于广大医务人员利用医院档案信息。

（三）档案管理人员素质有待提高，观念要进一步开放。医院档案信息化发展要求档案管理人员有比较高的业务素质和管理素质，如要求管理人员不断地吸收和学习先进的业务知识理，掌握计算机及网络技术，不断提高自身的业务素质。当前档案管理人员以中专生和大专为主，档案专业能力不强，计算机能力还比较差，档案信息化意识不强。目前档案管理人员积极性不是很高，以被动管理服务为主，等人上门，观念还比较传统和保守②。

（四）档案信息化管理的安全问题。网络系统的结构具有开放性、分布广域性和资源共享性等特点，使得网络攻击、计算机病毒等安全问题比较突出。信息化安全还存在以下常见问题：1.在档案数字化的生过程中，每一个工序都需要用到实体档案，而对档案过多的利用与移，无形中将会增加档案安全的隐患。2.硬件破坏和不合格电源导致的数据丢失。3.移动硬盘、U盘等移动设备的使用，增加了计算机感染病毒的可能性，档案的安全遭到威胁③。

三、对策

针对医院档案信息化过程中存在的问题，提出以上对策建议：

（一）加强领导重视，完善相关制度。领导的重视是档案信息化的前提和重要基础。因为档案信息化意味着要投入更多的资金，要协调多部门的工作，要建设更为完善的科学信息系统，而这些都必须只有领导重视才能完成，此外还应该积极完善档案信息化管理相关制度，做到档案管理信息化建设有法可依。

（二）加强医院各部门协调，建立一体化的档案信息平台系统。医院实行的信息管理体系是档案与其他信息分体管理的体系医院档案资源丰富，包含医院科研、人事、会计等综合档案。④医院在档案信息化建设过程中要整合这些信息资源，加强各部门的协调和配合，统筹考虑，避免重复建设。因此在档案信息化过程中需要加强不同部门间的协调，建立信息资源共享意识，作为医院层面通过沟通和协调，建立一体化的档案管理信息平台系统，实现档案信息资源在全院的共享。

（三）加强培训，进一步改变管理人员观念。档案管理人员素质直接影响档案管理水平。为适应医院档案信息化管理，要加强档案管理人员的专业知识培训，同时也应该加强他们的管理知识学习、计算机知识学习，同时建立档案人员考核制度，提高其工作积极性⑤。我们应转变档案管理模式，调整医院档案的服务方式，进行超前跟踪服务，变被动为主动，更积极的去迎合医院各类人员对医学档案利用的需求，推动医院档案管理工作和档案服务理念的发展。

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档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践。随着计算机网络技术的广泛应用，使医院档案信息化管理进入了现代化管理的先进行列，传统的医院档案管理方式已无法适应医疗改革的整体需要。为了充分发挥档案管理在医院社会化服务中的巨大作用，医院应积极探索将档案信息化管理技术与方法有机结合，提高医院档案的信息化管理水平。

1.档案信息化管理的基本内容

档案信息化管理是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。医院档案的信息化应包括以下几方面：

1.1档案资源信息化。档案资源信息化是指将档案资源经过信息加工和计算机网络的传输保存，将原有的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序开发，进而实现档案资源的社会共享。

1.2管理流程规范化。为保证文档的一致性，要求医院的办公自动化系统与档案管理系统兼容匹配，以便通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程，确定岗位员工的工作标准，以减少人为调控和干预。

1.3档案检索分级化。档案检索分级化指在施行档案信息检索制度的前提下，通过医院网站和因特网可准确检索到所需要的影像资料、存档文件、原始记录、医疗文献等。

2.医院实现档案信息化管理的必要条件及重要性

2.1实现档案信息化的必要条件

随着计算机技术的不断发展与广泛应用，医院的档案管理已经步入数字化的信息管理轨道。档案的数字化包括档案目录数字化、档案原文数字化以及数字化目录与文件的接收。

2.2医院实现档案信息化管理的重要性

信息时代，随着医院档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断出新，对医院档案数据库建设提出了新的更高的要求。医院档案包括人事档案、管理制度、医疗文件、各类报表、影像资料、设备档案等等，医院档案数据库建设应坚持以用为先的优选原则和目录与全文数据库建设同步的原则，即做到常用先上，重要先上；把医院档案目录与全文数字化同步建设，这样做一方面可以满足一般检索的需要，另一方面可以满足对信息内容查询的需要，有利于文档一体化管理，有利于在网络中实现资源共享，更好地发挥电子档案的作用，实现档案数字化加工与利用同步。

2.2.1医院档案信息化是档案服务社会化的必然要求。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

2.2.2医院档案信息化是提升档案管理水平的需要

医院档案信息化是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过档案数字化接收电子文件，使传统介质档案数字化，从而使数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免各自为政，互不兼容，以提高工作效率，实现管理的现代化，从根本上提高档案管理和利用的水平。

2.2.3确保医疗事业可持续发展的需要

传统的档案管理处于一种封闭的环境下,收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量，使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。

3.医院实现档案信息化管理应做的工作和需解决的问题

医院实现档案的信息化管理有很多优势，是一项比较繁杂的系统工程。但工作量较大，如需对现存档案室的纸质档案进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将其转换成电子文件；还要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理，以便于检索利用。同时要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台，搞好远程服务。还要采取数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，确保档案信息安全。同时要根据电子信息技术的不断完善与进步，要对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，保证纸质档案与电子文档并存。医院要想彻底实现档案信息化管理，不但需要完成上述工作，还需要大量的资金投入。如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等，还需要进行信息的安全防护，这些都需要很大的经费投入。另外，这些电子产品更新换代速度快，生命周期短，其后续的维修、更换、升级等也必须要有大量的资金投入，同时还需要有满足工作要求的既懂档案管理、又会计算机操作、又通卫生管理的复合型人才的投入。因此，就要求我们必须正视问题所在，尽快完善医院的基础设施。目前大部分医院的局域网建设还不完善，办公自动化系统实施不利，无法形成医院档案专业体系，档案信息化管理也由此受到制约。因此必须加强医院的基础设施建设，包括软硬件方面的设施建设，重视人才的培养，加强档案安全管理。引入科学实用的网络安全应对策略，加强监控，以满足档案信息化建设的需要，保证医院档案信息化管理工作的顺利开展。

参考文献：

[1]刘小莉.简论档案管理信息化建设[J].陕西行政学院学报,2008(11).

[2]?郭敏.浅析档案的信息化管理[J].山东档案,2008(05).

[3]牟峰等.浅谈医院信息化与电子档案管理[J].中国医疗前沿，2007，(14).

[4]程洁.医院档案信息与数字化管理初探[J].实用全科医学，2007，(05).

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信息技术的迅猛发展，互联网的广泛应用，带来了文档管理、存储和利用方式的革命，档案管理正面临着现代技术的挑战和难得的发展机遇，信息资源在管理模式上正在实现向网络动态的改变，在网络环境下进行医院档案管理能使档案管理标准化和规范化，并提高劳动效率和工作质量。因此，如何将现代信息处理技术、网络技术与医院档案管理相结合，加快档案信息化、网络化建设，实现档案管理现代化，是新形势下各级医院所要面对的新任务、新课题和新机遇。

1医院档案信息化管理的内涵

1.1档案信息化管理的定义 医院档案是由管理文件、会议记录、各类报表、病历档案化验单据以及各种影像资料等构成[1]。医院档案信息化管理是指通过计算机技术、通讯技术与网络技术等手段提高档案工作的现代化管理与利用服务水平，使医院档案信息资源管理逐步摆脱传统的手工处理方式。

1.2医院档案信息化管理的具体内容

1.2.1对患者病历档案进行信息化管理 可将不同科室的病历档案按照不同的编号分门别类的进行网络登记，还可以对相应的病情应用网络做出分析，标注在病例的下面，为医生提供治疗的思路。医生将治疗过程等记录在网络上，计算机终端对这些信息进行整合，以便更家方便快捷的从中提取重要信息，总结大量临床经验。

1.2.2对人事档案进行信息化管理 将各部门的人事档案在网络上进行登记，将人事不案例从实体化方向朝着网络化方向进行转变，人事档案的管理可以将平时在日常工作中遇到的问题分门别类的进行区分，规划在不同的档案之下，不仅方便管理，更方便查阅。

1.2.3对医院图书资源进行信息化管理 庞大的医院图书和资料如果在图书馆里进行查阅的话是非常麻烦且冗长的工作过程，对图书资料进行网络化管理可以大大节约这些时间，还可以将借阅者对于这些资料的感想和想法登记在网络上书本的名下，为以后的借阅者提供参考。

2利用信息化手段管理医院档案的优势

2.1有利于减轻档案管理的劳动强度，提高工作效率 传统的医院档案管理工作存在立卷难、利用效率低和查准率不高的难题，现代化信息管理手段的利用免除了立卷归档、检索查找的过程，减轻了工作人员的劳动强度，提高了检索速度。

2.2有利于文件和病案的补漏增缺 传统的医院档案立卷方法遇到信息收集不齐或者漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做，拆卷后，卷内文件又得重新排列，编档页号、编抄卷内目录、装订、修改填写案卷封面，不但费时费力，还是管理员增添了很多麻烦，现行电子环境下信息管理后，医院档案按"件"管理，工作人员可有充分的时间提高业务水平。

2.3有利于档案资料方便、检索简便、准确率高的使用 传统档案管理工作，不仅消耗大量人力、物力，而且档案信息含量与档案实体量的比值处于较低水平，信息化管理方法的应用，摆脱了以往的经验式管理模式，完成档案由案卷级向文件级管理的转变，将手工立卷变为计算机自动管理，极大地提高了各类文书档案和病案管理与利用的质量、精度和效率。

2.4有利于提高医院档案管理的质量 传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的制度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水平，信息化档案管理后，档案人员可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上，从而提高医院档案管理工作的质量和利用效率。

3完善医院档案信息化管理的对策与措施

目前，我院档案信息化管理还存在基础设施不完善、政策和技术保障缺乏、信息化规范体系尚未健全等问题，针对以上问题，为完善医院档案信息化管理有以下几点措施。

3.1加强基础设施建设，创建良好的管理环境 良好的软硬件基础设施和管理环境是实现档案信息化建设的物质基础条件，技术基础设施包括软、硬件的建设，医院局域网的建立要立足高起点，不仅要方便内部信息的交流，还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件。这样，不仅可以大大提高办公效率，方便利用者，同时还可以实现档案资料的在线利用。

3.2重视人才培养 现代化档案管理人才是实现档案信息化管理的保证[2]。档案信息化建设涉及的技术性较强，要采用各种措施多途径、多形式地将计算机应用、数字化技术、网络技术等作为新时期档案人员必备的基础课予以培训，档案员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识和运用操作能力。因此，要不断的学习和培训，重视人才的培养。

3.3加强安全管理 档案具有原始性，不得被篡改，要防范病毒攻击，对于涉及个人隐私问题，还要设置访问权限，制定严格的档案信息化安全保密制度，强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能，晚上档案管理系统和严密的流程化处理机制，引入科学使用的网络安全策略，加强安全管理。

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Abstract: With the rapid development of society, file informatization management has prodeced a increasing impact for its wide application. To do well in file informatization management, it is necessary to comply with the standards and norms of file management, so as to ensure the safety of file informatization data.

Key words: file; informatization; management

中图分类号：G271 文献标识码：A文章编码：

随着社会信息化的飞速发展和广泛应用，信息化对档案发展产生越来越重要的影响，全国各级各类的档案部门纷纷加入了档案信息化建设工作。

档案信息化管理的优势

就是把公司以纸张、胶片、影像等载体保存的模式通过扫描、拍摄等方式转化为数字信号档案存入档案信息化系统里，建立目录数据库和全文数据库。充分利用计算机等信息化技术方法提高管理水平和效率，可以有效的保护档案原件，避免档案原件被过多的使用、借阅等造成档案载体的磨损，也可以有效的降低和避免重要资料的丢失的风险。

手工查阅档案资料，往往是费时费力，有时还达不到一定的目的，档案信息化以后，采用了电子目录和电子文档文件归档，加快查阅速度，检索和使用更方便快捷，使用时只需输入关键词，相关的资料信息就出现在计算机屏幕上。为利用者提供多层、多反面、有实效的信息。

档案信息化的基础建设

档案信息化软件设施：通过档案信息化系统软件来实现目录数据库和全文数据库，需要运用多专业配合，多部门协作，多环节配套，多档案人员信息输入，组成纵向和横向的各个节点都应到达一定的水平，通过网络加以联通，发挥整体优势，提高档案系统综合能力。

档案信息化硬件设施：硬件设施建设时信息化建设的基础，主要包括档案系统软件、微机、服务器、网络设施、存储设备等。

档案信息化工作的开展

档案信息化工作必需符合档案管理标准化、规范化，在符合相关标准规范基础上，具备一定的灵活性，实用性。快速、高效、有序、合法的把档案信息资源数字化，大量提高档案信息化系统的信息量，档案信息化系统最基本的信息提示是档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。在设置档案系统字段类型时，要注意从利用者的角度来考虑，本着方便利用、查阅，又能满足工作需要的原则，同时注意档案信息化系统结构的设计，建设有特色的档案信息系统，重视已输入档案信息化系统数据的校队审核工作，以减少错误，确保数据质量文件。

档案部门与信息管理部门加强配合，为档案信息管理提供技术保障的部分。档案信息化系统是一个电子化信息的仓储，集中了各部门各公司归档文件，提供有限性或非保密电子文件查询、利用服务、实现电子文件信息资源共享。

档案部门制作档案的专用网页，组织上网数据和信息，公开部分档案文件目录或电子文件全文，实现档案信息的网上查阅、检索，档案信息有保密和公开之分，在一定的登陆权限设定的条件下，实现各类档案文件的上传、浏览、下载、修改等功能。公司各部门档案文件以网络化方式将档案数据传递到档案系统平台，并在档案系统服务器上自动归档。（档案的信息来源）电子文件归档和电子档案的接收，

要求档案管理人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机运用操作能力。

档案信息化安全性与管理

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随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院档案管理中的广泛运用，过去用纸墨、照相形成和传递的机关公文以及医疗图书、临床诊疗图形、影像、文献资料、科技情报等，都可用电子计算机进行档案式管理，由此而产生电子档案。可见，医院档案信息化管理已成为了大趋势。其中，作为医院档案中不可或缺的重要组成部分——科技档案，记载了医院医疗、教学和科技发展的历史，反映一个医院整体医疗水平动态发展，科技档案的信息化管理成为了医院档案管理发展过程中的重中之重。

医院科技档案信息化管理的更好开展，成为了医院人才建设，实施科教兴院战略的重要基础。如何根据医院科技档案的基本特征，在医院科技档案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为了医院科技档案管理的重要课题之一，本文就这一课题做一浅析。

1 学科技档案的基本特征

医院的科技档案主要包括五个部分:公开发表的科技论文、论著及其原始资料的收集;研究生的毕业论文及其相关实验原始资料的收集;科学基金资助课题从立题至结题期间，所有相关资料的收集;协作项目的协议书，技术转让或申请专利的有关证明等的收集;通过鉴定后的科研成果资料的收集。这五个重要组成部分均具有以下两个特点：

1.1 源广泛

医学本身是一个多专业的庞大科学体系，涵盖了医、药、卫生、微生物、职业病、生化等。其分科的细致与多样性决定了医学科技档案的来源相当广泛性和分散性。而这些科技档案均自然形成于每一个科研机构和有科研能力的单位及个人的研究工作中，因此无论从内容上还是形式上都十分散乱。此外，医学科技档案的载体材料和形式也颇为多样化：载体材料包括纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体等；档案形式包括文字材料，奖状、奖杯、证书等实物，这样导致科技档案管理工作量巨大，加之漫长的科研过程和周期，无疑加大了科技档案收集工作的难度。

1.2 利用价值高

医学科技档案不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。其内容包含了丰富的医学知识、先进的科研思路、方法及大量有价值的国内外科研资料，包括成功或失败的经验，都可为今后科研开展提供参考，并对避免科研工作低水平重复或为科研而科研等，都有极高的利用价值。

2 充分利用医院内部互联网，创建和完善医院科技档案管理系统。

根据医院科技档案的两个基本特征，如何在医院科技档案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为医院建设中的重点问题之一。 本文认为由于医院科技档案来源广泛，而档案管理人员人数、人力有限，医院可充分利用医院内部互联网，按照科技档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥医院科技档案的作用。

医院科技档案管理系统可就以下几个方面进行创建和完善：

2.1 医技人员个人信息管理

以科室为单位，将医院医技人员的个人科技档案信息输入医院科技档案管理系统。此系统可提供各类科技档案，如各年度科研项目执行汇报表、各项科研经费报销登记与结果反馈、论文投稿登记情况表、学术会议审批及学术成果统计表，外出培训以及涉及到个人的科研教学信息等。

2.2科研管理

在医院科研管理方面，医院科技档案系统可对各类科研档案进行信息化管理，如学术论文的投稿管理、会议论文的登记、科技成果管理、学术交流管理（外请专家来院讲座信息管理、外出参加学术交流活动管理）、学术著作及发明专利管理，并可利用检索功能进行查询、统计。

2.3 教学管理

教学管理主要针对医院教学管理对象进行各类常规管理，它主要分三部分：研究生管理、教务管理、学籍管理。医院科技档案系统通过根据不同的管理对象（研究生、七年制、五年制、大专班……），对各层次各级学生的信息进行管理。应用查询及统计功能对管理的学生各项情况、授课教师情况以及课程安排等各类常规管理有一个全面和深入的控制，从而推动医院教学工作的规范化。

2.4 培训管理

培训管理主要包括：各级继续教育项目外出培训的审批与登记、各种培训授课的管理、住院医师的系列管理、全科医师的管理与考核。通过医院科技档案系统，可统计出医院某时间段内医生、护士、技术员、管理及后勤人员的参加培训情况，各种职称级别人员参加培训情况；作为授课人员举办的各种培训及授课情况。同时按照市卫生局的规定进行住院医师轮转考核成绩及评定记录，及全科医师的各种考核统计。

3 医院科技档案管理系统的信息查询和维护

关于以上五个科技档案管理子项的信息查询方面，本院医技人员具有一定权限各种科研、教学情况进行查询；科主任可对科技档案信息进行统计，但不能做任何修改。信息管理方面，这一系统可由不同管理部门根据划分的权限分别对以上各种信息进行管理和维护，包括人事基本信息、职称变动情况、党团关系维护、教育背景、工作经历、出国经历、职业资格认证、护士资格的各种信息、社会荣誉及各种奖励等等。这样既保证了信息库的数据的动态更新，又可作为一种有效的管理工具，使管理者掌握详细的人才基本信息，给医院优秀科研工作者评选工作提供数据支持。

总之，医院可充分利用医院内部互联网，创建和完善医院科技档案管理系统医院科技档案管理系统，将一定程度上促进档案管理的计算机化和档案工作的信息化，并更好地实现科技档案资源在医院内部互联网上共享，让科技档案服务于民，方便本单位广大科技人员的需要，最大限度地发挥医院科技档案的作用。

参考文献

[1].张伟，郝桂兰. 医院科技档案应实施开放式管理模式. 中华医学科研管理杂志. 2006，（19）：239-240.

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一、医院开展JCI档案信息化管理的意义

1.顺应时代和社会的发展潮流。医院JCI档案信息化建设是指档案管理员将纸质材料运用现代化手段后可以通过计算机的处理转化为电子材料加以永久保存，从而可以通过计算机网络随时随地、快捷准确的存取档案信息。因此，实现JCI档案信息化是当今我院JCI档案管理的必经之路。

2.提升医院JCI档案管理的效率。信息化档案系统的建设正逐步成为医院JCI档案管理的一项基础性工作。随着我院的不断发展，医疗业务量的扩大，医院各项人事管理产生的文件日益增多，传统档案管理手段不能充分有效的利用JCI档案的价值。通过现代化网络通讯技术，可以提高JCI档案的管理水平和利用效率，形成具有实际意义的网络档案馆。

二、医院JCI档案实现信息化管理的过程

1.运用现代化管理理念。通过JCI评审的一些医院，已经率先意识到信息系统在管理决策中的应用，开始关注并设计相关软件来满足管理上的各种需求。在计算机飞速发展的今天，传统手动管理大量JCI档案的模式所显现的缺陷越发明显，JCI档案管理要从传统管理模式中解放出来，完成向现代化管理模式的转变，从而为医院良性发展提供更优质的服务和管理方式。

2.实现JCI档案管理的计算机化。根据我院实际情况，以JCI纸质员工个人资料档案为基础，建立了相应的JCI档案管理系统，包括档案首页、资格准入、岗位职责、医疗权限、考核评价、教育培训等模块。同时，JCI档案信息的采集与报送工作制度化和规范化也极为重要，我院通过扫描等手段将原有纸质文件电子化，通过开发年度考核系统等手段将现有材料直接电子化，准确、完整、规范的管理了我院JCI档案。档案管理员还定期对JCI档案进行及时的更新及检查，加强了档案的可靠性和完整性。我院还要进一步加大投入，不断改善、改进和提高整个JCI档案系统的功能，使整个系统日益完善。

3.维护JCI档案数据安全。随着JCI档案资源的数字化、网络化，数据信息长期保存，防止JCI档案信息被非法变更或破坏成了JCI档案管理的重要课题。我院主要通过以下手段加强JCI档案信息安全建设：一是对长期保存的电子文件要定期进行备份，以防信息丢失。二是对长期保存不需要修改的文件刻录在只读光盘上以保证其不被修改。三是对价值大、保密性强、容易遭到“电脑黑客”攻击的文件，应通过加密数据、限制管理权限、设置系统恢复功能等方式进行管控。

三、医院JCI档案信息化建设过程中的困境

1.档案信息的准确性问题。JCI档案管理信息化需要将材料重新整理、编码、扫描并录入计算机系统，档案管理员自身的工作态度、计算机操作水平容易影响材料在电子化的过程中的准确性，如编码输入出错，将直接导致无法准确查阅职工相关的JCI信息。

2.档案信息的安全性问题。JCI档案涉及机密的职工资料，因此，必须对查阅的权限进行把控。目前我院JCI档案管理系统只对人力资源部的职员开放查阅和更改权限。为确保档案材料不被轻易盗取查阅和更改，应树立并不断强化档案安全管理理念。

四、建立与完善JCI档案信息化的管理对策

1.提高档案管理人员的业务水平和工作责任心。JCI档案涉及院内内部重要材料，其管理和维护工作是一项严肃艰巨的任务，JCI档案管理人员的业务水平甚至政治素养都与档案的保密工作直接相关。因此，对JCI档案管理人员的培训和管理应不断加强。

2.多项质控确保信息准确常新。医院JCI档案信息化数据管理持续时间长，工作任务重，对材料的准确性和及时性等都有较高要求，我院主要通过以下两种方法确保材料准确常新：一是纸质文件电子化过程中的质量控制。采用分类专人录入并二次审核减少电子化中的错误。二是JCI档案材料日常维护更新的质量控制。在将原始材料电子化的过程中同时保留原始纸质文件以备查。

综上所述，医院JCI档案系统的建设和管理已经成为医院JCI标准建设和发展的一项重要内容，JCI档案管理系统可以更为高效的进行人事信息管理和网络化共享。但在推进JCI档案管理工作的过程中也会存在诸多问题，我院通过强化JCI档案管理意识、提高从业人员业务水平、管控档案信息准确常新等方式将JCI档案进行了有效的信息化管理，从而为医院JCI发展铺平了道路，提供了坚实后盾。

参考文献

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