信息化合同管理范文

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［关键词］

信息化；合同；管理

在现代企业框架下，信息与通信技术的进步带动着企业快速发展，而合同管理作为企业管理工作的重要方面，其有效性不仅关系到企业的工作效率，更关系到企业的经济利益，因此不容忽视。

1合同管理信息化的价值分析

在企业的管理工作体系中，合同管理占据了重要的位置，从工作总量的角度看，合同管理的比重不容忽视。从概念的角度看，企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同，依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。从这一描述中可以看出，合同管理工作具有全局性和微观性两个层面的表现，既关系到合同确立和执行整个系统的始终，具有系统特征，同时又深入到合同订立与执行等诸多细节。除此以外，合同管理工作还具有较强的动态特征，即密切关注合同执行、修订等相关变更等变化，随时保持警惕，发现隐患并及时排除。然而在传统的合同管理工作领域，一边倒的状况十分突出。相对而言，合同管理工作比较倾向和注重合同订立之前的相关事宜，对于相关法律以及经济方面的风险规避较为注重，而对于合同履行过程中的监督和管理相对不足。这种状况在一定程度上增加了企业所需要面对的风险。从合同自身的生命周期的角度看，以合同的签订作为界限，其后的履行占据了合同生命周期的大部分，如果忽视这项工作，其隐患不言而喻。在实际工作环境中，当前偏重于前期管理控制的状况，在很大程度上是源于企业的传统管理工作体系对信息控制力度较弱的特征。由于在合同订立之前，相关信息及资料比较容易获取和控制，而在合同履行的过程中，信息相对凌乱琐碎，难以收集整理，因此合同的订立，常常成为归档的标志，甚至在某些企业环境中，合同订立几乎成为了合同管理工作结束的标志。随着信息和通信技术在企业管理体系中的运用，合同管理工作也发生了巨大的变化，更多信息能够被追踪和控制，并且在信息反馈方面，移动设备的普遍应用在很大程度上改变了信息录入较慢的状况，在数据时效方面也有大幅提升。除此以外，信息化的介入，使管理领域相关人员能够进行更为密切的监督，及时获取相关信息。这些信息是管理工作展开的必要依据，而传统合同管理工作无法有效展开，尤其是在合同履行阶段无法进行追踪，成为一直以来合同管理工作无法落实到位的主要阻碍。

2切实推动合同管理信息化深入

当前经济社会环境下，企业作为经济主体其活动十分频繁，合同作为诸多经济行为的重要保障，必须与时俱进，保障企业有序发展。而在信息环境下，如何使诸多信息化手段成为合同管理得以深入发展的重要力量，成为当前共同关注的问题。具体而言，有如下几个方面，可以作为加强合同管理信息化的着手点。

2.1加强风险管理信息化建设

合同管理工作体系下，风险的规避和管理是重点。对风险的管理有效衡量一直都是风险管理与控制的核心问题。从企业的经营角度看，合同风险来源于各个方面，难以一概而论，也难以实现有效的信息获取。在信息环境之下，首先各个方面的信息采集相对于传统环境而言有了很大的改善，网络的广泛应用能够为合同风险管理提供更为全面的保障；其次，信息系统能够给合同管理提供沿时间轴更大跨度的主体资料，便于对合同另一方历史行为，以及经济整体发展历程展开深入控制，完善风险管控体系。

2.2加强合同履行信息化

合同管理工作体系下，企业对合同履行的管理与控制都相对薄弱，尤其在合同订立环节更为薄弱，这种状况对保护企业的经济利益，规避法律风险而言极为不利。在信息时代下，一个突出的特征就是移动终端的大量应用，在这样的技术背景之下，参与合同履行的相关工作人员，完全可以通过移动终端或者物联网等相关技术，将合同履行的实际情况录入数据系统中，从而实现信息化合同管理。

2.3加强信息开放平台建设

信息时代环境下，合同管理相关的信息收集工作比传统工作环境更高效、便捷，但是信息的价值，不仅在于能够有效收集和处理，更在于对其进行消费和使用。对于合同管理而言，让合同管理工作获取到诸多信息尤为重要，而信息也只有在使用和读取的过程中才能体现其价值。针对此种情况，企业应当为合同管理信息体系建立端口，并且授权给不同的用户群体，从而推动信息的流动与消费，实现合同管理工作信息化的价值。

3结语

合同管理的信息化建设，对推动企业的发展而言意义重大。实际工作中企业必须密切关注领域内相关技术应用状况，切实分析自身合同管理特征与需求，才能有的放矢地引入技术和管理思路，取得良好效果。

作者：王放 单位：大唐甘肃发电有限公司碧口水力发电厂

主要参考文献

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合同管理是企业风险防范的一项重要的手段，体现更多的就是管理方面的要求，在全面推行使用合同标准化文本工作取得初步成效的基础上，积极探索合同管理的信息化模式，将信息技术适时的应用到合同管理系统中，实现合同申报、审查、签订、结算和归档查询等各项业务的有机整合。使企业合同管理工作能够达到质的飞跃，迈上一个新的台阶。

一、合同信息化管理的实施背景

企业谋求发展的必然选择：数字技术以及网络信息技术的不断创新和应用，推动了全国乃至世界范围内的生产方式、生活方式以及思维方式的转变。而传统产业要进行技术改造和提升就必须借助信息化的手段得以实现，推动经济的结构优化调整，从而提升企业管理的现代化，降低能耗、提高效率，减少成本，增强企业的市场竞争力，因此，合同信息化管理是企业转变发展方式、谋求发展的必然结果，同时也是提升企业管理水平的重要举措。以信息化促进工业化的进程和发展是时展的必然要求，也是不可阻挡的趋势，同时运用信息化手段进行合同管理是法务人员的努力的方向。先进理念辅以快捷、准确的信息化手段，是传统企业寻求发展的必然选择。

二、如何实现合同信息化管理

1.健全企业法律防范机制

回顾过去的几年安全事故频发，特别是发生在2007年11月24日的油气加注站液化气储罐的爆炸事故，通过这一事件的惨痛教训使得企业也深刻的认识到合同管理上存在的严重安全问题，其他企业也以此为鉴，积极寻求提升企业合同管理水平的有效措施和办法，从而健全企业内部法律风险的防范机制。在加强合同管理的同时注重动态监管，健全和完善合同管理制度，强化企业的风险防范意识，使合同管理迈上一个规范化、网络化、流程化的崭新台阶。健全企业合同管理体制，按照“统一授权、分级负责、分类审查以及归口管理”的原则设定职能，责任落实，公司内部各部门间协调配合，形成一个上下成线、纵横成网的管理体系，将合同管理工作落实到实处。

2.加强企业内部合同管理要求

大多数企业长期以来一直采用的都是纸质合同，而合同生效往往需要各相关职能部门的审批，而一般涉及到的单位一般分布分散，一旦合同中出现需要修改和更正的问题，就不可避免的需要经办人员多次的往返于各部门之间进行重新的审阅和签批，使得审批过程变得繁琐、拉长了审批时间，严重影响工作的效率和进度，有时可能会造成贻误商机，甚至造成经济损失，而纸质合同的流转过程无法追踪、难以记录，一旦出现问题责任无法界定清晰，因此，在合同管理工作中往往矛盾横生，虽也时时沟通但也收效甚微，那么在如此混乱的背景下如何解决这一矛盾，提高合同管理效率，降低成本，也成为当下企业关注的新课题，建设符合企业自身发展情况的一套合同管理系统。

3.合同的信息化管理条件成熟

合同标准化文本工作的推行，在一定程度上促进了合同管理的标准化，比如：物资采购、工程设计、工程施工、运输和设备维修保养等六大文本。为实现合同管理的信息化奠定了基础，同时也加快了合同管理方式的转型。合同管理流程的程序化，可以增加企业业务的透明度，减少不必要的人为因素的干扰，使各部门职能落实，积极参与到合同管理的工作当中，使合同管理的形式由以往的被动防范转变为主动防范，实现风险控制，确保合同的合法性和可操作性。合同文本库的创建，可以方便使用人员快速的编写合同或设置常用的一些合同示范文本，很大程度上减轻了经办人录入的工作量同时也降低了法律风险。目前，许多企业都对于合同管理的信息化高度重视，从实际出发，积极探索信息基础设施的建设，从而建立健全的、规范和标准化的合同管理体系，进而提升企业管理水平。近几年来，“科技兴企”的理念逐渐深入人心，我国也大力的引进和应用先进的科技手段，加快我国信息化的建设步伐，为各企业提供有力的技术支撑和保障。比如建立“MPLSVPN”的光纤到点网络，既提高了网络资源的利用率同时也提升了网络的传输速度，满足了各公司对于无纸化办公的需求，信息化支持下的合同管理，有效的推动了合同信息化管理的进程。此外，合同信息化的管理打破了地域和时间的限制，同时还可以利用信息系统中的跟踪功能随时查询合同流转的进程，即使不在公司的外派人员也可以通过公司的内网审批合同，大大地缩短了人员审批和等待的时间，提高了工作效率同时也降低了管理的成本。充分的实现了“集中管理、操作公开、过程追踪、”等风险防控的原则。

4.优化合同管理流程和管理系统的功能

公司领导层应积极支持，各信息管理部门也应全力的配合，有针对性的了解国内信息化建设的现状和水平，对现行单位进行资料调研和实地考察，结合企业内部自身的发展特点来规范合同管理流程，合同管理的主要目的就是能够为企业提供一个集中管理、易维护、安全和高效的管理环境，并能够涵盖合同管理的各环节的内容和职责。比如：转授权功能就可以解决人员职位变动和人员调动、出差等授权权限变化的问题；合同归档、查询功能可以设置有关人员在权限范围内可以查阅的资料；合同统计和分析功能则可以将合同按年、季、月来进行划分，每个合同设定一个编号，方便统计和查找等等。

三、结语

综上所述，信息化支持下的合同管理，创新了合同管理的模式，同时也解决了部门分散，点多面广的问题，成功应对了管理成本高、签约难度大的状况，对于提高企业合同管理水平和工作效率具有重要的现实意义。

参考文献：

[1]潘怀敏.浅议企业的合同管理[J].福州党校学报,2014(2):50-53.

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市场经济是契约经济，所以今天就是一个合同时代，也是一个信息化时代。合同类型、合同行为、合同过程和合同关系等为主构成的合同管理与信息化的全面融合是一种创新，也是一种趋势，更是一种必然，合同管理信息化已经成为一个须臾不可分离的复合体。

一、建筑施工企业合同管理

1. 合同基本概念

根据《民法通则》第85条规定，合同指平等主体的自然人、法人、其它经济组织（包括中国的和外国的）之间建立、变更、终止民事法律关系的协议。合同有广义和狭义之分，广义的合同指发生民法上效果为目的的一切合意，如物权合同、准物权合同、债权合同和身份合同等等，狭义合同仅指债权合同，本文论及的合同是狭义的债权合同。

建筑施工企业合同类型包括建筑施工合同、买卖合同、借款合同等15类（图01）。

图01 建筑施工企业常见的合同类型

以上这些合同管理涉及到的主要组织包括业主、供应商、银行、保险机构等，施工企业与其互相之间存在多种合同关系（图02），其中与业主的工程承包合同、与供应商之间的资源采购合同是施工企业主要处理的合同关系。

图02 主要合同关系

2.合同内容

合同的通用条款包括当事人名称、标的物、数量、质量、价款和报酬、履行的期限地点与形式、违约责任、解决争议的方法等。

其中工程合同是施工企业与业主签订的，业主不同的项目采购模式（如传统采购模式DBB、设计建造模式DB、设计采购建设模式EPC、项目融资模式BT/BOT等），签订的工程合同内容条款也有差异。国内目前还是以DBB即施工建造模式为主，标准的合同模板（GF-91-0201）也主要服务于这个模式。它包含了工程概况、承包范围、合同工期、质量标准、合同价款、组成合同的文件（协议书、中标通知书、投标书、合同通用条款、合同专用条款、图纸、工程量清单、工程报价书等）、合同生效等内容。

3. 合同生命周期

任何合同，其本身存有完整的生命周期，它从合同策划开始，到合同签订、合同履约，直到合同结束为止，在合同全生命周期的4个阶段（图03）分别包含不同的管理内容。

图03 合同生命周期

合同策划阶段主要聚焦于确定合同基准，合同签订阶段的目标则是找到合适的契约对象，合同履约阶段则是双方按照约定推进合同行为，合同结束阶段则要按时关闭合同，进行评价总结和归档，做到持续进步和提升。

建筑企业是典型的项目驱动型组织，项目管理是企业的核心业务，项目管理成功与否直接决定了施工企业的成败。沿着项目管理的5个阶段，不同阶段合同管理的内容是项目经营管理的重点内容（图04）。

图04 合同按项目管理周期分布的业务重点

4. 合同管理层级和管理重点

从合同管理视角看，与工程相关的合同占了大多数，这些合同管理按照层级划分，存在着“企业管合同”和“项目管合同”两大类型（图05）。

图05合同管理层级

具体到企业和项目各个职能部门，他们在合同管理中担负着不同的职责（图06）。

图06 不同职能部门在合同管理中的职责

其中合同审批、合同交底、合同变更和索赔是合同管理的重点。其中合同审批包括审核业务风险、审核法律风险、审核财务风险等；合同交底则是依相关人了解合同、统一理解合同的需要来推动的，它以合同内容为核心，以合同核心条款为主要解读对象，特别是目标与责任落实到人，达成共识，交底还有利于发现合同问题，并做到事前控制；合同变更与索赔（包括反索赔）更合同管理的重中之重，它可分解为事前、事中和事后三个阶段来高效处理，比如向业主索赔，事前要预测工程风险（如工程多业务交叉作业，图纸“交汇打架”情况等），做好策划；事中详细记录发生的事实，并及时形成文件提交相关方，行使属于施工企业的主张性权利；事后进行索赔文件的及时整理和归档，以便工程结算的顺利进行，对于反索赔则是及时总结分析，以备下一步更好的规避合同风险。

正是施工企业的项目分散、执行多环节、环境变量多样、管理分层等特点，决定了合同管理过程中存在不同的管控要点和管理成败关键点。

5. 合同管控成败关键点

任何事情的成败都有关键要素，合同管理中的组织保障、成本管控、风险控制、数据沟通和知识积累等（图07）是做好合同管理的关键，一个关注都不能少。组织保障主要是企业要设立专门的合同管理结构，落实具体责任到人，明确时间等约束条件，同时建全相关的管理制度，以提高组织的运行效率；成本管控则要抓好合同签订基准，做好过程的变更和索赔等工作，对于业主则是增加收入，对于供应商等则是严防“被索赔”，控制好合同支出，降低成本；风险控制则是抓好合同审批关，在合同执行各个环节要加强检查，降低执行风险；数据沟通则是及时形成台账和报表，积累项目数据和分析结果，呈报给相关人，做出及时的决策；知识积累具体内容包括合同模板、合同签订注意事项等积累，它面向持续提高，为合同管理的能力提升服务。

图07合同管控关键点

其中风险控制和数据沟通尤其重要，过往合同执行过程中信息沟通的不全面、不及时、不畅通是导致合同管理失控的主要因素，如何提升风险管控能力和数据沟通效率是合同管理成败的关键要素。

二、施工企业合同管理信息化

合同管理对于建筑施工企业，它的实施会横跨多个业务，纵向涉及多个管理层级，持续时间又长，还会在多个物理空间进行，多数情况下又是多份、执行着多个不同类型、多个阶段的合同，在不同的场景下面向多个组织、多个角色，满足着多样化的需求…显然，没有一个能够满足专业化、个性化和一体化的合同管理平台，对于今天的施工企业合同管理而言，继续沿用传统的管理模式，确实存在着不小的挑战。信息化作为一种新的管理手段，它的引入和应用已经成为一种必然的趋势。

1. 核心需求

从合同管理业务本身出发，并结合信息化本质特征，合同管理系统主要聚焦于满足“合同审批、决策依据、履约管控、标准规范”等需求（图08），它要贯穿合同全生命周期，同时满足企业上下多个层级的业务需要。

图08合同管理系统的核心需求

2. 合同管理系统框架

基于对合同管理整体认知，它在施工企业内部要满足企业战略管控、管理控制和具体执行等三层需求（图09），其中战略管控层侧重于合同指标分析和合同经营分析等，管理控制层则要满足合同审批、合同台账、合同事务、风险管理等需求，而执行层则聚焦于合同策划、合同起草、合同交底、合同履约等工作内容的需求满足。

合同管理不是独立存在的业务，它与企业的人力资源管理、项目管理、经营管理、知识管理等密切关联、相辅相成，这些管理系统的统一集成应用，共同构成了完整的企业管理系统，它们合力支撑了企业整个运营在信息化手段下的高效进行。

图09合同管理业务信息化应用架构示意图

3. 合同管理信息化范围

具体实施信息化，首先要切分好范围。笼统划分，合同可以分为收入合同和支出合同。对于收入合同而言，合同管理信息化的范围不同于合同（管理）生命周期本身，收入合同管理信息化一般从“工程承包合同履约”开始，到“工程收款结束”为止，履约之前的项目跟踪、合同谈判与签订、合同交底等通常都被划归“施工企业营销管理信息化”范畴。对于支出合同而言，则通常把合同签订、合同结算、合同纠纷管理和合同信息积累等涵盖进来，具体合同履约过程、资金支付等皆归于“项目管理信息化”和“财务管理信息化”范畴。

当然，这些范围划分的主要原则是“专业”视角，具体实施过程中，合同管理系统会与其他业务系统建立“集成”关系（图10），“专业+集成”是解决包括合同管理在内的任何一种业务信息化的基本准则。不同的企业，既有的信息化基础和实际管理范围本身的切分不同，合同管理信息化需求必然不一样，信息化建设范围也就会存在差异。

图10合同管理系统与其他业务系统集成示意图

作为应用方，我们先划分清楚合同管理信息化的“边界”，是启动IT规划、应用选型或自行开发合同管理系统的基础和前提。否则，范围的不确定，沿具体事务的无限递延和关联下去，合同管理信息化必然会演变成为一个无边的企业管理系统，范围确定是防范此风险的关键。范围确定后，就会进入到具体的执行实施环节。

4. 合同管理信息化实施

再好的想法都需要落地，只有变现才能收获价值。合同管理信息化实施过程与前期需求分析和规划一样重要。具体实施内容包括信息化合作伙伴选定和系统应用上线等内容。

信息化供应商的选择不同于一般的资源供应商，它更强调被选对象的专业性，要纳入企业发展的合作伙伴层级去推进此事。考察信息化供应商要从专业性、公司在此类业务的占比、案例、信息化技术等角度综合评定，最终选择一个能够支撑企业当下合同管理业务需求并能满足持续发展需要的、有实力的信息化合作伙伴。

企业内部也要做好准备，从企业高层的重视、中层职能部门的资源支持和一线人员的动员开始，分步骤的推进实施。最终上线应用，发挥应用价值，实际的满足企业的管理需要才是信息化的根本目的。

5. 合同管理信息化应用绩效评价

企业信息化建设必然有各种资源投入，建设过程也会面临各种风险，目标收益能否实现，绩效评价成为一种不可或缺的手段，成为一种基本需求。且评价标准需要在信息化建设之前先行确定，这把标尺是在实施过程中和最终结果评估的重要依据。

评价应该是一个综合分析的过程，通过评价来反映信息化如何支撑合同管理业务在新模式下的应用价值，它主要集中在两个方面，一是对合同管理信息化过程评价，另一个是对合同管理信息化产生的效果进行综合评价。

具体实施的总体思路是要依靠定量与定性评价相结合的方式进行，它要确定评价目的是为了决策需要，如是否支撑了企业经营目标的实现、是否提高了业务推进的效率等等。在这个目的指引下，参考成熟的评价标准体系是一种少走弯路、防止问题变复杂的最有效方式，如2012年5月1日起实施的《建筑施工企业信息化评价标准》（JGJ/272-2012），其主旨鲜明，其倡导从五大指标即业务、技术、保障、应用和成效等进行综合评定，其别强调发挥作用的“成效”，没成效的信息化绩效结果就是零；合同管理信息化的绩效完全可以按照这个标准进行过程测评和结果评定。

信息化是为管理服务的，如上所述，随着信息化的发展，合同业务流的数字化和网络化使得任何一个企业的合同业务活动及其相关信息都能随时记录在案，都可以按照管理者所希望的方式进行处理和分析，都可以在任何时间和任何地点被获取；不仅合同管理业务，随着建筑企业其他业务信息化的拓展和深入，完全可以做到整个企业运行的“了如指掌”，换言之，企业的整个运行就可以实现“透明化”。正是基于这个前提，实现整个企业运营管理的微观化和微观管理的宏观化成为一种可能，进而可以实现有信息的管理和决策，也必然为企业谋求更大、更平稳、更科学发展奠定基础，恰恰这种信息化在业务管理中的应用支撑能力的提升对于众多建筑企业都是必要的，更是需要的。

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参考文献：

1.【日】内田贵著《契约的再生》，中国法制出版社

2.周宏仁著《信息化论》，人民出版社

3.【美】Harold Kerzner著《项目管理-计划、进度和控制的系统方法》（第7版），电子工业出版社

4.中国建筑业协会，《中国建筑业年鉴》（2009年）

5. 陈小君编著《合同法学》，高等教育出版社

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中图分类号：F270

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）08-260-02

一、西山煤电设备租赁公司合同管理信息化概况

西山煤电设备租赁公司是西山煤电集团公司煤炭生产所需租赁设备的业务职能管理部门，受集团委托负责授权范围内的合同管理，主要负责以下三部分业务工作：一是负责集团9个生产矿综采、综掘、岩巷作业设备、移动瓦斯抽放设备的租赁业务;负责设备的固定资产管理、技术选型、更新设备计划申报、与制造厂签订技术协议、生产现场的技术管理和综采工作面的设备衔接;参加租赁设备的招标和设备的出厂验收。二是负责租赁设备的修理，其中大修部分由集团统一计划管理，中小修部分由设备租赁公司按核定检修费指标控制安排使用。三是负责集团9个矿和8个选煤厂机电配件的采购供应;负责各矿、选煤厂配件单耗指标和配件储备资金指标的测算和考核，以及集团的配件信息化管理工作。

2007年以前，西山煤电设备租赁公司的合同管理一直采取手工和纸质相结合的非信息化方式，由于标的物种类繁多、业务量十分庞大，传统的手工、纸质合同管理方式不但工作量大，而且无法做到统筹兼顾，难免发生误差、影响决策。为切实提高合同管理的水平和效率，从2007年开始，西山煤电设备租赁公司依托西山煤电集团的配件信息化管理系统，逐步建立了自己的合同管理信息化系统，2012年对系统进行了技术升级。系统运行模式是，根据集团9个矿和8个选煤厂的配件需求计划，生成对应的采购合同，内容包括配件的型号规格、招标价、入库价、供应商等，系统自动记录合同的履行状态，通过合同台账监测合同的签订、执行情况;系统凭借计划管理、供应商管理、合同台账、验收管理、合同台账、统计分析、队组消耗控制、代储管理等模块和功能，基本实现了合同管理信息化。合同编号、软件开发、网络平台是该合同管理信息系统的三个主要支撑：

1.合同编号。合同编号是合同管理信息化系统的重要基础，直接关系到系统运行的效率，所以采用分级分类的编号形式。《设备租赁公司合同管理办法》第九章规定，所有正式合同必须进行编号，编号规定如下：a、工业产品买卖合同编号为ZL+01+XJ（XG）+年份+合同类别+合同顺序号。其中，ZL代表设备租赁公司，01代表工业产品买卖合同，XJ代表西山集团，XG代表西山股份，年份为签订合同年份的后两位阿拉伯数字，合同类别包括采掘、三机、支架、电器、选煤、泵站等，合同顺序号是合同签订的顺序编号。b、设备修理合同编号为ZL+04―XJ（XG）+年份+合同类别+合同顺序号，合同类别包括大修、中修、不保修、更新等。

2.软件开发。合同管理信息化系统软件以“先进、开放、实用”为指导思想，按照分层设计的思路，采用C++语言开发，通过通俗易懂的人机互动界面，具有良好的扩展性和交互性，使合同与业务部门的应用实现了数据级的共享交换，合同与业务部门的工作流程实现了应用级的互联互通。

3.网络平台。合同管理信息化系统紧紧依托西山煤电集团的配件信息化管理系统，实现了设备租赁公司与各矿、厂机电科网络互联互通。网络平台的布局方式为三层布局：各矿、厂机电科为接入层;各矿、厂信息中心为汇聚层;西山煤电信息中心为核心层。

二、西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效

随着信息化在合同管理中的深入，其优越性逐渐被各矿、厂认可。以信息化为手段的规范化标准化合同管理从合同起草开始，跨越合同评审、合同谈判、合同签订、合同履行，止于结算，并以合同档案的形式归档到系统，形成了一套闭合完整的合同管控资料，改变了传统合同管理的复杂性和随意性。

1.优化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路径上实现了由过去“偏离纠偏再偏离再纠偏”的被动式控制向“调查分析决策落实跟踪总结”的主动式控制的转变;在管理方式上实现了由过去的手工经验式粗放型合同管理模式向以PDCA循环模式为主的精细化合同管理模式的转变;合同管理的工作量和误差明显减少，质量和效率明显提高，促进了企业管理理念革新。

2.信息化确保合同数据真实有效。通过信息化管理，合同数据能够利用网络及时反馈，在加强合同动态管理的同时，拓宽了收集合同数据信息的渠道，确保了合同数据的真实性、有效性，为招标谈判及标后预算提供了详细数据，为企业提升决策水平提供了数据平台。

3.降低管理成本，提高经济效益。合同管理信息化提高了公司对包括各种配件在内的吨煤成本消耗情况的控制和监督效能，降低了库存占用资金，优化了库存结构，加强了对供应商的约束和平衡，促进了公司降本增效。

三、对西山煤电设备租赁公司进一步提高合同管理信息化水平的建议

如何从操作性、事务性的传统工作层面走向管理性、战略性的层面，这是合同管理真正要“管理”的长远问题。西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效明显，在系统日常运行和维护过程中，租赁公司以及各矿、厂机电科工作人员也发现了某些方面存在的问题和不足，主要概括为以下方面：一是管理规范化程度有待提高，表现为部分合同没有严格执行招标采购价格，有的矿、厂业务科存在先使用配件、后签订合同的情况;二是信息化程度有待提高，表现为信息查询、检索功能尚不够完善;三是工作效率有待提高，表现为系统登录、人员操作速度较慢等。

以上问题的存在，既有少数工作人员认识不到位、责任心不强等主观方面的原因，也有制度不健全、硬件软件缺乏等客观方面的原因。笔者结合工作实际，对如何进一步提高合同管理信息化水平提出以下建议：

1.严格界定合同审批程序和权限，明确岗位职责，提高管理规范化水平。

（1）审批程序：合同由设备租赁公司管理科和签订合同的矿、厂业务科共同办理，严格按照公司合同审批表的流程执行。设备出租合同由管理科审核，设备科复核，公司副经理审批：设备退租合同由管理科审核，公司副经理复核，公司经理审批决定承修单位：产品买卖合同由配件科审查，管理科审核，公司法律顾问复审，公司副经理复核，公司经理审批执行;设备修理合同由设备科科长、技术科科长审查，管理科审核，公司法律顾问复审，公司副经理复核，公司经理审批执行。

（2）审批权限：各业务科科长是本部门合同管理的第一责任人，对所填写的合同内容条款负责，对审查发现不符合要求的合同，有权责令重新填写;管理科除对合同内容进行审核外，主要负责对签订合同对方的企业名称、资质材料、经营资格和合同内容中的价格、数量、履行期限、地点和方式进行把关;公司法律顾问主要负责对合同文本条款内容的规范性、合法性进行复审;公司副经理除对合同内容进行整体复核外，主要负责对合同的价格、质量和产品技术要求进行把关;公司经理负责对全部合同实行监控并签发执行。

（3）协调机制：各业务科室负责人，对本单位业务员签订的合同内容，认为不合格不合法，有权退回合同，业务员重新签订;对按照规定属于复审部分的合同内容，认为不合格不合法的，有权组织有关部门进行合同审查，提出意见后，由经理签发;合同业务员在签订合同过程中，对所采购配件的价格或设备修理预算要严格审查，采购同单位、同品种、同规格的配件高于上年的，或者同一承修单位修理同一型号设备且鉴定结果相近、修理预算高于上期的，要在签订合同时附调价说明书，调价说明书需由业务科科长、副经理、经理审批后生效。

（4）约束机制：管理科是完成合同盖章生效的最后环节，必须按照法律和专业标准的要求，对合同全部内容进行严格审查，发现问题立即汇报领导，严禁不合格或无效合同的签订：合同的履行，必须由管理科合同管理员核对合同和发票，核对无误后在发票上标注合同编号，加盖审核章，财务科方可结算，未经管理科审核及盖章的原始发票，财务科不得办理结算手续。同时，配件产品买卖合同、设备修理合同要求年履约率为95%以上，对于超过合同有效期的合同，终止履行。

2.完善扩展系统模块，提高信息查询、检索功能。

（1）合同进度管理模块：分为合同实施控制子模块，合同变更管理子模块，索赔管理子模块。合同实施控制子模块主要对合同履行进度等方面的信息进行准确分析和实施动态管理，将配件需求计划与合同履行情况对比，找出两者之间存在的差异，从而及时调整工作计划;合同变更管理子模块可根据原合同与变更后合同的对照表，自动生成变更清单，生成变更详情表，计算变更净值和变更费用，并及时反映变更后的总费用变化情况;合同索赔管理子模块包括索赔文件管理、索赔鉴别管理、索赔计算管理、索赔证据管理等，为管理人员提供有关查询、收集有关索赔的各类数据的服务等。

（2）合同文件管理模块：进行合同数据的输入、修改、合同文件的检索、查询等，其包含的数据有：招标文件，投标书，中标通知书，配件清单，标准规范和其他有关资料、技术要求等。

（3）合同条款检索模块：可对各类合同条款进行检索，以便监督合同的履行，分为有条件检索和无条件检索，有条件检索按使用者所选择的条件进行检索查询，无条件检索按合同条款的自然顺序进行检索;选择条件可分为：合同编号检索、主题词检索、条款检索。

（4）合同查询系统模块：分为合同法律法规检索子模块、常用合同范本查询子模块、其它子模块。合同法律法规检索子模块主要功能是对有关合同管理方面的合同法律法规及时更新查阅;常用合同范本查询子模块主要功能是检索查询和调用各种合同格式范本，使合同的生成更加方便、准确、快捷;其它子模块是为了方便系统用户，让用户自己增加功能而留的待开发模块。

3.加强合同管理信息化培训，提高人员素质和工作效率。合同管理信息系统用户一般可分为系统维护人员、系统应用管理员、申报人员、审查审批人员等，不同人员的操作界面有繁有简，所需的专业知识和技能差别很大。系统维护人员和系统应用管理员数量少，需要具有一定的计算机操作和简单的编程知识，一般由IT专业人员组成;因为合同的大部分内容由申报人员在申报合同时填写，合同信息输入完毕后才进入审查审批流程，所以申报人员的操作比较复杂;而审查审批人员按各自负责审查的内容查看相关选项和合同条款后，选择通过与否，其操作相对来说比较简单。因此要加强合同管理信息化培训，必须针对不同对象编写培训教材，采取集中学习与个人自学相结合的方式，让员工在短时间内了解与本岗位工作有关的系统功能和操作方法，达到事半功倍的效果。

参考文献：

[1] 叶丽娜（导师：王要武）.集成化建设供应链管理框架体系研究.哈尔滨工业大学硕士论文，2006.6

[2] 胡季英，张德群，关柯，建设工程合同管理的信息化，建筑管理现代化，2002（3）