建筑档案管理范文

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建筑设计是一个动态的过程，从项目的勘察、设计到施工、竣工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。建筑设计的档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好建设项目的档案管理，仅靠档案管理人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。

在建筑设计的过程中，影响工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分工作人员不重视。为了解决这个问题，档案管理人员要注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，摆正档案和建设项目的关系，确保建设项目的收集归档工作的正常有序进行。

1 建设建筑设计档案管理中存在的问题

1.1 施工综合管理文件原件不齐全

由于空间和时间的关系，有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件，难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求。有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严，同样造成了原始文件遗失。

1.2 工程资料验收签证不齐全，存在代签现象

随着工程施工进度的需要，或为了急于满足施工进度要求，工程进行现场验收后，没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，结果，等验收小组解散后，找不到当事人签字。

1.3 竣工图编制不规范

有些施工单位不能按照有关竣工图的编制要求进行编制，在竣工图的形成过程中，或使用旧的施工图改制成竣工图，或对原图修改过多，或使用计算机图的复印件，或划改不当，以上种种现象均不符合竣工图编制要求。

1.4 施工资料格式不规范

施工过程中形成的资料格式不统一，不规范。有用A4的，有用16开的，有用32开的，文件幅面的页边距不等，差距较大，使案卷的装订工作被动。

1.5 施工原始资料书写不规范

施工过程中原始资料的书写五花八门，形形，有用钢笔的，有用圆珠笔的，有用铅笔的，有用复写纸的。而这些签证都不利于档案资料的长期保存，与竣工资料归档要求不符。

1.6 施工原始验收签证资料填写不规范

交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，降低了原始资料的可信度，从而降低了竣工资料的使用价值。

2 建筑设计档案管理的措施

2.1 施工图设计文件的管理

目前，有些建筑施工单位为了抢时间，抢进度实施“先上车，后买票”，边施工、边设计、边办手续，造成返工、停工，严重影响了工程质量，给工程档案收集、管理带来诸多弊端。

2.1.1 要健全城建工程施工图预报审查制度

各施工单位在工程施工前办理《报送工程竣工档案责任书》的同时，将工程施工图报送城建档案管理部门，经城建档案管理人员审查，确定符合要求，再行通知施工。这样就可以避免无工程施工图先施工，或边设计边施工。同时，城建档案管理人员也熟悉和掌握了工程施工的要求、进度，从而增强业务指导的可行性和目的性，也为工程竣工后档案收集工作奠定了一个良好的基础。

2.1.2 要加强施工单位档案人员业务培训，提高业务素质，依法管理工程档案意识

档案管理人员要掌握《档案法》和《工程档案管理办法》等法律、规章，严格依法管理，坚决禁止无施工图先施工、边设计边施工的现象，要及时做好工程图纸、资料收集。及时把工程施工档案的归档范围、归档时间送到施工人员手中，并经常深入施工第一线，了解施工进度，了解施工工程图的实施情况，确保施工档案材料齐全完整。

2.2 厂家档案管理

厂家档案资料由厂家提供，经采购方验核后移交，有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容，包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别，有国产和进口之分。资料本身复杂繁多，加之涉及厂家多，各厂家提交的资料又各有其特点，情况复杂，给厂家资料的验核工作增加了不少难度。一般情况下，商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求，除了参与签订合同的部门，如：采购部门、使用单位、专业管理部门等，工程管理单位及档案管理部门也要参与其中，在厂家提交资料时，核实其完整性。

厂家档案资料包含了物供中心采购部分（即甲方采购）及EPC项目由总包单位采购的部分。对于甲方采购部分，档案部门要保证主要的资料收集齐全。做到按要求领取及验核，并结合经验，主动出击，避免随机资料不齐，给归档工作增加难度。在没有合同或协议的情况下，对照设计图纸，了解采购情况及应提交的资料，争取在工作中处于主动，及时做好催交工作，迫使业务人员重新重视，对照合同或协议检查厂家资料，完善所交资料。对于EPC项目，要监督厂家按合同汇总移交，EPC单位质检人员要认真把关，保证随机资料归档齐全并且不影响归档时间。

2.3 施工文件的档案管理

2.3.1 竣工资料的收集应从工程项目立项做起

设立工程项目资料管理机构和管理人员应从工程项目立项开始，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责对施工单位竣工资料的指导、监督。竣工资料编制工作应实行“三同步”管理制度，即工程立项开始与竣工资料收集同步；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。将资料管理贯穿到工程施工的全过程。

2.3.2 建立健全资料管理制度

项目管理部门在工程建设初期就应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样，才能避免资料格式的多样性、不规范性。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。

2.3.3 加强过程控制是保证竣工资料真实有效的手段

建筑设计的相关单位、工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到建筑设计与资料整理同步进行，避免设计施工与资料分离，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查。

2.4 结语

建筑设计档案管理工作是工程项目管理的一项重要内容，认真抓好此项工作有利于促进工程管理工作的顺利进行，缩短交工验收的期限，避免工作完工后牵制建设、施工单位大量的人力、物力，顺利完成建筑设计档案的验收和移交工作。

参考文献

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中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0198-01

建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、造价和工期进行管理的同时，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。

一、工程档案的重要性和特点

随着社会的发展，国家对基础设施的投入大大加强，对建筑工程的质量，进度等各方面要求的更加严格，也更加规范。由于工程项目一般都具有隐蔽性的，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过档案来体现，一个工程项目档案的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，所以工程档案的管理是一个非常重要的组成环节。建筑工程档案是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容，它是城建档案的重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件。

其主要特点有：

1）分散性和复杂性。建设项目周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建筑技术发展迅速，影响建设项目因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插，由此导致了建设项目文档资料的分散性和复杂性。2）继承性和时效性。随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑业技术和管理水平的不断提高和发展，文档资料可以被继承和积累。新的项目在施工过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时建设项目文档资料有很强的时效性，文档资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文档资料一经生成，就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果。3）全面性和真实性。建设项目的文档资料只有全面反映项目的各类信息才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。另外文档资料必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。4）随机性。建设项目的文档资料可能产生于工程建设的整个过程中，工程开工、施工、竣工等各个阶段都会产生各种文档资料，部分资料有规律性（如各种报批文件），但还有相当一部分文档资料产生是由具体工程事件引发的，因此建设项目文档资料具有随机性。

二、目前档案管理中存在的问题

1.档案管理制度不完善。目前我国对于工程档案管理方面已经有了制度方面的规定文件，但是在执行的过程中并没有严格按照文件的规定进行执行。在工程立项时对档案的记录工作没有一个规划和规定，经常是在施工时想到哪里了就记录一下，所以导致档案的内容不够全面，有时不能真实反映工程的实际情况。并且为工程在使用过程中带来诸多麻烦。另外一个方面，在施工中需要多个部门相互配合来实现，所以档案的记录也不是一个部门的事情。目前的施工中各个部门缺乏沟通交流，档案也是各自进行管理。这样可能出现一些漏记或者误记的情况，应该引起足够的重视。

2.没有认识到档案工作的重要性。在工程建设中，只追求工程的经济利益，把工作的重心都放在了工程建设方面。从而忽视了档案的建立和管理工作。没有认识到档案对于整个工程所具有的重要意义。往往等到工程马上竣工时才想起来档案这回事，然后就凭记忆马马虎虎的整理档案，应付检查。根本没有把档案当成一项重要的工作来完成。此外，对于档案的管理也很随意，对于档案内容不重视，经常胡乱摆放，甚至造成档案的遗失。一些重要数据的丢失等问题。造成这方面问题的主要原因是我们的审核部门对于工程结束时的档案验收工作不够严格，才出现这么多不负责任的档案问题。

3.缺乏专业的管理人才。我们的社会在不断发展，并且出现了更多的科学的档案管理方法。但是对于工程档案的管理人员大多都没经过这方面的学习，而且很多人也不是专门负责档案管理，只是兼职管理。这给档案的良好管理带来很大的弊端。管理人员缺乏必要的技能，不能对档案进行科学的管理，随着电子技术的发展，档案工作也应该和时代接轨，充分利用计算机的优势，建立网上档案管理平台，进行更方便快捷的管理。要加大对档案方面专项人才的培养，和新的科学管理方法的引入。来完善档案管理工作。

从上面的分析中可以看出我国在档案建设和管理方面还需要有很大的改进，这些改进也不能一蹴而就，必须从小的地方逐渐改进，对此讨论一下对于档案管理目前所面临问题的解决方法。

首先要建立和完善工程建设档案的法律法规，把档案管理的工作细化，规定一定的程序步骤，按流程来走，责令有关部门加强对档案的管理工作。同时要对档案的规范化和准确化提出更高的标准，对于工程项目部要成立专门的档案管理部门，有专门的工作人员负责档案的记录问题。在工程建设的全过程全程参与，记录详细，通过照片和数据把工程建设的全过程反映在档案中。

其次要及时做好传递和变更记录。在管理过程中频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

再次要强化档案的重要性。工程验收审核部门要加强对档案的重视程度，把档案工作作为工程验收的一个必要的且严格的流程。以此来杜绝那些为了检查而应付制作的档案文件。严格把控档案的建设工作，对于档案的记录要进行实际勘察。把档案建设的重要性深入到每一个工程部的管理者心中。让档案真正实现作为档案的存在意义，从而从工程内部提高对档案工作的重视程度。

最后注重对档案管理人员的素质教育和技能的培养。全面提高档案管理人员的素质，对于提高档案的准确性，严密性有很大的作用。加强管理人员的责任感，让他们认识到这不是一个简单的工作，对于整个工程的建设和后期维护具有重要的参考作用。杜绝目前的马虎大意的档案记录和管理。另一方面要加强档案管理人与的现代化技能培训。充分利用计算机的优势来更加便捷的对档案工作进行科学管理。

结语

我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

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中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：

一.引言

自改革开放30多年以来，建筑业得到迅猛发展，并跻身为我国国民经济的三大支柱性产业之一。随着经济的不断发展，我国社会主义市场经济体制正在逐步发展与完善，在进入21世纪以后，科学化、专业化知识、信息网络自动化已成为社会发展的主要标志。但现实情况是，很多建筑企业的档案管理工作有着各种各样的问题。作为建筑企业的档案管理人员我们必须要加强企业的档案管理，从而适应建筑行业的发展趋势。。

二.企业档案的空缺

跟其它行业的企业相比较，建筑业有着其自身所独有的特点，这就使得建筑企业档案管理工作看上去显得比较原始。它的突出问题主要表现在：很多企业并不重视档案管理工作，甚至有些大中型企业就连最基本的档案专职管理员都没设置，还有一些企业假借改制的名义将档案管理部门“优化组合”掉。

三.导致缺失企业档案的原因

1．建筑企业档案管理工作的复杂性、长期性以及艰巨性取决于建筑行业本身的特点。建筑行业不仅异地化、跨区域作业多、流动性大、施工战线过长，而且施工过程具有不稳定的特点。这就增加了整理、收集、立卷归档档案资料的难度。

2．由于建筑行业从业结构存在着挂靠、层层分包、非法用工以及其他不良现象，使得建筑工程项目的成分变得错综复杂。甚至一些建筑施工总承包单位也不知道自己有多少“包工头”、施工队伍参与施工。此外，即使是处在同一个施工项目当中，随着施工工程的进展，参于施工的相关工作人员也可能会随时调动。在上述种种条件制约下，要做好建筑企业的档案管理工作并不容易。

3．在当前竞争高度激烈的建筑市场，建筑企业的盈利空间十分狭小，呈现“僧多粥少”局面，绝大多数中小型建筑企业都是在进行微利经营。所以，建筑企业当前所面临的问题就是思考如何能够降低生产成本，从而提高企业的经济效益。在这样的思想指导下，企业档案管理的缺失也就显得不足为奇。

四．加强建筑企业档案管理的意识

做好建筑企业档案管理工作可以说是保障建筑行业发展长远的必经之路。建筑企业的运营如果离开良好的企业档案管理工作就会成为无源之水，难以进行下去。

1．建筑企业档案能够为建筑企业制定中、短、长期的发展目标提供明确而有效的载体。每一个生产经营活动都必须要具备一定的稳定性、延续性，眼前利益必须服从于长远利益。所有这些相关的衡量标准，都可以从建筑企业的档案管理中找到有关的执行依据。

2．建筑企业档案管理工作真实体现了建筑企业的经营活动。不管是建筑企业用工机制的改革、安全劳动竞赛、考核绩效工资，还是项目建设的目标管理、建筑工程项目招、投标，都能够借助建筑企业的档案来进行真实反映。换句话说，通过对存档的档案资料进行整理、研究、分析对比，档案管理人员能够从中找到目前企业内部所隐藏的问题，然后采取相应措施解决问题。

3．建筑企业档案管理工作是建筑业开发与应用新工艺、新技术、新材料的主要依据。自从我国加入WTO世贸组织以来，欧美国家的先进技术正源源不断的涌进国内。在这种条件下，建筑业应用推广的一些新工艺、新技术、新材料正在不断加快更新的步伐，这就需要我们不断收集各种资料与数据，并进行分析研究，努力掌握技术特点，从而为以后建筑施工技术的应用推广打下坚实基础。如果不进行深入的研究，在以后的建筑行业发展道路上会走的更加艰难。

4．建筑企业档案管理工作是企业开展科学管理的必要条件。目前建筑企业所面临的主要问题是如何建立起现代化的企业制度，从而提高建筑企业的管理水平，加快与国际市场的接轨。目前正是建筑企业体制改革的关键时期，档案工作的潜伏价值开始显现出来。

(1)能够为建筑企业改革的实施提供可靠的依据。实施建筑企业现代化的制度改革，应该充分发挥建筑企业档案信息的作用。尤其是在建筑企业改制后，它的产权性质发生了质的变化，相应的人事制度也会发生改变，这就需要依照相关法律法规，对建筑企业的资产、负债进行有步骤地核查，评估建筑企业的固定资产，和无形资产。而所有这些内容都必须有丰富大量的建筑企业档案资料来作为依据，才能够对建筑企业有效的进行资产重组，改造兼并。

（2)目标化管理是建筑企业管理的一种十分重要形式，而目标管理的制定和责任制的建立与完善，以及完成情况的评比和考核，在很大程度上要建筑企业档案工作的支持。因为在目标化管理实施过程中所形成的大量资料信息是企业季度、年终考核评比工作中不可缺少的依据。

五．加强建筑企业档案管理的对策

建筑企业档案管理工作不仅是种潜在的财富，也是建筑业做大做强的坚强后盾。因此在当前建筑业面临着“扩内需、保增长、调结构”的形势下，应从以下几个方面抓起。

1．各级城乡建设以及住房主管部门必须依法监管建筑企业的档案管理工作。最近几年，建筑企业档案管理工作初步纳入了法制化的轨道。《建设工程质量管理条例》、《建筑法》，住房与城乡建设部出台了有关《城市地下管线工程档案管理办法》等法律法规，地方建设主管部门必须要依法行政，严格执法，加大对建筑企业档案管理工作的监管力度。与此同时，还应该支持建筑企业档案管理工作，健全和完善建筑企业档案管理目标责任制，督促建筑企业加大对档案管理工作资金方面的投入，改善档案管理人员的环境设施与办公条件，保证档案的收集、整理、归档等工作程序的畅通。

2．实施严格的建筑企业档案管理制度。根据建筑业自身特点以及各类档案形成的规律和特点制定出科学完善的管理制度，并将《档案的收集范围和工作细则》、《档案员工作职责》、《档案借阅制度》、《档案入库制度》、《档案的开发利用》等制度纳入到建筑企业升级，资质就位、企业信誉等级评定等综合考核指标上。

3．完善建筑企业档案管理工作。以件为保管单位。目前有的立卷方法在装订案卷时，首先要去除文件原有的金属装订物，再重新打眼装订，这一过程易损伤文件。同时在今后要复印其一部分时还要重拆，十分不便。为此，应采用装订成卷包装，将每一份文件作为一个独立的实体进行规档，使之既能保持文件的独立性，又便于存取使用。

六.结束语

综上所述，通过本文的学习，我们知道建筑企业档案管理工作不仅基础性和边缘性都很强，而且它也是评判建筑企业管理水平高低的一个标准。为此，加强建筑企业档案管理工作十分必要，要求相关人员认真去贯彻执行。

【参考文献】：

1.付立维.郭斐建筑企业档案管理人员的基本素质要求[期刊论文]-科技致富向导 2011(6)

2.袁国霞建筑档案管理中存在的问题与解决对策[期刊论文]-城市建设与商业网点 2009(14)

3. 林碧清 新形势下加强企业档案建设的思考[期刊论文]-中国电子商务2010(10)

4. 路建华.从几类案件的败诉看企业档案的重要性[期刊论文]-山西档案2009(5)

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基础工程检测；档案管理建设工程中有多个环节都需要进行建设工程检测工作，例如建设工程质量控制、建设工程施工技术管理以及竣工验收评定中都需要进行建设工程检测工作，工程检测是建设工程中的一个重要环节，能够促进提高建设工程的质量、加快工程进度、降低工程造价等。近年来，国家加大基础建设的投资，房地产行业也方兴未艾，大量的建设工程检测单位如雨后春笋般冒出，因工程建设产生的检测档案也就浩如烟海，检测档案是对建设工程的质量记录，其资料信息极具参考价值，作为档案管理部门要将之保存好、管理好、利用好，如果运用信息化的管理模式对质量检测档案进行管理，具有十分重要的现实意义。本文主要针对建设工程质量检测中的建筑地基基础工程检测档案的信息化管理模式进行研究。

1建设工程质量检测中建筑地基基础工程检测档案管理的现状

档案作为最真实的记录记载，客观记录着社会发展、生产活动等细节，是珍贵的信息财富。在建筑行业中的建筑地基基础工程检测档案则是记录关于建筑公共工程中地基基础质量的文件，建筑地基基础工程是影响建设工程质量的关键因素，是整个建筑施工的首要环节，如果其质量不合格，那么建设工程的质量必定也不达标，同样，建筑地基基础工程中的检测档案是能够为后续施工提供可靠的数据资料，是保证建设工程质量的关键。目前在建筑地基基础工程检测档案管理中存在着很多问题：①建设企业领导对建筑地基基础工程检测档案工作不重视，缺乏有效关注和开发；②档案的管理者对档案认识不够，导致在管理档案过程中，思想不专注、责任心不强，照搬旧模式，管理单一，甚至对档案不归类，存放随意性，还有就是对新产生的档案信息不及时跟进登记、存储，很容易造成档案信息的流失；③还有一些建设企业为了节省资金，不购入先进的设备辅助建筑地基基础工程检测档案管理工作，仍然采用传统的人工档案管理方法，这种传统的人工管理方法要求档案管理工作者在平时要进行档案的信息统计工作和案卷流水号的备案工作，工作量繁重，稍有疏忽，便容易出错，如果有人需要调取建筑地基基础工程检测档案，需要经过繁杂的登记、审批、查找等程序，倘若没有在规定期限内归还档案，那么管理人员还需要去催还，如此在频繁的借阅过程中，很容易造成检测档案中某些纸张的缺失，信息一旦遗失就很难补回来。由上，当前建筑地基基础工程检测档案管理工作滞后形势发展，效率低下。

2信息化管理在建筑地基基础工程检测档案工作的优点

与传统的建筑地基基础工程检测档案管理方式相比，信息化的档案管理存在着以下的优点：①更易储存，传统的方法采用纸类的档案，信息资料蕴含在纸张当中，文件的存储需要占据一定的位置空间，尤其对建筑地基基础工程检测档案而言，其数据、图形信息资料非常多，采用纸质案卷占用很大空间且查阅困难，如果采用信息化管理，则保存更加方便、不易损坏，存储不受限制，对数据、图形信息的储存能力尤其强大，信息储存更加方便、快捷、安全；②因为这些年来，建设工程检测业务增长很快，信息资料量与日俱增，档案管理工作程序也随之变得复杂，如果实现了信息化档案管理之后，只需输入需要查阅档案信息的关键词，便能立即找到所需的档案，除了档案的检测内容，还可以知道，档案的建档时间、经办人员等信息，十分快捷方便；③改变了建筑地基基础工程检测档案工作的流程和本质，将档案管理的目的由保存向利用转变，极大推动了档案管理工作的建设与发展；④方便共享档案信息。传统的手工档案管理方法不利于档案间的对比与贡献交流，信息共享交流不便捷，也不利于档案的利用，这样不能发挥检测档案的真正作用，通过信息技术对建筑地基基础工程检测档案进行管理，将案卷档案变成电子档案，而且建设企业各个部门之间能够快速进行档案信息的查阅和共享，极大程度提高了档案的利用效率，而且通过信息技术处理的档案往往更加准确。

3加强建筑地基基础工程检测档案信息化管理的措施

3.1强化建设单位档案管理人员对档案管理的理解

档案管理工作者是档案管理工作的主体，档案管理工作者的思想认识和操作技能都将会影响档案管理的工作效率，如果工作者思想不重视、认识不够，那么对档案管理的质量和效率影响很大，因此，他们作为档案管理工作的中坚力量，必须树立正确的工作观，更新管理理念，提高对档案的认识水平，要以良好的工作态度来强化对建设检测档案的认识。档案管理人员不要认为检测档案过时了，没有任何作用，需要改变他们的认识误区，让他们认识到档案的重要性和积极意义，认识加深了之后，就会思考如何管理好、建设好，工作的积极主动性随之加强，必然会更加迫切推进建设单位档案管理的信息化建设进程。所以，强化档案管理工作人员的档案管理意识是提高档案管理工作的重要举措，也是加强建筑地基基础工程检测档案信息化管理的必行之举。

3.2改进建筑地基基础工程检测档案管理方式

3.2.1拓宽档案信息化管理思路

对档案进行管理不是为了完好无缺地保存档案，而是为建设工程、经济发展服务，档案管理的终极目标是档案的利用。创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的永不枯竭的动力，作为档案管理工作的中坚力量———档案管理工作者，必须牢固树立与时俱进的思想观念，要发挥创新精神，拓宽档案管理工作思路，在信息全球化的大环境下，要以信息技术为基础，来变革以前的陈旧档案管理方式，从将目光局限在维护材料检测档案的完整性上，扩大到档案信息的利用上，让相关人员能最快调取档案，充分查阅内容，发挥出档案作用的最大化，比如建筑地基施工人员在后续施工时需要用到地基基础工程相关参数时，不用费时费力到处查找，只需查找建筑地基基础工程检测档案就能当机立断，决定所需的参数，这样不会造成资源的浪费，也能降低工程的造价，同时该档案也可为同类型建筑的再次施工提供较好的参考作用。近年来，随着网络信息技术全球化的发展，我国的档案管理方式也在与时俱进，网络信息技术也逐渐被引用到了档案管理工作当中，在短短的几年内，档案管理工作经历了从手工管理方式向信息化管理方式的过渡，信息化的管理方式对档案管理人员的专业知识技能和管理技能有了更高的要求，档案管理人员需要不断提升自己的工作能力，转变思路，提高档案的利用效率，让档案能够为建设企业的发展做出贡献。

3.2.2提高档案信息管理水平

信息技术的飞速发展和电子政务的推进，结果使得档案管理信息化建设成为档案管理未来的发展趋势，令人眼花缭乱的计算机管理软件对建筑地基基础工程检测档案的信息化管理发展起到锦上添花的作用。工欲善其事必先利其器，要想提高档案信息管理水平，建设企业的档案管理部门可以建立一个属于企业的局域网，并且不吝重金，购置计算机、扫描仪、光盘刻录机等设备，这些都是档案信息化管理模式必须的硬件设备，我国在很早以前就出台相关的政策要求电子文件的形成和接收单位做好电子档案的管理工作，在档案的信息化建设过程中档案管理软件的选择也能起到很大的影响，一个好的管理软件能够起到事半功倍的效果，这主要是因为，实用的档案管理软件可以对档案信息进行有效的开发和利用，让档案为建设企业甚至是社会创造可观的经济效益，再者因为，档案管理软件经过软件开发工程师的反复测试改进之后，一般安全系数较高，软件里都有密码设置等功能，从而保证了档案信息安全，防止档案信息泄露，最后，档案管理软件具有智能高效的特点，促进了档案管理信息化建设的进程。

4结束语

建设工程作为我国的支柱性产业之一，为推动我国的社会经济发展做出了不可估量的作用，然而受到相关因素的制约，建设工程发展缓慢甚至是有了止步不前的趋势，在这种情况下政府部门想法设法寻找推动建设行业发展的措施。建筑地基基础工程检测档案是记录建筑地基基础工程检测各项指标是否合格的文件，作为建设工程众多检测档案中的一种，建筑地基基础工程检测档案十分具有参考意义，提高检测档案的利用率能够节约工程成本，避免不必要的浪费，还能提高工程质量，优化资源配置，推动建设工程不断发展以便更好地为我国的社会经济发展服务。

作者:叶靖 单位:福建省地质测绘院

参考文献

[1]郑穗.浅析信息化在建设工程检测管理中的应用[J].福建建设，2010，09（11）：137~138.

[2]陈燕.信息化时代公安建设工程材料档案管理模式初探[D].天津大学，2011，10（17）：114.

篇5

通常来说，建筑工程档案主要记录的是建筑工程的设计、施工中期和竣工验收。而每一阶段和过程的工作内容都应当记录在案。具体来说，在建筑工程设计阶段建筑工程档案主要记录的是建筑工程的地质条件、工程预算、招投标情况以及审批情况等。而在施工中期建筑工程档案主要记录的则是消防设施安装、材料使用情况、人工使用情况。同时，针对性记录暖通、通风等具体设施和数据。这样便能将施工中期各项情况反映出来，展现建设质量和标准。第三，竣工验收阶段的建筑工程档案主要记录了工程移交、工程检查以及竣工文件等。

（二）建筑工程档案的特点

档案管理工作是一项系统化和科学化的工程，而建筑工程档案管理更是收集、整理和管理建筑工程项目各项生产环节文件资料的重要方式方法。建筑工程档案不仅能够涵盖整个建筑工程的完整建设流程，还能真实客观反映建筑工程的基本内容。一份完整科学的建筑工程档案不仅对往后扩建改建有着重要参考作用，也是城市建设的凭据。而且，建筑工程档案还能在火灾等突发事故防范、重大灾害险情预防上发挥作用。

二、建筑工程档案管理的存在问题

（一）管理意识落后

现阶段大部分建筑企业对于建筑工程档案的概念和作用等依然不了解，档案管理意识相当落后，甚至还出现对档案管理现代化的不了解。此外，当下部分建筑企业在建筑工程档案管理过程中依然运用传统收工方式方法，无论是档案的收集、储存等都停留在传统模式，完全没有实现建筑工程档案的现代化管理。

（二）管理资金缺乏

建筑工程档案管理资金的缺乏也是当下建筑工程档案管理的重要问题。管理资金的缺乏将直接导致建筑工程档案管理技术和设备落后。而且，加之建筑工程档案管理意识的落后，也会使得建筑工程档案形同虚设。

（三）管理人才缺乏

社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是一个兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。

三、建筑工程档案管理存在问题的解决办法

（一）革新管理意识

革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。另一方面，科学合理构建建筑工程档案管理的制度，确保建筑档案管理能够在既定标准和制度之下进行。

（二）加强人力物力和财力投入

加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。

（三）优化管理人员素质

优化建筑工程档案管理人员素质应当从三个方面进行，第一，建筑工程档案管理人员应当不断加强档案管理的基础知识和专业知识学习，主要涵盖档案管理知识、相关法律知识、信息技术等。其次，增强管理人员的档案管理责任意识，凭借档案管理机构职能强化强化档案管理人员队伍健身，进而实现管理人员素质的优化。第三，将档案管理作为一种专职部门进行之后，管理人员还应当树立爱岗敬业和乐于奉献的精神，通过教育强化和档案管理相关重要性知识的传递确保档案管理人员能够安心档案事业，为档案管理服好务。

四、各部门档案管理人员

（一）各部门档案管理人员，应按照企业档案管理者所发的制度或细则或交底的要求进行收集、整理、归档。

（二）各部门档案管理人员，应自主去学习档案相关的知识，工作中碰到不太清楚的及时请教企业档案管理者或其他人员。

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2文件档案的实践经验

企业文件档案管理工作经过实践经验，总结了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成，由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求，束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史，记录了本企业的发展历程，平时工作感觉不重要，但让你查找时临渴掘井那可不行，档案工作不是一下子能做好的，做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代，国家经历了翻天覆地的变化，我们的档案事业也进入了前所未有的新时代，并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神，进一步形成档案工作氛围，认真总结档案工作的好经验，用新的思路解决新情况新问题，健全制度不断把关，加强管理意识，要求管理人员要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，掌握现代化管理技能，利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合，突出档案资源建设和服务全局的重要性。

3电子文件档案的管理

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.127

[中图分类号]G275.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-01

1 建筑设计单位文书档案管理的特点

建筑设计单位的文书档案主要包括生产合同、人事档案、行政档案、院内重大活动（如职代会、建院周年庆等）的方案及记录、各类合作协议、各种上级来文、院务及党委会议纪要、院内普发文件、各项规章制度以及各种重要时刻的照片与影像，等等。对大多数建筑设计单位而言，设计图纸等技术档案有着重要的价值，自然受到格外的重视，一般设有专门的图档室并安排专业人员负责管理，而文书档案则没有得到足够的重视。与技术档案管理相比，整体上还处于比较原始的阶段，还有较大的提升空间。

1.1 文书档案管理过于分散

建筑设计单位根据业务需要，一般会设置不同的职能管理部门，比如：生产经营处、技术处、人事处、财务处、后勤处与办公室等，在日常工作中，这些职能部门均是为一线生产经营部门服务的，每个部门每年都会产生一定量的文书档案。为了使用的方便，这些档案大都由各职能部门自行存档管理，比如：生产合同由生产经营处保管、人事档案由人事处保管、财务资料由财务处保管、各种文件由办公室保管等，这就不可避免地造成了档案管理的过于分散，不利于建筑设计单位文书档案的整体控制与保管。

1.2 管理人员不够专业

建筑设计单位普遍缺乏专职文书档案管理人员，文书档案管理往往由其他岗位的工作人员兼任，例如：生产合同一般由生产经营处负责资质证书、项目登记，或者由生产一线的人员兼职管理；人事档案则由人事处负责，或由工资社保的同志兼职管理；办公室的档案管理一般由秘书负责，秘书的主要任务是起草文字、收发文件、登记传阅、上传下达等，日常琐事繁多。这些人因为都不是专职的文书档案管理人员，用在档案管理上的时间和精力就十分有限，管理也不够科学，收集、存放、保管都比较随意，存在收集不完整、归档不到位、借阅不归还的现象。

1.3 档案管理手段和技术落后

建筑设计单位的技术档案（图纸）管理水平十分先进，大多已采用了电子归档，之前没有电子归档的图纸，也已全部扫描成电子文件，极大地方便了图纸的归档整理和查阅。相比而言，文书档案则落后的多，基本全是纸质档案，由于没有专门的档案室，档案保存条件简陋，年代久远的一些文件资料，纸张开始变得发黄发脆，在翻阅时稍有不慎便会对这些宝贵的资料造成损害。因此，在文书档案管理过程中，引进一些现代化的管理手段和技术是十分必要的，充分利用现代化的一些软件和设备，实现文书档案管理的信息化、数字化并不是难事。

2 建筑设计单位文书档案管理的改进策略

文书档案管理作为建筑设计单位职能管理的一部分，有其自身的价值和意义，文书档案中的各种文件、合同、图片、影像等资料，是一个单位业绩的体现和历史文化的积淀，对于提升一个单位的声誉、影响有潜移默化的作用。因此，应重视文书档案管理，提升管理水平，发挥其潜在价值。

2.1 加强对文书档案管理的重视，整合职能，统一管理

建筑设计单位的一个共同特点是，重业务、轻党建，重生产、轻管理，文书档案管理与生产经营关系不大，不能带来直接的经济效益，所以很难引起领导的重视。但一个现代化的建筑设计企业，必须既重经营，也重管理，对记载着单位发展历程和重大成果的文书档案，更应引起足够的重视。首先，应成立专门的档案室，将单位所有的文书档管集中存放管理。如果条件不允许，至少在现有职能管理部门内开辟一个单独的空间有序存放本部门负责保管的文书档案。其次，配备专职的管理人员，专门负责文书档案的收集、整理、统计、归档和借阅等。再次，要依据《中华人民共和国档案法》制定适合本单位的档案管理制度，使文书档案管理更加规范化、科学化。最后，要将文书档案管理纳入单位的质量管理手册，每年进行质量抽查，确保安全有效。

2.2 加强对管理人员的培训，提高职业素养

文书档案管理人员除了应具备基本的政治素质、敬业精神、服务意识、保密意识和业务知识外，还要通过不断学习和培训，提高职业素养。首先，建筑设计单位的文书档案管理人员大多不是科班出身，缺乏基本的档案管理知识，因此要对他们普及档案管理的一些基本知识和技能，经过严格的培训再安排上岗；其次，根据建筑设计单位文书档案的特点，文书档案管理人员应学习一些勘察设计方面的知识和法律、法规，以便对所管理的档案有更深刻的了解，对档案的功能和价值有较好的把握；再次，档案管理人员要学习保密法，对文件要严格保管，以免因好奇泄密而触碰法律；最后，管理人员要充分利用文书档案的价值，为生产一线服好务。

2.3 加强信息化建设，提升工作效率

建筑设计单位文书档案管理的信息化、现代化水平普遍较低，应向图书馆、档案馆以及一些大型现代化企业的档案管理部门学习，加快信息化建设，进一步提升工作效率。首先，单位应投入一定的资金采购硬件设备，如扫描仪、硬盘等；其次，将现有的纸质档案全部扫描、分类存储；再次，建立综合信息查询借阅系统，通过设置一定权限，方便职工查询借阅相关资料；最后，逐步实现无纸化办公，新形成的文书档案由电子文书逐步取代纸质文书，当然，这是一个慢长的过程，不是一个单位的事情，需要全社会的共同努力。

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1 加强建筑工程档案管理的重要性

随着经济建设和城市的快速发展，建筑工程日益增多，使得人民生活、城市建设、经济发展的各个方面都有了很大的提高和改善。在每个工程中都会形成丰富多彩、各种各样的文字档案，其中有建设前的批文、施工的过程记录、竣工验收资料、管理维护资料等等。这些文档具有很重要的意义，它可以很全面的反映出建筑工程过程中的详细情况，并且对工程质量的评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建建筑工程的准备等等都有重要的实用价值。这些文字档案称作工程档案，它是在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存和实用价值的东西，其形式有：文字、图标、声像等等各种载体的文件材料。这是一种看不见的城市生产力，是一座丰富的知识宝库，是每个工程的原始的、真实的记录，具有很重要的价值。

（1）建筑档案必须保证其完整性、齐全性、规范性，这就要求对档案的管理工作一定要进行统一管理，不可分工工作，这样的话很容易导致文件的混淆和丢失，也会使得同一类文件不能有效的进行总结归纳；（2）工程档案是城市建设衍生出来的产物，是一个城市建设的技术手段的积累和经验；（3）工程档案作为一种总结类文件的存在，在很大程度上是一个城市进行城市规划和城市建设管理的依据和基础；（4）工程材料出自于这个城市的城市建设工程，这就使得它在所有建筑物，建筑为维修、改扩建的过程中占有很重要的地位，而且通过这种方式还可以提高一个城市的经济效益；（5）工程档案是一个城市建设的原始资料，这样在一个城市的抗灾、防灾、灾后重建中具有不可替代的作用。根据工程资料可以减少很多工作量，并且可以很大程度上回复城市的原始面貌，减少人民群众的心理阴影；（6）建筑档案是城市建设的真实资料，记录城市建设过程中的每个技术和施工细节，这对完工后的检测维护、改建扩建、拆除再开发具有重要的作用。

2 加强建筑工程档案的管理工作

2.1深入现场，做好对建筑工程档案的服务工作

一个城市的现代化水平在很大程度上表现在这个城市的建筑工程上，因为建筑工程是经济发展和社会进步最基础设施，是发挥城市多功能的前提条件。而工程档案又是一个城市进步的记录，是这个城市规划、管理等一系列工作的有效依据，因此对建筑工程档案的服务就显得异常重要。包括对建筑工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作等等。对那些已经登记的工程项目，特别是一些具有重大影响、深远意义的伟大工程，都应认真负责地进行清查、摸底、分析研究等工作。在深入现场进行指导的同时，还用与各个单位达成各方面的一致性。进而编制档案真实反映建筑各个环节的每个细节。

2.2重视工程档案管理工作，提高档案管理水平

建筑工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，因此工程档案管理人员必须全程跟踪服务于工程，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，工程档案管理人员应尽早加入工程，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。有些建筑公司，对工程建设中的档案管理不太重视，到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。而且，一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等部门，工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间。鉴于上述原因，应在工程建设中加强档案管理工作，提高档案管理人员的整体素质，对各专职或兼职档案管理人员进行大量培训，理解建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员，这就要求对内，工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。

2.3有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（单位）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成的编号。

2.4备案材料是在工程竣工验收这最后一道工序中完成的，但是它是工程档案重要的组成部分，也是各级建设行政主管部门今后在管理上一个重要的参考。它和工程档案在管理、性质和目的上差不多是一致的，所以工程竣工验收备案和工程方案管理是结合起来进行的，委托各级城建档案管理机构进行管理。这样，在工程管理体制上，方案收集、整理、归档。保管的规范上具有很大的一致性，是有很大的必要性。

3 结语

综合上述，工程档案是一个城市发展的真实记录和写照，并且在城市建设中起着举足轻重的作用。因此，在工程档案记录、管理方面应该本着认真负责、一丝不苟的态度。有关工程档案的工作是一个工作量相当大的工作，这就要求各个部门之间相互协作，共同尽心尽力。在法律方面，应该适时适当制定出一些有关工程档案记录和管理方面的条例，以确保工程档案在一个良好的环境中成长，为城市建设作出更多的贡献。

参考文献：

[1]吕艳.浅析如何做好建筑工程档案管理.《商品与质量・建筑与发展》.2011年5期

[2]苏海玉.浅谈建筑工程档案管理.《华章》.2012年18期

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地质勘察是建筑工程的基础工作，其勘察档案记录了现场地质勘察数据、土工试验数据统计、技术人员的数据分析图表和结论性文字报告，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。充分认识这些特点，对加强工程勘察档案管理工作并充分发挥其作用十分重要。 

 

一、工程勘察档案的特点 

 

（一）组成的成套性 

勘察单位以一个独立的工程项目作为勘察工作对象，按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。一项工程勘察全部勘察技术资料，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约。 

（二）形成的阶段性 

根据勘察工作的基本程序，一项工程一般都要经过勘察准备（即前期）、初步勘察、勘察采样等几个阶段。前一阶段勘察工作没有完成，不得开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体，并决定勘察技术资料形成的阶段性。 

（三）内容的专业性 

一项工程勘察是由多种专业技术人员按不同专业分别开展具体勘察作业，又相互配合共同完成，一项工程的勘察技术资料其形成过程是多学科、多专业的协同过程。因此，工程勘察档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑勘察技术资料专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程勘察之间的隶属关系。此外档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。 

（四）贮存的空间需求性 

工程勘察具有唯一性的特点，每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。因此，在勘察技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房，要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备；现在的自动检索及光盘技术现代管理手段，提高了贮存密度和检索效率。 

（五）使用的效益性 

工程勘察档案是从事工程勘察技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供勘察图纸文件，作为工程设计和施工必要条件，其次，它是可供利用的勘察技术资源，对内可参考借鉴，对外可供技术交流。在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义，变封闭性为开放性，面向第一线的勘察技术人员，及时、准确、方便有效地提供档案资料，让工程勘察档案最大限度地发挥经济效益。 

（六）使用价值的时效性 

工程勘察档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会多次利用并发挥作用。按照技术文件生命周期理论，工程勘察档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的规律，在近期内的查阅率较高，时间越长其查阅率就越低。可见，工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。此外，还要根据保管、利用和库房、设备的状况，经常定期进行档案资料的清理鉴定，将使用价值不大，不常查用的档案置于“冷库”或适当减少库存份数。工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的，认识并掌握这些特点，有利于不断改进档案管理，以便最大限度地发挥工程勘察档案的作用。 

 

二、当前的勘察工程档案管理 

 

当前，如何做好工程勘察档案管理工作，成为工程勘察的坚实后盾，是工程勘察档案管理工作人员所应深刻思考的问题和不可推卸的责任。 

（一）标准化管理是工程勘察档案管理的首要基础 

当前，对工程勘察档案管理提出标准化要求，有利于提高工程勘察档案的质量，有利于工程勘察档案的归档利用。同时，为工程监督管理人员对各设计、施工单位进行监督管理提供资料，提高工程建设的质量和效率。 

（二）收集档案的内容要齐全 

勘察档案管理人员要与工程勘察技术人员相配合，对已收集的档案资料进行鉴定、补充。工程勘察档案管理人员还要经常去施工现场，了解工程概况，配合勘察技术人员做好图纸资料的收集整理工作。在施工过程中形成的资料要做到心中有数，同时根据资料的形成规律，定期检查施工单位收集的资料是否齐全，与现场技术人员核对是否同施工现场相符，不相符的及时查明原因。如资料缺失不全，确实需要增补，应及时通知勘察技术人员。这样才能更好地保证工程档案资料在收集、整理上做到准确、完整。 

（三）图纸、资料的标准化归档 

当前，对工程勘察档案资料的归档，要摒弃旧有的过时的观念，要以高效、准确为前提，提高勘察工程档案管理水平，必须抓紧做好以下几个方面工作： 

一是建立起以办公自动化为载体的档案管理系统。工程勘察档案管理单位必须开发完善工程勘察档案管理软件。档案管理人员必须熟练使用计算机，以便准确、迅速的录入与使用工程档案管理软件。 

二是要对现有档案认真进行整理、完善。要结合工程勘察的特点，更加严格、科学地做好档案的分类和著录，在此基础上，对历史档案进行清理，对号入座。清理的同时要尽可能地进行完善，填补相关资料。 

三是要不断丰富补充档案的存贮的内容。要结合工程特点，有意识地丰富档案的形式和内容，加大图片、声像档案归档的比重，逐步使呆板、单调的勘察工程档案生动化、形象化。 

（四）建立勘察工程档案员岗位责任制 

一名合格的工程勘察档案管理员：一是负责档案的集中统一管理；二是及时做好档案的收集、鉴定、立卷、归档工作；三是经常督促工程图纸、资料的归还；四是负责编制工程档案工作计划和组织改革等编研资料；五是做好工程档案工作的日常保管。 

总之，工程勘察档案管理人员要不断的提高自身素质，熟练掌握业务知识，提高业务技巧，在归档时，做到既“清晰”又“全面”，在取档时，做到既“准确”又“迅速”，做好工程勘察档案管理工作。 

 

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1．1原始记录功能设计单位档案资料涉及到设计图纸、设计文件变更、技术说明等。这些资料一般以项目为单位，每个项目涉及的资料比较繁杂，它记录了项目建设全过程的各项信息，是档案管理工作的对象和基础。

1．2使用功能建筑设计单位工作所涉及的工程量大、项目建设复杂，需要以往的其他建设项目的原始数据，从实际工程资料中加以验证，以保证设计的可靠性和说服性。所以，设计单位的档案资料在使用功能方面具有较高的可重复利用性和参考价值。

2设计单位传统档案管理

设计单位的档案资料是一种可以供相关人员长期查阅的信息资源，具有很高的使用价值，因为这些资料记录了建设项目从立项准备到竣工验收的全过程。

2．1归档内容繁杂因为工程项目的建设周期一般都超过一年，项目所涉及的企业单位和政府主管部门也比较多，所以其累积的文档资料极为丰富(如图1所示)。同时，由于项目涉及的单位较多，档案资料的沟通协调和归档过程也比较复杂。

2．2档案材料变更快工程项目建造涉及到庞大的信息管理过程，存在各类设计、施工、质量上的风险。在项目建设过程中经常出现工程量的变化调整，需要设计方及时对原来的设计方案进行修改，这也一定程度上增加了档案管理工作的成本。甚至于出现工程项目投资不足或者在建设期遇到政府政策性调整等情况造成项目停工维护。此时，设计单位就需要对相关资料及时收集补充。

2．3档案应用程度高设计档案记录了设计工作的过程，具有长期的使用功能以及使用价值。无论在设计、施工以及竣工各个阶段，设计成果必须及时提供给工程建设各方参考应用。因此，设计单位的档案在平时的维护过程中，会被频繁调取查阅，而后重新归档，这对于档案管理工作也是一个挑战。

3设计单位传统档案管理存在问题

3．1归档意识薄弱由于设计人员的日常工作量大且繁琐，且其核心工作是设计图纸和编写相关文件，因此许多设计人员对文件的整理和归档不重视。这导致了档案管理部门与其他相关部门之间的脱节，极大地影响了档案管理工作的质量。档案管理人员自身的技术缺乏以及态度的懒散造成了档案管理的拖延与漏洞，严重影响了档案处理的效率和使用价值。

3．2管理制度不完善设计单位涉及到的档案资料主要是图纸及技术设计说明等，这些资料共同构成整个建设项目设计阶段、施工阶段以及竣工阶段的文件体系的基础。在实际档案管理过程中，文件的粗略分类管理一定程度上破坏了信息的完整性和系统性，影响了档案查找的效率，使得档案文件的循环利用遭到破坏。许多设计单位的档案管理还停留在纸质管理的方式，这种方式的存储介质单一，很容易因保管不善，造成纸质数据的丢失，从而破坏了文件的完整性和有效性。同时，各项工程信息、工作任务单等资料依然采用手工纸质档案记录，并没有进行计算机的录入，使得资料的集中管理［2］十分困难且花费的时间成本将加大。

3．3管理技术缺乏目前，我国建筑设计单位的档案管理方式，正在由传统的手工纸质化管理转为现代化的信息管理，但是因为档案管理部门相对地独立于其他部门，且没有受到企业足够的重视，其管理人员自身没有掌握新的技术，不具备先进的管理水平，制约了信息管理的发展。随着工程项目体量的逐年增加，图纸等相关文件也越来越多，将这些文件的集中存贮、科学分类进而有序地管理，就显得十分重要。

4建筑设计单位档案管理创新方法

随着设计单位工作量的加大以及市场需求量的加大，传统的档案管理已经落后于实际的文件资料，只有在原有的基础上进一步对档案管理进行创新。档案管理工作越来越趋向于信息化、人性化、服务化的方向发展，必然对已有的档案管理工作提出更高的要求［5］。档案管理部门需要摒弃旧的管理理念，避免档案管理工作中出现的漏洞，努力完成档案管理的信息化和现代化。整个设计单位所有的工程项目和相关文件的管理，要统一而有序。首先，拥有档案数据信息化的共享平台，使用者能够对档案数据进行检索和分析;其次，建立能够跟踪发图进展和执行状况的渠道，争取项目进度控制的主动;最后，规范工程项目的命名，建立具有系统性的档案资料库。(1)建立完善的档案管理制度首先，要对档案管理任务进行科学的分解，清晰地划分每一个环节的责任人及其职责，并且制定相应的考评指标，避免出现推卸责任的情况，同时提高管理人员的积极性。其次，完善档案管理的硬件和软件设施，指定严格的档案室管理制度，工作人员对档案要妥善保管，做到档案的定期晾晒、检查、修正。(2)用现代化信息技术为了实现档案管理的信息化、自动化、共享化，充分提高设计单位对档案管理的重视，设计单管理者应加大信息管理软件和硬件的优化，招聘相关的管理专业人才协同工作，最大限度地发挥档案资料管理的水平，建立起现代化的档案管理平台。通过建立设计单位内部使用的档案信息网络管理平台，一方面，将传统的企业内部资料实行无纸化转换，用电子签名代替手工签名［3］;另一方面，将外部的纸质资料通过扫描等方式转换成电子文档，将这些资料进行合理的归类。当接收到重要的档案时，可以利用该平台共享给各专业相关的人员。现代化信息技术管理系统的管理平台与详细分类如下图2、图3所示。在档案的信息化和共享化的过程中，普遍存在档案信息的安全性和准确性等问题，档案管理人员需采取可靠的技术措施，做到及时防范、及时处理。任何访问数据库的人员必须经过公司相关领导认定的授权文件及访问权限才可进入。当使用者需要下载具有保密性质的文档时，应持有具有相关权限批准权的领导签字的临时下载权限书才可以下载使用。对于需要变更修改的文件，应该同修改前的版本一起保存，以形成可以备查的文档历史记录。(3)建立知识管理服务在新的档案管理模式下。设计单位档案管理在进行档案管理研究时候要充分考虑实际使用者的需求以及在行业内推广的需要。在信息的收集与检索的过程中，运用知识树的形式从面、线、点的层次出发，将各类设计单位的档案和相关经验以及运用的新技术等文件进行体系化归类，使单位人员及后续新进设计人员能够便捷地获取数据库资料，并且广泛推动了行业信息和知识的交流，可以全面提高企业内部设计人员的专业素质，为行业的进一步发展起到了一定的促进作用。(4)加强档案管理人员的培训人员作为管理系统的核心，起到至关重要的作用，必须重视档案管理人员的培训，在学习和实践中提高档案管理的技术和能力。在不断发展的同时结合科学的信息化档案管理手段，切实有效地做好档案管理工作。具体的方法主要涉及计算机信息领域，全面了解计算机技术，充分利用现有的信息共享平台进行数据资料的处理与更新，这些工作关系到档案数据的及时性和准确性，因此不可以懈怠。

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目前，随着我国经济的飞速发展，城镇化进程也得到了飞速发展。随着城镇化脚步的加快，各个地方的建筑工程也在各地兴盛起来。这其中就涉及档案管理问题，如何做好档案管理的工作，就显得尤为重要。建筑工程中涉及很多的档案管理工作，档案可以说是建筑工程中的非常重要的一部分，同时建筑工程档案管理工作对整体工程的质量好坏的评定起着至关重要的作用，对此，需要重视建筑工程的档案管理工作。但是目前现阶段的建筑工程档案管理中仍存在一些问题，对此，如何解决它，值得仔细思考，思索如何加强档案的管理工作。

1.建筑工程档案的内容和特点

建筑工程档案涉及建筑中的整个过程，包括前期的设计阶段，以及中期的施工阶段和最后的竣工阶段。在这几个阶段过程中，每一个阶段都非常重要，对此，需要做好各个阶段的档案管理工作。首先对于前期的准备设计阶段，该阶段，主要是涉及前期的准备工作，还包括对建筑地方的地形的勘察设计等工作。其次是施工阶段的过程，在该阶段，主要涉及施工中的建筑过程，需要对施工中的建筑材料等进行记录，以及各项消防设施的安装过程。最后一个阶段是涉及建筑的竣工过程，在该阶段主要涉及一些后续的工作记录等，在该阶段，会有一些文件包括如竣工文件、工程的检查、工程的移交等工作中的文件的整理，该阶段的竣工过程中的文件对整个建筑工程也非常重要。对此，可以发现整个建筑过程的档案记录中的内容包括了建筑工程的整个过程，对此，这些档案是对建筑工程的真实记录，对此可以看出建筑工作档案的重要性，同时需要重视建筑工程的档案管理工作。

2.建筑工程档案管理的存在问题

2.1对建筑工程档案管理工程的不重视

目前，在建筑工程建设过程中，大家都一味地追求讲解利益，认为档案建筑工程管理不能带来任何经济收益，对此，对于建筑工程档案管理没有引起重视。在建筑工程建设过程中，大家都把目光集中在了建筑的施工过程中，只是一味地强调建设工程进度的快慢，这使得在整个建筑的大环境中，施工建设者们将工作的重心都放在了建筑工程建设方面，从而忽略了建筑工程的档案管理工作。由于建筑工程档案管理涉及整个施工建设过程，而现实就是往往建筑施工者们往往到建筑工程快到收尾的时候在想到进行档案建设工作，然后凭借着记忆草草进行档案管理工作，这样导致在面一旦工程建设过程中出现一些问题，最后进行责任划分时就会出现一些问题。对于此，需要重视这其中的问题所在，需要认识到工程建设档案工作的重要性。

2.2档案管理制度不完善

目前档案管理工作，国家已经进行了严格的控制，同时制定了相关的文件，但是在实际操作过程中，仍然有很多施工者们并没有严格执行这些制度。建筑工程是一个非常重要的工程，这其中涉及很多的安全问题，对此，在建筑施工过程中，需要对施工过程的每一项步骤进行详细记录，保证建筑工程施工过程中的严谨性与安全性。实际工程档案管理过程中，往往是想到哪记录到哪，在记录过程中往往会忽略一些施工细节，这样导致施工建设档案工程的不完整，对此，需要严格规范档案管理制度，严厉打击不规范的档案建设工作。

2.3管理资金缺乏

进行建筑工程档案管理需要花费一定的资金，目前档案管理工作的问题之一就是由于资金不足，对此，也需要思考如何解决资金不足的问题。由于资金问题，从而导致在进行建筑工程管理中的档案管理技术和设备落后问题，同时普遍状态下对建筑工程档案管理意识的缺乏，更加使得建筑工程档案问题凸显。对此，需要考虑如何解决资金不足问题。2.4管理人才缺乏建筑工程的档案中涉及工程问题，这就需要专业的人员进行档案管理工作，使得对档案管理人员的要求也越来越高，不仅需要懂管理的人才，同时还得需要具有建设方面背景的专业技术人才，这就使得管理人员的缺乏。同时，前面提及的资金问题也会导致一部分人才的流失，人才的流失导致建筑工程档案管理工作不专业，从而导致管理工作中会出现一些各种问题。

3.建筑工程档案管理存在问题的解决办法

3.1提高管理意识

首先提高人员对建筑工程档案管理工作的主动性，让其认识到建筑工程管理工作对于施工建筑的整个过程的重要性。对此，在建筑企业行业中，要进行档案工程管理工作重要性的宣传，让其认识到这其中的重要性，从而提高整个建筑行业中从业人员对建筑工程档案管理的重要性的意识。只有这样，才能从根本上提高建筑行业人员对建筑工程档案工程建设的重要性认识。

3.2优化管理人员素质

建筑工程管理需要专业人员，对此，需要对建筑工程档案管理人员进行专业化培训，提高其专业能力，从而做好建筑工程档案管理工作。对档案工程管理人员进行档案管理知识、相关法律知识、信息技术方面的知识，同时更重要的是提高管理人员的档案管理责任意识，做好档案管理工作。

4.结束语

综上所述，我们可以发现建筑工程档案建设对整个建设工程的重要性，同时也徐认识到目前的建筑工程档案建筑工作的问题所在，需要认识到建筑工程档案建设同建设工程的质量好坏密切相关，对此，需要改进这些问题，提高工程档案管理水平，从而推进建筑档案管理工作。

作者:王霞 单位:吉林省白山市江源区住房和城乡建设局

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1 我国建筑工程电子文件的档案管理现状

我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处，这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题，我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状，从而寻求到正确的解决方法，提高建筑工程电子文件档案管理效率。

1.1 电子文件归档不到位。采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档，具有很强的操作，因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高，但是由于我国文件管理人员储备不够丰富，部分地区的文件管理人员专业技能不够，无法完成复杂的文件档案管理工作，这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。

1.2 电子文件档案管理人员职责界定模糊。在我国，目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊，大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责，但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能，在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏，导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。

1.3 电子文件的真实性、可读性较差。在建筑工程电子文件的档案管理中，存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面，建筑工程电子文件为了粉饰项目，有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事，导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。

1.4 对传统纸质文档的更替工作不足。在很多地方，建筑工程单位仍存在很多传统的纸质文档，纸质文档在实际保管中十分容易出现丢失、破损等情况，造成工程信息的处理困难，因此我们需要广泛的对纸质的文件档案进行替换。对纸质文档的替换工作十分复杂，建筑工程方面的文档内容较多，落实电子文档的替换工作存在的一定的难度。在另一方面，由于工作人员的专业性不足，很多纸质文档的替换都存在着不够准确完整的情况。

2 实现建筑工程电子文件档案管理的有效措施

针对我国建筑工程电子文件档案管理中存在的一系列的问题，需要采取相应的措施，来保证良好的文件管理，从而实现电子文件的普及，为建筑工程项目的有效落实奠定良好的基础。

2.1 对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂，如果没有统一的格式，在文件查询的时候十分的困难，因此，统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证，同时有利于档案的完善管理，方便日后查询、纠错等。

2.2 明确档案管理人员的职责。档案管理人员是建筑工程电子文件的管理主体，因此，明确档案管理人员的职责可以确保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程单位需要设立专门的档案管理人员，对相关电子文件进行管理，做到专人专职。另一方面，需要加强对于档案管理人员的培训，提高工作专业性，增强电子文件档案管理技能。

2.3 普及建筑工程电子文件档案管理的意识。对于建筑工程单位来说，具有完善电子文件管理的意识是极为重要的，因此，相关的地方政府部门需要推行建筑工程电子文件档案管理的工作，使电子文件档案管理深入落实到各个建筑工程单位中，确保各地的工程电子文件可以完善、有效的保存和管理。

2.4 在工程项目的各个阶段落实电子文件工作。对于电子文件的整理不能只在建筑工程项目完成后进行整理，在工程项目进行的各个阶段都需要落实电子文件的整理工作。对于电子文件的整理工作，要保证具有完整性，对于以后的工作查询来说，是十分重要的基础性内容。因此在电子文件的处理过程中，保证信息的真实性，防止企业人员为了粉饰项目而随意篡改电子文件的内容。

2.5 提高对于电子文件的鉴定技术。在建筑工程电子文件的整理方面，真实性和有效性是十分重要的，因此，必须要保证，电子文件可以反映相关项目的全部真实信息，同时能为查询者提供有效的信息内容。基于这样的要求，就需要提高对于电子文件的鉴定技术，确保建筑工程电子文件的真实性和有效性。可以聘用专业的鉴定人员，对电子文件的内容进行查询，确保电子文件没有相关内容的遗漏以及篡改。