电子档案管理系统范文

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一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则

电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、Excel数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。

二、电子档案管理系统的现代化功能

1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。

2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。

3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。

4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。

三、保障电子档案的安全

为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。

1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。

2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。

3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。

参考文献:

[1]美国国家档案馆.w w w.archives.gov/,2006年6月21日检索

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一. 电子文件档案的概念及特点

根据2002年国家质量监督检验检疫总局的《电子文件归档与管理规范》，可以得知电子文件是指“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。通过此定义可以看出，电子文件与其他形态的文件档案相较而言具有其自身的特殊性。

电子文件档案信息与载体的可分割性。电子文件档案的储存位置可以随着互联网等发生变化，但是本身的内容不会随着复制和粘贴而发生变化，这种特性可以使得一份信息在不同的地方备份，而不会占用太多的空间和时间，同时还能保证信息的原始性和永恒性。

电子文件档案信息的非人工识别性。电子文件档案是以阿斯科码的形式存储于计算机或者硬盘中，是数字化的信息，只有通过计算机的智能解码才能够被转换成人类可以识别的文字，而电子文件档案信息不管在计算机内部还是其他载体之间进行传递，都是以阿斯科码的形式进行。

电子文件档案信息依赖于设备及环境。电子文件档案信息的存储、阅读、传递等都需要借助于一定的设备才能实现，没有这些计算机系统的存在，电子文件档案信息只能是不能被解读的且没有利用价值的文件。同时，由于电子文件档案信息的存储严重依赖与计算机系统，所以计算机系统所处的环境，包括湿度、温度等都将对电子文件档案信息的完整性、可读性造成影响。

电子文件档案信息的可共享性和相对不安全性。因为电子文件档案信息需要借助于计算机系统，所以互联网的存在使得电子文件档案信息可以实现世界范围内的共享和利用，且共享文件的使用不受时间和空间的限制。另外，依赖于计算机系统的电子文件档案信息也会受到计算机系统漏洞的影响，所储存的信息有可能会被骇客窃取，这也使得电子文件档案信息具有相对不安全性。

二. 我国目前电子档案文件管理系统存在的问题

随着电子文件档案管理系统在企事业单位的普遍应用以及各机构对文件档案信息化管理认识的不断加深，电子文件档案信息管理工作愈来愈受到人们的关注。虽然电子文件档案管理系统随着科学技术的发展而得到了一定的发展，但是在实际生活工作的应用中，依然存在许多问题。

电子文件档案信息的原始性难以保证。电子文件档案不同于纸质的文件档案，它是依托于计算机技术和办公自动化的一种数字化信息，纸质版文件的复制稿与原稿，正本与副本之间存在一定的差异，具有可区别性。但是电子文件档案的可共享性使得，电子文件档案信息的管理者难以区别信息的原始性，每个电子文件档案的享有者都可以根据自身的需求和存储的习惯，依靠自动化的办公实现对信息的整合、分类以及修改，因此，电子文档的管理者很难追溯文件的原始性。

电子文件档案的安全易受威胁。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第547期2014年第15期-----转载须注名来源电子文件档案信息的安全性受到多方面的影响，主要包含：网络环境的安全性，网络环境中病毒等的存在会造成文档信息被窃取或丢失；电子文件档案数据更改的不可逆性；电子文件档案信息的载体容易受到环境等影响，载体理化性质的改变会造成数据的丢失等；第四，电子文件档案中包含的某些重要信息，会诱使利益相关者的破坏或篡改，优势甚至吸引网络骇客的关注。

电子文件档案的管理缺乏高素质的管理人员。电子文件档案管理系统的应用，不仅需要档案管理硬件上的配备，也需要高素质的电子文档管理人员的存在。而目前，许多机构中电子文档的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。虽然，组织或机构中引进了先进的管理设备，但是没有高技术人才的操作和监管，仍然不能很好的发挥电子文件档案管理系统的最大效用。

三. 电子文件档案管理系统的优势

电子文件档案存储量大， 形式丰富。电子档案载体的体积虽然小，但是存储量却异常大。一个2G的闪存盘大致可以储存40960张A4纸资料上的全部文字信息，相比之下，电子文件档案的储存节省了相当大的空间。另外，依托于计算机的电子文件档案不仅仅可以保存文字信息，也能实现对声音、图像、影像的存储和处理。

电子文件档案便于归档和查阅。电子文件档案可以在任意的时间进行规整，并且根据文件内容、文件保密度、文件储存时间进行特别的归档，以供不同的人员和不同的部门进行检索和查阅。同时，电子文档管理者可以对电子文档添加主题词、著录、档案分类号等信息，以供使用者方便快捷的查阅所需信息。另外，随时对电子文档进行规整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和开发利用。与纸质文件档案相比， 电子文件档案信息能够实现更为快捷的传递，建立科学的电子文件档案管理系统，有利于实现信息资源的流通和信息价值的共享，能使档案信息潜在的价值得到充分发挥，并为将来档案管理工作全面深入的信息化打下基础。

四. 意见及建议

加快电子文档工作的现代化进程。电子文件档案的管理部门要转变思维，从纸质档案工作的思路中走出来，加大对档案管理工作的投入和重视，优化配置现代化的电子文件档案管理系统，配备优良的硬软件工作环境，最大程度上确保电子文档现代化的可实施性

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随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

一、社会保险档案管理现状分析

（一）社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011-2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2.23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1.2亿，工伤保险参保人数超过1.4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

（二）社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定（草案）》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

（三）负责社会保险档案管理的部门分散

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视？

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

三、社会保险档案管理的解决办法

（一）将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准？

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）在全国统一管理下设分支机构

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档案机构开展信息化工作的质量目标是高效率、低成本地建设一个能够支持现代档案管理业务开展的应用系统。而电子档案管理系统建设能否按照预期计划高质量建成，与参建人员综合能力、基础设施环境、现行法规制度，以及建设过程的规范性和科学性有很大关系，所以从系统建设之初就要明确影响质量的关键要素和质量控制框架。电子档案管理系统建设过程中所依赖的法规政策标准、系统建设需求、建设过程监管、软硬件设施支撑环境，以及参建人员能力和水平，都是决定电子档案管理系统建设质量的关键要素，如图所示。从图中可见，电子档案管理系统建设质量不仅要从最终输出的档案管理系统角度进行衡量，还需要追溯到建设过程中支撑、控制、输入和监管等环节的质量。这是因为电子档案管理系统建设并非一次性的成品输出，而是一个滚动建设和持续完善的过程。此外，多个立档单位与档案保管单位之间的业务协同和数据共享等特点，决定了电子档案管理系统建设的复杂性和特殊性。由此，需要从系统建设的支撑环境、需求输入、制度控制、过程监督、功能实现、系统运行和建设成效等方面进行全过程管理，最终形成一个满足档案机构实际需求的高质量电子档案管理系统。1.环境建设质量治理软硬件基础设施及其网络环境、建设项目资金等，是电子档案管理系统建设的基础支撑和电子档案管理系统赖以生存的生态环境，决定了电子档案管理系统建设成果能否得以使用。网络与软硬件设施，及其运行管理机制，直接影响了电子档案管理系统的功能使用、数据访问和业务开展。当前，网络技术、中间件、存储设施、服务器等基础设施的迭代更新速度很快，要求软硬件基础设施的更新换代需要保障档案系统的功能稳定、安全可用和业务的连续性，环境基础设施的质量治理能力亟待改进。2.需求分析质量治理档案机构及其人员是电子档案管理系统建设的主体，决定了系统建设的方向和目标。档案部门人员根据实际业务需要，提出信息化环境下开展档案服务工作的目标，最终形成系统建设需求，而需求的准确性和完整性直接影响了电子档案管理系统的设计和实施方案，因此档案管理人员的需求分析能力至关重要。通常，需求分析由档案管理业务人员和系统建设的专业技术人员协同完成，而双方在系统建设过程中需要不断地沟通交流，明确潜在需求和需求可能变更的方向。需求的变化和更新是软件系统建设的重难点，由此各方人员在分析系统需求时，不仅应充分理解现有业务活动流程、范围和要求，还应具有前瞻性思维，以发展的眼光来开展需求调研和分析设计，确保系统建设需求能够在较长的一段时期内保持有效。3.制度嵌入质量治理法规政策遵从性是电子档案管理系统建设区别于其他类型信息系统建设的重要特点之一。档案管理机构在开展各类活动时，需要在外部制度的基础上，提炼出本单位应遵循的条款和工作实施的具体要求。而后在电子档案管理系统建设过程中，将具体化的制度要求嵌入到系统中，尽可能实现系统自动化的制度遵从，减少人工参与度，更客观、有效地执行各项法规、政策、规范和标准。这就要求电子档案管理系统建设的相关人员熟悉并深刻理解各个层级制度中约定的各项要求，研究其应用场景及其间的关联关系，制定切合本部门业务活动的各项制度。同时还应借助监管手段和各种技术方法加强制度执行的质量，督促和检查制度执行过程中的漏洞与风险，并持续改进。4.过程监管质量治理电子档案管理系统建设是一项复杂的信息化系统工程，对其建设过程的监督和管理是保障质量的重要措施。档案信息化建设工作通常会采取政府招投标和政府采购等方式来选择供应商，并委托第三方机构（承建方）来完成电子档案管理系统建设的具体任务。承建方负责方案设计、系统开发、环境部署与集成调试；建设方负责全局规划、整体设计、资金筹措、明确需求等重要工作。对于电子档案管理系统建设的可行性研究、方案论证、系统设计、设备采购、软件开发、数据处理和系统测试等各个阶段，承建方和建设方均应采取过程质量控制方法，检验各自承担的任务，同时监督对方的工作。必要时还可引入第三方监理公司来协助建设方对电子档案管理系统建设的进度、成本、目标、任务、范围，以及合规性和有效性等进行检查。由此监理方的质量检查、风险控制、发现问题和诊断能力成为影响电子档案管理系统建设质量的重要因素。5.功能实现质量治理电子档案管理系统建设的一个重要的显性成果就是将档案业务融入信息系统的电子档案应用软件系统，作为档案部门及其人员开展业务活动的网络化工作平台，其功能的完整性、流程的合理性、数据的规范性是助力档案人员开展各项业务工作的重要保障。与一般的应用软件系统相比，电子档案管理系统的质量除了实现基础的系统管理功能以外，还具有档案业务的法规、政策和相关标准强执行性等特点，需要有标准符合性的质量检查。因此，电子档案管理系统的设计与开发需要深入了解档案业务事项、办理流程及其政策、规范要求，才能保证系统功能完整、流程合理且数据规范。6.运行维护质量治理以往的烟囱式、自给自足的建设模式正在逐渐被淘汰，而共建共享成为新的系统基础设施部署的共性特点。许多省级综合档案馆统一建成了区域性的数字档案馆基础设施运行服务平台，采取了海量存储、云计算的虚拟服务模式。云计算的IT集约化服务模式在统一规划、资源租赁、平台支撑和应用共享等方面具有较高的统筹性、规范性和专业性，但对各档案管理机构而言几乎是个“黑盒子”，即档案人员只需规范地按照操作规程使用，无需关注其背后复杂的技术方案和实现原理。一方面，这有助于档案人员集中精力钻研档案管理业务、提升档案信息服务；但另一方面，由于档案人员缺乏技术知识，对外包服务的监管和控制将成为提升电子档案管理系统质量的一项重要任务。7.应用成效质量治理按时完成建设工作，并顺利通过项目验收、保障档案人员能够基于应用系统开展档案工作，是电子档案管理系统建设的标志性成果。系统建设不仅要保障建设方获得一个高质量的电子档案管理系统，而且还需要承建方能够在建设成本范围内取得良好的信誉，积累经验和获取收益。因此，衡量电子档案管理系统建设质量，需要从建设工作成效多方面进行检查评估。近年来，“以评促建，以建促用”的电子档案管理系统治理理念和方法已经在我国各级各类档案管理机构得到很好的推广和应用，使建设方、承建方、监理方均能各尽其责、获得最大的收益和顾客满意度。

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高速公路档案是指从高速公路项目立项审批开始到竣工验收结束的全过程产生的反映高速公路项目进度、费用和安全管理等基本情况，对建成工程管理、维护、改建和扩建具有考查利用价值的，通过系统整理并完成归档的公路建设项目文件[2]。电子档案（DigitalProjectArchive）指具有保存价值并已存档的相关电子文档和相关过程信息的集合[3]。因此，高速公路电子档案是高速公路档案依据大数据背景形成的新的载体记录方式。在高速公路建设项目过程中，电子档案是整个项目建设过程中产生的有机体，是高速公路建设项目的基础和重要组成部分。

1.高速公路电子档案研究现状，包括电子档案管理系统研究、高速公路电子档案管理、高速公路档案电子化以及高速公路档案信息化。档案管理系统研究目前取得以下三项成果：建立项目电子档案管理系统、成立交通在线电子认证平台、组建“交通工程项目电子档案数据本地、异地备份及恢复管理体系”[4]。在高速公路电子档案管理方面，针对公路建设项目电子档案的主要形式为pdf、jpeg、doc或txt格式以及mpeg格式，提出了公路建设项目电子档案无论采用哪种格式,相对传统纸质档案均具有占用空间小、便于查找等特点，并提出了公路建设项目电子档案注意事项、存档程序及要加强公路建设项目电子档案安全管理[5]。对于高速公路档案电子化提出对策，一是确保整体运行处于标准化范畴内,管理行为产生的信息也转变为标准化的格式；二是在信息处理上，办公自动化OA系统、路政信息系统等各种相关信息系统与指挥调度应急信息系统、ETC咨询投诉受理系统,相互连接处理各业务系统的信息；三是提高档案信息的价值[6]。高速公路档案的信息化建设正面临着资金缺口偏大、管理流程不够规范与管理方式不够先进的诸多挑战。应采取加大资金投入力度、规范管理体制、加强电子档案使用中的控制、建立适应档案信息化建设的人员队伍的措施[7]。

2.公路电子档案实践现状。广东省先试先行，取得了三项成果，建立了“交通工程项目电子档案管理系统”“交通在线电子认证平台”及“交通工程项目电子档案数据本地、异地备份及恢复管理体系”。目前，该研究成果在广东省连州（湘粤界）至怀集段（国家高速公路网第6纵———二连浩特至广州高速公路重要组成部分）、广东省信宜（桂粤界）至茂名段（国家高速公路网第7纵———包头至茂名高速公路重要组成部分）、梅州梅县至大埔高速公路、梅州梅县至大埔高速公路东延线、佛江高速公路佛山段等多条高速公路项目中应用[8]。广东的深中通道项目，利用通道BIM信息化管理平台，创新性引入电子签名；以工程建设大数据平台为依托，实现项目“双套制”档案管理，并在此基础上探索广东省交通建设项目电子文件和电子档案“单轨制”管理模式[9]。随后，黑龙江高速公路建设档案信息化，项目档案目录数据库初具规模，但并未能实现项目档案与项目实体建设的“同步管理”，也存在项目档案归档不规范的问题[10]。山西省高速公路的档案数字化系统地开展了在线档案利用服务，健全了省级公路电子文件（档案）数据管理机构，完成了山西省公路管理局所有（电子）文件的自动收集和分类，充分实现了自动化和智能化。坚持在工作中开展网络在线服务[11]。江苏交通业务工作的开展，借助了现代计算机等技术，交通档案所包括的文书、科技、基建、会计、科研等各种门类文件材料，都是在一定的技术条件下所形成的[12]。3.现状综述。以上研究成果从各个方面对高速公路档案工作进行了系统研究，尤其在研究现状上对建设项目档案的管理进行了内至理念思路、外至系统技术的指导，在实践现状中介绍了实践成果及管理模式，总体来看比较全面，但是以上研究成果中对高速公路电子档案的管理系统架构及具备功能的阐述较少。因此，笔者以广西荔玉高速公路为研究对象，就高速公路电子档案管理系统功能要求进行研究。

二、荔玉高速公路档案管理系统功能

广西荔玉高速公路的数字档案管理系统具有人性化、效率高、时效性、成本低的特点。该系统既可线上填表，也可以线下填表，提高了作业效率。传统计量中，需要打印一大堆质保资料，很多时候到最后会被废掉重来。广西荔玉高速公路全部采用电子化，降低了成本，提高了功效。广西荔玉高速公路是广西第一个实现项目计量与质保资料挂接的单位，促进了资料的及时收集，并采取高速公路影像与质保资料同时采集与上传。电子档案管理系统即立足于档案，形成或管理活动数据的计算机信息系统。一般的电子档案管理系统功能首先包括电子档案的归档、收集与整理、编目等档案六项工作相关要求，以形成收集、整理、归档电子文件及其元数据等的归档处理功能；接着电子档案管理系统功能还应具有电子档案服务利用功能，包括查询、借阅、打印以及高速公路修建日志管理等；最后，电子档案管理系统的安全维护功能主要负责对收集、归档的高速公路电子档案进行备份以及恢复数据、修复漏洞等管理工作。对高速公路档案管理系统功能的认识旨在实现高速公路电子档案的价值，为今后的高速公路电子档案利用的完善及借鉴等工作奠定基础。系统初步的整体功能构成如图1。根据高速公路档案的专一性、成套性、唯一性和可重复使用性的特点[13]，将高速公路电子档案管理系统整体功能划分为归档处理功能、服务利用功能与安全维护功能。

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）05-0-01

一、引言

档案是一份重要的历史资料，对于以后的工作具有重要的借鉴意义，然而由于年代久远而且数量庞大使得档案的管理工作成为一项艰巨的任务。据统计，目前我国各种单位在运作中所产生的各类档案资料中只有不到10％被以档案的形式保存起来，其余90％的资料则被作为无用的信息而予以废弃，这种状况无疑是对信息的巨大浪费。而且，就是那些以档案形式保存的各种档案资料，目前也基本上仍以纸张等传统物理形式存在，其总数量达24亿卷，排级长度约7000多公里。如此巨大的档案资料，在给各种单位带来沉重保管负担的同时，却没有为其管理与决策提供充分的帮助。信息技术的发展为档案的管理工作提供了工作创新的前景和工作，随着计算机技术与网络技术的普及，以及人们对信息管理与利用意识的加强，档案信息资料的电子化管理需求也将成为社会各界关注的焦点。

二、电子档案资料管理

电子档案管理这个概念来自于西方，其在西方发达国家的推广历史与应用现状，是衡量我国电子档案管理系统市场前景的重要参照标准，也是在我国推广电子档案管理系统的良好借鉴。电子档案资料管理系统就是用户在网络上有效控制其文件、档案和资料的创建、存储、流转和分发的应用软件，不仅能够通过扫描、数码摄像等方式对传统物理形式存在的各种信息进行电子转化，而且对新产生的电子档案资料的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对档案资料的实际管理和利用进行实时监控。

电子档案资料管理系统所针对的核心用户需求是人们对各种类型的档案信息资料进行电子化、网络化集中管理并对其流转过程进行实时的监控，具体包括：对大量的档案信息资料进行电子化、网络化集中、有序的管理，提高对档案信息资料的管理水平；对这些档案信息资料在局域网和互联网络上按照一定的授权机制进行有序的，提高对档案信息资料的利用水平；对各种类型电子化档案资料的流转过程进行实时的监控，提高以档案为基础的办公活动的工作效率和效果。

三、电子档案管理系统建设

电子档案管理系统的建设可以从硬件和软件两个方面来考虑。

1.硬件系统的组成

管理硬件的主要属于系统数据维护部门，他们的工作职责是负责档案信息的录入、档案原件的扫描输入，日常的档案管理和档案查询、打印，网络的日常维护，以及数据库的维护及备份。需配置的硬件包括如下设备：输入设备，根据档案情况，需配置一台A0幅面工程扫描仪，用于大幅面图纸的扫描输入，可选A4扫描仪一台，用于档案、文件的扫描录入；输出设备，需配A0喷墨绘图仪一台，用于大幅面图纸的打印输出；配置A4打印机一台，用于档案或文件等档案及目录的打印输出；存储设备，配置光盘刻录机一台，用于将永久性档案刻录到只读光盘上，光盘库或磁盘阵列是大容量、安全性高的存储设备，可以解决大量数据的存储问题。

需配置网络服务器和计算机，服务器用于提供整个网络服务及管理，与存储设备相连， CPU应为I3处理器或更高，内存为1G或更高，硬盘为36G或更高，并须配备高速网卡。若查询节点很多或数据量很大则应视单位情况配置高档服务器。为确保更高层次的数据安全性，可选择双机备份、磁盘阵列或磁盘镜像等存储设备。运行环境为中文Windows2000 Server 或Windows2003 Server或以上，后台网络数据库为Microsoft SQL Server 2000或Oracle9i等。档案管理用机一台或若干台，用于完成日常的档案管理工作，如档案数据库的建立和录入、用户管理和日常的档案管理工作，所操作的数据全部存于服务器或与其所连的存储设备上。并可直接连接扫描仪，用于图档、文档的扫描录入。

利用这些设备的部门可以是领导、办公室、总工办、机关各处室及需要查阅档案的其它业务部门。只要在网络上，均可通过网络对档案部门的档案数据库进行有权限的基于WEB的检索和查询(通过通用浏览器，如IE，无需安装客户端程序)。并可通过本机查阅扫描原件及打印输出。

2.软件系统的组成

管理端软件主要完成软件系统的用户管理和权限设置，电子文件的存储和管理，查借阅的登记管理，赋权设置等管理工作。客户端软件主要负责档案信息的录入、档案原件的扫描输入，日常的档案管理和档案查询、打印及数据库的维护及备份。查询端通过WEB查询系统，进行各种档案资料的网上查询及利用。

3.电子档案管理系统功能模块划分

系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分：

针对普通用户的部份主要包括：网站，主要提供档案的信息服务，例如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能，并且可以嵌入用户的应用系统之中(如OA、MIS或DPM)提供用户网上查询浏览和下载的功能。为方便用户使用和管理员维护，本部份以B/S的方式实现。

针对档案管理员的部份主要包括：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和日常工作五个模块，主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。本部分以C/S方式实现，功能方便实用、简单快捷。

针对系统维护人员的部份主要指系统维护，是提供系统维护人员(可以是信息人员、也可以是档案人员)对整个系统进行定制和维护的工具包。系统维护主要提供了以下工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。本部份只能提供对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。

四、结论

电子档案管理的优越性已经在西方发达国家被证实，目前我国还处于电子档案管理系统的初级阶段，还有大量的工作需要做，本文对于电子档案管理系统的建设进行了浅要的探讨。

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随着时间的推进，档案管理的文件也随之越来越多，如何对复杂多样的档案文件进行高效、科学的管理，增加档案管理工作的效率，满足其他部门工作对档案文件的需要，是现代档案管理部门当下的首要工作内容，更是档案管理工作的主要目的。特别是对于电子文件档案来说，电子文件档案的管理更为复杂、繁琐，建立一个有效的电子文件档案管理系统非常关键。本文将对电子文件档案管理进行阐述，并分析如何设计并实现电子文件档案管理系统。

对于一个国家来说，档案管理工作的开展成果不仅会对这个国家的社会经济发展产生影响，也会对政治和文化等方面产生影响。档案管理工作的发展，会随着社会经济的发展而发展，内容也会随之不断增多，档案管理的工作经验的增多，促进了档案管理方法的改进。随着互联网信息技术的快速发展，通过互联网技术文件，传播具有方便、快捷和高效等特点，电子文件档案也随之而生。一般来说，档案管理对于档案文件的保密性和安全性有一定的要求。电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，所以对于档案管理部门来说，要对电子文件档案进行有效的管理，就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。本文将根据电子文件档案管理的工作的特点要求，对于电子文件档案管理系统的设计与实现提出个人建议，希望能够对电子文件档案管理系统的建立有所帮助。

1.电子文件档案管理工作的概述

随着互联网信息技术的快速发展，通过互联网技术文件，传播具有方便、快捷和高效等特点，电子文件档案也随之而生。档案管理是档案管理部门的工作人员对需要进行存储的一些文件档案资料通过收集整理，然后进行归纳分类，再进行收藏保管的活动，最终目的是为了在工作中需要借阅参考档案文件的其他部门提供工作上的帮助。电子文件档案管理与传统纸质文件档案管理从宏观上来讲，主要工作内容大同小异，但是从微观上来讲又有许许多多的差别，比如其载体不再是纸质材料，其形成与管理都是依靠信息技术和计算机系统，形式多种多样又较为分散，管理起来具有一定的难度性。

一般档案管理都有一定的保密性要求，尤其是对电子文件档案来说，无论是从收集、储存、保管，还是从服务于档案利用者、交接等方面来说，电子文件档案依附于计算机信息系统，其管理在安全保密性方面的保障要求也比较高，档案管理部门的工作人员要确保电子文件档案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及计算机故障等不确定因素造成的电子文件档案泄露、丢失等问题的发生。

总的来说，电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，所以对于档案管理部门来说，要对电子文件档案进行有效的管理，就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。

2.电子文件档案管理存在的问题

电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，是一种新的文件档案资料形式，由于发展的时间较短，经验相对不足，所以在目前的电子文件档案的管理工作中存在着一些题有待改善：

1.电子文件档案在形成与收集过程中容易发生被篡改、删除、遗漏等问题，对于其是否是原始的电子文件档案，又是否具有真实性都很难得到判断。

2.电子文件档案的形成与收集过程中依靠的是信息技术、计算机系统、硬件设施、软件等载体，这些载体的安全性较难掌控，存在一定的安全隐患，比如载体损坏、黑客入侵、病毒感染和操作失误等问题都可能使电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象，所以要永久性储存电子文件档案面临着一定的考验。

3.电子文件档案管理系统的设计与实现

为了更好地对电子文件档案进行管理，更好地服务于档案利用者，设计与实现一个完善、安全有效的电子文件档案管理系统是当下档案管理部门的一大任务。通过西方学者的研究分析得出，文件档案可以分为文档阶段、文件阶段、档案阶段这三个不同的生命周期，电子文件档案管理系统的建立可以参照这三个阶段的不同特点进行设计：

1.电子文档管理系统。由于电子文档的载体与纸质文档的载体不同，所以在收集过程中可能会有被改动、遗失或者被恶意删除等现象存在。所以为了保证电子文档的真实完整性，在这一环节中要对其进行严格审核。

2.电子文件管理系统。在保证电子文档的真实完整性后，档案管理部门的工作人员就要建立电子文件管理系统，对收集的电子文档进行合理分类、整理，然后储存。对电子文档的分类、整理要尊重规律符合逻辑思维，才能提高工作效率。

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电力企业是我国重要的能源企业，电力企业的稳定运行可以保证当地居民的正常用电。文书档案管理系统是电力企业管理系统的重要组成，随着科技的不断发展，电力企业文书档案实现了电子化的管理方式，电子文件逐渐成为了电力企业文件的主导形式，为了提高电子文书档案的管理水平，一定要合理应用计算机技术以及网络技术，还要重视文书档案收集、整理、保管这项工作，这也有助于提高电力企业的服务水平。在优化电子档案管理系统时，需要确定档案管理的架构，这样才能提高管理的效率。

1.电子文书档案与传统纸质档案的关系

电子文书档案是一种新型的档案管理形式，由于电子文书档案应用的时间不长，相关制度还不够完善，而且还不具备法律效力，所以，在应用这一管理措施时，需要与传统的纸质档案管理方式结合，这样才能保证文书档案的法律效力，还可以提高档案管理的现代化水平，有利于档案的查找、目录的检索以及文件的借阅。电子文书档案与传统的纸质档案有着紧密的关系，只有将二者紧密的结合在一起，才能保证文书档案管理的有效性。

2.电力企业电子文书档案规范化管理的作用

2.1有利于档案目录信息的管理

文书档案管理系统与文件处理系统连接后，档案目录信息可以自动生成，实现对电子文书档案的规范化管理，可以减轻工作人员的工作量，还可以提高档案目录管理的水平。

2.2可以实现文书档案的全文储存以及检索

电子文书档案的规范化管理，可以实现对文书档案的全文储存，可以实现全文目录检索，这有利于提高档案文件的利用率，在对全文进行存储后，可以实现远距离档案信息传输，实现了资源的共享。

2.3有利于实现多媒体档案的统一管理

在现代化的电力企业中，文书档案的种类越来越丰富，规范化管理可以实现对多样化信息的集中管理，利用计算机技术，可以提高档案检索的效率，其不但可以对文字图像进行归类管理，还可以对动态影像、声音媒介等档案信息进行集中管理。

2.4可以实现档案业务的计算机辅助管理

档案业务的种类越来越繁多，档案管理可分为多项环节，在进入信息时代后，利用计算机辅助技术，可以实现对档案的收集、整理以及存储，规范化管理可以实现档案业务的计算机辅助管理，可以及时掌握档案信息的动态变化情况，这有利于提高档案管理的预测能力，可以促进电力企业电子文书档案管理工作效率不断的提高。借助计算机技术，可以了解文书档案的借阅情况，可以掌握档案机构以及档案管理系统的架构，还可以了解档案动态变化情况，实现档案业务的计算机辅助管理，提高电力企业电子文书档案管理的水平。

总之，加强电力企业电子文书档案的规范化管理，可以有效提高档案业务的管理质量以及工作效率，可以减轻档案工作人员的工作量以及劳动强度，降低档案管理的成本，实现现代化、电子化、自动化化的档案管理，借助互联网技术，可以随时随地的对档案进行检索、借阅，还能减少档案丢失、泄密的危险。

3.电力企业电子文书档案管理系统应具备的原则

（1）开放性。基于业界开放式标准，并为未来的业务发展奠定基础。

（2）规范性。系统要符合中华人民共和国档案行业标准（DAT/22-2000）《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》及集团公司制定的档案管理办法。

（3）灵活性与可扩展性。方便扩展设备容量和提升设备性能，具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多种安全可靠性技术手段，制定严格的安全可靠性管理措施。

（5）先进性和前瞻性。采用先进成熟的设备和技术，确保系统的技术先进性，保证投资的有效性和延续性。

4.电子文书档案管理系统的特点

4.1安全性

因为是网上档案室，所以安全性是极为重要的要求。系统必须确保只有经过授权、认证的用户才能使用本系统，而且普通用户不能修改、删除档案库里的归档文件。用户能直接查看符合用户查阅权限的档案的内容，超过用户查阅权限的档案，只能查看档案的索引信息，如需查阅档案的内容，经过授权流程后，方能查阅档案内容。绝密文件，系统不提供网上检索、查阅功能，用户可以在网上提出查询申请，由档案管理员审批后，在指定地点和时间由机要员陪同观看。

4.2易用性

档案管理系统的主要使用者并不是计算机专业人员，因此，系统的用户界面必须确保尽可能方便用户的使用，尤其在档案的录入部分，应该提供统一的界面，使档案管理员能方便的录入，减少文本转换的次数，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系统应提供更多的功能，尽量的减少档案管理员的工作量。。另外，系统还需具备良好的提示帮助功能，减少用户的学习时间。

4.4和纸质文档管理充分结合

在现行条件下，电子文档仍然代替不了纸质文档。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护。纸制档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、可靠运行；减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况，为升级扩容提供数据依据。系统管理主要包括：主机系统管理、网络管理、数据库管理、应用系统管理、安全管理等。而且要支持集团公司的系统管理能够与各省的系统管理实现互联，即可实现部分垂直管理。

5.结束语

综上所述，电子文书档案已经成为当前社会电力企业文件管理的主要形式，随着科技的不断发展，电力企业的管理者一定要做好电子文书档案管理系统的完善与优化工作，建立文书、档案一体化的管理系统，这样可以提高目录检索的效率，可以节省检索的时间，提高资源的利用率。电力企业在不断发展的过程中，需要先确立电子文书档案管理系统架构，这样才能实现文书档案的规范化管理，才能促进电力企业更加长远、健康的发展。

【参考文献】

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【关键词】电子档案 内容管理 影像

目前，银行在日常业务中使用大量的票据档案，这些纸质票据凭证对于银行来说无疑是重要的资料和财富。用传统纸张保存这些票据档案，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询。随着时间的推移，还有面临着腐蚀、老化等问题。

近年来，扫描、存储、网络等技术飞速发展，带来文档存储管理的革命，用文档电子影像信息代替纸张逐渐得到用户的认可。文档电子影像具有如下特点：可以节约空间，实现海量存储，传输速度快，零距离存取；方便引用，便于检索；不失真复制；延长保存时间等。

1 银行电子档案应用方式分析

通过对银行业务的分析和归纳，我们得出银行电子档案的业务需求主要包括下述几种业务应用模式：

1.1 归档和审计

各部门在业务办理过程形成的各种有保存价值或能反映业务过程的电子、纸质文件，利用扫描、识别、分类等方式整理后存入内容管理系统，便于审计和参考。

1.2 电子影像管理

结合银行具体的业务处理，将非结构化数据和纸质电子化后同业务管理流程结合，加强对各种资料的管理，实现非结构化数据利用和共享，支持风险控制和会计稽核。

1.3 内容驱动的业务处理

针对以内容作为业务办理驱动的各种银行业务，内容管理提供对关键非结构化数据的全生命周期的管理，并与其它应用系统充分集成，实现内容数据需求的实时响应或在内容管理应用体系上完成业务的全部流程。

1.4 Web内容管理

作为信息门户的后台支持，提供来自不同应用系统、不同部门的各种应信息的存储，并支持内容前的格式转换与预处理以及后的归档。

2 系统设计

本文通过以电子档案管理为中心，以内容管理为非结构化数据存储的平台，搭建一个统一视图的电子档案管理应用程序，通过档案管理平台的外部接口，把各业务系统的电子档案集成到这个平台中。本系统总体结构如图1所示。

电子档案管理系统提供的功能：

2.1 扫描录入

影像扫描、质量检查（含图像优化）、要素的输入（索引项的建立）。扫描录入工作一般在业务办理/点完成。

影像的扫描要求支持不同档次的扫描设备，可以兼容平板扫描仪设备、高速扫描仪设备。

支持在图像质量检查前，对图像的质量优化处理，如去黑边，对比度、亮度调整、图像加批注、加水印等。批注主要在影像审批过程中使用，而水印是一个可选功能主要是防止篡改。

索引要素与影像的关联。采用手工录入索引要素方式，实现影像与索引、具体业务的关联。

影像扫描后存放在传输的缓存器中，需要经过质检步骤才能上传。

2.2 影像传输

为扫描后的图像以及相关的要素从网点传输到后端服务器提供高效、稳定、安全的传输路径。一般影像传输应该有实时和异步传输两种功能，可以支持不同的带宽。

传输服务器的主要功能是未经过质检的影像数据缓存、经过质检的影像队列传输。

传输服务器自身的安全性，防止未经授权的人员访问和修改传输服务中的内容。传输过程应该提供安全保障功能，要求有效防止传输密码的泄漏、防止影像在传输过程中被窃取和篡改。

传输优先级控制，即在影像扫描时加入优先级选项。传输服务的监控功能，可以通过终端交易查询当前传输任务状态，管理员可以根据实际情况调整队列优先级。

缓存功能，即对于已经传输到影像服务器的图像做短期缓存，即保留2至3天的备份，超出缓存期限的，传输服务器自动清除。当网点有查询需求时，先从传输服务取图像，若图像已经被批注或本地缓存已经过期，则从服务器获取。

2.3 影像存储、调阅

为影像数据提供存储及索引管理功能，性能要求高。

为影像数据提供存储组织管理、索引维护、调阅检索等功能。影像服务器的业务要求如下：实时接受各业务办理网点上传的影像文件，并且实施存储、索引化。完成存储以及索引化后，通过调用业务系统的接口，更新业务系统中图像已到达的状态。业务系统通过影像服务提供的影像调阅接口，调阅显示业务相关的影像。同时该调阅接口提供影像修改能力，如影像批注。

由于影像服务系统属于事中系统，为保证其性能需要对历史数据进行归档。当一笔业务完成以后，由业务系统发起归档动作。

2.4 工作流系统

根据不同的业务特征提供业务流转功能。

为构建基于档案管理系统之上的各类业务系统提供了公用的工作流管理及运行服务，用以实现作业任务在不同业务人员之间的自动调度与流转，以及通过相应的接口动态控制这一流转过程。

3 结束语

本文设计实现的电子档案管理系统，主要用于满足商业银行内部各种文档和影像信息的电子化管理，通过将纸质文档扫描成图像后进行存储，方便了文档的检索查阅，传输，打印等，同时也能够存储其他非结构化数据，大大提高了银行的信息化管理水平。

参考文献

[1]李青.纸质档案与电子档案的比较研究[J].晋图学刊，2005，3：51-53.

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数据库系统是用于组织和存取大家数据的管理系统，它是有关的电子计算机系统、数据库及其描述机构、数据库管理系统、用户及其应用程序、数据库管理员，而组成有高度组织的总体。数据库系统是以最小的冗余度和较高的数据独立性，管理系统中大量、持久、可靠、共享的数据，并能提供数据安全性、完整性。

二、存储及输出设备

（一）存储设备与存储载体

电子档案管理，主要技术工作包括信息的收集、整理、存储和提供利用等。信息处理所依赖的数据库系统装入电子计算机及信息数据的存储，都需要相应的电子计算机设备和存储载体。

（二）数据输出设备

信息数据的利用需要相应的输出设备。作为早期电子计算机系统的输出设备主要是：

终端是通过通信信道发送和接收数据的装置，以联机方式工作。通常由一个键盘和一个显示装置所组成。打印机是将电子计算机输出的信息以字符形式在纸上打印出来的装置。常用的有针式机械打印机、喷墨式打印机、激光打印机等。

（三）软件与程序

软件、即电子计算机系统中使用的各种程序和文档。各种电子计算机程序可被自动转换成代码化指令序列和符号化指令序列或符号化语句序列。文档是用自然语言或形式化语言编写的文字资料和图表，用来描述程序的内容、组成、设计、功能格式、开况、测试结果及使用方法，如程序设计说明书、流程图、用户手册等。软件又可区分为系统软件、支撑软件和应用软件。系统软件是指支持程序一并运行的操作系统、数据库管理系统等；支撑软件是作为程序开发的工具，仅提供支持服务，不参与程序的运行，如文本编辑程序、屏幕编辑程序；应用软件是为了解决某一特定的应用问题而专门编制的用户程序。

1.操作系统

软件中最重要的是操作系统，它是对电子计算机硬件和软件资源进行管理和控制的程序集合，也是用户和电子计算机系统的接口。在电子计算机系统中是用操作系统统一管理电子计算机的全部资源，合理组织电子计算机的工作流程，为用户提供方便灵活的操作；任何用户都是通过操作系统来使用电子计算机，各种系统程序和应用程序都是在操作系统控制下运行。根据系统所管理的资源不同以及提供服务方式的差别，大致分成多道处理操作系统、分时操作系统、实对操作系统、网络操作系统和分布式操作系统等五类。电子计算机同时为几个用户使用，用户只要把程序、数据以及作业说明书交给操作员，由操作员把许多作业成批地输入电子计算机，由操作系统逐个处理，称为多道批处理方式。允许多用户同时通过各自的终端与电子计算机交流，随时修改测试程序，控制作业的进行，而每个用户感觉不到别人同时使用计算机.称为分时方式。对外部输入的信息在规定时间内能处理完并做出反映，这个规定时间的长短，由实际控制对象决定，称为实时方式。当用来管理计算机网络上的多个电子计算机资源，它们之间的通信都要按照协议规定进行，称为网络方式。由多个处理机结合构成具有并行和同步功能的电子计算机操作系统，各个处理机可以进行分布计算，再协同完成一项任务，称为分布方式。不论那一类方式的操作系统，从资源管理的观点出发，它们都具有处理机管理、存储管理、文件管理和设备管理等基本功能模块。

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[中图分类号] S220.1 [文献标识码] A [文章编号] 1003-1650 （2014）07-0203-02

农业机械和驾驶员的技术档案管理对于农机安全监管工作来说非常重要，同时也是农机安全监理工作人员制定正确决策的依据。当今科学技术发展的日新月异，信息技术的发展伴随着计算机的普及不断壮大，我国农业机械化事业的蓬勃发展，为农业机械电子档案管理工作者带来严峻的挑战。农机电子档案工作者要努力提高自身素质，适应信息化社会对档案信息的需求。做好农机档案信息资源开发利用管理工作，就必须要求档案工作者通过多种途径，系统地学习信息技术。努力提高档案管理业务知识和信息技术的掌握，是档案管理工作者一项长期的重要任务。

随着我国经济快速增长，农村土地流转的加快，为促使农业机械化快速普及并得到蓬勃发展，这些使得农业机械化格局也在发生变化，就必须按照国家提出的农业机械化目标落实“以科技支撑，以科技引领”。农业机械化发展的具体工作，以加强标准化、规范化、制度化的管理水平体现，加强农业机械及驾驶（操作）人员技术档案的管理和具体实施农业机械以及农机电子档案系统的不断完善，软件升级和应用，为农业机械档案管理工作提供必然条件。

一、建立并完善农机电子档案管理系统的意义

农业机械电子档案管理系统的开发应用与不断完善升级，对全面开展农业机械档案资料的整理、保管和实现业务服务快捷性、资源的共享性等农机安全生产监督管理提供科学、标准、规范的服务具有十分重要的现实意义。

1.档案管理信息化是现代社会发展的需要和必然

当今随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，使档案工作已逐步实现现代化管理。档案资料的数字化、信息化管理和计算机检索、查询是电子档案成了档案管理的重要形式，也成为当前档案管理工作的重要内容和档案管理的重要组成部分，随之而产生的电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为社会改革发展和增效的宝贵资源。档案信息化是现代社会行政事务管理水平的体现。

2.档案管理信息化是实现资源整合，充分打破各个档案之间毫无联系和勾连的关系，使其能够实现共享和勾连，从多方便查找和管理。档案资源的整合，可以通过建立数据电子档案和管理机构的方式来实现对信息的有效利用和管理，从而实现资源的共享，使之更好的为社会发展服务。

3.档案管理信息化是电子建档的前提，也是比纸质档案管理更为有效和便捷的一种方式；同时电子档案也是档案发展的需要，两者之间相辅相成，在现代档案工作中缺一不可。但是电子档案尤其更具有优越性，更能适合现代化工作的需要。因为电子档案具有服务处理快捷性；查找不复杂；传输速度节省时间；还有资源共享性的优势。这些也是建立电子档案的现实要求。在现行档案管理工作中，纸质档案与电子档案两者只有对比结合起来，相互补充才能更好地完成电子档案管理工作。所以说档案管理信息化是开展实际工作的需要。

二、农机电子档案管理系统现状

1.电子档案规范化程度不够，岗位职责不明确

目前我区虽然有计算机等先进科学的管理设备已列入装备，但是仍然没有建立好一套完整的电子档案管理制度，不能很好的落实岗位责任制，使档案从收集、整理、备份等一系列工作缺乏制度化约束。

2.档案信息化、科学化管理程度不高

目前虽然普及了档案电子信息化管理，但是系统中仍然有很多方面不完备，甚至没有建立、建全起农机统计信息网络系统，不能很好的为农机档案管理人员进行数据分析。

3.上级领导对农机档案管理重视不足

当前，各地区普遍缺乏专业的农机档案管理人员，有些地方对档案管理专业性存在认识不足，甚至出现无专人员管理或临时代管现象，造成农机档案缺失，而专职管理农机档案人员，大多数都不是专业的档案管理人员，没有参加过甚至很少参加任何业务培训，不熟悉档案工作的业务流程，有的出现领导重视不够，人动频繁，造成档案管理人员责任心不强，借出档案不能及时归档现象。这些人为造成了档案材料的不完整性和不确切性。

三、农机档案管理存在的问题

1.单位领导重视不够

目前，很多地区的档案管理工作分工不明确，领导不够重视档案管理工作，出现兼职管理，无人管理，多人管理，岗位变动频繁，加上管理人员意识淡薄、责任心不强，导致农业机械档案管理混乱，出现档案丢失，查询困难的局面。

2.档案信息没有完全发挥作用

农机档案为农机人事工作和经济建设服务，多数是被动提供信息，查阅的大部分内容是农业机械的自然情况、购买者信息、补贴信息等，为农机工作决策提供依据。受传统观念影响，提供利用档案主要是坐等上门服务，缺乏主动参与意识。

3.管理维护水平较低

有的农机档案管理人员因信息更新不及时而不全面，需要与档案进行核对后才能确认，一旦工作不细就形成了错误信息，上级系统单位对农机信息应用较少，只能做一些简单查询。到目前为止，统计报表之类的工作还没有成熟的参与到农机电子档案管理中去，而与农机工作的综合评价等工作联系不紧密。主要原因是信息系统不够完善，信息功能不够强大。

四、加强农机电子档案管理的措施

1.加强组织领导，强化责任

按照《中华人民共和国档案法》规定在设计归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管借阅、记录统计等方面监理缱绻农机档案管理制度，严格按照农业部“三个规范”的要求建立农机档案室，实行“谁负责，谁签字”的原则，确保档案内容规范、完整。

2.加强基础建设，强化环境管理

加强农机电子档案管理的电子设备（如电脑、打印机、照相机复印机）等办公器材的管理，确保硬件设施以及软件提档升级，档案室内需具备灭火器、防虫剂等专用档案管理用品，切实做好防盗、防火、防水、防蛀工作，保证了农机监理档案的安全。

3.定期开展档案清查，确保档案真实完整

在加强源头管理的基础上，定期对所有农机监理业务档案进行全面检查、清理、整理，及时对存在的问题、缺少资料的档案进行查漏补缺，进一步健全和完善农业机械及其驾驶（操作）人员总台账和分台账。

4.加强信息化建设，完善电子档案台账

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1. 项目建设背景

随着档案门类的日益增多，档案信息化进程的加快，企业档案数字化越来越成为提升现代化管理水平必要手段。大唐南京发电厂档案室自2008年新厂搬迁重建以来，不仅接收保存了大量工程项目的科技档案、实物档案、声像档案、照片档案，还包括自1934年以来的文书档案和1960年起始的会计档案，截止目前室藏档案已达到17万余万件。如果运用传统的手工管理模式，不仅档案信息利用率低，且查准率、查全率也不高，极大浪费了企业的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于企业的发展具有极其重要的现实意义。

2. 项目建设的总体目标

大唐南京电厂档案信息化建设按照统一规划、分步实施的原则，建设总体需求是实现大唐南京电厂的档案管理的电子化，实现各种门类档案的收集、整理、归档、利用等全业务流程的管理，将老数据转换到新档案管理型中，实现与OA系统的集成，搭建符合软件系统运行的软硬件环境，以及制定相应的档案管理规范体系，具体概括起来包括如下几点：

（一）档案系统建设

建设大唐南京发电厂的档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、利用等全档案业务的管理。

（二）接口开发

实现档案系统与OA中待归档文件的自动归档，实现档案系统与认证系统的单点登录。

（三）软硬件环境建设

主要是搭建档案系统运行的软硬件环境，针对不同阶段的部署方案来搭建相应的硬件环境，软件环境有数据库、中间件等，硬件环境有数据库服务器、应用服务器、文件服务器，并备有磁盘阵列和备份磁带库等。

（四）档案规范体系建设

在大唐南京发电厂内制定并建立与档案系统相适应的数据采集、档案信息管理和应用等一系列配套的规章制度及操作规范。

布署示意图如下：

3. 产品选型

企业以自身的需求为选型的基础，对软件公司与软件产品的功能及信息技术，软件售后服务的物质及涵盖地区等进行了解与比对，另外再考虑企业e化的预算及可承受的费用，以选出最符合本身需求的企业信息化整体解决方案。

为了保证项目软件的使用率和可操作性，我厂进行软件选型时，依照下列的方式和顺序来考虑：

选公司：选择商誉卓著，经营绩效良好，经验丰富的公司。软件业进入门槛很低，但是软件公司要能长期经营的障碍却很高。软件及服务都是无形商品，应该选一家经营绩效良好，经验丰富的公司。

选产品：选择的产品能满足企业长期发展成长的需求，又满足未来多样化的需求，质量要稳定，维护要容易。

看服务：选择的公司拥有完善的售后服务机制，可提供满足其各种及各地需求的服务。

看案例：选择的公司，拥有广大的满意客户群，最好有其同行案例客户。

比速度：企业希望在最短的时间内使用系统。速度是现代企业适应竞争环境必须掌握的重要因素，速度越快，成本越低，风险也越小。

比价钱：在各方面的条件都一致时，应该选择成本较低廉的解决方案。

结合本企业实际情况，我们最终确定选用紫光软件系统有限公司的紫光电子档案管理系统软件[简称：UNIS-AMS]V8.0。

四、项目建设思路及内容

（一）档案信息化建设的理论依据

依据大唐南京发电厂档案管理系统的具体要求，档案管理信息系统的应用群体分为档案管理工作人员和档案利用人员，两部分用户的需求差别较大。前者以日常管理类操作为主，专业性要求较强；后者主要是检索和利用类操作。由于各部门和所属单位办公地点分散，各自通过网络互联互通，故整个系统以网络为基础，总体的技术路线是以C/S模式和B/S模式相结合，实现不同的功能。

客户端/服务器（C/S）方式，主要满足档案管理人员、兼职档案人员的需求，实现档案的收集、整理、编目、归档、辅助实体管理、档案统计、鉴定销毁等；浏览器/服务器（B/S）方式，主要是满足广大利用人员，实现档案的检索、利用、档案借阅、审批等。

本方案以关系型数据库为档案信息存储平台、数据加工流程控制和管理平台；以专业的全文多媒体数据库内容管理为数据平台；以XML作为档案交换的标准；采用成熟的主流技术和产品来建设档案管理信息系统，这些技术包括：档案管理平台技术，浏览器技术，视图技术，数据库加密技术，XML技术，数据加密技术等。

本项目的开发采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；开发工具C/S端采用Delphi开发、B/S端采用Eclipse开发；系统的负载测试采用采取企业标准级负载测试工具LoadRunner；系统功能的测试采用黑盒法和白盒法相结合的方法进行测试。

（二）设计原则及特点

按照统一规划、资源共享、确保安全的原则，立足资源服务和业务管理的宗旨，即按各类档案的管理规则，运用计算机技术方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源；简便、高效、稳定查阅利用档案资源；提供快速、准确、强大的档案行政监督、业务指导工作管理工具。

1、先进性原则

采用目前主流的技术和架构（（C+B）/S架构），所提供的技术具有一定的先进性，采用先进的、符合工业标准的系统平台、体系结构和开发技术，系统可以快速的进行应用扩展。

2、灵活性原则

业务和功能模块能够自由增加、删减和移动，能够根据用户的要求，用户自己可以添加、减少项目、字段。查询信息方便、灵活。

3、开放兼容性原则

系统设备、软件必须具有良好的开放性，所有硬、软件都应遵循业界相关标准，支持开放的标准接口，支持跨平台。使整个系统成为一个统一的整体，而不致产生运行上的“孤岛”。

4、安全性原则

系统须具有良好的安全管理功能，数据存储、检索、提取、和管理等各个层面和角度都须具有相应的安全机制。

在系统设计中，采用良好的安全机制；在数据传输中，选用当前成熟的数据加密技术确保数据安全；在网络上，选用多层结构技术。同时，利用大型数据库的安全性能确保存储数据的安全。

系统建有完善的用户管理和授权机制，对用户在系统中的各种操作进行全面的管理和控制。可有效防止非法用户入侵和最大限度地限制信息泄密；系统具有监控功能和日志功能，对在线用户进行有效的监控，记录下用户的任何操作，确保不可抵赖性。

5、易用性原则

提供友好的用户操作界面，具备直观易用的人机界面、系统维护界面， 系统在使用界面上遵循档案及资源管理人员的工作习惯， 界面友好易于操作，方便用户的使用。系统采用客户端/服务器（C/S）方式，满足档案管理人员、兼职档案人员的需求。对档案信息的检索和利用、各部门档案人员信息采集，系统采用浏览器/服务器（B/S）架构解决方案，后台数据库系统结构清晰，数据字典公开，系统布署方便快捷。

操作简单，查询方便，可以通过树形结构分层查询，也可以按任意给定的条件（简单查询、综合查询和模糊查询）进行查询。

6、智能性原则

具有良好的统计分析功能，提高工作效率。同时系统应该有强大的图表功能，可以制作各种类型的报表、客户信息登记表等，制表方便、快捷，还能根据需要生成统计图表（如饼图、矩形图），报表可输出到Excel电子表格、Word文档以及其他特定要求的文本文件。

7、标准性原则

系统采用的规范和标准应符合相关国家、行业的规范和档案标准要求；电子文件元数据符合最近将颁布的《电子文档元数据规范》要求。

8、可靠性原则

系统运行具有极高的可靠性和良好的容错性能。可靠的信息传输手段、存储方式、运行环境和安全保证是系统成功的关键。在整体设计中，根据实际情况采用完善的备份方式和灾难恢复计划，确保系统的可靠性。提供7天*24小时不间断服务。

9、扩展性原则

随着数据量的增加和运行节点的扩展，系统对硬件软件的要求会不断提高，系统所有硬件、软件的选型和应用系统的设计必须考虑可扩展性的要求。

在软件系统的设计中，所有产品（包括软硬件）的选型及配置都应充分考虑到整个系统的可扩展性。系统将满足随着业务的不断发展而随时增加用户及软硬件产品的需求。

为满足数字化档案建设不断深入的要求，在设计时，充分考虑了系统扩充问题，系统具有良好的可扩充性。在程序结构设计和数据接口设计时，预留了各种接口（比如程序开发接口，数据移植接口），能在需要时与各种应用系统进行一体化联接，采用XML技术描述数据接口技术并提供数据接口程序。遵循XML 数据规范，具有自描述、结构化、交换性、扩展性特点。进行数据交互和关联操作。当需要进行系统性升级时，能保证数据的平稳迁移，能方便地调整。易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间，用户可自行进行功能扩展。

10、成熟性原则

文档的获取、采集、存储、管理、检索、统计和等各个环节集成在一个统一的体系结构之中，形成一个闭环的管理。

11、可维护性原则

在系统的设计中，充分考虑了因机构设置及业务流程的不断变动而带来的灵活性要求。所有产品（包括软硬件）的选型及配置都充分考虑到整体系统的灵活性，满足随着业务的发展而不断增加数据量、用户、软硬件产品的需求。能通过自扩展的方式适应新类型的文件、档案和资料；系统中所有的数据结构、操作界面、打印格式及统计要求等都是可灵活定义的，以满足业务变化的需要；业务处理功能在一定程度内的增加或变更等需求不会影响系统的体系结构，并能在最短的时间内实现新的需求。

考虑到工程实施完成后系统的操作与维护，因此，该系统具备较强的可管理性和易操作性，便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术，以保证系统能安全可靠地运行。应用软件的开发选用了流行的可视化开发工具。在保证用户基本操作的前提下，给管理员有更多的自主管理功能。

（三）信息资源库建设

1、目录库建设

大唐南京电厂档案管理系统建立在基于WEB服务基础上，实现现有管理的电子化、网络化的需要，并具有开放性，能够与企业各管理系统集成，接收、管理各系统形成的归档电子文件，提供安全授权下检索利用。

系统主要分为四大功能模块：信息采集、日常管理、信息服务、系统设置与维护。

档案业务管理系统具体功能设计如下：

（1）档案收集

档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部份。

上图为归档数据的收集、整理、归档的总体流程图。如图所示，整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，首先由全宗单位内各部门的兼职档案员通过几种方式进行待归档数据的收集，之后由兼职档案员对收集到的数据进行整理使其符合归档规范，然后由兼职档案员对整理好的数据进行移交，由全宗单位内的档案管理员对移交的数据进行接收，最后由档案管理员对所有接收到的数据进行检查、编目并归档。归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创建索引库用于全文检索功能。下面将详细介绍这四个步骤的内容：

①信息收集

数据收集分为以下几种：OA接口收集；在线收集；离线收集；数据转换等手段。

OA接口收集方案

系统实现与办公自动化系统（OA）等系统无缝连接，接口部份主要

设计方案如下：

图 OA 接口收集原理图

OA系统接口是保证文件自动归档的关键。通过接口，系统可以以自动或手动两种方式转入到档案系统当中去，文件及其属性信息归档到档案管理系统的收集整编库中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入文件服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系。

在线收集

在线收集是提供各业务部门人员对重要文件进行收集的模块，不仅可以提供简单、快捷的档案录入功能，方便档案形成单位的归档人员进行归档录入，而且可以对归档范围外的重要文件进行收集录入，可以将个人的隐性知识显性化。

档案管理人员可以根据实体文件直接在档案系统中进行著录。档案系统提供友好的著录界面辅助用户进行信息的填写。

著录部分提供的功能包括：

1.必填项标识功能。在界面中会对必填字段与可空字段进行明显的标识区分，方便用户进行识别。

2.著录字段可设定默认值。所有字段均可设置默认初始值，或可通过事件定义，自动跟据规则从其他著录字段提取。也可根据一定业务规则，从相关信息中自动提取初始值，如可自动提取题名、文号、发文时间和保管期限等等。

3.著录内容提交时自动验证功能。验证的范围包括：是否可空、极值范围、输入值类型（自然数、整型、日期等）、特殊类型（身份证、邮箱、手机号码等）。对不符合规范的输入，给出友好提示。

4.多种形式的输入控件。档案系统提供的多种输入控件有：文本框、日期输入框、多行文本输入框、下拉选择输入控件、树形信息输入控件、多选或单选控件以及可编辑的下拉控件等多种，方便用户的使用。

5.界面事件自定义功能。可预先定义在著录时要进行响应的事件，即某些著录项的内容可在其他著录项著录完成时，根据规则进行自动填写。如自动对A、B两字段值进行求和填写进C字段，或对A、B两字段进行截取或拼接后填入C字段。

6.著录信息自动继承。在连续录入数据时，可自动继承前一条所录数据的各个字段信息，并可根据需要进行选择性继承。在著录时还可根据一条已有数据，进行著录，系统会自动将所选数据的信息作为新记录的默认值。

7.支持TAB键及光标键的焦点跳转。在著录时，可方便的通过TAB键或光标键实现输入焦点在不同控件上的切换，无需点击鼠标，极大的方便了录入工作。

8.著录同时即可进行电子原文的挂接。著录时即可挂接电子原文，避免了在条目形成后再挂接的不便。

离线收集

9.离线收集是提供建设项目和流动性企业提供配套的离线客户端，作为离线状态下的档案收集工具。

10与档案管理系统的数据交换为：

11.离线录入端配置文件：由档案管理系统生成离线录入端配置文件，为XML格式文件，各建设项目和流动性企业使用离线客户端导入配置文件后才能初始化系统，进行使用。

12.离线录入端数据：离线录入端产生的归档文件数据由各单位汇总到档案馆档案管理员离线录入端机器上，档案馆档案管理员离线录入端机器与档案管理系统网络联通，因此可由档案管理员上传离线录入端数据。

数据转换

数据转换可实现历史数据的批量导入功能，批量导入分为两部份：元数据和电子文件，其中由于历史数据所使用的业务系统不统一，数据格式和数据结构都不相同，因此我们这里主要支持：DBF、XML和EXCEL三种格式的数据导入，需要各原档案系统开发商将需导入的数据转换成上述标准格式，最终实现批量转换。

系统可为历史档案单独设置一些类别和数字化流程。针对历史数据和目前档案系统中数据结构存在不同的问题，系统会提供字段对应关系定义界面，是的用户可先定义好字段对应关系，然后再进行转换。

至于电子文件，则可通过内容管理平台中提供的电子文件转换功能形成规范化电子文件格式存入系统，电子文件与元数据可自动通过元数据中的关联关系实现自动对应。

②数据整理

数据整理部分面向全宗单位的部门兼职档案员或档案管理员提供对于进入系统的待归档数据的整理功能，通过整理使之成为符合档案规范的数据。此部分系统主要提供以下功能：

自动分组（分类）

由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行分组（分类）。

自动排序

由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行排序。

立卷（装盒）

由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据进行组卷（装盒）操作，并自动生成相关案卷级/盒级字段信息。此功能分为以下两种方式：

自动组卷（装盒）

由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型的全部数据进行自动组卷（装盒）操作。

手工组卷

由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型用户所选择的数据进行手工组卷操作。

手工调整

对于已组好卷的数据提供由用户手工调整的功能，包含以下功能点：

增加

提供对归档案卷/文件条目信息的增加功能，并提供电子文件的挂接。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于录入需要归档的案卷/文件条目信息，同时挂接电子原文。

删除

提供对归档案卷/文件条目信息的删除功能。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，删除文件条目信息的同时也删除该条目下挂接的电子原文。

修改

提供对归档案卷/文件条目信息的修改功能。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于修改并保存案卷/文件条目信息的修改结果。

检索

提供对于案卷/文件条目中各字段的组合检索、模糊检索功能，最大程度确保数据的查全率和查准率。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。

数据排序

主要是对于进入收集整编子系统的案卷/文件条目信息按相应排序规则默认排序，排序后便于档案整理人员对于数据的浏览和整理工作，此处的排序规则已在系统“档案业务管理设置”子系统中预先定义完毕，除预先定义的规则外还可以进行任意两条数据的位置对调和连续多条数据的顺序调整。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。

数据移出

将当前档案类型的文件级数据移入到其它的档案类型的整编库，如某个工程的申请文件在文书档案中，需要移入到科技档案中。不同档案类型的数据可以相互转化，且转化完成后可以保留不同档案类型间共有字段中的信息。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。

案卷打散

将已组好的案卷或盒内的文件打散，重新进行组卷/盒。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。

卷内文件抽出

将已经组好的案卷内的文件抽出，使其成为不属于任何案卷的零散文件。

加入案卷

将用户选定的零散文件加入某个已组好的案卷中，使其成为此案卷的卷内文件。

③数据归档

此部分主要是由档案管理员对已接收的数据进行检查归档的操作，包含以下功能：

数据检验：由档案管理员详细检查所接收的移交数据。

数据编目：由档案管理员操作系统自动生成数据的相关目录信息，以备归档。

数据归档：由档案管理员操作将数据归档进入档案库。

2、全文数据库建设

全文数据库建设一方面是对室藏纸质档案的数字化，即利用高速扫描仪等设备对存量档案数字化。电子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等图像格式，扫描时采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，宜采用彩色图像扫描。因电力企业室藏档案图纸多，扫描仪还须具备消蓝功能，在扫描过程中不能只追求清晰度，将分辩设置过高，导致图像太大影响传输和存贮。在档案清晰度满足要求情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi。另一方面利用OA系统接口将归档文件及其属性目录信息转换到档案管理系统中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入档案服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系，实现文档一体化数据共享。

2010年项目实施时，大唐南京发电厂档案室人员对室藏档案全部进行了数字化扫描、加工，共建成17万余条档案条目数据库、约154万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。

（四）档案信息安全保障体系建设

1、制度建设

为了规范文件材料的归档工作，完善、系统保存本企业档案，进一步提高档案信息管理水平，保障电子档案的安全、完整和有效利用工作得到落实，我们陆续制订和印发了《电子文件归档管理制度》等规章制度，涵盖了电子文件归档、电子档案的移交、利用、鉴定、档案数据的管理维护、保管、备份、安全保密等制度。

自工程建设以来，加强档案管理“三纳入”、“四参加”工作。例如：（1）重要档案工作事项，纳入厂办公会领导议事日程，列入厂年度、月度计划一同安排；（2）档案信息化工作明确纳入单位规章制度及工作流程；（3）档案信息化工作纳入办公室与各部门年度工作考核制度及岗位职责；（4）基建期间所有设备开箱、项目验收、资料交接等，都要求档案人员参加，并作文字、图片记录等。

2、系统操作安全保障

本部分安全设计方案主要是从应用系统安全设计、安全认证、数据加密方面，应用软件安全主要是从软件的角度考虑，主要从数据传输安全、系统操作安全、数据访问安全三个方面来考虑。

数据传输安全

①采用VIEW服务方式，每个客户端无需安装浏览软件，为系统维护带来极大方便，无需客户端。

②电子文件以流数据的方式进行传输，在客户机内存中显示，而不会形成本地的临时文件，排除了安全问题。

③流数据的传输方式解决了传输过程中存在的安全隐患。

系统操作安全

登录（和其它应用系统集成的安全访问控制）

①登录的安全控制任务

平台对外部系统提供相关的接口和服务，需要保证没有权限的人不能获取对应的服务，或者不信任的系统不能访问对应的接口。

平台登录的安全控制建立在用户信息平台上的统一用户认证系统之上。在用户登录后将持有相关的统一令牌，用户只需持有统一用户认证系统颁发的用户令牌，就可访问相关的接口和服务。用户进行统一认证时，进行如下的令牌获取操作：

从外部系统访问平台提供的接口和服务之前，先要获取相关的系统

访问令牌；持有令牌的客户端，访问相关的平台提供的接口和服务；平台验证令牌是否有效，如果有效，将在档案信息管理系统中构造相关的用户信息，并且访问相关的接口和服务。

②操作权限

操作权限主要分为子系统、模块、模块按钮功能三级。主要根据角色来控制，系统默认的角色有系统管理员、高级档案管理员、档案管理员、兼职档案员、普通用户（利用者）五个角色。

定义角色的时候可以定义到子系统、模块、模块按钮功能三级权限，其中对应的收集整编、档案管理、借阅管理等的添加、编辑、删除、组卷、批量修改、批量删除等模块按钮功能需要涉及到档案类型，必须根据档案类型来分别设置权限。

判断的时候首先要根据用户的ID取得对应的角色ID，根据角色ID信息来判断是否在该角色中存在权限信息，如果已经存在则为有权，如涉及到档案类型需要判断对应的档案类型权限。

③操作日志

系统通过记录用户操作日志来加强系统的安全性，以便管理员可以对恶意破坏数据过程进行审计。在本系统中，提供有登录日志、操作日志和数据访问日志三类日志。

用来记录用户成功登录（退出）档案系统的事件。用户登录指用户由档案系统外成功登录进档案系统。其形式可以有多种，例如：由门户系统登录到档案系统；在其它系统中，访问集成的档案查询模块；直接登录档案系统等。

主要日志信息包括：用户帐号（ID）、所属全宗、登录日期（时间）、登录时客户机IP地址、退出时间，登录方式（门户、集成模块、直接登录）等。

用来记录用户在档案系统中所进行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部门管理、服务器配置管理、档案类型管理等。主要日志信息包括：操作者（用户ID）、操作日期（时间）、所属全宗、用户操作等。

用来记录用户对档案数据本身的访问。例如，对档案数据条目的删除。对电子文件的浏览、下载等。主要日志信息包括：用户ID、操作日期（时间）、档案类型、档案数据的ID、档案数据的标题（电子文件的标题）、操作方式（删除、浏览、下载、销毁）等。

数据访问安全

数据访问需要控制用户访问的条目和电子文件信息，并可以灵活设置权限。目前大唐南京发电厂档案管理系统的数据访问权限根据权限类型分为条目权限和电子文件权限，根据设置方式分为临时权限、规则权限、默认权限。

规则权限针对网上利用者和普通用户设置，针对条目权限和原文权限进行判断，可以设定对应的查询规则来批量设置权限。可以针对档案库进行设置。可以内置一些固定规则，如全部数据、归档前数据、归档后数据、职务对应密级等。可以选择组或组下面的人进行设置权限，如果设置了组的权限，下面的人自动继承组的权限，判断顺序为人优先于组。规则权限判断流程为：

默认权限主要针对网上利用者和兼职档案员，可以根据档案类型来设置，主要权限类型为条目浏览、电子文件浏览、电子文件下载等。

条目权限根据默认权限和规则权限组合得到对应的用户的权限。

电子文件的一般使用流程

电子文件一般的使用流程如下图所示：

上述流程主要包括了电子文件的提交、存储和利用三个环节，利用时可以对电子文件进行浏览、下载、打印、导出光盘等。以上应用模式中存在以下几个问题：

①电子文件格式不统一，给各种电子文件的安全控制及利用造成很多困难；

②电子文件容易被篡改，篡改不易被发现；

③电子文件一旦提供用户浏览，则电子文件已无法控制，用户可进行拷贝、另存等，存在重要文档被转给其它人员的隐患。

电子文件访问安全控制的主要任务：

①能有效控制电子文件的阅读、下载、另存、打印、打印份数、修改、拷贝/粘贴、使用有效期限等。

②保证重要文档不转给其它人员。只有经过授权的用户才能阅读采用本系统加密的文档，未经授权的用户，即使拿到其他人的授权文件，仍无法阅读加密的文档。

（五）档案管理系统硬件设施的建设

1、机架式服务器一台

存储设备一台

2、建立档案原文数据库所需要的A0、A3平板扫描仪，高速扫描仪、数码相机等设备。

五、“数字档案管理系统”的特点及主要功能

大唐南京发电厂的档案部门担负着各类档案的最高管理职能，在档案管理系统中，管理职能具体定位如下：

完成大唐南京发电厂各档案所属各部门日常档案管理工作，指导和管理各部门的档案归档工作，完成档案资料的收集、整编、录入和管理工作；同时，将与之对应的档案数据和文件系统中归档的档案数据归档到档案管理系统中。另外，大唐南京发电厂各类档案需要对各部门的年报进行接收和汇总工作，生成符合国家档案局要求的年报。

1.全文检索系统信息服务功能

系统提供了统一的智能搜索产品，实现对附件的全文检索，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；提供自然语言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持对自动搜索到的全部信息进行智能分类，并可对设定的主题，将全部相关信息进行聚类；系统的自动分类和聚类功能可以以图形化展示，方便用户定位到关心的信息以及了解信息分类之间的关系。

针对上述各类搜索方式，都会受到系统权限的控制，保障档案数据的检索安全。

目前支持电子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等图像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字处理格式。

技术特点：索引权限和系统权限完全融合；索引库、目录库、电子文件库三位一体；系统数据和索引库数据同步。

全文检索示意图

2.主动式检索服务应用

档案推送是档案信息资源提供利用的一种主动服务方式，突破了传统的档案被动利用模式，通过管理员对档案信息资源打包并直接推送给利用人的方式，在保障了档案资源的利用安全前提下，更及时有效的发挥了档案信息资源的价值；

档案打包推送一般分为主动推送和请求推送两种应用方式：主动推送是指档案管理员将组织好的档案数据包设定有效期后直接推送给用户进行利用，档案数据包可以是编研成果、事件专题等内容；请求推送是指利用者通过网络向档案管理员发出档案利用请求信息，档案管理员根据请求内容组织所需要的档案信息，设定有效期限后直接推送给利用者。

档案推送具有时效性，过期后将失效不能再访问既方便了利用又保证了安全。

（三）OCR技术的应用

与图像处理技术一样，紫光的OCR（汉字识别）技术也已嵌入到系统当中，在系统的所需要的操作中，可以随时调动OCR功能，实现图像汉字的识别。OCR技术主要应用与以下几方面：

紫光的OCR汉字识别技术在文书档案的数字化和再利用方面可以发挥重要的作用。

首先，在扫描电子文档的识别中，通过其独有的版面分析功能，不仅可以快速实现文档的扫描识别，同时还可以自动提取当中的档案关键信息，自动识别后填入档案的目录信息当中，大大减轻了录入工作量，而且为文书档案的批量录入提供了可能。

其次，快速OCR技术将扫描文件自动识别，与原图象形成PDF文件，为全文检索提供了针对图像文件自动建立索引的功能。

再次，在用户检索查询当中可以选定所需文件内容，自动对其进行识别，形成可以编辑的文档，以便于再利用。

对于中英文混排、表格等特殊格式可以比较好的识别还原。

档案人员在利用档案的时候常常需要浏览档案原文，对于比较感兴趣的内容可以利用在线OCR功能将图片格式的原文，识别成可编辑的文本信息，以便于下一步的利用。

利用的时候用户在档案原文上选择需要的区域，系统自动将区域内的信息传到档案服务器进行识别，然后传到用户的窗口显示出来。

原文浏览的时候选择要识别的区域

识别后的文本文件

在线OCR支持网络上所有有权限的用户应用，同时允许多个用户并行使用。

（四）可扩展支持多种安全技术

系统设计方案中充分考虑了大唐南京发电厂对信息安全性方面的考虑，除了系统本身的用户权限控制系统和日志管理外，还可以支持与用户身份认证系统的集成、实现电子印章、数字水印、数字签名、数据加密、流技术浏览等信息安全技术。

（五）档案数字化加工模块中图像处理技术

档案数字化加工子系统由利用流媒体采集工作站、高速扫描仪、数码专用设备作为信息入口，将纸张、影像、音像的信息转换成数字影像文档，并将数字化信息的图文数据库存储到海量存储载体中，采用OCR技术，实现扫描结果的文本转化。对文档、图片及其他档案类型数据进行加工处理及标引。

图像处理技术的应用

系统中内嵌了紫光图像处理技术，可以用于电子档案原文的扫描和图像处理。

在收集整编、档案管理子系统中，都可以在数据录入和维护时自动打开图像处理模块，完成纸介质文件的扫描录入或对扫描文件的图像处理功能，利用系统中的图像挂接功能来实现图像文件与档案目录的自动对应。

图像处理模块最大的特点就是除了可以满足招标文件需求中所要求的图像处理功能外，还可以实现批量的图像扫描和自动处理的功能，是一个功能强大的图像扫描和处理模块。

图像处理功能介绍

该模块具有以下功能：图像的扫描、图像的旋转、图像缩放、图像幅面调整、图像分辨率调整、图像压缩格式转换、消蓝、去污、纠斜、合并等。

图像处理窗口

扫描的参数设定，在扫描的同时用户可以设定自动执行纠斜、去黑边、清除噪声等功能，扫描后也可以手动进行上述操作。下图是图像处理的几个功能操作界面。

扫描后的文件

去黑边处理后的文件

纠偏、去污点处理后的文件

扫描后的文件

图像拼接前

图像拼接后的效果（合并的时候可以选择上下合并或左右合并）