档案管理工作计划范文

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一、年度目标：

增强档案管理工作相关人员的责任感，有序推动档案管理人员素质和业务水平的提升，规范流程，重视保密，不出遗漏，加快编制分类大纲工作和相关配套设施的补充完善工作，要超前主动工作，将创建省档案室AA级标准工作提上日程，坚持相关标准化工作的开展，全面适应公司在新形势下的各项工作需要。

二、工作计划：

（一）细化领导分公司，健全规章制度

调整档案管理工作领导小组，负责解决档案工作的人员配备、档案室等基础设施建设和经费保障等问题，特别是明确基层一名科级以上领导对口负责档案工作，进一步明确基层档案责任人，切实将建设省级档案室AA级标准相关档案工作提上日程。

（二）对标省级档案室AA级管理要求查漏补缺

1、切实将建设省级AA级档案室标准列入年度主要工作计划。切实做到“三专”“八防”“十不准”。“三专”：专柜和专室；“八防”指防盗、防火、防潮、防虫、防暑、防尘、防高温、防光；“十不准”即不准档案手续不全者查档，不准借阅手续不全者借阅，不准翻看与查阅范围无关的内容，不准私自抄写档案内容，不准在明码电话上传递档案内容，不准与无关人员谈论档案内容，不准公开邮寄档案或档案材料，不准涂改档案材料，不准携带档案进入公共场所，不准把档案柜钥匙交给非管档案人员。

2、对照省AA级档案室管理标准，进一步完善档案工作的基础设施，在上半年努力完成各级短板查找整改工作，要在落实组织领导、人员设置“八防”设施各项配套设备是否符合省级档案室AA级标准上一一查看，进行整改完善、档案密集架、除湿机、扫描仪、打印机、复印机、移动硬盘、烟雾报警器等设施要提前申请配备，密集架不能使用的要及时更换。

（三）继续加强档案信息化、标准化建设

1、发挥公司内网的作用，以发供电分公司一站式办公系统为依托，加强公司档案专栏网页的建设，丰富网页内容，逐步实现内部目录信息档案资源共享、方便各单位无纸化检索作用。

2、做好档案信息系统及档案数据库保密、安全、备份工作，确保档案信息安全、可靠。

3、按照集团公司档案工作要求，利用好现有档案软件，做好电子文件收集、归档和管理工作，建立和完善电子公文归档工作办法，探索电子档案保存、保密、保真的技术方法和手段，逐步实现电子公实时归档，科学保管和有效利用。

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加强档案管理科学化、规范化建设，提高我局档案管理的整体水平，促进档案工作更好地为我局工作的开展提供保障。

二、目的

切实增强档案管理人员对档案管理工作重要性的认识全面提高档案管理人员的综合素质，加强档案管理工作力度，逐步完善档案管理配套建设和信息网络化建设，加快档案管理现代化进程，保障档案管理工作的标准化、科学化、规范化顺利实施。

三、主要工作

1、提高认识，加强对档案目标管理活动的领导。

我局档案是我局在财务管理、党政管理和其他各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、实物、声像等各种形式与载体的文件材料的总和，是维护真实面貌的历史记录，是我局工作的有机组成部分，也是科学管理我局的重要基础。我局配备兼职档案管理人员，制订档案工作目标管理实施计划，确保在今年档案管理工作顺利完成。

2、加强硬件建设

安装遮光窗帘、添置档案柜、除湿设备、温湿度计、灭火器。保持档案库房清洁、宽敞、明亮、通风，并达到防盗、

防光、防尘、防潮、防鼠、防火、防腐、防高温等八防要求。

3、规范操作程序，依法科学管理

(1)做好档案的收集工作

为防止文件在阅办过程中遗失，当文件送达承办人时，请承办人签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。对一些特别重要的文件采取先复印，再把复印件送交承办人的办法，然后由档案责任人负责查收交档案室存档。在交接过程中，全面清理资料，对散落在个人手头的资料由股室档案责任人负责，追缴资料，确保档案的收集既齐全又完整，避免资料的遗失。

(2)制定较为科学合理的分类方案。

将档案分为文书档案、音像电子档案、实物档案几大类。将文书档案按年度-类目-级别-保管期限进行分类，以不同期限按党群类、行政事务类、财务类等进行排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作。

(3)认真做好日常的档案管理。

各类档案、资料按类别整齐地存放在不同的档案柜内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记薄、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案利用效果登记簿、档案移交统计等多种台帐。

(4)加强对档案管理人员的培训

档案管理人员要参加教育局档案管理业务培训，档案管理人员平时的工作要有计划、有措施、有成效。

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中图分类号：F27文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2012）12-0084-02

人口计生档案工作能够有效地促进计划生育工作的进行，是提高计划生育工作效率和质量的必要条件。近年来，人口与计划生育档案的管理，是有关部门的重点工作，对构建和谐社会具有十分重要的意义。但是，在检查的过程中也出现了许多问题，存在着认识有偏差、内容有弄虚作假、人员素质偏低、管理制度不健全、管理手段落后、档案立卷不规范等问题。上述问题，直接影响到人口与计划生育档案的齐全完整、安全保管和开发利用。为进一步规范人口与计划生育档案的管理，应采用现代化的管理方法。

1 现代化管理理念的更新是实现档案现代化管理的关键

（1）完整的现代化管理观念，能够直接影响现代化管理进程，这就要求档案工作者要实现新的角色定位，只有不断增强现代管理理念，才能更好的为人民服务，档案工作者必须在目前档案信息化条件下，努力提高自身素质，全面适应新的工作环境。只有立足当前，着眼未来，充分认识到计生档案对社会发展、人类进步、现代化建设的重要作用，才能让计生档案更好的服务于社会发展与经济建设。

（2）在档案管理过程中增加投资。计划生育档案要实现现代化管理，硬件设备投入需要一笔较大支出，这是实现档案现代化管理的前提。首先，要配置现代化设备，就人口计生部门而言，要将现代化建设纳入人口计生工作的整体规划，投入专项资金，落实档案信息化所需要的设备、场地和人员等，并且要随着社会技术的进步不断更新发展，从而科学、有效地保管和利用电子档案。其次，档案现代化管理是一个不断发展的过程，这就要求我们不仅要具有现代化管理意识，还必须学习涉及电子计算机软硬件等基础知识，究竟如何入手、怎样操作，加强相关的业务指导，全面提升档案管理人员综合知识和专业技能。

（3）为档案信息化建设营造良好的发展环境。

2 计划生育档案的现代化管理

2.1 加强领导，强化组织管理

各单位领导要认真贯彻执行《档案法》等档案法律法规，把档案工作摆到重要位置，并且纳入单位年度工作计划，按计划部署落实，纳入专、兼职档案人员岗位职责。人口计划生育部门领导要更新观念，充分认识人口计生档案在人口计划生育工作中的重要作用，单位领导要定期检查检查档案工作，及时发现并解决档案工作中的实际问题，明确从事档案工作人员的职责，制订并落实文件材料整理归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用等档案工作制度。把人口计生档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育相关业务工作同等重要的位置，要投入专项资金，落实档案现代化所需要的设备、场地和人员等，纳入主要议事日程，为档案工作改善环境创造良好的条件，各级人口计划生育部门档案管理人员要更新观念，从人口计划生育工作法制化、规范化、制度化的高度出发，做好人口计生档案管理工作。

2.2 强化档案的规范化管理

各单位应按照《档案法》规定的规范化、标准化、现代化的管理要求，强化档案管理。要提高档案管理的水平就必须实行严格规范的工作程序与方法，在档案管理的收集、整理、鉴定、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。首先要制定文件材料归档范围和保管期限表，做到应归档的文件材料齐全完整，保管期限划分准确；其次是档案整理规范化，制定会计档案、文书档案、计生档案、科技档案（基建、设备等）、特殊载体档案（照片、音像等）等分类方案，并按各门类档案的要求进行统一规范的整理，使用符合国家标准化规定要求的档案卷皮、卷盒、装订材料等档案装具；最后是加强档案保管，安排专门的档案库房，库房应配备吸湿机、温湿度仪等设备，要采取防火、防虫等防护措施，要有存放全部档案的金属柜架，并符合国家和省有关要求。

2.3 工作制度化，职责明确化

档案管理职责，是保证文件的完整性和安全性。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整安全，做到不损坏、不丢失、不散乱。档案保管人员要以高度的责任感确保档案的安全性，为档案管理工作提供坚实的物质基础。 人口计生工作是非常复杂的，各地区人口计生局以及各乡镇、村级计生办和计生服务站要经常接触为数众多的相关生育人群。搞好计生技术服务工作，最终确保档案完整安全，对计划生育工作具有不可忽视的重要作用

2.4 系统网络化

计划生育档案现代化建设是一项系统工程，必须统筹规划，科学布局，为有效地保证档案工作的正常运转，应明确责任，成立领导小组，责任到人，形成一条主线，加强各部门之间的联系和影响，在工作中相互监督、相互制约。同时，加强计算机网络建设，建成技术先进、功能完善、安全可靠的计划生育档案信息服务网络，这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时，也是计划生育档案收集、管理的系统体系。另外，要定期对这些专兼职档案员进行业务培训，着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。实践证明，完整的领导机构，过硬的工作队伍和健全的基层网络，是做好新形势下计生档案工作的重要基础。

2.5 提高档案管理人员素质，提高档案管理水平

档案管理者掌握的知识水平以及专业技能的高低，直接影响到档案管理的工作水平，因此，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案管理的水平。档案人员的素质培养工作重点是提高档案管理人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，要全面提升档案管理人员的素质，根本途径是抓好培训和继续教育，因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，全面提升档案管理人员的知识结构水平，在实施教育培训时，可以采取多种教学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构，各层次档案管理人员互相配合，才能进一步提升档案管理水平。

计生档案的管理工作，如果实行散乱的管理方式，势必造成不良的后果，给工作带来被动。实行现代化管理方式，能够有效地促进工作的正常开展，工作中可以循序渐进，发现问题可以迅速排查，依次实现档案管理的规范化、制度化，更好地为计划生育工作做出积极的贡献。

参考文献

［1］李阿雪.计算机对计划生育档案的管理［J］.企业家管理,2007,（10）.

［2］ 新时期计划生育局档案建设与标准化管理实务全书 ［J］. 才智,2007,（12）.

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中图分类号：G647 文献标识码：A

收录日期：2013年2月27日

凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本建设工作的真实原始记录，是学校档案的重要组成部分，也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理，逐步完善管理方法具有现实意义。

一、我国高校基建档案管理现状

1、档案意识淡薄，材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够，导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，基建档案材料收集不齐全，案卷管理不规范的现象较普遍。

2、制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭；有的高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。

3、归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍较低，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步整理。

4、档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。

二、加强高校基建档案科学化管理的对策

1、加强基建档案工作领导。国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”可见，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分，领导对档案工作的重视与否，是搞好基建档案工作的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工作，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案工作纳入学校的目标管理，加大档案执法力度，认真研究和解决档案工作中的实际问题。

2、提高档案人员素质。搞好工程建设，要把提高档案人员的素质放在重要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部门作为基建档案的产生和使用部门，档案人员更应当自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。在具体工作中，注重加强档案人员素质训练、加强科学管理，要从基建管理和档案管理两方面进行专业学习知识和培训，不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力。

3、完善基建档案管理制度。一个工程项目的档案资料收集齐全与否，完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管理工作中，使档案工作做到“有法可依，违法必究”，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提。高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实可行的规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。工程建设项目完成后，不论是总承包还是分包，不论建设工程项目大小，必须坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步；坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做好基建竣工归档工作，明确项目档案工作的分管领导到位；指定项目专职档案人员到位；落实项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。

4、做好基建档案工作“三同步”管理。“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求，其内涵主要包括：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。在制定本单位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时，应建立项目基建档案管理工作制度，在与施工单位签订合同时，把项目基建档案工作要求附在合同中，使施工单位既明确基建档案的总要求，又明确如何做好这项工作，以及竣工验收应提供的档案资料，以及资料套数，从而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象，使基建档案进入正常化管理。

5、实现档案工作网络化管理。随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使用，利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理，将大大提高工作效率，更好地为工程建设与管理服务。目前，高校基本建设档案的管理工作，已经进入从经验管理向先进科学技术管理阶段，传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便，而且不利于及时查找。如果管理方法仍停滞不前，就不能有效保护及利用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建设，实现档案工作网络化管理，基建档案将更好地被管理和利用，更好地适应现代化管理需要。

主要参考文献：

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1.适应社会主义现代化建设事业发展的需要

科学技术进步有力地推动了经济社会的发展，也推进我国档案管理现代化建设，让档案充分发挥其积极作用，是推动我国社会主义现代化建设事业发展的有力举措。

2.适应信息化社会发展的需要

信息在现代社会发展中的作用日益突出。档案是一个国家文献信息的重要组成部分，也是社会信息系统的基础。现代化的档案管理有利于发挥信息促进经济社会发展的积极作用。比如，传统的纸质档案局限于记录文字、图形等信息，而现代化的手段能够使档案以声音、视频、动画等方式呈现，信息内容更加丰富全面。

3.档案事业自身发展的需要

现代化的管理和操作手段，为档案信息资源的开发利用创造了有利条件，通过合理配置档案信息资源，实现档案数字化、系统化，拓展了档案的服务范围。同时，现代化的管理手段在档案分类、查找、传输等方面优势明显，大大提高了档案收集整理和开发利用的能力，促进了档案管理效率的提升。

二、当前档案管理现代化建设中存在的问题

1.县级档案管理人员对档案管理现代化的认识需要加强

当前县级档案管理人员对档案管理现代化的认识主要存在三种误区：一是部分县级档案管理人员现代化意识薄弱，认为档案管理现代化没有必要。这部分县级档案管理人员在以往传统的档案管理工作中，积累了较丰富的经验，取得了一定的成绩，认为传统的档案管理方法足以应对档案管理事务，因此对现代化的档案管理存在抵触情绪。二是不少县级档案管理人员将档案管理现代化等同于购置计算机、刻录机、微缩机等现代档案管理设备；而且在档案设备使用过程中，一些档案管理人员不会使用这些设备，造成设备闲置浪费。三是一些档案管理单位不够重视档案管理现代化。主要体现在档案管理人员的培训问题上工作不到位。随着现代档案管理技术手段的不断更新和涉及知识领域日益多元化，受县级档案管理人员工作经验以及专业知识的局限，在相关培训跟不上档案管理现代化对人员知识技能的要求时，档案管理人员就难以利用现代化的档案管理方法提高工作效率。

2.档案资源共享度不高

档案信息资源是国家基本信息资源的重要组成部分， 能否实现档案信息资源共享， 是档案及档案管理工作主动适应新常态的重要举措。然而， 各级各类档案馆（室） 档案资源数字化、信息化工作量大，而且专项经费缺口也大， 导致馆存量档案在信息化工作中举步维艰，馆增量档案信息化工作任重道远。

3.档案管理现代化的相关标准有待改进

档案管理涉及的相关标准滞后、不统一，客观上影响了我国档案管理现代化建设进程的推进。一是档案管理相关技术标准滞后。随着档案管理现代化技术手段的日益发展和运用，现行的档案整理、著录标准、分类方法及有关规定，没能及时跟上现代技术和社会发展的步伐。特别是当前云计算、云存储等不断被应用于档案管理领域，而档案管理对有关云计算、云存储的技术标准及规定并没有及时制定出台。三是档案基础工作标准化、规范化欠缺。由于历史原因，一些档案管理部门业务基础不强，案卷质量较差，存在各类档案著录细则不一致，以及立卷、编目等规范不统一的情况，影响了档案管理效率。

三、县级档案局现代化档案管理工作的建议

1.现代化电子信息技术与档案管理工作有机结合

现代化电子信息技术的内容就是利用计算机技术进行档案管理工作，计算机作为全新的信息载体，能在磁盘和硬盘中建立电子信息档案，代替传统的纸质档案。此外，计算机还具有运算速度快、查找能力强、储存空间大等多项优点，因此，使用计算机进行档案管理工作能显著提高档案工作的工作效率。现代化电子信息技术与档案管理工作有机结合后，还能创建全面、综合、快速、有效的档案信息网络体系。通过档案信息网络体系能将档案信息资源上传至县级档案局官方网站，人们可以通过网站查阅档案信息，实现档案信息资源的共享。如此一来，不但为县级市民提供了便利，还能促进档案信息资源的开发，进而促进县级地区的经济发展。

2.培养现代化档案管理工作的人才

现代化的档案工作人员不但要掌握现代化信息技术能力，还应该不断学习其他相关的先进知识和先进成果，使自身能力能紧跟时代的发展步伐。现代化档案管理工作人员应具备以下三个方面的能力：第一，全面掌握计算机的使用能力，掌握计算机的使用能力是现代化档案管理工作人员的基本能力，也是促进自身发展的必要条件。第二，业务能力较强，工作人员要将自己树立为“活档案”，才能更好地帮助人们解决问题。第三，掌握专业的知识，由于档案工作中设计专业知识范围较广、内容较多，因此要求档案管理的工作人员必须掌握专业的知识，以及其他相关专业的基本知识。

3.完善档案管理现代化标准

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一、?n案管理计算机化的前处理工作概述

档案管理要实现计算机化工作中有重要的三部分：硬件、软件和数据。硬件和软件的准备工作都比较容易进行，而且准备的时间也不需要太长。对硬件和软件的挑选要以数据工作为主，要选择能承受巨大的数据量的软件和硬件。档案管理的信息化就要对档案管理中的数据进行准备，其在这三部分的准备工作是占据时间最长的一项。在这项工作的准备中需要对数据信息进行明确，不能出现错误，而且数据信息很多，数据信息的不规范和不标准都会影响档案管理工作的进行。而且在数据准备的过程中，需要良好的计算机数据环境，其对就计算机和程序都没有太高的要求，但是数据环境一定要良好，这样才能保证档案管理工作的进行。

档案管理计算机化的前处理工作的质量大部分取决于数据信息的质量。只要数据信息处理的比较准确，那么前处理工作也就合格了。所以档案管理工作的质量的提高，还需要对档案的前处理工作高度的重视，保证前处理工作的有效的完成。数据信息处理完成后，前期的准备工作也就完成了。但是数据信息处理的过程是比较复杂和繁琐的，其中也存在很多问题，需要执行一定的策略才能有效的完成[1]。

二、档案管理计算机化的前处理工作

（一）标准规范，使档案前处理工作更加的标准化、规范化、科学化、合理化

对档案管理的前处理中需要的硬件和软件，也要进行细心的挑选，一定要满足数据信息的存储要求，保证前处理工作的有效进行。档案管理中的前处理阶段就要就是对数据的处理，而数据的处理工作需要我们遵循一定的标准。数据信息的准备中需要注意：

一是档案著录，这是档案数据信息的重要的工作，也是运行中必须使用的数据。对著录标引一定要根据《档案著录规则》进行编制，这样才能保证数据输入的准确性，也可以保证人员在使用时的更加快捷的获取数据。在数据的录入中，一定要注意对著录的规则的遵循，否则后期的档案管理工作就可能出现问题，而且这项问题也不容易解决，影响档案管理工作的进度。

二是对档案著录的标引。对档案著录的标引一定要引导文件级，要规范的进行输入，不能根据自己的想法进行改变，对数据著录项目、著录顺序等都要按照要求进行，不能随意的添加和删减，这样会影响档案的管理工作。而且在输入中一定要保证符号的准确，卡片的大小和尺寸也要协调，不是尽量，而是一定要还原档案的原貌，降低在使用中出现问题的概率[2]。

三是档案制度的建立。档案管理工作中，档案数量很庞大，所以就要对档案管理中的工作和人员进行管理，并设立监督机制，促进人员规范的进行档案管理工作。一定要对数据的处理进行监督和管理，对著录人员、标引人员和审校人员都要进行考核，保证其各自职责的实现，保证数据录入工作的质量。

（二）档案管理队伍的建设，提高相关人员的素质

一是对档案管理的工作人员进行培训，档案管理工作需要相关人员具有一定的计算机使用能力，所以对其使用计算机的能力进行培养。而且这些人员还要对相关档案的著录有一定的了解，这样才能更好的进行数据处理工作，也能避免数据问题的产生。二是综合型人才的培养。在对人员的培训上，要使其建立合理的知识结构，掌握更多的档案管理方面的知识，不能只是了解一方面的知识，这样的人员不能满足现在档案管理工作的需求。现在的档案管理工作需要更多的综合型人才，需要人才具有多方面的能力，因为现在的工作也具有综合性的特点。三是重视对在校档案专业学生的理论与实践结合的教育。档案管理的计算机化，需要学生对计算机知识和外语知识都要有一定的了解，这样才能更好的开展工作。同时对学生的培养也要重视人员的时间能力，学校也应该为学生设置更多的时间课程[3]。

（三）档案前处理工作的管理和监督

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从当前我国档案馆的实际情况来看，所馆藏的档案信息具有数量多、时间跨度长等特点，并且在对这些档案进行管理的过程中大多采用封闭式管理方式，即加强档案的收藏，要求不丢失案卷。但是我们需要注意的是，管理者在对档案进行管理的过程中，对于每个时期的档案管理都采用不同的整理质量与整理规格，这就导致其出现各种各样的问题，其主要体现在以下几个方面：1）档案信息在管理的过程中编号并不具有规范化特征，缺乏目录号，出现了“一卷多册”的现象；2）管理者在编制案卷标题的过程中不够规范化，编制的标题与其中的内容不符，这就不利于管理者后期的管理；3）档案馆内大多数案卷都没有目录，当管理者将先进的信息技术应用在其中时，用户根本不能够对档案信息的检索。由此看来，这些问题在很大程度上制约了档案事业的健康发展，这就需要管理者针对问题采取最有效的措施，这样才能够提高档案管理水平。

二、加强基础工作有利于提高档案管理水平

通过实践经验证明，要想在实际工作中提高档案管理水平，就需要管理者规范自己的行为，采取最科学合理的管理方法对档案信息进行管理。

1、档案馆藏去粗取精，对档案信息全面普查

对于馆藏信息进行全面复查是实现档案管理规范化的首要工作。目前，大多数档案馆在对当心信息进行管理的过程中都不会进行清查，知识很多档案信息繁杂、凌乱，这既不利于管理者的管理，因此我们很有必要对档案信息进行全面普查，针对于其中已经过期或者无用的文件剔除，这样才能够提高档案信息的管理效率。

2、案卷重新组合，实现档案信息管理的规范化

在档案馆内，有大部分案卷过厚，内容相对较为混杂，这就需要管理者对其进行重新组合，将其中联系紧密的文件组合在一起，而其中若还存在缺少页码或者没有案卷标题的档案，还要求管理人员在重新加工一遍从而保证案卷的规范化。通过对案卷的重新组合，不仅能够提高档案管理水平，还能够提高档案的利用率，有助于档案信息管理实现现代化与自动化。

3、对案卷统一分类，方便用户对档案信息的检索

在档案管理工作中，通过计算机技术、网络技术的应用有利于用户对档案信息的检索，因此再来满足用户的需求，管理者在对案卷进行管理的过程中必须要严格按照国家现行的相关规定编制一套完善的分类规则，然后严格按照这一规则进行分类，并统一档案信息的分类号，这样也就有利于档案管理实现规范化与标准化，达到理想的管理效果。

4、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。

1、分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即：将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础

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    一、会计电算化会计档案的特点

    众所周知,传统的会计档案主要是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。现在财务人员采用无纸化办公形式,所有日常工作均在计算机上完成,会计信息的管理有以下一些显着特点:

    第一,电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。表现突出的是存储的范围和领域扩大了。它不仅保留了传统意义上的纸介质会计档案,而且还新增了存储在磁性介质或光存储介质上的会计数据。

    第二,电算化会计档案的存贮和调用具有很高的技术要求。传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。

    第三,会计电算化档案具有多形式的载体。不仅包含通过打印等输出的传统意义上的会计资料信息载体纸张,更主要的是磁盘、光盘、存储芯片。

    第四,会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,因此对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

    第五,电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。随着单位使用的会计软件的升级,新软件对原会计档案的兼容应于考虑,即会计电算化档案更需要科学地管理。

    二、如何做好电算化会计档案管理工作

    为了更有效地做好电算化会计档案工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的输出、管理与保存、利用等方面的工作。

    第一,做好电算化会计档案的输出。所谓电算化会计档案的输出是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据打印拷贝存储到存储介质上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。平时采用计算机打印输出会计凭证、银行日记账和现金日记账,并把打印的活页账装订成册。总账及一般账簿可按年打印。年末应把完整的账套数据备份出来,存入光盘或磁盘。另外还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

    第二,做好电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应采用双备份法进行数据的备份,并且在每份备份上注明形成档案的时间与数据文件容量、版本型号,并贴上写保护字样,存放在两个不同的建筑物。并选择远离磁场、防火、防潮、防尘的场所等。对采用磁性介质保存的档案,要定期进行检查,定期进行复制,如每半年复制一次,且最好复制双份存放在不同的地点,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。

    此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生用现在的高版本软件不能查阅调阅原会计档案或者产生某些预料外的错误。因此,建议在系统管理员配合下,会计电算化档案除保存各版本的原备份账套外还应保存其升级后的会计账套,二者的一致性是非常必要的。

    第三,做好电算化会计档案的利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的账套恢复功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时可以在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。也可对原版本会计账套进行升级,但这会受软件功能设计的限制,不能保证完全成功。

    三、电算化会计档案的整理与再利用

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2 在“双套制”下如何解决纸质与电子档案的归档

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【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1672-3783(2012)07-0499-01

档案工作不仅是一项专业性工作，也是我们整个疾病预防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整个单位实际工作的重要依据，更是一个疾病预防控制中心日常数据信息资料的来源。在机构改革和信息技术发展带给其发展机遇的同时，也面临着诸多挑战。如何实现在机构改革中档案管理的现代化，去适应新的挑战，是目前疾病预防控制机构所要面对的新任务、新要求。

1现代化观念，提高对档案管理工作重要性的认识

国家卫生部、档案局在《卫生档案管理暂行规定》中提出：“档案信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展，逐步实现档案管理信息化、服务网络化、不断提高档案的现代化管理水平”。因此，疾病控制中心将档案的信息化管理工作纳入中心发展规划中来是很有必要的。而要保证信息化管理工作的顺利进行，重要的是保证良好的工作条件的配置，如相应的档案存储库房、服务器、统一规范的档案装具、优良的阅档环境等硬件的投入，以便于规范；在软件方面，在人员配备的基础上要加强人员的培训和规范化的管理要求、设置专门的档案管理科室和主管领导，以及良好畅通的网络管理体系等。

2现代化内容，全面开发档案信息资源的来源

机构调整后,卫生防病工作成为疾控中心的重头戏,不断充实完善卫生防病业务档案尤为重要,馆藏量的丰富和优化与否,是实现档案利用需求的前提条件,是档案管理的基础。从调查情况看我省各级疾控中心档案室目前收藏数量都很有限,所以档案人员更要开阔工作思路,深入科室指导,加强以下内容的收集。①历年主要传染病流行趋势预测、传染病疫情爆发流行调查处理及分析的总结性报告;②人群免疫、免疫接种质量的效果评价及重大异常反应、接种事故的调查处理、分析和总结性报告;③主要传染病病原学及血清学监测分析与总结;④重大疫情、食物中毒及饮水污染的调查处理、分析和总结性报告;⑤微生物学、卫生理化和毒理检验技术性总结;⑥病媒医学昆虫各项监测工作总结以及专题性调查分析;⑦健康教育与健康促进专题性总结;⑧针对卫生防病工作的建设性、指导性,管理性、综合性论述以及学术论文等。特别是对核对无误的疫情材料和各种疫情统计报表等资料采用档案室集中统一管理的形式,按一文一件操作规范统一编目,并确定保管期限为永久,然后将数据录入档案管理系统软件保存,做到有序化且有目可查。

疾病预防控制机构是集疾病预防控制卫生监督监测健康教育科研培训于一体的公共卫生体系，其信息资源是疾病预防控制工作者实践业务工作的重要支柱疾病预防控制机构档案部门应加强档案信息资源的开发，利用馆藏的信息资料和检索工具，对档案信息进行分析研究筛选加工整理归纳，有效进行深加工，以便于查找利用；根据预防医学的不同学科，对机读档案进行分类，编制各类检索目录，准确迅速全面地查找档案，实现档案信息资源的快速利用，提高工作效率。

3现代化管理，健全档案管理的规章制度

疾病预防控制档案大致可以分为文书业务会计设备声像实物等类，一般多采用中心档案室和科室两级管理的模式，由中心领导主抓档案管理工作，中心档案室设专职档案员负责全单位档案的整体管理工作，统一管理各种门类和载体的档案，全面负责档案的收集整理保管利用统计鉴定和销毁等工作各科室设兼职档案员应由中心档案室管理的档案，各科室整理立卷后向中心档案室定期移交；科室档案由科室内兼职档案员在年终整理装订立卷后存科室备查，在保证单位内重要资料得到有效保存的同时，也使得科室档案内容的延续性使用的便利性得到了保障档案员在学历和专业方面应满足一定的要求，必须具备公共卫生档案管理计算机管理等知识和技能同时，要建立健全疾病预防控制档案的管理制度，并将其纳入有关部门和人员的岗位责任中纳入年末绩效考核中，统一规范档案的收集归档保管利用等操作流程，规范档案管理行为，做到有法可依有章可循应保证档案室的基础设施建设水平，配备现代化的计算机、打印机、移动硬盘等办公设备及充足的档案装具。

4现代化服务，提高档案信息的利用率

档案管理的最终目的就是利用，发挥出它潜在的经济效益和社会效益因此，疾病预防控制机构档案部门要多渠道多途径地开展档案信息服务工作，使档案为疾病预防各项工作服务首先要改变长期以来单一的借阅模式，改变以往坐等上门的封闭式服务方式，扩充服务内容，更新服务手段，开展多种形式的档案信息开发利用工作，积极主动热情地为疾病预防控制工作服务如可直接或间接参与课题组的研究工作，配合研究任务分工收集整理有关课题的档案资料其次要优化综合档案室的硬件环境，接入计算机网络，实现档案信息资源共享，使借阅者不用到档案室就能查阅档案目录，减少查阅时间，提高利用率。

参考文献

[1]李翠兰.加强疾控档案管理提高中心服务水平[J].中国中医药现代远程教育，2009.6

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现代化管理早已进入社会的各个领域、各行各业，我们学校的档案、图书管理也要尽快跟上时代的步伐，尽快实现现代化的管理方式。众所周知,现代化管理就是利用计算机来处理庞大复杂信息与数据，首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作技术要求。

然而，我们学校的档案、图书管理和我们国家的档案管理一样，存在很多问题需要解决；存在很多不足，需要改进。

基础档案管理存在的尚不能迅速适应计算机管理要求的问题与不足，集中反映在以下几个方面：一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容，或标题缺少基本要素、甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷内目录未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；五是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；六是组卷混乱现象比较严重，七是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷、有的五六百页纸一类一卷。从以上情况来看，我们学校的档案、图书目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。

1、全方面普查图书、案卷

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除那些无用的文件才能避免实行计算机管理时出现的重复与低效率状况。

2、重新组合案卷，实现案卷规范化

将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。同时还要对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。

3、结合实际规范著录工作

著录直接影响输入数据与信息的准确性，是实行计算机管理的前期重要基础工作。以国家的总体规定为原则，我们从实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合自己图书和案卷著录工作的著录细则。从目前情况来看，已经起到了提高基础工作水平的作用，并对我们实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4、统一分类号，确保检索到全部内容

计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，我们首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。然后，再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。而且，在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。还要做到经常组织大家统一认识、统一标准、尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

5、规范题目名称，确保检索准确率

档案的分类号保证的是能检索到全部内容，而题目名称准确才能保证检索的准确率。可是仅仅保证查全率是不行的，还必须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。规范题名要掌握的原则是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如“佳木斯市计划委员会”简称为“市计委”，“佳木斯市计划生育委员会”简称为市“计生委”，而不能都简称为“市计委”。

我们结合计算机检索，需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种（必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整，就补齐；如果题名冗长，就删除多余的赘词。文件题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，影响检索的准确率。我们就规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件就写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件。

以上完善的的收集、整理、鉴定、著录、保管等各项措施，为档案管理工作实行标准化、规范化提供了最基础的准备。

在档案管理基础工作的各个环节,中计算机数据的准备工作是一个大工程,由于档案、图书案卷多，著录工作不仅量大而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。为加快数据准备，推进档案现代化管理进程，在著录工作中做到以下几点，便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清轻重缓急，循序渐进

实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。图书、档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有卷宗进行排队。将那些可以开放的和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程，提高利用的效率。

2、分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录。价值不高的档案进行案卷级著录；对一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理既能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，节约了时间、人力与财力又提高了效率。

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会计电算化是我国会计工作的一个发展趋势，随着会计电算化工作越来越全面、深入地开展，除了提高我们的工作效率以外，还生成很多以电子形式存在的会计文件，使会计档案工作内容大大增加，亟待在工作程序、档案管理方法、档案安全保护措施等方面跟进。

一、电算化会计档案管理工作的特点

（一）纸质与电子档案并存，管理的难度有显著增加

传统纸质会计档案包括纸质材料的会计凭证、报表、账簿等，而电算化会计档案除保留了传统意义上的纸质档案外，还得贮存在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息，如电子化会计凭证、账簿和报表、电算化条件下的财务软件、电脑系统软件及其开发文档等，且纸质会计档案依旧存在。保存这两种介质档案的条件及手段是不一致的，增加管理难度。

（二）环境依赖性与载体特殊性，导致档案管理有局限

以往的单位会计档案具有很强的直观性，使用人员可直接对会计信息进行查阅，不需要任何技术手段的辅助，而电算化会计档案是以磁性介质为载体的，受载体的质量、存放环境、存贮信息有效期及载体在计算机文件中阅读器的特点等因素的影响，必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。

（三）信息共享性与档案易修改性，增加档案管理风险

电算化会计档案因其信息的数字化，可以多方位检索，容易实现网上远距离传送，显著提高利用会计档案的效率，为共享会计档案信息提供便利。但该优势附带着难留痕迹、易破坏的弊端，导致会计档案面临着被破坏或被篡改的风险，给会计档案管理的维护和保管带来很大难度，所以在安全性、真实性、完整性方面的要求更高。

二、目前会计电算化下档案工作管理存在的问题

（一）完整性不高

当下，很多单位的部分领导、财会人员等并不十分了解管理会计电算化档案工作的具体内容，管理经验稍显不足，只注重保存打印的书面纸质档案，对于保存在电脑里的会计信息在磁性介质上的备份并没有进行归档，或只保管一份，在保证会计档案完整性方面会受到消极影响。

（二）载体质量低

目前许多单位因为会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，没将很好地保存会计软件系统，造成单位无法调用不同版本的会计数据。《会计电算化工作规范》《会计档案管理办法》都有明确要求，通过计算机开展会计核算工作的单位要将打印的会计档案保存好，并规定保存的期限。然而当下部分单位并没有升级、更新打印输出设备，导致打印输出的档案无法满足规定的期限保存要求，或因磁盘介质质量不过关而损坏甚至丢失会计电子数据。

（三）管理会计档案的制度不健全

单位目前尚未建立有关电子档案的管理规范、规章制度，导致会计电算化档案呈现出管理不规范、工作无序等不良状态。在实践中，会计电算化档案的归档仍然选择传统手管理手工会计档案的做法，只把纸质文件进行归档，以前的手工会计档案直接改成了电子输出版。

三、做好会计电算化档案工作管理的措施

（一）提高认识，统一思想

管理会计档案是单位管理的必要组成部分之一，单位领导务必要充分认识到管理会计档案工作的重要性，积极改善长时间投入不足、设备老化、人员缺乏等不良状况，全面提升开展会计档案工作管理的软硬件水平。

（二）完善管理会计电算化档案的制度

一是细化单位管理会计电算化档案工作的办法与制度，有针对性地建立完善的立卷归档制度。从相关部门的要求看，各单位须及时把打印输出的全部财务报表、记账凭证以及会计账簿等及时立卷；如果尚未用书面形式把会计数据打印出来，则务必要把原件保管好，且副本也要妥善保管。

二是细化计算机硬件和数据管理制度，完善建立定期维护、备份制度。会计电算化档案要定期进行会计数据的磁性介质备份，并设立其备查登记簿，明确备份的数量、时间、保管方式等细节信息，并定期检查、维护会计电算化档案。

三是完善会计电算化档案保管制度。从国家档案局给出的统一标准来看，单位应优化磁盘介质的选择，做好会计数据备份工作，保持分开保管存储磁盘、备用磁盘；全面落实档案保管室的防尘、防腐蚀等工作；依据特定的顺序分类标号会计电算化档案，及时做好相应记录，制作好文件卡片，规范档案管理。

四是严格制定并实施档案借用制度。本单位人员在经过单位财务部门责任人的批准之后才能查阅会计电算化档案，并依据有关规定把借阅手续办理好；外单位人员如何需要查阅会计电算化档案，则需取得单位的介绍信，并通过财务部门及主管的批准。

五是完善安全保密和分权限调用的制度。要规定不同会计电算化档案的不同使用权限，可在较大范围内共享普通数据，但只有特定人员才能使用与单位机密有关的数据，只有主管人员、开发程序的人员才能使用数据结构文件、原程序设计文件等。提升会计电算化系统的安全防护功能，定期开展维护工作，预防因计算机或网络安全而造成会计电算化档案被恶意修改，严禁泄密，从而保障档案的安全性。

（三）加大对软硬件设备设施的投入

合理选择本单位配套的会计电算化软件，要优先选择有档案管理辅助功能的软件； 配备清晰度高、打印能力强的喷墨或激光打印机，以便输出会计纸质档案；加大建设环境设施的力度，选择温度稳定、清洁、安全的仓库专门存放会计电算化档案。

四、结束语

会计电算化档案管理是财务管理非常关键的一个环节，我们必须要完善管理会计电算化档案工作的法律法规，严格内部控制，健全配置环境，使会计电算化档案在单位的决策中发挥出更大的功效。