资料管理制度范文

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本制度适用于公司技术图样和技术资料的管理。

2相关文件及术语

《文件和资料控制制度》

《质量记录的控制制度》

《施工技术管理制度》

技术图样：是指放工图样、设计技术图样、国家省部标准图样、设计重复牌号利用图样、专业图样等。

技术资料：是指原材料、设备的质量证明书、合格证、材料、构件理化、力学试验、复验报告等，施工过程的各类工程项目的检查记录等。

3职责

3.1计工部负责技术图样、资料、文件的归口管理。有关部室和施工（生产）单位协助配合。

3.2施工（生产）单位，具体负责本单位的技术图样、资料、文件的管理。

3.3档案室负责归档后的技术图样、资料、文件的管理。

3.4计工部负责质量检验、试验和评审资料的管理。

4管理内容和方法

4.1技术图样的管理

4.1.1工程项目施工技术图样，由需方提供，收到后由计工部做好登记、分类、分发，按规定的份数发给施工（生产）单位。

4.1.3计工部对每项工程项目的技术图样，必须保存一套完整图样，以便提供有关部门查、借、阅。

4.1.4技术图样的销毁对已过时、作废或不再需要的图样，先登记造册，写出申请报告，经主管领导批准后，方可销毁。销毁时，必须有见证人员，并作好记录。

4.2技样资料的管理

4.2.1所有技术资料，由施工（生产）单位施工单位收集、登记、分发、保存、统一管理。

4.2.2所有的设计变更通知单、施工联络单，必须经施工单位、计工部统一登记，并加盖“更改核定章”后方可使用。

4.2.3各类施工技术检查记录表格，由计工部统一印刷，分发给施工（生产）单位使用。

4.2.4竣技术资料，由施工（生产）单位施工单位负责收集、整理、逐卷装棕，报计工部审查，计工部组织归档。

4.2.5施工（生产）单位负责与需方办理竣工资料交接手续。

4.3.1凡属于公司级的技术文件，由计工部组织制、修订，、实施，并登记造册。

4.3.2定型的技术文件，由计工部收集、购买、统一发放。

4.3.3施工（生产）单位自行编制的施工组织设计，施工技术措施，特殊工程技术措施，必须报计工部审批，一式三份，返回两份。施工单位也必须登记造册，保存、归档。

4.4施工（生产）单位的图样、文件资料，也按本制度规定的原则管理。

技术资料管理制度（二）

1、各有关部门领导要重视科技文件材料的形成、积累、整理和归档工作，在每一项基建、生产、科研技术工作告一段落之后，应归档的科技资料必须归档，没有完整、准确的科技资料归档不算完成任务。

2、为了保证案卷的质量和有利于查阅，归档工作要由各单位的经办者承办，因为他们熟悉文件材料的形成过程、内在联系和保存价值，他们担负起归档工作才能更有利。

3、归档的文件材料，要做到齐全、完整、准确，按保管期限要求组成保管单位（卷、册）交档案室验收归档。

4、科技档案归档的时间。各单位在施工中形成的档案资料在单位工程竣工、整体工程竣工后，新装机组投产后两个月内归档，科研技术方面的科技文件材料在取得成果一个月内归档。

5、归档的文字材料必须字迹清晰，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，否则档案人员不予验收。

6、文件材料归档时，应由归档单位编制移交目录，按目录要点归档，双方在归档单上签章。

技术资料管理制度（三）

为了加强新时期科技档案的保密工作，确保档案在保管、利用、复制、销毁过程中的保密工作，特规定如下：

1、档案员要认真学习和严格执行国家有关安全、保密制度规定，保持高度的警惕性。

2、案卷在保管、借阅、利用过程中做到层层负责，有条不紊，熟练无误，不失密，不泄密。

3、经常检查档案库房内不安全因素，发现问题及时堵塞漏洞，采取补救措施。

4、档案员每天上下班，都要检查库房内的门、窗、箱、柜的安全情况。

5、档案库房除档案员、档案负责人外，任何人不准进入。档案员出差或休假时，由档案室负责人派专人代管，工作调动时，要将全部档案交接清楚，记录备案。

6、严格执行借阅档案的审批手续，凡借阅档案者，必须履行登记、签收注销手续，对借阅案卷不许翻阅无关材料，不许拆卷、抽页、涂改、折叠、转借，并近期返还，如需抄写时须经档案员同意，如必须带出复制、拍照或查阅机密档案时，需经有领导批准，外单位借阅时，需持介绍信，经档案室负责人批准，才能查阅。

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二、水利建设项目档案资料管理制度执行的对策

泉州市石壁水库位于南安市水头镇大盈溪上游，总库容6147万立方米，是一座集防洪、供水、灌溉、发电等功能为一体的重要中型水库。近年来，不断加大水库建设投入，先后开展了除险加固工程、灌区节水改造、信息化建设等工程项目。在水利建设过程中，石壁水库档案管理部门深入探讨如何强化水利建设项目档案资料管理制度的执行力度，结合工作实践，采取以下措施。

（一）明确档案资料管理各参建单位应负的职责是根本

1.明确档案资料管理各参建单位应负的职责有利于归档制度的执行。归档制度是保证水利建设项目形成的各种档案资料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度，也是文件材料和档案鉴定的重要依据。准确反映水利建设项目的设计、施工、竣工验收、监理过程的归档制度涵盖了各参建单位档案资料的形成与积累，确保档案资料齐全、完整、准确、系统，满足水利建设项目各项工作查考利用的需要。2.由于各参建单位在水利项目建设的工作性质不同，应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，制定适应各参建单位档案资料的形成与积累规律管理，操作性较强的档案资料工作职责，确保项目档案资料管理符合国家规范。

（二）细化水利项目建设单位档案资料管理的责任是关键

为确保归档水利建设项目档案资料的质量，细分各参建单位的所承担的工作职责，能够保证档案资料形成与积累、归整理工作顺利开展。1.水利项目建设单位的责任。建立健全建设单位的档案工作网络体系，确定档案工作的分管领导和各项目档案工作的负责人。项目建设单位的档案管理部门要负责建设单位形成的项目档案的收集与整理、立卷归档，同时组织、监督和检查各参建单位的档案资料管理工程文件的形成、积累和立卷归档工作，及时向有关档案管理机构移交已经组卷的水利建设项目档案。2.水利建设项目勘察、设计单位的责任。将水利建设项目文件的管理列入项目计划，按照项目所属关系，将项目档案工作纳入项目负责人和档案人员岗位责任制。勘察、设计单位档案资料管理部门，应将本单位形成的水利建设项目文件立卷后向建设单位移交。3.水利建设项目施工单位的责任。施工单位负责整编承包水利建设项目施工范围内，工程施工技术文件和水利工程项目竣工图。水利建设项目实行总承包的，档案人员要监督、指导各分包单位档案资料的收集与整理分包范围内的水利建设项目档案，施工单位应对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。4.水利建设项目监理单位的责任。《工程建设监理规定》第十四条“工程建设监理程序”规定：工程建设监理应”参与工程竣工验收，签署建设监理意见”，并在“建设监理任务完成后，向项目法人提交“工程建设监理档案资料”。因此，监理单位对水利建设项目档案资料的管理应负有两方面的责任：一方面，是对水利工程建设项目产生的档案资料，特别是对竣工图的完整、准确性进行监督和审查的责任：另一方面．应对监理工作中形成的档案资料进行整理、归档与移交。

（三）依据项目生命期，做好水利项目建设各阶段档案资料管理制度执行的监督与协调工作

项目生命期确定了将水利建设项目的开始和结束连接起来的整个阶段，反映了在项目档案资料的管理过程中，谁做什么和怎么做，如何确保项目档案资料质量符合国家制定的有关规范。这些工作内容是通过各参与水利项目建设的单位收集与整理项目档案资料来体现，每个阶段的项目任务各异，各阶段形成的项目文件比较完整地重现水利项目建设全过程。在水利建设项目档案资料管理工作中，强化档案资料管理工作的执行力度，必须依据项目档案形成与积累的生命期，加强建设单位与监理单位对项目全过程档案资料管理制度执行的监督与协调工作。一是项目开工前的组织与协调。根据水利档案管理规定，归档的档案资料应具有真实性、完整性和系统性。参与水利项目建设的各方应从工程建设准备阶段，就应指定档案资料管理的责任机构与责任人，负责参建单位归档档案资料的收集、整理与移交工作，履行其档案资料的管理职责。此时，建设单位的档案部门应与监理单位一起做好档案资料管理制度的执行、监督、工作。在项目开工前，检查各参建单位是否已落实档案管理制度，专、兼职档案资料人员能否适应水利建设项目档案资料管理的要求，针对建设项目档案资料形成情况，制定归档范围与保管期限表。同时要求参与项目建设各方认真编写《交工档案资料编制说明》，并组织建设、施工、监理单位进行讨论确认，形成各参建单位达成共识的《《交工档案资料编制说明》，作为项目建设档案资料归档标准的依据性文件。二是施工过程中档案资料质量的检查指导与控制。具备经验丰富、专业知识过硬、责任心强的档案人员，才能在施工过程对档案资料的管理真正在起到检查与指导作用。首先，档案管理人员要与项目管理技术人员密切配合，共同制定项目归档范围与保管期限。在施工过程，建设单位要建立档案资料管理业务培训制度，对施工单位的兼职档案员提供适时服务，及时解决项目档案收集与整理存在的问题。其次，充分发挥监理单位对项目档案资料的实时监控功能。监理人员每天都工作在施工现场，能够随时检查施工单位形成的工序报验材料和隐蔽工程报验材料的档案资料是否符合标准，内容是否真实有效。归档的档案资料，经监理工程师确认工程实体同见证材料数据档案相符，施工单位才能进行归档档案资料的组卷。最后，做好项目中间交工前的档案资料的检查与指导。各单位在中间交接验收前，组织参建各方人员对交工资料进行综合检责，但由于时间限制．一般也只会以抽查形式出现，归档资料有些会存在遗漏现象。这种情况的处理，需要提前通知施工单位进行自查，以确认的《交工资料编制说明》为依据，及时解决档案资料不规范的问题。在综合检查时，建设单位、监理单位的各专业项目管理人员和专兼职档案员一定要到现场，分专业进行检查，对即将调离施工现场的技术人员整理的交工文件，要全部检查，出现问题，立即整改。竣工图部分重点确认变更到图与实物相符。随机资料要重点检查与设备开箱清单是否定相符，有无档案资料遗失情况，因种种原因而丢失的资料，应与厂家取得联系补齐丢失的资料。对未进行仪表联校等部分资料，中间交工后要随时跟踪检查，档案资料完整系统后归入交工文件中。三是编制文件竣工阶段，严格档案资料归档制度的执行。水利建设项目施工及设备安装调测完成后，施工单位根据项目建设开始阶段签订的《交工档案资料编制说明》编制竣工文件，监理单位负责审核竣工文件，依据归档范围，要求竣工文件编制单位进一步收集所缺少的重要文件，文件数量应满足合同或者协议规定的份数。严格执行档案资料归档制度，例如，建设单位档案部门配合监理部门，审核项目文件整理与归档的质量。同时检查项目文件的组卷是否遵循水利建设项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；项目文件的组卷应达到分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

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doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 19. 044

［中图分类号］ G275.3 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）19- 0071- 01

1 建筑工程档案资料归档范围分析

建筑工程的档案资料范围十分清晰，依据本行业的工作特性，主要包括工程和设备档案资料。工程档案资料是指各类报批文件（对政府各行政部门的各类报批文件及批复文件、对外收发的文件）、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理工作文件、工程的施工记录、工程相关的会议记录，以及各种验收证件、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。建筑工程设备档案一般是评定和鉴别工程建设所使用的机械设备技术的文件资料，是实现工程现代化的技术保障和后勤服务，它可以确保工程技术的正常应用，使机械设备处于最好的运行状态。包括建筑工程需要的预购设备仪器的申请表、批复表，购买协议与合同等；建筑器材的验收单、出厂证明、合格证与保修卡、出厂精度检验单、随机备件图册；安装调试、试验记录，存在问题及处理意见；设备仪器的保养、维修、改装、报废处理等档案资料。

2 建筑工程档案资料管理人员的职责诠释

作为档案管理人员，需要符合工作的需要，具备一定的条件。首先要忠于公司，忠于职守，热爱自身的本职工作，遵纪守法，具备档案资料管理的专业知识和技能，具有较高的职业操守和良好品行，有乐于奉献的精神品质。作为管理人员要有效做好工程建设档案资料的收集、整理、立卷、归档等工作，为工程建设提供及时的服务，并且及时积极主动地向上级主管部门汇报自身的工作，提出工作中的困难和需要解决的问题，自觉接受相关部门的管理和监督。能主动为领导分忧，圆满完成领导布置的任务。

3 建筑工程档案资料的保密制度研究

建筑工程档案资料涉及到重大工程建设的内部资料，对企业发展有着重要的作用，是企业的商业机密，所以，建筑工程的档案资料管理必须采取保密制度。作为公司的档案管理人员，必须有专业的工作知识、良好的职业操守，按照公司档案资料管理的需要，严格执行保密制度，不泄露公司的机密。凡涉及公司机密的档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅时，须经本公司主管领导批准。针对加密的文件或者重要的文档资料，必须严格履行查阅审批手续，不允许任何人擅自拍照、复制和传播，这些必须形成制度性的规范条例。针对无用的档案资料，需要采取有效的措施进行处理，但前提是保证公司机密不外泄，必须得到主管部门的允许才能如此操作，并且实行专人专职专管，在文件处理的过程中，相关负责人签字确认，严格实行责任制。

4 建筑工程档案资料存放制度分析

在具体的档案管理工作中，非档案管理人员不得擅自查阅和翻看档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅，并且做好相关的登记工作。档案柜内的档案要进行系统排列存放，有序整理，档案柜内不准堆放与档案无关的东西， 做到完整安全，存放有序，查找方便。如发现无关的资料需要及时清理，如缺失有关的档案资料需要及时还原和正确处理。做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫，保持档案柜卫生整洁、安全。及时检查，如有问题，立刻反馈，果断处理。针对档案资料，有关仪器设备的相关资料最好一式两份，一份用于存档，一份用来使用，如果仅有一份的，要将原件资料存档，复印件随机使用。

5 建筑工程档案资料安全制度简介

建筑工程的档案资料涉及很多的商业机密，必须严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。

6 建筑工程档案资料查阅利用制度解析

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第二条境外组织、机构和个人在中华人民共和国领域和中华人民共和国管辖的其他海域从事气象探测和气象资料的提供、使用和汇交等活动，应当遵守本办法。

境外组织、机构和个人在中华人民共和国领域和中华人民共和国管辖的其他海域从事前款所述活动，应当与中华人民共和国有关组织合作进行。

第三条从事涉外气象探测和气象资料的提供、使用和汇交等活动,应当坚持严格监管、有效利用的原则，维护国家安全，促进气象国际合作。

涉及国家安全、国家秘密的涉外气象探测和气象资料的提供、使用和汇交等活动，必须遵守有关国家安全和保守国家秘密的法律、法规、规章的规定。

第四条国务院气象主管机构负责全国涉外气象探测和资料的管理。

地方各级气象主管机构负责本行政区域内的涉外气象探测和资料的管理。

国家安全、保密等国务院其他有关部门和地方各级人民政府其他有关部门,应当按照职责配合气象主管机构共同做好涉外气象探测和资料的管理工作。

第五条任何组织和个人不得向未经批准的境外组织、机构和个人提供气象探测场所和气象资料，不得将涉及国家秘密的气象资料以任何方式提供给其他组织和个人或者予以发表。

境外组织、机构和个人不得利用气象探测活动损害中华人民共和国的国家安全和利益。

第二章涉外气象探测站（点）的设立

第六条涉外气象探测站（点）的设立，实行行政许可制度。未经许可，不得设立涉外气象探测站（点）。

国务院气象主管机构负责审批涉外气象探测站（点）的设立，涉及国家安全、国家秘密的，应当分别征求国家安全、保密等部门的意见。

第七条申请设立涉外气象探测站（点）应当具备以下条件：

（一）具有科学合理的国际合作项目实施计划和方案；

（二）具有明确的合作单位、符合要求的气象探测地点；

（三）有必需的经费、设备和一定数量的专业技术人员;

（四）国家和有关部门规定的从事涉外活动必须具备的其他条件。

第八条申请设立涉外气象探测站（点）,应当提交以下书面材料：

（一）合作各方的基本情况；

（二）合作项目协议书、项目实施计划和方案；

（三）专业技术人员的基本情况；

（四）项目经费来源证明；

（五）探测仪器设备的型号、生产厂家、设备许可证和技术指标等；

（六）拟建探测站点的基本参数（包括经度、纬度、海拔高度等）、布点数和探测环境；

（七）探测项目、时段，采样时间、频次、计算方法及其用途；

（八）探测资料的处理和传输方式，数据的采集、传输和存档格式，国内备份以及数据使用的共享方式等。

涉外气象探测活动的项目涉及其他有关部门的，申请人还应当提交有关部门相应的批准文件。

第九条申请设立涉外气象探测站（点），应当按照以下程序办理：

（一）开展涉外气象探测活动的中方合作组织，应当在项目实施三个月前，向所在地的省、自治区、直辖市气象主管机构提出书面申请；

（二）省、自治区、直辖市气象主管机构自受理申请之日起二十个工作日内形成初步审核意见，连同申请人的全部申请材料一同报送国务院气象主管机构审批；

（三）国务院气象主管机构会同有关部门应当自收到申请材料之日起二十个工作日内作出决定。

涉及国家安全、国家秘密的，省、自治区、直辖市气象主管机构初步审核时，应当征求当地国家安全、保密等部门的意见。

跨省、自治区、直辖市设立涉外气象探测站（点）的，应当向国务院气象主管机构直接提出申请。

中方合作组织必须如实向气象主管机构提交有关材料和反映真实情况，并对其申请材料实质内容的真实性负责。

第十条申请设立涉外气象探测站（点）和利用已有气象站（点）开展探测项目，或者自带仪器设备进行气象探测的，必须符合以下要求：

（一）在我国境内设立气象探测站点的站间距不能少于六十公里，探测时间不能超过两年，有特别需要并经国务院气象主管机构批准的除外；

（二）采用自动气象探测仪器设备进行探测或者人工观测,所获取的气象资料应当由合作各方共享，境外组织、机构和个人未经气象主管机构同意不得单方面进行传输；

（三）自带和使用的气象探测仪器设备，应当经国务院气象主管机构或者省、自治区、直辖市气象主管机构组织检查，并符合国家安全的规定；

（四）自带和使用的气象探测仪器设备属于无线电发射设备的，应当按照国家有关无线电频率管理规定办理相关手续；

（五）涉外气象探测不得对我国正在进行的气象探测工作造成影响。

第十一条国防及军事设施、军事敏感区域、尚未对外开放地区、重点工程建设区域及其他涉及国家安全的区域不得设立涉外气象探测站（点）。

第十二条经国务院气象主管机构批准设立的涉外气象探测站（点），应当按照批准的探测地点、项目、时段进行探测，不得擅自变更。

需要变更探测地点、项目、时段的，应当重新申报，并经国务院气象主管机构批准。

第十三条经批准设立的涉外气象探测站（点），在气象探测站（点）建设前应当向所在地的设区的市气象主管机构备案。

第十四条省、自治区、直辖市气象主管机构负责本行政区域内涉外气象探测站（点）的监督管理，并将监督管理情况及时报告国务院气象主管机构。

中外合作各方应当主动接受气象主管机构的监督检查，如实提供有关情况和材料。

第三章涉外气象资料的管理

第十五条涉外气象探测活动所获取的气象探测原始资料,应当定期向所在地的省、自治区、直辖市气象主管机构汇交。具体汇交办法由省、自治区、直辖市气象主管机构制定。

第十六条涉外气象探测活动所获取的气象探测资料及其加工产品，归中华人民共和国所有，参加合作各方可以依照合同约定使用。

第十七条境外组织、机构和个人对其通过涉外气象探测活动所获取的气象探测资料及其加工产品享有使用权，但不得以任何形式转让、提供给第三方。

第十八条向境外组织、机构和个人提供参加世界气象组织全球和区域交换站点以外的气象资料，应当由中方合作组织向省、自治区、直辖市气象主管机构提出书面申请，报省、自治区、直辖市气象主管机构或者国务院气象主管机构批准。

涉及国家秘密的，应当按照国家有关规定征求保密部门的意见。

第十九条在涉外气象探测活动中获取的涉及国家秘密的气象资料，由省、自治区、直辖市气象主管机构或者其授权的单位与中外合作各方按照国家规定签订气象资料保密协议，明确保密义务和责任。

第四章法律责任

第二十条违反本办法规定，有下列行为之一的，由有关气象主管机构责令停止违法行为，拆除非法探测设施，收缴非法获取的气象资料，给予警告，可以并处一万元以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）未经批准擅自设立涉外气象探测站（点）的；

（二）超出批准布点数探测的；

（三）对我国正在进行的气象探测工作造成影响的；

（四）未经批准变更探测地点、项目、时段的；

（五）超过探测期限进行探测活动的；

（六）自带或者使用的气象探测仪器设备未经国务院气象主管机构或者省、自治区、直辖市气象主管机构组织检查的。

第二十一条违反本办法规定，有下列行为之一的，由有关气象主管机构责令停止违法行为，收缴非法获取的气象资料，给予警告，可以并处一万元以下的罚款：

（一）向未经批准的境外组织、机构和个人提供气象探测场所和气象资料的；

（二）境外组织、机构和个人实施或者指使、资助他人以非法手段收集、窃取气象资料的；

（三）未按照规定向有关气象主管机构汇交气象探测原始资料的；

（四）转让或者提供气象探测资料及其加工产品给第三方的。