就业局档案管理范文

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0145-01

一、新时期就业服务局档案管理工作的意义

档案管理是对历史负责，也是为未来服务的一向重要工作，它体现了某个机构的建成、发展等一步步的脚印，这对于构建和谐社会以及全面建设小康社会都有着重要意义，它的工作渗透到了社会的方方面面。如今做好档案管理工作不仅是某个机构资料的保存，也是彻底贯彻党的精神，提高党执政能力的具体体现。档案是社会精神文化的载体，档案是一种精神文明物质化的产物，它作为一种凝固的载体将人类的思想活动进行记录并良好地传播下来，在今后的文化传播、交流中都是功不可没的。

就业局的档案管理同样体现了为人民负责的态度，作为具有社会共享性质的档案它的管理工作室顺应社会发展的，是符合人民所需的。人民只有通过档案的查阅，才能够更好地了解过去、把握现在以及相信未来。做好档案的管理工作，是对这个机构工作负责的态度，人们要通过档案的记录去了解过去发生在这个机构的事件，目前的存在情况以及在未来会有什么样的作用。所以，这就要求我们必须重视档案管理工作，必须认真贯彻落实党的十精神，去完善自身的档案管理，这是对自身的发展负责的体现。

二、目前就业服务局档案管理存在的问题

1.重视程度不够

许多机构在对于档案管理工作中，都是不把它看重的，认为它是幕后工作，相对于前线的工作者来说，比较不容易受到领导的重视，所以工作人员也不怎么上心。具体在档案工作中的重视体现在三个方面：第一是工作人员本身对工作的懈怠，整理档案时没有经过正规的培训，摆放没有科学依据；第二是单位领导不重视，没有加大对档案管理的力度；第三就是资金投入不足，导致档案的人力、设备都存在着一定的缺陷。目前就业局的档案保管空间存在着面积小、容量小、饱和度高的特点，所以在收集上难免会出现不完整或遗漏的情况，文件材料的把关力度也不够，材料受损厉害。总之，档案管理工作在目前的就业服务局中是不受重视的。

2.工作人员安排流动性较大

档案管理工作在就业局本身就不受到重视，所以在人员安排上就存在着各种各样的问题。例如档案管理的人员流动性较大，并不存在固定的档案管理人员，许多人都是身兼数职。具体表现在许多单位的二级机构档案人员变换频繁，这就导致新接手档案管理工作的人需要重新去适应档案管理工作，这对档案管理工作的深入发展是十分不利的。在档案管理工作的交换时期，容易对档案资料的稳定性和完整性造成破坏，由于档案管理人员身兼数职，对档案管理工作的深入发展，工作的创新都是没有帮助的。同时档案管理人员的素质没有严格的把关，管理程序并不严谨，这就导致档案工作存在着严重的缺陷。

3.档案管理工作质量较低

档案管理工作质量和利用效率都较低时当今就业局档案管理档案的普遍特点。档案管理的质量高是为了更好地提升档案的利用效率。但经过这些年的调查发现，档案管理质量和利用效率上有着差距。具体表现在档案管理分类不够合理，档案的期限划分不准确，有的更注重文件的归档，但有些相关资料却没有放在一起。这对于查阅以及资料的保存都是十分不利的。

三、档案管理工作的整理建议

档案管理工作在当今已经成为一个重要课题。所以我们需要不断加强自身的管理经验去完善档案管理，就目前存在的大多问题，我们需要一步步去发现问题，解决问题。

1.加强重视程度

无论什么单位，只有领导充分重视，这个机构才会有更多发展的可能。档案管理工作做得好坏需要由领导来带动，首先笔者提倡的是对档案管理工作简历责任制，要充分明确主管领导和相关领导，其次要建立机构网络，形成以档案工作室为中心的档案工作，各个部门都积极配合资料的搜集和递送，最后要充分建立以领导为核心，分类保存，逐级负责校对，让档案管理工作井井有条地进行。

2.把握管理规范重点

档案管理也要分清管理重点，文件材料的归纳是档案工作的重中之重，所以做好档案归纳工作是档案工作的中心。文件的归纳和管理要把好几个关卡，首先要做好材料的收集，确保文件的完整性。其次要保证文件归档的分类标准化，让档案归纳规范，便于查找。接着要做好文件资料的管理工作，确保文件在档案管理室的安全性。最后要将文件的保密工作做好，保证文件档案的材料内容不泄露。

3.加强档案管理人才建设

任何职务都需要有专业的人才，稳定的人才去维护才有深度开发的可能。档案的管理工作者要保证自身管理的科学性和高素质，笔者认为档案管理队伍需要着力去建设作风精良、充满活力、高效高质的品格。这需要各级领导不断加强对档案管理工作的培训力度，组织开展一些档案管理的培训，营造出人才成长的良好环境。对于档案管理工作人才，要要求他们具有高度的专业技能、知识水平、工作热情以及良好地导读素养。着力建设复合型档案管理人才。与此同时要不断地加强档案管理工作人员的再学习再教育，这样能够保证工作质量的不断攀升，可以通过培训或者指派到各级地方去进行档案管理工作的学习。

档案管理工作人员不仅要积极参加机构组织的培训，还需要不断注重自身职业道德的保守。注重自学，注重创新能力的培养，大力弘扬“勤奋、创新、奉献”的精神，做到踏实、务实、注重实践的要求。解决新问题在档案业务上有所创新有所突破。档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法在务实基础上促进创新。档案管理工作人员需要不断地拓宽自身视野，丰富知识技能，在当今快速发展时期，要把握新行业和档案业务管理的要求，这需要工作人员不断自我充电，对档案管理工作引发新的思考，进行工作内容的创新。

4.健全网络管理系统

新时期档案管理工作不能缺少网络管理，所以笔者认为，需要着重对文件档案资料进行电子化办公。首先要将已经保存的纸质档案通过拍照、扫描等方式进行信息化处理制作成对应的电子档案。接着建立健全纸质档案与电子档案融合管理机制。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。与此同时要加强档案分类管理，减少资源浪费。对于照片、影像等资料的存储，要充分利用电子档案的优势性，减少不必要的资源和空间浪费。最后要建立健全档案安全保密制度。根据国家法律法规要求，结合本单位具体情况，来制定切实有效的电子档案和纸质档案文件安全保密制度。

在采取措施时，要注重技术的安全，软件的安全，具有高度的专业性和保密性。在选择档案管理软件时要充分地对其应用性、安全性、维护性以及开发性进行考量，甚至要对软件开发者和设计者都身份进行确认，这样才有使用的安全保证。

总结：档案管理工作需要不断地加强自身的内涵，需要结合新时代的要求创新工作内容，这样才能够有效地保证档案管理工作的生机与活力，实现档案管理工作向更高的层面发展。档案管理工作不仅要在资金和技术上加大投入，还需要从上层建筑中的管理制度入手，让上层建筑与经济基础有效结合，才能够实现档案管理工作的突破。

参考文献

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1.1 时代潮流发展的最终归宿

如今已经进入信息化时代，获得信息的及时性和准确性所呈现出的意义和价值越来越高，因此，科技档案管理工作也必须将信息的管理推向一个新的高度，不能恪守陈规，一直以传统的方式和手段进行档案信息管理。尤其是进入了二十一世纪之后，云计算、物联网等新名词的出现以及相关技术的革新，使得传统管理模式下的档案管理难点和问题迎刃而解，以数据化、自动化信息管理系统取代传统纯人力信息管理系统已经是大势所趋。

1.2 事业单位体制变革的重要内容

事业单位为了能够更好的实现自身的发展也会在原有的模式上针对时代的发展和社会的需求做出相应的能动性变革，而变革的一个重要部分就是包括引入电子数据系统、供应链管理系统、事业单位资源管理系统等在内的信息化管理系统。档案管理工作作为事业单位基层工作重要的一部分，掌管着整个单位的数据和信息资源，自然也需要做出相应的模式改革，以适应单位内部整体变革环境，并以自身的改革来促进整个事业单位变革进程的发展和深化。

1.3 档案管理工作体系和模式发展变革的需要

在传统的档案管理模式中，想要进行相应的信息查询需要的步骤复杂，时间冗长，大大降低了工作的效率，而这种低下的工作效率已经无法满足现代社会高节奏的需求，因此档案管理工作必须进行方便快捷的数据化和自动化改革以适应高速运转的单位机制。同时这种自动化的档案信息管理模式也能够减少很多人力管理模式下的错误和纰漏，还可以通过网络预警机制保证单位信息的安全性，提高事业单位的发展能力。

2 科技档案管理数据化与自动化改革的主要内容

2.1 科技档案管理数据化改革的内容

在进行科技档案管理的数据化工作时，主要需重视现代科技背景支持下的扫描技术、数据库技术、数据加密技术、身份认证技术、网关认证技术等等对于档案信息数据化进程的推动作用。信息是一个单位最重要的无形资产，而将信息数据化并更好的管理则有利于这些资产的价值最大化，更好的服务事业单位的基层工作。

2.2 科技档案管理自动化改革的内容

自动化相对于数据化而言体现着档案管理模式改革的更高水平。用于实现自动化改革的技术主要有电子标签、OCR识别、数据自动处理以及数码扫描识别等等，这些技术可以使信息的存储和系统化归集不再需要更多的人力资源介入而自动完成，同时还可以完成人力所难以或者无法实现的大数据处理、批量数据整理等工作，大大节约了人力和财力。

3 科技档案管理能动性改革实现的措施

3.1 档案管理系统流程结构重置

“流程结构重置”即在数据化和自动化改革的过程中和改革结束之后对档案管理工作的各个环节依据具体改革的现状重新安排，设计适合于改革后档案管理模式的工作职位和各个职位的具体职能，从而提高人力和技术的契合程度，提高档案管理工作效率。流程结构重置工作主要包括业务流程优化和业务标准制度化两个主要模块，除此之外还要加强档案管理工作环节对于网络技术型人才的培养和利用，加强日常工作中对网络稳定程度和信息安全性的维护。

3.2 深化扩展档案管理服务功能

档案管理工作模块作为事业单位的基础工作内容，其工作的本质特征在于其服务性，因此提升档案管理工作的服务能力也是科技档案管理能动化改革进程中重要的一个环节。档案管理工作的服务功能不仅要横向延展，更要纵向深化，满足信息使用者各方面、各层次的需求。同时还要改变以往的“等需求上门”转为“送服务上门”，帮助单位信息使用者更便捷的处理相关工作，实现一键式档案服务，为整个事业单位的工作提供基础信息支持。

3.3 建设信息化档案平台资源库

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1前言

劳动就业中心属于社会就业的一个服务机构，主要职责是做好各区域内的人力资源管理、职业指导、职业介绍、管理失业保险、提供就业保障服务等。而在开展上述工作的过程中，档案管理起到很大的作用，对于就业者提供更加优质服务的同时，还能进一步促进劳动就业工作的有序开展。因此，在劳动就业中，做好档案管理工作非常关键。

2劳动就业的档案管理工作中面临的困境

2．1档案管理方式较陈旧

在以前的劳动就业工作中，档案管理人员所应用的管理模式较为陈旧，且管理观念、意识较差，对于档案管理工作缺乏一定的认识，使得很多档案难以及时立卷及归档［1］。而且一些管理人员所记录的计算结果不够准确，过多地依赖以之前的管理经验，从而降低整个劳动就业档案管理工作水平。

2．2档案规范化管理意识低

档案管理工作主要是对人类活动做一个详细地记录，重点负责记录下人们日常的整治活动、社会经验、经济行为等。而劳动就业的档案管理工作的规范性要求比较高，若在管理过程中，缺乏管理制度且管理秩序较为混乱，则会对整个就业市场造成很大影响。然而在实际劳动就业档案管理工作中，其管理意识不足、缺乏健全的管理制度、管理不够严谨等，均会影响工作完整性、有效性。

3提升劳动就业档案管理水平的核心方法

3．1以档案为基础，为失业人员提供更多就业机会

劳动就业中心在进行档案管理时，可把各个企业档案、就业服务中心所提供的相关档案，直接上报上级部门，以反映就业者、失业者的实际就业状况，以便争取更多就业支持，同时也替下岗的职工争取更多的协保名额，从而帮助其解决就业问题。而且，还可解决大多是百姓的热点、社会就业重点、企业难点等方面的问题。例如，企业收集更多就业者的人事资料，以将人员类别分析出来，实现就业分类保障。或是利用档案，深入了解失业者、下岗人员生活状况，从而制定相应的扶贫、帮困计划;充分应用专业档案，进而相应的仲裁调节，以公平、公正、公开处理不同的就业问题;劳动就业中心经收集很多档案信息、劳动者就业信息、专业档案等，每个月都保证向政府提供更多的就业档案、失业档案的数据信息分析，以制定相应的就业指导、加强对就业人员的技能培训等，从而为失业者提供更多的就业机会。

3．2完善劳动就业的档案管理机制

劳动就业部门要想构建健全的档案管理机制，需做到以下方面:首先，要在劳动就业档案单位内制定相应的档案管理责任机制，而档案管理责任机制制定许档案单位内部具备与档案管理需求、管理特征相符的条件;其次，在实际的劳动就业档案管理工作中，上级领导要分配给各个员工具体的任务，并建立监督小组，加强对档案管理人员的监管，同时还需要依据政府的相关政策法规作为相应的标准制度，严格规范劳动就业档案管理工作，按照劳动人员的实际就业需求不同，实施不同层次的人事档案管理工作;最后，提高劳动就业档案管理流动性，加大各人事档案在时间档案管理工作中的利用率，并把有限的物力、人力放在一些流动性大、繁琐的档案管理工作当中，进一步落实各劳动就业档案工作人员的具体责任及义务，从而提升劳动就业档案管理水平及管理效率［2］。

3．3提升劳动就业的档案规范化管理意识

在现阶段的劳动就业档案管理工作中，要想促使档案管理变得更加规范化，管理人员需加强对管理工作的重视程度，经提升管理工作人员的规范化管理意识，从根本上转变其管理意识，主要表现在下述几个方面:首先，劳动就业档案管理工作需从管理工作的根本出发，通过构建规范化的管理制度，提升工作人员的积极性及责任感［3］;其次，需构建且完善当前统计档案管理制度与管理方法，并根据实际管理工作发展状况进行管理，以逐渐促进档案管理工作朝着规范化、制度化的方向发展;最后，劳动就业档案管理的工作人员需对各个管理阶段严加管理及控制，对各环节管理工作仔细检查，以保证工作完整性及准确性，从而实现劳动就业档案管理工作的规范性、有效性及合理性。除此之外，劳动就业中心可引进一些先进的管理技术，以进一步促进档案管理工作的有序开展。例如，在劳动就业档案管理工作中利用信息化技术，能够较快地实现需查找资料的人员，在第一时间对各失业人员的档案进行共享，且信息化技术具有较强的复制，在构建就业、失业人员的电子信息档案时，能够对相关人员的电子档案信息进行复制且多次使用，这样能较好地避免信息数据受损。

4结语

综上阐述，在今后的劳动就业档案管理工作中，进一步加强对档案管理工作的有效建设，同时将推进失业人员就业、改善民生等当作整个社会经济发展的关键目标，这对促进社会就业起到重要作用。同时经转变劳动就业的档案管理方式、提升劳动就业的档案规范化管理意识，以及完善劳动就业的档案管理机制等，以便为失业人员提供更多的就业机会。

作者:丁岩 单位:黑龙江省黑河市五大连池风景区劳动就业局

参考文献:

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2我国劳动就业的档案管理现状

劳动就业的专业档案是指在各行政部门、事业单位、相关企业等人才资源的管理实施就业管理;并且积极维护职员权益，统计其个人信息，从而形成专业的人才档案。但是，目前劳动就业的档案管理依旧存在较多的问题，比如原有的国有企业以及事业单位等企业或单位因自身原因而出现改制、破产，导致职员的个人信息泄露，导致人才流失。而其他外资企业以及私营企业则大量流入人才，企业对这些职员的个人档案进行更新管理的同时，由于档案数量不但增加，所以这类企业务必创新其管理模式。同时，各档案的管理中也出现了管理设施差，档案的监管力度不足，导致劳动就业人员的个人档案内容有所缺失，而档案转交的手续缺乏全面性也是现在面临的重要问题之一。另外，由于受到地域因素与经济影响，我国农村地区对于劳动就业档案管理与城市有加强农村档案管理，对农民工劳动就业的专业档案实施全面管理。农村地区劳动人员的文化程度普遍较低，大部分农民工并没有意识到个人档案管理的必要性，对于企业的要求填制的档案缺乏重视。此外，农村劳动人口的流动性非常大，加之文化程度偏低，导致农村地区的劳动就业档案管理难度较大，也使得这部分劳动人员的经济受到影响。所以，针对目前前农村地区劳动就业的档案管理问题，农村劳动者档案管理部门需要及时向上级单位或政府上报此现状，积极建立农村地区的劳动者资源档案以及输出劳动力的档案等，同时将这些档案汇总、分类进行管理。

3社保体系的专业档案问题

3．1社会保险专业档案

社会保险属于社保体系的一个部分，其内容包括了医疗保险以及生育保险、养老保险等等。目前，我国的上述保险种类购买数量日益增加，而档案资料内容也越来越庞大，面对此种情况，相关管理部门已经出现管理失衡的局面，而各规章制度表面存在，实际上社保部门的档案管理人员对于工作也越来越缺乏主动性和积极性，进而导致档案缺失、楼当等问题，使人们切身利益受创。

3．2社会救助专业档案

社会救助的体系包括了社会福利、社会慈善事业、社会救助。该体系的专业档案是指民政部门将社会中的各类救助事情的处理过程制作为档案。随着社会进步，这类档案也不断得以完善，但同时也向管理者提出更严格的要求。民政部门在社会救助档案管理方面还欠缺建设，整体的工作水平不够高，所以针对此点，相关部门需要积极推崇城乡社会救助建设，提升管理水平，稳定社会发展。

4劳动就业与社会保障体系的专业档案管理措施

(1)建立乡镇级别的社会救助管理机构，并且不断完善其管理制度，同时也对救助群体的综合档案及个人档案进行及时更新完善。同时积极采取先进的信息技术提升社会救助机构的管理效率及水平，通过先进的信息技术准确采集救助群体的信息资料，通过更新及时管理，实现系统信息与文本档案一致的效果。(2)对劳动就业与社会保障体系的管理，建立良好的分级制度，对那些精减退职、“三无人员”的老职工实施特殊的民政救济救助。在此之前需要对对象减员的情况进行充分了解与掌握，通过制定出一套半年定期进行复审的制度加以严格管理。对于一些收入变化不大以及收入来源明确的低保人员，按照季度采取定期复审的制度进行管理;对于收入变化幅度较大、来源不定的低保人员，不仅制定按照季度定期实施复审的制度，而且必要之时可以随时复审。对于人户分离的家庭采取双重管理的制度，简单来说就是如果救助人员的居住地址和户籍所在地不同，则这两个地区的社会救助管理机构均可以对救助人员实施管理，由该人员的户籍所在地相关机构为其发放救助资金，而其实际居住地区则需要积极协助，将该位救助人员的入户调查以及复审、组织公益、张榜公布等工作做好。(3)对救助人员的收入建立一套实时检核的机制，此收入的查核可以通过入行业评估、户调查以及个人申报、部门协同、邻里走访等方法进行，值得注意的是，对救助人员的这一系列查核结果需要建立公开信息的机制。具体为:基层的社保事务管理部门定期对社会公众公开救助信息资料，以接受社会的监督。另外，还要根据社会的反映，及时调整救助有误的人员，进而增加社保工作的合理性与透明度，使该工作更加公正与公平。在此过程中，乡镇级别的设备管理部门需要和救助人员签订双方需要履行的义务及法律责任，使得各项社保救助项目落实的同时，又可以根据情况的不同而要求救助人员自行承担相应责任，和履行相关义务。

5结语

综上，我国的劳动就业与社会保障体系的专业档案管理，与广大老百姓的利益有着直接关系。所以当下，我国相关管理部门需要积极配合社保事务工作，提高劳动就业、社保体系的专业档案管理水平，促进其良好发展。

作者:叶素贞 单位:黑龙江省黑河市五大连池风景区劳动就业局

参考文献: